TLS012 - Taller Virtual de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos Unidad 04 Caso Prctico v1

CASO PRCTICO N 04

1. OBJETIVO
El desarrollo del Caso Prctico N 04 busca lograr los siguientes objetivos en el participante: Crear la Lnea Base del Proyecto. Emitir Informes en el MS Project.

2. TEMAS A DESARROLLAR
El Caso Prctico N 04 desarrolla los siguientes temas: Creacin de la Lnea Base. Emitir Informes del Proyecto. Emitir la Curva S del Valor Planeado.

Nota

Antes de iniciar el desarrollo de Caso Prctico N 04, recordamos revisar la configuracin del MS Project 2010 de su equipo, para ello utilice el documento de Gua de Configuracin del MS Project 2010 del curso.

The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

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3. DESARROLLO DEL CASO PRCTICO

Para desarrollar el Caso Prctico de la Unidad 04 utilice el archivo MS Project - CP04.mpp.

Primero verificamos el estado del proyecto, para ello revisamos la informacin del proyecto, para verificar la duracin, trabajo y costo del proyecto, el resultado debe ser similar al de la figura 1.

FIGURA 1: Informacin del proyecto CREACIN DE LA LNEA BASE Por defecto el MS Project nos muestra la tabla Entrada, pero para verificar los datos de nuestra Lnea Base necesitamos trabajar con la tabla Lnea Base, para ello realizamos lo siguiente: 1. Nos ubicamos en la parte superior de la tabla y hacemos clic derecho, nos aparecer un men emergente (ver Figura 2).

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FIGURA 2: Ms tablas 2. Elegimos la opcin Mas tablas, como se observa en la Figura 3.

FIGURA 3: Ventana de tablas 3. Ahora la informacin de las tareas del proyecto se mostrarn segn la tabla Lnea Base, como se observa en la Figura 4.

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FIGURA 4: Tabla Lnea Base 4. Para establecer la Lnea Base se tiene que fijar la Fecha de Estado, para ello vamos a la informacin del proyecto, y fijamos la fecha de estado con la fecha de un da antes del inicio del proyecto, es decir, 1 de enero del 2012.

FIGURA 5: Establecer Fecha de estado

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5. Ahora si procedemos a establecer la Lnea Base, para ello no ubicamos en la pestaa Proyecto, clic en la opcin Establecer lnea base.

FIGURA 6: Opcin Establecer lnea base 6. Seleccionamos la opcin Establecer lnea base, para el Proyecto completo, finalmente clic en Aceptar, como se observa en la Figura 7.

FIGURA 7: Establecer lnea base

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7. Finalmente obtendremos el siguiente resultado.

FIGURA 8: Tabla de Lnea Base

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Nota

En un archivo Project se puede guardar hasta 11 Lneas Base, y la misma cantidad de Planes Provisionales, la diferencia entre estas dos radica en que la Lnea Base guarda el inicio previsto, fin previsto, costo previsto, duracin prevista y trabajo previsto, mientras que un plan provisional solo guarda el inicio previsto y el fin previsto.

EMITIR INFORMES DEL PROYECTO Ahora que ya hemos definido la lnea base del proyecto podemos emitir los primeros Informes del Proyecto, para lo cual realizamos los siguientes pasos: 1. Vamos a la pestaa Proyecto, y en el grupo Informes seleccionamos la opcin Informes, como se observa en la Figura 9.

FIGURA 9: Grupo Informes Opcin Informes 2. En la ventana emergente seleccionamos la opcin Generales, y clic en Aceptar.

FIGURA 10: Informes 3. En la nueva ventana seleccionamos la opcin Resumen del proyecto, y clic en Aceptar.
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FIGURA 11: Informes generales 4. Finalmente obtenemos el Informe de Resumen del proyecto, como se observa en la Figura 12.

FIGURA 12: Resumen del proyecto Los informes del MS Project son como una fotografa en un instante dado del proyecto, y no pueden ser guardados independientemente del archivo fuente de MS Project. Para tal
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caso nosotros usaremos el software PDF Creator para poder tener un impreso digital del informe, el cual luego ya se podr distribuir entre los interesados del proyecto. El PDF Creator se ubica en nuestra PC como una impresora (ver Figura 13), y nos permite convertir cualquier tipo de archivo en PDF.

FIGURA 13: Impresora PDF Creator Para obtener un informe del MS Project en versin PDF hacemos los siguientes pasos: 1. Una vez seleccionado el informe de Resumen del proyecto, por defecto al lado izquierdo no sale la opcin de imprimir, seleccionamos la impresora PDFCreator, y clic en Imprimir.

FIGURA 14: Imprimiendo un Reporte en PDF Creator

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2. Como resultado obtenemos nuestro informe de Resumen del Proyecto en versin PDF, el cual ya podremos distribuir a todos los interesados del proyecto, pues es ms comn que tengan en sus PC un lector de PDFs que instalado el Project.

FIGURA 15: Resumen del Proyecto - PDF Ahora emitiremos el informe de Carga de Trabajo Planificada, para ello realizamos los siguientes pasos: 1. Vamos a la pestaa Proyecto, y en el grupo Informes seleccionamos la opcin Informes. Luego en la ventana emergente seleccionamos la opcin Carga de Trabajo y clic en Seleccionar.

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FIGURA 16: Informes de Carga de trabajo 2. Seleccionar la opcin Uso de Recursos, y luego clic en el botn Modificar.

FIGURA 17: Informe Uso de Recursos 3. Se recomienda mostrar la informacin de la Lnea Base principal guardada anteriormente. Es por ello que configuraremos el informe de Uso de Recursos para que muestre el valor del Trabajo previsto, como se observa en la Figura 17.

FIGURA 18: Informe General

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Figura 19: Informe de Uso de Recursos Igual que en caso anterior, imprimimos el informe en versin PDF.

Figura 20: Informe de Uso de Recursos - PDF

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Verificar los resultados obtenidos con la informacin de la siguiente tabla:

Figura 21: Vista Uso de Recursos

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EMITIR LA CURVA S DEL VALOR PLANEADO El MS Project nos muestra la Curva S mediante una grfica, en la cual se representa el Valor Planeado del proyecto (PV), estos datos se obtienen luego de haber establecido la Lnea Base del proyecto. Para emitir la Curva S del proyecto realizamos los siguientes pasos: 1. Tenemos que modificar la fecha de estado para que coincida con fecha de fin del proyecto. Para ello vamos a la pestaa Proyecto, nos ubicamos en el grupo de Propiedades y hacemos clic en la opcin de Informacin del proyecto. En la ventana de Informacin del proyecto en el campo Fecha de estado ingresamos la fecha 29/03/12 y clic en Aceptar, como se observa en la Figura 22.

Figura 22: Ingresando Fecha de estado 2. Ahora en la misma Pestaa Proyecto, nos ubicamos en el Grupo Informes y hacemos clic en la opcin Informes visuales.

Figura 23: Informes visuales

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3. Ahora dentro de los informes de Microsoft Excel seleccionamos el Informe de horas extra de valor acumulado, y clic en Editar Plantilla.

Figura 24: Informes Visuales Crear informe 4. Luego seleccionamos el campo Valor planeado, y clic en Editar Plantilla.

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Figura 25: Informes Visuales Selector de campos 5. Finalmente obtenemos la Curva S del proyecto.

Figura 26: Curva S

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Inicialmente la grfica tendr como ttulo Informe de horas extras del valor acumulado, hay que editarlo para que salga con el ttulo Curva S del Proyecto. Algunas veces la grfica sale como un punto () y no como una curva, para ello en el mismo archivo Excel vaya al libro Uso de la Asignacin con VA, y en la columna de Trimestre verificar que cada trimestre se presente con signo (-) para que as muestre la informacin por semana, luego regresar al libro Grfico1 y la grfica se vea como una curva.

Nota

Figura 27: Configurando el informe El MS Project empieza a numerar las semanas desde el inicio del ao y no desde el inicio del proyecto. En el caso de nuestro proyecto las semanas del MS Project coinciden con las semanas del proyecto porque el proyecto se inicia el 2 de enero. Pero por ejemplo si tuviramos un proyecto con fecha de inicio 2 de julio el MS Project identifica como primera semana del proyecto la semana 27.

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