You are on page 1of 26

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GUA DE APRENDIZAJE

Versin: 01 Fecha: 01/04/2013 Cdigo: F004-P006-GFPI 08

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

GUA DE APRENDIZAJE N

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE Programa de Formacin: Cdigo: 134126 APOYO ADMINISTRATIVO EN SALUD Versin: 100 Nombre del Proyecto: Fortalecimiento de los procesos de apoyo administrativo en Cdigo: 397515 salud en el marco de la fase de implementacin de la ley 1438 en las diferentes IPS y EAPB de Norte de Santander Fase del proyecto: EJECUCION Actividad (es) de Aprendizaje: Actividad (es) del Proyecto: Manejar eficientemente los recursos DESARROLLO DE DOCUMENTOS SOPORTE DEL SISTEMA Y fsicos en las entidades del sector salud VERIFICACIN CONTRA MARCO LEGAL LOS ASPECTOS segn delegacin y requerimientos RELEVANTES institucionales Resultados de Aprendizaje: Competencia: Realizar seguimiento a la gestin de los recursos fsicos MANEJAR VALORES E INGRESOS utilizando los aplicativos especficos y optimizando el uso de RELACIONADOS CON LA OPERACIN TICs DEL ESTABLECIMIENTO Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Resultados de Aprendizaje:

Competencia:

Duracin de la gua ( en horas): 50 HORAS

2. INTRODUCCIN

Para el Tcnico en formacin en Apoyo Adminsitrativo en Salud, es fundamental tener los conocimientos que le permiten desarrollar las habilidades y destrezas para su buen desempeo laboral, es por ello que se retoma como documento gua el Manual de Manejo y Control Administrativo de Bienes Versin: 003 Fecha: 1-12-09 en el cual se contemplan los siguientes aspectos:

Gua de Aprendizaje

Los manuales, en especial los de procedimientos, constituyen instrumentos bsicos para el desarrollo de las actividades institucionales, puesto que son herramientas tanto de orientacin y permanente consulta sobre determinada materia, como de control interno. Dentro de los objetivos que cumple esta clase de manuales estn: Buscar que el manejo de los bienes, propiedad de la entidad, se enmarque dentro de los principios de transparencia, eficacia, economa, eficiencia y equidad, consagrados en la constitucin de la ley Propender porque la entidad disponga de mecanismos de gestin giles para el manejo de sus bienes conforme a las normas que les son aplicables. Dotar a la entidad de un Manual para Almacenes e Inventarios que contenga procedimientos administrativos y contables tendientes al personal de la entidad de herramientas coherentes en el manejo, custodia, conservacin, administracin, proteccin, recibo, traslado, salida definitiva y registro de bienes, haciendo ms eficaz y eficiente el desempeo de sus funciones. Determinar los mecanismos para ejercer el control legal, tcnico y moderno de los bienes de propiedad de la entidad. Codificar y clasificar los bienes e inventarios segn el concepto que los origine o motive, conforme a lo establecido por la regulacin actual y por la Contadura General de la Nacin a travs del Nuevo Plan General de la Contabilidad Pblica, unificando las bases de datos con los registros en las reas de Contabilidad, Almacn y Administrativo de la Entidad y adoptar el Manual de Control Interno Contable expedido por la Contadura General de la Nacin. Fijar cuando sea necesario las responsabilidades de los funcionarios que tienen bienes a su cargo en cada una de las etapas del proceso de administracin, custodia y manejo. Establecer los mtodos y procedimientos para la confrontacin fsica peridica de los bienes que se encuentran a cargo de la entidad y los mecanismos que deben seguir para el levantamiento de la toma fsica. Mantener un sistema de informacin de bienes actualizado, gil, claro, oportuno, veraz y confiable. Buscar que los soportes que se generen en cada una de las novedades o movimientos de bienes en bodega, servicios o terceros, sean los adecuados, lleguen a su destino y se registren oportunamente. Destinar los aspectos generales y particulares considerados tanto para las labores de inspeccin como de valorizacin y conciliacin contable que constituyen el objetivo fundamental para el manejo y control de los bienes. Define las condiciones y seguimientos para retirar de forma definitiva tanto fsica como de los registros contables, los bienes inmuebles del patrimonio de la entidad La expedicin y actualizacin de los manuales en las entidades de carcter pblico, es una funcin de la Alta Direccin, derivada de diferentes normas, en especial las Leyes 42 y 87 de 1993 sobre Control de Gestin y Control Interno; la Ley 489 de 1998, que regula el ejercicio de la funcin administrativa y define los principios y reglas bsicas de la organizacin y funcionamiento de la Administracin Pblica; la Ley 872 de 2003 y su Decreto reglamentario 4110 de 2004, referido al Sistema de Calidad en las entidades del

Pgina 2 de 26

Gua de Aprendizaje

Estado y el Decreto 1599 de 2005, mediante el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano (MECI). La administracin y control de los bienes constituye una de las funciones claves para cualquier Entidad, en tanto que el apoyo logstico es fundamental para cumplir cabalmente con las responsabilidades institucionales. Por otra parte, los bienes que las entidades de derecho pblico manejen en desarrollo de sus funciones, tienen el carcter de patrimonio pblico y por lo tanto la responsabilidad sobre su administracin debe estar plenamente definida.
3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial. 1. NORMATIVIDAD SOBRE ADMINISTRACIN DE BIENES NACIONALES Entre las principales normas legales y reglamentarias que deben tenerse en cuenta, relacionadas con la administracin de bienes, se enuncian las siguientes: Ley 80 del 28 de octubre de 1993 por la cual se expide el estatuto general de contratacin de la Administracin Pblica. El Decreto 1080 de 1996. El Decreto 855 de 1994. El Decreto 4117 de 2006, modificatorio de los artculos 14, 15 y 17 del Decreto 855 de 1994, sobre venta de bienes y avalo y enajenacin de inmuebles. Ley 734 de 2002, Numeral 21 y 22 del Art. 34, son deberes de los servidores Pblicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, y responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin. Ley 1150 de 2007 del 16 de junio del 2007, por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos. Decreto 2474 del 7 de julio del 2008 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993 y la Ley 1150 del 2007 sobre las modalidades de seleccin publicidad, seleccin objetiva y se dictan otras disposiciones. Decreto 4444 del 25 de noviembre del 2008, por medio del cul se reglamenta parcialmente el Literal E Numeral 2 de la Ley 1150 del 2007. Normas expedidas por la Contadura General de la Nacin respecto de la contabilizacin de activos y rendicin de cuentas. 3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje.) 2. CLASIFICACIN DE LOS BIENES
Pgina 3 de 26

Gua de Aprendizaje Para efectos de elaboracin de inventarios y rendicin de cuentas, los bienes que pertenecen al patrimonio pblico, se clasifican por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicacin en los siguientes Grupos Mayores: Grupo 1 Elementos de Consumo Grupo 2 Elementos Devolutivos Grupo 3 Inmuebles

A su vez, cada uno de los Grupos Mayores se divide en AGRUPACIONES ESPECFICAS, las cuales tambin admiten SUBAGRUPACIONES, para fines de un mejor orden en los inventarios. Tanto las agrupaciones como las subagrupaciones, estn conformadas por los correspondientes elementos o bienes, agrupados en estricto orden alfabtico. Los elementos de consumo y los devolutivos al momento de incorporarse a los inventarios de una entidad, tcnicamente entran al Almacn, registrndose por su correspondiente valor. As pues, el concepto de Almacn significa el costo de los elementos devolutivos o de consumo en depsito que se adquieren para el suministro a las diferentes dependencias y con el fin de desarrollar normalmente sus actividades. Dichos elementos estn bajo la responsabilidad del servidor pblico con funciones de Almacenista, al igual que aquellos elementos susceptibles de dar de baja que se encuentren en depsito. Desde el punto de vista del uso, los elementos devolutivos pueden estar en depsito (Almacn) o en servicio. Los que estn en servicio, corresponden a aquellos que han sido asignados a los funcionarios para su utilizacin en labores propias de la Entidad y por lo tanto quedan bajo su responsabilidad fiscal desde el momento en que los reciben, al momento del ingreso a la entidad el funcionario debe firmar el Formato Acuerdo de Confidencialidad y buen uso de los Activos de informacin. Otra clasificacin que debe tenerse en cuenta es aquella relacionada con el grado de utilizacin que sea posible hacer de ellos. En esta perspectiva, los bienes se consideran servibles o inservibles, dependiendo del estado de conservacin u obsolescencia. Esta clasificacin es importante para la administracin, en tanto que constituye un soporte para las decisiones en lo que respecta al mantenimiento y depuracin de los inventarios. La adquisicin de los bienes que necesitan los rganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nacin para su funcionamiento organizacin requiere de un Plan de Compras. Dicho Plan se entender aprobado al momento incluir las apropiaciones en el proyecto de presupuesto correspondiente por parte de la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional del Ministerio Hacienda y Crdito Pblico y se modificar cuando las apropiaciones que las respaldan sean modificadas. Cuando los rganos de que trata el artculo 5 del presente decreto requieran adquirir vehculos, debern obtener autorizacin previa de la Direccin General del Presupuesto. Para ello deber incluir una justificacin en que se detalle el inventario de vehculos y su programa de reposicin. Manejo de Telfonos Fijos y Celulares El decreto 1737 de 1998 en su artculo 14 establece: Las llamadas internacionales, nacionales y a celulares debern estar controladas mediante cdigos que permitan los accesos o permisos para responsabilizar a los funcionarios del uso del telfono y evitar su uso por personas diferentes o ajenas a las autorizadas. Slo se podrn asignar telfonos celulares con cargo al Presupuesto de la Entidad, exclusivamente a los funcionarios autorizados por la parte administrativa y mediante resolucin emitida. Pargrafo: La Direccin Administrativa establecer el consumo mximo autorizado para cada telfono fijo o celular. El exceso de lo autorizado ser cancelado por el responsable del telfono. Nota: La Direccin Administrativa definir los mecanismos de control y a la persona encargada del control de los consumos autorizados para los telfonos y ser responsable de la informacin que se rendir a la Controlara en los trminos establecidos en la Resolucin Orgnica 05289-CGR. Manejo de Vehculos Oficiales Solamente la parte Administrativa mediante acto administrativo podr asignar el uso de vehculos oficiales de la entidad y en dicho acto, establecer el monto mensual de gastos en consumo y mantenimiento, los gastos que excedan de los autorizados corrern por cuenta del funcionario responsable.

Pgina 4 de 26

Gua de Aprendizaje El Decreto 1737 de 1998 establece: Las Oficinas de Control Interno y Control Interno Disciplinario verifican en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones, como de las dems de restriccin del gasto que continan vigentes, estas dependencias prepararn y enviarn al representante legal de las entidades, entes y organismos respectivos y a los organismos de fiscalizacin un informe mensual que determina el grado de cumplimiento de estas disposiciones y la acciones que se deben tomar al respecto. En todo caso ser responsabilidad de los Secretarios Generales o quin haga sus veces observar el cabal cumplimiento de esta disposicin. De igual modo, ser responsabilidad de cada conductor de vehculo, de acuerdo con las obligaciones de todo servidor pblico, poner en conocimiento de aqul la utilizacin de vehculos operativos no ajustada a estos parmetros.

3.3

Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin).

PROCEDIMIENTOS Y REQUISTOS PARA LA ENTRADA DE BIENES DE ACUERDO A SU ORIGEN. La entrada de bienes segn su origen puede producirse por adquisiciones, donaciones, traslados, reintegros, recuperacin, reposicin, sobrantes y produccin. ENTRADA POR ADQUISICIONES Son operaciones mercantiles a travs de las cuales la entidad adquiere bienes mediante la erogacin de fondos, de conformidad con las disposiciones vigentes; - La entrada se perfecciona cuando el almacenista recibe el elemento y firma la factura o comprobante de recibo, sea que el pago est o no realizado; para que el almacenista reciba los bienes debe previamente confrontar las caractersticas fsicas de los bienes objeto de entrada referente a cantidad, clase, marca, estado, etc., contra los documentos que sustentan la operacin. - A la llegada de los bienes al almacn, el almacenista elabora el respectivo comprobante de entrada y enva copia debidamente tramitada a la divisin de contabilidad para el registro valorizado y la contabilizacin en las cuentas de control del libro mayor. ADQUISICIONES POR CAJAS MENORES - Son adquisiciones de bienes a travs de fondos fijos reembolsables. - En toda compra de elementos devolutivos por este sistema, as como los de consumo cuyo destino es el aumento de existencias, el funcionario responsable de las compras debe enviar copia de la factura debidamente tramitada al almacenista para que ste produzca el respectivo comprobante de entrada y a la vez el comprobante de salida a nombre del funcionario que recibi el bien. - El almacenista debe informar a travs de las copias de los respectivos comprobantes de entrada y salida a la divisin de adquisiciones y suministros y a contabilidad. - Para su legalizacin es condicin indispensable que los elementos hayan sido registrados en el almacn y se expida el respectivo comprobante de entrada. NORMAS GENERALES DE ENTRADAS POR ADQUISICIONES. - La recepcin de los bienes de realizarse en el almacn, bodegas o depsitos segn lo pactado en el contrato u orden de compra o pedido correspondiente, deben recibirse directamente en el lugar de utilizacin, tal es el caso de materiales y equipos de difcil movilizacin y dems bienes que segn la necesidad del servicio, requieran de este tratamiento. - Todo recibo de elemento se respalda con un comprobante de entrada, elaborado por el almacenista con base en la orden de pedido o contrato de factura comercial. RECIBO DE ELEMENTOS CON ESPECIFICACIONES TCNICAS En los contratos o pedidos en que se estipulen especificaciones tcnicas de determinados materiales o equipos y que deben verificarse por peritos mediante ensayos, la recepcin en el almacn se hacen a titulo de depsitos y en forma condicional, mientras se produce el concepto pericial o del resultado de las pruebas requeridas; el registro de estos
Pgina 5 de 26

Gua de Aprendizaje bienes se lleva en forma extracontable. BIENES EN DEMOSTRACIN Los bienes recibidos en demostracin slo ingresan en el almacn cuando se autorice su adquisicin; Provisionalmente se registran extracontablemente y quedaran a cargo del funcionario que los tenga en su poder o servicio. Esta prohibido guardar bienes de propiedad particular dentro del almacn. Los bienes que hacen parte de una adquisicin sin descripcin, ni valor en la factura, como los recibos embalados en una importacin y los bienes que se encuentren dentro del almacn pero sin que aparezcan registrados en los inventarios, es decir, no especificados ni valorizados se identifican conforme a las agrupaciones contenidas en este Manual y valores comerciales, elaborando el respectivo comprobante de entrada con las observaciones pertinentes. DONACIONES Hay donacin cuando por voluntad de una persona natural o jurdica se transfiere, gratuita e irrevocablemente, la propiedad de un bien que le pertenece a favor de una entidad estatal, previa aceptacin del funcionario administrativo competente. Cuando la entidad reciba bienes a titulo de donacin de personas naturales o jurdicas o de entidades estatales, departamentales o municipales, el almacenista elabora el respectivo comprobante de entrada e informa a Contabilidad para lo de su competencia. Si el donante proviene de entidad oficial, el comprobante se hace con base en el acta de baja de la entidad donante debidamente diligenciada la cual debe contener la relacin de los elementos por grupos de inventario y valorizados. En caso de que los elementos provengan de entidad particular el comprobante de entrada se elabora con base en el acta de recibo y el preci se fija mediante avalo practicado por peritos legalmente facultados para ello. TRASLADOS Es el proceso mediante el cual se cambia la ubicacin fsica de bienes dentro de las dependencias y oficinas de la entidad, ocasionando por tal motivo la cesacin de responsabilidad de quien los entrega y transfirindola a quien la recibe. Cuando el traslado se realiza entre almacenes de diferentes seccinales, el funcionario responsable de la recepcin verifica, en presencia del transportador, que los bienes correspondan en caractersticas y cantidades, a la relacionada en la copia adjunta del comprobante de salida del almacn de origen y en la orden de traslado. Si las caractersticas de los elementos no concuerdan con los consignados en los documentos, se abstiene de recibirlos, informando por escrito al funcionario administrativo competente, quien a su vez comunica al jefe de la oficina de origen para que se establezca la causa y la responsabilidad. Si el transportador es ajeno a la entidad, la confrontacin de los bienes se hace contra la copia del comprobante de salida del almacn de origen, la orden de traslado y la gua o planilla de transporte. Si las caractersticas de los bienes no corresponden a lo detallado en dichos documentos, el funcionario responsable se abstiene de recibirlos e informa por escrito al funcionario administrativo competente, quien a su vez comunica al jefe de la oficina remitente, para que se adelanten las gestiones tendientes a aclarecer las causas de las diferencias y si fuere el caso a hacer efectiva la garanta. Si el nmero de unidades es menor a las contempladas en los documentos el funcionario responsable las recibe dejando constancia en la planilla o gua informando al funcionario administrativo competente para lo pertinente. En este caso el comprobante de entrada se elabora por el nmero de unidades fsicamente recibidas. Si los bienes se encuentran conforme a lo despachado, lo hace constar en la planilla o gua, firma el comprobante de salida del almacn

Pgina 6 de 26

Gua de Aprendizaje de origen; expide el cumplido de transporte y remite copia del comprobante de entrada de elementos al almacn de origen. En todo caso en los eventos antes enunciados el responsable de manejo de los bienes, sopena de deducir responsabilidad administrativa y fiscal debe informar dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes, mediante el comprobante de entrada y el diligenciamiento del comprobante de salida al almacn de origen. Con el objeto de facilitar su contabilizacin y fiscalizacin, tanto las rdenes de alta como las de baja se producirn en formularios separados para los elementos de consumo y para los elementos devolutivos.

CASOS PARTICULARES PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO DIVISIONES MODULARES Para efectos de clasificar los bienes muebles identificados claramente como divisiones modulares utilizadas para oficina debido a su posible desarticulacin, nueva ubicacin o reasignacin a otras dependencias, oficinas o instalaciones diferentes del inmueble en que fueron instaladas inicialmente, deben incorporarse a la subcuenta Muebles y enseres 1 El registro se har por el valor de adquisicin, instalacin y dems erogaciones necesarias para ser puestos en servicio, la factura que entregue el proveedor deber venir desagregada en sus valores por conjuntos, superficie, archivador o repisa, partes y piezas que conforman los mdulos. Debido a que la mayora de los paneles tienen las mismas dimensiones, los elementos deben ser identificados por unidad fsica, solicitud que debe quedar incorporada en el contrato de adquisicin, para efectos de control contable y administrativo. Con el fin de facilitar la puesta en servicio y el control, el Almacn registrar y plaquetear o codificara cada uno de los componentes o elementos que conforman los mdulos, en el caso de los paneles, definida su clasificacin y teniendo absoluta claridad en la cantidad, tipo, forma y la unidad de medida a ser instalada en la dependencia o rea, se le asignar un cdigo o nmero de placa al conjunto o conjuntos y su valor quedar a cargo del jefe de rea; los elementos que componen el puesto de trabajo (silla, bases, mesn, archivador, etc.) quedarn a cargo del funcionario que los tendr en uso. Al momento de realizar el desmonte total o parcial de paneles en una dependencia, el nmero de piezas o metros sern descargados del cdigo correspondiente y asignados al nuevo receptor. MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA EMPOTRADOS FIJOS - EN LAS PAREDES DE INMUEBLES Teniendo absoluta claridad en sus caractersticas, el registro contable y el control administrativo correspondern al tratamiento que se da a las mejoras de las edificaciones, por lo que se contemplar como un mayor valor de las mismas, correspondiendo su deterioro al mismo periodo de vida til de la edificacin. EQUIPOS DE SONIDO, TELEVISORES, RETROPROYECTORES Y VDEO CASETERAS ()Los equipos de sonido, televisores, V.H.S y retroproyectores, deben clasificarse como EQUIPOS DE COMUNICACIN O COMO MUEBLES ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA dependiendo la actividad que desarrolla la entidad, esto es que si la actividad principal est relacionada con el ramo de las comunicaciones y estos elementos son utilizados para tal fin, deben registrarse como EQUIPOS DE COMUNICACIN, si por el contrario estos elementos se constituyen como herramientas de instruccin y capacitacin interna deben registrarse como MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA2

Contadura General de la Nacin, Doctrina Contable Pblica Tomo 2. Concepto 0030 de Enero de 1998. P 189

Contador General del Distrito, Aspectos Generales Relacionados con la Contabilidad Pblica en el Distrito Capital.
Pgina 7 de 26

Gua de Aprendizaje CABLEADO ESTRUCTURADO El sistema de cableado estructurado, dada su naturaleza e identidad propia y la posibilidad de desarticularlo en trminos fsicos, y en particular, a que no representa un componente directo de edificacin que altere su periodo de vida til, ()debe tratarse como mobiliario, y registrarse en la cuenta Redes, Lneas y Cables habilitada para el efecto en el Catlogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad3 INMUEBLES - BIENES INMUEBLES SIN LEGALIZAR ()Cuando por cualquier circunstancia externa o interna, no se tenga la evidencia documentara que garantice la veracidad de algunas operaciones que deben ser objeto de incorporacin, como el caso de los bienes muebles o inmuebles o la existencia de derechos y obligaciones, de los cuales se tengan indicios sobre su propiedad o afectacin de la situacin patrimonial del ente pblico, y por ende la de la Nacin, debern registrarse en Cuentas de Orden, hasta tanto se disponga de los documentos que la acrediten4 Una vez se tengan los documentos que acrediten la titularidad de los inmuebles, se cancelarn las Cuentas de Orden, y se registrar el bien en el grupo de Propiedades.
5EQUIPOS

DE COMUNICACIN Y COMPUTACIN

Entre las subcuentas Equipos de Cmputo, se contemplarn: Computadores electrnicos anlogos o digitales de programa almacenado, sus unidades de entrada y salida para el procesamiento electrnico de informacin conectados en forma local, remota o fuera de lnea. Mini computadores, microcomputadores porttiles y similares con memoria electrnica o electromecnica programable, sus equipos perifricos conectados en forma local, remota o fuera de lnea. Equipos y unidades centrales, de control de canales, accesorios y dispositivos electrnicos para conexin de unidades de entrada y salida. Equipos y unidades para almacenamiento primario o secundario de informacin en medios magnticos, con seleccin automtica directa o secuencial. Equipos de registro unitario y de transcripcin de datos a un medio accesible por el computador. Terminales, mquinas, equipos y dispositivos de teleprocesamiento para transmisin y procesamiento de informacin a distancia con posibilidad de interconexin a computadores electrnicos.

3 4

Contadura General de la Nacin, Doctrina Contable Pblica Tomo 2. Concepto 0030 de Enero de 1998 Plan General de Contabilidad Pblica, Manual de Procedimientos Relativos a los Principios, Planta y Equipo o Bienes de Beneficio y Uso Pblico segn el caso, efectuando los ajustes por inflacin y las depreciaciones o amortizaciones a que haya lugar.

Pgina 8 de 26

Gua de Aprendizaje Dispositivos de almacenamiento secundario. Accesorios, repuestos, partes y piezas: Unidades de disco magntico fijos, removibles; Unidades de cinta magntica, Unidades de disquetes o casetes, Unidades de cinta, Unidades de disco, Unidades centrales de proceso (C.P.U), Sensores de red inalmbricos repetidores de seal, Consolas, Unidades lectoras de carcter pticos, Pantallas locales y remotas; Impresoras de lneas, de caracteres de calidad mecanogrfica, locales o remotas; Mquinas para transcripcin de datos, Unidades de grabacin, Mdem (modulares / demoduladores), Unidades de transmisin de datos, Unidades de conversin de datos, Unidades de control de comunicaciones, Unidades de despliegue de datos, Unidades de control de dispositivos de entrada salida-, Unidades de graficacin (Plotters), Convertidores de medios magnticos, Mesas digitalizadoras, Perforadoras de tarjetas, Convertidores digital / anlogo y anlogo / digital, Teleimpresoras, Lectores de cinta perforada de papel, Terminales porttiles, Concentradores, Mquinas registradoras programables, Registradora programable, Equipos de microfilmacin, Transistores, Alambres, Motores, Bobinetes, Resistores, Los dems equipos y mquinas de computacin y procesamiento de datos. CLASIFICACIN CONTABLE Y ADMINISTRATIVA DE LOS BIENES QUE PARA SU FUNCIONAMIENTO NECESITAN DE VARIOS COMPONENTES (TIPO LOS COMPUTADORES): La clasificacin Administrativa y contable de los equipos de computador al momento de elaborarse el comprobante de entrada al Almacn, para facilitar el control, reparacin asignacin y actualizacin, puede realizarse atendiendo mecanismos que faciliten el control y seguimiento, entre otros se proponen: A. Por sus componentes como unidades contables; partiendo de la factura que expide el proveedor, al que se le solicitar en el contrato u orden de compra desagregar los bienes adquiridos en sus componentes y accesorios Monitor, C.P.U, Software, filtro de pantalla, servicio de mantenimiento, etc.-, para lo que se puede tener en cuenta: Componente, elemento fundamental para una mquina o equipo, indispensable para su buen funcionamiento; es decir, sin esta parte no funciona o no puede cumplir con su cometido. Por ejemplo: un equipo de cmputo como un todo no sirve y no prestara el servicio para el que fue adquirido si le falta, el monitor, el teclado, la C.P.U., o una tarjeta de memoria. Repuesto, elemento o pieza de recambio que permite corregir un desperfecto o dao en la mquina o en uno de sus componentes, como es el caso de una tarjeta de memoria en un equipo de cmputo que debe ser cambiada por que la que hace parte de la mquina se avero. Accesorios, elementos que dependen de lo principal, que son tiles casi en la medida en que exista la mquina. Actualmente un accesorio para un equipo de computacin, es el filtro o protector de pantalla, los forros guarda polvo, las herramientas, etc. Es decir, es un elemento auxiliar que no afecta el buen funcionamiento de la mquina. En esta clasificacin y para efectos de un mayor control administrativo, cada componente debe tener una identificacin que permita determinar su ubicacin fsica en el equipo al cual se haya incorporado. B. El equipo completo como unidad contable; es decir se registra la mquina como un todo, que incluye los componentes bsicos indispensables para su funcionamiento, C.P.U., monitor, mouse, teclado, tarjetas de memoria, unidad de CD Room, fax, entre otros; administrativamente o para los registros de almacn se asignar un cdigo o placa principal y en la tarjeta de control (krdex) se relacionarn las series o cdigos de identificacin de dichos componentes,

Pgina 9 de 26

Gua de Aprendizaje fsicamente la placa se adhiere al equipo en una o varios de sus componentes. En lo que respecta al control y registro del software, repuesto y accesorio; ste se realizar de manera independiente. NDICE UNIVERSAL DE INVENTARIOS El inventario es la relacin ordenada, completa y detallada de los bienes que integran el patrimonio de una Entidad, como la Superintendencia de Sociedades. Este inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes de la Entidad, lo cual posibilita efectuar un control razonable de las existencias reales para evitar errores, prdidas, inmovilizacin, deterioro, merma o desperdicio de elementos. El inventario de la Superintendencia de Sociedades, basado en el ndice Universal de Inventarios, se enmarca en la siguiente estructura, cuya codificacin se compone de tres dgitos, donde el primero de ellos corresponde al Grupo Mayor y los dos ltimos a la Agrupacin. Por esa razn se separan por un guin: GRUPO 1 -ELEMENTOS DE CONSUMO: AGRUPACIN CONCEPTOS 1 01 Aceites, Grasas y Lubricantes. 1 02 Combustibles. 1 03 Drogas, elementos Odontolgicos, de laboratorio y sanidad. 1 04 Elementos para Construccin, Instalacin, campo, industria, taller y labores. 1 07 Insecticidas, Fungicidas, Herbicidas, roedenticidas y bactericidas. 1 08 Materiales o materias primas para construccin, instalacin, campo, industria, taller y labores. 1 09 Semillas y abonos. 1 10 tiles de escritorio, oficina, dibujo y papelera. 1 11 Vveres, Rancho y Licores. 1 12 Repuestos para Maquinaria y Equipos. 1 13 Utensilios de uso domstico. 1 14 Formas, formularios, documentos y publicaciones de distribucin gratuita. 1 15 Otros elementos de consumo. GRUPO 2 -ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: AGRUPACIN CONCEPTOS 2 01 Armas, accesorios y repuestos. 2 02 Discotecas y msicotecas. 2 03 Elementos de Culto. 2 04 Elementos de museo. 2 06 Equipos y mquinas para comedor, cocina y despensa y sus accesorios. 2 07 Equipos y mquinas de comunicacin, deteccin, radio, televisin, sonido, seales, radar, fotografa, proyeccin y sus accesorios. 2 08 Equipos y mquinas para construccin, instalacin, campo, industria, taller y labores y sus accesorios. 2 09 Equipos y mquinas para deporte, gimnasia, juegos y sus accesorios. 2 10 Equipos y mquinas para laboratorio, profesiones cientficas y enseanza y sus accesorios. 2 11 Equipos y mquinas para medicina, odontologa, veterinaria, rayos x y sanidad y sus accesorios. 2 12 Equipos y mquinas para oficina, contabilidad, dibujo y sus accesorios. 2 13 Equipos y mquinas para transporte y sus accesorios. 2 14 Herramientas y sus accesorios. 2 15 Instrumentos musicales y sus accesorios. 2 16 Libros de biblioteca, estudio, documentos, mapotecas, planotecas, hemerotecas y revistas. 2 18 Mobiliario y enseres. 2 21 Material rodante, mquinas y equipos y sus accesorios. 2 22 Material fijo, mquinas y equipos y sus accesorios. 2 23 Materiales y equipos de vas, redes, instalaciones, cables, puertos y sus accesorios. 2 24 Equipos y mquinas de procesamiento de datos, sus accesorios y suministros.
Pgina 10 de 26

Gua de Aprendizaje 2 25 Sistemas de programacin o soporte lgico de equipos y mquinas de procesamiento de datos. 2 26 Otros elementos devolutivos. GRUPO 3 INMUEBLES AGRUPACIN CONCEPTOS 3 01 Acueductos, construccin y estructuras 3 02 Aerdromos y pistas de aterrizaje 3 03 Alcantarillados, construcciones y estructuras 3 04 Centrales elctricas, construcciones y estructuras ELEMENTOS DE CONSUMO Son los que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros. Antes de ser entregados como suministro a las dependencias para ser utilizados, generalmente esta clase de elementos permanece en depsito, es decir, reposan en el almacn o bodegas de la Entidad, una vez adquiridos. No obstante, por razones de costos, disponibilidad de espacio, estabilidad de precios en trminos contractuales y control de riesgos, la modalidad de provisin de elementos de consumo a travs de outsourcing ofrece ventajas que es conveniente aprovechar. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Son los que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por razn de su naturaleza se deterioren. Desde el punto de vista de su uso, los elementos devolutivos pueden estar en depsito o en servicio. La contabilizacin de los bienes devolutivos tanto en servicio como en depsito, se debe realizar de acuerdo con las siguientes agrupaciones: Equipo de oficina Maquinaria y equipo Equipo de transporte: 2-01, 2-02, 2-03, 2-04, 2-07, 2-12, 2-15, 2-16, 2-18 2-05, 2-06, 2-08, 2-09, 2-10, 2-11, 2-14, 2-22, 2-23, 2-24, 2-25 2-13, 2-21.

Elementos devolutivos en depsito: Son el conjunto de bienes devolutivos utilizables tanto nuevos como usados, que se encuentran en el almacn y bodegas de la entidad. El servidor pblico responsable del Almacn responde administrativa y fiscalmente por el registro de los bienes en depsito, el cual debe llevarse a travs del programa sistematizado de inventarios con que cuenta la Entidad. Elementos devolutivos en servicio: Son el conjunto de bienes asignados a los funcionarios para el cumplimiento de sus labores. El servidor pblico responsable del Almacn debe llevar a travs de listados, que se generan a partir del programa sistematizado utilizado para controlar el krdex, el registro individual y por dependencia de los bienes devolutivos en servicio, para facilitar el oportuno y eficaz control de ellos y determinar las responsabilidades a que haya lugar. El registro de bienes devolutivos debe hacerse nicamente a travs de los respectivos traspasos de almacn. Cuando un servidor pblico de la entidad se retire, debe hacer entrega de los elementos devolutivos en servicio a su cargo al responsable del Almacn, quien verificar el inventario de los elementos registrados. Si encuentra faltantes, elementos inservibles o de caractersticas diferentes, se darn de baja dichos bienes de los registros y solicitar al Contador su registro a la cuenta de Responsabilidades Pendientes, tomando como soporte el acta de la diligencia y el respectivo comprobante de traspaso de almacn. POLTICAS INSTITUCIONALES RESPECTO DE LOS INVENTARIOS En la administracin de los bienes de la Superintendencia de Sociedades, se deben tener en cuenta las siguientes polticas y las dems que sean expuestas por las entidades de vigilancia y control, el Despacho del seor Superintendente o la Secretara General. Los bienes que se adquieran, deben estar contemplados en el Plan General de Compras aprobado para la respectiva vigencia. Respecto de los elementos de consumo, la Entidad procurar su adquisicin a travs de la modalidad de contratacin directa o licitacin pblica, teniendo en cuenta, en todo caso, la modalidad que sea aplicable segn determine la ley en lo referente a cuantas. En todo caso, el control de entrega de elementos se har por parte del funcionario con responsabilidades sobre el almacn y la persona que los reciba. Todos

Pgina 11 de 26

Gua de Aprendizaje los elementos devolutivos estarn identificados con un nmero, para lo cual se utilizar una plaqueta adhesiva, empleando adems el sistema de Cdigo de Barras. La Superintendencia de Sociedades solamente acepta transferencias de bienes, cuando provengan de entidades de carcter pblico del orden nacional o territorial, siempre y cuando dichos bienes sean necesarios para el funcionamiento de la Superintendencia de Sociedades y la operacin no signifique erogaciones onerosas para la Entidad. En aplicacin del principio de coordinacin y colaboracin proclamado en el artculo 6 de la Ley 489 de 1998, con el fin de lograr los fines y cometidos estatales, cuando dentro de los inventarios se tengan bienes que con base en una valoracin no se requieran para el desarrollo de las actividades propias de la Superintendencia de Sociedades, se considerar la posibilidad de transferirlos a otras entidades de derecho pblico, bien sea nacionales o territoriales que justifiquen su necesidad, sin perjuicio de aplicar las alternativas de baja, atendiendo los procedimientos establecidos en el presente manual. Los elementos de uso comunitario, sern cargados al inventario del director, coordinador, jefe de oficina o intendente y no al inventario individual de los subalternos. Por lo tanto, a ningn servidor pblico se le podr exigir firmar el recibo de los elementos que no vaya a utilizar en forma exclusiva para el cumplimiento de sus labores. En todo caso los bienes que hacen parte de las instalaciones locativas estarn a cargo del funcionario responsable de la conservacin y mantenimiento del inmueble. Toda persona que reciba bienes de propiedad de la Superintendencia de Sociedades, ser responsable por su buen uso, custodia y conservacin. Las responsabilidades por la prdida, dao, deterioro, disminucin o mal uso de bienes, se determinar mediante la investigacin administrativa o disciplinaria que se adelante conforme a la normatividad vigente. Si hay lugar a investigaciones de carcter penal, estas le corresponden a la Fiscala General de la Nacin, previa denuncia. La responsabilidad de los servidores pblicos respecto de la tenencia de elementos devolutivos cesar nicamente: Cuando se haga entrega formal de los bienes puestos a su custodia y cuidado. Cuando se efectu la reposicin o pago de los bienes por parte del responsable o por la compaa de vigilancia o de seguros en las condiciones y caractersticas de los faltantes, cuya aceptacin sea autorizada por la entidad. Cuando se produzca fallo ejecutoriado de exoneracin de responsabilidades administrativas y penales. La entrega de elementos devolutivos a personas vinculadas mediante nombramiento provisional, encargo o contrato de prestacin de servicios, se har con los mismos procedimientos aplicados a los funcionarios de planta y por lo tanto las responsabilidades sern idnticas. En el caso de personas vinculadas por contratos de prestacin de servicios y pasantes, los elementos quedarn bajo responsabilidad del funcionario de la Superintendencia de Sociedades que ejerza la supervisin del contrato. Est prohibido guardar bienes de propiedad particular en el Almacn, cualesquiera que sean sus caractersticas. Todos los bienes de la Superintendencia de Sociedades, deben estar asegurados contra todos los riesgos. En los eventos de bajas definitivas, se proceder a solicitar su exclusin de las plizas correspondientes. El control de los bienes inmuebles se har a partir de los registros contables de ingreso. El control de la documentacin que soporta la propiedad de tales bienes, se har por parte del Almacenista. MOVIMIENTOS DE ALMACN ALMACEN: Representa el costo de los elementos devolutivos y de consumo, que estn en depsito para el suministro a las dependencias de la entidad en el desarrollo normal de sus actividades; y es el lugar fsico que dispone la Entidad para el registro de las operaciones de manejo de dichos bienes. Tambin es el lugar fsico de que dispone la entidad para el recibo, registro, almacenamiento y posterior distribucin a las dependencias, de los bienes de consumo y devolutivos adquiridos y recibidos para el normal funcionamiento de la Entidad. Organizacin y funciones: El Almacn de la Superintendencia de Sociedades depende del Grupo Administrativo y el Almacenista o quin haga sus veces, depende directamente del Coordinador del Grupo Administrativo. Para un manejo funcional y organizacin, distribucin y control de los elementos, el Almacn se divide en bodegas: Bodega 700 elementos devolutivos en depsito usados. Bodega 720 elementos devolutivos en depsito nuevos.
Pgina 12 de 26

Gua de Aprendizaje Bodega 2 elementos de consumo en bodega. Almacenista: El Almacenista es responsable de la administracin, custodia y distribucin de los bienes que se adquieren y reciben para atender el funcionamiento de las diferentes dependencias en las sedes de Bogot y las Intendencias Regionales. Funciones del Almacenista: Con el apoyo de funcionarios del Grupo Administrativo a su cargo, el Almacenista deber: Recibir los elementos verificando y confrontando sus especificaciones, estado, cantidad y calidad de acuerdo con lo establecido en el contrato con o sin formalidades plenas (orden de compra o servicio) expedido por la entidad, o el documento soporte cuando se trate de reintegro, traspaso, donacin o compra por caja menor. Registrar en el aplicativo de inventarios vigente, los movimientos de entrada, salida de elementos o traspaso, y mantener actualizados permanentemente los registros de existencias, de acuerdo con la clasificacin y codificacin establecida. Almacenar correctamente los elementos de acuerdo con su naturaleza, agrupacin y caractersticas. Tener al da el registro en el aplicativo de inventarios vigente, de cada elemento, al igual que en el krdex de almacn y en el estante mediante tarjeta de identificacin del bien. Elaborar el inventario fsico de los bienes de consumo y devolutivos en depsito, por lo menos dos (2) veces al ao, en junio y diciembre o de acuerdo con las necesidades de la entidad. Efectuar la verificacin fsica de elementos devolutivos en servicio, por lo menos una vez al ao. Conciliar junto con un funcionario del Grupo de Contabilidad, los resultados de la toma del inventario fsico con los registros contables. Distribuir a las diferentes dependencias de la entidad, listados con la descripcin, cdigo y unidad de medida de los elementos que aparecen registrados a su cargo. Responder por la conservacin, seguridad e integridad y buen estado de los elementos bajo su responsabilidad. Efectuar el despacho de los elementos que requieran las dependencias, previo anlisis y seguimiento de consumos. Analizar la rotacin de inventarios y establecer puntos de control (mximo y mnimo de pedidos) para cada elemento de acuerdo con sus caractersticas y as, garantizar el suministro oportuno y fijar la cantidad ptima de almacenamiento. Presentar los documentos, cuentas y soportes que se requieran para los respectivos asientos contables de la entidad, as como los informes que requiere la Contralora General de la Repblica. Enviar oportunamente los reportes que se le soliciten, sobre existencias y rotacin de elementos para efectos relacionados con la pliza de seguros. Dar solucin a los casos sobre inventarios, verificando necesidades en las dependencias para realizar traspasos o baja de elementos que no tienen rotacin. Coordinar con el encargado de las compras de la entidad, para que estas se realicen de acuerdo con las necesidades reales y unificando criterios de codificacin, descripcin, cantidad, calidad, caractersticas y unidad de medida de los elementos. Clasificar, relacionar y presentar para el trmite respectivo, los bienes que se deben dar de baja en la entidad. Velar por la correcta distribucin, organizacin y aseo del almacn y por el cumplimiento de las normas de seguridad industrial. Las dems funciones que le asigne el superior inmediato. ENTRADAS AL ALMACN La entrada de bienes al Almacn segn su origen, puede producirse por alguno de los siguientes conceptos: adquisicin, compra por caja menor, reintegros, traslados, sobrantes, transferencias, recuperacin o reposicin. Compra de elementos: Son las operaciones mercantiles a travs de las cuales la entidad adquiere los bienes mediante la erogacin de fondos de conformidad con las disposiciones vigentes. La recepcin de los bienes debe realizarse en el Almacn, segn lo pactado en el contrato o pedido correspondiente. No obstante puede recibirse directamente en los lugares de utilizacin y en todo caso el funcionario responsable del Almacn verificar la operacin. La entrada se

Pgina 13 de 26

Gua de Aprendizaje perfecciona cuando el servidor pblico con funciones de Almacenista recibe los elementos y firma la factura, remisin o comprobante de recibo. Para que dicha persona reciba los bienes debe previamente confrontar las caractersticas fsicas de los bienes objeto de la entrada referente a cantidad, clase, marca, estado, etc., contra los documentos que sustenten la operacin. A la llegada de los bienes al Almacn, el servidor pblico con funciones de Almacenista, elabora el respectivo comprobante de entrada con base en la factura comercial, en la remisin, comprobante de recibo y la orden de compra o contrato si fuere el caso. En los contratos o pedidos donde se estipulen las especificaciones tcnicas de determinados materiales o equipos y cuyo funcionamiento deba verificarse mediante pruebas, la recepcin en el almacn se hace a titulo de depsito y en forma condicional, mientras se produce el concepto favorable o no del supervisor del contrato, sobre el resultado de dichas pruebas requeridas para su recibo a satisfaccin. Adquisiciones por caja menor: Son adquisiciones de bienes a travs del sistema de fondos fijos rembolsables. En toda compra de elementos por este sistema, el funcionario responsable de la adquisicin debe entregar la factura en original y copia debidamente tramitada al Almacn para que se produzca el respectivo comprobante de entrada y a su vez el respectivo comprobante de salida a nombre del funcionario que recibi el bien. El servidor pblico con funciones de Almacenista, enviar las copias de los comprobantes de entrada y salida al responsable de la caja menor para su legalizacin y trmites pertinentes. Reintegros: Es la devolucin al almacn de bienes que no se requieren en una dependencia, para el cumplimiento del objetivo para el cual fueron destinados, pudiendo la administracin optar por la habilitacin, redistribucin o baja de los mismos. El servidor pblico con funciones de Almacenista al recibir los bienes debe verificar su estado, clase, calidad, marca, modelo y dems caractersticas que se encuentren en el comprobante de inventario. Al encontrar conforme el bien, har la correspondiente entrada al almacn; en el evento en que los elementos no concuerden o hayan sido sustituidos o tengan diferentes especificaciones, el servidor pblico con funciones de Almacenista se abstendr de recibir el bien e informar por escrito al superior inmediato para que se investiguen los hechos y se establezcan las responsabilidades. Por ninguna razn el servidor pblico con funciones de Almacenista debe aceptar la sustitucin o remplazo de bienes entregados inicialmente, por otros diferentes, o aceptar bienes daados, deteriorados, con roturas o averas sin haber determinado la causa del deterioro. Sobrantes: Se entiende que hay sobrantes cuando al practicarse el inventario, se determine que el nmero de bienes es superior a los que se reflejan en los registros; esta mayor cantidad se relaciona en el acta de la diligencia, determinando la situacin que los gener, para lo cual el servidor pblico con funciones de Almacenista elabora el respectivo comprobante de entrada por sobrante, se le asigna la placa correspondiente y se elabora el comprobante de traspaso de almacn a nombre del funcionario que posee el bien; de ello se informa al Grupo de Contabilidad para lo de su competencia. El valor de los bienes sobrantes se determina por el valor de los bienes de iguales caractersticas. Recuperacin: Es la restitucin fsica de bienes que han salido del patrimonio de la entidad y que se han descargado del inventario y de la contabilidad. En el evento de la recuperacin de bienes, estos deben ingresar inmediatamente al Almacn por medio del comprobante de entrada detallando las caractersticas y especificaciones de los elementos. Si hubiere proceso de responsabilidad fiscal en curso, deber informarse al Grupo de Control Disciplinario y a la Secretara General de la Superintendencia de Sociedades, de igual manera a la Unidad de Investigaciones Fiscales de la Contralora General de la Repblica para que cese el proceso cambie su valor. Reposicin: Es el proceso administrativo por el cual se remplazan los bienes faltantes o los que han sufrido daos, por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros elementos iguales o de similares caractersticas. De igual forma se produce reposicin cuando el proveedor remplaza el elemento inicial por otro en cumplimiento de la garanta otorgada en la venta. La entrada de bienes por reposicin, debe soportarse con los siguientes documentos: Acta de baja del elemento faltante. Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes o la compaa aseguradora, ofreciendo los bienes que va a reponer y detalle de estos. Aceptacin por parte del responsable de Almacn e inventarios, de la viabilidad de la reposicin del bien. Acta o Concepto tcnico de reposicin, que certifique que los bienes ofrecidos renen las mismas caractersticas de los bienes faltantes. Informe de la Oficina de Informtica donde se indican las causas que originan la reposicin del elemento por garanta de venta, cuando se trate de equipos de cmputo y de sistemas; en caso de elementos diferentes, el
Pgina 14 de 26

Gua de Aprendizaje informe debe proceder del responsable de su custodia y uso. Renovacin de equipos por cambio tecnolgico: Cuando los elementos devolutivos sean remplazados por otros que ofrezcan mejores ventajas tecnolgicas, pueden darse las siguientes situaciones: Que los equipos en uso los conserve la Superintendencia de Sociedades. En tal caso se reintegrarn al Almacn para determinar posteriormente su destino final. Que el proveedor reciba en parte de pago los equipos en uso. Los nuevos elementos ingresarn por el valor establecido en los respectivos documentos soporte o en su defecto, por el valor comercial. Cualquiera que sea la situacin de remplazo, se elaborarn los documentos y efectuarn los registros correspondientes a reintegros, bajas, ingreso al Almacn y entrega de elementos. Indemnizacin por Siniestro: Es el proceso administrativo por el cual se ingresan bienes a la entidad como consecuencia de la indemnizacin que en cumplimiento de contratos de seguros, cancele la compaa aseguradora con la cual la Superintendencia de Sociedades tenga suscrita pliza de seguro para amparar sus bienes, o la de un tercero que haya afectado un bien de la entidad. Una vez la Superintendencia de Sociedades acepte que el bien a ingresar cubre el valor del bien siniestrado, el Grupo Administrativo y el Grupo de Contabilidad aprobarn la indemnizacin en especie, mediante comunicacin en tal sentido a la compaa aseguradora. El ingreso de los bienes fruto de la indemnizacin, se contabilizar en la cuenta 48104901, Indemnizaciones compaas de seguros, o en la cuenta que para tal efecto establezca la Contadura General de la Repblica. La compaa aseguradora, una vez realice la indemnizacin, expedir un documento en el que certifique que los bienes entregados, quedan de propiedad de la Superintendencia de Sociedades. Cuando apliquen erogaciones de la Superintendencia de Sociedades por efecto del deducible establecido en las plizas, se efectuar el ingreso al Almacn por el valor indemnizado ms el incluido en el documento que establezca la diferencia a pagar por parte de la Superintendencia de Sociedades, el cual corresponder al valor del bien. Transferencias recibidas de otras entidades: Se da cuando por voluntad de una persona jurdica se transfiere gratuita o irrevocablemente la propiedad de un bien que le pertenece, a favor de la Superintendencia de Sociedades, previa aceptacin del funcionario administrativo competente y de acuerdo con la normatividad vigente sobre la materia. Cuando la Superintendencia de Sociedades reciba bienes a titulo de transferencia de una entidad estatal del orden nacional o territorial, el funcionario responsable del Almacn elaborar el comprobante de entrada por transferencia e informar al Grupo de Contabilidad para los registros contables a que haya lugar. El comprobante de entrada se har con base en la resolucin de baja de la entidad que hace la transferencia debidamente diligenciada y la cual debe contener la relacin de los elementos por agrupacin de inventario, cantidad, valor unitario y valor total. Bienes recibidos en dacin de pago: Cuando en desarrollo de procesos liquidatorios o de jurisdiccin coactiva la entidad reciba derechos sobre bienes muebles o inmuebles que requieran ingreso al Almacn, la dependencia interna que realiz el trmite deber entregar la siguiente documentacin que permita el registro en el sistema de inventarios: -Memorando mediante el cual se pone en conocimiento del Grupo Administrativo el recibo de bienes muebles o inmuebles. -Copia del auto y/o fallo mediante el cual se le asign a la entidad el derecho sobre el bien mueble o inmueble. -En caso de inmuebles, copia del certificado de tradicin y libertad en el que conste que el derecho asignado fue registrado a nombre de la Superintendencia de Sociedades. -Copia del ltimo avalo comercial realizado a los bienes objeto de la dacin en pago. -Informe que permita establecer la razn por la cual le fue asignada a la entidad ese derecho (contribucin, multa). -Copia del acta de recibo de los bienes en la que conste la situacin jurdica (impuestos, valorizaciones, servicios pblicos, etc.) y estado de los mismos. SALIDA DE ELEMENTOS La salida de elementos del Almacn, se produce por solicitud del director, coordinador, jefe de oficina o intendente. Cuando se trata de salida de elementos de consumo, implica su contabilizacin como gasto, porque dichos elementos no son susceptibles de regresar al Almacn como s lo son los devolutivos. Lo que caracteriza a estos ltimos es precisamente que su salida del Almacn generalmente es transitoria aunque su permanencia en el servicio sea prolongada.

Pgina 15 de 26

Gua de Aprendizaje Suministros: El director, coordinador, jefe de oficina o intendente que requiera elementos devolutivos, debe elaborar por escrito o por correo electrnico el pedido, en donde se especifique clara y detalladamente la clase de elementos y el nmero de unidades, sealando la persona que los recibir, quien se har responsable administrativa y fiscalmente de su tenencia. La solicitud se enva al Almacenista de la Entidad o quien haga sus veces, para que este expida la orden de suministro. En los casos relacionados con elementos de consumo, dicha orden se har por el nmero de unidades que se consideren posibles y necesarias, de acuerdo con los controles sobre consumo y existencias. Por razones de organizacin y manejo, estos pedidos de tiles de escritorio y papelera, se debern realizar la ltima semana de cada trimestre, por escrito o correo electrnico. Baja de elementos: Baja de bienes es el procedimiento mediante el cual se retira definitivamente un elemento del patrimonio de la entidad, por alguna de las siguientes situaciones: por ser inservible, reposicin, renovacin, obsolescencia, destruccin, desmantelamiento, hurto, donacin o cuando el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual fue adquirido, decisin soportada a travs de acto administrativo motivado, que adems indica el destino final del bien. La baja se perfecciona con el retiro fsico, la firma del acta de conformidad con el hecho que la origin y el descargo de los registros contables de inventario. El acta de baja constituye el documento soporte principal para dar salida a los bienes de Almacn, por motivos de destruccin, entrega, desmantelamiento, venta, hurto, donacin, destruccin u otra modalidad de retiro de elementos de inventario. El acta de baja definitiva ser suscrita por el Coordinador del Grupo Administrativo, por el funcionario responsable del Almacn y por la persona que adquiera el bien. Para todos los casos de baja de bienes que impliquen seguridad de la informacin, se debe garantizar que la misma, contenida en documentos equipos de tecnologa, fue eliminada de forma segura, siguiendo el procedimiento que a continuacin se detalla y dejando constancia del mismo en el acta correspondiente: TIPO DE MEDIO Papel, Acetatos, Fotos Telfonos Celulares Enrutadores (Routers), Switches Disquetes, CDs, Discos pticos (DVDs), Discos Duros LIMPIEZA No aplica ELIMINACIN FSICA Utilizar una maquina destructora de papel cuando se tenga disponibilidad o romper o garantizar la destruccin total del documento. Romper en trozos o desintegrar la SIM o su similar. Proceso de manejo de residuos Electrnicos de acuerdo con Instrucciones del Ministerio del Medio Ambiente Utilizar maquina destructora o romper en trozos Proceso de manejo de residuos Electrnicos de acuerdo con Instrucciones del Ministerio del Medio Ambiente Romper en trozos las cintas magnticas

Borrar manualmente toda la informacin, haciendo un Reset de acuerdo con las instrucciones del fabricante. Borrar manualmente los valores de configuracin del dispositivo, haciendo un Reset de acuerdo con las instrucciones del fabricante. Utilizar software para borrado seguro de datos y seleccionar la opcin que garantice que se borre y se sobre escriba la informacin. Utilizar software para borrado seguro de datos y seleccionar la opcin que garantice que se borre y se sobre escriba la informacin. Limpiar las cintas magnticas regrabando (Sobreescribiendo), si se cuenta con la infraestructura.

Casetes, Cintas magnticas

Pgina 16 de 26

Gua de Aprendizaje Tarjetas Flash, tarjetas magnticas Utilizar software para borrado seguro de datos y seleccionar la opcin que garantice que se borre y se sobre escriba la informacin. Romper en trozos

Baja de bienes servibles : Es la salida definitiva de bienes que se encuentran en buenas condiciones, pero que no son requeridos por la Entidad para el normal desarrollo de sus actividades, o de aquellos bienes que estando en servicio activo o depsito han desaparecido, respecto de los cuales, mediante trmite administrativo de investigacin, se determine que en el servidor pblico a cuyo cargo se hallaban, no recae responsabilidad alguna o que habindose establecido responsabilidad, se efectu su pago o reposicin. La salida definitiva del Almacn de bienes servibles, debe estar soportada por la correspondiente resolucin de Ordenacin de Baja, la cual constituye soporte del Acta de Baja. Dicha resolucin deber contener la relacin detallada y pormenorizada de los bienes muebles objeto de la operacin, los grupos de inventario, los costos unitarios y totales y el destino que se dar a los mismos. Baja de bienes inservibles: Es el retiro definitivo de bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia fsica, no son de utilidad para el servicio de la entidad, o que estando en servicio activo o en depsito, el bien haya sido hurtado o haya desaparecido definitivamente del servicio. Procedimientos generales para dar de baja: El funcionario responsable del Almacn, pedir al Coordinador del Grupo Administrativo, inspeccin sobre los bienes que considere sean susceptibles de baja, enviando un listado pormenorizado, donde indique su estado de conservacin y el costo o valor registrado en inventarios. El Coordinador del Grupo Administrativo solicitar a la Oficina de Control Interno que evale los elementos de inventario y emita las recomendaciones del caso, procediendo de conformidad con lo establecido en el presente Manual. Venta de bienes: En los procesos de seleccin abreviada de enajenacin de bienes, la entidad podr hacer uso de los mecanismos que se consagran en el decreto No. 4444 de 2008, atendiendo a las normas de transparencia, seleccin objetiva y eficiencia. En todo caso, la convocatoria pblica ser regla general, y se aplicarn en lo pertinente las reglas del ttulo I del Decreto 2474 de 2008, y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, sin perjuicio de las reglas especiales establecidas en el mencionado decreto. La entidad podr realizar directamente la enajenacin, o contratar para ello a promotores, bancas de inversin, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, o cualquier otro intermediario idneo, segn corresponda al tipo de bien a enajenar. Tambin podr hacerlo a travs de la sociedad Central de Inversiones CISA S.A., caso en el cual, se suscribir el respectivo contrato interadministrativo. Pargrafo. Los bienes cuyo precio mnimo de venta sea inferior al 10% de la menor cuanta, sern enajenados por la entidad, directamente o a travs de intermediario, de acuerdo con las condiciones del mercado, aplicando para ello el procedimiento establecido para tal efecto en el Decreto 4444 de 2008 y en el Manual de Contratacin de la Superintendencia de Sociedades. Transferencia a otras Entidades: nicamente podr haber baja de bienes por la modalidad de transferencia, en los casos en que previa recomendacin del Coordinador del Grupo Administrativo, deban entregarse a otra entidad estatal. Dichos bienes dados de baja mediante los procedimientos legales de rigor, sern inventariados separadamente o por lotes uniformes, segn su naturaleza, obsolescencia, valores registrados en libros o el mecanismo que est utilizando la entidad para el manejo de inventarios y servicio que puedan prestar realmente. Este inventario debe anexarse al ofrecimiento formal que de tal transferencia haga La Superintendencia De Sociedades a las entidades pblicas escogidas como posibles beneficiarias. En todo caso la transferencia se sujeta a las disposiciones que regulan la materia. Escogida la persona o personas de derecho pblico beneficiarias de la transferencia, se proceder a la elaboracin de la resolucin o convenio Interadministrativo, discriminando los bienes objeto de la misma y las condiciones en que aquella transferencia se realizar, de conformidad con las disposiciones del Cdigo Civil y el Estatuto de Contratacin Pblica. Suscrito el acto administrativo, se firmar el acta de entrega de los bienes en donde figuren estos, con sus caractersticas, cantidad, valores registrados en inventarios, unidad de medida y estado en que se encuentran, conjuntamente por los Almacenistas o los funcionarios facultados por las entidades que realizan la transaccin y por el Coordinador del Grupo Administrativo de la Superintendencia de Sociedades. Desmantelamiento: La operacin de desmantelamiento ocurre cuando las partes de un bien son separadas, para aprovechar aquellas que pueden ser utilizadas, con lo cual se pierde la caracterstica inicial de dicho bien. El desmantelamiento puede darse cuando los costos de mantenimiento sean onerosos o cuando se presente prdida
Pgina 17 de 26

Gua de Aprendizaje parcial o dao irreparable del bien. Para las operaciones de desmantelamiento, debe mediar la intervencin del Coordinador del grupo Administrativo, debiendo levantarse el acta respectiva, en la cual se discriminen las partes recuperadas y las desechadas por destruccin, lo mismo que los correspondientes valores. Cuando se trate de equipos de cmputo, con base en el informe tcnico de la Direccin de Informtica, se podr ordenar el desmantelamiento de bienes inservibles con reintegro al Almacn de las partes utilizables. En este caso, se proceder a dar de baja definitiva el respectivo bien. Permuta: Es la operacin mercantil consistente en la transferencia del dominio de un bien servible a cambio de otro elemento, sin perjuicio de lo previsto en la legislacin civil vigente. En tal circunstancia, se dar de baja definitiva al elemento que se entrega y entrada al Almacn al bien que se recibe. Baja por exoneracin de responsabilidad fiscal: Cuando, como resultado del proceso de responsabilidad disciplinaria o fiscal, se declare exonerado fiscalmente al investigado, se debe tramitar la baja por el valor de la exoneracin, afectando la correspondiente cuenta de Responsabilidades Pendientes. Si dentro del proceso se efecta el pago del bien, se producir la baja descargando el respectivo valor de la misma cuenta. Si se efecta la reposicin de un bien por otro de similares caractersticas, se producir la baja descargando el elemento de la cuenta Responsabilidades e ingresando al Almacn el elemento repuesto. En el evento en que la Compaa Aseguradora cubra el valor del bien, se producir la baja descargando el valor de la cuenta Responsabilidades. Si el pago fue parcial, se surtir la baja en cuanto se cubra el valor total respectivo. Destruccin de bienes: Cuando se establezca que los bienes objeto de la baja carecen de valor comercial en razn de su obsolescencia, deterioro, avera, rotura o cualquier otro hecho que impida su venta, se proceder a su destruccin sin perjuicios a terceros. Para llevar a cabo esta operacin, se elaborar un acta suscrita por el servidor pblico con funciones de Almacenista, como responsable de los bienes a destruir, el Coordinador del Grupo Administrativo y el jefe de la Oficina de Control Interno. La diligencia debe practicarse en horario y lugar previamente establecidos por los actuantes, y esto en el curso de das hbiles de trabajo. Aseguramiento de bienes: Todos los bienes adquiridos por LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, deben estar cubiertos por una pliza contra todo riesgo. Cuando se produzcan ingresos y bajas definitivas de elementos, el coordinador del Grupo Administrativo, deber reportar a la compaa aseguradora, la informacin correspondiente para que esta, efecte el ingreso y retiro de los bienes objeto del seguro. Reclamacin por siniestros: Cuando se produzca la baja de un bien por siniestro, el Coordinador del Grupo Administrativo, realizar los trmites legales pertinentes ante la compaa aseguradora, que conlleven a la indemnizacin del bien o bienes. En caso de vehculos, el traspaso del mismo se realizar a nombre de la compaa aseguradora. Siniestro por hurto: En el momento que se tenga conocimiento de los hechos, se realizar la baja descargando el bien del inventario y cargando el valor del mismo a la cuenta de Responsabilidades Pendientes en Proceso, a nombre del funcionario a cuyo cargo estuviese la custodia del bien en el momento del siniestro. Siniestro por prdida total por daos: En este caso, la baja solamente podr producirse cuando la compaa aseguradora remita la comunicacin informando la prdida total. Para dar de baja, se proceder de la misma forma expresada en el numeral anterior. Si se comprobare que el siniestro fue responsabilidad del funcionario a cargo, el deducible ser asumido por este. Slo se descargar de la cuenta de Responsabilidades Pendientes en Proceso cuando sea pagado por el responsable. Si se establece que no hay responsabilidad por parte del funcionario, la Entidad pagar el deducible. INSTRUMENTOS PARA EL MANEJO DEL ALMACN FORMATOS Entradas al Almacn: La entrada de bienes a Almacn se efecta con el comprobante de entrada, documento que acredita el ingreso real del bien a la Entidad, como nico soporte para el movimiento de los registros en el Almacn y en Contabilidad. El comprobante de entrada se elabora en el Almacn una vez recibidos los elementos adquiridos por la Entidad, de conformidad con la orden de compra o el contrato, registrando directamente en el aplicativo financiero dispuesto para el

Pgina 18 de 26

Gua de Aprendizaje efecto, la siguiente informacin bsica: Nmero de orden en forma ascendente y continua Ciudad y fecha Apellidos y nombre del proveedor Nmero de la factura Orden de Compra Clase de Elementos: Devolutivos o de Consumo Agrupacin Cantidad de elementos adquiridos Descripcin del elemento Unidad de medida Valor Unitario Valor Total Segn la asignacin de documentos en el aplicativo financiero, el comprobante de entradas al almacn, se denominar con el nmero 9851, para elementos devolutivos y 9897 para elementos de consumo. Salidas de Almacn: El comprobante de Salida de bienes de Almacn, es el documento por medio del cual se identifica clara y detalladamente la salida fsica y real de un bien, cesando de esa manera la responsabilidad por la custodia, administracin, conservacin del bien, por parte del servidor pblico con funciones de Almacenista, responsabilidad que se traslada a la persona destinataria del mismo. El comprobante denominado salidas de Almacn debe elaborarse en forma simultnea a la entrega real y material de los mismos con base en la solicitud de pedido debidamente tramitada y autorizada por el jefe de la dependencia solicitante, y por quien est autorizado para ello. El funcionario responsable del Almacn, no puede variar el destinatario ni el lugar de destino en el Comprobante de Salida, ni cambiar ni reemplazar elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor. El Comprobante de Salida es el documento soporte para registrar movimientos de esta ndole en los listados del Almacn que sirven de control de inventarios de elementos devolutivos, elementos de consumo, elementos devolutivos en servicio, elementos devolutivos inservibles y asientos contables. El comprobante de salida debe contener la siguiente informacin bsica: Nmero de orden en forma ascendente y continua Ciudad y Fecha Dependencia Solicitante Nombre del Jefe de la dependencia Clase de Elementos: devolutivos o de consumo Agrupacin Cantidad Descripcin de los elementos Unidad de medida Valor Unitario Valor Total Firma del Almacenista o quien haga las veces Firma del empleado que recibe Internamente el Comprobante de Salida y entrega de Almacn, se identificar con el documento 9898. Traslado de elementos devolutivos: Los elementos devolutivos en servicio, a cargo de un funcionario o contratista, pueden ser traspasados a otro, por razones de necesidades del servicio o por traslado de las personas a otras dependencias. Esta operacin no implica que el elemento ingrese y salga del Almacn para determinar a quien corresponde la responsabilidad sobre el. Para estos casos, se utilizar el documento 9893 y 9894 denominado Comprobante de entrada al Almacn. Para su diligenciamiento, las personas interesadas deben reportar al Almacn la decisin de efectuar el traslado, para realizar los registros y legalizacin de los respectivos inventarios en el proceso del
Pgina 19 de 26

Gua de Aprendizaje traslado. Cuando se trate de equipos o muebles indispensables para el desarrollo de las actividades de una dependencia, la novedad deber contar con el visto bueno del respectivo Coordinador. Para facilitar la operacin, se utilizar el documento denominado Traslado de elementos devolutivos entre bodegas, los documentos nmeros 9851, 9852 y 9893. Para todos los casos de traslado de bienes que trate equipos de cmputo o medios electrnicos de almacenamiento, se debe garantizar que la informacin fue eliminada de forma segura aplicando la tabla del numeral 4.3.2 dejando constancia el mtodo utilizado en el formato de traslado. SOFTWARE La Superintendencia de Sociedades cuenta con un software el cual permite la captura y registro de los diferentes movimientos que afectan los inventarios, de conformidad con las entradas y salidas de los elementos Devolutivos, de Consumo, Compras por Caja menor, Reintegros, Traslados y la cuantificacin y calificacin de los inventarios de cada uno de los centros de costos existentes en la Superintendencia de Sociedades. El manejo del programa referido a inventarios, est restringido al personal autorizado. Este software ser actualizado de acuerdo con las necesidades que a futuro requiera dicho programa para ser ms eficaz y eficiente tanto para el Grupo de Contabilidad como para el Almacn. VALORACIN DE INVENTARIOS El Grupo de Contabilidad de la Superintendencia de Sociedades, debe llevar el registro permanente y valorizado de los bienes que conforman el patrimonio de la entidad de acuerdo con las normas de contabilidad prescritas para el manejo de inventarios. Para tal efecto, dentro de los primeros diez (10) das de cada mes, el servidor pblico con funciones de Almacenista debe reportar al Grupo de Contabilidad, la cuenta correspondiente al mes inmediatamente anterior debidamente foliada, indicando la numeracin consecutiva de los comprobantes de entrada y salida utilizados en dicho perodo. Para aplicar el procedimiento contable contenido en el numeral 2.2.4.3.10 del Plan General de la Contabilidad -PGCP relacionado con el registro de los activos adquiridos por un valor inferior o igual a (0.5) salario mnimo legal vigente, se tendrn en cuenta las disposiciones emanadas por la Contadura General de la Nacin, respecto de los valores aplicables, actualizados para cada vigencia. Igualmente, se consultarn las normas referidas a la depreciacin de bienes, establecidas por la misma Entidad, en especial el procedimiento previsto en el numeral 2.2.4.3.9 del Plan General de Contabilidad Pblica. RENDICIN DE CUENTAS A ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL El Almacn de la Entidad elaborar un expediente con los comprobantes de entrada y salida de Almacn, facturas, boletines diarios, resumen general del mes, cuadro de elementos devolutivos en servicio, inservibles y todos los documentos anexos soporte de los movimientos realizados mensualmente, debidamente foliado y en originales, para ser presentados a los entes Fiscales cuando sean requeridos. ENTREGA Y RECIBO DEL ALMACN Para la entrega normal del Almacn se debe tener en cuenta: El acto administrativo donde se designe al funcionario que recibe Que el funcionario que recibe, se haya posesionado del cargo y que se encuentre constituida y vigente la fianza que ampara el manejo del Almacn. Cumplido lo anteriormente enunciado se procede a realizar el conteo fsico de los elementos devolutivos y de
Pgina 20 de 26

Gua de Aprendizaje consumo que se encuentren en existencia por grupos de inventario, registrando con toda claridad las caractersticas de los bienes, la cantidad, el valor unitario, y el total, el estado de conservacin; los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los registrados en los listados que el programa sistematizado arroja como producto de los movimientos realizados en los movimientos de Almacn propiamente dicho. El funcionario de manejo debe entregar mediante inventario, los elementos devolutivos que tenga en servicio en su dependencia. El Almacenista saliente, NO debe hacer inventario de entregas de los elementos devolutivos que se encuentren en servicio, por cuanto estos se encuentran bajo la responsabilidad del funcionario que firme el comprobante de salida, y en su defecto a la firma del respectivo inventario de bienes devolutivos en servicio. La entrega total del Almacn se hace constar en acta firmada por todos los actuantes, donde se indica las irregularidades, inconsistencias y diferencias encontradas. El funcionario encargado del Almacn e inventarios debe hacer entrega de los bienes al funcionario que recibe o Almacenista, mediante acta, perfeccionndose la actuacin mediante su firma. Cuando el funcionario responsable del Almacn, ha abandonado el cargo o dilata la entrega, el Representante Legal de la Entidad designar el funcionario que debe realizar el inventario fsico y la entrega de las existencias al nuevo Almacenista designado, al tiempo que solicita por escrito a la compaa de seguros que expidi la pliza de manejo al Almacenista renuente, la designacin de un representante para que junto con un funcionario de la Oficina de Control Interno verifiquen la existencias del Almacn. La diligencia de entrega del Almacn, no puede exceder en ningn caso de treinta (30) das calendario, contados a partir de la fecha de iniciacin de la diligencia. Si el Almacenista entrante inicia su ejercicio sin la entrega formal de los bienes, asume la responsabilidad administrativa y fiscal por las diferencias tanto en cantidad como en calidad que se puedan presentar. ASPECTOS CONTABLES DE LOS INVENTARIOS El Almacn elaborar mensualmente la cuenta correspondiente a los movimientos de entradas y salidas de elementos devolutivos y de consumo con sus respectivos anexos. Dicha cuenta se reportar al Grupo de Contabilidad, dentro de los diez (10) das calendario, siguientes a la terminacin del perodo. Tal documento constituye el soporte de los registros contables. A continuacin se describen las principales cuentas referidas a los bienes de la Entidad, utilizadas para efectos contables. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Agrupa los elementos de carcter permanente de propiedad de la Superintendencia de Sociedades, utilizados para el cumplimiento de sus objetivos y funciones. Desde el punto de vista contable, las cuentas principales a travs de las cuales se registran los movimientos de bienes son las siguientes: Edificaciones e instalaciones Equipos de procesamiento de datos Maquinaria y equipo Equipo de transporte Muebles y equipos de oficina Terrenos. Edificios e Instalaciones: Representa el costo o el avalo de los edificios, bodegas y otras construcciones de propiedad de la Superintendencia de Sociedades, excluido el valor sobre el cual se encuentran y los derechos sobre las lneas telefnicas y telefona celular. Equipo de procesamiento de datos: Lo conforman el valor de adquisicin y montaje de los equipos y mquinas de
Pgina 21 de 26

Gua de Aprendizaje procesamiento de datos (hardware) y sus accesorios. Maquinaria y Equipo: Es el costo de Adquisicin o avalo (en caso de donacin) de la maquinaria de talleres, equipo de deportes, servicios y otros, distintos al equipo de oficina o de transporte que se encuentren en uso en las dependencias de la Superintendencia de Sociedades. Equipo de transporte: Representa el costo del parque automotor o equipo de rodamiento de propiedad de la Superintendencia de Sociedades. Muebles y equipos de oficina: Conformado por los elementos mecnicos, elctricos, electrnicos destinados al trabajo especfico de oficinas, as como los muebles y elementos de decoracin. . Terrenos: Valor de los predios de propiedad de la Superintendencia de Sociedades, adquiridos a cualquier ttulo. BIENES INTANGIBLES Software y licencias: Son los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por la Entidad con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones. Estos son susceptibles de valorarse en trminos econmicos. La contabilizacin de los bienes se realizar de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pblica; el software se registrar dentro del grupo de otros activos en la cuenta de intangibles. Una vez registrado el software o licencia a nombre del Director de Informtica, este ser el responsable de la custodia, administracin, instalacin y control de los soportes documentales y magnticos del software con su correspondiente licencia; cuando estos sean obsoletos deber presentarlos al Comit de Baja definitiva de Bienes para su retiro, con lo cual contabilidad efectuar los registros correspondientes. Para el software y licencias que actualmente se encuentran registrados en Almacn e Inventarios, se trasladarn a la cuenta de intangibles. 3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

1. Hacer una introduccin a la temtica relacionada con la verificacin, las especificaciones, requerimientos tcnicos y

administrativos para que el aprendiz SENA en formacin como Tcnico en Apoyo administrativo en Salud, identifique y adquiera la competencia sobre su rol de desempeo en el proceso de compras de acuerdo con tipo de empresa y procesos legales establecidos en Colombia. 2. Motivar a los aprendices para que realicen la lectura individual, elaborando sntesis de los temas contenidos en la gua e identifiquen los aspectos tcnicos en que se debe profundizar de acuerdo a la motivacin y compromiso con el cumplimiento de los objetivos de aprendizaje. 3. Acompaar al aprendiz en el proceso andraggico de la induccin a la deduccin de los diferentes temas descritos en la gua, para lograr la articulacin de su experiencia laboral con su futuro desempeo. 4. Implementa los ejercicios en clase, teniendo en cuenta las metodologas participativas. 5. Motivar al aprendiz para que desarrolle sus habilidades investigativas que le complementen sus conocimientos en la temtica, haciendo uso de las TIC. 6. Inducir de manera motivacional, para que el aprendiz elabore el glosario de acuerdo a la temtica en desarrollo y se genere en l mayor dominio del tema, uso del vocabulario tcnico y pueda documentar los procesos. 7. Acompaa a los grupos en el desarrollo de sus trabajos, de acuerdo a los resultados de aprendizaje. 8. Realizar el proceso de evaluacin formativa, buscando identificar los aspectos por mejorar y apoyar el desarrollo de las habilidades que le permitan al aprendiz lograr el cumplimiento del objetivo de aprendizaje. 9. Identificar bibliografa relacionada con la temtica y enviarla va electrnica para su revisin y consulta. 3.5 Actividades de evaluacin. Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluacin Tcnicas e Instrumentos de Evaluacin

Evidencias de Conocimiento :

Pgina 22 de 26

Gua de Aprendizaje Elaborar el glosario de trminos tcnicos y/o nuevos, de acuerdo a la temtica en desarrollo que le permita ampliar el vocabulario tcnico, lo cual genera mayor dominio del tema y contribuye con facilitar los procesos de documentacin. Consultar y analizar la bibliografa relacionada con la temtica que fue recibida por va electrnica.

Trabajo escrito individual con glosario de mnimo 10 palabras con trminos relacionados con inventarios.

Trabajo escrito individual

Resumen comprensivo de una de las lecturas realizadas por grupo

Exposicin

Evidencias de Desempeo: necesidad el acompaamiento en el proceso andraggico de la induccin a la deduccin de los diferentes temas descritos en la gua, para lograr la articulacin de Participacin en Clase su experiencia laboral con su futuro desempeo. Participa activamente siguiendo las indicaciones de la instructora Implementa los ejercicios en clase, teniendo en cuenta las metodologas participativas. Participar activamente en el proceso de evaluacin formativa, expresando los aspectos por mejorar para el desarrollo de las habilidades que le permitan lograr el cumplimiento del objetivo de aprendizaje. Participar activamente durante las presentaciones que realiza la instructora sobre la temtica relacionada con la verificacin, las especificaciones, requerimientos tcnicos y administrativos para que identifique y adquiera la competencia sobre su rol de desempeo en el proceso de compras de acuerdo con tipo de empresa y procesos legales establecidos en Colombia.

Solicitar al instructor, segn

Preguntas y respuestas

Pgina 23 de 26

Gua de Aprendizaje Evidencias de Producto:

Realizar los trabajos asignados de acuerdo a los ejercicios de la gua ampliando las fuentes de consulta a travs del uso de las TIC que le permitan el desarrollo Elaboracin de entregables y de las habilidades investigativas documentos que complementen los conocimientos en la temtica. Realizar las lecturas dirigidas inicialmente de manera individual, elaborando sntesis de los temas contenidos en la gua, de tal manera que pueda identificar los aspectos tcnicos en que se debe profundizar, manteniendo una alta motivacin y compromiso con el cumplimiento de los objetivos de aprendizaje. Participar activamente en los trabajos de grupo desarrollando los trabajos asignados por la instructora de acuerdo a los resultados de aprendizaje. Mapa conceptual / Esta gua se desarrollar a socializacin travs de trabajo en grupo conformado por aprendices. Para ello se debe leer el contenido de la Gua, seguidamente cada aprendiz seleccionara uno de los siguientes contenidos: (diferente para cada uno de los que conforman el grupo de trabajo) Clasificacin de los Bienes, procedimientos y requisitos para la entrada de bienes de acuerdo a su origen, Entradas por adquisiciones, Adquisiciones por cajas menores, Bienes de demostracin, traslados, donaciones, casos particulares propiedades, planta y equipo, divisiones modulares, muebles, enseres y equipos de oficina empotrados fijos - en las paredes de inmuebles, inmuebles - bienes inmuebles sin legalizar,

Evaluacin del docente

Tener en cuenta la asignacin de los temas contenidos en la gua asignados por la Instructora para que de acuerdo al orden dado, elaboren una socializacin de la informacin, teniendo en cuenta las metodologas participativas (concntrese, sociodrama, simulacin de caso, entre otros) y entregarn un documento como parte de la documentacin tcnica, (que podra ser: un plegable, un folleto, una cartilla, entre otros)

Pgina 24 de 26

Gua de Aprendizaje clasificacin contable y administrativa de los bienes que para su funcionamiento necesitan de varios componentes (tipo los computadores), el manejo de telfonos fijos y celulares a nivel institucional, Manejo de Vehculos Oficiales. Elaboraran mapas conceptuales deben realizarse en una hoja de cartelera para realizar en el ambiente de formacin una exposicin que permita a todos los aprendices comparar y complementar la informacin. 4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Documento escrito que contiene el mapa conceptual, glosario y resumen segn indicaciones anteriores. De acuerdo a la temtica desarrollada con metodologa participativa, se debe hacer entrega de: un plegable, un folleto, una cartilla, entre otros, con todas las indicaciones tcnicas. Ayudas audiovisuales utilizadas durante la socializacin de los resultados de cada ejercicio, complementando el aprendizaje con los aportes de los grupos y la instructora.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Ser desarrollado por el aprendiz en forma individual mediante el acopio documental de mnimo, 10 trminos contenidos en la gua o material de apoyo.

6. BIBLIOGRAFA/ WEBGRAFA
http://actualicese.com/normatividad/2007/Resoluciones/Manual_Procedimientos_V_2007.1/ManualProce dimientosVersion2007.1.pdf https://sites.google.com/site/areacontableii/home/procedimientos-de-auditoria-de-propiedad-planta-yequipo Contadura General de la Nacin, Doctrina Contable Pblica Tomo 2. Concepto 0030 de Enero de 1998. P

Pgina 25 de 26

Gua de Aprendizaje 189 Contador General del Distrito, Aspectos Generales Relacionados con la Contabilidad Pblica en el Distrito Capital.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Nombre del instructor que disea la gua: ZORAIDA PINTO

Documento adaptado por la Instructora: GLORIA OMAIRA BAUTISTA ESPINEL Nombre del o los instructores ejecutores: GLORIA OMAIRA BAUTISTA ESPINEL ZORAIDA PINTO

Pgina 26 de 26