Diario de un Minorista Mini Tutorial de GNUCash

GnuCash es un programa diseado para llevar las cuentas personales o de un pequeo negocio, es un programa de licencia GPL, es decir una herramienta completamente libre y gratuita que se puede utilizar casi en cualquier sistema operativo ya que tiene versin para Windows, GNU/Linux y Mac. Que debo saber para utilizar GnuCash? El programa es bastante intuitivo y usa una terminologa mas sencilla, en lugar de los tpicos debe y haber hay sinnimos mas acordes a la dinmica de las cuentas, Para manejar GnuCash puede ser de ayuda tener nociones de contabilidad, pero esto no es del todo imprescindible. Con solo conocer estos conceptos basta para hacerlo:

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Conceptos de Contabilidad Activos: es el conjunto de bienes materiales y derechos (ttulos valores como acciones, bonos, etc) o dicho de forma mas simple todo lo que poseamos que tenga un valor monetario o pueda venderse para convertirse en dinero. Pasivos: Son las obligaciones o deudas adquiridas a terceros que estn pendientes de pago. Partida doble: Es la base del sistema utilizado en la contabilidad, bsicamente consiste en que cada cuenta tiene otra como contra partida en un movimiento, dicho de forma mas simple lo que entra en algn lado debe salir de otro. Ejemplo: gastamos $50000 en ropa pues debemos anotar $50000 en la cuenta "ropa" que esta en gastos, pero el dinero que utilizamos para comprar debi salir de algn lado, suponiendo que pagamos en efectivo entonces debemos anotar que salio de "metlico" que esta en Activo. Conceptos del programa Plan de cuentas: son los "paquetes" de cuentas que tiene el programa, segn el uso que le vayamos a dar. Descuadre: es un error que consiste en no colocar la contrapartida de una cuenta cuando hacemos un movimiento, en este caso el programa nos avisa para que lo arreglemos. Instalacin y Primeros pasos en GnuCash Lo primero que hacemos es descargar e instalar GnuCash, en caso de usar Windows hay que ir a la pgina y descargar la versin correspondiente, en GNU/Linux es mucho mas fcil ya que esta en los repositorios de la mayora de las distribuciones. Instalacin El proceso de instalacin es muy sencillo pero es necesario tener en cuenta lo siguiente:

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Diario de un Minorista Moneda: tendremos que escoger de la lista el tipo de moneda con el que vamos a trabajar.

Escoger el plan de cuentas: tendremos que escoger entre los "paquetes" de cuentas el que mas se adapte acerque a nuestras necesidades. La mayora de las veces basta con dejar el paquete de "cuentas comunes" que viene seleccionado por defecto, en cualquier caso podremos agregar mas cuentas a medida que las vayamos necesitando.

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Balances de apertura: En la ventana que viene podemos ingresar los saldos de apertura que tendrn nuestras cuentas, lo mas probable es que ya tengamos saldos que ingresar a menos que comencemos a utilizar Gnu cash el primer da de nuestra vida productiva ;-)

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Despus de esto nos aparecern las cuentas del plan que seleccionamos ya listas para empezar a trabajar y conviene que lo primero que hagamos sea guardar el archivo en el que estamos trabajando.

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Primeros pasos Como contabilizar un ingreso: Supongamos que vamos a contabilizar un ingreso como salario por $500000, lo primero que hay que hacer es identificar la cuenta donde se debe poner el movimiento, en este caso seria en ingresos - sueldo, despus de identificada la cuenta la abrimos y agregamos en descripcin algn detalle que resaltar del movimiento, despus en transferir, escogemos metlico, suponiendo que el pago fue en efectivo, por ultimo insertamos el valor en ingreso y guardamos el asiento.

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Despus de esto podemos ir a activos "metlico" y comprobar que la cantidad se haya transferido. Como contabilizar un gasto: En lo nico que difiere el proceso en cuanto a contabilizar un gasto es en la cuenta donde se va a ingresar la cantidad, supongamos que vamos a ingresar un gasto de $50000 en ropa, entonces buscamos la cuenta que corresponda, que en este caso es "ropa" que esta en gastos ropa, la abrimos, en descripcin escribimos algo que consideremos que debamos recordar de la transaccin, en transferencia escogemos "metlico" suponiendo que la compra fue hecha en efectivo, luego en gasto ingresamos la cantidad y guardamos el asiento.

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Si nos fijamos detenidamente podemos darnos cuenta que esta vez tuvimos que ingresar la cantidad en la casilla opuesta a la que usamos en los ingresos, esto es por que en contabilidad cada cuenta tiene su propia "dinmica" segn el grupo al que pertenece, es decir cada grupo de cuentas tiene una especie de reglas que hay que aprender para poder usarlas pero gracias a la nomenclatura que adopta GnuCash en este sentido, hace que prcticamente no necesitemos conocer dicha dinmica. Si bien estas son las funciones mas bsicas de GnuCash, son suficientes para comenzar a poner en orden las finanzas domesticas o de un pequeo negocio, podemos comenzar contabilizando los ingresos y los gastos e ir utilizando funciones mas avanzadas a medida que las primeras se vayan quedando cortas. GnuCash es una herramienta mucho mas poderosa de lo que puede parecer a simple vista, tiene funciones para hacer presupuestos, estadsticas, grficos, de facturacin, libros contables, etc, que fcilmente puede proporcionarnos informacin suficiente para tomar decisiones importantes.

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