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DE CONTROL DE CALIDAD EN PRIMAVERA P6 - Tom Reichner

FILTROS DE CONTROL DE CALIDAD EN PRIMAVERA P6 La construccin de filtros en Primavera para ayudar a mantener buenas mtricas en cronogramas

Autor: Tom Reichner Email: treichner@yahoo.com Telfonos: Mvil: +1 (412) 551-7315

Octubre 2011

Traductor: Hugo Cardozo Urdaneta Email: hcardo@gmail.com

Julio 2013

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INDICE DE CONTENIDOS
FILTROS FUNDAMENTALES PARA EL CONTROL DEL CRONOGRAMA.
(1) Actividad Finalizada pero Duration % Complete es menor que 100% (2) Actividad Finalizada pero Physical % Complete es menor que 100% (3) Actividades en progreso pero Duration % Complete es igual a 0% (4) Actividad en progreso pero Physical % Complete es igual a cero (5) Actividades sin comenzar y Duration % Complete es mayor que cero (6) Actividades sin comenzar y Physical % Complete mayor que cero (7) Actividades cabalgandosobre la fecha de corte (8) Actividades con Fechas Reales mayores que la fecha de Corte (Data Date) (9) Actividades con Fecha de comienzo y fin pero con Original Duration igual a cero. (10) Actividades en la ruta crtica

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FILTROS OPCIONALES DE CONTROL DE CALIDAD.

(20) Actividades con restricciones en fechas. (21) Actividades sin predecesoras (22) Actividades sin sucesoras (23) Actividades con holgura total mayor a 99 das (25) Actividades con relaciones (Predecesoras y Sucesoras)

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Filtros fundamentales para el control del cronograma1.

(1) Actividad Finalizada pero Duration % Complete es menor que 100%

FIGURA 1 ACTIVIDAD FINALIZADA PERO DURATION % COMPLETE ES MENOR QUE 100%

Si la actividad en la lnea base va a ser monitoreada usando Duration % Complete, se debe seleccionar en Activity Details, Pestaa General, el valor Duration para % Complete type. Si la actividad ha sido completada, en consecuencia Duration % Complete debe ser igual a 100%. Para mostrar las actividades que han sido completadas pero Duration % Complete es menor que 100%, se construye el filtro que se muestra a continuacin: Para cualquier actividad finalizada, en Activity Details, Status Tab, Finish Date debe estar marcada (casilla de verificacin) como una fecha real ya actualizada. Si no lo est, marque la casilla en Finish si la fecha es conocida. El valor de Duration % debe cambiar a 100%, si no cambia debe realizar manualmente el cambio.

(2) Actividad Finalizada pero Physical % Complete es menor que 100%

FIGURA 2 ACTIVIDAD FINALIZADA PERO PHYSICAL % COMPLETE ES MENOR QUE 100%

Si la actividad en la lnea base va a ser monitoreada usando Physical % Complete (estimacin hecha por un experto), se debe seleccionar en Activity Details, General Tab, el valor Physical para % Complete type. Si la actividad ha sido completada, en consecuencia Physical % Complete debe ser igual a 100%. Para mostrar las actividades que han sido completadas pero Duration % Complete es menor que 100%, se construye el filtro que se muestra a continuacin: Para las actividades ya completadas, en Activity Details, Pestaa Status y en Physical % actualizar el valor a 100%. Frecuentemente, todas las actividades requieren ser monitoreadas a travs de Physical % Complete, a excepcin de, quizs, las actividades tipo Summary y Level of Effort. Una vez que la construccin de la lnea base ha comenzado usando Physical % complete, la adicin de otras actividades seguir automticamente la misma configuracin (Physical % Complete). El porcentaje de avance de una actividad puede ser cambiado en cualquier momento en el tab Status. Se puede crear un Global Change desde Tools, Global Change. Si no existe, puede crearlo haciendo clic en el botn New ubicado en el panel derecho y configurar el cambio de estado de la actividad.

N.T. Desde el punto de vista del avance del proyecto, es una cualidad primaria de todo cronograma la consistencia en el avance de las actividades y su estado en funcin de la fecha de corte (Data Date) cuando ste se est actualizando. El autor hace nfasis en el uso de estos filtros para eliminar inconsistencias durante el avance del proyecto. Por supuesto, tambin son cualidades primarias la adherencia a las reglas de la metodologa del camino crtico, por ejemplo, las actividades comenzando y finalizando dentro de la secuencia prevista.
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(3) Actividades en progreso pero Duration % Complete es igual a 0%

FIGURA 3 ACTIVIDADES EN PROGRESO PERO DURATION % COMPLETE = 0 %

Si la actividad est en progreso, est parcialmente completada. Primavera calcular Duration % Complete como un porcentaje de la diferencia entre la fechas de inicio y fin desde un punto especfico del data date2 Si Duration % Complete = 0, en Activity Details, Pestaa Status, debe corregirse tal valor. Esto puede ocurrir porque la duracin original se dej en cero si Start y Finish estaban originalmente en el mismo da y luego el valor remaining duration fu cambiado despus de que un experto estimase tal duracin. La duracin remanente en este punto es mayor que cero, pero la duracin original es cero.

(4) Actividad en progreso pero Physical % Complete es igual a cero

FIGURA 4 ACTIVIDAD EN PROGRESO PERO PHYSICAL % COMPLETE ES IGUAL A CERO

Si la actividad est en progreso, est parcialmente completada. Si Physical % Complete = 0, entonces la actividad no est siendo actualizada. Actualize Physical % Complete manualmente basada en informacin actual y especializada.

(5) Actividades sin comenzar y Duration % Complete es mayor que cero

FIGURA 5 ACTIVIDADES SIN COMENZAR Y DURATION % COMPLETE ES MAYOR QUE CERO.

Una actividad que an no haya comenzado no puede tener un valor en Duration % Complete. Si lo tiene es una entrada errnea y se requiere investigar el porqu Primavera ha calculado Duration % Complete y la situacin debe remediarse inmediatamente.

(6) Actividades sin comenzar y Physical % Complete mayor que cero

Una actividad que an no haya comenzado no puede tener un valor en Physical % Complete. Si lo tiene, es una entrada errnea y debe corregirse.

N.T La frmula en Primavera es la siguiente: Dur % Complete =

(OD

estimado original de duracin (OD)

RD) 100 , dependiente de remaining duration (RD) y el OD

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FIGURA 6 ACTIVIDADES SIN COMENZAR Y PHYSICAL % COMPLETE MAYOR QUE CERO.

(7) Actividades cabalgandosobre la fecha de corte

Excluyendo fechas actualizadas o fechas con restricciones.

FIGURA 7 ACTIVIDADES MONTADAS SOBRE LA FECHA DE CORTE

Ciertas actividades puede que no tengan una forma aceptable de sostenerlas en una pocisin relativa al cronograma pudiendo moverse en el tiempo tomando la fecha de corte (Data Date) cuando sta avanza. Esto equivale a cabalgar sobre la fecha Data Date. Una actividad con una fecha real o una restriccin de fecha (constraint) retendr la pocisin en el cronograma. Sin embargo el uso de una restriccin debe estar justificada y se convierte as en una medida temporal hasta que la actividad est propiamente relacionada con predecesoras y sucesoras a incluirse dentro de la lgica de la red de actividades.

(8) Actividades con Fechas Reales mayores que la fecha de Corte (Data Date)

FIGURA 8 ACTIVIDADES CON FECHAS REALES MAYORES QUE LA FECHA DE CORTE

La fecha de corte (Data Date) es la fecha en la cual el cronogrma es calculado. Es una prctica inaceptable predecir fechas reales de comienzo o finalizacin (en el futuro) an si durasen un da.

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(9) Actividades con Fecha de comienzo y fin pero con Original Duration igual a cero.

FIGURA 9: ACTIVIDADES CON FECHA DE COMIENZO Y FIN PERO CON ORIGINAL DURATION IGUAL A CERO.

Una actividad puede haberse creado de manera muy temprana en el cronograma con las mismas fechas de comienzo y fin antes de que su duracin haya sido estimada. Luego, olvidando que esa duracin es an cero, la fecha de finalizacin puede ser movida en el futuro creando una duracin remanente. Una tarea que conlleva un trabajo debe tener una duracin mayor a cero3. Una tarea con duracin igual a cero no es una tarea asociada a un trabajo y probablemente se define mejor como un hito de comienzo o de finalizacin. Tenga en cuenta que un hito de comienzo solo tiene una fecha de comienzo y un hito de finalizacin solo tiene una fecha de finalizacin.

(10) Actividades en la ruta crtica

FIGURA 10 ACTIVIDADES EN LA RUTA CRITICA

Por definicin las actividades en la ruta crtica tienen holgura total cero o negativa (menor que cero). Sin embargo, la ruta crtica puede ser definida por un umbral dado por un valor positivo o negativo de holgura total, como -5 dias. Un filtro para tal umbral se muestra a continuacin:

N.T En Primavera son actividades tipo Task Dependent o tipo Resource Dependent las que generalmente conllevan un trabajo programable (en el tiempo) ya que su duracin resultante depende directamente del calendario asignado a cada recurso y de la interaccin con el calendario asignado a la tarea. Considerando el calendario de la actividad como regente del trabajo de los recursos asignados el filtro puede reescribirse como: (All of the following) Where Original Duration equals 0d And Activity Type equals Task Dependent And Activity Status is not equal to Completed Sin embargo, considerando cronogramas muy complejos (recursos asignados en detalle con calendarios independientes) es tambin posible que el filtro tome la siguiente forma: (All of the following) Where Original Duration equals 0d And Activity Status is not equal to Completed And (Any of the following) Where Activity Type equals Task Dependent OR Activity Type equals Resource Dependent 6

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FIGURA 11 ACTIVIDADES EN LA RUTA CRITICA Y UMBRAL DE HOLGURA TOTAL IGUAL O MENOR A -5 DIAS.

Filtros opcionales de control de calidad.

Los primeros tres filtros (20, 21 y 22) muestran datos tambin presentes en el log schedlog.txt generado al reprogramar las actividades (Tools Schedule o presionar F9) . Han sido considerados aqu por conveniencia, si se necesitasen.

(20) Actividades con restricciones en fechas.

FIGURA 12 ACTIVIDADES CON RESTRICCIONES EN FECHAS PRIMARY CONSTRAINT.

Cualquier actividad puede tener una restriccin de fecha aplicada. Las restricciones de fecha mandatorias son usualmente aquellas requeridas por el dueo de obra (cliente) como Mandatory Start o Mandatory Finish4. Otras restricciones son raramente empleadas y slo como medidas temporal mientras la actividad es adecuadamente secuenciada dentro de la red lgica. El empleo de cualquier restriccin de fechas debe estar justificado. Similarmente, las restricciones tipo Secondary Constraint pueden ser agregadas a este filtro.

(21) Actividades sin predecesoras

FIGURA 13 ACTIVIDADES SIN PREDECESORAS

Este filtro es til para encontrar actividades sin predecesoras. En una red lgica cerrada, no debe existir ninguna actividad sin predecesoras excepto la primera al inicio de la red.

N.T Las restricciones Mandatory Start y Mandatory Finish pueden violar la lgica de la red creada en P6. Las restricciones Project Must Finish By, Start On y Finish On pueden introducir valores errneos de holgura total, si el planificador no justifica su uso.

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(22) Actividades sin sucesoras

FIGURA 14 ACTIVIDADES SIN SUCESORAS

Este filtro es til para encontrar actividades sin sucesoras. En una red lgica cerrada, no debe existir ninguna actividad sin sucesoras excepto la ltima al final de la red.

(23) Actividades con holgura total mayor a 99 das

FIGURA 15 ACTIVIDADES CON HOLGURA TOTAL MAYOR A 99 DIAS

Poner un lmite al mximo permisible de holgura total posible para todas las actividades es un lmite arbitrario y puede ser diferente para otro proyecto. Pero es una prctica comn, til para determinar actividades que pueden no tener sucesoras o estar secuenciadas inapropiadamente a una sucesora. No es aceptable permitir que una actividad tenga holgura por un perodo innecesariamente largo. Algunas actividades pueden alcanzar la fecha de fin del proyecto, si no estn lgicamente atadas a una actividad sucesora, creando posiblemente una situacin inmanejable al tratar de completarla si no es descubierta a tiempo: Los recursos pueden no estar disponibles antes de la fecha de finalizacin5.

(24) Actividades con Original Duration mayor a 20 das.

Poner un lmite al mximo permisible de duracin original posible para todas las actividades es un lmite arbitrario y puede ser diferente para otro proyecto. Un lmite mximo asignado a la duracin original es una manera de administrar actividades que se solapan o se secuencian en lnea de manera segura, mientras que se asegura suficiente granularidad al cronograma. Una actividad excepcionalmente larga que deba ser trabajada en paralelo junto a varias actividades de corta duracin puede convertirse en inmanejable si un retraso ocurre en cualquiera de las dos rutas de actividades.

FIGURA 16 ACTIVIDADES CON ORIGINAL DURATION MAYOR A 20 DIAS.

N.T El autor seala que de permitrsele a una actividad una holgura excesiva signifique que pueda reprogramarse a su antojo. Se corre el riesgo de que no se tengan recursos disponibles para completarla antes de la fecha de finalizacin tarda (impuesta por la sucesora).

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(25) Actividades con relaciones (Predecesoras y Sucesoras)

Este filtro es til para encontrar actividades sin extremos abiertos, esto es, teniendo al menos un predecesor y al menos un sucesor. En una red lgica no deberan existir actividades con extremos abiertos, excepto la primera actividad (sin predecesoras) y la ltima actividad de la red (sin sucesoras)