Revista do Arquivo Pblico Mineiro

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Caio Csar Boschi Ana Maria de Souza

Um arranjo arquivstico

Projeto, atualmente em andamento, que visa a organizar e disponibilizar os fundos documentais da administrao pblica do Estado de Minas Gerais constitui demonstrao exemplar de cooperao interinstitucional de valor inestimvel para a pesquisa histrica.

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Instituio guardi de fontes histricas que

1901, a primeira delas foi extinta e suas atribuies, transferidas para a Secretaria do Interior e para a Secretaria das Finanas. Em 1910, pela Lei n 516, foi instituda a Secretaria da Agricultura, Indstria, Terras, Viao e Obras Pblicas. Para o perodo abrangido pelo projeto, registra-se que em 1926 foi criada, pela Lei n 919, a Secretaria de Estado da Segurana e Assistncia Pblica, com as funes de polcia, segurana e sade, desmembradas da Secretaria do Interior. Entretanto, em 1930 esse rgo foi extinto, e seus servios retornaram Secretaria do Interior. A ltima mudana substantiva data de 1935, quando, pelo Decreto n 02, de 8 de abril, foi criada a Secretaria de Viao e Obras Pblicas, desmembrada da Secretaria de Agricultura. Esses so os textos normativos bsicos que norteiam os trabalhos do tratamento tcnico em pauta. Cumpre ressalvar que na documentao relativa a esses rgos depositada no APM muito pouco advm da Secretaria das Finanas, isto , apenas cerca de cinco metros lineares, razo pela qual esse acervo no integra as atividades do projeto. Sobre o contedo dessa frao documental da mencionada Secretaria, uma informao geral pode ser obtida com a consulta s pginas 90 e 91 do Guia de fundos e colees do Arquivo Pblico Mineiro, editado em 2006.1 Por outro lado, enfatize-se, desde logo, que o escopo do projeto compreende apenas os documentos noencadernados do perodo republicano, porquanto a documentao encadernada, igualmente volumosa, h anos encontra-se organizada e disponvel para consulta. Dentre os fundos encadernados do perodo republicano, destacam-se, pela complementaridade para com as fontes aqui consideradas: Polcia, com documentos entre os anos 1842 e 1945, totalizando 373 volumes; Secretaria da Agricultura, de 1891 a 1955, 1.058 volumes; Secretaria de Viao e Obras Pblicas, no perodo de 1935 at 1948, 236 volumes; e, mais alentadamente, Secretaria do Interior, entre 1891 e 1957, com 4.341

volumes. Importante assinalar que esse manancial de documentos possui instrumento de pesquisa prprio, disponvel para consulta na Sala de Referncia do APM.

estrutura de arranjo definida na etapa anterior. O acondicionamento segue as normas de preservao. 4 - Elaborao de instrumentos de pesquisa. Equivale dizer que desenvolvido um banco de dados especfico, que permite aos pesquisadores o acesso aos instrumentos

tm sido, ao longo do tempo, enaltecidas pela amplitude e pela qualidade da riqueza informativa nelas contida, o Arquivo Pblico Mineiro (APM) vem desenvolvendo esforos e atividades com vista a apurar cada vez mais os servios que oferece. Ainda que no se levem em conta relevantes aes como, por exemplo, o recolhimento de novos fundos e a reformatao de outros objetivando a sua preservao e a agilizao do processo de disseminao dos contedos , assinalem-se, para apontar apenas dois casos recentes, os trabalhos de tratamento tcnico realizados no acervo dos documentos no-encadernados da Coleo Casa dos Contos e do Departamento da Ordem Poltica e Social de Minas Gerais Dops/MG. no mbito de iniciativas como essas que, aqui e agora, se noticia o projeto Memria da Administrao do Estado de Minas Gerais: organizao, preservao e acesso ao acervo documental (1889-1945), implementado a partir de maio de 2006, com a chancela e o auxlio financeiro da Fundao de Amparo Pesquisa do Estado de Minas Gerais (Fapemig) e a colaborao acadmica da Pontifcia Universidade Catlica de Minas Gerais (PUC Minas). Trata-se de empreitada de vulto, pois, como o ttulo indica, o propsito o de proceder ao tratamento arquivstico de documentos produzidos e acumulados pela administrao pblica do Estado de Minas Gerais nas primeiras dcadas do perodo republicano. Vale dizer: lidar com massa documental calculada em torno de 400 metros lineares, recolhida ao APM em aproximadamente dois mil pacotes, e que assim permaneceu at o incio das atividades do projeto. Com efeito, a estrutura administrativa do Estado foi estabelecida pela Lei n 06, de 16 de outubro de 1891, com a criao de trs secretarias; a da Agricultura, Comrcio e Obras Pblicas; a do Interior; e a das Finanas. Com a reforma dessa estrutura, ocorrida em

Objetivos e etapas O projeto Memria da Administrao do Estado de Minas Gerais, que ora se apresenta, tem como objetivos:  Higienizar e acondicionar os documentos, com o intuito de desacelerar o seu processo de degradao.  Identificar os documentos quanto sua provenincia.  Definir um quadro de arranjo para sistematizao da guarda dos mesmos.  Elaborar instrumentos de pesquisa que possibilitem o acesso aos fundos documentais. Acessar o conjunto de fundos consulta pblica. So cinco as etapas em que as atividades se desenrolam, a saber: 1 - Higienizao do acervo. 2 - Identificao dos fundos documentais. Esta fase, mais demorada e complexa, inicia-se pelo levantamento das estruturas administrativas, das funes e da dinmica de funcionamento dos rgos integrantes da administrao pblica do Estado no perodo compreendido pelas datas-limite do projeto. Para levar a efeito essa fase dos trabalhos, cabe, primeiramente, identificar e analisar a legislao relacionada s atividades de cada secretaria, o que no tarefa de fcil execuo, dada a escassez de repertrios legislativos concernentes ao funcionamento e evoluo das estruturas administrativas. Em seguida, busca-se conhecer os processos de produo dos documentos, bem como a forma de sua acumulao e a tramitao dos mesmos. Essa anlise condio indispensvel para definir a estrutura de arranjo dos documentos. 3 - Arranjo e acondicionamento. Essa etapa consiste em organizar fisicamente os documentos, obedecendo

de pesquisa por intermdio de meios eletrnicos. 5 - Acesso dos documentos a consulta pblica. A estrutura de arranjo do fundo da Secretaria de Agricultura, Indstria, Comrcio, Terras, Viao e Obras Pblicas, ficou definida em seis sries: Srie 1: Expediente Srie 2: Contabilidade Srie 3: Agricultura, comrcio, indstria e minerao Subsrie 3.1: Institutos de aprendizagem Subsrie 3.2: Agricultura Subsrie 3.3: Meteorologia Subsrie 3.4: Estatstica Subsrie 3.5: Indstria e comrcio Srie 4: Obras Pblicas Subsrie 4.1: Comisso de Melhoramentos Municipais Subsrie 4.2: Comisso Construtora da Nova Capital Subsrie 4.3: Edificaes pblicas Subsrie 4.4: Construo de pontes Subsrie 4.5: Inspetoria de Estradas de Rodagem Srie 5: Viao, estradas de ferro, navegao e linhas telegrficas Srie 6: Imigrao, terras e colonizao Por seu turno, o fundo Secretaria de Viao e Obras Pblicas compreende trs sries: Srie 1: Administrao Srie 2: Estradas de Rodagem e Pontes Srie 3: Edificaes Pblicas

Consulta pblica Como resultado material dos trabalhos, foi elaborado, em carter preliminar, um instrumento de pesquisa dos fundos, j disponvel para consulta na Sala de

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Fotografias anexas ao processo de construo da estrada entre Porto Novo e Angustura, 1912-1931. APM - (SA), subsrie 4.5, cx. 17, pc. 01. Fundo Secretaria de Agricultura, Viao e Obras Pblicas. Projeto Memria da Administrao do Estado de Minas Gerais, 1891-1945.

Referncia do APM. Essa documentao indita, que a partir de agora passar consulta pblica, extremamente rica e diversificada.

e Assistncia Pblica, que totalizam em torno de mil pacotes, passaro por todas as etapas aqui descritas. O projeto vem sendo executado sob a coordenao

Com relao ao fundo Secretaria da Agricultura, ressaltam-se os documentos referentes aos Institutos de Aprendizagem Agrcola, que a partir do perodo republicano assumem grande importncia devido necessidade de racionalizao do trabalho agrcola e por propiciarem ocupao a menores infratores e rfos. Destaca-se tambm a subsrie 4.5 Inspetoria de Estradas de Rodagem, que abriga, alm dos documentos textuais, um expressivo nmero de plantas e fotografias. Na subsrie 4.2 Comisso Construtora da Nova Capital, encontram-se documentos de 1891 a 1901 que tratam de obras realizadas na capital pela comisso mesmo depois da inaugurao oficial. Outra srie de destaque a de n 6 Imigrao, terras e colonizao, que entre outros assuntos aborda temas como as questes de concesso de terras e correspondncias relacionadas imigrao. No fundo Secretaria de Viao e Obras Pblicas, encontra-se a continuao da documentao referente a obras no Estado a partir de 1935, com destaque para construo do Barreiro de Arax, que se inscreve entre os balnerios construdos no Brasil entre as dcadas de 1920 e 1950, ou seja, num perodo de renovao de idias urbansticas no pas.

colegiada de Renato Pinto Venncio (APM), Marta Elosa Melgao Neves (APM), Pedro de Brito Soares (APM) e Caio Csar Boschi (PUC Minas), tendo como consultora Ana Maria de Souza, ex-funcionria do APM. O projeto conta com a participao, desde o seu incio, de 19 alunos estagirios oriundos de cursos de graduao em Histria, sendo 13 da Pontifcia Universidade Catlica de Minas Gerais (PUC Minas), quatro da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) e dois do Centro Universitrio Newton Paiva, que trabalham sob a coordenao tcnica das licenciadas em Histria e estagirias no APM Marina Mesquita Camisasca (maio/2006 fevereiro/2008) e Daniela Flvia Martins Fonseca (a partir de maro de 2008). Para alm dos notrios ganhos e da relevncia social do projeto, no que diz respeito conservao e organizao dos documentos e sua difuso e facilitao para consulta, importa realar o fato de que ele tem revelado ser espao privilegiado para um maior e mais slido intercmbio acadmico-cientfico do APM com instituies de ensino superior.

Notas |

Na seqncia do cumprimento do projeto, aceleramse os trabalhos tcnicos relativos ao fundo Secretaria do Interior, que atinge cerca de 54 metros lineares de documentos. A higienizao j foi concluda e a equipe, por ora, ocupa-se com os procedimentos de definio do sistema de arranjo. O cronograma de execuo, felizmente, tem sido obedecido, permitindo prever o trmino das atividades deste fundo para 2009. Findos esses trabalhos, os fundos restantes, dentre eles o do Departamento da Administrao Municipal, o da Chefia de Polcia e o da Secretaria de Segurana

1 . GUIA DE FUNDOS E COLEES DO ARQUIVO PBLICO MINEIRO. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais/Arquivo Pblico Mineiro, 2006. 166p.

Caio Csar Boschi professor da Pontifcia Universidade Catlica de Minas Gerais (PUC Minas), onde dirige o Centro de Pesquisa Histrica, e autor de O barroco mineiro: artes e trabalho (Brasiliense), Os leigos e o poder: irmandades leigas e poltica colonizadora em Minas Gerais (tica), entre outros trabalhos. Ana Maria de Souza historiadora. Foi diretora de Arquivos Permanentes do Arquivo Pblico Mineiro e atualmente tcnica em gesto documental e analista do ICMS Patrimnio Cultural no Iepha/MG, alm de consultora do projeto Memria da Administrao do Estado de Minas Gerais, 1889-1945.

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