Auditoras de calidad

Mayo 2013
Apuntes basados en las diapositivas y explicaciones de Joan Miquel Alsina. Escritos por Jess Manuel Vilanova Nio. 0

1.
1.1.

INTRODUCCIN ...............................................................................................................4
ORIGEN Y EVOLUCIN HISTRICA ............................................................................................. 4

1.2. DEFINICIN ............................................................................................................................... 9 1.2.1. TRMINOS RELACIONADOS CON LAS AUDITORAS ............................................................ 10 1.2.2. ALGUNOS CRITERIOS DE AUDITORA.................................................................................. 11 1.2.3. MOTIVOS PARA REALIZAR AUDITORAS INTERNAS: ........................................................... 12 1.2.4. AUDITORA COMO HERRAMIENTA DE AYUDA: .................................................................. 13 1.2.5. PARADOJA DE PERCEPCIN DEL PROCESO ......................................................................... 14 1.3. Principios ................................................................................................................................ 15 1.3.1. OBJETIVOS DE LAS AUDITORAS .......................................................................................... 15 1.3.2. BENEFICIOS ........................................................................................................................... 15 1.3.3. PERCEPCIN DEL PERSONAL ................................................................................................ 16 1.3.4. NORMATIVA ......................................................................................................................... 16 1.3.5. CONJUNTO DE NORMAS ISO 9000 ...................................................................................... 16 2. TIPOS DE AUDITORAS ................................................................................................................. 17

2.1. SEGN ALCANCE. .................................................................................................................... 17 2.1.1. Auditoras de sistema. ......................................................................................................... 17 2.1.2. Auditora de producto o servicio. ........................................................................................ 17 2.1.3. Auditora de proceso. .......................................................................................................... 17 2.2. SEGN EL ORIGEN DEL EQUIPO AUDITOR. .............................................................................. 17 2.2.1. AUDITORAS DE 1 PARTE .................................................................................................... 17 2.2.2. AUDITORAS DE 2 PARTE .................................................................................................... 17 2.2.3. AUDITORAS DE 3 PARTE .................................................................................................... 17 2.2.4. Organizaciones Independientes Designadas Por Las Autoridades Pblicas. ..................... 17 2.3. SEGN LAS SISTEMTICA APLICADA. ...................................................................................... 17 2.3.1. AUDITORA TOTAL. .............................................................................................................. 17 2.3.2. AUDITORA PARCIAL. ........................................................................................................... 17 2.3.3. AUDITORA HORIZONTAL. ................................................................................................... 17 2.3.4. AUDITORA VERTICAL. ......................................................................................................... 17 2.4. SEGN LA FASE DE DESARROLLO. ............................................................................................ 18 2.4.1. AUDITORA INTERNA. .......................................................................................................... 18 2.4.1.1. Auditora de diagnstico. ................................................................................................ 18 2.4.1.2. Auditora peridica. ......................................................................................................... 18 2.4.1.3. Auditora extraordinaria. ................................................................................................ 18 2.4.2. AUDITORA DE CERTIFICACIN. ........................................................................................... 18 2.4.2.1. Auditora Inicial. .............................................................................................................. 18 2.4.2.2. Auditora de Seguimiento. .............................................................................................. 18 2.4.2.3. Auditora de Renovacin. ................................................................................................ 18 2.4.3. PROCESO ABREVIADO DE CERTIFICACIN .......................................................................... 19

2.5. OTROS TIPOS. .......................................................................................................................... 20 2.5.1. AUDITORA COMBINADA: DEFINICIN ............................................................................... 20 2.5.2. AUDITORA CONJUNTA: DEFINICIN .................................................................................. 20 2.6. 2.7. 3.1. SUJETOS IMPLICADOS EN UNA AUDITORA ............................................................................. 20 CARACTERSTICAS DEL AUDITADO: .......................................................................................... 20 SELECCIN DEL AUDITOR ........................................................................................................ 20

3.2. COMPETENCIA DEL AUDITOR .................................................................................................. 20 3.2.1. CUALIDADES PERSONALES (Cualificacin). ......................................................................... 20 3.2.2. EXPERIENCIA PROFESIONAL ................................................................................................ 21 3.2.3. FORMACIN TERICA .......................................................................................................... 21 3.2.4. FORMACIN PRCTICA ........................................................................................................ 21 3.3. 3.4. 3.5. CARACTERSTICAS QUE EL AUDITOR DEBE TENER: ................................................................... 21 CARACTERSTICAS QUE EL AUDITOR NO DEBE TENER: ............................................................. 22 (7.2.2) Comportamiento personal ........................................................................................... 22

3.6. (7.2.3) Conocimiento y habilidades ......................................................................................... 23 3.6.1. (7.2.3.1) Generalidades ........................................................................................................ 23 3.6.2. (7.2.3.2) Conocimientos genricos y habilidades de los auditores de sistemas de gestin 23 3.6.3. (7.2.3.3) Conocimiento y habilidades especficas de la disciplina o sector de los auditores de sistemas de gestin .......................................................................................................................... 23 3.6.4. (7.2.3.4) Conocimiento genrico y habilidades del lder del equipo auditor ..................... 23 3.6.5. (7.2.3.5) Conocimiento y habilidades para auditor sistemas de gestin que tratan mltiples disciplina ................................................................................................................................ 23 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. EQUIPO AUDITOR .................................................................................................................... 23 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR DE LOS SISTEMAS DE GESTIN .................. 23 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL LDER DEL EQUIPO AUDITOR (AUDITOR JEFE) ........... 24 PROCESO DE EVALUACIN DE AUDITORES .............................................................................. 25

4.
4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5.

FASES DE UNA AUDITORA ....................................................................................... 26

PLANIFICACIN. ...................................................................................................................... 26 DESARROLLO. .......................................................................................................................... 26 SEGUIMIENTO. ........................................................................................................................ 26 Actividades tpicas de auditora............................................................................................... 26 FASES DE UNA AUDITORA ...................................................................................................... 27

4.1. PLANIFICACIN ....................................................................................................................... 28 4.1.1. PROGRAMA DE AUDITORA ................................................................................................. 28 4.2. DESARROLLO ........................................................................................................................... 29 4.2.1. PREPARACIN ...................................................................................................................... 29 4.2.2. NOTIFICACIN ...................................................................................................................... 30 4.2.3. REALIZACIN ........................................................................................................................ 30 4.2.3.1. Reunin inicial. ................................................................................................................ 30 4.2.3.2. Visita de auditoras: bsqueda de informacin. ............................................................. 31 4.2.3.3. Reunin final .................................................................................................................... 31 4.2.4. SEGUIMIENTO ...................................................................................................................... 35

1. INTRODUCCIN El origen etimolgico de la palabra es el verbo latino Audire, que significa or. Tiene su origen en la prctica de registrar el cargamento de un barco oyendo cmo su tripulacin enumeraba en voz alta los artculos y sus cantidades. Desde un primer momento, se ha relacionado a los auditores con el control y la conformidad. 1.1. ORIGEN Y EVOLUCIN HISTRICA Existen evidencias de que hace siglos ya se practicaban auditorias: Muchos reyes o nobles, en la Edad Media, tenan como exigencia la correcta administracin de las cuentas por parte de los escribanos, de modo que se pudieran evitar desfalcos o que alguna persona se aprovechara de sus riquezas. Sin embargo, los antecedentes de la auditoria, los encontramos en el siglo XIX, por el ao 1862 donde aparece por primera vez la profesin de auditor o de desarrollo de auditoria bajo la supervisin de la ley britnica de Sociedades annimas. Para evitar todo tipo de fraude en las cuentas, era necesaria una correcta inspeccin de las cuentas por parte de personas especializadas y ajenas al proceso, que garantizaran los resultados sin sumarse o participar en el desfalco. En el ao 1875 la empresa metalrgica alemana Krupp dedicada a la produccin ferroviaria y armamentstica llevo a cabo las primeras auditorias operacionales. Desde entonces, y hasta principios del siglo XX, la profesin de auditoria fue creciendo y su demanda se extendi por toda Inglaterra, llegando a Estados Unidos, donde los antecedentes de las auditorias actuales fueron forjndose, en busca de nuevos objetivos donde la deteccin y la prevencin del fraude pasaba a segundo plano y perda cierta importancia. Durante los aos 20, se formaron los primeros auditores internos en las compaas ferroviarias de Estados Unidos. Inicialmente las auditoras fueron consideradas como sistemas de proteccin de los activos de la organizacin.

Paralelamente

se desarrollaba la auditoria interna independiente del departamento de

contabilidad y la auditoria de Gobierno, reconocida oficialmente en 1921 fue establecida de manera oficial cuando el Congreso de los Estados Unidos estableci la Oficina General de Contabilidad. En 1940 los objetivos de las auditorias abarcaban, no tanto el fraude, como las posiciones financieras de la empresa o de los socios o clientes que las constituan, de modo que se pudieran establecer objetivos econmicos en funcin de dichos estudios. En el ao 1941 se crea el concepto de auditora de sistemas de gestin y en 1957 se establecen sus bases: Revisar y evaluar la solidez, idoneidad y utilizacin de los controles contables, financieros y operativos. Constatar el grado de cumplimientos de las polticas, planes y procedimientos establecidos. Verificar en qu medida los activos de la compaa estn preservados de prdidas de todo tipo y se contabilizan adecuadamente. Comprobar la facilidad de los datos fiscales y de cualquier informacin interna. Evaluar la calidad de la ejecucin de las funciones y responsabilidades asignadas en la empresa. A partir de los aos 60 se consolidan con fuerza las auditorias gubernamentales. Se vertebran en 3 elementos: 1. ECONMICO Determina si la entidad se gestiona o utiliza sus recursos (personal, instalaciones, espacio, etc.) de modo econmico y eficiente y las causas de las ineficiencias o actuaciones organizativa. 2. FINANCIERO Determina si las operaciones financieras se realizan correctamente, si los informes financieros de la entidad auditada son los adecuados respecto de los datos reales y si la entidad est ajustada a la normativa legal. 3. RESULTADO DE LOS PROGRAMAS Determina si los resultados o beneficios buscados se estn logrando, si los objetivos fijados por el legislativo u otras autoridades se alcanzan y si la organizacin ha sopesado otras alternativas ms favorables. 5 antieconmicas, incluyendo deficiencias en los sistemas de informacin de la gestin, procedimientos administrativos o estructura

En el ao 1970 se redactaron las primeras normas sobre auditorias. Se elaboraron especficamente para el sector contable de las organizaciones. En el ao 1973 el American Nuclear Standard Institute (ANSI) y el American Society of Mechanical Engineers (ASME) redactaron la norma ANSI/ASME N45.2.23-1978 Cualificacin del Personal de Auditoria del Programa de Garanta de Calidad para Plantas de Energa Nuclear. En el ao 1981 en Canad se elabor la CAN-Q395-81 Auditoras de Calidad. En el ao 1983, el ANSI y el ASME redactaron la norma ANSI/ASME NQA-1:1983 Q. A. Requisitos del Programa para las instalaciones Nucleares. En el ao 1986 se elabor otra norma en Estados Unidos ANSI/ASQCQ-1:1986 Directrices Genricas para la Auditora de Calidad. En al ao 1986 se redact en el Reino Unido la norma BS 7229:1989 Auditoras de los Sistemas de Calidad. A partir del ao 1990 se elabor la familia de normas internacionales ISO 10011 Reglas generales para la Auditora de Sitemas de la Calidad. ISO 10011-1-1990 Auditoras. ISO 10011-2-1991 Criterios para la cualificacin de los auditores. ISO 10011-3-1992 Gestin de los programas de auditora. En el ao 2002 se public la norma UNE-EN-ISO 19001:2002 Directrices sobre auditoras de Sistemas de Gestin de la Calidad y Medioambiente, que sustituy a las 3 anteriores. En el ao 2011 se actualiz la norma y se public una nueva edicin: ISO19011:2011 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin. (UNE-EN ISO19011:2012)

La nueva versin incorpora las siguientes novedades respecto a su predecesora: Enfoque ms amplio al no restringirse a las auditoras de calidad y/o ambiental como su antecesora y englobar todo tipo de Sistemas de Gestin. Aclara la diferencia existente con la ISO 17021:2011 que se aplica a las auditoras de tercera parte o certificacin. El mbito de aplicacin de la ISO 19011 se centra en las auditoras de primera parte, o auditoras internas, y de segunda parte o auditoras de proveedores.

AUDITORA INTERNA A veces llamada auditora de 1 parte.

AUDITORA EXTERNA AUDITORA A PROVEEDORES A veces llamada auditora de 2 parte. AUDITORA DE 3 PARTE Para propsitos legales, regulatorios y similares. Para certificacin (ver tambin los requisitos en ISO/IEC 17021:2011)

Se aade el concepto de riesgo, englobando tanto los riesgos derivados del proceso de auditora en s, como los riesgos que pueden surgir de la interferencia de la auditora con las actividades y los procesos del auditado. Actualizacin del apartado definiciones teniendo en cuenta la norma ISO 9000:2005. Se introduce el concepto de mtodos remotos de auditora, como por ejemplo la realizacin de entrevistas a distancia, la revisin remota de documentacin, etc. En lnea con los avances tecnolgicos y el creciente aumento del uso de las TIC se introduce el concepto de mtodos remotos de auditora, como por ejemplo la realizacin de entrevistas a distancia o la revisin remota de documentacin.

En cuanto a los principios de auditora tambin han sido actualizados, aadiendo la confidencialidad y sustituyendo el principio de conducta tica por el de integridad.

Tabla 1- Alcance de esta Norma Internacional y su relacin con ISO/IEC 17021:2011

 Estudios Auditoras Evaluaciones Diagnsticos Inspecciones COMPLEJIDAD +

1.2. DEFINICIN Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado, que se realiza para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas manera objetiva, con el fin de determinar la extensin con que se cumplen los criterios de auditora. con el fin de determinar la extensin con que se cumplen los criterios de auditora Por ejemplo

Deben ser LAS ACTIVIDADES DE MEDICIN Y SEGUIMIENTO

DEFINIDAS PLANIFICADAS
IMPLANTADAS

Para lograr

CONFORMIDAD MEJORA

ALGUNOS TRMINOS RELACIONADOS CON LAS AUDITORAS

Criterios de auditora
Evidencia de auditora Hallazgo No conformidad Defecto

Accin correctiva

1.2.1. TRMINOS RELACIONADOS CON LAS AUDITORAS El concepto de criterios de la auditora. Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Pueden ser requisitos2 legales o reglamentarios. El concepto de evidencia de la auditora. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa.

El concepto de hallazgos de la auditora.

Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora.

Los hallazgos de la auditora pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditora, u oportunidades de mejora.

El concepto de conclusiones de la auditora.

Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora (informe).

El concepto de riesgo de la auditora. El concepto de cliente de la auditora. El concepto de auditado de la auditora.

Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Organizacin o persona que solicita una auditora. Organizacin que es auditada.

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. NOTA 1 "Generalmente implcita" significa que es habitual o una prctica comn para la organizacin (3.3.1), sus clientes (3.3.5) y otras partes interesadas (3.3.7) que la necesidad o expectativa bajo consideracin est implcita. NOTA 2 Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo especfico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto, requisito de la gestin de la calidad, requisito del cliente. NOTA 3 Un requisito especificado es aquel que est establecido, por ejemplo en un documento (3.7.2). NOTA 4 Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas (3.3.7). NOTA 5 Esta definicin difiere de la proporcionada en el apartado 3.12.1 de las Directivas ISO/IEC, Parte 2:2004. 3.12.1 requisito expresin en el contenido de un documento formulando los criterios a cumplir a fin de declarar la conformidad con el documento, y para los que no se permite ninguna desviacin.

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1.2.2. ALGUNOS CRITERIOS DE AUDITORA ORGANIZACIN Documento que especfica el SGC de una organizacin. Documento que especifica la forma de llevar a cabo una actividad o un proceso. Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo debe aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especfico. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. OTROS Documento que establece requisitos.

Manual3

Procedimiento documentado4

Plan de calidad5

Registro6

Especificacin7

Documento (3.7.2) que especifica el sistema de gestin de la calidad (3.2.3) de una organizacin (3.3.1) NOTA Los manuales de la calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamao y complejidad de cada organizacin en particular. 4 Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (3.4.1) NOTA 1 Los procedimientos pueden estar documentados o no. NOTA 2 Cuando un procedimiento est documentado, se utiliza con frecuencia el trmino procedimiento escrito o procedimiento documentado. El documento (3.7.2) que contiene un procedimiento puede denominarse "documento de procedimiento". 5 Documento (3.7.2) que especifica qu procedimientos (3.4.5) y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto (3.4.3), producto (3.4.2), proceso (3.4.1) o contrato especfico NOTA 1 Estos procedimientos generalmente incluyen a los relativos a los procesos de gestin de la calidad y a los procesos de realizacin del producto. NOTA 2 Un plan de la calidad hace referencia con frecuencia a partes del manual de la calidad (3.7.4) o a procedimientos documentados. NOTA 3 Un plan de la calidad es generalmente uno de los resultados de la planificacin de la calidad (3.2.9). 6 Documento (3.7.2) que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad (3.5.4) y para proporcionar evidencia de verificaciones (3.8.4), acciones preventivas (3.6.4) y acciones correctivas (3.6.5). NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisin. 7 Documento (3.7.2) que establece requisitos (3.1.2) NOTA Una especificacin puede estar relacionada con actividades (por ejemplo, un procedimiento documentado, una especificacin de proceso y una especificacin de ensayo/prueba), o con productos (3.4.2) (por ejemplo, una especificacin de producto, una especificacin de desempeo y un plano).

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1.2.3. MOTIVOS PARA REALIZAR AUDITORAS INTERNAS: Requisito ISO 9001:2008 8. MEDICIN; ANLISIS Y MEJORA 8.2.2 Auditora interna: Llevar a cabo auditoras internas para determinar si el sistema de gestin es conforme a las disposiciones planificadas y se mantiene de manera eficaz Obtener evidencias sobre el funcionamiento de la organizacin cuando se ha modificado la organizacin se han incorporado nuevas tecnologas variacin importante del personal un nuevo proceso / servicio se han detectado problemas graves de calidad Demostrar externamente la correcta implantacin del Sistema de Calidad. Evaluar a un suministrador. Verificar que el Sistema cumple con la norma de referencia y es eficaz.

Eficacia
Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. +

Eficiencia
Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

CMO LO HACE correcto correcto QU HACE incorrecto Efectivo! Eficiente y no eficaz incorrecto Eficaz y no eficiente Ni eficaz ni eficiente

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Definir el sistema documental teniendo en cuenta

DECIR LO QUE SE HACE (Incluyendo los requisitos de la norma) Mxima colaboracin en elaboracin de lla documentacin. Participar en la simplificacin y mejora de los procesos. DOCUMENTACIN

HACER LO QUE SE DICE Estudiad y asimilar los documentos que correspondan. Trabajar siguiendo las instrucciones redactadas. IMPLATACIN

PODERLO DEMOSTRAR Generar los registros de calidad necesarios. AUDITORA

1.2.4. AUDITORA COMO HERRAMIENTA DE AYUDA: Descubre posibles errores o ineficacias del sistema de garanta de calidad. Es una herramienta para la mejora de la gestin de la calidad en el laboratorio. No es una actividad de fiscalizacin! No es una actividad de control de calidad! No busca culpables!

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LAS 3C DE LA AUDITORA

EFICACIA

MANUAL DE CALIDAD PROCEDIMIENTOS GENERALES PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS /CONTROL

Conformidad

EFICIENCIA

Concordancia

EFECTIVIDAD

Cumplimiento

DOCUMENTOS Y REGISTROS

EFECTIVIDAD SONorm a SONorm ISONorm 1.2.5. PARADOJA DE PERCEPCIN DEL PROCESO aa 1. Versiones de cmo se trabaja un proceso: SONor 2. La forma en que el procedimiento actual dice que se trabaja. ISONorm ISONorm3. La forma en que la direccin dice que se trabaja. 4. La forma en que se trabaja realmente. ma a a ISO 5. La forma en que se supone que est trabajando. ISONor ISONorm ma a ISO ISONor ma ISO
8

Capacidad de lograr el resultado deseado o esperado en condiciones reales.

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1.3. Principios Integridad (tica): fundamentada en el comportamiento moral. Ecuanimidad: obligacin de informar con veracidad y exactitud. Profesionalidad: compromiso y excelencia en el desarrollo de las actividades. Independencia: bsica para asegurar la imparcialidad del proceso de auditora y la objetividad de las conclusiones de las mismas. Enfoque basado en la evidencia: mtodo racional para alcanzar conclusiones de auditora fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico. Verificar la eficacia y eficiencia del Sistema de Calidad para alcanzar los objetivos de calidad establecidos. Informar a la Direccin del estado de funcionamiento del Sistema de Calidad. Utilizar el resultado de las auditoras para mejorar el funcionamiento del sistema. Proporcionar evidencias objetivas de la necesidad de eliminar o prevenir no conformidades.

Referentes a los auditores

Referentes a la auditora

Objetivos de las auditoras de Calidad

1.3.1. OBJETIVOS DE LAS AUDITORAS Prioridades de la direccin Propsitos comerciales y de negocio Caractersticas de procesos, productos y proyectos, cambios en ellos. Requisitos del sistema de gestin. Requisitos legales, reglamentarios y contractuales. Necesidades de evaluar a los proveedores. Necesidades y expectativas de clientes y partes interesadas. Ocurrencia de fallos o incidentes o quejas de clientes. Riesgos para el auditado. Resultados de auditoras previas. Nivel de madurez del sistema de gestin que se audita.

1.3.2. BENEFICIOS Ayudar a implementar el SGC: Verificar el cumplimiento de los requisitos especificados en los documentos del SGC (poltica, manual, procedimientos). Incrementar la satisfaccin del cliente: La verificacin del cumplimiento de los requisitos contractuales y del SGC darn seguridad al cliente. Incrementar el compromiso del personal: la auditora aumentar la implicacin y el compromiso del personal involucrado, aumentando su confianza. Evaluar cambios en el SGC: Verificar la eficacia de los cambios en procesos. 15

1.3.3. PERCEPCIN DEL PERSONAL LENGUAJE REACTIVO Las auditoras sirven para buscar culpables y sacar a la luz los errores del personal. Si se detectan no conformidades en la auditora me pueden despedir. LENGUAJE PROACTIVO Las auditoras sirven para buscar oportunidades de mejora en el contexto global de la empresa. Si se detectan no conformidades en la auditora las vamos a resolver.

1.3.4. NORMATIVA FAMILIA ISO 10011 Directrices para la auditora de sistemas de gestin de la calidad. ISO 10011-1:1990 Auditoras; UNE-EN 30011-1:1993 ISO 10011-2:1991 Criterios para la cualificacin de auditores; UNE-EN 30011-2:1993 ISO 10011-3:1991 Gestin de programas de auditora; UNE-EN 30011-3:1993 UNE-EN-ISO 19011:2002 Directrices para la auditora de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. UNE-EN-ISO 19011:2012( ISO 19011:2011) Directrices para la auditora de sistemas de gestin. 1.3.5. CONJUNTO DE NORMAS ISO 9000 Solo una contiene requisitos para la certificacin. ISO 9000: SGC ISO 9001: SGC ISO 9004: Gestin para el xito sostenido de una organizacin. Enfoque de gestin de la calidad. ISO 19011: Directrices para la auditora de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental.

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2. TIPOS DE AUDITORAS 2.1. SEGN ALCANCE. 2.1.1. Auditoras de sistema. Verificacin de que los requisitos establecidos por el SGC de la organizacin, basados en una norma de referencia estn siendo puestos en prctica. Ejemplo: Auditora basada en ISO 9001. 2.1.2. Auditora de producto o servicio. Verificacin de que un producto ha sido fabricado, o un servicio se ha prestado de acuerdo a las especificaciones y requisitos del cliente. Ejemplo: Auditora de cable elctrico, partes o elementos automocin. 2.1.3. Auditora de proceso. Verificacin de la eficacia y eficiencia de un proceso de la organizacin. Ejemplo: Auditora proceso de distribucin, atencin cliente, produccin de comprimidos. 2.2. SEGN EL ORIGEN DEL EQUIPO AUDITOR. 2.2.1. AUDITORAS DE 1 PARTE La lleva a cabo personal de la propia organizacin, de forma interna, para determinar si se han implantado y se mantienen los requisitos establecidos en el SGC. Ejemplo: Auditora interna 2.2.2. AUDITORAS DE 2 PARTE La realiza personal de una organizacin externa, normalmente el cliente, para evaluar el grado de adecuacin del SGC y de los requisitos contractuales. Ejemplo: Auditora a proveedores. 2.2.3. AUDITORAS DE 3 PARTE Autoridades pblicas establecen requisitos de calidad a las empresas y fabricantes del sector, de forma que stos no puedan ejercer sus actividades si no demuestran el cumplimiento de los mismos. Ejemplo: BPL, CE. 2.2.4. Organizaciones Independientes Designadas Por Las Autoridades Pblicas. Ejemplo: ISO 9001; ISO 14001. 2.3. SEGN LAS SISTEMTICA APLICADA. 2.3.1. AUDITORA TOTAL. Auditora completa del SGC que afecta a todos los procesos, productos o servicios. 2.3.2. AUDITORA PARCIAL. Auditora que afecta a parte del SGC, ya sea uno o varios procesos, productos o servicios. 2.3.3. AUDITORA HORIZONTAL. Evaluacin de cada uno de los elementos especficos que forman parte del SGC. Ejemplo: auditora por apartados de la norma. 2.3.4. AUDITORA VERTICAL. Evaluacin de un proceso rea o actividad, verificando en l todos los apartados de la norma aplicables. Ejemplo: auditora por departamentos. 17

2.4. SEGN LA FASE DE DESARROLLO. 2.4.1. AUDITORA INTERNA. 2.4.1.1. Auditora de diagnstico. Evaluacin del funcionamiento del SGC, en una etapa inicial de su implantacin. 2.4.1.2. Auditora peridica. Auditora planificada, de periodicidad variable, que forma parte del plan de auditoras internas. 2.4.1.3. Auditora extraordinaria. Verificacin de la implantacin de acciones correctivas. 2.4.2. AUDITORA DE CERTIFICACIN. 2.4.2.1. Auditora Inicial. Evaluacin de la implantacin de los requisitos de una norma, por parte de un organismo externo reconocido. 2.4.2.2. Auditora de Seguimiento. Evaluacin parcial del SGC (anual). 2.4.2.3. Auditora de Renovacin. Evaluacin de la implantacin de los requisitos para renovar el certificado emitido.

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2.4.3. PROCESO ABREVIADO DE CERTIFICACIN

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2.5. OTROS TIPOS. 2.5.1. AUDITORA COMBINADA: DEFINICIN Cuando se auditan juntos dos o ms sistemas de gestin de diferentes disciplinas (ej. Calidad, ambiental, seguridad y salud en el trabajo) (integrados o no). 2.5.2. AUDITORA CONJUNTA: DEFINICIN Cuando dos o ms organizaciones auditoras cooperan para auditar a un nico auditado (normalmente un proveedor). 2.6. SUJETOS IMPLICADOS EN UNA AUDITORA

Cliente: Quien solicita la auditoria

Auditora
Auditado: Quien hace la auditoria Auditado: organizacin a auditar

2.7. CARACTERSTICAS DEL AUDITADO: NO QUIERE/NO SABE NO QUIERE/ SABE QUIERE/NO SABE QUIERE/ SABE

3. AUDITOR 3.1. SELECCIN DEL AUDITOR El auditor debe: Ser independiente del rea a auditar. Demostrar competencia conforme a los criterios establecidos (ser evaluado). Mantener y mejorar continuamente su competencia. 3.2. COMPETENCIA DEL AUDITOR 3.2.1. CUALIDADES PERSONALES (Cualificacin). Independencia y objetividad. Facilidad de expresin de conceptos e ideas claras.

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3.2.2. EXPERIENCIA PROFESIONAL Al menos enseanza secundaria. Experiencia profesional adecuada segn titulacin y formacin. 3.2.3. FORMACIN TERICA Principios, procedimientos y mtodos de auditora. Sistema de gestin y documentos de referencia. Requisitos legales y reglamentarios. 3.2.4. FORMACIN PRCTICA Haber asistido como observador en auditoras de calidad. Experiencia reciente. 3.3. CARACTERSTICAS QUE EL AUDITOR DEBE TENER: Formacin Experiencia. Atributos (Comportamiento personal) tico De mentalidad abierta Diplomtico Observador Perceptivo Verstil Tenaz Decidido Seguro de s mismo Firme Abierto a la mejora Abierto a las diferencias culturales Colaborador Personalidad Asertiva

ASERTIVIDAD Es una forma de expresin consciente, congruente, clara, directa y equilibrada, cuya finalidad es comunicar nuestras ideas y sentimientos o defender nuestros legtimos derechos sin la intencin de herir o perjudicar, actuando desde un estado interior de autoconfianza, en lugar de la emocionalidad limitante tpica de la ansiedad, la culpa o la rabia. http://www.youtube.com/watch?v=kXUOVYiNG58

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3.4. CARACTERSTICAS QUE EL AUDITOR NO DEBE TENER: Anarquico Cinico Agresivo Parcial Ansioso por agradar Inconstante Indisciplinado Argumentador Interesado Dbil

3.5. (7.2.2) Comportamiento personal Los auditores deberan poseer las cualidades necesarias que les permitan actuar de acuerdo con los principios de auditora descritos en el Captulo 4. Los auditores deberan mostrar un comportamiento profesional durante el desarrollo de las actividades de auditora, incluyendo ser: tico, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto; de mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos; diplomtico, es decir, con tacto en las relaciones con las personas; observador, es decir, activamente consciente del entorno fsico y las actividades; perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones; verstil, es decir, se adapta fcilmente a diferentes situaciones; tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos; decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el anlisis y razonamiento lgicos; seguro de s mismo, es decir, acta y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros; acta con Fortaleza, es decir, capaz de actuar tica y responsablemente an cuando dichas acciones no siempre sean populares y a veces puedan resultar en desacuerdo o confrontacin; abierto a la mejora, es decir, dispuesto a aprender de las situaciones, y en bsqueda de mejores resultados de auditora; sensible culturalmente, es decir, observante y respetuosos de la cultura del auditado; colaborador, es decir, que interacta eficientemente con otros, incluyendo los miembros del equipo auditor y el personal del auditado.

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3.6. (7.2.3) Conocimiento y habilidades 3.6.1. (7.2.3.1) Generalidades Los auditores deberan poseer el conocimiento y habilidades necesarias para alcanzar los resultados esperados de las auditoras que se espera que realicen. Todos los auditores deberan tener conocimientos y habilidades genricas y se debera esperar tambin que posean algn conocimiento y habilidades especficos al sector o la disciplina. Los lderes de equipo auditor deberan adems tener el conocimiento y habilidades necesarias para entregar liderazgo al equipo de auditora. 3.6.2. (7.2.3.2) Conocimientos genricos y habilidades de los auditores de sistemas de gestin a) Principios, procedimientos y mtodos de auditora. b) Documentos del sistema de gestin y de referencia. c) Contexto organizacional. d) Requisitos legales y contractuales aplicables y otros requisitos que apliquen al auditado. 3.6.3. (7.2.3.3) Conocimiento y habilidades especficas de la disciplina o sector de los auditores de sistemas de gestin 3.6.4. (7.2.3.4) Conocimiento genrico y habilidades del lder del equipo auditor 3.6.5. (7.2.3.5) Conocimiento y habilidades para auditor sistemas de gestin que tratan mltiples disciplina 3.7. EQUIPO AUDITOR Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora, con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos. Experto tcnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor (sector, procesos, actividad o idioma). Debe designarse a un auditor del equipo como lder o auditor jefe. El equipo auditor puede incluir auditores en formacin. 3.8. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR DE LOS SISTEMAS DE GESTIN Aplicar principios, procedimientos y mtodos de auditora. Planificar y organizar el trabajo eficazmente. Llevar a cabo la auditora dentro del horario acordado. Establecer prioridades y centrarse en los temas de importancia. Recopilar informacin, mediante entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, registros y datos.

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 Comprender lo apropiado de utilizar tcnicas de muestreo para las auditoras, y sus consecuencias. Verificar la pertinencia y exactitud de la informacin recopilada. Confirmar que la evidencia de la auditora es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditora. Evaluar los factores que pueden afectar a la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditora. Utilizar documentos de trabajo para registrar las actividades de auditora. Documentar los hallazgos de la auditora y preparar los informes de auditoras apropiados. Mantener la confidencialidad y seguridad de la informacin, los datos los documentos y los registros. Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito (personalmente, o mediante el uso de intrpretes y traductores). Comprender los tipos de riesgos asociados con la auditora. 3.9. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL LDER DEL EQUIPO AUDITOR (AUDITOR JEFE) Equilibrar las fortalezas y debilidades de los miembros individuales del equipo auditor. Desarrollar una relacin de trabajo armoniosa entre los miembros individuales del equipo auditor. Gestionar el proceso de auditora. Representar al equipo auditor en las comunicaciones con la persona responsable de la gestin del programa de auditora, el cliente de la auditora y el auditado. Liderar el equipo auditor para alcanzar las conclusiones de la auditora. Preparar y completar el informe de la auditora.

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3.10.

PROCESO DE EVALUACIN DE AUDITORES

PROCESO DE EVALUACIN DE AUDITORES

Establecer requisitos en cuanto a formacin, experiencia y atributos personales. Definir los criterios de evaluacin (cualitativos o cuantitativos). Establecer el mtodo de evaluacin.

Tabla 2 Posibles Mtodos de Evaluacin Mtodo de Evaluacin Objetivos Verificar los antecedentes del auditor

Revisin de registros

Retroalimentacin

Proporcionar informacin sobre cmo se percibe el desempeo del auditor Evaluar los atributos personales y las habilidades de comunicacin, para verificar la informacin y examinar los conocimientos, y para obtener informacin adicional Evaluar los atributos personales y la aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades Evaluar las cualidades personales, los conocimientos y habilidades, y su aplicacin Proveer informacin sobre el desempeo del auditor durante las actividades de auditora, identificar fortalezas y debilidades

Ejemplos Encuestas, cuestionarios, referencias personales, recomendaciones, quejas, evaluacin del desempeo, evaluacin entre pares Encuestas, cuestionarios, referencias personales, recomendaciones, quejas, evaluacin del desempeo, evaluacin entre pares

Entrevista

Entrevistas personales

Observacin

Actuacin, testificacin de auditoras, desempeo en el trabajo

Examen

Exmenes orales y escritos, exmenes psicotcnicos Revisin del reporte de auditora, entrevistas con el lder del equipo auditor, con el equipo auditor y, si es adecuado, retroalimentacin del auditado.

Revisin despus de la auditora

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4. FASES DE UNA AUDITORA 4.1. PLANIFICACIN. Programa de auditoras. Equipo auditor. 4.2. DESARROLLO. Preparacin. Notificacin. Realizacin. Informe 4.3. SEGUIMIENTO. Procedimientos Auditoras: planificacin, realizacin, documentacin y registro de las auditoras. Programa de auditoras: aprobado por Direccin General, seguimiento peridico. Cualificacin del personal auditor: En base a formacin y experiencia.

REQUISITOS INICIALES DEL SGC

4.4. Actividades tpicas de auditora

6.2 Inicio de la auditora 6.2.1 Generalidades 6.2.2 Establecer contacto inicial con el auditado 6.2.3 Determinar la viabilidad de la auditora 6.3 Preparacin de actividades de auditora 6.3.1 Revisin de documentos en preparacin para la auditora 6.3.2 Preparacin del plan de auditora 6.3.3 Asignacin del trabajo al equipo de auditora 6.3.4 Preparacin de los documentos de trabajo 6.4 Realizacin de las actividades de auditora 6.4.1 Generalidades 6.4.2 Realizacin de la reunin de apertura 6.4.3 Revisin documental durante la realizacin de la auditora 6.4.4 Comunicacin durante la auditora 6.4.5 Asignacin de roles y responsabilidades de guas y observadores 6.4.6 Recoleccin y verificacin de informacin 6.4.7 Generacin de hallazgos de auditora 6.4.8 Preparacin de conclusiones de auditora 6.4.9 Realizacin de reunin de cierre 6.5 Preparacin y distribucin del informe de auditora 6.5.1 Preparacin del informe de auditora 6.5.2 Distribucin del informe de auditora 6.6 Finalizacin de la auditora 6.7 Realizacin de auditora de seguimiento (si est especificado en el plan de auditora)

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4.5. FASES DE UNA AUDITORA

Planificacin

Desarrollo de la aduditora

Seguimiento

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4.1. PLANIFICACIN PLANIFICACIN DE LA AUDITORA Objetivo: Determinar el grado de conformidad del SGC con los criterios de auditora. Evaluar la capacidad del sistema para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y contractuales. Evaluar la eficacia del sistema para lograr los objetivos. Identificar las reas de mejora potenciales. Alcance: Describir la extensin y los lmites de la auditora (ubicacin, centros, actividades, procesos), as como el perodo de tiempo. Criterios: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos. 4.1.1. PROGRAMA DE AUDITORA Detalles acordados para un conjunto de una o ms auditoras planificadas para un perodo de tiempo determinado y dirigidas haca un propsito de especfico. EL PROGRAMA DE AUDITORAS DEBE: Incluir todas las actividades/ reas de la organizacin. Incluir las fechas previstas de realizacin (calendario), as como su alcance y duracin. Incluir los miembros del equipo auditor y su competencia. Ser aprobado por la Direccin General y distribuido a los responsables de las distintas reas. Revisarse peridicamente y establecer auditoras extraordinarias cuando sea necesario. Cualquier desviacin del programa debe documentarse y justificarse. REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORAS Los registros deben conservarse para demostrar la implementacin del programa: Planes de auditora. Informes de auditora. Informes de no conformidades. Informes de acciones correctivas. Informes de seguimiento. Revisiones del programa. Competencia de los auditores y evaluacin del desempeo. Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora. Vdeo http://www.youtube.com/watch?v=zjP0HW5fYC0

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4.2. DESARROLLO 4.2.1. PREPARACIN ACTIVIDADES PREVIAS Seleccin del objetivo. Seleccin del alcance. Seleccin de criterios: El auditor debe conocer perfectamente los requisitos aplicables (ISO 9001). Confirmacin del equipo auditor (auditor jefe). Preparacin de planes de auditora. Preparacin de la documentacin del trabajo: Listas de comprobacin cuestionario. Formularios para recoger observaciones y evidencias en las auditoras. RECOPILACIN Y ESTUDIO DE LA DOCUMENTACIN (ETAPA IMPORTANTE PARA APLICAR LUEGO DURANTE EL PROCESO): Como base para preparar la auditora, es necesario que el auditor estudie la documentacin del sistema del auditado para conocer como se organiza el SGC en el rea que va a ser auditada. La documentacin para su estudio es: Los documentos del SGC segn el alcance de la auditora (manual, procedimientos, instrucciones, etc.) Legislacin y requisitos aplicables. Informe de auditores anteriores. Datos referentes a la estructura y organizacin de la empresa. Nmero de empleados. Actividades que realiza la empresa. LISTA DE COMPROBACIN: Incluye los requisitos de ISO 9001 y requisitos especificados en la documentacin. Gua de ayuda: No olvidar los temas importantes detectados en el estudio de la documentacin. Mantener un orden (til para los auditores inexpertos).

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Pregunta Tiene el operario el procedimiento? La copia es controlada? La copia est actualizada? Se han registrado los resultados? Est firmado el registro? Comentarios

El auditor debe estar siempre preparado para continuar por cualquier lnea de bsqueda que pueda proporcionar informacin. Documento del trabajo: FORMULARIO LUGAR FECHA NOMBRE AUITOR NOMBRE DE INTERLOCUTORES PUNTO DE LA NORMA A COMPROBAR ESPACIO PARA LAS ANOTACIONES 4.2.2. NOTIFICACIN El auditor jefe elaborar y remitir al responsable de la unidad auditora, un plan de auditora con el objeto de comunicar al interesado: Fechas de la auditora y horario. Composicin de equipo auditor. Alcance de la auditora. Criterios de la auditora. Programa de actividades y temporizacin (asignacin de auditores). Otros: requisitos de confidencialidad, recursos, idiomas. 4.2.3. REALIZACIN Durante la REALIZACIN de una auditora se distinguen diferentes etapas: 4.2.3.1. Reunin inicial. 6.4.2 Realizacin de la reunin de apertura

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ASISTENTES: RESPONSABLES REAS EQUIPO AUDITOR Aspectos a tratar: Presentacin del equipo auditor y delos representantes de la organizacin a auditar. Asegurar que todo el personal que va a ser auditado conoce el alcance y programa. Aclarar y acordar cualquier duda que la organizacin pueda tener sobre el plan de auditora. Resolucin de preguntas o sugerencias planteadas por los auditados en relacin con la auditora. Resolucin de preguntas o sugerencias de preguntas o sugerencias planteadas por los auditados en relacin con la auditora. Duracin: 15-20 minutos.

4.2.3.2.

Visita de auditoras: bsqueda de informacin.

6.4.3 Revisin documental durante la realizacin de la auditora REDACCIN DE LAS DESVIACIONES. 6.4.4 Comunicacin durante la auditora CASOS PRCTICOS. 6.4.5 Asignacin de roles y responsabilidades de guas y observadores
6.4.6 Recoleccin y verificacin de informacin

RECOGIDA DE INFORMACIN El equipo auditor deber: El equipo auditor deber: Desplazarse por el rea en busca de evidencias objetivas que demuestren el grado de adecuacin e implantacin del sistema de garanta de calidad. Realizar preguntas abiertas. Preguntar a todos los miembros de la organizacin. Contrastar las respuestas entre todos los miembros. Solicitar evidencias.

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Tabla B.1 Mtodos de auditora aplicables Ubicacin del auditor Grado de interaccin entre el auditor y el En sitio auditado
Interaccin humana

Remota

Conducir entrevistas. A travs de medios de Completar listas de verificacin y comunicacin interactiva: cuestionarios con la participacin entrevistas; del auditado. completar listas de chequeo y Revisin documental con cuestionarios; participacin del auditado. revisin documental con Muestreo. participacin del auditado. Sin interaccin humana Revisin documental (ej. registros, Revisin documental (ej. registros, anlisis de datos). anlisis de datos). Observacin del trabajo realizado. Observacin de trabajo a travs de Visita a sitio. medios de vigilancia, teniendo en Completar listas de verificacin. cuenta requisitos legales y sociales. Muestreo (ej. productos). Anlisis de datos. Las actividades de auditora en sitio son llevadas a cabo en las instalaciones del auditado. Las actividades de auditoria remota son desarrolladas en otro sitio diferente a las instalaciones del auditado, independientemente de la distancia. Las actividades interactivas de auditora involucran interaccin entre el personal del auditado y el equipo auditor. Las actividades no interactivas de auditora no involucran interaccin humana con personas que representan al auditado pero s con equipo, instalaciones y documentacin.

4.2.3.2.1. TIPOS

Tcnicas De Auditora a. SEGUIMIENTO HORIZONTAL: Requisitos que tienen aplicacin en todo el mbito del sistema. b. SEGUIMIENTO VERTICAL Requisitos cuya aplicacin se lleva a cabo en un proceso especfico. c. SEGUIMIENTO CRONOLGICO Requisitos cuya aplicacin se lleva a cabo secuencialmente dentro las actividades de gestin.

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Elegir los ejemplos

Eleccin de muestras

Elegir muestra representativa Si se encuentra una no conformidad, estudiar otra muestra para determinar la magnitud

Hacer una pregunta de cada vez Esperar hasta lograr una respuesta Mirar a la persona a la que se est hablando Usar un lenguaje adecuado al interlocutor Repetir la pregunta si no se ha entendido No hablar con altivez Insistir para buscar la evidencia Tomar nota si prometen la informacin No opinar sobre cmo hacer algo

Preguntas abiertas Qu? Por qu? Cundo? Cmo? Dnde? Quin? Y el imperativo: Por favor mustremelo!

SABER PREGUNTAR Por favor, Puede explicarme lo qu est haciendo? Creo que est haciendo para me equivoco? Quin? Cundo? Cmo? Dnde? Por qu? Por favor enseme! Documentacin Manual de calidad Manual de procedimientos Estructura Poltica y qu funciones Quin hace? Qu? Cmo? Dnde? Cundo? Jeraqua Nivel 1 Nivel 2

INTRUCCIONES TCNICAS

Quin hace? Qu? Cmo? Dnde? Cundo?

Nivel 3

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EL AUDITOR NO DEBE Hacer ms de una pregunta a la vez Sugerir la respuesta Discutir Conformarse con sospechas B.7 Realizacin de entrevistas Las entrevistas son uno de los medios importantes para recolectar informacin y deberan ser llevadas a cabo de manera tal que sean adaptadas a la situacin y la persona entrevistada, ya sea frente a frente o por otros medios de comunicacin. Sin embargo, el auditor debera tener en cuenta lo siguiente: las entrevistas se deberan realizar a personas en niveles y funciones apropiadas que lleven a cabo actividades o tareas que se encuentren dentro del alcance de la auditora; las entrevistas normalmente deberan ser realizadas durante horas normales de trabajo cuando sea posible, en el sitio habitual de trabajo de la persona entrevistada; busque tranquilizar a la persona que va a entrevistar antes y durante la entrevista; se debera explicar la razn de la entrevista y cualquier nota tomada; las entrevistas pueden ser iniciadas solicitando a las personas que describan su trabajo; seleccin cuidadosa del tipo de pregunta usada (ej., abierta, cerrada, conducente); los resultados de la entrevista deberan ser resumidos y revisados con la persona entrevistada; se debera agradecer a la persona entrevistada por su participacin y cooperacin. Sistemtica a emplear: Tirar de cuestionario. Seguir los documentos: Lista de documentos Empezar por el final Trazabilidad de documentos y requisitos. Anotar en el formulario todo lo que se ha visto incluyendo lugares y personas entrevistadas! Consejos: Utilizar smbolos o signos para destacar aspectos como: Punto fuerte Pendiente de verificar Desviacin Revisado/ Cumple Punto dbil

RECOGIDA DE INFORMACIN

RECOGIDA DE INFORMACIN

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B.8 Hallazgos de auditora B.8.1 Determinacin de hallazgos de auditora Al determinar los hallazgos de auditora, se debera considerar lo siguiente: seguimiento de registros y conclusiones de auditoras previas; requisitos del cliente de auditora; hallazgos que exceden la prctica normal, u oportunidades de mejora; tamao de la muestra; categorizacin (de haberla) de los hallazgos de auditora; B.8.2 Registro de conformidades Para registros de conformidad, se debera tener en cuenta lo siguiente: identificacin de los criterios de auditora contra los cuales se muestra la conformidad; evidencia de auditoria para soportar la conformidad; declaracin de conformidad, si aplica. B.8.3 Registro de no conformidades Para registros de no conformidad, se debera tener en cuenta lo siguiente: descripcin o referencia a los criterios de auditora; declaracin de no conformidad; evidencia de auditora; hallazgos de auditora relacionados, si aplica. 4.2.3.3. Reunin final OBJETIVO: PARA EL AUDITADO: Poder aclarar cualquier duda sobre el contenido del informe. PARA EL AUDITOR: Poder transmitir los resultados a toda la organizacin Pueden establecerse reuniones peridicas del equipo auditor adems de las reuniones con el auditado Comunicacin mutua de las desviaciones detectadas en el transcurso de la auditora. Evaluacin de las desviaciones y acuerdo acerca de su significacin. Propuesta de acciones a emprender, por el equipo auditor, como consecuencia de las desviaciones detectadas. Elaboracin del borrador del informe de auditora

REUNIN CON EL AUDITADO

REUNIN EQUIPO AUDITOR

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REUNIN CON EL AUDITADO

Breve resumen del alcance y objeto del a auditora. El auditor jefe har un resumen final y presentar las conclusiones. Exposicin de las desviaciones encontradas y aclaracin de preguntas. Se analizarn, entre el equipo auditor y los auditados las posibles acciones correctivas a emprender para solucionar las desviaciones (AUDITORIAS INTERNAS). Se informar a los responsables de la organizacin que, una vez elaborado el informe de auditora, ste les ser remitido para su aceptacin o emisin de observaciones.

INFORME FINAL

OBJETIVO: PARA EL AUDITADO: Entender la magnitud y gravedad del incumplimiento y poder resolverla. PARA EL AUDITOR: Poder seguir el cierre de la no conformidad.

INFORME FINAL

Redactar con claridad No hacer ninguna afirmacin que no est respaldada por hechos encontrados Ser detallado No proponer soluciones Incluir la importancia del hecho (MAGNITUD).

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El informe final de auditora debera contener: A. Personas implicadas: Composicin del equipo auditor Personal auditado B. Fechas de ejecucin: Fechas de inicio y fin de la auditora C. Datos del cuestionario: Alcance Criterios de auditora D. Resultados: Conclusiones generales Puntos fuertes Desviaciones Observaciones (oportunidades de mejora) E. Firma y fecha del auditor jefe (por lo menos)

INFORME FINAL

REDACCIN DE LAS DESVIACIONES

Para documentar correctamente una desviacin es necesario: Disponer de la evidencia de auditora. Identificar la referencia al requisito que se est incumpliendo. Registrar la descripcin de la desviacin de forma clara y detallada.

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CMO SE REDACTA UNA DESVIACIN? DEJANDO CONSTANCIA DEL INCUMPLIMIENTO DETECTADO MEDIANTE LA DESCRIPCIN DE LA EVIDENCIA OBJETIVA QUE LO APOYA Y SU CONTRASTE CON LA NORMA DE REFERENCIA

REDACCIN DE LAS DESVIACIONES

Las desviaciones deben estar escritas con: Claridad: No usar frases indefinidas o de recomendacin. Objetividad: Hacer referencia siempre al requisito que se incumple. Trazabilidad: Incluir referencia a las evidencias encontradas. Concrecin: No mezclar incumplimientos ni hacer referencia a situaciones. Impersonal: Nunca hacer referencia a las personas. CATEGORIZACIN DE NO CONFORMIDADES CRTICA Ausencia total de un requisito en el Sistema de Gestin. MAYOR Ausencia parcial o incumplimiento sistemtico de un requisito en un rea, funcin o proceso. MENOR Incumplimiento puntual de un requisito en rea, funcin o proceso.

REDACCIN DE LAS DESVIACIONES

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4.2.4. SEGUIMIENTO La auditora es muestral. Es una foto de un momento concreto. A fin de asegurar que no van a volver a repetirse los hechos que han dado lugar a las no conformidades, es necesaria la implantacin de acciones correctoras sobre las causas que los originaron. Evaluar la posibilidad de riesgos en otros procesos (acciones preventivas)

CONSIDERACIONES PARA EVALUAR EL INFORME

ACCIONES CORRECTIVAS

El rea auditada debe evaluar el origen y la profundidad de las desviaciones detectadas. Iniciar acciones correctivas indicando Las acciones a llevar a cabo, plazos y responsables. Implantar las acciones establecidas. Evaluar la eficacia de dichas acciones. El responsable del rea y el auditor deberan realizar acciones de seguimiento con vistas a asegurar la correcta implantacin de medidas correctivas y proceder a su cierre.

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