Implementacin de una oficina de proyectos

Universidad Nacional Mayor de San Marcos Taller de Herramientas de Administracin de Proyectos Carlos Hernndez Ramos

Definiciones Iniciales

Qu es un Proyecto? Un emprendimiento temporal orientado a crear un producto, servicio o resultado nico.

Qu es la Gestin de Proyectos? Es el conjunto de procesos mediante los cuales un proyecto es definido, iniciado, planificado, estructurado, controlado y llevado a su conclusin.

Oficina de Proyectos En los ltimos aos, mltiples empresas y organizaciones han adoptado la Oficina de Manejo de Proyectos (PO, o Project Office) como manera de manejar mltiples proyectos en forma simultnea, as como para poder compartir recursos entre dichos proyectos.

Definiciones Iniciales

El PMBOK, en su seccin 2.3.4 (Rol de la PMO en las estructuras de la organizacin) explica la relacin entre la oficina de proyectos y la estructura de la organizacin: la PO puede existir tanto en organizaciones con estructura tradicional (donde la estructura est orientada a especialidades), en organizaciones orientadas a proyectos (es decir, donde la estructura principal de la organizacin corresponde a los proyectos) o a una organizacin matricial (que intenta combinar las caractersticas de una organizacin tradicional, orientada a especialidades, con una organizacin orientada a proyectos): La funcin de una [PO] dentro de una organizacin puede variar desde una influencia de asesoramiento, limitada a la recomendacin de las polticas y procedimientos especficos sobre proyectos individuales, hasta una concesin formal de autoridad por parte de la direccin ejecutiva.

Porque implementar una Oficina de Proyectos?

Necesidad de Administracin de Proyectos

Entorno poco propicio para el desarrollo de proyectos

Lideres de proyectos sin autoridad suficiente Equipos de proyecto poco integrados y sin cohesion, por lo tanto poco comprometidos. Los proyectos son vistos como una carga adicional al trabajo diario. Poca visibilidad del avance y resultados de los proyectos hacia el equipo y la organizacin.

Porque implementar una Oficina de Proyectos?

Necesidad propiamente de una Oficina de Proyectos

Una PMO es una unidad especializada en administracin de proyectos de la organizacin. Centralizar la informacin de los proyectos Servir como puente entre la planeacin estratgica y la implantacin de la estrategia. Coordinar los proyectos de diferentes formas.

Beneficios de la implementacin de una PMO

Beneficios Cualitativos

Estandarizacin de procesos

Toma de decisiones con mejor soporte

Mayor visibilidad del estado de los proyectos por parte de la Gerencia General Personal con mejores habilidades. Mejor comunicacin dentro del equipo de proyecto y de este a la organizacin

Una visin mas clara y objetiva de las metas de un proyecto y su relacin con la estrategia corporativa.

Beneficios de la implementacin de una PMO

Beneficios Cuantitativos

Mejora en el ROI ( menor riesgo de inversin )

Menor subcontratacin de PMs externos.

Mayor numero de proyectos manejados y por lo tanto una evolucin mas rpida. Implantacin mas rpida y efectiva de la estrategia corporativa generando mayor valor a la empresa.

Criterios para implementar una PMO

Evaluar el contexto cultural de la Organizacin.

Es necesario comprender como PMO encajar en la cultura organizacional de empresas grandes y as elegir un modelo PMO complementario a la cultura organizacional. Se sugieren dos ejercicios para comenzar el proceso de planificacin de PMO. El primero es observar los modelos exitosos, con las iniciativas de cambio exitosas y los mejores resultados. En segundo lugar se deben observar los modelos para el gobierno funcional de las organizaciones como una iniciativa de calidad, la organizacin es centralizada o descentralizada?, orientada al proceso o a la gente?, etc.; estos modelos o variables permitirn el definir el diseo requerido por PMO para llevar a cabo sus funciones

Criterios para implementar una PMO

El Enfoque
PMO es uno de los agentes de cambio ms relevantes para el rediseo de procesos y la implantacin de EPM en grandes empresas; es necesario definir cuales son las necesidades de cambio, generar el mapa rutero y los planes de contingencia que orientarn a PMO. Algunos puntos para percibir las necesidades requeridas por PMO son:

Fallas en los proyectos. Costos que estn fuera de control. Informacin insuficiente. La falta de un Framework de decisiones. Cuello de botella en la provisin de recursos.

Criterios para implementar una PMO

Definir los miembros adecuados

No solo es necesario contar con el sponsor adecuado, tambin se deben definir los perfiles requeridos por los participantes, algunos roles que deben existir son: PMO Manager, Analista financiero, experto en procesos internos, experto en gestin de riesgo, experto en mejores prcticas PMP, consultor de proyectos, especialista en comunicaciones, administrador de recursos y otros.

Criterios para implementar una PMO

Definir las relaciones y los servicios de la PMO

Se debe definir hacia donde orientar sus esfuerzos PMO, es decir que realizar y como se relacionar con el resto de la organizacin; por otro lado se debe definir el catalogo de servicios de PMO por ejemplo:
Inventario Desarrollo

de proyectos. de procesos de proyectos. y soporte.

Entrenamiento Servicios Servicios

de administracin de proyectos. de ejecucin de proyectos. de mejores prcticas.

Repositorio Anlisis

financiero. de resultados financieros.

Reportes Reporte Soporte

de estados y dashboards. a la toma de decisin.

Criterios para implementar una PMO

Buscar y crear las herramientas de apoyo

Una de las actividades de PMO es diseminar la estandarizacin de herramientas, templates y procesos; un segundo rol es operar un repositorio de datos centralizado y/o un sistema de planificacin central , otra tarea de las tareas es determinar las buenas prcticas que se llevan a cabo e institucionalizarlas; para las practicas deficientes se debe buscar fuera de la organizacin, en manuales de mejores prcticas como PMP de PMI. Las herramientas adoptadas por PMO incluyen:
Un

proceso de gestin de proyectos que incorpore un ciclo de vida de proyectos y asociarlo a un workflow de documentos.

Templates Modelos Un

de costos / beneficio u otro template de anlisis financiero

template de anlisis de riesgo

Un

template de planificacin de proyectos

de reportes estandarizados de auditorias post-proyectos

Formatos

Programas

Criterios para implementar una PMO

Definir el Modelo de Madurez

El modelo de madurez define los objetivos que debe cumplir PMO segn la etapa por la cual esta pasando, (definiendo la madurez deseada en un periodo de tiempo). En el periodo inicial es sano y crucial para el xito limitar el scope de PMO definiendo metas alcanzables. Sin embargo es importante tener una visin de cmo se desea que funcione a pleno pulmn PMO, mirando de 2 a 5 aos. Una forma de obtener la visin es disear el modelo de madurez de PMO, para lo cual se sugiere definir un proceso de 5 pasos:
Seleccionar

las capacidades de PMO conceptualmente perfecta, esto incluye anlisis financiero, anlisis de riesgo, planificacin de proyectos, localizacin de recursos.
Determinar
Desarrollar Establecer Generar

una escala de progresin para cada capacidad, comenzando con el nivel de entrada y progreso de madurez.
un anlisis de la situacin actual. las metas que se deben alcanzar en cada capacidad.

un mapa rutero para como se pasar del estado actual al estado deseado.

Criterios para implementar una PMO

Identificar las Mtricas de xito

PMO debe proveer las bases propias para medir los resultados. Dados el foco, roles, scope y servicios, cuales son los KPIs (Indicadores Claves de Performance) que definen el xito de PMO?, podran ser por ejemplo: Si el foco es la excelencia en la ejecucin: reduccin de tiempos de espera, incremento en la satisfaccin del usuario reduccin de problemas.

Si el foco es una reforma financiera: Reduccin del costo por empleados o costo como porcentaje de utilidades.

Si el foco es la transparencia en la informacin: Porcentaje del costo total reportando estatus regularmente, calidad de informacin.

Si el foco es el soporte a la toma de decisiones: Porcentaje de proyectos sujetos a anlisis de decisiones, priorizar para evitar eliminaciones duales.

Si el foco es la localizacin de recursos: Porcentaje de utilizacin, Porcentaje de tiempo facturado v/s tiempo no facturado.

Criterios para implementar una PMO

Gestin de las comunicaciones

PMO es un centro de comunicaciones, comunicacin efectiva significa: Definir que informacin es necesaria para quien y cuando. Crear layouts simples y eficientes Generar mecanismos que no obstruyan el coleccionar la informacin. Revisar y validar constantemente los datos reportados. Demostrar constantemente el valor de la informacin en una fuente o recipiente. Mantenerse alerta a los cambios necesarios por la informacin.

Conclusin

La consultora KPMG a travs de su encuesta global de gestin de proyectos concluye que una de las buenas prcticas pasan por contar con una oficina de proyectos PMO de buen nivel. Dicha encuesta concluye los siguientes elementos como prcticas esenciales para una gestin de proyectos de clase mundial. En nuestro pas cada vez ms se introduce la prctica de establecer oficinas de proyecto, creo honestamente que esto debe potenciarse si queremos tener un mejor resultados de los proyectos en los cuales nuestras instituciones se embarcan, ms an cuando los niveles de complejidad aumentan.

Muchas Gracias.