DESARROLLO DEL PROGRAMA DE CONTABILIDAD PASIVO Y PATRIMONIO Definiciones: PASIVOS

a) De acuerdo con la ecuacin contable, los pasivos son la resultante de la diferencia de los activos menos el patrimonio. b) Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contradas por el ente econmico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderos en dinero, bienes o en servicios. c) Desde el punto de vista contable los pasivos son todas las deudas que tiene un ente econmico con personas y organizaciones ajenas a ella. d) Los pasivos son deudas que surgen en transacciones pasadas y que requieren pago futuro de activos o futura prestacin de servicios. e) Los pasivos son la representacin financiera de obligaciones contradas por el ente econmico, por las cuales debe transferir recursos o servicios a personas naturales o a otros entes econmicos. f) Los pasivos representan las obligaciones contradas por la empresa que deben cubrirse mediante el pago de dinero, la transferencia de activos distintos de dinero o mediante la prestacin de servicios en el futuro. De lo anterior se deduce que el pasivo no solamente representa obligaciones monetarias futuras. Los pasivos tienen su origen en transacciones pasadas que requieren una cancelacin en el futuro. g) Los pasivos representan las obligaciones contradas por el ente econmico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en servicios. (Descripcin de pasivo PUC) NOCIN DE PASIVO

Un pasivo es la representacin financiera de una obligacin presente del ente econmico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se debern transferir recursos o proveer servicios a otros entes. (Art. 36 DR. 2649/93). DOCTRINA. Pasivo. Los derechos sobre los activos de una empresa generalmente se clasifican bajo dos ttulos: pasivo y capital contable (o participacin de los accionistas). La FASB ha dado la siguiente definicin de pasivos: Los pasivos son probables sacrificios futuros de los beneficios econmicos, que surgen de las obligaciones presentes de una entidad en particular de traspasar activos o suministrar servicios a otras entidades en el futuro como resultado de transacciones o acontecimientos pasados. NATURALEZA CONTABLE DE LOS PASIVOS Las cuentas que componen los pasivos son de naturaleza crdito (su saldo usualmente es crdito), y por tanto se aumentan por el lado del haber (crdito) y disminuyen por el lado del dbito. CLASIFICACIN DE LOS PASIVOS

Segn su exactitud:
a) Pasivos ciertos o de valor definido: Son aquellos que tienen un valor definido, claramente establecido en pesos mediante un contrato. Por ejemplo, cuentas por pagar a proveedores, bonos por pagar, dividendos por pagar, impuesto sobre las ventas por pagar, obligaciones financieras, etc. b) Pasivos estimados: Son obligaciones por pagar o prestar un servicio, pero la cantidad exacta de dicha obligacin solo se conocer en el futuro prximo. El pasivo se crea por un valor estimado y cualquier diferencia entre el pasivo estimado y el pasivo realmente pagado origina un ajuste. Como ejemplos tenemos el pasivo por impuesto a la renta y complementarios y los pasivos por prestaciones sociales.

Segn el tiempo en que tengan que pagarse:

a) Pasivos corriente o a corto plazo: Son las obligaciones que deben ser pagadas a un ao o dentro del ciclo de operaciones, cualquiera que sea el mas largo. Otra exigencia para la clasificacin como pasivo corriente es la expectativa de que la deuda sea pagada con los activos corrientes. Entre los pasivos corrientes mas comunes estn las cuentas por pagar a proveedores, dividendos por pagar, pasivos de nomina, ingresos recibidos por anticipado, impuestos, gravmenes y tasas, pasivos estimados, la parte corriente de las deudas a largo plazo, etc. b) Pasivos a largo plazo o pasivos no corrientes: Son las obligaciones que deben ser pagadas en un periodo superior a un ao, tales como Bonos, Hipotecas, Obligaciones financieras, etc. Los pasivos, al igual que los activos, se clasifican generalmente en circulantes y no circulantes. Los pasivos circulantes son aquellos que se pagarn con los activos presentados como activo circulante. Existe, as, una relacin directa entre el pasivo circulante y el activo circulante, que se describe en general como una expresin de la situacin actual de la compaa. El pasivo no circulante no tiene tantas divisiones como el activo no circulante.

Segn el tipo de moneda en que se contrate:

a) Pasivos en moneda nacional: Son las obligaciones que se contrata con entes o personas nacionales y en moneda nacional o sea en pesos colombianos, tales como prestamos realizados por bancos nacionales, crdito de proveedores nacionales, etc. b) Pasivos en moneda extranjera: Son las obligaciones que tiene la sociedad a favor de proveedores o entidades del exterior denominadas en divisas. Los pasivos en moneda extranjera deben estimar en pesos colombianos el costo de adquisicin de los bienes y registrarse a la tasa de cambio respectiva, aunque las amortizaciones de la deuda y los intereses deben pagarse en la moneda del pas vendedor o en dlares.

Estos pasivos deben reajustarse cada mes al valor de tipo de cambio que rija en ese momento.

Para efectos de la aplicacin de los ajustes integrales por inflacin:

a) Pasivos no monetarios: Son obligaciones tales como deudas en UPAC, moneda extranjera o cualquier otra obligacin que tenga pactado un ajuste; o sea todos aquellos pasivos cuyo valor peridicamente se va actualizando. b) Pasivos monetarios: Son compromisos que no sufren ningn ajuste con relacin a su valor inicial, como cuentas por pagar a proveedores, a entidades bancarias, etc.

Otros pasivos especiales:

Pasivos contingentes: Son obligaciones potenciales que pueden convertirse en pasivos reales o desaparecer, dependiendo de circunstancias externas a la empresa. Entre estos tenemos los litigios pendientes, descuentos de documentos, etc. Estos pasivos deben revelarse en cuentas de orden. Pasivos diferidos: Corresponde a todos aquellos compromisos de la empresa por concepto de anticipos, de los cuales se espera que esta preste el respectivo servicio. Dentro de estos tenemos los ingresos recibidos por anticipado, abonos diferidos, utilidad diferida en ventas a plazo, crdito por correccin monetaria diferida e impuestos diferidos.

CONTROL INTERNO DE LOS PASIVOS Esta encaminado a comprobar que todos sus pasivos estn correctamente clasificados, determinados y valuados. Interesa el control de las operaciones para poder saber oportunamente si todos los compromisos contrados estn debidamente determinados y por su

correspondiente valor. A partir de dicho control se puede derivar el conocimiento del pago oportuno de los pasivos contrados. Si se ejerce control sobre las transacciones desde que se originan, y se revisan los procedimientos contables utilizados para el manejo de las operaciones que involucran pasivos de corto y largo plazo, pasivos estimados, contingentes o con el exterior, se obtendr un flujo de informacin oportuno y se tendr conocimiento de las obligaciones que inciden en la posicin financiera de la empresa. PRACTICAS CONTABLES INADECUADAS CON RELACIN A LOS PASIVOS Los pasivos provenientes de las adquisiciones, por aspectos de conveniencia suelen presentarse en cantidades diferentes, por lo general, por debajo de las cifras reales, derivada esta situacin de no registrar todas la obligaciones o acreencias, lo mismo que las causaciones o pasivos acumulados, por omisin de establecer las provisiones requeridas. Igualmente, los pasivos acumulados estarn incorrectamente presentados si no se efectan las provisiones para convenios sobre derechos y privilegios, juicios o reclamaciones, impuestos, etc. Estas situaciones a menudo llevan a crear incertidumbre sobre la razonabilidad de la presentacin de los pasivos. Tambin los pasivos pueden estar incorrectamente presentados por omisin de registrar documentos representativos de obligaciones al cierre de un ejercicio contable, como bonos por pagar o pagares, etc. Igualmente pueden llevar a presentacin incorrecta de pasivos, la existencia de acuerdos, estipulaciones o compromisos inadecuados; de esta manera se tiene, que para las obligaciones a largo plazo, pueden no estar claramente indicadas pautas o condiciones de amortizacin o pago, garantas, gravmenes, pignoraciones, compromisos de arrendamiento a largo plazo y contingencias. ESTAFAS, DESFALCOS, FRAUDES Y OTRAS IRREGULARIDADES EN LOS PASIVOS

En los pasivos, se puede incurrir en irregularidades y presentacin incorrecta, por distraccin de fondos provenientes de prstamos otorgados a la empresa, no dndoles entrada a los libros o usando indebidamente sumas destinadas a su cancelacin. LOS PASIVOS EN LA LEGISLACIN TRIBUTARIA E.T ART. 283. Requisitos para su aceptacin. Para que proceda el reconocimiento de las deudas, el contribuyente est obligado: 1. A conservar los documentos correspondientes a la cancelacin de la deuda, por el trmino sealado en el artculo 632. PAR. Los contribuyentes que no estn obligados a llevar libros de contabilidad, slo podrn solicitar los pasivos que estn debidamente respaldados por documentos de fecha cierta. En los dems casos, los pasivos deben estar respaldados por documentos idneos y con el lleno de todas las formalidades exigidas para la contabilidad. E.T ART. 632. Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la DIAN, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, debern conservar por un perodo mnimo de cinco (5) aos**, contados a partir del 1 de enero del ao siguiente al de su elaboracin, expedicin o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que debern ponerse a disposicin de la administracin de impuestos, cuando sta as lo requiera: 1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos. 2. Las informaciones y pruebas especficas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos,

costos, deducciones, descuentos, exenciones y dems beneficios tributarios, crditos activos y pasivos, retenciones y dems factores necesarios para establecer el patrimonio lquido y la renta lquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes. **2. Este trmino se entendera modificado para lo dispuesto en el artculo 46 de la Ley 962 de 2005, el cual seala que el trmino de conservacin ser por el plazo que transcurra hasta que quede en firme la declaracin de renta que se soporta en los documentos all enunciados. L. 962/2005. ART. 46. Racionalizacin de la conservacin de documentos soporte. El perodo de conservacin de informaciones y pruebas a que se refiere el artculo 632 del estatuto tributario, ser por el plazo que transcurra hasta que quede en firme la declaracin de renta que se soporta en los documentos all enunciados. La conservacin de informaciones y pruebas deber efectuarse en el domicilio principal del contribuyente. E.T Art. 767.- Fecha cierta de los documentos privados. Un documento privado, cualquiera que sea su naturaleza, tiene fecha cierta o autentica, desde cuando ha sido registrado o presentado ante un notario, juez o autoridad administrativa, siempre que lleve la constancia y fecha de tal registro o presentacin. E.T Art. 285.- Pasivos en moneda extranjera. El valor de las deudas en moneda extranjera se estima en moneda nacional, en el ltimo da del ao o periodo gravable, de acuerdo con la tasa oficial. E.T Art. 286.- Pasivos en ventas a plazo. En el sistema de ventas a plazo con pagos peridicos, se computa como pasivo, el saldo de la cuenta correspondiente al producto diferido por concepto de pagos pendientes por ventas a plazos, en la cual deben contabilizarse las utilidades brutas no recibidas al final de cada ao. NOCIN FISCAL DE PASIVO

E.T ART. 287. Deudas que constituyen patrimonio propio. Las deudas que por cualquier concepto tengan las agencias, sucursales, filiales o compaas que funcionen en el pas, para con sus casas matrices extranjeras o agencias, sucursales, o filiales de las mismas con domicilio en el exterior, se considerarn para efectos tributarios como patrimonio propio de las agencias, sucursales, filiales o compaas con negocios en Colombia. INC. 2Adicionado. L. 49/90, art. 15. Los saldos contables dbitos o crditos que tengan las sucursales de sociedades extranjeras con su casa principal o agencias o sucursales de la misma, no constituyen deuda entre las mismas, harn parte de su patrimonio y no darn lugar a costo o deduccin. PAR. Adicionado. L. 223/95, art. 112. Constituyen pasivos, para todos los efectos, los saldos pendientes de pago al final del respectivo ejercicio, que den lugar a costos o deducciones por intereses y dems costos financieros, incluida la diferencia en cambio, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 124-1 de este estatuto. E.T ART. 124-1. Adicionado. L. 49/90, art. 15. Otros pagos no deducibles. No son deducibles los intereses y dems costos o gastos financieros, incluida la diferencia en cambio, por concepto de deudas que por cualquier concepto tengan las agencias, sucursales, filiales o compaas que funcionen en el pas, para con sus casas matrices extranjeras o agencias, sucursales, o filiales de las mismas con domicilio en el exterior con excepcin de: a) Los originados por las deudas de las entidades del sector financiero vigiladas por la Superintendencia Bancaria; b) Los generados por las deudas de corto plazo provenientes de la adquisicin de materias primas y mercancas, en las cuales las casas matrices extranjeras o agencias, sucursales, o filiales de las mismas con domicilio en el exterior, operan como proveedores directos. PAR. Igualmente son deducibles para las sucursales de sociedades extranjeras los intereses y dems costos o gastos financieros, incluida

la diferencia en cambio, generados en operaciones de corto plazo para la adquisicin de materias primas y mercancas, en las cuales la principal o su casa matriz extranjera o agencias, sucursales, o filiales de las mismas con domicilio en el exterior, operan como proveedores directos. DOCTRINA. Conformacin del pasivo. El pasivo esta conformado por todas las obligaciones o deudas vigentes a 31 de diciembre del respectivo ao gravable, que afecten el patrimonio bruto del contribuyente, ya estn relacionadas con la actividad econmica o sean personales. (Concepto unificado # 1/82 DIAN) DOCTRINA. Las utilidades a favor de los socios son pasivo externo. "Aprobado el balance de fin de ejercicio, se separan del activo social las utilidades lquidas para formar o incrementar con ellas una cuenta del pasivo externo de la sociedad. Esta adquiere entonces la calidad de deudora frente a todos los socios por el importe de ese rengln del pasivo que, al ser distribuido en la misma forma como se aprueba el balance, determina en principio la cuota que corresponde a cada uno de ellos. Pero este pasivo es a favor de todos los socios hasta cuando se haga su distribucin, que es cuando se individualiza el derecho que tienen ellos y cuando, consecuentemente, la sociedad se convierte en deudora de cada uno de ellos en la cuota que le queda en esa distribucin". (PINZN, Gabino. Sociedades comerciales. Bogot, Editorial Temis). DOCTRINA. Impuestos a pagar. "El monto del impuesto a pagar que resulta de la liquidacin privada, es una deuda que debe reconocerse fiscalmente como pasivo. Al reconocerse fiscalmente como pasivo a cargo de la sociedad el impuesto liquidado en el ao gravable indirectamente lo es para sus socios por cuanto afecta el patrimonio que a ttulo de tales se distribuye". (DIN, Conc. 20, jun. 30/77). E.T ART. 343. Modificado. D.E. 1744/91, art. 10. Ajuste de los pasivos no monetarios. Los pasivos no monetarios posedos el ltimo da del ao, tales como: pasivos en moneda extranjera, en UPAC (hoy UVR) o pasivos sobre los cuales se ha pactado un reajuste del principal, deben ajustarse con base en la tasa de cambio al cierre

del ao para la moneda en la cual fueron pactados, en la cotizacin del UPAC (hoy UVR) a la misma fecha o en el porcentaje de ajuste que se haya convenido dentro del contrato de emprstito, segn el caso, registrando el ajuste como mayor valor del pasivo. Como contrapartida, se debe registrar un gasto por igual cuanta, salvo cuando deba activarse. D.R. 2075/92. ART. 12. Ajuste a los pasivos no monetarios. Los pasivos no monetarios posedos el ltimo da del ao o perodo, tales como: pasivos en moneda extranjera, en UPAC (hoy UVR) o pasivos para los cuales se ha pactado un reajuste del principal, deben ajustarse con base en la tasa de cambio al cierre del ao o perodo para la moneda en la cual fueron pactados, en la cotizacin del UPAC (hoy UVR) a la misma fecha o en el porcentaje de reajuste que se haya convenido dentro del contrato, segn el caso, registrando el ajuste como mayor o menor valor del *(en la cuenta de correccin monetaria fiscal)*, por igual cuanta, salvo cuando deba activarse. *NOTA: El ajuste a los pasivos no monetarios a partir de la Ley 174 de 1994, se debe contabilizar como un gasto o un ingreso financiero segn corresponda, a menos que tales conceptos se activen. D.R. 326/95. ART. 9Unificacin de los ndices de ajustes. De acuerdo con el artculo 6 de la Ley 174 de 1994, en la determinacin del impuesto sobre la renta se utilizarn, a partir del ao gravable de 1995, los mismos ndices y las mismas clasificaciones de los ajustes por inflacin registrados en la contabilidad para los correspondientes rubros. En consecuencia, para el clculo de los ajustes fiscales por inflacin se deben tener en cuenta las siguientes reglas, adems de las consagradas en otras disposiciones vigentes: g) El valor de los pasivos no monetarios posedos el ltimo da del perodo gravable, se debe ajustar con base en la tasa de cambio en pesos para la respectiva moneda, el valor de la UPAC (hoy UVR) o el reajuste convenido, determinados, en esa fecha, reconociendo un gasto o un ingreso financiero, segn corresponda, salvo cuando tales conceptos deban activarse.

E.T ART. 770. Prueba de pasivos. Los contribuyentes que no estn obligados a llevar libros de contabilidad, slo podrn solicitar pasivos que estn debidamente respaldados por documentos de fecha cierta. En los dems casos, los pasivos deben estar respaldados por documentos idneos y con el lleno de todas las formalidades exigidas para la contabilidad. E.T. ART. 771. Prueba supletoria de los pasivos. El incumplimiento de lo dispuesto en el artculo anterior, acarrear el desconocimiento de los pasivos, a menos que se pruebe que las cantidades respectivas y sus rendimientos, fueron oportunamente declarados por el beneficiario. E.T ART. 787. Las de los pagos y pasivos negados por los beneficiarios. Cuando el contribuyente ha solicitado en su declaracin de renta y complementarios la aceptacin de costos, deducciones, exenciones especiales o pasivos, cumpliendo todos los requisitos legales, si el tercero beneficiado con los pagos o acreencias respectivos niega el hecho, el contribuyente est obligado a informar sobre todas las circunstancias de modo, tiempo y lugar referentes al mismo, a fin de que las oficinas de impuestos prosigan la investigacin.