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Sistema de Gestin de la Calidad

ISO9001:2008 MDULO 3. DOCUMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Semana 2. Generalidades de la Documentacin

Generalidades de la Documentacin
Un documento consiste en la informacin es decir los datos que poseen significado y su medio de soporte. En la Norma ISO 9001 la palabra documento es utilizada para cubrir la forma como usted provee la informacin que en su organizacin requieren para desempear las actividades.

Importancia de la Documentacin La utilizacin de la documentacin en una empresa contribuye a:

Lograr el cumplimiento de los requisitos del cliente y la mejora de la calidad. Proveer la formacin apropiada.

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La Repetibilidad y la Trazabilidad. Proporcionar evidencias objetivas. Evaluar la eficacia y la idoneidad continua del S.G.C Tipos de Documentos

Los documentos que proporcionan informacin consistente, interna y externamente sobre el S.G.C. (Manual de Calidad ) Los documentos que describen como se aplica el S.G.C. en un producto, proyecto o contrato. (Planes de calidad ) Los documentos que establecen requisitos recomendaciones o sugerencias. (Guas ) (especificaciones),

Los documentos que proporcionan informacin sobre como efectuar las actividades y los procesos de manera consistente.(Procedimientos, instrucciones de trabajo, planos) Losa documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos. (Registros) Cada organizacin determina cual es la documentacin requerida y cual es el medio para su utilizacin. Recomendaciones para el Diseo de la Documentacin

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Las caractersticas a tener en cuenta durante el diseo de la documentacin en un Sistema de Gestin de la Calidad son: Simplicidad - Brevedad. Documentacin propia de la empresa Reflejar la realidad de su empresa Uso de grficos o esquemas Documentacin descentralizada Facilidad de distribucin Disponibilidad Documentacin revisada y aprobada Revisiones peridicas (un ao) Facilitar la Trazabilidad

DOCUMENTACION EN ELSISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD NORMA ISO 9001

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En el Sistema de Gestin de la Calidad el requisito sobre la Documentacin tiene como propsito establecer cmo est documentado el Sistema de Gestin de la Calidad en la organizacin. La norma identifica dos tipos de Documentos: Documentos Procedimientos documentados Los documentos son la forma como usted provee informacin para el desempeo de las actividades en su organizacin. El Procedimiento documentado se refiere a un procedimiento escrito obligatorio, que se exige para describir cmo su organizacin desempea la actividad. La documentacin puede estar en cualquier tipo de medio. Requisitos de la Documentacin
La Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad Segn el Numeral 4.2.1 debe incluir: a) Declaraciones documentadas de una Poltica de la Calidad y de Objetivos de la calidad. Un manual de la calidad Los procedimientos documentados requeridos en esta Norma Internacional (ISO 9001) Los documentos, incluidos los registros que la organizacin determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de procesos. y Los registros requeridos por la Norma Internacional ISO 9001 (vase 4.2.4).

b) c)

d)

e)

Poltica de la Calidad (5.3)

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La norma ISO 9001 en su numeral 5.3 estable que la alta direccin debe asegurarse de que la poltica de la calidad: a) b) c) d) e) es adecuada al propsito de la organizacin, incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de la calidad, proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad, es comunicada y entendida dentro de la organizacin, y es revisada para su continua adecuacin.

Objetivos de la calidad (5.4.1) La alta direccin debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aqullos necesarios para cumplir los requisitos para el producto [vase 7.1 a)J, se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organizacin. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la poltica de la calidad. Manual de Calidad (4.2.3) La organizacin debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya: a) el alcance del sistema de gestin de calidad, incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier exclusin (vase 1.2). b) los procedimientos documentados establecidos para el sistema de calidad, o referencia a los mismos, y c) una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de calidad. Procedimientos Documentados En la Norma ISO 9001 se exige seis numerales en los cuales se debe describir mediante procedimiento documentado, como su organizacin desempea la actividad descrita en cada uno de los requisitos. Estos numerales son los siguientes: 4.2.3 Control de los documentos 4.2.4 Control de los registros

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8.2.2 Auditoria Interna 8.3 Control del producto no conforme

8.5.2 Accin correctiva 8.5.3 Accin preventiva

Estructura de la Documentacin de un Sistema de gestin de la calidad

Como lo representa la Pirmide de Documentacin, la Implantacin del Sistema de Gestin de la Calidad comienza por el 3er. Nivel, la recoleccin de los planes, instructivos y registros que proporcionan detalles tcnicos sobre cmo hacer el trabajo y se registran los resultados, estos representan la base fundamental de la documentacin.

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Posteriormente, se determino la informacin especificada sobre los procedimientos de cada rea de la Gerencia: Quin?, Qu?, Cmo?, Cundo?, Dnde? y Por qu? efectuar las actividades (2do. Nivel), esto con el fin de generar los Manuales de Procedimientos de cada rea. Los procedimientos documentados del sistema de Gestin de la calidad deben formar la documentacin bsica utilizada para la planificacin general y la gestin de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, tambin deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de gestin de la calidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efecta y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben efectuar las diferentes actividades, la documentacin que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar. Algunos de los principales objetivos que se persigue con la elaboracin de los manuales de procedimientos son:

Comunicar la poltica de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la organizacin. Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados. Definir responsabilidades y autoridades. Regular y estandarizar las actividades de la Empresa. Facilitar la introduccin de un mejor mtodo dando datos completos del mtodo actual. Ayuda a establecer mejores programas de operaciones y de actividades. Suministrar las bases documentales para las auditorias.

Adems la direccin debe ejecutar el 1er. Nivel; la elaboracin de la Poltica de Calidad y los Objetivos.

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Diferencia entre Documento y Registro

Las diferencias que existen entre un documento y un registro bsicamente son las siguientes: