INVESTIGACIN: SISTEMAS DE INFORMACIN PARA EJECUTIVOS

Aportado por: Andrea de Mazariegos - ademazariegos@hotmail.com JENIRA ANDREA SOTO

INTRODUCCIN
En la actualidad, las organizaciones son cada vez ms complejas, cada da incorporan nuevas tecnologas a su forma de trabajar con lo que consiguen competir en el mercado globalizado que el mundo actualmente maneja. Por esta razn es importante que los sistemas de informacin computarizada o sistematizada sean implementados a cada empresa permitiendo de esta manera mejorar su forma de trabajo, logrando hacerse ms competitivos. Como podremos ver en el trabajo siguiente, estamos en la poca del cambio, la generacin de ejecutivos que esta liderando empresas tiene que tener una mente muy abierta para soportar los avances de la tecnologa y aplicarlos a su organizacin, gracias a los bajos costos de los sistemas computarizados y a la competencia en los mismos es ms fcil exigir e implementar medios que nos faciliten la toma de decisiones correctas. Algunos expertos comparan la era de la Revolucin Industrial con la poca que actualmente esta viviendo la tecnologa, con lo que comparto mi idea pues cada da vemos nuevos software, nuevos equipos, nuevas maneras de hacer las cosas y la organizacin que no este preparada para estos cambios, competir contra el resto de organizaciones. A continuacin se detalla la forma en que los ejecutivos de esta nueva generacin encuentran apoyos que les ayuden a ser ms eficientes. que no tenga capacidad de informacin o que la misma sea muy dbil simplemente no puede

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SISTEMAS DE INFORMACIN PARA EJECUTIVOS (EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM, EIS)

Un SIE (EIS por sus siglas en ingles) es un sistema de informacin para directivos que permite automatizar la labor de obtener los datos ms importantes de una organizacin, resumirlos y presentarlos de la forma ms comprensible posible, provee al ejecutivo acceso fcil a informacin interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores crticos del xito. Los SIE (EIS) se enfocan primordialmente a proporcionar informacin de la situacin actual de la compaa y dejan en un plano secundario la visualizacin o proyeccin de esta informacin en escenarios futuros. En un entorno caracterstico de sistemas de informacin, el sistema consolida y administra muchas de las funciones de informacin diarias en relacin con las reas de oficina, administrativas, financieras y cualquier otra ndole que el ejecutivo requiera. Los SIE se construyen generalmente mediante la integracin de software diseados para operar conjuntamente con la infraestructura y las aplicaciones de informacin existentes en la institucin. El sistema debiera ofrecer informes y anlisis de la informacin en tiempo real a toda la organizacin, debe incluir cuadros, grficas e informes fciles de leer, sobre todo informacin intuitiva que permita a los administradores realizar el seguimiento de indicadores crticos. Los SIE debieran proporcionar acceso a la administracin a categoras claves de datos relevantes, como son los datos internos creados por la organizacin, datos

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globales de la institucin, datos externos (incluida informacin acerca de la competencia) y datos mundiales (con el uso de fuentes como Internet). El uso de SIE ha permitido a muchas organizaciones comparar datos claves con los de sus competidores. Es recomendable que los SIE incluyan una variedad de informes ordinarios incorporados, y las herramientas del sistema debieran permitir a los usuarios de administracin crear informes especialmente diseados que puedan enviarse a otra estacin de trabajo o directamente a una impresora. Caractersticas de un EIS: Un buen sistema de informacin para ejecutivos presenta informacin en forma de grficos, columnas y textos. La capacidad para hacer grficos se necesita para facilitar en el anlisis rpido de las condiciones y tendencias corrientes; las tablas presentan mayor detalle y permiten el anlisis de variaciones; la informacin de textos aade interpretaciones y detalles de los datos. Las principales caractersticas de los sistemas de informacin para ejecutivos (EIS) son las siguientes: Estn diseados para cubrir las necesidades especficas y particulares de la alta administracin de la empresa. Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a informacin crtica del negocio. Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios. Es un sistema desarrollado con altos estndares en sus interfases hombremaquina, caracterizado por grficas de alta calidad, informacin tabular y en forma de texto. Pueden acceder a informacin que se encuentra en lnea, extrayndose en forma directa de las bases de datos de la organizacin.

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El sistema est soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o videos de alta resolucin y sensibles al tacto, ratn e impresoras con tecnologa avanzada.

Existe una serie de productos de software al alcance de todos para la planificacin estratgica, diseados para capacitar y ayudar a los administradores con la planificacin estratgica.

Factores del xito de un EIS:

Hablar de la implantacin de un EIS, la mayora de las veces, significa hablar de un largo proceso contra barreras del tipo tecnolgicas, organizacionales, psicolgicas, educacionales, etc. Aunado a esto, muchas veces se presenta una sola oportunidad de xito o fracaso. Se supone que los EIS estn hechos a la medida para ser usados por ejecutivos de alto nivel; sin embargo, pocos son los que los usan. Usualmente los sistemas que apoyan decisiones son difciles de justificar usando mtodos econmicos estndar de evaluacin. Un EIS es comnmente desarrollado con altas expectativas de xito, sin embargo terminan fracasando, y las razones principales son, segn algunos investigadores basados en los siguientes criterios de evaluacin: a) Acceso. Es obvio que si un sistema se encuentra disponible significa que los usuarios tendrn acceso a l, de una manera no complicada y desde puntos clave. Si esto no sucede, el sistema no servir de nada. b) Uso. Un indicador importante es su frecuencia de uso. Si un sistema no es usado, o simplemente, los usuarios potenciales no lo emplean, esto se reflejar en el xito del sistema. c) Satisfaccin. Si el sistema no puede satisfacer a sus usuarios, stos no usarn el sistema. d) Impacto Positivo. Un sistema es exitoso si tiene un impacto benfico en los ejecutivos y la organizacin, al hacer los primeros, mejores decisiones la organizacin recibe mas beneficios. e) Difusin. Otro punto que indica el xito es la propagacin del sistema. El numero de personas que usa el sistema aumenta despus de que los usuarios iniciales lo han probado.

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En el pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era otra de las grandes limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el mercado tienen la capacidad de integrarse fcilmente con otras aplicaciones. Las nuevas soluciones son ms flexibles a las necesidades de los usuarios y generalmente giran en torno de estructuras basadas en los hechos. Para que un EIS tenga xito es necesario que cumpla con los siguientes factores: Que se vea bien. Que sea relevante. Que sea rpido. Que la informacin est disponible y actualizada.

Los cuatro factores anteriores aseguran que un EIS se utilice en una empresa y que tenga el xito esperado.
Muchos investigadores como Rockart y DeLong, Paller y Laska, Bird, Watson, y Turban han profundizado en este campo, logrando definir diez factores crticos de xito (CSF) clave: Apoyo y compromiso de la alta administracin: La mayora de los estudios reconocen la importancia de un patrocinador a nivel ejecutivo que est lo suficientemente comprometido con el sistema para invertirle el tiempo y esfuerzo necesarios para guiar su desarrollo y la vez entienda sus limitantes. Apoyo Operativo: Para afianzar el apoyo por parte del ejecutivo anterior, es necesario contar con la ayuda por parte del usuario. El lder del proyecto debe de tener conocimiento tanto tcnicos como operacionales en funcin del negocio, adems de poseer las habilidades de comunicacin necesarias para interactuar con los altos ejecutivos. Tecnologa apropiada: Es de gran importancia la seleccin tanto de hardware como de software en la aceptacin del sistema. Administracin de los datos: El sistema, a travs de sus usuarios, debe ser capaz de agregar, extraer y tener datos confiables y accesibles desde medios internos como externos. Ligar claramente el EIS y los objetivos de la empresa : Debe de existir un claro enlace entre los objetivos de la empresa y los beneficios del sistema.

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Manejo de la resistencia organizacional: La resistencia en toda organizacin es una causa siempre presente de fracaso en la implantacin de nuevos proyectos. Este asunto se debe manejar con especial atencin, ya que el flujo de datos en un sistema de informacin puede llegar a alterar datos que no reflejen la realidad.

Administracin de la evolucin y la propagacin del sistema :

El uso exitoso del

sistema por un usuario o por el ejecutivo mentor se traduce en la propagacin del sistema y nuevas demandas de acceso a l. Aqu se deber de contemplar, segn evolucione el sistema, cual es el perfil de necesidades del usuario que solicita nuevos accesos, tomndolo en cuenta para futuras expansiones. Metodologa de desarrollo de evolucin: La manera ms comn de encontrar la forma en que la tecnologa puede dar un valor al usuario es por medio del mtodo de Prototipo (mostrar, criticar, mejorar). Definir cuidadosamente los requerimientos de informacin : Algo muy importante en este proceso es la definicin de los requerimientos de los usuarios. El xito aplicara nicamente si estas necesidades son bien entendidas, lo cual no es una tarea fcil. Factores de fracaso de un EIS: Los siguientes son los factores considerados como factores de fracaso en los sistemas de Informacin para Ejecutivos: Tecnolgicos: El EIS no es mejor que el sistema original. La tecnologa no es adecuada o es inapropiada. Las interfaces son complicadas o los mens son extensos. Soporte: Los requerimientos de informacin de los usuarios fueron ignorados. Los cambios en las necesidades de informacin de los usuarios no fueron llevados a cabo. No hay mejoras en los reportes electrnicos. Inadecuado conocimiento del negocio entre los miembros del equipo de soporte. No ataca los problemas significativos de la empresa. Falta de disponibilidad de los datos. Entrega tarda de datos operativos. Relacionados con el Usuario: a) b) c) d) e) f) Limitante de enfoque del EIS a un usuario. Falta de compromiso de los usuarios. Falta de claridad del propsito del EIS en el ejecutivo patrocinador. No proveer los medios a los ejecutivos parta comunicar ideas. Usuarios no capaces de comunicar decisiones. Resistencia organizacional.

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Beneficios de un EIS: Los sistemas de Informacin para Ejecutivos tienen un sin fin de beneficios que a la larga ayudan a la organizacin, los siguientes son los principales: Informacin a tiempo: relevante y concisa Sensibilidad al medio: Mejor acceso a la informacin, an de datos acceso ms rpido, informacin ms exacta,

externos, mejor sensibilidad al medio, y ms informacin competitiva Efectividad de ejecutivos: Mejora en la comunicacin, desempeo

mejorado, ahorro en tiempo de ejecucin, mejor presentacin de los datos Cumplimiento de objetivos estratgicos: Aumento en radio de control, planeacin mejorada, mejor toma de decisiones, mejor entendimiento de problemas, mejor desarrollo de alternativas Economa: Ahorro en costos, menos papeleo, mayor respuesta al cambio en las necesidades del cliente, apoyo de reduccin en la organizacin

El proceso de desarrollo de un EIS: El proceso de desarrollo de un EIS tiene caractersticas que lo hacen nico. En primera instancia, por que es el primer sistema que se desarrolla en la empresa dirigido al ejecutivo; quien es el usuario de este sistema. En segundo lugar, las tcnicas utilizadas para el anlisis y desarrollo de los tradicionales Sistemas Transaccionales no necesariamente funcionan en un 100% de manera similar durante el desarrollo de un EIS. Es importante tomar en cuenta los tres pasos a planificar para construir un sistema EIS, los cuales son: Adquisicin de datos

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Modelizacin Presentacin

Implantacin exitosa de un EIS: La persona que vaya a tomar una decisin debe tener y desarrollar las siguientes competencias: Capacidad de visualizar y declarar problemticas; Capacidad de generar soluciones o abrir nuevas posibilidades; y Capacidad de decisin.

As mismo, para que un ejecutivo utilice un EIS, debe implantarse considerando los siguientes factores importantes para asegurar una implantacin con xito del EIS: Ejecutivo comprometido e informado con el proyecto. Socio operativo. Personal idneo en el departamento de informtica. Tecnologa apropiada. Administracin de los datos. Relacin clara con los objetivos del negocio. Manejo de la resistencia al cambio. Administracin adecuada de la evolucin y expansin del sistema.

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Impacto del EIS en el proceso de planeacin y control de la organizacin: Los sistemas de informacin ejecutivos (EIS) han provisto generalmente un nivel ms alto de consolidacin y una visin multidimensional de los datos, dado que los ejecutivos de alto nivel necesitan ms de la habilidad de hacer fetas y dados de esos datos que de perforar hacia abajo para ver los detalles de los datos. Los EIS contribuyen en forma importante a redisear y reestructurar los procesos de planeacin y control de una organizacin. Las principales mejoras que pueden lograrse al utilizar este tipo de sistemas son, entre otras mejora en los sistemas actuales de reportes corporativos o divisionales, a travs de: a) Cambios en el mtodo de recoleccin de informacin, lo cual permite que la Direccin General no se involucre en la obtencin de los datos en forma especfica, sino que dirija ms su atencin al anlisis de la informacin. b) Mejoras en la integridad de los datos. c) Acelerar el proceso de obtencin la informacin. d) Cambios en la forma de presentar la informacin, utilizando tcnica nuevas de presentacin como grficas, histogramas, dibujos y animaciones. e) Rediseo de los sistemas actuales de reportes, a travs de los cuales se pone atencin en los factores crticos para mejorar el negocio. Los factores que motivan la reconceptualizacin y el rediseo del proceso de planeacin y control son: El funcionamiento rpido de los negocios de hoy implica que el enfoque tradicional de planeacin de perodos de trimestrales est cambiando; aunque el perodo mensual se mantiene en muchos casos, existe la creciente necesidad de contar con la informacin semanal o diaria. La disponibilidad de nuevas metodologas, tales como factores crticos de xito.

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El rpido avance en las capacidades del hardware y del software. Cambios en los procesos de planeacin y pronsticos.

Un EIS fortalece el proceso de planeacin y pronsticos de la siguiente manera: Automatizando el proceso de planeacin de la compaa, Creando aplicaciones de planeacin estratgica y anlisis competitivo, las cuales se perfeccionan a travs de comunicaciones adecuadas y acceso a las bases de datos. Logrando que los ejecutivos utilicen el sistema para planeacin tcnica y, a largo plazo, con aplicaciones que antes fueron concebidas para el control administrativo. Habilidad de realizar anlisis especficos utilizando informacin que est en las bases de datos. Los EIS deben disearse de tal forma que provean a la alta administracin la informacin que emerja de las bases de datos, de preferencia relacionales.

Software comercial para el desarrollo de EIS: Existe una serie de productos de software al alcance de todos para la planificacin estratgica, diseados para capacitar y ayudar a los administradores con la planificacin estratgica, Sin embargo, algunos sistemas de apoyo para las decisiones estratgicas son demasiado complicados, caros o limitados como para ser usados con facilidad por los gerentes de una empresa. Esto es lamentable porque el proceso de la administracin estratgica debe ser un proceso de todos para que tenga xito. Por tanto, el software para la planificacin estratgica debe ser sencillo y simple. La sencillez permite la amplia participacin de todos los administradores de una empresa y la participacin en esencial para la buena aplicacin de la estrategia.

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En la siguiente tabla se muestra una lista de los principales productos y de sus vendedores:

Producto de software Commander EIS Command Center Executive Decisions Executive Edge

Vendedor Comshare Pilot IBM EXECUCOM

Los sistemas operativos de server, como Windows NT y Unix han trado la estabilidad crtica y caractersticas poderosas al ambiente de la computacin distribuida. El software de sistema operativo se ha tornado rico en capacidades y poderoso mientras su precio ha ido cayendo sin pausa. Con esta combinacin, estn ahora disponibles en plataformas operativas baratas conceptos sofisticados de sistema operativo como memoria virtual, multitarea y multiprocesamiento simtrico. El desarrollo ms importante en computacin desde el surgimiento de la PC es la explosin de Internet y las aplicaciones basadas en la Web. Apenas ocurrido el hecho, la comunidad de negocios rpidamente salt para ponerse a la cabeza. Uno de los campos ms excitantes en la industria de la computacin de hoy es el desarrollo de las aplicaciones Intranet.

Tendencias futuras: En el pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era otra de las grandes limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el

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mercado tienen la capacidad de integrarse fcilmente con otras aplicaciones. Existen sistemas que pueden manejar informacin tanto interna como externa a la organizacin. Las nuevas soluciones son ms flexibles a las necesidades de los usuarios y generalmente giran en torno de estructuras basadas en los hechos y no solamente basada en los libros contables. Debido a que estos sistemas financieros dependen del poder de la computacin para manejar los elementos individuales de la informacin y procesar las transacciones, permiten que los ejecutivos desempeen un rol ms estratgico en la organizacin. La tecnologa de los EIS est evolucionando muy rpido, y es muy probable que en el futuro los sistemas sean diferentes de los que se usan actualmente. Algunos puntos que pueden anticiparse son: Una mejor integracin con otras aplicaciones. Mejor software comercial para el desarrollo de EIS. Mejores interfases sistema-ejecutivo.

Puede decirse que los EIS, adems de tablas y grficas, incluirn voz, video e imgenes, es decir, integrarn la tecnologa de multimedia en sus desarrollo. Durante la toma de decisiones y solucin de problemas a veces no se reconoce que tambin interviene el punto de vista de la persona que ha detectado el problema, por lo tanto hay situaciones en las que hay que decidir o resolver algo, siempre y cuando a la persona le "importen " y por lo cual hace juicios sobre esta.

CONCLUSIONES

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Un sistema que ayude a tomar decisiones correctas, o en determinado momento a no tomarlas, es sin duda alguna una de las mejores herramientas con la que los nuevos ejecutivos cuentan. Como vemos, existen muchas formas de facilitarnos la vida, tanto que existen sistemas que nos ayuden a no arriesgar el todo por el todo en nuestra empresa. Este tipo de decisiones hasta hace algunos aos solo era posible si la persona contaba con experiencia y conocimiento real en el rea, sin embargo ahora estos sistemas facilitan de tal manera las tareas cotidianas que es cuestin de pedir datos, analizarlos y actuar. Sin embargo, es de esperarse que con los avances que tienen las herramientas tecnolgicas se produzcan un desarrollo cercano al comportamiento humano en muchas reas, con estos avances en el terreno de los negocios se podra ser ms eficiente y productivo. La conclusin a la que puedo llegar con la elaboracin de esta investigacin es que la globalizacin y la competencia con la que cada empresa se enfrente obliga a todos a implementar este tipo de tecnologa, o en pocas palabras renovarse o morir.

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BIBLIOGRAFA

Sistemas de Informacin para la Toma de Decisiones McGraw-Hill 2da Edicin. Daniel Cohen

www.virtual.epm.br/material/healthcare/ spanish/B0105.pdf www.di.uniovi.es/~tuya/pub/ati-98-dss-resumen.html www.microsoft.com/spain/enterprise/ casestudies/mssales.asp www.laempresa.net/noticias/2001/0106/20010607_04.htm

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GLOSARIO

Afianzar: Garantizar el cumplimiento de una obligacin. Afirmar, asegurar puntualmente. Aplicaciones: Programa o conjunto de programas concebidos para la realizacin de una tarea determinada. Automatizar: Hacer automtico un funcionamiento. tareas intermediaria. Competidores: Que compite, accin y efecto de competir respecto de una empresa o comercio. Consolida: Dar o adquirir firmeza o solidez. Asegura del todo la alianza. Directivos: Que tiene facultad y virtud de dirigir. Hardware: Conjunto de rganos fsicos del computador. Implantacin: Establecer, instaurar poner en ejecucin practicas o costumbres nuevas. Infraestructura: conjunto de trabajos relativos a la cimentacin de los edificios. Base fsica sobre la que se asienta la economa de un pas . Interactuar: ejercer una accin reciproca. Lder del proyecto: Dirigir o encabezar un proyecto. Ejecucin automtica de

industriales, administrativas, o cientficas sin la intervencin humana

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Metodologas: Estudio de los mtodos. Aplicacin coherente de un mtodo. Patrocinador: Entidad que favorece o protege una causa, empresa, candidatura. Sufragar una empresa o institucin, generalmente con fines publicitarios. Pronsticos: Conocer o prever por algunos indicios o seales, el futuro . Predecir lo que ha de suceder. Prototipo: Primer ejemplar, modelo. Relevante: Sobresaliente, excelente. Importante o significativo. Software: Conjunto de programas procesados, eventualmente documentacin, relativos al funcionamiento de un conjunto de tratamiento de informacin. Soporte: Apoyo, sostn. Lo que sirve para sostener algo.

RECOMENDACIONES:

Para ampliacin del tema sobre lo que son los Sistemas de Informacin para Ejecutivos se visitaron las siguientes pginas, las cuales se recomiendan por su contenido amplio sobre el tema. Muchas de ellas caen en publicidad de sus productos o sistemas, de igual manera considero importante conocerlos para, en un futuro saber que sistemas son los existentes en el mercado. Otras, por el contrario contienen artculos de inters.

www.virtual.epm.br/material/healthcare/ spanish/B0105.pdf www.virtual.epm.br/material/healthcare/ spanish/parte_b.htm www.sistema.itesm.mx/va/Planes2000/ Sinteticos/sin00-si.html www.sistema.itesm.mx/va/Sinteticos/sin95-si.html www.uca.es/empresariales/programas_03-04/ gap/pdf/1302037.pdf

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www.di.uniovi.es/~tuya/pub/ati-98-dss-resumen.html www.intranettotal.com/referencia/quepublicar.htm www.abast.es/webabast/proyectos/division_bi.htm lsi.ugr.es/docencia/dcem/igii/

Andrea de Mazariegos Estudiante de Informtica y Administracin de Negocios 27 Aos ademazariegos@hotmail.com Guatemala, Mayo 13 del 2,004

Titulo: Sistemas de Informacin para Ejecutivos, SIE Categora: Administracin

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INVESTIGACIN: SISTEMAS DE INFORMACIN PARA EJECUTIVOS

Aportado por: Andrea de Mazariegos - ademazariegos@hotmail.com JENIRA ANDREA SOTO

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