Gestin de compras y aprovisionamiento para la competitividad empresarial

Autor: Ing. M.Sc. Edgar Correa CANALES DE DISTRIBUCIN DISTRIBUCIN Y ADMINISTRACIN LOGSTICA 1111-2006

Las estrategias de compra y aprovisionamiento deben estar basadas en la evaluacin de los requerimientos y en las condiciones del mercado. Dependern de los niveles de costos de los compradores y de los riesgos de aprovisionamiento involucrados. Tambin es necesario considerar temas como la cantidad y clase de proveedores a emplear, el tipo de relacin a establecer con stos y los contratos a suscribir; as como la gerencia de cada socio Estratgico y cada contrato. Las empresas de cualquier sector de la economa experimentan constantemente la accin de nuevos competidores, realidad que est exigiendo a los empresarios, tanto proveedores como comerciantes, aplicar estrategias logsticas diferentes a las tradicionales para continuar vigentes, seguir creciendo y aumentar su participacin en el mercado. Esto depende de la visin del futuro que tenga la alta gerencia, de los recursos, las estrategias y la expectativa de rentabilidad que tenga una compaa como resultado de su operacin. Quien compra bien vende bien, reza un viejo adagio, por eso una forma de mejorar la rentabilidad de la organizacin es mediante las negociaciones con la contraparte. El comprador trata de lograr mejores condiciones (precio, calidad y garanta en los bienes adquiridos) y el vendedor de hacer una venta con buenos mrgenes para su compaa. Finalmente, el balance de la transaccin es el resultado del trabajo en equipo asumido por las reas de compras, marketing y ventas. Las tendencias en estrategias logsticas para el rea de compras y

aprovisionamiento, estn orientadas a entablar, mantener y desarrollar relaciones a largo plazo con proveedores que ofrezcan insumos de calidad, segn criterios definidos de servicio y diseo. En este contexto, la tendencia predominante consiste en reducir el nmero de proveedores, con el fin de delegar en ellos (justo a tiempo) labores como control de calidad, almacenamiento, transporte, diseo y consecucin de nuevos insumos. Aunque no es un factor crtico, el precio sigue siendo un aspecto relevante en la seleccin de los proveedores. BENEFICIOS DE UNA ADECUADA ESTRATEGIA Generalmente, los beneficios de una adecuada estrategia de aprovisionamiento son reduccin de la base de proveedores, acuerdos a largo plazo, comunicacin abierta, frecuencia en las respuestas y filosofa de mejoramiento continuo. De esta manera la organizacin asegura que el producto adquirido cumple los requisitos especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto deben depender el impacto del artculo adquirido en su posterior realizacin sobre el producto/servicio final. El Centro de Comercio Internacional establece un sencillo y completo modelo de compras y aprovisionamiento, que incluye la totalidad de la Cadena de Aprovisionamiento. Este se inicia con el conocimiento claro de la cultura corporativa de la empresa compradora, definida en la misin, visin y valores; que garantizan una gestin adecuada de la estrategia de aprovisionamiento, en concordancia con los objetivos estratgicos de la compaa; y con la formulacin de un plan de suministros, con las especificaciones y requerimientos de insumos; para luego continuar con el anlisis del mercado de proveedores, nacionales y extranjeros. CULTURA CORPORATIVA Requerimiento y plan de Suministros Analizar Mercado de Suministros Plan Estratgico de Aprovisionamiento Evaluar/Homologar Proveedores Obtencin y Seleccin de Ofertas

Negociacin Gestin de Contratos y Relaciones Preparacin de Contratos Gestin Logstica Internacional Retroalimentacin Gestin de Inventarios Medicin y Evaluacin del Desempeo Las estrategias de aprovisionamiento deben estar basadas en la evaluacin de los requerimientos y en las condiciones del mercado. Dependern de los niveles de costos de los compradores y de los riesgos de aprovisionamiento involucrados. Tambin es necesario considerar temas como la cantidad y clase de proveedores a emplear, el tipo de relacin a establecer con stos y los contratos a suscribir; as como la gerencia de cada socio estratgico y cada contrato. El modelo contempla pautas para la evaluacin y homologacin de proveedores y para la obtencin y seleccin de ofertas, dependiendo de la compra a efectuar. CAPACIDAD DE COMPRA En el ambiente competitivo, y ante la necesidad de obtener utilidades y satisfacer las metas financieras, aparecen los estilos, el poder y la capacidad de los negociadores, fruto de su formacin, experiencia, principios y convicciones o tambin de las exigencias de su propia organizacin y del medio; que originan las condiciones acordadas o a veces impuestas por el poder del ms fuerte. NEGOCIACION INTELIGENTE Una buena aproximacin a la negociacin inteligente esta contenida en el Mtodo Harvard, en el cual el negociador debe reconocer que: A) La negociacin se hace con personas con quienes se tiene una relacin de interdependencia. B) La negociacin es un proceso en el que se trata de influir en el oponente.

C) Queremos que el oponente tome una decisin especifica que nos conviene. D) Debemos analizar las situaciones que ayudan a que la otra parte tome la decisin favorable a nuestros intereses, as como las que la obstaculizan. E) Debemos tener en mente la ganancia mutua y el largo plazo. El mtodo Harvard, desarrollado por T. Fisher, es tambin conocido como la negociacin por principios, por intereses o por meritos, en contraposicin a la negociacin por posiciones. El Mtodo Harvard consta de siete etapas: La determinacin de la mejor alternativa, tanto propia como de la contraparte; la fase de exploracin de intereses de las partes; la generacin de opciones de acuerdo, posteriormente presentadas en la mesa de negociacin que impliquen beneficios para ambas partes; los criterios de legitimidad, argumentos o justificaciones; los compromisos que vienen luego de que las opciones son estudiadas, evaluadas y aceptadas por contribuir al beneficio mutuo; pasando a formar parte del acuerdo, de tal forma que sea viable y se cumpla; una buena estrategia de comunicaciones, que proporciona efectividad al proceso de negociacin; y por ltimo, la relacin, que se encuentra en constante riesgo durante todo el proceso de negociacin. El objetivo mixto de todo el proceso ser afrontar exitosamente sus siete fases, sin dejar a un lado el mantenimiento de buenas relaciones con las otras partes negociadoras, con una visin a largo plazo. GESTION DE RELACIONES CON PROVEEDORES Es, bsicamente, la preparacin de los contratos que definen las principales obligaciones de las partes y determinan el contexto en el cual la relacin de negocios se llevar a cabo, los trminos afines con el tipo de vnculo contractual deseado, los aspectos legales, el incumplimiento contractual y la solucin de disputas. Una vez firmado el contrato, es importante asegurar su efectivo

cumplimiento y administrar acertadamente la relacin con los proveedores; entendiendo los temas de gestin del mismo como los toles y responsabilidad de las partes que los suscriban. GESTION LOGISTICA DE DISTRIBUCION FISICA E INVENTARIOS La gestin logstica de Distribucin Fsica Internacional de los productos, desde el lugar de origen de la compra hasta su destina final, incluye las operaciones de importacin, distribucin interna, horarios y rutas, seleccin de transportadores terrestres, martimos o areos, la escogencia de los equipos de manutencin y embalaje, y la implementacin de mejoras y reduccin de costos en los procesos logsticos. Una buena administracin de inventarios es clave para aumentar la eficiencia organizacin, optimizando niveles de stocks y evaluando oportunidades para reducir la variacin de existencias y los costos de posesin, lograr altos niveles de servicio a clientes internos y externos, minimizar ndices de errores de almacenamiento y obtener estndares internaciones de trazabilidad y calidad. Por ltimo, la evaluacin de compras y aprovisionamientos requiere identificar las mediciones, segn las necesidades de cada compaa PERFIL DEL PERSONAL DE COMPRAS La importancia del comprador como generales de utilidades, la imagen que se forma el consumidor por los precios, calidad y variedad en el surtido; el aumento o disminucin de gastos por manejo de inventarios; el mercado cambiante y el trato permanente con proveedores, son algunas de las razones por las cuales una organizacin debe contratar personal de compras. Este recurso humano debe reunir caractersticas de personalidad, educacin y liderazgo acordes con sus responsabilidades. Vale la pena citar la siguiente frase de Peter Drucker. Los ejecutivos que no se esfuerzan por tomar decisiones acertadas en materia de personal, estarn jugando no solo con el desempeo de la empresa, sino con el respeto de la misma.

Teniendo claro cmo mantener y optimizar la capacidad de negociacin para alcanzar la visin de cada compaa, es factible desarrollar procesos internos apropiados para satisfacer a las partes, y generar una buena imagen ante los clientes y accionistas; con el fin de lograr el xito financiero desde la perspectiva de un sistema y una estrategia de compras y aprovisionamientos ptima. En este contexto, la tendencia predominante consiste en reducir el nmero de proveedores, con el fin de delegar en ellos (justo a tiempo) labores como control de calidad, almacenamiento, transporte, diseo y consecucin de nuevos insumos. Aunque no es un factor crtico, el precio sigue siendo un aspecto relevante en la seleccin de los proveedores.