Escuela: UAEM- IPRO

Resumen: Relaciones Publicas 2

Alumno: Tellez Hernndez Israel

Carrera: Relaciones Pblicas

Profe: Lucio vila Jimnez

COMUNICACIN No es de extraarse que debido a la naturaleza de las Relaciones Pblicas, la comunicacin ha de ser el vehculo dinmico y vital que integra la corporacin con sus pblicos. Su carcter dinmico lo determina la cantidad de retroinformacin que propicia el emisor, quien es el que estructura el mensaje; el componente vital. Tipos de comunicacin Como la comunicacin es un fenmeno sumamente complejo, se han obtenido diversos criterios para hacer una clasificacin, unas ms elaboradas que otras, pero en todas se nota la preocupacin de los especialistas por transmitir claridad en las propuestas. Para efectos de este manual expondremos aquellas que se adaptan ms al rea de las Relaciones Pblicas. Robert Marston un especialista en el rea, clasifica la comunicacin de acuerdo a las intenciones del comunicador: 1. Comunicacin informativa 2. Comunicacin persuasiva 3. Comunicacin de entretenimiento Por otro lado, en un seminario realizado bajo los auspicios de la Universidad de Michigan, Estados Unidos; se concluy una clasificacin de una manera ms cercana a las motivaciones humanas, a sus deseos y experiencias. Establecieron que la comunicacin puede dividirse de acuerdo a los cinco sentidos clsicos: visin, odo, olfato, gusto y tacto. As, la comunicacin puede ser: VISTA: entrevista, conferencias, libros, revistas; ODA: programas radiales, grabaciones; TOCADA: televisin, pelculas; OLIDA: demostraciones de cocina, de perfumes y SABOREADA: degustaciones y libros de cocina, recetarios. Otra de las clasificaciones ms utilizadas en Relaciones Pblicas se refiere su utilizacin dentro de las organizaciones: COMUNICACIN INTERNA Se entiende por Comunicacin Interna al intercambio de informacin entre la Gerencia y sus empleados. La funcin de la comunicacin interna es hacer del conocimiento de los empleados de lo que piensa los directivos y viceversa. La comunicacin interna se lleva a cabo en Juntas de empleados y directivos, discusiones en grupo, asuntos sociales concernientes a la empresa, entre otros. COMUNICACIN EXTERNA. No es ms que la comunicacin que tiene que ver con los consumidores, vecinos de la comunidad, representantes, proveedores, agencias gubernamentales y cualquier otra personalidad fuera del mbito de la organizacin. Cuando hablamos

de juntas con accionistas, consumidores, distribuidores, visitas a estaciones de radio, televisin y asuntos sociales, entre otros, nos estamos refiriendo precisamente a este tipo de comunicacin. COMUNICACIN DESCENDENTE: La comunicacin descendente fluye desde las personas en los altos niveles hasta las de niveles ms bajos de la jerarqua. Las formas ms comunes son instrucciones para el trabajo, memorandos oficiales, enunciados de polticas, procedimientos, manuales y publicaciones de la compaa. En muchas organizaciones, la comunicacin descendente suele ser, a la vez, inadecuada e inexacta. Cuando esto ocurre indica que existe necesidad de recibir informacin pertinente para su trabajo. La ausencia de informacin relacionada con el trabajo, puede crear una tensin innecesaria entre los miembros de la organizacin. COMUNICACIN ASCENDENTE Una organizacin eficaz necesita la comunicacin ascendente tanto como la descendente. En esta situacin, el comunicador est a un nivel ms bajo que el receptor en la organizacin. Ms adelante veremos que la comunicacin ascendente eficaz es difcil de lograr, en especial en las organizaciones muy grandes. Es necesaria la comunicacin ascendente con xito para una eficaz toma de decisiones. Algunas de las fuentes ms comunes de comunicacin ascendente son los buzones de sugerencias, reuniones de grupo y procedimientos en caso de conflictos laborales. COMUNICACIN HORIZONTAL En el diseo de la mayora de las organizaciones se omite el flujo horizontal de la comunicacin. Cuando alguien del departamento de Contabilidad se comunica con alguien del departamento de Ventas para tratar un asunto relacionado con la empresa, el flujo de informacin es horizontal. Dado que por lo general no existen los mecanismos para asegurar la comunicacin en el diseo de la organizacin, su proceso se deja a cargo de los gerentes individualmente. La comunicacin entre los iguales es necesaria, a menudo, para la coordinacin y tambin puede proporcionar la satisfaccin de necesidades sociales. COMUNICACIN DIAGONAL Aunque es el menos utilizado, la comunicacin diagonal es importante en situaciones en las cuales los miembros no se pueden comunicar eficientemente por medio de los otros canales. Por ejemplo, el contralor de una empresa puede desear hacer un anlisis de los costos de distribucin. Una parte del departamento de ventas puede enviar un informe especial directamente al contralor, sin pasar por los canales regulares del departamento.

Formas de la Comunicacin VERBAL Es la ms comn de las formas de comunicacin, pues utiliza la simbologa propia del idioma, se divide en: Comunicacin Oral Como su nombre lo indica se refiere a las palabras habladas. Este tipo de comunicacin se puede presentar en los siguientes casos: Discursos Formales: Este es una de las formas ms utilizadas, ya que es una de la ms rpida y ms impresionante para transmitir informacin. Los discursos son tiles para comunicar informacin cierta, para hacer anuncios o para dar instrucciones a los empleados. Sin embargo, tiene la limitacin que generalmente no se utilizan como una oportunidad de comunicacin bilateral. Conferencia de Mesa Redonda: Se utilizan con frecuencia para comunicacin con los empleados, accionistas, proveedores, lderes, etc. Este mtodo tiene la ventaja de ser una va expresa para el intercambio de opiniones o informaciones, por lo que se garantiza el intercambio bilateral de informacin. Discusiones en Grupo: Son valiosas para presentar varios puntos de vista sobre un tema en particular que es de inters para el auditorio. Se utiliza principalmente en asambleas de accionistas para informar sobre el desarrollo del negocio. Conversacin Informal: Es el mtodo ms comn utilizado entre los supervisores y personal operativo. Debido a las caractersticas de la informacin que se ofrece, el supervisor o persona encargada de comunicar debe tener una buena preparacin para llevar a cabo esta funcin. Demostraciones: Estas se utilizan normalmente en los agasajos u ocasiones especiales con el fin de mostrar a los invitados los procesos y productos de la empresa. Comunicacin Escrita La escritura es un requerimiento general en la mayora de los recursos utilizados en Relaciones Pblicas. En este campo tenemos folletos, notas de prensa, avisos de prensa, etc. Los folletos son los ms utilizados. Existen diversidad de documentos en este formato con distintos propsitos. Los folletos vienen en varios modelos: podemos tener los folletos tipo estndar, los dpticos, trpticos, entre otros. Las Notas de Prensa, por su parte son informaciones relacionadas con la empresa que aparecen en la prensa en forma de artculos. Generalmente no sobrepasan la cuartilla. Los Avisos de Presa, son textos cortos con un matiz de que se asemeja mucho a la publicidad de la empresa

NO VERBAL. Muchas veces se piensa que la comunicacin slo tiene que ver con el aspecto del verbo, ya sea oral o escrito. Sin embargo en infinidad de ocasiones se nos puede comunicar algo con solo un gesto. Esto es lo que se conoce como Comunicacin No Verbal y consiste en cada una de las acciones, gestos, expresiones faciales y figuras, que son formas con significado propio. Es por ello que actualmente se estn utilizando mucho los materiales visuales y audiovisuales, que de alguna manera complementan las comunicaciones netamente verbales. Componentes de la Comunicacin En la comunicacin, cada situacin difiere de cualquier otra situacin similar; ello se explica por el poderoso componente humano que lleva implcito. Sin embargo, se pueden categorizar ciertos elementos que son comunes en cualquier situacin. Son elementos constituyentes, que se ubican al responder ciertas preguntas como: Quin comunica? Qu comunica? Cmo comunico? A quin comunico? Cmo s si me comunico? Yo, el emisor Un mensaje Utilizando un medio A un pblico receptor Realizando una investigacin

Barreras de la Comunicacin. Es lgico siempre preguntarse Porqu se interrumpen las comunicaciones?. La respuesta parece fcil: Si uno de los elementos de la comunicacin es deficiente en cualquier forma, no habr comprensin ni claridad en el significado. Hay muchas barreras que pueden impedir el proceso de la comunicacin y ocasionar ruido. Las barreras que mencionaremos no son las nicas que existen. Ellas son, sin embargo, barreras comunes prevalecientes en la comunicacin. Estas barreras pueden ser diversas.

BARRERAS SEMNTICAS Son obstculos derivados de las dificultades presentadas por los signos y smbolos transmitidos en un mensaje. A mayor complejidad de los contenidos, mayor dificultad para ser entendidos por el receptor. En el emisor hay un deseo para que el mensaje sea entendido correctamente y transmita los significados deseados. Ello es debido a que cada palabra posee varias acepciones oficialmente reconocidas y algunas otras implantadas por el uso comn. Como ejemplo podemos decir que la palabra utilidades puede representar para el ejecutivo de una medida de xito y un crdito merecido, para el empleado puede representar algunos de los fondos que recibi a fin de ao como forma de mayor salario. En este caso, la diferencia de significado esta en las personas y no en las palabras. Los estudiosos del lenguaje denominan el fenmeno como anfibologa. BARRERAS FSICAS. Estas se explican por las deficiencias en los medios fsicos empleados como soportes en la transmisin de los mensajes. Tales deficiencias pueden ser de naturaleza mecnica, elctrica, electrnica, acstica, ptica, etctera, y depende del medio transmisor que sea utilizado por el emisor. Es responsabilidad de este verificar las excelencias de los medios a utilizar. BARRERAS PSICOLGICAS. Estas barreras se pueden detectar tanto en el emisor como el receptor, puesto que son inherentes a la estructura psquica del individuo. Los absolutismos, estereotipos y ciertos desordenes de ndole neurtica, pueden incidir sobre el proceso de la comunicacin y desvirtuar el contenido de un mensaje. Asimismo, un individuo en estado de alarma o tensin psquica est propenso a confundir los signos, seales o componentes de la comunicacin y percibir solo aquellos elementos que tiendan a configurar una reposicin del equilibrio perdido. BARRERAS FISIOLGICAS. Este tipo de limitantes se presenta, tanto en el emisor como en el receptor o en ambos, padecen deficiencias en el aparato fonador, visual o auditivo que limitan su poder de comunicacin y obliga, en el mejor de los casos, a que uno de los comunicadores recurra a otros medios para hacerse entender, as es fcil suponer que la mediatizacin del mensaje es segura cuando haya deficiencias fisiolgicas, ya sea en quin habla o quin escucha. BARRERAS ADMINISTRATIVAS. La estructura de normas, reglamentos, filtros o censuras producen, en mayor o menor grado, limitantes de la comunicacin traducindose en lo que conocemos como barreras administrativas. Estos obstculos en la comunicacin se pueden presentar en los diversos niveles en los que debe moverse la misma. As podemos ilustrar el caso de esconder o limitar informacin a fin de perjudicar a compaeros de trabajo y obtener un beneficio particular; a este tipo de comportamiento le llamamos competencia desleal y ha sido germen de discordias y pareceres irreconciliables entre los

objetivos de la empresa y los individuales, ocasionados tanto por la empresa como el individuo; ambos por un psimo manejo de las relaciones. En la comunicacin en cualquier direccin, podemos sealar dos componentes: 1. Tiempo. Se puede detectar en las empresas que trabajan por turnos y en las que sus diversos empleados tienen escasa oportunidad de contactarse, por lo que no es factible establecer una comunicacin; ya sea de tipo formal, ya sea de carcter informal. As, se les dificulta informar en el estado que dejan las maquinas y equipos para el siguiente turno, los trabajos retrasados o adelantados de la oficina, el intercambio de experiencias u otros asuntos. 2. Lugar. Las barreras en este punto las determinan las distancias en que se encuentran diversas unidades de la misma empresa, sus empleados tiene dificultades para mantener una comunicacin clara y adecuada para llevar adelante los programas de una manera ptima. Caractersticas de la Comunicacin En el proceso de la comunicacin es posible detectar un conjunto de atributos que inciden sobre ella y afectan, en positivo o en negativo, a diversos componentes de la misma. As podemos observar como son inherentes al emisor, al receptor, a los medios, al mensaje o bien a la retroinformacin. Tales caractersticas son conocidas en el mundo comunicacional como las siete ces de la Comunicacin. Ellas son: CREDIBILIDAD Desde sus inicios el proceso de la comunicacin debe estar sustentado en el principio de creer en lo que se nos informa y en quienes nos dan la informacin, ya sea por la confianza que presenta la fuente, ye sea por la caracterstica emptica de la relacin entre el emisor y sus pblicos. CONTEXTO La comunicacin debe realizarse en un entorno que le sea propicio, evitndose en lo posible la falta de congruencia entre lo expuesto por el emisor y los contenidos recibidos por los pblicos. La dualidad de significados desorienta al receptor y puede generar en l actitudes de rechazo e indiferencia ante la intencin del emisor, por buena que sta sea. CONTENIDO La comunicacin debe ser estructurada con una finalidad especfica y recurriendo a los elementales principios de la economa: hacer con el menor esfuerzo para obtener mejores ganancias. El contenido de la comunicacin debe asegurar una respuesta cierta del interlocutor, puesto que en la comunicacin se presume hay una propuesta orientada al beneficio comn.

CLARIDAD El mensaje, ncleo de la comunicacin, ha de ser redactado con sencillez, pero, sin simplicidad. El significado de cada palabra habr de ser el mismo para el receptor como para el emisor. CONTINUIDAD Y CONSISTENCIA La penetracin del mensaje se logra mediante la repeticin del mismo cuantas veces sea preciso y, en cada ocasin, debe presentar variaciones. El relato contenido en la comunicacin debe ser consistente. CANALES DE COMUNICACIN Estos conforman los soportes y las vas por lo que debe circular el mensaje y deberan ser empleados los que con ms frecuencia utiliza el receptor. CAPACIDAD DEL AUDITORIO La comunicacin eficaz de quin disea el mensaje debe considerar la atencin que debe prestar el auditorio, es decir, estar consciente de que la mayor efectividad se alcanza cuando menor es el esfuerzo realizado por el receptor para comprender el mensaje. MEDIOS DE COMUNICACIN TELEVISIN La televisin es un entretenimiento peculiar de la poca compleja en que vivimos. En un mundo inseguro y sin apoyos internos, la televisin es una ayuda inocua, permite matar el tiempo. RADIO La radio comparte con la prensa y la televisin la posibilidad de facilitar el conocimiento sobre la realidad. Hoy la radio capta a una audiencia juvenil, llegando a convertirse en ocasiones en verdaderos signos del consumo musical principalmente. La radio es un medio esencialmente auditivo: dentro de la jerga audiovisual se conoce como "audio". Por la rapidez con que se difunde, la economa del servicio y el alcance de su emisin, la radio es un valioso elemento de informacin y educacin. La radio se ha desarrollado en los pases ricos y permanece en estado precario en los pases de pocos recursos. PRENSA La prensa peridica es el medio ms representativo de los antiguos. Las repercusiones polticas que se le atribuyen llevaron en algn momento a acuar la expresin "cuarto poder", para referirse a su capacidad de incidir en la opinin pblica y en ltima instancia, en las sociedades democrticas, sobre los votantes.

CINE Probablemente sea el medio que ha sufrido menos las presiones de los distintos tipos de poder social en comparacin con la gran audiencia que tiene. Esto no implica que el nacimiento y el desarrollo de la actividad industrial en este medio no representen una fuente potencial de manipulaciones. Por otra parte, las ideas autoritarias que en general se aplicaran a recortar la influencia de todos los medios, tambin pueden ser propietarias de censura. INTERNET Internet se refiere a la interconexin de redes informticas que permite a las computadoras conectadas comunicarse directamente. El trmino suele referirse a una interconexin en particular, de carcter planetario y abierto al pblico, que conecta redes informticas de organismos oficiales, educativos y empresariales. Tambin existen sistemas de redes ms pequeos llamados intranet, generalmente para el uso de una nica organizacin. WORLD WIDE WEB World Wide Web (tambin conocida como Web o WWW) es una coleccin de ficheros, denominados lugares de Web o pginas de Web, que incluyen informacin en forma de textos, grficos, sonidos y vdeos, adems de vnculos con otros ficheros. Continuamente se desarrollan nuevos tipos de ficheros para la WWW, que contienen por ejemplo animacin o realidad virtual. Hasta hace poco haba que programar especialmente los lectores para manejar cada nuevo tipo de archivo. PROCESO DE ELABORACIN Veamos a continuacin las principales comunicaciones escritas que debe elaborar el personal involucrado en las Relaciones Pblicas. Cabe destacar que lo que presentamos aqu son slo ejemplos y que estos pueden variar segn el estilo del redactor como de la organizacin. En estos casos lo verdaderamente importante es la presencia de los campos que en los ejemplos aparecen entre parntesis. CULTURA ORGANIZACIONAL LA ORGANIZACIN Definir con precisin la organizacin es tarea difcil, ya que difieren los autores al enfatizar sobre un determinado aspecto, as algunos conceden gran importancia a la estructura y a los individuos que se desempean dentro de la organizacin; otros a las relaciones existentes entre el grupo y la organizacin, sin embargo, todos estn de acuerdo al sealar que implica la coordinacin de actividades que realizan un grupo de personas para alcanzar un propsito comn.

Estructura La creacin de una estructura, la cual determine las jerarquas necesarias y agrupacin de actividades, se obtiene con el fin de simplificar las mismas dentro de la organizacin Elementos de La Organizacin Toda organizacin posee unos componentes que le son propios, entre estos tenemos: Divisin del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: La primera; jerarquizacin que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda; departamentalizacin que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades especficas, con base en su similitud. Coordinacin. Es la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el desarrollo de los objetivos Tipos de Organizacin LA ORGANIZACIN FORMAL La organizacin formal es la determinacin de los estndares de interrelacin entre los rganos o cargos, definidos por las normas, directrices y reglamentos de la organizacin para lograr los objetivos. Caractersticas Bsicas de La Organizacin Formal -Consta de escalas jerrquicas o niveles funcionales establecidas en el organigrama -Es racional -Es una de las principales caractersticas de la teora clsica -Segn Taylor (defensor de este tipo de organizacin) la organizacin debe basarse en la divisin del trabajo y por consiguiente en la especializacin del obrero, pretendiendo una organizacin funcional superespecializada. -Distribucin de la autoridad y de la responsabilidad ORGANIZACIN LINEAL Es la estructura ms simple y ms antigua, esta basada en la organizacin de los antiguos ejrcitos y en la organizacin eclesistica medieval.

ORGANIZACIN FUNCIONAL Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especializacin de las funciones para cada tarea ORGANIZACIN DE TIPO LNEA-STAFF Es el resultado de la combinacin de la organizacin lineal y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organizacin y reducir sus desventajas formando la llamada organizacin jerrquica-consultiva ORGANIGRAMA Se entiende por organigrama el conjunto de smbolos grficos que representan la estructura de una organizacin y las funciones y relaciones de los diversos elementos que la integran. Para el personal de Relaciones Pblicas es uno de los instrumentos ms valioso, porque le permite visualizar los distintos grados jerrquicos con los cuales potencialmente puede interactuar