Conceptos bsicos sobre el diseo de bases de datos En cualquier base de datos la informacin est almacenada en tablas las cuales

a su vez estn formadas por columnas y filas. La base de datos ms simple consta de una sola tabla aunque la mayora de las bases de datos necesitarn varias tablas.

Las filas de una tabla tambin reciben el nombre de registros y las columnas tambin son llamadas campos. Disear y modelar una base de datos Al disear una base de datos determinamos las tablas y campos que darn forma a nuestra base de datos. El hecho de tomarnos el tiempo necesario para identificar, organizar y relacionar la informacin nos evitar problemas posteriores. Es por eso que para disear una base de datos es necesario conocer la problemtica y todo el contexto sobre la informacin que se almacenar en nuestro repositorio de datos. Debemos determinar la finalidad de la base de datos y en base a eso reunir toda la informacin que ser registrada. A continuacin los 5 pasos escenciales para realizar un buen diseo y modelo de una base de datos. 1. Identificar las tablas De acuerdo a los requerimientos que tengamos para la creacin de nuestra base de datos, debemos identificar adecuadamente los elementos de informacin y dividirlos en entidades (temas principales) como pueden ser las sucursales, los productos, los clientes, etc.

Para cada uno de los objetos identificados crearemos una tabla. Si en una base de datos los objetos principales son los empleados y los departamentos de la empresa entonces tendremos una tabla para cada uno de ellos. Si en otra base de datos los objetos principales son los libros, autores y editores entonces necesitaremos tres tablas en nuestra base de datos. 2. Determinar los campos Cada entidad representada por una tabla posee caractersticas propias que lo describen y que lo hacen diferente de los dems objetos. Esas caractersticas de cada entidad sern nuestros campos de la tabla los cuales describirn adecuadamente a cada registro. Por ejemplo, una tabla de libros impresos tendr los campos ISBN, ttulo, pginas, autor, etc.

3. Determinar las llaves primarias Una llave primaria es un identificador nico para cada registro (fila) de una tabla. La llave primaria es un campo de la tabla cuyo valor ser diferente para todos los registros. Por ejemplo, para una tabla de libros, la llave primaria bien podra ser el ISBN el cual es nico para cada libro. Para una tabla de productos se tendra una clave de producto que los identifique de manera nica.

4. Determinar las relaciones entre tablas Examina las tablas creadas y revisa si existe alguna relacin entre ellas. Cuando encontramos que existe una relacin entre dos tablas debemos identificar el campo de relacin. Por ejemplo, en una base de datos de productos y categoras existir una relacin entre las dos tablas porque una categora puede tener varios productos asignados. Por lo tanto el campo con el cdigo de la categora ser el campo que establezca la relacin entre ambas tablas.

5. Identificar y remover datos repetidos Finalmente examina cada una de las tablas y verifica que no exista informacin repetida. El tener informacin repetida puede causar problemas de consistencia en los datos adems de ocupar ms espacio de almacenamiento. Por ejemplo, una tabla de empleados que contiene el cdigo del departamento y el nombre del departamento comenzar a repetir la informacin para los empleados que pertenezcan al mismo departamento.

Qu pasara si el nombre del departamento cambiara de Informtica a Tecnologa? Tendramos que ir registro por registro modificando el nombre correspondiente y podramos dejar alguna incongruencia en los datos. Una mejor solucin es tener una tabla exclusiva de departamentos y solamente incluir la clave del departamento en la tabla de empleados.

De esta manera dejamos de repetir el nombre del departamento en la tabla de empleados y ahorramos espacios de almacenamiento. Y en caso de un cambio de nombre de departamento solamente debemos realizar la actualizacin en un solo lugar. El diseo de bases de datos es un tema muy extenso y es difcil considerar todos sus aspectos en un solo artculo. Sin embargo, al seguir estas 5 reglas bsicas del diseo de bases de datos estaremos dando un paso hacia adelante en las buenas prcticas de creacin y gestin de bases de datos.

Cmo crear una tabla en Access

Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para una base de datos existente. En ambos casos el procedimiento ser el mismo. En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y pulsar el botn Tabla.

Observars en pantalla del lado izquierdo el panel de navegacin enlistando la nueva tabla y del lado derecho una pestaa con el mismo nombre de la tabla y una cuadrcula donde podremos crear los campos de la tabla.

Definir el campo primario de la tabla Supongamos que deseo crear una tabla donde almacenar la informacin de los empleados de una empresa con la siguiente informacin:

El campo primario de esta tabla ser el campo IDEmpleado el cual contendr un texto de 5 caracteres que identificar de manera nica a cada empleado. Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de la tabla y le ha puesto el nombre Id. As que el primer paso ser modificar el nombre de ese campo para que concuerde con la definicin de la tabla. Para iniciar con este cambio debemos hacer clic derecho sobre el encabezado del campo para mostrar el men emergente.

Selecciona la opcin Cambiar nombre de campo y podrs cambiar el nombre del campo directamente en el encabezado.

Solo nos resta cambiar el tipo de dato de este campo que de acuerdo a mi diseo debe ser de tipo Texto y una longitud de 5. Para hacer el cambio debes ir a la Ficha Campos, que se encuentra dentro de Herramientas de tabla, y dentro del grupo Formato encontrars una lista con los tipos de datos disponibles y de donde seleccionar la opcin Texto.

Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro cuadro de texto llamado como Tamao del campo que tambin se encuentra dentro de la Ficha Campos.

Los pasos que hemos seguido hasta ahora fueron para modificar un campo que Access ya haba colocado y lo hemos modificado. A continuacin debemos crear nuevos campos el cual ser un procedimiento diferente. Definir los campos restantes de la tabla En primer lugar debemos hacer clic en el encabezado que tiene la leyenda Haga clic para agregar y se mostrar la lista de tipos de dato disponibles.

Una vez seleccionado el tipo de dato para nuestro campo Access nos permitir capturar el nombre del campo en el encabezado.

Para los campos de texto podrs modificar la longitud de la misma manera que lo hicimos con el campo primario, es decir, al seleccionar el campo podrs observar el cuadro de texto Tamao del campo dentro del grupo Propiedades de la Ficha Campos.

De esta manera hemos terminado de crear la estructura nuestra primera tabla en Access pero an hace falta el paso final! Nunca olvides presionar el botn Guardar (en la barra de acceso rpido) de manera que se guarden los cambios. Access mostrar un cuadro de dilogo para salvar la nueva tabla.

Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un nombre descriptivo a la tabla de manera que siempre sepamos el tipo de informacin que guarda. Al pulsar el botn Aceptar vers reflejado el nuevo nombre de la tabla.

LA VISTA DISEO DE ACCESS. En un artculo anterior creamos una nueva tabla en la vista Hoja de datos. Ahora crear la misma tabla en una nueva base de datos pero utilizando la vista Diseo. A continuacin los campos que crearemos:

Crear una tabla en la vista Diseo Lo primero que debemos hacer es pulsar el botn Diseo de tabla que se encuentra dentro del grupo Tablas en la ficha Crear.

Una vez que se muestra la cuadrcula en el panel derecho el procedimiento ser el mismo para todos los campos.

En la columna Nombre del campo colocaremos los nombres de los campos de la tabla y en la columna Tipo de datos elegiremos el tipo de dato para cada campo de la tabla. De esta manera podemos crear todos los campos de nuestro ejemplo:

Como regla general siempre colocamos primero el campo clave. Para establecer el campo clave debemos seleccionar el campo correspondiente y pulsar el botn Clave principal que se encuentra en la ficha Diseo.

Podrs diferencia el campo de la clave principal por un pequeo icono que se mostrar a la izquierda del nombre. Propiedades de los campos Para cada uno de los campos creados se pueden modificar ciertas propiedades. Solamente selecciona alguno de los campos y podrs ver mayor detalle en el panel Propiedades del campo.

En la imagen superior puedes observar que he modificado el tamao del campo Nombre de acuerdo al diseo que se realiz de la tabla. De esta manera puedes seleccionar cualquier campo de la tabla y modificar sus propiedades. Finalmente debemos pulsar el botn Guardar que nos permitir asignar un nombre a la tabla y guardar las modificaciones que hemos realizado. Crear una base de datos en blanco Ya que (en teora) al momento de crear una base de datos en Access deberamos haber hecho el diseo, la mejor opcin para crear nuestra base de datos ser hacerlo a partir de una base de datos en blanco. Para hacerlo debemos comenzar por pulsar la opcin Base de datos en blanco que se encuentra dentro de la opcin Nuevo de la ficha Archivo.

Es importante hacer notar que al momento de pulsar el botn Base de datos en blanco se crear un archivo con el nombre y ruta especificados en el panel derecho.

Una vez creada la base de datos podrs encontrar el archivo .accdb en la ruta especificada. Por ltimo debo mencionar que Access insertar una tabla vaca llamada Tabla1 a partir de la cual podremos iniciar con la creacin de nuestro diseo.