Caso prctico 2 de Access: tabla, formulario y consultas para los empleados

07 junio 2013

Objetivo: A partir del diseo y creacin de la tabla, crear un formulario para una base de datos de empleados y hacer consultas sobre la edad, ciudad de residencia y bsqueda por apellido.

Queremos disear y crear una tabla con datos de los empleados; posteriormente crear el formulario que permita: ingresar nuevos registros, modificar datos o eliminar registros. Adems, queremos elaborar consultas que al extraer los datos de la tabla origen, nos muestre la edad de cada empleado; cules empleados tienen una determinada ciudad como residencia y por ltimo, realizar consultas al ingresar un apellido.

Resumen del procedimiento que seguiremos:

A. Diseamos la tabla con los campos, tipo de datos, tamao, ttulo. B. Creamos nuestra tabla y aadimos el primer registro. C. Creamos el formulario de ingresos, modificacin y eliminacin de registros. D. Creamos las consultas.

Comencemos a desarrollar nuestro caso prctico.

A. Diseamos la tabla con los campos, tipo de datos, tamao, ttulo.

B.

Nombre RUT Nombre1 Nombre2 Apellido1 Apellido2 FechaNacimiento Direccion Telefono1 Telefono2
Recomendaciones:

Tipo Texto Texto Texto Texto Texto Fecha/Hora Texto Texto Texto

Tamao 15 15 15 15 15

Formato

Ttulo RUT Nombre1 Nombre2 Apellido1 Apellido2

Fecha corta 50 9 9

F.Nacimiento Direccin Telfono1 Telfono2

1) El nombre del campo va sin tildes (sin marcar los acentos) y se pueden usar tanto maysculas como minsculas. 2) El tipo de datos correspondiente a los telfonos es tipo texto porque aunque se utilizan nmeros no vamos a realizar operaciones (sumar, restar, multiplicar ) con estos datos. 3) La clave principal de nuestra tabla es el campo RUT pues nos permitir identificar unvocamente cada registro (no podrn haber 2 registros con el mismo RUT).

b) Creamos nuestra tabla pulsando sobre Crear una tabla y luego en Vista Diseo. Configuramos cada campo siguiendo nuestro diseo de tabla anterior.

Seleccionamos el campo RUT como clave principal de la tabla y guardamos la tabla con el nombre Empleados.

A continuacin creamos el correspondiente formulario que permitir aadir, modificar o eliminar registros en la tabla Empleados.

Hacemos clic sobre Crear un formulario utilizando el asistente:

Al pulsar sobre el botn >> seleccionamos todos los campos de la tabla Empleados. Seleccionamos una distribucin En columnas, un estilo Estndar y le damos por nombre FormEmpleados a nuestro formulario.

Abrimos el formulario y en Vista Diseo ajustamos la vista de los campos.

En Vista Formulario se nos muestra as:

Nos aparece el primer registro que ingresamos desde la misma tabla. Los botones de la parte inferior de la pantalla nos permiten navegar entre los registros y con el botn >* podemos aadir un nuevo registro.

Si queremos modificar algn dato de un registro, lo hacemos directamente sobre el cuadro del formulario. Esto ser suficiente para que la tabla origen de los datos se modifique.

Vamos a mejorar nuestro formulario para automatizar los procesos de nuevos ingresos, modificacin y eliminacin mediante un botn.

Vamos al formulario en Vista Diseo. Por lo general, aparece automticamente el Cuadro de herramientas.

Si no aparece el Cuadro de herramientas, ir a Ver > Barra de herramientas > Cuadro de herramientas. Esta ltima debe estar seleccionada (marcada).

Crearemos 3 botones en el formulario, uno para Agregar nuevo registro, otro para Guardar registro, y el tercero para Eliminar registro.

Para ayudarnos con el asistente, el botn de varita mgica del Cuadro de herramientas debe estar seleccionado (se destaca con color si est marcado).

En el Cuadro de herramientas, pulsamos sobre Botn de comando:

Nos vamos a la superficie del formulario, con el puntero del ratn marcamos un rectngulo para posicionar el botn en el formulario. Se inicia el Asistente para botones de comando.

Seleccionamos en la categora Operaciones con registro, la opcin Agregar nuevo registro as:

Pulsamos sobre Siguiente y seleccionamos texto (en vez de imagen):

Seguimos un procedimiento similar con los dos botones restantes. Para el botn de guardar los cambios, debemos seleccionar las siguientes opciones:

Para el botn de eliminar registro, seleccionamos las opciones que se muestran:

Al final nuestro formulario en vista diseo nos queda de la siguiente manera:

En Vista formulario se nos muestra una pantalla como la siguiente:

Ahora, podemos probar el uso de cada botn y hacer nuevos ingresos, modificar algunos campos y eliminar registros.

Podemos ver cmo los cambios que realizamos en el formulario tambin se reflejan en la tabla (Observarla)

d) Elaboremos ahora las consultas planteadas en el ejercicio.

Consulta A: La edad de los empleados

Seleccionamos Crear una consulta en vista Diseo, agregamos la tabla Empleados y arrastramos los campos a la cuadrcula de la consulta.

Que nos muestra nuestro escritorio:

Nos situamos con el puntero del ratn en un nuevo campo y escribimos en Campo la expresin siguiente:

Edad: Ent((Ahora()-Empleados!FechaNacimiento)/365)

Lo que har esta expresin es calcular la fecha actual menos la fecha de nacimiento del empleado. Como este resultado se expresa en das, dividimos entre 365 das del ao y luego aplicamos la funcin de parte entera para que no aparezcan nmeros decimales en el nuevo campo Edad.

Guardamos la consulta como ConsultaEdad y al pulsar sobre Vista hoja de datos de la consulta ahora se muestra:

Observarla

Aparece un nuevo campo que le dimos por nombre Edad y el resultado del clculo de la expresin.

Consulta B: Empleados cuyo domicilio est en Alicante.

Volvemos a crear una consulta como en la consulta anterior. Esta vez en el campo Direccin escribimos la siguiente expresin en la fila Criterios:

Como *Alicante*

La vista del escritorio es como se muestra:

El asterisco antes y despus del nombre de la ciudad funcionan como comodines para permitir resultados que no sean exactamente igual a Alicante. Como el campo direccin contiene otros datos (calle, nmero, cdigo postal, ciudad ) es necesario incorporar los asteriscos para sustituir los otros caracteres que contiene el campo. (Probar que si escribimos =Alicante no se filtrar ningn registro porque la cadena de caracteres del campo direccin incluyen otros caracteres adems de la cadena A-l-i-c-a-n-t-e, es decir no es exactamente y nicamente el nombre de la ciudad.)

La respuesta que obtenemos de la consulta es:ver la consulta

Aparecen nuestros dos registros porque ambos incluyen en el campo Direccin la cadena de caracteres Alicante. Podemos guardar nuestra consulta como ConsultaCiudad.

Consulta C: Al introducir un apellido, nos muestre los empleados que tenemos.

Creamos otra consulta desde Crear una consulta en vista Diseo y le damos por nombre ConsultaApellido. Como hicimos en los casos anteriores, mostramos la tabla Empleados y arrastramos todos los campos a la cuadrcula.

Ubicamos el puntero del ratn en el campo Apellido1 y en la fila Criterios escribimos:

[Cul apellido quiere buscar?]

Al escribir entre corchetes la pregunta, Access nos pedir que ingresemos el apellido. En Vista Diseo la configuracin nos queda de la siguiente manera:

Pulsamos sobre Vista Hoja de datos de la consulta y nos aparece el siguiente cuadro de dilogo:

Al escribir el apellido y pulsar Aceptar, la consulta nos muestra el siguiente resultado:

Verifiquemos los objetos creados en nuestro caso prctico. Una tabla que llamamos Empleados:

Un formulario que le dimos por nombre FormEmpleados:

Las 3 consultas que atienden a los requerimientos del caso:

Con esto hemos atendido a las condiciones del caso prctico