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Elaboracin: CEPLAN
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Valor de la utopa, imaginacin, arte y creatividad Saber hacia donde vamos Quienes somos, razn de existencia. Identidad, Gua de accin Categora rectora de la organizacin Vas para alcanzar la Misin y los objetivos Dificultades y limitaciones, debilidades y amenazas Accin, gua, cundo, con qu recurso, quines
ACCIN
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AHORA
VALORES COMPARTIDOS
FUTURO
MISIN
CONCEPCIN ESTRATGICA
VISIN
DIAGNSTICO ESTRATGICO
PROBLEMAS ESTRATGICOS
EJES ESTRATGICOS
OBJETIVOS ESPECFICOS
INDICADORES Y METAS
ACCIONES ESTRATGICAS
ESCENARIO
PROGRAMAS ESTRATGICOS
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OBJETIVOS
Elaboracin: CEPLAN
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OBJETIVOS ESPECFICOS
RESULTADOS FINALES
INDICADORES
RESULTADOS ESPECFICOS
METAS
ACCIONES ESTRATGICAS
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OBJETIVO
Etimologa de la palabra: Proviene del latn jactum que significa lanzado y la preposicin ob que significa hacia. Definicin del trmino: Son las metas intentadas que prescriben o establecen un determinado criterio y sealan direccin a los esfuerzos del planificador.
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OBJETIVOS ESTRATGICOS
Son declaraciones cualitativas o cuantitativas de las aspiraciones de un individuo o grupo de individuos dentro de una organizacin Es un estado futuro deseado de una organizacin o de uno de sus elementos Son las metas que se persiguen, que prescriben un mbito definido y sugieren la direccin a los esfuerzos de planeacin de una organizacin
A pesar de que un objetivo debe lograrse en el futuro se determina un lapso especfico para su realizacin
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DEFINICIN DE OBJETIVOS
Precisin de los Problemas Estratgicos principales a enfrentar. Identificacin de los sectores de responsabilidad o actividades que son cruciales para el logro de la misin: reas de Resultados Claves Visin de la Solucin Estratgica Precisin de Objetivos para garantizar los resultados segn las reas claves Precisin de los Indicadores de Medida
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METAS
Elaboracin: CEPLAN
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METAS
CONSTITUYEN LA EXPRESIN CONCRETA, CUANTIFICABLE, DE LOS LOGROS QUE SE PLANEAN ALCANZAR EN EL AO (U OTRO PERIODO DE TIEMPO) CON RELACIN AL OBJETIVO Y PRODUCTO IDENTIFICADO
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DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.
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Metas adecuadas
Aumentar a un 10% la cobertura de beneficiarios del Programa Salud para todos Mejorar el tiempo promedio de atencin a los usuarios, reduciendo a 30 minutos el trmite de iniciacin de actividades comerciales Aumentaremos el nmero de visitas a las bibliotecas locales en un 20% antes del 31 de Diciembre de 2006
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EJEMPLO Si el resultado del indicador: Porcentaje de gasto administrativo sobre gasto total es de un 15% Podemos compararlo con:
estndar de comparacin de la meta fijada: 20%, el porcentaje promedio de programas similares que es de 10%, Cmo es el desempeo del programa?
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Existe?
Ao n 60%
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QU ES LA LNEA BASE? Se refiere al dato que se tomar como inicio para establecer los valores futuros a alcanzar por el indicador, los que servirn para evaluar el grado de consecucin de las metas. En los casos que el indicador se construye por primera vez, podra suceder que no exista un valor base. Una vez realizada la primera medicin, se tomar como lnea de base el ltimo dato relevado.
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LAS METAS DEBEN TENER ASIGNADOS RESPONSABLES POR SU CUMPLIMIENTO A NIVEL DE LA ORGANIZACIN. Debe quedar claramente establecido cual es la Unidad, rea, Direccin, que es responsable por el cumplimiento de la meta, an cuando otras reas intervengan con produccin intermedia o final.
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PROBLEMAS FRECUENTES CUANDO SE ESTABLECEN LAS METAS No existen o no se construyen los medios de verificacin Los supuestos no son pertinentes (se imputan
aspectos que la institucin no controla) La evaluacin (el juicio sobre el desempeo no es confiable)
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Trampa de la medicin: se muestra como resultados (y se hace) solo lo que se puede medir
No es posible avanzar hacia la mejora de los resultados relevantes para la organizacin y por ende para la ciudadana
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INDICADORES
Elaboracin: CEPLAN
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MARCO GENERAL
Oficina General de Planificacin
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Dnde queremos ir
Medicin de desempeo
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CONSIDERACIONES
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QU ES UN INDICADOR
Expresin de medida de un atributo
Conjunto de variables cuantitativas o cualitativas que se va a medir o monitorear Criterio para evaluar el comportamiento de las variables un objetivo
Nmero que establece una relacin entre dos o ms datos significativos de dominios semejantes o diversos y que proporciona informacin sobre el estado en que se encuentra un sistema
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INDICADOR DE GESTIN
Expresin del comportamiento de las variables que intervienen en un proceso y de los atributos de los resultados, que permiten analizar el resultado de la gestin y el cumplimiento de las metas respecto al objetivo trazado por la institucin. La medicin debe tener una referencia de cuya comparacin se puede establecer una desviacin o acierto, sobre las cuales se determinarn acciones correctivas, preventivas o de mantenimiento.
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PARA QU SIRVE CONSTRUIR INDICADORES DE DESEMPEO? a)Induce mejoras en informacin. b)Posibilita la discusin de resultados y permite una asignacin de recursos con mayor fundamento. c) Posibilita la evaluacin. d)Apoya el proceso de formulacin de polticas y programas. e)Facilita el establecimiento de compromisos de resultado.
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Metas Economia
Calidad
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REQUISITOS TECNICOS DE UN INDICADOR Que los datos utilizados en el indicador sean vlidos y confiables. Que los datos contengan informacin relevante para la toma de decisiones. Que los datos estn bien documentados. Que se puedan actualizar peridicamente. Que sean sencillos, fciles de medir e interpretar.
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REQUISITOS TECNICOS DE UN INDICADOR Que se puedan utilizar con otros indicadores. Que sean capaces de mostrar tendencias a travs del tiempo. Que sean aplicables a escala interinstitucional o institucional. Que sean determinantes, es decir, seleccionado manera que sean los que mejor expresen la naturaleza del resultado objeto de medida. indicadores deben ser pocos para facilitar su integracin.
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EFICIENCIA
Describe la relacin entre dos magnitudes: La produccin fsica de un producto (bien o servicio) y Los insumos o recursos que o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de produccin. Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos. Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible.
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ECONOMIA
Capacidad de la institucin para mover adecuadamente los recursos financieros en el cumplimiento de sus objetivos: Eficiencia manejo de recursos. Uso actual de recursos en relacin a lo planeado. Autosuficiencia financiera en la capacidad de generar ahorros y en la existencia de equilibrio presupuestado.
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CALIDAD
Capacidad de la institucin por responder en forma conciente, rpida y directa a las necesidades de los usuarios. Mediciones indirectas a)Mejorar los atributos y caractersticas de los productos Mediciones directas a)Grado de satisfaccin de los usuarios
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CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Unidad de la organizacin que genera un producto o servicio. Tiene un responsable a cargo con autonoma y autoridad. Tiene recursos asignados para la generacin de los productos o servicios.
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1.- Identificacin y/o revisin Cules son los productos estratgicos y objetivos que sern evaluados? 2.- Identificar las dimensiones y mbitos de desempeo Qu mbitos y dimensiones del desempeo es conveniente medir? 3.- Asignar responsabilidades Cules sern los centros de responsabilidad responsables por el desempeo logrado? A qu niveles realizaremos la evaluacin? 4.- Establecer los referentes para la comparacin Sobre qu comparamos los indicadores para saber si el desempeo es el adecuado? 5.- Construir las frmulas Cmo relacionamos las variables de medicin?
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6.- Recopilar la informacin necesaria Qu datos y antecedentes permitirn construir los indicadores? 7.- Validar los indicadores Cmo sabemos que los indicadores construidos miden efectivamente la gestin y los resultados? 8.- Analizar e interpretar los resultados Por qu se produjeron los resultados? 9.- Comunicar e informar Quines tienen que conocer nuestros resultados?
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EJEMPLOS
Eficiencia 1.- Sistematizacin de legajos del personal docente y no docente Calidad 1.- Mejora en tiempo promedio de espera para la atencin de usuarios en los tramites Economa 1.- Reduccin en los gatos de papelera 2.- Disminucin del % de recursos utilizados en las direcciones
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Pertinencia: Debe referirse a Comparabilidad: Las unidades los procesos y productos deber ser comparables de un esenciales que desarrolla cada ao a otro. organizacin para reflejar el grado de cumplimiento de sus Obj. Confiabilidad: Datos suficientes Independencia: Medir lo y demostrables. Digno de controlable. confianza, independiente de quin realice la medicin. Integracin: Interconexin de unos con otros para medir integralmente el desempeo. Oficina General de Planificacin
Costo Razonable: Su proceso de construccin, recoleccin y registro debe ser adecuado a las posibilidades financieras de la institucin. Oportunidad: Sus resultados deben estar en forma oportuna, de manera de retroalimentar la gestin.
Nmero apropiado: Suficientes para cubrir varios aspectos y que no excedan la capacidad de anlisis
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PARADIGMAS CONTRA LA MEDICIN La medicin precede al castigo. No hay tiempo para medir. Medir es difcil. Hay cosas imposibles de medir. Es ms costoso medir que hacer.
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RESUMEN
Elaboracin: CEPLAN
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Planes de Accin: Planes operativos detallados con base en el plan general organizacional. Incluyen presupuestos y cronogramas de ejecucin y responsables.
Matriz de Planeamiento
DIAGNSTICO OBJETIVOS OBJETIVOS / GENRICOS ESTRATEGIAS GENERALES (5 Aos) (5 Aos) 1 2 3 4 5 Objetivos Especficos METAS ANUALES Estrategias Especficas (Cmo logro el objetivo?) PROGRAMAS / PROYECTOS / ACTIVIDADES ESTRATGICAS Tiempo RECURSOS
Inversin/ Costo
Responsable
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Inversin/ Costo
Responsable
Diagnstico Presentacin esquemtica y estructurada de la realidad de la institucin, separando los aspectos internos y externos. En el aspecto interno se debe presentar la situacin y los problemas de los recursos humanos, activos, tecnolgicos, procedimientos, organizacin, etc., de manera que para cada problema o situacin se planteen objetivos, metas, estrategias, programas, proyectos y actividades con sus respectivos recursos. Del mismo modo, se debe presentar los aspectos externos.
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Inversin/ Costo
Responsable
Objetivos Generales Se refiere a logros planteados para el largo plazo, correspondiente al conjunto de la institucin, que sustenta su misin y visin, vinculados a cada aspecto del disgnstico o a un grupo de ellos. Estrategias Generales Se refiere al comportamiento del conjunto de la organizacin, que responde a como actuar sobre varios aspectos de su diagnstico, que va a ser distintivos que va a orientar y priorizar sus actividades. Objetivos Especficos Actuaciones orientadas a conseguir cada uno de los objetivos generales. Diferenciables, distinguibles
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Inversin/ Costo
Responsable
Metas Resultados deseados o previstos o nivel que se pretende alcanzar. Lo ms concreto posible Es el fin que se propone alcanzar en trminos cuantitativos. Indicadores Instrumentos de medida Significativos Pueden ser de tiempo, de coste, de actividad, pero mejor, de resultados. Cuantitativos o cualitativos Preferible un pequeo sistema de indicadores que no uno solo Permiten introducir medidas correctoras
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Inversin/ Costo
Responsable
Estrategias Especficas Cmo se actuar para lograr los objetivos y metas especficas?
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Inversin/ Costo
Responsable
Programas Conjunto de proyectos que tienen caractersticas comunes y pertenecen a reas especficas. Proyectos Conjunto de actividades que tienen un objetivo comn. Actividades Accin presupuestaria de mnimo nivel, indivisible a la asignacin de recursos Acciones Pasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a conseguir los objetivos especficos Permiten distribuir tareas y responsabilidades, recursos, indicadores, seguimiento y evaluacin Realistas Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados de otras
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Inversin/ Costo
Responsable
Recursos Tiempo, permite realizar un seguimiento lo ms preciso posible y reaccionar oportunamente. Presupuestos: sustento de los ingresos y egresos monetarios y utilizacin de recursos. Responsable, tiene que sentirse propietario del proceso y participar en l desde el punto 0. Deber rendir cuentas del avance.
MUCHAS GRACIAS