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INDICE
INTRODUCCIN
1. 2. 3. Objetivo de la Gua del Coordinador Tcnico Externo Alcance. De las modificaciones.
SECCION I:
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
Descripcin de las actividades del Coordinador Tcnico Externo. Agentes del convenio. Actividades del Coordinador Tcnico Externo. Incompatibilidad de las actividades del Coordinador Tcnico Externo. De los plazos y la informacin remitida.
4.5 4.6
Suscripcin del acta de transferencia de obra. Revisin y entrega del expediente de liquidacin de convenio.
INTRODUCCIN
1. OBJETIVO DE LA GUIA DEL COORDINADOR TECNICO EXTERNO
El objeto de la presente Gua es establecer los procedimientos que permitirn realizar una adecuada verificacin de los convenios suscritos por el Programa de Emergencia Social Productivo Construyendo Per con los Organismos Ejecutores.
2.
ALCANCE
Esta Gua es de observancia obligatoria para los Coordinadores Tcnicos Externos, as como los Responsables de Proyectos y Tcnicos de Proyectos de las Oficinas Zonales que participan durante la etapa de supervisin de los convenios.
3.
DE LAS MODIFICACIONES
La Oficina Nacional del Programa podr modificar el contenido de la presente Gua en parte o totalmente a travs de directivas que se notificarn a las Oficinas Zonales y a quienes corresponda a travs de comunicacin escrita.
A travs de la Oficina Zonal. Estn encargados de efectuar la verificacin dentro de la Oficina Zonal los siguientes: Responsable de Proyectos.- Es el profesional responsable del rea de supervisin y ejerce la coordinacin y supervisin de las actividades de los Coordinadores Tcnicos Externos a su cargo. Coordina directamente sus actividades con la jefatura de la Oficina Zonal y de acuerdo a lo establecido en las directivas e instructivos que se establecen desde la Oficina Nacional. Tcnico de Proyectos.- Es el profesional que ejerce la supervisin de las actividades de los Coordinadores Tcnicos Externos a su cargo, coordina sus actividades directamente con el Responsable de Proyectos. Jefe de Oficina Zonal.- Es el responsable de la ejecucin del Programa en la zona de intervencin de la Oficina Zonal. En razn de sus actividades, conjuntamente con el Responsable de Proyectos lidera el proceso de verificacin de los convenios.
b.
A travs del Coordinador Tcnico Externo El Coordinador Tcnico Externo es el profesional externo contratado por el Programa para verificar el cumplimiento de los objetivos y las obligaciones contradas en el o en los convenios de ejecucin determinados, segn sus trminos de referencia. Sus actividades la realizan a travs de un conjunto de visitas peridicas, en las cuales deben verificar lo siguiente: i. La correcta ejecucin de los trabajos y el cumplimiento cabal de lo establecido en el convenio, en el expediente tcnico aprobado, segn los cronogramas aprobados; y La cantidad y correspondencia de la mano de obra no calificada (en adelante MONC) en concordancia a las exigencias de la obra y/o servicio y en atencin a lo previsto en el expediente tcnico aprobado.
ii.
La verificacin que realiza el Coordinador Tcnico Externo, a la vez de servir como mecanismo de verificacin del cumplimiento del convenio, sirve como instrumento de deteccin de irregularidades que pudiesen ocurrir durante la ejecucin de la obra y/o servicio. En tal sentido, la verificacin no slo cumple objetivos de cautelar el cumplimiento de metas, sino que adems los Coordinadores Tcnicos Externos podrn absolver consultas para solucionar problemas tcnicos de los Organismos Ejecutores durante el proceso de ejecucin de la obra y/o servicio. De esta manera se espera que los profesionales encargados de la verificacin emitan las recomendaciones necesarias que sean hbiles y oportunas para la exitosa culminacin y liquidacin de la obra y/o servicio. La informacin generada durante el proceso de verificacin es registrada tanto en documento escrito como a travs del modulo del Coordinador Tcnico Externo, para ello el Programa ha sistematizado los diversos procedimientos elaborndose una serie de formatos que facilitan su labor y que aparecen detallados en el anexo II formatos utilizados por el Coordinador Tcnico Externo Toda la documentacin que el Coordinador Tcnico Externo presente a la Oficina Zonal ser efectuado a travs del formato CT-09 Carta de presentacin de documentacin de verificacin, a excepcin de los informes de comunicacin rpida (formato CT-08)
1.2
1.2.3
1.3.2 1.3.3
1.3.4
Determinar oportunamente, y en forma conjunta con el Responsable Tcnico la ubicacin y colocacin del cartel de obra 1, dentro de los quince das calendarios de iniciados los trabajos y mantenerlo en buenas condiciones hasta la culminacin de los trabajos. Iniciar el cuaderno de obra foliando y visando todas sus pginas, conjuntamente con el Responsable Tcnico de la obra y/o servicio. Verificar la identidad y nmero de participantes que se dispondr para el inicio de obra y/o servicio. Verificar el cumplimiento de los plazos estipulados en los cronogramas aprobados y la correcta ejecucin de los trabajos, as como de los dems aspectos tcnicos y financieros previstos en el convenio respectivo. Anotar en el cuaderno de obra, las principales ocurrencias, consultas y avances de la obra y/o servicio adems reportar mensualmente el acumulado de dichas anotaciones en el respectivo Informe. Asimismo, deber anotar la ocurrencia de atrasos injustificados y para los casos en que se requiera deber exigir al Organismo Ejecutor la elaboracin y presentacin del cronograma acelerado de ejecucin de obra y/o servicio, cronograma de aportes (desembolso del Programa y cofinanciamiento), cronograma del recurso participante, y deber anotar en el cuaderno de obra la conformidad de terminacin de los trabajos. Efectuar visitas peridicas durante el mes2, con la finalidad de verificar la ejecucin de los trabajos. Estas visitas debern ser realizadas durante la ejecucin de los trabajos (cuando los participantes y la MOC se encuentre realizando actividades en el lugar de la obra y/o servicio). Verificar en cada visita de supervisin, la identidad y nmero de participantes que aportan la MONC conforme a lo sealado en el expediente tcnico aprobado. Verificar el cumplimiento correcto y oportuno de las medidas de seguridad prevista en el Manual de Medidas de Seguridad en Obra. Presentar a la Oficina Zonal los informes sealados en el numeral 3.5 en su debida oportunidad y de acuerdo a los requisitos establecidos en el presente documento. Verificar y aprobar los trazos parciales o trazo total de la obra y/o servicio, anotando las correspondientes autorizaciones en el cuaderno de obra. Revisar la solicitud y autorizar la entrega oportuna del desembolso, materiales e insumos, en las cantidades y plazos establecidos en el calendario de adquisicin de materiales; as como visar la hoja de pago a participantes. Verificar la cantidad y calidad de los materiales utilizados en la obra y/o servicio, as como coordinar con el Responsable Tcnico el retiro inmediato de los materiales que hayan sido rechazados por su mala calidad o por no corresponder a las especificaciones del expediente tcnico aprobado.
1.3.8
1.3.9
1.3.10
1.3.11 1.3.12
1.3.13 1.3.14
1.3.15
1 2
Para los casos de obra y/o servicios. En el caso del coordinador tcnico externo, efectuar al menos (04) cuatro visitas al mes por cada convenio.
1.3.16
Para efectos de control, establecer los mecanismos de comunicacin pertinentes con los participantes, brindando informacin y orientacin oportuna a los participantes respecto a procedimientos, principios y normas del Programa. Suspender, mediante informe a la Oficina Zonal, la autorizacin de desembolso y/o la hoja de pago a participantes, en caso se detecte que la MONC no corresponda al Padrn OP-03 de participantes. Esta suspensin de autorizacin ser efectuada tambin cuando se produzcan cualquiera de los supuestos contemplados en el convenio celebrado con el Organismo Ejecutor y que lo facultan para ello. Verificar y valorizar conjuntamente con el Responsable Tcnico los metrados alcanzados en el perodo comprendido de ejecucin de los trabajos. Efectuar observaciones emitiendo la correspondiente notificacin de observaciones (formato CT-07), en caso el Organismo Ejecutor no cumpliese con las obligaciones dispuestas en el convenio referidas a la ejecucin de la obra y/o servicio. Verificar la subsanacin de las mismas y comunicar a la Oficina Zonal en caso ello no se haya producido. Solicitar al Organismo Ejecutor, la inclusin de informacin relevante en los informes mensuales e informe final que debe presentar el Responsable Tcnico. Solicitar al Organismo Ejecutor el cambio del Responsable Tcnico en caso de ocurrencia de alguna de las causales previstas en el convenio. Comunicar, mediante cuaderno de obra, al Organismo Ejecutor las conductas inapropiadas, desrdenes o cualquier otra falta que tenga relacin y afecte la correcta ejecucin de la obra y/o servicio, cometida por cualquier persona que participa en la ejecucin del proyecto, sea cual fuere la modalidad bajo la cual participa, a fin de que el Organismo Ejecutor proceda al retiro inmediato de la misma. En caso de resolucin del convenio, intervenir en la constatacin del estado de la obra y/o servicio participando en la suscripcin del acta respectiva. Dicha participacin involucra la verificacin de los materiales y/o equipos adquiridos existentes. Revisar y visar los planos finales de obra y/o servicio as como la memoria descriptiva valorizada. Luego de terminados los trabajos participar en la transferencia del proyecto y a su vez suscribir el acta de transferencia de obra a la institucin encargada de su operacin y mantenimiento. Revisar y aprobar la liquidacin tcnica financiera de la obra y/o servicio, elaborada por el Organismo Ejecutor. Asimismo y de acuerdo a lo sealado en la presente Gua, en caso se produzca la resolucin del convenio por incumplimiento por parte del Organismo Ejecutor y ste no presente la liquidacin respectiva; el Coordinador Tcnico Externo deber elaborar y presentar ante el Programa la liquidacin tcnica y financiera respectiva.
1.3.17
1.3.18 1.3.19
1.3.20
1.3.21 1.3.22
1.3.23
1.3.24 1.3.25
1.3.26 1.3.27
1.3.28
Verificar que los recursos adquiridos por el Organismo Ejecutor con el aporte del Programa destinado al rubro OTROS, sean los suficientes y necesarios para el cumplimiento de la meta establecida en el expediente tcnico. Otras actividades que por la naturaleza de las mismas le correspondan de acuerdo a la Gua del Coordinador Tcnico Externo, al convenio, a su contrato y a sus respectivos trminos de referencia.
1.3.29
As mismo se ha considerado un factor de Kc de carga, el cual controla la cantidad total de proyectos que pueden ser asignados al Coordinador Tcnico Externo segn el estado del proyecto como se muestra a continuacin Kc K 50% K 0.000 Estado de proyecto S, CF, IN T, R L Donde: S : Suscrito CF: Conforme IN : Iniciado
La sumatoria total de Kc de todos los proyectos asignados al Coordinador Tcnico Externo no ser mayor a 1.100 El valor K y Kc podrn ser modificados, slo en casos excepcionales, previo anlisis y aprobacin de la Direccin de Proyectos de la Oficina Nacional. La ubicacin geogrfica: Se tratar en lo posible de asignar proyectos cercanos entre s. Se deber verificar que no exista incompatibilidad de las actividades del Coordinador Tcnico Externo con los convenios asignados de acuerdo a lo descrito en la presente Gua. Los costos a calcular por verificacin del proyecto toman en consideracin los siguientes aspectos: Accesibilidad a la obra y/o servicio, y El tiempo de ejecucin del proyecto
Los costos por servicio de verificacin de cada proyecto estn desagregados en los siguientes aspectos: Costo por el informe de verificacin previa al inicio de obra y/o servicio Costo por los informes mensuales/final. Costo por el informe de liquidacin.
Donde: Cs-s = K = H = Nm = Costos del Servicio por la verificacin del proyecto. Factor de distancia (Coeficiente de lejana del distrito donde se ubica el proyecto). Costo base del servicio. Nmero de meses de ejecucin del proyecto. En la frmula se afecta este componente con la suma de medio mes (0.5) para tomar en cuenta el tiempo que requiere la liquidacin.
Cabe mencionar que el resultado del monto de Cs-s es un nmero entero (redondeado y a cero decimales), y que el coeficiente Nm una precisin en 2 decimales. Para calcular los meses de ejecucin, se considerar 21 das hbiles por mes. El honorario base incluye todos los posibles gastos que requiere por la elaboracin de informe, traslado a los convenios asignados u otros relacionados que requiera el Coordinador Tcnico Externo para el cumplimento de sus obligaciones. El desagregado de los costos est dado por los siguientes coeficientes:
= = =
Donde:
Civi = Costo del informe de verificacin de inicio. Cimf = Costo del Informes mensuales/final. Ciliq = Costo del Informe de Liquidacin. Cs-s = Costo del servicio por verificacin del proyecto.
Para el inicio de sus actividades el Coordinador Tcnico Externo dispondr del siguiente material: El formato de asignacin de proyectos para Coordinador Tcnico Externo (Formato FS-01) La Gua del Coordinador Tcnico Externo (digital o fsico). Las Bases del Concurso (digital o fsico). Una copia por cada uno de los convenios a verificar (Incluye la gua tcnica dirigida al Organismo Ejecutor (digital o fsico)). Una copia de cada uno de los expedientes tcnicos a verificar. Manual del usuario mdulo web de supervisin (digital). Un ejemplar del Manual de Medidas de Seguridad en Obra.
Recibido el resultado de parte del Coordinador Tcnico Externo, el Jefe de la Oficina Zonal comunicar el mismo da al Organismo Ejecutor el resultado de la revisin que efectuara: Si el proyecto fue declarado conforme, en dicha comunicacin se precisar que el Organismo Ejecutor se encuentra apto para iniciar la obra y/o servicio. En caso el proyecto haya sido declarado observado, se adjuntar a la comunicacin el formato CT-01 indicndole que se le otorga el plazo de tres (03) das hbiles para la presentacin de las observaciones subsanadas ante la Oficina Zonal.
Una vez que el Organismo Ejecutor presente a la Oficina Zonal las subsanaciones respectivas, las mismas sern derivadas al Coordinador Tcnico Externo para su revisin y pronunciamiento final. Esta revisin debe ser efectuada dentro de los dos (02) das hbiles de alcanzadas, la misma que de resultar conforme deber concluir con la emisin respectiva de un nuevo Informe de verificacin previo al inicio de obra y/o servicio (formato CT-01), el que ser alcanzado a la Oficina Zonal adjuntando al mismo, en caso correspondiera el formato CT-02 Ficha tcnica del proyecto, los cuales sern entregados en documento fsico e ingresados en el mdulo web del Coordinador Tcnico Externo. El formato CT-01 igualmente consignar la fecha programada para el inicio de los trabajos adoptando para su determinacin los mismos criterios establecidos en el numeral 2.4.a. y efectuar conjuntamente con el Responsable Tcnico la charla sobre las medidas de seguridad en el proyecto a implementar conforme al Manual de Medidas de Seguridad en Obra. De no resultar conforme ser comunicado en esos trminos a la Oficina Zonal a travs del formato CT-09 Carta de presentacin de documentos, recomendando la resolucin del convenio.
Dichos reportes sern el insumo para las coordinaciones del Responsable de Proyectos con el Coordinador Tcnico Externo asignado a efectos de que se programe conjuntamente con el Organismo Ejecutor la fecha del acto de entrega de terreno. Contando con el proceso de seleccin de participantes aprobado, por cada convenio, permitir conocer la identidad y nmero de participantes que se dispondr para el inicio de la obra y/o servicio.
Ejecutor conjuntamente con el Coordinador Tcnico Externo procedern a suscribir el Acta de entrega de terreno (formato OE-02). En dicho acto participarn suscribiendo la referida acta: Por parte del Organismo Ejecutor: El Representante Legal y Responsable Tcnico. Por parte del Programa: El Coordinador Tcnico Externo y opcionalmente un representante de la Oficina Zonal (Responsable de Proyectos o Tcnico de Proyectos). Por parte de los beneficiarios indirectos: un representante designado de la localidad usuaria o propietaria del terreno. Podr participar tambin un representante de la entidad encargada de la posterior operacin y mantenimiento.
Dicho acto servir tambin para confirmar la fecha en que se dar inicio a los trabajos, la misma que deber corresponder al cronograma establecido por el Programa.
En caso que el cofinanciante sea una entidad pblica, el Programa podr entregar las pginas originales del cuaderno de obra a esta entidad, debiendo en este caso quedarse con una copia fedateada. En dichos cuadernos el Responsable Tcnico y el Coordinador Tcnico Externo, cada uno dentro de sus respectivas atribuciones, anotarn las principales incidencias, tales como el avance o retraso de los trabajos, las consultas, las respuestas, las autorizaciones y, en general, todo lo relacionado con el personal, equipo y materiales, plazo, modificaciones de la obra y/o servicio, etc. Respecto a estas anotaciones se deber poner especial atencin a la mano de obra no calificada (MONC) sealndose principalmente aspectos referidos al nmero diario de participantes que intervienen en la ejecucin de la obra y/o servicio y a la cantidad de materiales ingresados y que fueron adquiridos tanto con aporte del Programa como del cofinanciamiento. El primer asiento corresponde a la trascripcin del Acta de Entrega de Terreno, de ser el caso, el Responsable Tcnico abrir los cuadernos de obra que sean necesarios hasta la terminacin de la obra y/o servicio. El Responsable Tcnico est encargado del uso, custodia y llenado del cuaderno de obra correspondiente, su presentacin al Coordinador Tcnico Externo o representantes del Programa ser obligatoria en cada una de las visitas. Su disponibilidad en el lugar de los trabajos ser responsabilidad del Organismo Ejecutor. Slo el Coordinador Tcnico Externo y el Responsable Tcnico estn autorizados para realizar anotaciones en el cuaderno de obra.
En cada una de sus visitas, el Coordinador Tcnico Externo exigir la presentacin del cuaderno de obra, har las anotaciones que crea conveniente y recabar una copia a efectos de presentarla adjunta al informe mensual correspondiente. El cierre del cuaderno de obra lo har el Responsable Tcnico mediante anotacin expresa al trmino de los trabajos, debiendo el Coordinador Tcnico Externo, en caso estuviera de acuerdo, otorgar su conformidad mediante la anotacin respectiva.
Si por causas imputables al Organismo Ejecutor, el proyecto no comenzara en la fecha programada (indicada en el formato CT-01) el inicio quedar diferido para la segunda fecha que corresponda segn el cronograma establecido por el Programa. Si por causas imputables al Organismo Ejecutor no inicia la obra y/o servicio en las fechas sealadas en el cronograma aprobado por el Programa, este ltimo queda facultado a resolver el convenio suscrito con el Organismo Ejecutor. Como mximo el primer da hbil de comenzados los trabajos, el Organismo Ejecutor a travs de su Responsable Tcnico alcanzar al Coordinador Tcnico Externo todos los cronogramas de obra y/o servicio actualizados a la fecha de inicio de los mismos: Cronograma de ejecucin de obra y/o servicio. Cronograma valorizado mensual. (Apndice de las Bases) Cronograma del Recurso Participante. (Apndice de las Bases)
El Coordinador Tcnico Externo cumplir con revisar, aprobar e ingresar estos cronogramas en el software de supervisin de cada uno de los convenios asignados, debiendo remitirlos a la Oficina Zonal en forma fsica a mas tardar el tercer (03) da hbil luego de comenzados los trabajos. Conjuntamente con esta informacin se remitir tambin el formato CT-03 Informe de inicio de obra y/o servicio.
b. Actividades de carcter no ordinario: Emisin de notificaciones. Paralizacin y reinicio de los trabajos. Modificaciones al expediente tcnico. Reemplazo del Responsable Tcnico. Elaboracin y suscripcin de adendas.
3.2 AUTORIZACIN DE TRAMITE Y AUTORIZACIN PARA ENTREGA DE DESEMBOLSO (correspondiente al rubro otros)
Se denomina desembolso a la entrega del aporte monetario del Programa que se efecta con cargo al convenio de ejecucin. De acuerdo a lo indicado en el expediente tcnico aprobado, este desembolso servir para la adquisicin de materiales, herramientas, gastos indirectos o mano de obra calificada. De acuerdo a lo establecido por el Programa, este desembolso se efectuar de la forma siguiente: Desembolso nico: Para Organismos Ejecutores segn lo establecido en el convenio de financiamiento. El desembolso se efectuar en moneda nacional y se realizar de acuerdo a lo que el Programa establezca. En seal de conformidad, luego de recibido el desembolso, el Organismo Ejecutor suscribir una declaracin jurada, para el efecto emplear el formato OE-13 Declaracin jurada de recepcin de desembolsos, debiendo entregar dos copias de este formato con el cargo de recepcin respectivo. Una copia formar parte del expediente de liquidacin.
El Coordinador Tcnico Externo exigir que el aporte de cofinanciamiento correspondiente al Organismo Ejecutor se haga efectivo segn los cronogramas aprobados, para ello en la oportunidad que corresponda, el Coordinador Tcnico Externo, en atencin al cronograma de desembolsos del cofinanciamiento, revisar detenidamente el listado de insumos correspondiente y verificar su existencia as como disponibilidad en la obra y/o servicio. Las variaciones del listado de insumos motivadas en exigencias tcnicas, debern ser analizadas conjuntamente por el Coordinador Tcnico Externo y el Responsable Tcnico siendo aprobadas por ambos. Estas variaciones sern permitidas siempre que no disminuyan el monto de cofinanciamiento que corresponda segn el cronograma mensual valorizado de insumos segn fuentes de financiamiento (ver apndice de las Bases), y en los casos que comprometan al listado de insumos correspondiente a aportes del programa sern permitidas siempre que no impliquen incremento del desembolso respectivo. La oportunidad de la verificacin de cofinanciamiento se realizar de acuerdo a la consideracin siguiente: a. Aporte de cofinanciamiento.- Luego de suscrito el convenio y antes del inicio del proyecto y de acuerdo a lo descrito en el numeral 2.3 de la presente Gua y el numeral 5.2.1.c de las Bases. La disponibilidad de cofinanciamiento deber ser mostrada para la verificacin del Coordinador Tcnico Externo de acuerdo al cronograma del cofinanciamiento.
El Avance fsico de la obra y/o servicio ser calculado a partir de la siguiente expresin: % de Avance Fsico = Costo Directo Valorizado Costo Directo Total del Presupuesto X 100
El Organismo Ejecutor est obligado a cumplir con los plazos parciales establecidos en el cronograma respectivo. En caso que el retraso sea mayor al diez (10%), el Coordinador Tcnico Externo ordenar al Organismo Ejecutor la presentacin dentro de los tres (03) das hbiles siguientes de un nuevo calendario que contemple la aceleracin de los trabajos, de modo que se garantice el cumplimiento de la obra y/o servicio dentro del plazo previsto. Dicho retraso se calculara de la siguiente manera: % de retraso = % Avance fsico ejecutado acum. - % Avance fsico programado acum. Si dentro del plazo establecido no se cumple con la entrega del calendario acelerado de avance, el Coordinador Tcnico Externo elaborar dicho calendario quedando el Organismo Ejecutor sujeto al mismo. Si, posteriormente a la entrega del nuevo calendario, la valorizacin siguiente que corresponde, segn lo sealado en el numeral 3.4, arroje un atraso mayor al diez (10%) del avance fsico respecto al avance programado en el calendario acelerado, el Coordinador Tcnico Externo anotar el hecho en el cuaderno de obra e informar a la Oficina Zonal, considerndose como causal de resolucin del convenio.
Durante la ejecucin de los trabajos el Coordinador Tcnico Externo efectuar a la obra y/o servicio segn lo sealado en sus trminos de referencia visitas regulares3 por mes. Una de estas visitas corresponder al da quince (15) calendario del mes (o al da hbil siguiente), debiendo realizarse en esta oportunidad una valorizacin de los trabajos ejecutados los que sern anotados en el cuaderno de obra. Del mismo modo la ltima visita deber corresponder al ltimo da hbil del mes y servir para efectuar la valorizacin y el informe mensual respectivo. En cada una de las visitas el Coordinador Tcnico Externo verificar lo siguiente: a. La correspondencia del registro de asistencia (formato OE-01) con lo observado en campo. Asimismo recabar una copia de cada uno de los formatos OE-01generados desde la ultima fecha en que efectu su visita regular, registrando la informacin en el formato CT-04 Respecto a los accidentes en obra y/o servicio y su atencin inmediata.
b.
En el caso del Coordinador Tcnico Externo, ste deber efectuar al menos (04) cuatro visitas al mes por cada convenio; las visitas adicionales de los convenios dependern de la ubicacin de los convenios y necesidades de control.
c. d. e.
Que los materiales y herramientas sean los necesarios para la continuidad de los trabajos. Que se haya efectuado el desembolso del Programa. Que la labor del Responsable Tcnico se encuentre acorde con lo sealado en el convenio y en la Gua del Responsable Tcnico, asimismo que cumpla con el coeficiente de participacin en obra y/o servicio el mismo que es de medicin diaria.
El resultado de cada visita regular ser consolidado en un solo informe (formato CT-04) Informe de verificacin regular, el mismo que ser remitido el primer (01) da hbil de la siguiente semana de efectuadas las visitas a la Oficina Zonal en fsico y a travs del modulo web. 3.5.2 Informes Mensuales
A fin de elaborar el informe mensual, el Coordinador Tcnico Externo exigir al Organismo Ejecutor la presentacin, debidamente suscrita por el Responsable Tcnico, del informe mensual4 el que deber contener: Original del informe del Responsable Tcnico. Copia aprobada de la valorizacin desagregada acumulada formato OE-04. Informe de gastos formato OE-07 sustentado con las respectivas copias de los comprobantes de pago y los recibos por honorarios si fuera el caso. Copia del cuaderno de obra. Otros que solicite el Coordinador Tcnico Externo.
El Coordinador Tcnico Externo revisar la documentacin anteriormente descrita minuciosamente, verificar la existencia y calidad del material en campo y almacn y har las observaciones del caso. Dichas observaciones sern alcanzadas al Organismo Ejecutor empleando para el efecto, el formato de notificacin (CT-07) debiendo ser subsanadas dentro del plazo que establezca el Coordinador Tcnico Externo. Una vez que se cuente con el informe mensual del Organismo Ejecutor, el Coordinador Tcnico Externo elaborar el informe mensual, el cual comprender los siguientes aspectos: Control de participantes del mes. Control de avance fsico segn valorizacin. Comparacin de avance fsico referido a los aportes del Programa y financiero de MONC, obtenidos de la valorizacin desagregada acumulada (formato OE04). Las variaciones mayores al 10% debern ser explicadas, mereciendo las notificaciones respectivas en caso de situaciones no justificadas. Control de desembolso. Si fuera el caso, reporte de control de obra y/o servicio referido a pruebas tcnicas de calidad. Presentacin de un panel fotogrfico conteniendo al menos 04 fotografas donde aparezca el Coordinador Tcnico Externo mostrando el avance de los trabajos. Verificacin del cumplimiento de las medidas para prevenir o mitigar el impacto ambiental y las medidas de seguridad en obra. Comentarios referentes a la ejecucin de la obra y/o servicio, donde se indicar, si fuera el caso, la problemtica general, las soluciones planteadas a partir de esta problemtica, aspectos relevantes de la ejecucin y observaciones generales, as como las acciones a adoptar en caso la obra y/o
Dentro de los dos (02) das calendario posterior al vencimiento de cada mes y durante la ejecucin de la obra y/o servicio.
servicio se encontrara con un atraso mayor al 10% y si a partir de este supuesto se generaron notificaciones al Organismo Ejecutor durante el periodo de reporte. Con respecto al cuaderno de obra, se anotar el nmero de folios del cuaderno de obra utilizados durante el periodo de reporte. Control de avance financiero el cual estar referido al avance porcentual de gasto rendido respecto al monto total del aporte del aprobado en el convenio.
En este aspecto se controlar que las variaciones existentes no generen un mayor monto respecto al monto aprobado para el rubro y que finalmente no se altere el costo directo aprobado. El avance financiero estar dado por la siguiente expresin: % de Avance Financiero respecto al aporte del Programa = Gasto Total Ejecutado del Aporte del Programa Aporte Total del Programa Aprobado x 100
El gasto total ejecutado del aporte del Programa estar dado por lo reportado en el formato OE-07 (informe de gastos), la rendicin se detallara por insumo . El Coordinador Tcnico Externo remitir a la Oficina Zonal en un plazo mximo de cinco (05) das calendario posterior al vencimiento de cada mes, el informe mensual (formato CT-05) acompaado de la siguiente documentacin: El ltimo informe de verificacin regular formato CT-04 (en fsico y a travs del modulo web). Copia del informe mensual del Responsable Tcnico. Copia de los asientos del cuaderno de obra correspondientes al periodo reportado. Otros que solicite la Oficina Zonal.
En caso el Organismo Ejecutor no cumpliera con subsanar las observaciones formuladas dentro del plazo establecido por el Coordinador Tcnico Externo, ste deber cumplir con presentar el informe mensual correspondiente en la oportunidad sealada, debiendo adicionar a su informe la valorizacin desagregada acumulada formato OE04. Bajo este supuesto el Coordinador Tcnico Externo emitir una segunda notificacin al Organismo Ejecutor requirindole la presentacin del informe correspondiente, el que luego de presentado y revisado ser remitido a la Oficina Zonal completando la informacin faltante, caso contrario dicho incumplimiento ser tomado como causal de resolucin del convenio. No se considerarn recibidos los informes que presentarn observaciones o documentacin incompleta. 3.5.3 Comunicacin rpida
El formato CT-08 Comunicacin rpida, se establece con la finalidad de disponer de manera expeditiva de informacin actualizada, considerada relevante por el Programa. Esta informacin podr estar referida a: Informacin de reprogramacin de fecha de inicio de obra y/o servicio. Informacin de paralizacin de obra y/o servicio. Informacin de reinicio de actividades y terminacin de obra y/o servicio.
Esta comunicacin deber ser remitida a la Oficina Zonal, en fsico y a travs del modulo web, a ms tardar al da hbil siguiente de ocurrido el hecho que motiva la comunicacin. 3.5.4 Otros informes eventuales
a. Informes sobre solicitud de modificatorias de proyecto. Son informes en los cuales el Coordinador Tcnico Externo deber emitir opinin respecto a las solicitudes de modificatorias de proyecto; su tratamiento es descrito en el numeral 3.10 b. Informes de carcter adicional solicitados por el Programa. Adicionalmente el Coordinador Tcnico Externo presentar los informes que le sean solicitados por el Responsable de Proyectos o el Jefe de la Oficina Zonal, u otros que en cumplimiento de la supervisin efectuada considere necesario alcanzar al Programa. Dentro de este grupo se encuentran los informes especiales de control de calidad.
Desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona) y/o insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenmenos climatolgicos, vicios ocultos, etc.) debidamente probados. Que el convenio no cuente con Coordinador Tcnico Externo contratado, en cuyo caso la Oficina Zonal evaluar la pertinencia de que dichos convenios sean asignados a los profesionales de la Oficina Zonal o se proceda a la paralizacin de la obra y/o servicio.
El Coordinador Tcnico Externo recepcionar y evaluar tcnicamente el motivo de la paralizacin solicitada por el Organismo Ejecutor, la misma que de encontrarla justificada la remitir a la Oficina Zonal recomendando la paralizacin de los trabajos. Del mismo modo recomendar a la Oficina Zonal otorgar un plazo para el levantamiento de las observaciones que motivaron dicha paralizacin. Se adjuntar a este informe la notificacin respectiva de requerimiento de cumplimiento. El incumplimiento de las obligaciones del Organismo Ejecutor ser comunicado al Programa a travs de un informe escrito recomendando sustentadamente la paralizacin. En caso que el motivo de paralizacin de la obra y/o servicio sea atribuible al Organismo Ejecutor y que el periodo de la misma sea igual o mayor a 21 das hbiles acumulados, el Programa iniciar el proceso de resolucin del convenio. Estas paralizaciones sern comunicadas a la Oficina Zonal, a ms tardar al da hbil siguiente a travs del (formato CT-08) Comunicacin rpida, adjuntando para el efecto una copia del asiento del cuaderno de obra. Caso fortuito o de fuera mayor. Se entiende como caso fortuito o de fuerza mayor a una situacin extraordinaria irresistible e imprevisible, fuera del control del Organismo Ejecutor que no le sea atribuible, o que puedan ser atribuibles a hechos naturales. Estas situaciones podrn deberse a: Fenmenos naturales como terremotos, aluviones, etc, que dificulten de manera significativa la continuidad de los trabajos. Situaciones climticas o la existencia de conflictos que dificulten de manera significativa la continuidad de los trabajos. La ausencia total o en parte de las personas que prestan servicios en la obra y/o servicio al punto que afecte la ptima calidad de los trabajos. La ausencia de materiales o herramientas de manera que imposibiliten la ejecucin de los trabajos o afecten significativamente los rendimientos establecidos en el expediente tcnico aprobado.
En estos casos el Organismo Ejecutor comunicar al Programa por medio escrito dentro de un plazo no mayor a tres das hbiles de producido el hecho, la situacin que impide la ejecucin de la obra y/o servicio a fin de que este proceda a la evaluacin respectiva. El Responsable de Proyectos o Jefe de la Oficina Zonal evaluar las circunstancias que ameritan la solicitud de paralizacin o en su defecto las paralizaciones ordenadas de manera excepcional por el Coordinador Tcnico Externo y como resultado de esta evaluacin, comunicar de manera escrita al Organismo Ejecutor a efectos de que proceda a paralizar los trabajos o a ordenar su reinicio en caso la paralizacin ordenada por el Coordinador Tcnico Externo no la encontrara justificada.
En dicha comunicacin se seala tambin la fecha en la que debe operar la paralizacin o el reinicio segn fuere el caso. Copia de esta comunicacin se deriva al Coordinador Tcnico Externo para su conocimiento. Tanto las solicitudes de paralizacin como la fecha real de la misma sern anotadas en el cuaderno de obra. El reinicio de los trabajos deber contar necesariamente con el informe aprobatorio del Coordinador Tcnico Externo. Dicho informe tiene como propsito evaluar si las causas que motivaron la paralizacin han sido superadas. El Coordinador Tcnico Externo solicitar al Programa la autorizacin de reinicio de los trabajos, para ello adjuntar el informe aprobatorio antes referido. La Oficina Zonal, de considerarlo procedente autorizar el reinicio de los trabajos emitiendo para ello la comunicacin respectiva al Organismo Ejecutor, en la que adems se precisar la fecha en la que debe operar el reinicio. Copia de dicha comunicacin ser alcanzada al Coordinador Tcnico Externo del proyecto. El Coordinador Tcnico Externo informar al Programa, a travs del formato CT-08 (comunicacin rpida) la fecha real de reinicio de los trabajos. Este hecho ser adems consignado en el cuaderno de obra. El mismo da de reiniciado los trabajos el Coordinador Tcnico Externo recibir del Organismo Ejecutor la siguiente documentacin actualizada a la fecha de reinicio: Cronograma de ejecucin de obra y/o servicio. Cronograma valorizado mensual (apndice de las Bases). Cronograma del Recurso Participante (apndice de las Bases).
El Coordinador Tcnico Externo cumplir con revisar, aprobar e ingresar estos cronogramas en el software de supervisin de cada uno de los convenios asignados, debiendo remitirlos a la Oficina Zonal en forma fsica a mas tardar el tercer (03) da hbil luego del reinicio de los trabajos. De manera excepcional, debido a estas situaciones de emergencia o de urgencia que pongan en riesgo la ejecucin de la obra y/o servicio o la economa del proyecto, el Coordinador Tcnico Externo de manera inmediata podr ordenar la paralizacin de los trabajos, consignando dicha orden en el cuaderno de obra.
El procedimiento para las modificaciones al expediente tcnico que ameriten la suscripcin de adendas, se encuentra regulado por el Programa. Todas las modificatorias, a excepcin de las modificaciones al convenio que no correspondan a variaciones tcnicas del expediente tcnico, debern ser solicitadas al Coordinador Tcnico Externo para su aprobacin, de manera oportuna, por el Representante Legal del Organismo Ejecutor, adjuntando informe tcnico sustentatorio del Responsable Tcnico, el mismo que dependiendo del caso podr contener presupuesto, anlisis de costos unitarios, planos, memoria descriptiva, etc.
El Responsable de Proyectos o Jefe de la Oficina Zonal, en los casos que juzgue conveniente solicitar que junto al informe tcnico antes referido se presente el informe aprobatorio del profesional que formul el proyecto original (proyectista). Es responsabilidad del Organismo Ejecutor obtener este informe aprobatorio. El Coordinador Tcnico Externo, dentro del plazo de tres (03) das hbiles de recibida la solicitud de modificacin, se pronunciar respecto de la procedencia de la misma. De considerarla favorable, remitir el informe correspondiente a la Oficina Zonal adjuntando la documentacin tcnica alcanzada que fundamente la modificacin del expediente tcnico. En la Oficina Zonal la documentacin ser evaluada por las reas correspondientes de acuerdo a lo establecido en la Directiva aprobada para dicho fin. El Responsable Tcnico y el Coordinador Tcnico Externo, cada uno dentro de sus atribuciones, debern describir estos hechos en el cuaderno de obra. Las modificaciones al expediente tcnico que conlleven a la suscripcin de adendas podrn estar referidas a: a. Ampliaciones de plazo. Las ampliaciones de plazo son aquellas que modificarn la fecha de trmino programada y podrn fundamentarse slo en las siguientes causales: i. ii. Demora en la entrega de desembolsos por parte del Programa. Desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona) y/o insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenmenos climatolgicos, vicios ocultos, etc.) debidamente probados. iii. Ejecucin de obras complementarias y/o modificaciones al expediente tcnico aprobado. iv. Paralizaciones aprobadas por la Oficina Zonal que cuenten con informe tcnico del Coordinador Tcnico Externo, segn lo sealado en el numeral 3.9 de la presente gua.
Slo ser procedente otorgar ampliaciones de plazo, cuando la causal modifique el calendario de ejecucin de obra y/o servicio, de manera que represente demora en la terminacin del proyecto. Las ampliaciones de plazo que no devengan de una ampliacin presupuestal, no generaran incremento en el aporte del Programa. La Resolucin aprobada para establecer los modelos de adenda a los convenios de ejecucin de proyectos deber ser consultada conjuntamente con el Responsable de Proyectos de la Oficina Zonal para definir el modelo de adenda pertinente a aplicar. b. Modificaciones al expediente tcnico i. Modificaciones presupuestales. Los montos que se originen de las modificaciones presupuestales debern ser comprometidos en igual forma y condiciones de financiamiento original, en ese sentido en caso de ampliaciones de presupuesto el Programa asumir ntegramente el financiamiento de mano de obra no calificada (MONC) y en caso de deducciones de presupuesto se efectuar a favor de ste; mientras que el costo adicional diferente al de mano de obra no calificada, ser asumido tanto
por el Programa y el Organismo Ejecutor, en lo que les corresponda y de acuerdo a los porcentajes de financiamiento establecidos para este rubro en el expediente tcnico aprobado, y deducido de la misma manera en caso de presupuestos deductivos. Las modificaciones no sern aplicables retroactivamente. Las ampliaciones presupuestales procedern cuando se determine la insuficiencia del presupuesto aprobado, y slo podrn fundamentarse en las siguientes causales: Incremento significativo de los precios de materiales e insumos. Modificacin del proyecto y/u obras complementarias debidamente aprobados. Partidas no consideradas en el presupuesto aprobado. Es presupuesto deductivo el conformado por aquellas partidas determinadas como no necesarias para el cumplimiento de la meta prevista en el expediente tcnico aprobado. ii. Ejecucin de obras y/o servicios complementarios. Son obras y/o servicios complementarios aquellas no consideradas en el expediente tcnico y que resultan indispensables para el cumplimiento de la meta prevista en el expediente tcnico originalmente aprobado. iii. Ampliaciones y reducciones de meta. (Sin modificacin presupuestal) Son las mayores o menores unidades de metas fsicas ejecutadas, que debido a hechos durante la ejecucin del convenio merecern la suscripcin de adendas. Estas modificaciones no estarn referidas a las sealadas en el numeral 3.10.2.a de la presente gua. iv. Otros cambios. Son aquellos cambios referidos a modificaciones que no desnaturalicen el expediente tcnico aprobado, por ejemplo: precisiones al convenio, etc. 3.10.2 Modificaciones que no requieren suscripcin de adendas
Estn comprendidas dentro de este grupo: a. Ampliaciones y reducciones de meta menores. (Sin modificacin presupuestal) Las variaciones5 menores cuya valorizacin no supere el 5 % del costo directo sern presentadas al Coordinador Tcnico Externo por el Organismo Ejecutor adjuntando el Informe Tcnico del Responsable Tcnico. Estas variaciones sern revisadas por el Coordinador Tcnico Externo, las mismas que de considerarlas procedentes las dar por aprobado dejando constancia de ello en el cuaderno de obra e informando a la Oficina Zonal a travs del formato CT-09 (adjuntando toda la documentacin sustentatoria, presupuesto, cronogramas actualizados, planos de ser el caso, entre otras). Estos cambios no merecern la suscripcin de adendas, debiendo ser reportados mediante informe y presentados en la oportunidad que se presente la modificacin, y en la liquidacin del convenio.
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Diferencia entre ampliacin y reduccin del presupuesto aprobado y el presupuesto propuesto, sobre partidas existentes del presupuesto vigente.
Para el clculo de este porcentaje deber tenerse en cuenta todas las variaciones acumuladas, restndose las reducciones de las ampliaciones de metas. En ningn caso ni las ampliaciones ni las reducciones de meta independientemente, sern mayores al siete (7 %) por ciento del total de costo directo. b. Otras variaciones a los cronogramas del expediente tcnico. Las variaciones en los diferentes cronogramas del expediente tcnico, que no provengan de cualquiera de las modificaciones sealadas en los puntos 3.10.1 del presente numeral, no motivarn la suscripcin de adendas.
4.2 SUSCRIPCIN DEL ACTA DE TERMINACIN DE OBRA Y/O SERVICIO Y EL ACTA VALORIZADA DE MATERIALES SOBRANTES
La terminacin de la obra y/o servicio ser comunicada por el Responsable Tcnico mediante anotacin en el cuaderno de obra, esta fecha de terminacin de obra y/o servicio no podr exceder la fecha de trmino programada. A ms tardar al da hbil siguiente el Coordinador Tcnico Externo verificar la correcta terminacin de los trabajos, posteriormente y de encontrarlos conformes otorgar su aprobacin consignando este hecho en el cuaderno de obra. El Coordinador Tcnico Externo informar mediante el formato CT-08 Comunicacin rpida, la terminacin de la obra y/o servicio, disponiendo para ello de un (01) da hbil de realizada la visita de verificacin. De existir observaciones a la terminacin de obra y/o servicio no se considerar terminado, debiendo ser subsanadas las observaciones dentro de los cinco (05) das hbiles siguientes de la fecha sealada como trmino de obra y/o servicio, este periodo no generar adenda por ampliacin de plazo. Si el plazo otorgado para la subsanacin de las observaciones origina, que la fecha de termino real corresponda al mes siguiente de la fecha de termino programada, merecer la presentacin de cronogramas actualizados (sealados en el numeral 3.9.2 de la presente Gua), que permitan ampliar dicha fecha en el sistema, previa coordinacin con la Oficina Zonal. Se entender que se produjo la culminacin de la ejecucin de la obra y/o servicio a partir de la fecha real de trmino, cuando el Coordinador Tcnico Externo consigne su conformidad en el cuaderno de obra. De manera posterior a la terminacin de los trabajos y dentro de los cinco (05) das hbiles de concluida la obra y/o servicio se suscribirn tanto el Acta de Terminacin de Obra y/o Servicio como el Acta de Materiales Sobrantes. La fecha sobre la cual corre el plazo sealado ser la indicada en el cuaderno de obra, es decir la que haya sido consignada por el Responsable Tcnico como trmino de obra y/o servicio y que a su vez haya contado con la aprobacin del Coordinador Tcnico Externo. Para este propsito el Coordinador Tcnico Externo deber realizar previamente las coordinaciones necesarias con el Representante Legal del Organismo Ejecutor, el
Responsable Tcnico y la Oficina Zonal, a efectos de fijar la fecha y hora en la que se llevar a cabo la suscripcin de las actas referidas. Para ello, el Coordinador Tcnico Externo deber presentar al rea de supervisin, copia de los asientos del cuaderno de obra del Responsable Tcnico y del Coordinador Tcnico Externo en los que se consigna la comunicacin de trmino de obra y/o servicio y la aprobacin respectiva del Coordinador Tcnico Externo. El da y hora fijada y, las personas designadas se constituirn al lugar donde se ejecutaron los trabajos, recorrern la obra y/o servicio verificando los trabajos ejecutados y procedern a suscribir el Acta de Terminacin de Obra y/o servicio y el Acta de Materiales Sobrantes. El Coordinador Tcnico Externo es el encargado de llevar adelante el acto asesorando a las dems personas designadas en los aspectos tcnicos referidos a los trabajos ejecutados. De existir observaciones, stas sern comunicadas al Organismo Ejecutor y a su Responsable Tcnico, consignando las mismas en el cuaderno de obra. En dicha anotacin se indicar tambin el plazo otorgado para la subsanacin definindose la nueva fecha de suscripcin del acta, el mismo que no podr exceder los cuatro (04) das hbiles. Los gastos que origine la subsanacin de las observaciones planteadas sern de responsabilidad del Organismo Ejecutor. Esta acta ser suscrita luego de revisar el levantamiento de las observaciones formuladas y posteriormente deber ser transcrita al cuaderno de obra. Ambas actas tanto de terminacin de obra y/o servicio como de materiales sobrantes se adjuntarn al expediente de liquidacin del convenio.
4.3
Respecto a los informes de gastos totalizados o por rubro acumulados, en observancia a los plazos permitidos (hasta 15 das calendarios de recibido el desembolso) para la rendicin de gastos, podr aceptarse la rendicin disponible de gastos parciales. La rendicin faltante deber ser presentada dentro del expediente de liquidacin. Dentro de los cinco (05) das hbiles de terminados los trabajos y luego de recibir el informe final del Responsable Tcnico, el Coordinador Tcnico Externo presentar el informe final (formato CT-05) acompaado de la siguiente documentacin: Informes de verificacin regular (formatos CT-04) Informe final del Responsable Tcnico. Otras que solicite la Oficina Zonal.
Si fuera el caso y slo por razones justificadas, la documentacin complementaria referida a rendiciones de gastos ser revisada y luego de aprobada, presentada a la Oficina Zonal, dentro de los dos das hbiles de haber sido recibida del Organismo Ejecutor.
15 das hbiles despus de terminada la ejecucin de los trabajos. 03 das hbiles despus de la fecha programada (segn cronograma aprobado) para el ltimo pago a participantes.
El expediente de liquidacin presentado por el Organismo Ejecutor estar conformado bsicamente por la siguiente documentacin: a. Liquidacin financiera. Informe de gastos totalizados. Copia de facturas, boletas de venta y, de ser el caso, de los recibos por honorarios, las cuales se encontraran completamente legibles. Copia de los comprobantes de pago de desembolsos. Copia de las declaraciones juradas de recepcin de desembolsos. Cuadro resumen de pago a participantes, segn formato. El listado de planillas original obtenido del mdulo web. Declaracin jurada de aporte de cofinanciamiento. a. Liquidacin tcnica. contendr bsicamente la siguiente documentacin: Informe de liquidacin del Organismo Ejecutor (formato OE-15). Valorizacin desagregada acumulada totalizada (formato OE-04). Acta de entrega de terreno, de ser el caso. Acta de terminacin de obra y/o servicio. Acta de transferencia de obra. Acta valorizada de materiales sobrantes adquiridos con financiamiento del Programa. Original desglosado del cuaderno de obra. Planos finales de obra y/o servicio (replanteo) debidamente suscritos por el Representante Legal del Organismo Ejecutor, el Responsable Tcnico y visados por el Coordinador Tcnico Externo. Copia del convenio y adendas. El Coordinador Tcnico Externo dispondr de tres (03) das hbiles para la revisin de esta liquidacin debindose pronunciar sobre su conformidad empleando para el efecto el formato CT-06 Informe de Liquidacin y visando todas las hojas del Informe de liquidacin presentado por el Organismo Ejecutor (formato OE-15). De existir observaciones estas sern alcanzadas al Organismo Ejecutor otorgndole un plazo de dos (02) das hbiles para la subsanacin. En idntico plazo el Coordinador Tcnico Externo revisar el levantamiento de las observaciones, dando por aprobada la liquidacin si estas se encontraran conformes. Finalmente el expediente de liquidacin ser presentado a la Oficina Zonal por el Coordinador Tcnico Externo dentro de los dos (02) das hbiles de otorgada la conformidad. A este expediente de liquidacin adjuntar la siguiente documentacin: Formato CT-06 Informe de Liquidacin. Todas las valorizaciones desagregadas acumuladas (OE-04).
5.2 INTERVENCIN DEL PROGRAMA PARA VERIFICAR EL PERFIL DEL PARTICIPANTE Y CONDICIONES DE TRABAJO EN LOS PROYECTOS
El Responsable de Proyectos, Tcnico de Proyectos, Responsable de Promocin Social y Capacitacin, realizar visitas regulares a las obras y/o servicios y revisar toda la documentacin que corresponda a los participantes, con la siguiente finalidad: Monitorear los procesos de seleccin de participantes (iniciales y complementarios). Verificar la identidad y edad del participante que se desempea realizando labores de mano de obra no calificada, as como la documentacin que acredite su condicin de ingreso. Verificar la actualizacin de la informacin remitida por el Organismo ejecutor respecto al movimiento de participantes en obra y/o servicio (formato OE-06 Informe de movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra y/o servicio). Validar la lista de asistencia diaria OE- 01 en relacin a los participantes presentes en la ejecucin de la obra y/o servicio. Verificar el uso de implementos de seguridad de acuerdo a lo sealado en el expediente tcnico. Monitorear y promover que las condiciones de trabajo de los participantes se encuentren dentro de los lineamientos y principios establecidos por el Programa (identidad del participante, perfil del participante, no existencia de maltratos, discriminacin, ni coaccin de ningn tipo; entre otros).
DE
PARTICIPANTES
DURANTE
LA
EJECUCIN
DEL
Se denomina movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra y/o servicios a las siguientes situaciones: salida de un participante que no implica un reemplazo, salida de un participante que implica reemplazo, ingreso de un nuevo participante. El movimiento de participantes generar cambios al interior del Padrn Inicial de Participantes con que se inici la obra y/o servicio, actualizndolo y generndose el Padrn de Participantes Activos (OP-03). Se denomina as al reporte que emite la Oficina Zonal a partir de las comunicaciones del Organismo Ejecutor mediante el formato OE-06 Informe de movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra y/o servicio. Este padrn permitir a quienes se encuentran involucrados en la ejecucin de la obra y/o servicio tener la lista (registro) de personas que se encuentran trabajando en la obra y/o servicio en un determinado perodo solicitado. 5.3.1 Ingreso de Nuevos Participantes (INP)
Esta situacin se produce cuando el Organismo Ejecutor requiere incorporar nuevos participantes, adicionales a los participantes activos que figuran en el Padrn de Participantes. Esta incorporacin de participantes puede responder a los siguientes motivos: De acuerdo a lo establecido en el Cronograma Recurso Participante el Organismo Ejecutor requiere incorporar un nmero mayor de participantes del que viene trabajando. Se requiere reemplazar a participantes que han desertado o que han sido retirados (ver numeral 5.7 del presente capitulo).
Los nuevos ingresos de participantes se determinarn mediante su registro en el formato OE-06 y/o mediante los procesos de seleccin complementarios de participantes; segn la modalidad de intervencin del Programa. 5.3.2. Salida del participante que no implica un reemplazo (SP) Esta situacin se produce cuando el participante es retirado de la obra y/o servicio debido a que el requerimiento de la MONC sealado disminuye, de acuerdo al Cronograma Recurso Participante vigente. En este caso el retiro no requiere de un reemplazo. 5.3.3 Salida del participante que implica un reemplazo (SPR) Se produce a partir de las dos situaciones siguientes: Retiro del participante. Esta situacin se produce cuando un participante es retirado de la obra y/o servicio por el Responsable Tcnico en atencin a alguna de las causales sealadas en el numeral 5.7 del presente captulo. Desercin del participante. Esta situacin se produce cuando el participante voluntariamente decide retirarse del proyecto, debido a problemas de salud, accidentes, problemas de ndole personal o familiar u propuesta de trabajo. Tambin se incluye en esta causal la circunstancia fallecimiento del participante.
5.5
La presentacin del formato OE-06 la realizar el Responsable Tcnico a la Oficina Zonal para la verificacin y el VB de los siguientes aspectos: En caso de participantes nuevos: Verificacin de que estos cumplan con el perfil requerido por el Programa y que se adjunte correctamente la documentacin exigida.
El Coordinador Tcnico Externo verificar la informacin entregada por el Organismo Ejecutor, de encontrarse observaciones, stas sern comunicadas al Responsable Tcnico para su respectiva subsanacin, en un plazo no mayor a 1 da hbil. La existencia de participantes no reportados por el Organismo Ejecutor en los plazos establecidos o no autorizados por el Programa ser notificada al Organismo Ejecutor, pudiendo constituir esta falta una causal de resolucin del convenio.
El Programa velar por que el Organismo Ejecutor realice los retiros de participantes de acuerdo a lo sealado en la presente Gua.
El registro del tareo se realizar al da siguiente de realizada la visita regular del Coordinador Tcnico Externo, y corresponder a los das tareados desde la visita regular anterior hasta la actual. Los ltimos das de tareo del mes se registrar el mismo da del cierre de planillas, para lo cual debern revisar el cronograma de pago a participantes remitido por administracin (adjunto). En casos que se requiera realizar una modificacin, contando para ello con el debido sustento, slo los profesionales del rea de proyectos asignados al proyecto podrn habilitar el registro de un da ya tareado, asumiendo la responsabilidad que ello conlleve.
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Cofinanciamiento. Aporte monetario o en materiales por parte del Organismo Ejecutor y/o Organismo Cofinanciante del proyecto para la ejecucin del mismo. Incentivo econmico. Es el monto que se le entrega mensualmente a los participantes por su intervencin en la ejecucin del proyecto, proporcionando mano de obra no calificada. La compensacin econmica diaria asciende a S/. 16.00 (diecisis y 00/100 nuevos soles). Convenio. Es el acuerdo de voluntades celebrado entre el Organismo Ejecutor y el Programa, en el cual constan las obligaciones de las partes. Coordinador Tcnico Externo. Los Coordinadores Tcnicos Externos son profesionales contratados para realizar la verificacin de la ejecucin de los convenios. Cuaderno de Obra (trmino empleado tanto para obras como para servicios). Documento enumerado en todas sus pginas y que se abre antes del inicio de la obra y/o servicio y en donde el Coordinador Tcnico Externo y el Responsable Tcnico, cada uno dentro de sus atribuciones anotarn las ocurrencias, indicaciones y consultas respecto a la obra. Desembolso. Es el aporte monetario con cargo al proyecto seleccionado correspondiente a los compromisos del Programa y que es destinado a la adquisicin de materiales, herramientas o al pago de gastos o mano de obra calificada. Da hbil. Todo da laborable sin considerar sbado, domingo ni feriado. Da Calendario. o Da natural es aquel que corresponde al calendario gregoriano, incluye los sbados, domingos y feriados. Expediente tcnico. Es el conjunto de documentos que definen las caractersticas tcnicas que deben de guiar la correcta ejecucin de la obra. Conforman este expediente: el proyecto seleccionado, el padrn de participantes y todas las modificatorias al proyecto aprobadas durante la ejecucin de la obra. Expediente de liquidacin. Es el conjunto de documentos que conforman la documentacin exigida para la liquidacin del convenio, el cual comprende la liquidacin de la obra y/o servicio o la parte de obra y/o servicio ejecutado en virtud del convenio suscrito. Hoja de pago. Constituida por el formato OE-05, donde se consigna a todos los participantes que laboraron durante un mes, el nmero de das laborados por cada participante, el monto que corresponde pagar a cada participante y el monto total de la hoja de pago. La cancelacin en la fecha establecida por el Programa. Jefe de cuadrilla. El jefe de cuadrilla es aqul que cuenta con la calificacin necesaria para ejecutar actividades que exigen mucha habilidad, de manera que el producto obtenido cumpla con los requisitos tcnicos exigidos. Deber contar con experiencia en el manejo de personal de obra y/o servicio, as como en la ejecucin de proyectos financiados por el Programa o similares. Liquidacin de obra. Es el procedimiento mediante el cual se determina el monto efectivamente gastado en la obra (valor real de la obra). El detalle de esta liquidacin es plasmado en el formato OE-15 informe de liquidacin.
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Liquidacin de oficio. Es la liquidacin practicada al convenio por el Programa. Esta se realiza cuando luego de resueltos los convenios, el Organismo Ejecutor no cumple con presentar el expediente de liquidacin respectivo. Mano de Obra No Calificada (MONC). Se denomina MONC a aquellas personas que en el marco de la ejecucin del Programa, participan en la ejecucin de los proyectos relacionados en la construccin, ampliacin, remodelacin y/o rehabilitacin de obras y/o servicios, constituyndose como participantes. Por el tipo de labor que desarrolla en la obra no requiere de mayores habilidades. Mano de Obra Calificada (MOC). Es aquella persona que participa de manera directa y con alguna habilidad en la ejecucin de los proyectos que financia el Programa. Dicha habilidad estar referida a la requerida para la realizacin de los trabajos en las especificaciones tcnicas del expediente tcnico aprobado y de acuerdo a los rendimientos establecidos en los costos unitarios que lo integran. Esta podr ser de dos tipos: Asistente de cuadrilla y Jefe de cuadrilla. Memoria descriptiva valorizada. Es el documento tcnico en el cual se describe de manera detallada y valorizada la obra ejecutada, especificndose sus caractersticas tcnicas y su costo total de la obra as como sus principales rubros. Obras complementarias. Son obras complementarias aquellas no consideradas en el expediente tcnico y que resultan indispensables para el cumplimiento de la meta prevista en el proyecto originalmente aprobado. Organismo Ejecutor. Es aquel organismo proponente seleccionado que ha suscrito convenio con el Programa para la ejecucin de un proyecto. Organismo proponente. Son aquellas organizaciones e instituciones que formulan y presentan los proyectos en el concurso de proyectos convocado por el Programa, en los trminos, condiciones y plazos establecidos en las Bases. Organismo proponente seleccionado. Se denomina organismo proponente seleccionado a la institucin / organizacin cuyo proyecto ha sido seleccionado para su ejecucin en el marco del Programa. Organismo Ejecutor Publico.- Son aquellas organizaciones pertenecientes al sector pblico. Organismo Ejecutores Privado.- Son aquellas organizaciones e instituciones que no pertenecen al sector pblico. Padrn de Participantes Activos (OP-03): Es el reporte que genera la Oficina Zonal a partir de los movimientos de participantes comunicados por el Organismo Ejecutor a travs del formato OE-06: Informe de movimiento de participantes durante la ejecucin de la obra. Estos movimientos podrn ser: salidas, salidas de participantes con reemplazo, nuevos ingresos. Participante. Es el poblador desempleado prioritariamente con carga familiar que se incorpora a una estrategia de apoyo a su insercin laboral y desarrollo de capacidades. Puede participar desde la etapa de presentacin de proyectos hasta su ejecucin. Su rol no se limita al aporte de mano de obra no calificada, por lo cual percibe un incentivo econmico, sino que adems, desarrolla sus competencias y fortalece su empleabilidad mediante las acciones de capacitacin que el Programa ofrece.
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Planos finales de obra. Son los planos de obra que se elaboran luego de concluida la ejecucin de los trabajos, en ellos sern sealadas todas las modificaciones existentes durante la ejecucin de la obra. Plazo de ejecucin aprobado original. Es el plazo de ejecucin en das hbiles establecido en el convenio originalmente aprobado. Plazo de ejecucin total aprobado. Es el plazo de ejecucin en das hbiles que incluye el plazo aprobado original y todas las ampliaciones de plazo aprobadas a travs de adendas al convenio. Plazo de ejecucin real. Es el plazo de ejecucin en das hbiles definido por el plazo que corre desde la fecha de inicio del proyecto hasta la fecha trmino aprobada por el Coordinador Tcnico Externo debidamente asentada en el cuaderno de obra. Proceso de seleccin complementario de participantes: Son aquellos procesos de seleccin que se realizan durante la ejecucin de la obra y/o servicio, que tienen por finalidad cubrir las vacantes que se generan ante la salida de participantes o por requerimiento de obra, de acuerdo al Cronograma Recurso Participante. El perodo para que se realice la seleccin depender del requerimiento sealado por el Organismo Ejecutor, por ejemplo realizar procesos de seleccin complementarios por un mes o dos meses. Proyecto seleccionado. Es el proyecto que luego de cumplir con la evaluacin correspondiente por parte del Programa, resulta priorizado por el Comit Interinstitucional. Resolucin de convenio. Es el acto por el cual se deja sin efecto el convenio debido a causas sobrevinientes del mismo. Responsable tcnico. Es el profesional contratado por el Organismo Ejecutor para asesorarlo tcnicamente, durante la ejecucin del proyecto seleccionado. Representante legal. Es la persona natural que representa al Organismo Ejecutor ante el Programa y para todos los efectos legales.
39. 40.
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ANEXO II
Formatos (CT) utilizados por el Coordinador Tcnico Externo
ANEXO III
Formatos (OE) utilizados por el Organismo Ejecutor