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MANUAL de EXCEL

por Elsa M.Meyer (Elsamatilde)

(para versiones Excel del 2000 al 2007 inclusive)


Copyright 2.007-2.010 Elsa M.Meyer (Elsamatilde)

El presente manual intenta ensear al usuario el uso de


cada opcin de cada men Excel.
Ms de 100 trucos y soluciones para resolverlas con las
herramientas propias de la hoja Excel, sin necesitad de
recurrir a macros o cdigo VBA.

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

Tabla de Contenidos
0

Cap. I Introduccin

1 CARACTERISTICAS
...................................................................................................................................
DEL MANUAL
6

Cap. II 1 - Temas generales

1 Las barras de ...................................................................................................................................


Excel
9
2 El cuadro de Nombres
................................................................................................................................... 9
3 Formas de Seleccin
................................................................................................................................... 9
4 EL MENU ARCHIVO
................................................................................................................................... 9
5 El menu Edicion
................................................................................................................................... 11
6 El menu Ver ................................................................................................................................... 12
7 El menu Insertar
................................................................................................................................... 12
8 El menu Formato
................................................................................................................................... 12
9 El menu Herramientas
................................................................................................................................... 12
10 El menu Datos
................................................................................................................................... 12
11 El menu Ventana
................................................................................................................................... 12

Cap. III 2 - Lo nuevo en Excel 2007

14

1 NUEVA PRESENTACIN
................................................................................................................................... 14
2 Mas sobre la...................................................................................................................................
nueva interfaz de usuario
14
3 La Barra de Herramientas
................................................................................................................................... 15
4 Personalizar...................................................................................................................................
barra
15
5 Los atajos de...................................................................................................................................
teclado
15
6 Nueva vista Diseo
...................................................................................................................................
de pgina
15
7 Ms espacio...................................................................................................................................
de trabajo-Lmites
15
8 Nuevos Formatos
...................................................................................................................................
y Estilos
15
9 Mejoras en funciones
................................................................................................................................... 16
10 Menu Macros................................................................................................................................... 16
11 Agregar complementos
................................................................................................................................... 16

Cap. IV 3 - Trabajando con Libros


1 Contenido

18

................................................................................................................................... 18

2 Guardar libro...................................................................................................................................
como Borrador
18
3 Guardar Area...................................................................................................................................
de Trabajo
18
4 Ocultar libros
................................................................................................................................... 18
5 Predeterminar
...................................................................................................................................
Autor de libros
18
6 Predeterminar
...................................................................................................................................
Libro de Inicio
19
<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

Contents

II

7 Predeterminar
...................................................................................................................................
Nmero de Hojas
19
8 Predeterminar
...................................................................................................................................
Nmero Archivos_Recientes
19
9 PREDETERMINAR
...................................................................................................................................
FUENTE Y TAMAO
19
10 Predeterminar
...................................................................................................................................
Directorio de Apertura y Cierre
20
11 Cmo se ver
...................................................................................................................................
la Barra de Tareas
20
12 Agregar opciones
...................................................................................................................................
a la Barra de Herramientas
20
13 Crear Barras...................................................................................................................................
de Herramientas
21
14 Barras que acompaan
...................................................................................................................................
al libro
21
15 Copia de Seguridad
................................................................................................................................... 21
16 Hipervinculos
................................................................................................................................... 21

Cap. V 4 - Trabajando con Hojas

23

1 Contenido del
...................................................................................................................................
capitulo
23
2 Direccion de...................................................................................................................................
la tecla Enter
23
3 Quitar barras...................................................................................................................................
y encabezados
23
4 PROTEGER FORMULAS
...................................................................................................................................
Y VALORES
23
5 Inmovilizar o...................................................................................................................................
dividir ventana
24
6 Barra de Estado
................................................................................................................................... 24
7 Personalizar...................................................................................................................................
la paleta de colores
25
8 Color a lneas
...................................................................................................................................
de divisin
25
9 Otro estilo de...................................................................................................................................
comentarios
25
10 Listas Personalizadas
................................................................................................................................... 25
11 Principales teclas
...................................................................................................................................
de Funcion
25
12 Algunos atajos
...................................................................................................................................
de Teclado
25
13 Modificar el zoom
...................................................................................................................................
con el mouse
26

Cap. VI 5 - Seleccionando y Modificando Datos

28

1 Seleccion de...................................................................................................................................
celdas y rangos
28
2 Mover o Copiar
...................................................................................................................................
celdas
28
3 Ir a ... Celdas...................................................................................................................................
especiales
28
4 Modificar datos
...................................................................................................................................
en celdas
28
5 Series. Llenar
...................................................................................................................................
datos en celdas
28
6 Eliminar celdas
...................................................................................................................................
rapidamente
29
7 Insertar celdas
...................................................................................................................................
rapidamente
29
8 Trabajar con...................................................................................................................................
varias hojas a la vez
29
9 OPCIONES DEL
...................................................................................................................................
PEGADO ESPECIAL
29
10 Combinando...................................................................................................................................
celdas
30

Cap. VII 6 - Formatos

32

1 Ocultar datos...................................................................................................................................
para imprimir
32
<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

II

III

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO


2 Validacin: Longitud
...................................................................................................................................
de datos
32
3 Validacin: Rellenar
...................................................................................................................................
con ceros
32
4 Formato Condicional
...................................................................................................................................
con frmulas
32
5 COLOREAR FILAS
...................................................................................................................................
ALTERNAS
32
6 Utilizar smbolos
................................................................................................................................... 33
7 Obtener fechas
...................................................................................................................................
con formato especial
33
8 Ingresar fechas
...................................................................................................................................
u horas sin separadores
33
9 Formato porcentage
................................................................................................................................... 33
10 Valores negativos
...................................................................................................................................
en rojo
34

Cap. VIII 7 - Funciones

36

1 Trucos a la hora
...................................................................................................................................
de trabajar con funciones
36
2 Quitar expresin
...................................................................................................................................
de error o 0 en frmulas
36
3 La funcin TEXTO
................................................................................................................................... 36
4 Obtener nombre
...................................................................................................................................
de carpeta, libro u hoja
36
5 Incluir nombre
...................................................................................................................................
de Hoja-Libro-Carpeta en funcion
36
6 Promedios sin
...................................................................................................................................
incluir valores 0
36
7 Unificando Estilos
...................................................................................................................................
en celdas con formato
37
8 Contar cantidad
...................................................................................................................................
de cierto caracter en celda
37
9 Sumar tablas...................................................................................................................................
filtradas
37
10 Obtener posicin
...................................................................................................................................
del dato encontrado
37
11 OBTENER TITULO
...................................................................................................................................
DE COLUMNA DEL DATO ENCONTRADO
37
12 Clculos con...................................................................................................................................
fechas
38
13 Clculos con...................................................................................................................................
horas-minutos
38
14 Extraer Hora...................................................................................................................................
en celdas con fechas
38
15 La funcin SI.FECHA
................................................................................................................................... 38
16 La funcin ALEATORIO
................................................................................................................................... 39
17 La funcin MAX
...................................................................................................................................
y BUSCAR
39
18 La funcion INDIRECTO
...................................................................................................................................
y FILA
39
19 Devolver valores
...................................................................................................................................
a izquierda
39
20 Devolver otros
...................................................................................................................................
valores Min y Max
39
21 Contar registros
...................................................................................................................................
segn criterios
39
22 Sumar registros
...................................................................................................................................
segn criterios
39
23 Formulas matriciales
................................................................................................................................... 40
24 Buscar valores
...................................................................................................................................
segn 2 criterios
40

Cap. IX 8 - Especiales del men Herramientas

42

1 Buscar Objetivo
................................................................................................................................... 42
2 Escenarios ................................................................................................................................... 42
3 Seguridad

................................................................................................................................... 42
<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

Contents

IV

4 Creando una...................................................................................................................................
firma digital
42
5 AGREGAR COMPLEMENTOS
................................................................................................................................... 42

Cap. X 9 - Especiales del menu Datos

45

1 Formularios ................................................................................................................................... 45
2 Comentarios-Otro
...................................................................................................................................
estilo
45
3 Comentarios...................................................................................................................................
desde Validacin de datos
45
4 Separar texto...................................................................................................................................
en varias columnas
45
5 CONSOLIDAR
...................................................................................................................................
DATOS
45
6 Agrupar y Esquema
................................................................................................................................... 46
7 Subtotales ................................................................................................................................... 46

Cap. XI 10 - Ms Soluciones

48

1 Ordenar por ...................................................................................................................................


ms de 3 columnas
48
2 Validar datos...................................................................................................................................
segn lista en otra hoja
48
3 Validar datos...................................................................................................................................
en columnas dependientes
48
4 Evitar duplicados
...................................................................................................................................
al ingreso de datos
48
5 Evitar duplicados
...................................................................................................................................
segn 2 celdas
48
6 Filtro avanzado
...................................................................................................................................
en hoja protegida
48
7 Llenar tablas...................................................................................................................................
(sin preocuparnos del salto de col)
49
8 Autocompletar
...................................................................................................................................
celdas vacas
49
9 Cmo agregar
...................................................................................................................................
o quitar datos de un grfico
49
10 Evitar cortes...................................................................................................................................
en grficos con valores 0
49
11 IMAGENES EN
...................................................................................................................................
SERIES DE GRAFICOS
49

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

IV

Captulo

Introduccin

Introduccin

1.1

CARACTERISTICAS DEL MANUAL


VERSION DEMO -

MANUAL EXCEL : del 2000 al 2007


(v.1.0)

Bienvenid@s a un nuevo Manual de Excel.


La idea principal de este Manual es reflejar o comentar aquellos temas que no se encuentran a primera vista,
que los expertos conocen ms por el uso cotidiano de la aplicacin que por encontrar el tema en la Ayuda del
propio Excel.
Primero pasar revista a los mens de la barra de Excel: Archivo, Edicin,.... Ventana. Y en captulos
siguientes veremos algunos trucos y soluciones para aprovechar al mximo cada una de estas opciones que
Excel nos ofrece.
El manual fue ordenado principalmente por 'objetos': temas que tienen que ver con la configuracin del Libro
Excel, otros temas relacionados con Hojas y as hasta llegar al ltimo captulo con Soluciones Generales
como: Evitando duplicados, Validar columnas dependientes y muchas ms.
Una caracterstica a resaltar de este Manual es su formato y su potente buscador. Al solicitar un tema nos
devolver la lista de entradas que aparecen en todo el libro, como en la imagen donde se ingres la palabra
BuscarV apareciendo 4 entradas lo que nos permite abarcar de manera completa el tema buscado.

Otra caracterstica a resaltar de este formato, es su posibilidad de agregar comentarios en cada tema. As
Ud puede agregar sus propias observaciones, ejemplos u otros datos de inters.

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

Desde el men Edicin, Anotar encontrar una ventana para escribir.


Cada vez que acceda a este tema, encontrar en el margen superior un clip recordndole que el tema tiene
agregados. Haciendo clic en l, aparecern sus notas personales.
Por otra parte algunos temas presentan un hipervnculo a otras pginas donde se completa el desarrollo del
tema o se presentan las imgenes o ejemplos de lo explicado. El botn 'Atrs' de la barra del manual, permite
volver al tema original que se estaba estudiando.

Y las novedades Excel 2007 en un captulo lleno de imgenes y comentarios para conocer esta nueva
versin.

IMPORTANTE: por tratarse de una versin DEMO solo se encuentran desarrollados los temas que
aparecen en el Indice, en maysculas. Para obtener una versin de COMPRA, puede enviar un correo
a:
cibersoft_arg@yahoo.com.ar o visitar la siguiente pgina: http://aplicaexcel.galeon.com/index.htm

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

Captulo

II

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

1 - Temas generales

2.1

Las barras de Excel


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

2.2

El cuadro de Nombres
Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

2.3

Formas de Seleccin
Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

2.4

EL MENU ARCHIVO
Podemos observar en la imagen las opciones del men ARCHIVO, que no difieren en mucho a las del resto
del paquete Office.
NOTA: Aquellas opciones que presentan iconos delante, se pueden ejecutar desde la Barra Estndar (ver
tema 'Las barras de Excel' en este mismo captulo) . Algunas opciones presentan adems las teclas de acceso
rpido o 'atajos de teclado' como Ctrl+U para abrir un nuevo libro.
IMPORTANTE: En el prximo captulo veremos cmo se agrupan las opciones de cada men en la
nueva versin Excel 2007.

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

1 - Temas generales

10

NUEVO: permite abrir un libro en blanco

ABRIR : permite buscar y abrir un libro guardado


Sabas que...?
1- Se puede establecer la carpeta predeterminada a dnde Excel ir al presionar el botn 'Abrir'.
Ver 'Trabajando con Libros - Predeterminar Directorio de Apertura y Cierre
CERRAR : cierra el libro activo tal como lo hace el botn X de la barra azul de la ventana Excel

GUARDAR: guarda el libro activo en la misma ubicacin y con el mismo nombre

GUARDAR COMO...: permite guardar el libro activo en otra ubicacin, con otro nombre, con clave, o con otra
extensin.
Sabas que...?
2- Desde esta opcin se puede establecer la opcin de guardar siempre una Copia de Seguridad?
Ver 'Trabajando con Libros - Copia de Seguridad
3- Se puede guardar el libro provisoriamente en el escritorio (o en otra carpeta) como borrador?
Ver 'Trabajando con Libros - Guardar como Borrador
GUARDAR COMO PAGINA WEB: permite guardar el libro o la hoja activa en formato htm. Al iniciar esta
opcin tendr acceso al Ayudante que lo guiar en esta tarea.
GUARDAR AREA DE TRABAJO: si el libro se guarda con esta opcin al abrirlo nuevamente se ver la misma
pantalla que al cierre.
<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

11

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

Sabas que...?
4- Si debemos interrumpir una tarea con varios libros abiertos podemos guardarlos tal como los
dejamos y retomarlos en otro momento?
Ver 'Trabajando con Libros - Guardar rea de trabajo
BUSCAR: nos permite buscar otros libros segn criterios ingresados en la ventana de bsqueda. No confundir
con la opcin Buscar del men Edicin, que realiza la bsqueda en el 'mismo libro'.
VISTA PREVIA DE LA PGINA WEB: si el libro se guardar como pgina Web utilizar esta opcin para una
vista preliminar.
CONFIGURAR PGINA: nos permite establecer mrgenes, orientacin de la hoja, tipo y tamao de hoja,
encabezados y pies de pgina y otros detalles de impresin.
(Ver novedades en Excel 2007)
AREA DE IMPRESIN: para imprimir solo un rango de celdas y no la hoja completa, seleccionarlas e ir a esta
opcin para establecerla como rea a imprimir.
VISTA PRELIMINAR: nos presenta la hoja tal como saldr impresa. Desde esta opcin es posible modificar
los mrgenes y modificar la configuracin de la pgina.
IMPRIMIR: nos presenta la ventana para ajustar los detalles de la impresin. Desde aqu tambin se puede
solicitar una Vista Preliminar.
ENVIAR A: presenta las opciones para un envo por correo electrnico. Excel utiliza la cuenta de correo que
se encuentra configurada desdel el Panel de Control de Windows, Opciones de Correo.
PROPIEDADES: desde aqu podemos establecer los comentarios que luego se vern al seleccionar el
archivo: Ttulo, Asunto, Autor, Organizacin y otros datos.
Sabas que...?
5- Se puede establecer la base de los hipervnculos que contendr este libro?
Ver 'Trabajando con Libros - Hipervnculos
Lista de archivos abiertos recientemente: de manera predeterminada aparecern los 4 ltimos archivos
abiertos con anterioridad.
Sabas que...?
6- Podemos establecer la cantidad de libros recientes que nos aparecen en la lista al final de este
men?
Ver 'Trabajando con Libros - Predeterminar Nmero de Archivos Recientes.

2.5

El menu Edicion
Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.
<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

1 - Temas generales

2.6

El menu Ver
Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

2.7

El menu Insertar
Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

2.8

El menu Formato
Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

2.9

El menu Herramientas
Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

2.10

El menu Datos

Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

2.11

El menu Ventana

Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

12

Captulo

III

2 - Lo nuevo en Excel 2007

2 - Lo nuevo en Excel 2007

3.1

NUEVA PRESENTACIN

14

Si bien a primera vista los cambios son muy marcados, la esencia del programa se ha mantenido, y con el uso
se puede apreciar que las opciones siguen siendo las mismas aunque se han ordenado de forma diferente.
El nuevo centro de control: la cinta (o Banda) de opciones
Se ha reemplazado la barra de los mens por una Banda en la que se agrupan en forma de pestaas todas
las opciones que encontrbamos en versiones anteriores (ms algunas nuevas).

Los tres componentes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y los comandos
1- Fichas: Aparecen en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas bsicas que se
hacen en Excel (Inicio - Insertar - Diseo de pgina - .....)
2- Grupos: Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre s. En la imagen podemos
observar: Fuente - Alineacin - Nmero - ....
3- Comandos: Un comando es un botn, un cuadro en el que se escribe informacin o un men. En el grupo
Portapapeles observamos los comandos Cortar, Copiar, Copiar Formato....
Cmo acceder a ms comandos ?
Presionando el botn

que se encuentra a la derecha del nombre de cada Grupo.

Cuando vea esta flecha (denominada iniciador de cuadros de dilogo) en la esquina inferior derecha de un
grupo, significa que hay ms opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se mostrar un cuadro de
dilogo o panel de tareas.

3.2

Mas sobre la nueva interfaz de usuario


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

15

3.3

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

La Barra de Herramientas
Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

3.4

Personalizar barra
Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

3.5

Los atajos de teclado


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

3.6

Nueva vista Diseo de pgina


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

3.7

Ms espacio de trabajo-Lmites
Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

3.8

Nuevos Formatos y Estilos


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

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2 - Lo nuevo en Excel 2007

3.9

Mejoras en funciones
Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

3.10

Menu Macros

Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

3.11

Agregar complementos

Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

16

Captulo

IV

3 - Trabajando con Libros

3 - Trabajando con Libros

4.1

Contenido

18

En este captulo se tratan temas que tienen que ver con la configuracin de Excel y su comportamiento para
todos los libros en general.
Veremos cmo guardarlos y ocultarlos. Tambin veremos cmo personalizar un libro Excel a nuestro gusto
con las opciones que nos presenta el men Herramientas, Opciones.

4.2

Guardar libro como Borrador


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

4.3

Guardar Area de Trabajo


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

4.4

Ocultar libros
Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

4.5

Predeterminar Autor de libros


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

19

4.6

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

Predeterminar Libro de Inicio


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

4.7

Predeterminar Nmero de Hojas


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

4.8

Predeterminar Nmero Archivos_Recientes


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

4.9

PREDETERMINAR FUENTE Y TAMAO


La fuente predeterminada de Excel es Arial 10, pero esto puede cambiarse..
Desde el men Herramientas, Opciones, General. encontramos un item que dice 'Fuente estndar'
Seleccionar la fuente y tamao de nuestra preferencia para todos los libros de Excel.

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

3 - Trabajando con Libros

20

Nota: Para establecer fuente y tamao del libro activo, ver tema Estilos en captulo: Temas generalesEl men Formato

4.10

Predeterminar Directorio de Apertura y Cierre

Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

4.11

Cmo se ver la Barra de Tareas

Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

4.12

Agregar opciones a la Barra de Herramientas

Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

21

4.13

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

Crear Barras de Herramientas

Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

4.14

Barras que acompaan al libro

Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

4.15

Copia de Seguridad

Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

4.16

Hipervinculos

Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

Captulo

23

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

4 - Trabajando con Hojas

5.1

Contenido del capitulo


En este captulo veremos todo acerca de la configuracin de nuestra hoja o libro Excel.
Estas opciones tienen que ver generalmente con el libro activo.
Cmo ver la hoja, protejerla, crear barras y todas las Opciones del men Herramientas.
Tambin trucos y soluciones para llenar datos en una tabla y principales teclas de Funcin.

5.2

Direccion de la tecla Enter


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

5.3

Quitar barras y encabezados


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

5.4

PROTEGER FORMULAS Y VALORES


Siempre es conveniente ocultar o por lo menos proteger las celdas con ttulos, frmulas y datos fijos, para
evitar que sean modificadas por accidente.
Excel de manera predeterminada presenta las celdas de forma bloqueadas. Es decir que si protejemos la
hoja, no se podrn ingresar datos manualmente.
Esto es justamente lo que necesitamos para las frmulas o textos fijos, pero deberemos permitir el ingreso de
datos en otras.
Entonces seleccionar todas las celdas donde SI se introducirn valores y quitar el tilde al cuadro Bloqueada,
desde el men Formato, Celdas, Proteger.
Adems para que adems no se vean las frmulas en la Barra de Frmulas, seleccionar las celdas que las
contengan y tildar la opcin Oculta que se encuentra en la misma pestaa Proteger del men Formato.

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

4 - Trabajando con Hojas

24

Sugerencia: si sern ms las celdas con datos a ingresar que las bloqueadas, invertir el proceso.
Esto es, seleccionar la hoja desde el extremo izquierdo (Ver marca entre col A y fila 1) y quitar el tilde a la
opcin Bloqueo. Luego seleccionar solo las de frmulas y volver a tildar esta opcin.

Estas opciones solo se comprueban cuando protegemos la hoja, desde men Herramientas, Proteger,
Proteger hoja. El ingreso de contrasea es opcional.

Nota: para cambiar el estilo de bloqueo con que cuenta la hoja (de manera predeterminada todas las celdas
estn bloqueadas) ver tema Estilo en captulo 1- El men Formato

5.5

Inmovilizar o dividir ventana


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

5.6

Barra de Estado
Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

25

5.7

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

Personalizar la paleta de colores


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

5.8

Color a lneas de divisin


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

5.9

Otro estilo de comentarios


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

5.10

Listas Personalizadas

Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

5.11

Principales teclas de Funcion

Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

5.12

Algunos atajos de Teclado

Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

4 - Trabajando con Hojas

5.13

Modificar el zoom con el mouse

Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

26

Captulo

VI

5 - Seleccionando y Modificando Datos

5 - Seleccionando y Modificando Datos

6.1

Seleccion de celdas y rangos


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

6.2

Mover o Copiar celdas


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

6.3

Ir a ... Celdas especiales


Este tema no se encuentra disponible en esta versin DEMO.

6.4

Modificar datos en celdas


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6.5

Series. Llenar datos en celdas


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28

29

6.6

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

Eliminar celdas rapidamente


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6.7

Insertar celdas rapidamente


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6.8

Trabajar con varias hojas a la vez


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6.9

OPCIONES DEL PEGADO ESPECIAL


Copiar y Pegar... pero conocemos todas las opciones del Pegado Especial?

El Pegado Especial nos permite obtener solo algunos parmetros de la celda o rango copiado, como ser, solo
frmulas, valores, solo formatos, solo comentarios, ancho de columna, etc.
Desde el grupo Operacin se nos permite realizar alguna de las operaciones bsicas en todo el rango
seleccionado.

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5 - Seleccionando y Modificando Datos

30

Ejemplo: si tenemos los siguientes valores a los que deseamos multiplicar por 10.

Los pasos a seguir son:


1- Seleccionar con clic derecho la celda que tiene el valor 10 y optar por 'Copiar'
2- Seleccionar el rango de importes, clic derecho y optar por 'Pegado Especial, Multiplicar.
3- Aceptar

Saltar Blancos: Evita el reemplazo de valores en el rea de pegado cuando hay celdas en blanco en el rea
de copiado.
Ejemplo: Tenemos una columna Origen cuyos datos deseamos copiar en col Destino.

1- Seleccionar el rango de origen (sin ttulo) y 'copiar'


2- Seleccionar la primer celda de destino, clic derecho, opcin Pegado Especial, Saltar Blancos.
3- Observar que la celda con valor 150 se mantiene sin cambios.

Transponer: Pega las columnas copiadas en filas y viceversa.


Ejemplo: partiendo de una tabla como la siguiente:

1- Seleccionar el rango, clic derecho y 'copiar'


2- Seleccionar la primer celda de destino, clic derecho, optar por Pegado Especial, Transponer.
3- El resultado ser segn se observa en la imagen.

6.10

Combinando celdas

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Captulo

VII

6 - Formatos

6 - Formatos

7.1

Ocultar datos para imprimir

32

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7.2

Validacin: Longitud de datos


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7.3

Validacin: Rellenar con ceros


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7.4

Formato Condicional con frmulas


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7.5

COLOREAR FILAS ALTERNAS


Una manera vistosa de presentar la tabla es coloreando filas alternas: las pares o las impares dejando el resto
blancas o a su vez formateadas de otro color.
Para realizar esto nuevamente utilizaremos la opcin Formato Condicional, con frmulas.
1- Seleccionar el rango a colorear.
2- Ir al men Formato, Formato Condicional.
3- Optar por Frmula en lugar de 'Valor de celda' e introducir la siguiente frmula:
=RESIDUO(FILA();2)=0

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33

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

4- Presionar el botn Formato, Tramas y seleccionar un color.


Nota:
La funcin Fila devuelve el nro de la fila.
La funcin Residuo devuelve el Resto de dividir el nmero de fila por 2. Si ese resto es 0 se tratar de filas
pares.
5- Si adems deseamos colorear las filas impares presionamos el botn Agregar y la frmula en este caso
ser:
=RESIDUO(FILA();2)<>0.

7.6

Utilizar smbolos
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7.7

Obtener fechas con formato especial


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7.8

Ingresar fechas u horas sin separadores


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7.9

Formato porcentage
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6 - Formatos

7.10

Valores negativos en rojo

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34

Captulo

VIII

7 - Funciones

7 - Funciones

8.1

Trucos a la hora de trabajar con funciones


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8.2

Quitar expresin de error o 0 en frmulas


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8.3

La funcin TEXTO
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8.4

Obtener nombre de carpeta, libro u hoja


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8.5

Incluir nombre de Hoja-Libro-Carpeta en funcion


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8.6

Promedios sin incluir valores 0


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36

37

8.7

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

Unificando Estilos en celdas con formato


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8.8

Contar cantidad de cierto caracter en celda


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8.9

Sumar tablas filtradas


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8.10

Obtener posicin del dato encontrado

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8.11

OBTENER TITULO DE COLUMNA DEL DATO ENCONTRADO

La funcin COINCIDIR nos permite obtener la referencia o posicin de un dato encontrado.


A continuacin podemos observar una tabla, donde se desea saber a qu columna corresponde el valor
mximo de cada fila y su referencia en la fila de ttulos.

Aqu se utiliz la funcin COINCIDIR, junto con la funcin INDICE y K.ESIMO.MAYOR


K.ESIMO.MAYOR(rango;posicin) encuentra la mayor venta de la fila
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7 - Funciones

38

COINCIDIR(valor buscado; matriz a buscar; tipo coincidencia) devuelve la posicin donde ese valor
mximo se encuentra en el rango de ventas
INDICE(matriz; nro fila; nro col): devuelve la posicin encontrada pero en la fila de ttulos.
En la columna 'Mayor Venta' utilizamos la siguiente frmula que nos devuelve el primer valor mximo de la fila:
=+K.ESIMO.MAYOR(B2:D2;1)
En la columna 'Vendedor' obtenemos el ttulo de ese valor mximo:
=+INDICE($B$1:$D$1;;COINCIDIR(E2;B2:D2;0))
Para evitar el uso de la columna 'Mayor Venta' podemos concatenar la frmula para la columna 'Vendedor' de
la siguiente manera:
=+INDICE($B$1:$D$1;;COINCIDIR(K.ESIMO.MAYOR(B2:D2;1);B2:D2;0))

8.12

Clculos con fechas

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8.13

Clculos con horas-minutos

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8.14

Extraer Hora en celdas con fechas

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8.15

La funcin SI.FECHA

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39

8.16

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

La funcin ALEATORIO

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8.17

La funcin MAX y BUSCAR

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8.18

La funcion INDIRECTO y FILA

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8.19

Devolver valores a izquierda

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8.20

Devolver otros valores Min y Max

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8.21

Contar registros segn criterios

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8.22

Sumar registros segn criterios

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7 - Funciones

8.23

Formulas matriciales

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8.24

Buscar valores segn 2 criterios

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40

Captulo

IX

8 - Especiales del men Herramientas

8 - Especiales del men Herramientas

9.1

Buscar Objetivo

42

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9.2

Escenarios
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9.3

Seguridad
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9.4

Creando una firma digital


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9.5

AGREGAR COMPLEMENTOS
Los complementos son archivos que contienen funciones de uso masivo.
Podemos tener nuestras propias funciones en un libro, a las que accederemos a travs de la lista de
funciones Excel, categora 'Definidas por el usuario', pero si estas funciones necesitan ser utilizadas en
otros libros, deberemos crear un 'Complemento'
Cmo acceder entonces a estas funciones desde otro libro?
Como este manual no se ocupa de Macros, solo aclarar que la funcin debe ser creada en el Editor de un
libro en blanco, en un mdulo y luego el libro ser guardado como Tipo 'Complemento' con extensin .xla.
(en el siguiente mensaje no es necesario guardar los cambios)
Una vez hecho esto, desde cualquier libro Excel, ir al men Herramientas, Complementos, presionar el
botn Examinar y buscar el archivo creado en el paso anterior.
Importante: si una funcin ya no ser utilizada, desde este mismo men destildar la opcin en la lista de
complementos.

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43

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

Nota: En la carpeta donde se encuentra este manual, se incluye un complemento conteniendo la funcin:
ContarCeldasColor. Agrguela a su Excel siguiendo los pasos anteriores.
Atencin: En el libro adjunto Ejemplos_TyS, hoja Funcin, podr ver la sintaxis de esta funcin que le
contar, dentro del rango seleccionado, las celdas con fuente distinta de negro (o automtica)

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Captulo

45

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

10

9 - Especiales del menu Datos

10.1

Formularios

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10.2

Comentarios-Otro estilo

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10.3

Comentarios desde Validacin de datos

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10.4

Separar texto en varias columnas

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10.5

CONSOLIDAR DATOS

Supongamos que tenemos 2 hojas ( o ms): Sucursal 1 y 2 con los mismos datos y necesitamos en otra hoja
o rango el total acumulado de ambas.
Esto se logra desde el men DATOS, opcin CONSOLIDAR
Consolidar datos significa resumir datos procedentes de varias hojas.
El proceso de consolidacin nos permite elegir si los datos consolidados quedan vinculados a las hojas fuente
o no.
Excel permite consolidar hojas por posicin y por categora.
1- Por posicin, cuando los datos de todas las reas de origen se organizan en idntico orden y situacin;
por ejemplo, para combinar los datos de una serie de hojas de clculo creadas desde la misma plantilla.
2- Por categoras, si se desea resumir un conjunto de hojas de clculo que tienen los mismos rtulos pero
organizan los datos de forma diferente.

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9 - Especiales del menu Datos

46

En el ejemplo siguiente tenemos 2 pequeas tablas y la de Resmen.

Pasos a seguir:
1- Seleccionar las 3 celdas del Total en la tabla Resumen.
2- Ir al men Datos, Consolidar. Dejar la opcin Suma
3- En Referencias introducir el rango de importes de la Sucursal 1 y presionar Agregar.
Nuevamente en Referencias introducir el rango de importes de la Sucursal 2 y presionar Agregar.
4- Para que los valores del Resumen se actualicen con los cambios en las distintas tablas, tildar la opcin
Crear vnculos con los datos de origen.
Nota: *ver otros ejemplos en libro adjunto Ejemplos TYS

10.6

Agrupar y Esquema

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10.7

Subtotales

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Captulo

XI

10 - Ms Soluciones

11

10 - Ms Soluciones

11.1

Ordenar por ms de 3 columnas

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11.2

Validar datos segn lista en otra hoja

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11.3

Validar datos en columnas dependientes

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11.4

Evitar duplicados al ingreso de datos

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11.5

Evitar duplicados segn 2 celdas

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11.6

Filtro avanzado en hoja protegida

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48

49

11.7

Manual Excel con Trucos y Soluciones-DEMO

Llenar tablas (sin preocuparnos del salto de col)

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11.8

Autocompletar celdas vacas

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11.9

Cmo agregar o quitar datos de un grfico

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11.10 Evitar cortes en grficos con valores 0


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11.11 IMAGENES EN SERIES DE GRAFICOS


Una opcin interesante a la hora de crear grficos es utilizar imgenes en las series, que tengan relacin
con el contenido de lo que se est graficando, en lugar de las tpicas barras o columnas.
En la imagen se trata de un grfico para una Inmobiliaria.

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10 - Ms Soluciones

50

Pasos a seguir:
1- Una vez hecho de la forma habitual el grfico de nuestra tabla, seleccionar una serie con clic derecho y
optar por Formato de serie
2- En la pestaa Tramas, optar por Efectos de Relleno (* ver imagen 1)
3- En la siguiente ventana, optar por la pestaa: Imagen (**ver imagen 2)
4- En la siguiente ventana presionar el botn: Seleccionar imagen. Se ha dejado el formato 'Apilar' (***ver
imagen 3)

<2007>Elsa M. Meyer (Elsamatilde)

FIN DEL MANUAL