Procedimientos Coile S.A.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
COMERCIALIZADORAS COILE S.A. Y GODOY RUIZ S.A.

2013
PROCEDIMIENTOS COMERCIALIZADORAS COILE S.A. & GODOY RUIZ S.A.

N ro. Revisin:
Proceso: Todos Vigente desde:

26 octubre 2012
001
Sustituye a: Ninguno
Razn de la Revisin: ---------
CAJA RECAUDACION
Recepcin de Cobros: La recepcin de dinero en Caja Recaudacin, se da por: Dinero proveniente de guas, por entregas diarias de contado. Dinero proveniente de cobros realizados por recaudacin de crditos. Cheques por pagos ya sea de entregas diarias o crditos. Otros ingresos. En todos los cobros de crditos, sean abonos o cancelaciones totales, tanto en cheque como efectivo, la Cajera debe receptar conjuntamente a la factura el respectivo Recibo de Cobro verificando su secuencia y se encuentre debidamente firmado por el cliente. El ingreso de dinero por cobros (o por cualquier otro concepto) se lo hace directamente al Sistema Contable. Se imprime la respectiva Liquidacin de Cobros por cada entregador o cobrador, documento que ser firmado por quien recepta y por quien entrega la recaudacin el dinero, quedndose con una copia cada una de las partes. Todo el dinero efectivo o cheques receptados deben ser guardados temporalmente en caja fuerte y ser depositados inmediatamente a las cuentas de la empresa. Recepcin de cobros en efectivo:
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: J. CONTROL INTERNO CARGO: GERENTE CARGO: GERENTE FECHA: 26/octubre/2012 FECHA: 26/octubre/2012 FECHA: 26/octubre/2012
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26 octubre 2012
001
El ingreso de dinero por cobros de entregas diarias de facturas al contado o crditos que fueran recaudados por los entregadores se lo hace directamente al Sistema Contable. En la recepcin se verificara que el entregador o cobrador haya realizado el depsito total o por el mayor porcentaje posible del dinero recaudado en el da. Y de no ser as se informara a superiores para establecer los correctivos o sanciones necesarias. Se imprime la respectiva Liquidacin de Cobros Efectivo por cada entregador o cobrador, documento que ser firmado por quien recepta y por quien entrega el dinero, quedndose con una copia cada una de las partes. Recepcin de cobros en cheque: El ingreso de cobros con cheques se lo hace directamente al Sistema Contable, se imprime la Liquidacin de Cobros Cheque y se recepta de parte del entregador o cobrado el o los documentos (cheques), se cuadra el cobro y se suscribe dicho documento por parte de Cajera y Cobrador. Estos cheques deben ser revisados, observando que estn bien girados, que estn a nombre de la empresa y se encuentren cruzados, e inmediatamente sern sellados como, para depsito nico a la cuenta de la empresa. Cuadres de Caja Recaudacin: Cuadre diario contra Recaudacin de Crditos Se lo realiza cruzando los valores ingresados contra los documentos de crditos que salieron para cobros, tomando en consideracin: a. Documentos que salieron a cobro vs valor cobrado
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26 octubre 2012
001
b. Que todos los cobros realizados tengan su respectivo Recibo de Cobro debidamente firmados por el cliente. c. Verificar que el nmero de facturas entregadas para cobro, correspondan a las devueltas al final del da o jornada, sean cobradas o no cobradas. d. De existir diferencias deber ser cobradas inmediatamente al recaudador. Cuadre diario contra Entregas Se lo realizara cruzando los valores ingresados contra la facturacin total del da, tomando en consideracin: a. Nmero de facturas de contado vs. valor cobrado. b. Facturas de contado dejadas a crdito bajo responsabilidad del entregador y con la respectiva revisin y autorizacin del Supervisor. c. Nmero de facturas a crdito que ingresan a cartera. d. Verificar que el nmero de facturas emitidas, corresponda a las devueltas al final del da: contado y crdito. e. De existir diferencias deber ser cobradas inmediatamente al recaudador. La Cajera deber informar a Administrador/a y Supervisor de Agencia el detalle de las facturas de contado que el entregador a dejado a crdito, los mismos que debern ser verificado inmediatamente por el Supervisor de Agencia. Cuadre diario de Caja Recaudacin
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26 octubre 2012
001
Se contabiliza todo el dinero receptado en el transcurso del da cuyo valor debe ser igual al efectivo presentado en el documento Cuadre de Caja que se genera en el Sistema Contable. Este mismo valor deber ser depositado como mximo en un plazo de 24 horas. Todas las diferencias presentadas en los cuadres se cobraran
inmediatamente a su responsable, y ante la reincidencia de estas diferencias se aplicara el Reglamento Interno de trabajo. Est prohibida la utilizacin del dinero de Caja Recaudacin para realizar pagos de gastos. Depsitos El depsito debe realizarse a diario, tanto el efectivo como los cheques, en plazo mximo de 24 horas desde su recepcin en Caja Recaudacin. Se lo realizara exclusivamente a cuentas de la empresa. La custodia de los valores a depositarse y la realizacin del depsito diario es responsabilidad de Administrador/a o Cajero Administrador/a. De incumplir esta actividad en el plazo establecido y no justificar el hecho ser sancionado con el 10% de sus ingresos. La papeleta de depsito se registrara en el Sistema Contable para bajar el efectivo de Caja, y se archivaran junto al comprobante de depsito que genera el Sistema Contable, una copia de la papeleta deposito debe ser enviado al Contador conjuntamente con el Cuadre de Caja respectivo que certifique que la Caja ha sido cuadrada.
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26 octubre 2012
001
Pagos por Transferencia Pagos por transferencia de clientes, luego de la notificacin del cliente de realizada la transferencia el Administrador/a o Cajero Administrador/a verificara que dicho depsito este efectivizado y proceder a dar baja la factura correspondiente.
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26 octubre 2012
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CAJA CHICA
1. El monto del fondo de Caja Chica, debe ser establecido de acuerdo a la necesidad de la Agencia solicitado por Contabilidad y aprobado por Gerencia. 2. El cheque de apertura del fondo ser girado a nombre del responsable (custodio). 3. El fondo de Caja Chica se crea nica y exclusivamente para gastos menores a U.S.$ 40.00, la suma de los gastos no sobrepasarn el monto del fondo. 4. Para que se efecte el pago de un comprobante de Caja Chica (factura, nota de venta, etc.) y pueda ser cancelada debe reunir los siguientes requisitos: Debe cumplir todos los requisitos pre impreso y de llenado exigido por el SRI. Aprobado por el Administrador/a o Cajero Administrador/a en cumplimiento de Polticas y disposiciones administrativas. Con dinero de este fondo se pagar hasta U.S.$ 40.00, para gastos mayores a este monto se deber elaborar un cheque. 5. El fondo de Caja Chica ser reembolsado o hecha la reposicin cuando los pagos efectuados sumen hasta el 70% del monto total, garantizando as que siempre el fondo de Caja Chica tendr dinero disponible.
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26 octubre 2012
001
6. No deben cancelar comprobantes de ventas (factura, nota de venta) que no renan los requisitos indicados en el reglamento de facturacin vigente estipulado por el SRI. Tomando en cuenta principalmente lo siguiente: Requisitos Pre impresos. Nombre o razn social del establecimiento (Nombre de la compaa) RUC Numeracin Pre impresa Fecha de elaboracin Fecha de caducidad Deben contener original y copia Pie de imprenta y nmero de autorizacin del SRI Requisitos de llenado. Fecha de la adquisicin Nombre del beneficiario Direccin y telfono Firmas (entregado por y recibido por) 7. En caso de existir faltantes al momento del arqueo de Caja Chica stos sern cobrados inmediatamente al responsable. 8. No se debe disponer del fondo de Caja Chica para: Dar prstamos y/o anticipos de sueldos a los colaboradores y funcionarios. Cambios de cheques a colaboradores, clientes o proveedores.
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26 octubre 2012
001
9. El fondo de Caja Chica que contiene, Comprobantes pagados y dinero en efectivo, se debe guardar en caja de seguridad. 10. El fondo de Caja Chica en su totalidad, debe estar en dinero efectivo,
Comprobantes Definitivos y Comprobantes Provisionales, disponibles para arqueos, sin previo aviso por parte de Administrador/a o Cajera Administrador/a, Contabilidad, Control Interno y Auditoria. 11. Los documentos que regirn el manejo del Fondo de Caja Chica, son: Comprobante de Caja Chica Provisional Comprobante de Caja Chica Definitivo Reposicin de Caja Chica. Comprobante de Caja Chica Provisional Se utiliza como respaldo de anticipo, para hacer compras y se proceder de la siguiente manera: a. Solicitar el anticipo por medio de un Comprobante de Caja Chica Provisional pre numerado. b. Una vez hechas las compras, debern presentar las facturas de compras al custodio del fondo de Caja Chica para que cancele el Comprobante de Caja Chica Provisional, reintegrando el dinero sobrante. c. El tiempo de validez de un Comprobante Provisional es de una jornada laboral. d. El Comprobante de Caja Chica Provisional ser sellado como no valido y se proceder a preparar el Comprobante de Caja Chica
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26 octubre 2012
001
Definitivo, que debe estar firmado por el responsable de las compras y aprobado por el Administrador o Supervisor de Agencia. e. El Comprobante de Caja Chica Provisional, exige en su parte inferior dos firmas de responsabilidad: Aprobado: Por el Administrador/a o Cajero Administrador/a de Agencia. Recib Conforme: Con la firma de quien recibe el dinero. Comprobante de Caja Chica Definitivo a. El Comprobante de Caja Chica Definitivo pre numerado, exige en su parte inferior tres firmas de responsabilidad: Codificado: Quien lo realiza, Custodio. Revisado y Aprobado: Administrador/a o Cajero
Administrador/a Recib Conforme: Firma del quien recibe el dinero o quien presenta el gasto. b. No se admitir Comprobantes de Caja Chica con borrones ni tachaduras, en caso de equivocacin el mismo debe ser anulado y archivado el original con su copia. Reposicin de Caja Chica a. Para la reposicin del fondo de Caja Chica se debe utilizar la Hoja de Reposicin del Caja Chica, el original para la reposicin y una copia para el archivo del custodio. b. La reposicin debe ser pre numerada, y exige en la parte inferior tres firmas de responsabilidad:
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26 octubre 2012
001
Elaborado por: Custodio del fondo. Revisado por: Administrador/a o Cajero Administrador/a. Aprobado por: Administrador/a o Supervisor de Agencia (Supervisor Regional). c. La Reposicin del Fondo de Caja Chica contendr adjunto los Comprobantes Definitivos pagados. d. El Administrador/a o Cajero Administrador/a autorizar la emisin del cheque, elaborndolo de acuerdo al Plan de Cuentas para la codificacin del gasto. e. Esta informacin debe ser enviada al cierre de mes al respectivo Contador.
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26 octubre 2012
001
FACTURACION
Todas las ventas sea crdito o contado y sin importar el monto de la misma, se debern facturar a nombre de cada cliente, citando claramente en la factura todos y cada uno de los requisitos que solicita el reglamento de Facturacin. Los Procedimientos principales de facturacin son: Facturacin Pre venta El vendedor entrega a facturacin las notas de pedido de clientes en la cual deber estar indicado si es venta de contado, crdito, y el plazo establecido, verificando que exista la firma del vendedor y el autorizado por parte del responsable (Supervisor/a o Administrador/a) en el caso de ser crditos. El vendedor entrega a facturacin los pedidos de clientes, en el cual, en caso de cambios de informacin se registrara si es venta de contado, crdito, y el plazo establecido, verificando que exista la respectiva autorizacin por parte del responsable (Supervisor/a o Administrador/a) en el caso de ser crditos. Luego de la facturacin, se generaran las respectivas Guas de Remisin (segn rutas de entrega) para su despacho de Bodega y la movilizacin de la mercadera fuera de la empresa. En el caso de clientes nuevos o clientes cuyos datos hubiesen cambiado, el vendedor est en la obligacin de indicar toda esta informacin en la nota de pedido, para su respectiva actualizacin en el Sistema Contable por parte de facturacin.
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26 octubre 2012
001
No se facturara pedidos de clientes nuevos, cuyos datos en su totalidad no se indiquen en la respectiva nota de pedido. Luego de elaborada la factura se debern entregar la original (Cliente) y la copia de Cobranza a bodega juntamente con la respectiva Gua de Remisin, para su despacho. Las copias de SRI se ordenaran y archivaran, las copias Contabilidad se ordenaras y enviaran a Departamento de Contabilidad. Facturacin Auto venta Basndose en el pedido de mercadera del auto vendedor, el facturador realiza la transferencia de Bodega principal a la bodega que representa la auto venta, con el total de este inventario en la bodega de auto venta se genera la respectiva Gua de Remisin, necesaria para la salida de mercadera de Bodega principal y la movilizacin fuera de la empresa. El facturador/a recibe las facturas de Auto venta, elaboradas a mano y las registra en el Sistema Contable, considerando que no existan diferencias entre el ingreso y las facturas fsicas, indicando si es venta de contado, crdito, y el plazo establecido. Se verificar que en la factura fsica, exista la firma del vendedor, cliente, y con el sello de CREDITO en caso de serlo, as como el visto bueno del Supervisor o Administrador/a en crditos nuevos. Con clientes nuevos o clientes cuyos datos hubiesen cambiado, el vendedor est en la obligacin de indicar toda esta informacin en la factura para su respectiva actualizacin en el Sistema Contable.
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26 octubre 2012
001
Igualmente dado que la factura original ya fue dejada al cliente, se exigir del Auto vendedor las tres copias restantes, la una que servir para cobranza en el caso de ser crdito, las copias de SRI se ordenaran y archivaran, las copias Contabilidad se ordenaran y enviaran a Contabilidad. Notas de crdito Se aplica cuando por parte del cliente se realizan devoluciones de producto por cualquier causa, y no se haya acordado cambiarlo por producto similar. Este producto ingresara primero a Bodega, el Bodeguero firmara el recibido en el documento respectivo (Formato de Devoluciones o Ingreso a Bodega) y lo pasara a facturacin para que se realice la Nota de Crdito correspondiente. Formato Devoluciones, documento que recoge datos precisos del
producto que devuelven los clientes y cuyo destino final ser ILE C.A. se compone de original y tres copias, el original se enviara a ILE C.A., las copias se repartirn en el proceso a cliente, bodeguero y archivo. Ingreso a Bodega, documento que registra el o los productos que regresa a bodega por devolucin pero estn en excelente estado y sern parte del inventario para la venta, se compone de original y una copia, el original se entregara a facturacin y la copia quedara como respaldo en bodega. Antes de realizar una Nota de Crdito el Facturador debe revisar en el caso que aplique, el tipo de negociacin que se realizo con el cliente y la firma del Supervisor y/o Administrador/a o Cajero Administrador/a.
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26 octubre 2012
001
Antes de realizar una Nota de Crdito el Facturador debe revisar a que bodega va a afectar dicho documento, sea bodega Principal o bodegas de Auto ventas. La Nota de Crdito debe realizarse en un plazo no mayor a 24 horas desde el ingreso de la devolucin a bodega, esto garantizar que se realicen a tiempo las notas de crdito y las facturas respectivas que respalden una devolucin o un cambio. De no cumplirse con el plazo establecido para este proceso se sancionara segn el Reglamento Interno a Bodeguero, Facturador y Administrador/a o Cajero Administrador/a. Facturas y Notas de Crdito Proveedor Facturacin recibe los documentos de compra del proveedor una vez recibido el producto en Bodega y con la firma de conformidad del Bodeguero y Chofer del vehculo de entrega, se ingresa al Sistema Contable. La informacin ingresada debe ser revisada por el Bodeguero y de existir inconformidad se comunicara al Administrador/a o Cajero Administrador/a y Facturador/a, para tomar los correctivos necesarios. De existir alguna diferencia entre facturas y las cantidades que fsicamente se recibieron en bodega, el Administrador/a o Cajero Administrador/a exigir inmediatamente a los proveedores, emitan los documentos respectivos.
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26 octubre 2012
001
El Facturador/a de Agencia dispone de un plazo mximo de 24 12 horas para ingresar estos documentos al Sistema Contable, de incumplir se lo sancionara segn el Reglamento Interno. Notas de Crdito Proveedor Facturacin registrara en Sistema Contable la transferencia de productos que se enviara a ILE C.A., desde bodega Principal a la bodega que ha sido asignada para las Devoluciones. Basado en el Inventario de Devoluciones respectivamente firmado por Administrador/a o Cajero Administrador/a conjuntamente con el Bodeguero Cuando el documento Nota de Crdito emitido por ILE C.A., llega la agencia el Facturador/a lo registrara en Sistema Contable afectando a la bodega que corresponda y en un plazo no mayor a 12 horas. Si la Nota de crdito es por devolucin de producto en mal estado, esta afectara a bodega Devoluciones, por prstamos entre agencias u otras causas afectaran a bodega Principal. Prestamos de producto entre Agencias Cuando el prstamo se realiza entre agencias del mismo grupo, en el Sistema Contable se genera el documento llamado Agencias. Cuando el prstamo se realiza entre agencias del mismo grupo, se notificara a Facturacin en ILE C.A., para que se elaboren inmediatamente la respectiva Factura a quien recibe y Nota de Crdito a quien entrega producto.
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Transferencias

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26 octubre 2012
001
Si el prstamo se da entre agencias de diferente empresa se facturara al costo, el valor quedara en cartera como cuenta por cobrar, hasta que la agencia que recibe el producto cancele. El Administrador/a o Cajero/a Administrador/a debe tomar en cuenta que la recaudacin de estas transferencias no deber ser parte del clculo para el pago de comisiones a final del mes. En cualquiera de los casos el traslado de estos productos estar respaldado siempre por Gua de Remisin. Transferencias entre Bodegas Se lo realiza desde la Bodega principal a las Bodegas secundarias (Auto ventas, Almacn, Devoluciones) o viceversa por la mercadera que retorna de las mismas. Para cada transferencia de Bodega principal hacia las Bodegas secundarias, se debe generar una Gua de Remisin, documento nico que faculta al Bodeguero despachar la mercadera y garantiza la libre movilizacin del producto fuera de la empresa. Anulacin de Facturas y Notas de Crdito La anulacin de Facturas lo realiza nicamente el Administrador/a o Cajero Administrador/a de las agencias, quedando siempre un reporte de documentos anulados en el Sistema. La anulacin de Notas de Crdito lo realiza nicamente el Contador/a.
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26 octubre 2012
001
La anulacin de Facturas y Notas de Crdito la realizar el Facturador, pero estos sern revisados por Administrador/a o Cajero Administrador/a. Deber cerciorarse de que los documentos a anular (facturas y notas de crdito) deben presentar las cuatro copias, sellados como nulos y la firma del Bodeguero que garantiza el movimiento del producto en bodega. Los documentos en blanco (facturas y notas de crdito), que no hayan sido utilizados en el respectivo mes, se deben sellar como nulos y mutilar haciendo un corte en la parte superior izquierda del documento que imposibilite su uso posterior. Ajuste Inventario El Facturador/a lo realizara por los sobrantes de mercadera que resultasen del cuadre de inventario de Bodegas, luego de que se hayan realizado los cruces aceptables entre productos similares y de que se hayan agotado todas las revisiones posibles que justifiquen dicho sobrante. El Facturador/a con autorizacin de Administrador/a o Cajero/a Administrador realizara un Ajuste Inventario (temporal) para poder facturar producto cuando existen prestamos entre agencias y hasta que los documentos respectivos sean emitidos desde facturacin del proveedor. El Ajuste ser revertido cuando se haga el ingreso de estos documentos. Informacin El Facturador/a generara la informacin que sea necesaria para la elaboracin de informes que se necesite para anlisis de ventas.
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26 octubre 2012
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BODEGA
Elaboracin de pedido. El pedido se lo hace de forma quincenal, semanal, o segn como corresponda la frecuencia por cada agencia, se utiliza para esto la herramienta del Sistema Pedido Optimo que realiza un proceso de promediar las ventas segn el rango que el usuario establece, lo compara contra el inventario valorado al momento y genera un pedido tentativo. El Supervisor, Administrador/a o Cajero/a Administrador/a conjuntamente con el Bodeguero revisaran el pedido tentativo y realizaran ajustes de ser necesarios segn las exigencias del mercado y pasaran el pedido definitivo al proveedor. Es responsabilidad del Supervisor, Administrador/a o Cajero/a
Administrador/a y Bodeguero los sobre stock o desabastecimiento de producto en la agencia por mala elaboracin o falta de revisin al Pedido, de presentarse estos inconvenientes sern sancionados segn el Reglamento Interno. Recepcin de mercadera. El vehculo que transporte el producto debe llegar con todos los documentos de respaldo para el traslado de la mercadera y tendr sellos de seguridad en sus puertas. El Bodeguero recibir la mercadera revisando que lo fsicamente recibido sea igual a las cantidades descritas en la factura del proveedor, cualquier diferencia existente debe ser revisada, confirmada, documentada y firmada
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26 octubre 2012
001
inmediatamente por Bodeguero y Chofer del Vehculo, comunicada al Administrador/a o Cajero/a Administrador/a, quien notificara inmediatamente al Proveedor. El Bodeguero debe ordenar la bodega de manera que la mercadera antigua sea la primera en salir y luego la mercadera nueva. Despacho de Mercadera El bodeguero despachara producto para entregas o auto venta, nica y exclusivamente con la Gua de Remisin o con Factura, segn sea el caso, son los nicos documentos autorizados para que la mercadera salga de bodega. Debe tener en cuenta que cuando se despache producto con Factura esta no este contenida dentro de una Gua de Remisin. Colaboradores en general que arbitrariamente dispongan la salida de producto sin autorizacin ni documentos respectivos, el valor del producto retirado les ser cobrado en su totalidad al pecio de venta al pblico, y se le aplicara una sancin del 10% de sus ingreso, en caso de reincidencia se aplicara el Reglamento Interno de Trabajo. En el despacho de mercadera participaran el personal de bodega quienes entregan la mercadera, y entregadores y/o auto vendedores que son quienes receptan la mercadera, luego ambas partes suscribirn la respectiva gua de remisin, quedndose una copia con el bodeguero y la otra servir para la movilizacin de producto por parte de entregadores y/o auto vendedores.
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26 octubre 2012
001
El Administrador/a o Cajero/a Administrador/a esta en la obligacin de sorpresivamente y de manera frecuente participar del despacho de mercadera como medida de control. El Sistema Contable controla que las facturas no se repitan en diferentes Guas de Remisin, control que ser vigilado por el Bodeguero y/o Administrador/a o Cajero/a Administrador/a. Inventario de Producto El Bodeguero est en la obligacin de mantener su bodega ordenada y limpia que garantice un fcil cuadre diario de los inventarios, se verificara cuando sea visitado por las diferentes unidades de control (Contabilidad, Auditoria, Control Interno). Administrador/a o Cajero Administrador/a y Bodeguero, obligatoriamente realizaran la constatacin fsica y cuadre del inventario dos veces al mes de forma quincenal, remitiendo la informacin que respalde esta verificacin a Contabilidad segn el cronograma de envo de informacin establecido, y semanalmente se verificaran los tems de mayor rotacin. Diferencias de Inventario Todas las diferencias entre inventarios fsicamente tomados y los registros de Inventario Valorado del Sistema Contable, habrn de verificarse a fondo y los cruces de productos deben ser justificados adecuadamente. De persistir diferencias sin justificacin, deben emitir Factura a nombre del Bodeguero (por el faltante de producto), y realizar el Ingreso Ajuste
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26 octubre 2012
001
Inventario Fsico (por el sobrante de producto), adems enviar a Contabilidad los soportes respectivos. De persistir diferencias sin justificacin, deben emitir Factura a nombre del Bodeguero (por el faltante de producto) y Nota de Crdito aplicable a dichas facturas (por el producto sobrante), de existir sobrante an se realizara un Ajuste Inventario (positivo), adems enviar a Contabilidad los soportes respectivos. Se realizaran Facturas y Notas de Crdito diferenciadas de los productos por Proveedor. Los descuentos por diferencias de inventario a los responsables se lo realizara en el mismo mes de forma impostergable. De existir grandes diferencias injustificadas y/o frecuentes se aplicara el Reglamento Interno de Trabajo. Devoluciones El inventario del producto para devoluciones lo realizar el Administrador/a o Cajero Administrador/a conjuntamente con el Bodeguero. El Vendedor, Entregador, Mercaderista, Supervisor, Impulsadora, etc., que realiza el retiro del producto del cliente, debe obligatoriamente en el punto de venta llenar el registro Retiro de Devoluciones. La persona que retira el producto devuelto por cada cliente lo pondr en una funda plstica, en caso de ser un producto con envase quebrado, que contenga polillas o que fugue lquido deber colocarse en funda independiente totalmente sellada, luego entregar en forma completa al
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N ro. Revisin:

26 octubre 2012
001
bodeguero de agencia junto con la Hoja de Retiro, el mismo que deber confirmar obligatoriamente su contenido y firmar. Es de suma importancia que el producto sea enviado al proveedor, en las mismas condiciones como se recibi desde el cliente, adecuadamente embalado. El bodeguero entregar en forma inmediata (en el mismo da) la copia de la hoja Retiro de Devoluciones, para realizar las acciones pertinentes: - Si se va a hacer Nota de Crdito: Al responsable de la parte Administrativa para que ponga la respectiva autorizacin previa consulta al Supervisor de Ventas y entregue a facturacin para que realice el documento. - Si se va a realizar sustitucin del producto con defecto por uno en buen estado: Al Supervisor de Ventas para que autorice el cambio y las condiciones de la negociacin (%, etc.). En las Agencias que no exista Supervisor de Ventas, har esta funcin la persona que est al frente de la misma. - Envo de la hoja original con el producto a Control de Calidad de proveedor correspondiente. El inventario del producto para devoluciones a ILE C.A., lo realizar el Administrador/a o Cajero Administrador/a conjuntamente con el Bodeguero, este inventario se firmara y entregara a Facturacin para continuar con el proceso.
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N ro. Revisin:

26 octubre 2012
001
El bodeguero de la Agencia enviar en el camin de abastecimiento del proveedor el producto de devoluciones, adjuntando a la respectiva Gua de Remisin el original de la hoja de retiro. Estas devoluciones deben ser bien embaladas y aisladas totalmente de la Materia prima o Material de empaque, y as evitar la contaminacin por causa de las devoluciones al momento de ser transportadas hacia el proveedor.
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26 octubre 2012
001
VENTAS Y SUPERVISION DE VENTAS SUPERVISOR DE VENTAS

Es responsable directo del crecimiento sustentado de las ventas de la agencia, y que cada uno de los diferentes procesos de ventas sean cumplidos por las personas a cargo. Adems de la labor principal de liderar el equipo de trabajo en el rea de ventas de la Comercializadora brindar apoyo, (liderazgo datos e que ser asumido a: por Administrador/a Cajero/a Administrador/a en agencias que no tengan Supervisor). Debe informacin Gerencia, Coordinador Nacional de Ventas, Supervisores Regionales, Administrador/a o Cajero/a Administrador/a, Contabilidad, Auditoria, Control Interno, etc. Apoyndose en RRHH es responsable de la contratacin del personal necesario y su respectiva capacitacin para cubrir las diferentes reas de ventas. Debe revisar y responder por resultados de Cumplimientos de presupuestos de ventas y cobros, Rotacin de Producto, Inventarios ptimos, Estados Financieros, etc. Es responsable de verificar que la informacin de la base de datos de clientes sea veraz, actualizar y optimizar los ruteros. Toda actividad que realice en el mercado, ser sustentada o documentada con los respectivos formatos que existen para visita clientes, auditorias de mercados, etc.
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26 octubre 2012
001
Seguridad y Cuidado De las oficinas, mercadera en bodegas, y mercadera en vehculos, de los vehculos, y artculos publicitarios, tomar medidas precautelatorias que sern observadas, sugeridas e implantadas a tiempo oportuno. Crdito Para que el vendedor pueda otorgar un crdito a un cliente que lo haya solicitado por primera vez, este ltimo debe llenar una solicitud de crdito, los datos y antecedentes deben ser revisados por Supervisor de Ventas y Administrador/a o Cajero Administrador/a ; quienes autorizaran o negaran el crdito. Para otorgarle un nuevo crdito a un cliente, el vendedor verificara que no tenga facturas vencidas pendientes de pago, esto ser respaldado con la firma de autorizacin de Supervisor de Ventas o Administrador/a o Cajero Administrador/a. Al momento de otorgar un crdito se deber tomar en cuenta lo siguiente: Frecuencia de visita Tipo de cliente Montos de compra Formas de pago Historial de pagos Cobranza El Administrador/a, Cajero Administrador/a o su delegado entregara los documentos de cobro (facturas) segn el formulario preestablecido que
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26 octubre 2012
001
incluye los siguientes datos: Cliente, Numero de Factura, Valor, Fecha vencimiento y la firma de recib conforme de tales documentos por parte de quien haga de cobrador, este formulario debe ser cumplido por todo el personal indistintamente del cargo que ostente. Al retorno de la persona que realizo el cobro, el Administrador o su delegado, exigir la entrega de todos los documentos de cobro que no hayan sido efectivizados y la liquidacin del pago de los documentos cobrados con sus respectivos recibos de cobro verificando la firma del cliente. En caso de perderse un documento ser de absoluta y total responsabilidad de quien lo tuviese a cargo y de no recuperarse su valor por otra va, dicho valor le ser endosado. Los crditos que hayan sido cancelados con cheques y estos sean devueltos por diferentes causas, el seguimiento del cobro de los valores que representen los mismos es responsabilidad de Supervisor de Ventas y Administrador/a o Cajero Administrador/a. Cobranza Clientes Morosos Cliente moroso es producto en la mayora de los casos de una mala evaluacin en el otorgamiento del crdito y/o la mala gestin de cobranza. Se considera moroso cuando transcurrido el tiempo de plazo del crdito y luego que el recaudador ha realizado algunas visitas no se ha logrado recuperar los valores adeudados. Presentada la morosidad sta debe tratarse caso por caso, tratando de que la incertidumbre de incobrabilidad desaparezca lo ms pronto posible.
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26 octubre 2012
001
El Administrador/a, Cajero Administrador/a, Supervisor de Ventas, est en la obligacin de informar sobre esta situacin y sobre los trmites efectuados a Supervisores Regionales y Control Interno. Ante el eminente peligro de incobrabilidad se debe iniciar la gestin de cobro mediante, llamados telefnicos, visitas frecuentes por parte del Supervisor y comunicaciones (requiriendo el pago inmediato) El Supervisor o Administrador/a, Cajero Administrador/a deber realizar totas las acciones consecuentes a la recuperacin de los bienes de la empresa, esto puede ser: Retiro de mercadera (productos nuestros) y / o a falta de esta, otros productos que cubran el valor. Ejecutar el cobro por accin legal, sta ltima por ser casos ocasionales que se presentan estn sujetos a la autorizacin de Gerencia General, a la cual se debe entregar una relacin Costo / Beneficio del cobro. En caso de ser imposible su cobro, debe mantenerse en cuentas por cobrar y darle el tratamiento segn lo dispone el SRI. Lo expresado anteriormente es un proceso de absoluta responsabilidad del Supervisor y Administrativo de la Agencia, por tanto su inobservancia dar lugar a la determinacin de responsabilidades econmicas y en forma inmediata se proceder a descontar de su remuneracin mensual.
VENTAS
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26 octubre 2012
001
Los vendedores y otras personas que apoyen la labor de ventas estn en la obligacin de prestar el mejor servicio y atencin a nuestros clientes acorde a los valores de la empresa, ofreciendo toda la gama de productos y sus formatos. En La actualidad se ejecuta la atencin al cliente de la siguiente forma: Pre venta, Auto venta y venta por Internet. Proceso de Pre venta Preventa es la visita diaria que realizan los vendedores a nuestros clientes para receptar sus necesidades de producto y ser entregados al siguiente da. El pre vendedor tomara el pedido del cliente en la Hoja de Pedidos indicando el cdigo del cliente y su nombre, el o los producto que solicita, indicara tambin si es crdito, los das de crdito y el descuento en caso de existir. El pre vendedor verificara que se ha registrado todos los datos del cliente, si es crdito, das de crdito y el descuento en caso de existir. Si es cliente nuevo se registraran todos los datos necesarios requeridos por el SRI. El pre vendedor para realizar la venta se apoyara en catlogos, recetarios, muestras de producto, etc., segn lo disponga el Supervisor de Ventas de acuerdo al sector, zona o tipo de clientes que se atienda. Las herramientas necesarias del pre vendedor son: Rutero, Hoja de Pedido o Dispositivo Mvil, Recibos de Cobros, Hoja Formato de Devoluciones, Calculadora y Esferogrfico.
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001
Recaudacin. El pre vendedor tambin realizara la recaudacin de los crditos que haya otorgado, para lo cual debe indicar a la persona encargada (Administrador/a o Cajero/a Administrador/a) cuales son las facturas de crdito que llevara segn la ruta o zona a visitar y firmar como responsable por la salida de estos documentos. Por toda cancelacin total o abonos a crdito sea en efectivo o en cheque se debe elaborar el respectivo recibo de cobro suscrito por ambas partes, dejando el original al cliente y la copia se adjuntara a la factura para luego reportar el cobro a Caja Recaudacin. La inobservancia de esta disposicin ser sancionada con el 10 % de la remuneracin total mensual. El pre vendedor depositara a diario el dinero efectivo recaudado en las cuentas de la empresa, y reportara a Caja Recaudacin el comprobante de depsito, los cheques que reciban debern estar a nombre de la empresa y cruzados. Caja Recaudacin liquidara inmediatamente al Sistema Contable los cobros de cada pre vendedor y se generara la respectiva liquidacin de cobro sea efectivo o cheque, que ser firmado por Cajero/a y Pre vendedor/a, quien deber exigir su copia para respaldo. Las dems facturas que salieron al cobro por parte del pre vendedor y que no presenten cancelacin o abonos, deber ser entregadas, registradas y cuadradas por parte de la persona encargada. Liberando de esta manera al pre vendedor de su responsabilidad sobre las mismas.
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26 octubre 2012
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Proceso de Auto - Venta Auto venta es la visita que realizan los vendedores a nuestros clientes en la cual se factura y entrega el producto directamente. El auto vendedor tomara el pedido del cliente y lo facturara directamente, en Facturas con serie y formato propio para auto venta, cumpliendo con todos los requisitos de llenado exigidos por el SRI. Se listaran el o los productos que el cliente solicita, indicara tambin si es crdito, los das de crdito y el descuento en caso de existir. Si es cliente nuevo se indicara a facturacin esta novedad para su actualizacin y revisin de datos. Se despachara el producto desde la bodega de auto venta (camin), cliente y vendedor firmaran la factura en acuerdo, se dejara el original al cliente y las copias sern reportadas a la agencia para el archivo que corresponda. El auto vendedor aparte de tener el producto a disposicin podr contar con catlogos, recetarios, etc., como apoyo a su venta segn lo disponga el Supervisor de Ventas de acuerdo al sector, zona o tipo de clientes que se atienda. Las herramientas necesarias del auto vendedor son: Vehculo, Producto, Rutero, Dispositivos Mviles, Facturas de auto venta, Gua de Remisin, Recibos de Cobros, Hoja Formato de Devoluciones, Calculadora y Esferogrfico. El auto vendedor tambin realizara la recaudacin de los crditos que haya otorgado, para lo cual debe indicar a la persona encargada (Administrador/a
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o Cajero/a Administrador/a) cuales son las facturas de crdito que llevara segn la ruta o zona a visitar y firmar como responsable por la salida de estos documentos. Por toda cancelacin total o abonos a crdito sea en efectivo o en cheque se debe elaborar el respectivo recibo de cobro suscrito por ambas partes, dejando el original al cliente y la copia se adjuntara a la factura para luego reportar el cobro a Caja Recaudacin. La inobservancia de esta disposicin ser sancionada con el 10 % de la remuneracin total mensual. Todas las ventas a crdito que realice el Auto vendedor sern marcadas las facturas con el sello de CREDITO, y registraran la firma del cliente. El auto vendedor depositara a diario el dinero efectivo recaudado en las cuentas de la empresa, y reportara a Caja Recaudacin el comprobante de depsito, los cheques que reciban debern estar a nombre de la empresa y cruzados. El Auto vendedor entregara a Facturacin todas las facturas de ventas realizadas sean contado crdito o anuladas para ingresarlas al Sistema Contable. Facturacin Indicara al reverso de la factura cualquier diferencia o error que pudiese existir en la facturacin manual del Auto vendedor. El Auto vendedor entregara a Caja Recaudacin el depsito de efectivo y/o cheques de clientes firmando en un documento su entrega - recepcin, luego de que facturacin haya ingresado todas la ventas, Caja Recaudacin
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26 octubre 2012
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podr proceder a liquidar las ventas y cobros de la Auto venta, se imprimir el o los respectivos documentos de liquidacin que debern ser firmados por Cajera y Auto vendedor. Las facturas que salieron al cobro por parte del Auto vendedor y que no presenten cancelacin o abonos, deber ser entregadas, registradas y cuadradas por parte de la persona encargada. Liberando de esta manera al auto vendedor de su responsabilidad sobre las mismas. El Administrador/a o Cajero/a Administrador/a verificara diariamente la secuencia de las facturas en blanco entregadas, utilizadas, anuladas y sobrantes de la ruta cubierta por el auto vendedor. El Auto vendedor y su ayudante son responsables directos de las diferencias existentes en su bodega (camin) al momento de realizar el inventario de descarga del mismo, que ser realizado por Administrador/a o Cajero/a Administrador/a al final de una ruta o de forma semanal, segn sea el caso. Proceso de Ventas por Internet Este proceso se lo utiliza en: Recepcin de pedidos de clientes de Cadenas y Autoservicios Recepcin de pedidos de clientes Mayoristas e Industrias. Ventas online
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26 octubre 2012
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ENTREGA DE PRODUCTOS.
Luego de la facturacin de pre venta, se generan las respectivas Guas de Remisin con la que el personal de Bodega despachara el producto a cada uno de los vehculos de entregas. Las Guas de Remisin y distribucin de vehculos para la entrega se las realizara de acuerdo a zonas y rutas a cubrir y su logstica ser administrada por el Supervisor de Agencia. La recepcin del producto y su constatacin fsica de acuerdo a la Gua de Remisin ser revisada por el entregador, quien firmara el documento aceptando la entrega. Adems del producto y Guas de Remisin el entregador llevara todas las facturas de clientes para su respectiva entrega, que se realizar cumpliendo con los ruteros establecidos. El entregador despachara producto a los clientes de acuerdo a las facturas respectivas, cobrando las ventas de contado y haciendo firmar los que son crditos, en caso de facturas al contado cuyos clientes por distintas razones deseen se les deje a crdito, el entregador pedir el consentimiento del Vendedor y Supervisor de Ventas, siendo los tres involucrados responsables por dicho crdito. Adems todos las ventas sea contado o crdito que se las deje como crdito sern marcados con el sello de CREDITO al momento de la entrega.
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26 octubre 2012
001
Una vez entregada la mercadera, el entregador har firmar la factura al cliente aceptando que recibi conforme el producto y como compromiso de que el pago ser realizado en el tiempo establecido. En el caso de no encontrarse el cliente o no poder realizar la entrega en el momento oportuno, al terminar la jornada de entregas se regresara para concretar las entregas que quedasen pendientes. O se intentara concretar mximo hasta el siguiente da o siguiente jornada de entregas, pasado este tiempo se regresara el producto a Bodega para la elaboracin de la Nota de Crdito o anulacin respectiva del documento. Al final de la jornada de entregas, el entregador realizara el depsito del dinero recaudado en la cuenta de la empresa y presentara a Caja Recaudacin la papeleta de depsito y los cheques en caso de existir, adems el reporte de: Todas las facturas de contado recaudadas, las facturas de contado dejadas a crdito (con la respetiva autorizacin de Supervisor o Administrador/a Cajero/a Administrador/a), las facturas de crdito entregadas y facturas de crdito o contado que quedasen pendientes de entregar. De existir diferencias (faltantes o sobrantes) de dinero en la liquidacin con Caja Recaudacin deber ser inmediatamente revisado y aclarado. Las facturas de crdito llegan a Administrador/a o Cajero Administrador/a para su custodia hasta la fecha de su cobro.
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26 octubre 2012
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ADMNISTRADOR/A O CAJERO/A ADMNISTRADOR/A

Es responsable de que cada uno de los diferentes procesos administrativos de la empresa sean cumplidos por las personas a cargo. Adems de la labor principal de liderar el equipo de trabajo en el rea administrativa de la Comercializadora (Incluye rea de ventas en agencias que no tienen Supervisor de Agencia), debe brindar apoyo, datos e informacin a: Gerencia, Ventas, Contabilidad, Auditoria, Control Interno, etc. Apoyndose en RRHH es responsable de la contratacin del personal necesario y su respectiva capacitacin para cubrir las diferentes reas administrativas. (Incluye rea de ventas en agencias que no tienen Supervisor de Agencia) Debe revisar y responder por resultados de Estados Financieros, Balances, Conciliaciones Bancarias, Gastos, etc. Seguridad y Cuidado De las oficinas, mercadera en bodegas, equipos de cmputo, instalaciones, bases de datos, etc. tienen que estar cubiertos mediante plizas de seguro, adems de otras medidas precautelatorias que sern observadas, sugeridas e implementadas a tiempo oportuno. SINIESTROS (ROBO ASALTO) Todo robo o siniestro del que sean objeto los entregadores, vendedores o cualquier otro personal de agencia, cualquiera sea su monto, se informara inmediatamente al Supervisor de Agencia y/o Supervisor Regional,
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26 octubre 2012
001
Administrador/a o Cajero/a Administrador/a y Coordinador Nacional de Ventas. El Supervisor de Agencia o Administrador/a o Cajero/a Administrador/a, proceder inmediatamente a realizar las indagaciones necesarias para establecer la veracidad y circunstancias del siniestro, esto es visitar lugar del siniestro, verificara hora de cobros y hora del siniestro, entrevistara testigos (de existir), verificara con clientes de crditos anteriores los pagos y fecha de pago, etc. Esta gestin ser obligatoriamente respaldada con informe o acta en la que se indicaran los resultados y conclusiones de su revisin y ser puesta a consideracin de Control Interno y/o Auditoria. De establecerse que no existieron las pruebas necesarias sobre el siniestro, que la informacin o datos no concuerdan, o que existi negligencia por parte de los colaboradores. Emitir un informe explicando sus razones y se responsabilizara de la perdida a los colaboradores involucrados, y segn sea el caso se aplicara el Reglamento Interno de Trabajo. En caso de determinar que verdaderamente existi el siniestro y que no hubo negligencia por parte de nuestros colaboradores, se proceder a presentar la respectiva denuncia en el organismo legal que corresponda (Fiscala). Para la presentacin de la denuncia por parte del o los afectados, el Supervisor de Agencia, Administrador/a o Cajero/a Administrador/a debern instruirlos para que la misma tenga coherencia con los hechos y requerimientos de los entes de control.
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26 octubre 2012
001
Si corresponde, se informara del siniestro a la empresa de seguros en un plazo no mayor a 48 horas despus de sucedido; de no tener el dato exacto del valor siniestrado se informara por un valor aproximado. Si el monto del robo aplica para ser cubierto por la aseguradora, (segn el deducible) y si el informe de Supervisor de Agencia, Administrador/a o Cajero/a Administrador/a, libera de responsabilidad a nuestros colaboradores, se bajara de cartera, caja o inventario, segn sea el caso y se pasara a la respectiva cuenta por cobrar al seguro y se tramitara su recuperacin. Previo a la revisin por parte de Auditoria o Control Interno y autorizacin de Gerencia General. Si el monto del robo no aplica para ser cubierto por la aseguradora (segn el deducible) y si el informe de Supervisor de Agencia, Administrador/a o Cajero/a Administrador/a, libera de responsabilidad a nuestros colaboradores, se registrara al gasto. Previo a la revisin por parte de Auditoria o Control Interno y autorizacin de Gerencia General. Administrador/a o Cajero/a Administrador/a, es responsable de realizar el trmite y seguimiento respectivo del siniestro, adems proporcionar la documentacin necesaria y requerida por la empresa aseguradora y Control Interno.
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26 octubre 2012
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DENUNCIAS DE FRAUDES
Los colaboradores de la empresa a todo nivel, deben comunicar a Gerencia General, por intermedio de la Unidad de Control Interno, todo caso de fraude o de tentativa de fraude. Todas las denuncias sern tratadas de manera confidencial y, en el caso de que una denuncia manifestada de buena fe no sea confirmada por la investigacin, no se tomaran medidas contra la persona que la haya formulado. Solo las personas que hayan presentado denuncias maliciosas o sin fundamentos podrn ser objeto de medidas disciplinarias. Es responsabilidad de Coordinador Nacional de Ventas, Supervisores Regionales, Supervisores de Agencia y Administrativos que todo caso de fraude perpetrado contra la empresa, debe ser valorado e informado a la Unidad de Control Interno, indicando las acciones de garanta que se hayan tomado para su recuperacin y el control establecido para que no suceda nuevamente. Responsabilidades Supervisor y Administrativo de cada Agencia comunicara a Gerencia General, Auditor Interno y/o Control Interno, los casos de fraude o de tentativa de fraude, as como de improbidad, negligencia o incumplimiento de las reglas y/o procedimientos establecidos por Gerencia que hayan involucrado o que pudieran haber involucrado prdidas financieras o de otra ndole para la empresa o daos a sus bienes.
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26 octubre 2012
001
Gerencia General determinar las circunstancias de cada caso que se le remita; establecer la responsabilidad de la prdida, si la hubiera, y formular recomendaciones apropiadas relativas al reembolso de la prdida, la adopcin de medidas disciplinarias. El Auditor Interno y/o personal de Control Interno se encargarn de prestar asistencia para la disuasin y prevencin del fraude mediante la evaluacin de la eficacia del sistema de control de la empresa. Se encarga tambin de asesorar a la Gerencia General sobre los riesgos a los que est expuesta, incluida la posibilidad de fraude como riesgo relacionado con las actividades que se llevan a cabo. El Auditor Interno o personal de Control Interno tienen la responsabilidad de investigar las faltas cometidas en materia financiera o administrativa u otras actividades. La responsabilidad diaria de la prevencin y deteccin del fraude, la corrupcin y otros tipos de conducta inapropiados incumbe a los Supervisores y Administradores de cada Agencia. Todos los colaboradores en quienes se haya delegado autoridad para la utilizacin de recursos de la empresa tienen la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y de actuar con prudencia y de manera tica para proporcionar una garanta razonable con respecto a la prevencin y deteccin de los fraudes y otras irregularidades. Se debe prestar particular atencin a la proteccin de las contraseas, (sellos), los documentos financieros y cualquier otro instrumento de autorizacin.
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