FUNCIN ARCHIVSTICA

COMPRENDE 3 MOMENTOS:

MOMENTO DE GESTIN
Denominada tambin pre-archivo y est relacionada con el momento en que se crea el documento y abarca todo el trmite que conlleva su creacin.

MOMENTO INTERMEDIO

MOMENTO PERMANENTE
Etapa por la cual se conservan permanentemente los documentos. Conforman la memoria histrica de la institucin o empresa para consultas de tipo administrativo, poltico, econmico, investigativo, etc.

Comprende 3 pasos
Planeacin: Estudio integral. Comprende 3 elementos: Elaboracin: Digitacin o elaboracin del documento segn pautas de: Tramitacin: Acciones para llevar a cabo un asunto. Da paso a la vigencia del documento.

Es la etapa por la cual los documentos pasan a ser controlados y administrados mediante un sistema organizado de archivo adoptado por la institucin o empresa.

El documento debe cumplir 3 objetivos: Informa. Testimonia. Dispone

Los documentos de mucha validez pasan a: Archivos Nacionale s

Vigencia

Plazo Precaucional
Es el tiempo posterior al vencimiento de la vigencia y es el plazo que se conserva el documento como medio de precaucin, antes de su destino final.

Informaci n -Soporte

Momento en que el documento Conjunto de obliga, Normatizaci normas o n Normatizaci Normatizaci testimonia tcnicas y informa lo que Archivstica: n n Tcnica: Normas que administrativas manda su texto Conjunto de Administrativ regulan el qu, para la o va implcito normas que Normas que cmo, cundo y elaboracin de en su tipo regulan la regulan el con qu se documental. gestin y ciclo proceso documentos realizan los de vida de los informativo, procesos o documentos comunicativo y actividades al archivstico interior de una organizacin

Normatizaci n

Normalizaci n

Se vela por la conservaci n del Patrimonio Cultural

TIPO DOCUMENTAL: GUA DE INFORMES FINALES PROYECTOS DE INVESTIGACIN PRIMERA EDAD Planeacin: Esta gua es un documento facilitativo y la informacin que contiene resume de manera puntual el desarrollo de un proyecto y los productos que surgieron de l para que en la consulta, el usuario pueda hacerse una visin general de lo que trat el proyecto, los planes propuestos, los objetivos logrados y los productos resultantes de su ejecucin. El soporte elegido por la institucin es el papel y hago recorrido por dos oficinas, el rea productora y el rea receptora. Elaboracin: La edicin de este documento viene definida por un rea que creo a manera de requisito -para la fase de terminacin de proyectos- este formato con el fin de que otras sub areas editen y consignen la informacin solicitada y devuelvan diligenciado dicho formato junto con otros documentos soportes, al rea que lo cre. El ciclo de este documento est definido por un estudio interno que se hizo en la institucin para as crear las Tablas de Retencin Documental de acuerdo a los parmetros establecidos por la Ley General de Archivos. Para este caso, el documento debe preservarse 2 aos en el archivo de gestin, 3 aos adicionales para el archivo central y 15 aos adicionales para el archivo histrico. La Normatividad Tcnica de este documento, como lo dije anteriormente, lo defini el rea que lo creo, solicitando a manera de cuestionario, la informacin ms relevante y resumida de los proyecto, facilitando de esta forma su consulta e idea general. Para la Normatividad Administrativa, como se mencion anteriormente, es un formato estndar, con unas medidas estables de tamao de campos, tipo y nmero de letra para el registro de la informacin. Para la impresin de este tipo de formato no hay requisito de que sea mediante una impresora en particular ya que en general todas reconocen sus parmetros de forma y escritura, y se debe imprimir en tinta negra a excepcin del color rojo del logotipo de la institucin. Tramitacin: Los antecedentes para poner el vigencia esta Gua de Informes Finales es la siguiente: Al momento que un proyecto de investigacin finalice y entregue su informe final y los soportes en papel que comprueben el cumplimiento de los productos en los cuales se comprometi al inicio de este, se elabora la Gua de Informes Finales Proyectos de Investigacin. Una vez diligenciada esta gua que fue emanada por el

rea que controla la ejecucin de los proyectos, esta se enva junto con los soportes mencionados a esta rea, al igual que el informe final. Cuando esta rea verifica que se hayan cumplido todos los compromisos adquiridos y se haya diligenciado correctamente la Gua de Informes Finales, procede a enviar un Acta de Finalizacin a la unidad donde estaba adscrito el proyecto, dando fe de que se cumplieron todos los objetivos propuestos al inicio del proyecto y que este finaliz satisfactoriamente, con el fin de que los investigadores participantes no queden con deudas en por estos conceptos y puedan proponer nuevos proyectos de investigacin para su ejecucin. Cuando el Acta de Finalizacin es enviada, finaliza la tramitacin de la Gua de Informes Finales e inicia la vigencia de este documento. Funciones Archivsticas: Preservacin: De esta gua se deja un ejemplar en nuestra rea, por tanto se legaja en el AZ del proyecto en cuestin. Acopio: Los documentos soportes que dan f del cumplimiento de los compromisos del proyecto al igual que el informe final en extenso, se adhieren a la Gua de Informes Finales, respaldando todos estos documentos la carta remisoria del jefe del rea en la cual enva documentos y avala oficialmente la terminacin del proyecto. Organizacin: Cada proyecto tiene su AZ donde se archivan todos los documentos concernientes a l en forma cronolgica, dado que su actividad es basada en unos tiempos establecidos, es conveniente usar este tipo de organizacin. Conservacin: La Gua se conserva en AZ durante su perodo de vigencia o gestin. Transferencia: Cuando el proyecto finaliza y se realiza todo el proceso de terminacin incluida la Gua de Informes Finales, estos documentos se dejan por espacio de 1 ao para posibles consultas, luego pasan a un cuarto que podra llamarse el archivo central de toda la unidad que ejecuta el proyecto. A este lugar pasan los documentos en sus respectivas AZs para ser conservados por un tiempo determinado y luego de depuraciones, pasar al archivo histrico de la institucin, que est ubicado en una zona estratgica de la institucin donde llega documentacin de todas las reas y unidades que conforman la entidad y que tienen un valor histrico relevante para su conservacin permanente. SEGUNDA EDAD Vigencia: La vigencia de la Gua de Informes Finales es extensa, ya que sirve de base para consultas futuras sobre lo que trat el proyecto. Para el rea que la diligenci y a la cual est adscrito el

proyecto, esta gua tiene una vigencia de 2 aos aproximadamente, que es el tiempo donde constantemente se presentan consultas por parte de los interesados. Luego como lo dije anteriormente pasa a otros espacios donde se conserva por un tiempo ms extenso. Es de resaltar que para consultar este documento se debe saber el nombre del proyecto e investigador principal, ya que la AZ se marca con estos datos y en ella se encuentra toda la documentacin que se realiz durante su ejecucin y terminacin. Digitalizacin: Cuando se termina el diligenciamiento de la Gua de informes finales, esta se escanea y queda archivada en forma digital en el disco duro del computador. Igualmente queda guardada tambin en memorias USB como copias de seguridad que se hacen a los archivos electrnicos del rea donde se administra el proyecto. Momento Precaucional: El comit de archivo de la institucin determin que en la Tabla de Retencin Documento, la Gua de Informes Finales deben conservarse por espacio de 20 aos en forma fsica a partir de su elaboracin. De igual forma, este documento est salvado electrnicamente desde el momento de su elaboracin, como lo dije anteriormente. Transferencia: Las transferencias ordinarias de documentos procedentes de los Archivos de Gestin al Archivo Central se efectuarn una vez los documentos hayan agotado el tiempo de retencin estipulado en las respectivas Tablas de Retencin Documental y deben entregarse debidamente guardados en las unidades de conservacin, las cuales deben estar codificadas, relacionadas en el formato nico de inventarios y entregados mediante Acta suscrita por el responsable de la Seccin de Gestin Documental y el Jefe de la oficina que transfiere la documentacin. 1 TERCERA EDAD De acuerdo con el comit de archivo de la institucin, este documento representa un valor histrico de una de las actividad bsicas de la institucin que es la investigacin, por ende amerita su conservacin permanente, mediante el sistema de transferencia al Archivo Histrico, con su tipologa documental y series perfectamente identificadas, debidamente refrendadas por el Comit de Archivo de la institucin. Las condiciones fsicas y dems especificaciones tcnicas y ambientales para la conservacin de los documentos sern las impartidas por el Comit de Archivo de la institucin. Los espacios
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Tomado de la Resolucin del Reglamento de Archivo de la institucin xx

fsicos deben garantizar como mnimo reas de consulta, descripcin y catalogacin, depsitos y rea de administracin. La Oficina de Administracin de Bienes y Servicios, conjuntamente con el Comit de Atencin de Emergencias, elaborarn el plan de prevencin y atencin de riesgos sobre los bienes documentales, en los cuales se contemplar de manera especial la salvaguarda de la integridad del patrimonio documental de la Institucin. La vigilancia de la preservacin, proteccin y seguridad del patrimonio documental ser organizada por la Oficina Administrativa utilizando los medios tcnicos y humanos disponibles.