Universidad Mariano Glvez Facultad de Ciencias de la Administracin Maestra en Administracin de Recursos Humanos

Anlisis Sistema de Informacin de la Entidad Aventuras Tursticas, S. A.

Por. Flix Armando Lem Suram Carn: 0128 04 7242 Cobn, A. V. 20, Julio de 2013

1 INTRODUCCIN

Uno de los factores que desde siempre han sido claves para toda empresa, es el proceso de toma de decisiones basado en una adecuada administracin de la informacin. Hoy en da, el elemento diferenciador entre empresas supervivientes y sobrevivientes, radica en el aprovechamiento de los recursos que la tecnologa ofrece, y la manera en que dichos recursos son explotados por cada una de las organizaciones, todos ellos relacionados con la manipulacin de datos para proveer informacin clara, precisa y confiable que sea utilizada para la toma de decisiones oportuna y acertada. La toma de decisiones es una actividad crtica dentro de las organizaciones, y es por esto que de ello depende en gran medida el xito que en un momento dado, la organizacin pueda alcanzar.

Actualmente las empresas y organizaciones enfocan gran parte de sus esfuerzos en detectar reas de mejora que les permitan optimizar su desempeo, con la finalidad de mantenerse en el nivel competitivo deseado. Uno de los aspectos que mayor importancia refleja hace referencia al uso de la informacin dentro de la empresa, de tal manera que a travs de su eficiente administracin sea posible la toma de decisiones certera y oportuna, que la conduzcan a alcanzar las metas y objetivos planteados.

Uno de los factores que influyen para que el proceso de la administracin de la informacin se lleve a cabo de manera adecuada, es el uso de herramientas tecnolgicas que nos proporcionen el soporte necesario para agilizar esos procesos, y como consecuencia de ello, un incremento en el desempeo dentro de la empresa, as como tambin una reduccin de costos en la misma. El objetivo de la implementacin de un software contable es minimizar los costos y obtener ms beneficios como tener la informacin en el tiempo necesario, el cual que sea fiable y oportuna, y el beneficio de la empresa es la toma de decisiones con la informacin obtenida del software

I.

SISTEMA DE INFORMACIN DE AVENTURAS TURISTICAS, S. A.

En sus orgenes, las empresas utilizaban los ordenadores para la prctica empresarial de automatizar as nminas y hacer el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar. Como las aplicaciones que la organizacin ha desarrollado a travs del tiempo siempre eran para gestionar la informacin sobre ventas, inventarios, y otros datos que ayuden en la gestin de la empresa, el trmino SIG (MIS) surgi para describir este tipo de aplicaciones. Hoy, el trmino se utiliza ampliamente en una serie de contextos e incluye (sin limitarse a ello): sistemas de apoyo de decisiones, los recursos y aplicaciones de gestin de personal, gestin de proyectos, y aplicaciones de recuperacin de bases de datos y la formacin empresarial.

El anlisis se realiz en una Sociedad Annima, debido a que esta empresa tiene sus estructuras organizacionales bien definidas, esta empresa ubicada en el departamento de Alta Verapaz.

Aventuras Tursticas, S. A. fue constituida en el ao de 1994, con sede en Cobn, A. V. y opera en el campo de la hotelera y el turismo. Sus actividades principales son las agencias de viajes y organizadores de viajes, actividades de asistencia al turista y la hotelera. Esta organizacin cuenta con 8 establecimientos comerciales entre los cuales esta Hostal de Doa Victoria, Alczar de Doa Victoria y cinco Tour Operadoras ubicadas en Flores, Antigua y Lanquin.

El sistema de gestin de la organizacin contiene documentos los cuales son: Manual de funciones, formatos contables y reglamento interno de trabajo, el cual est a cargo de la oficina financiera de la entidad.

3 El manual de funciones: tiene como marco de referencia y cobertura, todas las Coordinaciones y Unidades administrativas que integran la organizacin de AVTSA-, de conformidad con sus necesidades, prioridades y recursos. Dentro de dichos instrumentos tecnolgicos, se encuentran los programas o softwares1, as como tambin la infraestructura fsica necesaria para soportar los programas. Los sistemas de informacin detectan la necesidad dentro de las organizaciones ayudando en el procedimiento de la toma de decisiones y al direccionamiento de las acciones y/o estrategias que ayuden a cumplir los objetivos planteados segn la visin de la empresa. Por lo tanto contar con un sistema de informacin es una herramienta vital para el administrador porque aunado a los atributos mencionados anteriormente ayuda a identificar problemas, encontrar soluciones y optimizar el factor tiempo. En realidad las empresas toman como la contabilidad2 algo fiscal realmente lo debera de llevar como respaldo de todas las transacciones o la veracidad de la informacin para la toma de decisiones es por eso que la entidad Aventuras Tursticas lleva sus procedimientos de una forma el cual, el procedimiento contable que llevan los hace hacer esas acciones empricamente.

Se propone implementar en la organizacin un software contable el cual agilice los procesos y minimice tiempo y costo que incluya:

Software de Compras: Registro de las compras realizadas durante todo el mes correspondiente y dejar por un lado el formato que ellos utilizan ( Excel) el cual reducir la labor del auxiliar ya que automticamente el programa le calcula el impuesto, le establecer el valor total de las compras.
1

Es un conjunto de programas, instrucciones y reglas informticas que permiten ejecutar distintas tareas en una computadora. (wordpress, 2013)
2

Es la Ciencia y/o tcnica que ensea a clasificar y registrar todas las transacciones financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre la actividad. (ithompson@promonegocios.net, 2008)

Software de Ventas: El mismo procedimiento el solicita el total de ventas le calcula el impuesto y adems le facilita la labor al auxiliar.

Software de Cheques: Este programa llevara realmente el control de los cheques emitidos, adems nos emitir las conciliaciones mensuales.

Ya realizando todo estos procedimientos para el contador general es ms fcil realizar sus registros en el libro diario3, seguidamente a su libro mayor y finalmente establecer sus estados financieros (Estado de Prdidas y/o Ganancias y Balance General)

Realmente ya existen varias empresas en el medio que ofrecen estos servicios, por lo general esto al final la organizacin lo debe de visualizar como una inversin no como un gastos. Ya que con un software contable la organizacin puede solicitar informacin fiable, fidedigna, veraz y oportuna, la cual le ayudara a tomar decisiones: a la vez puede solicitar informacin administrativa como por ejemplo: promedios de ventas, ventas anuales, costos anuales y analizar cmo esta su organizacin en el presente y como quiere verlo en el futuro.

Cada software desarrolla funciones especficas dentro de una diversa gama de aplicaciones, y sin duda alguna uno de los programas que mayor utilidad representa dentro de una empresa, son los denominados Sistemas de Soporte a la Decisin (DSS). Las herramientas DSS se pueden definir como un sistema integrado de planificacin y tratamiento de la informacin que incorpora la habilidad de interrogar al sistema de informacin de la empresa en una forma determinada, analizar la informacin obtenida y predecir, con base a unos modelos determinados, el impacto de las futuras decisiones antes de llevarlas a la prctica. Normalmente se trata de conjuntos integrados de programas (clculos estadsticos, consultas de bases de datos,
3

Es el documento legal y obligatorio en el cual se anota o registra las operaciones que realizan los comerciantes o empresarios, da a da, por partida doble, en forma cronolgica, indicando el origen que ha dado lugar dicho registro y los documentos que lo justifican. (Arroyo Len, 2010)

5 modelizacin, programacin matemtica, etc.) que pueden compartir los mismos datos e informaciones (tanto de fuentes internas como externas).

De esta manera, la toma de decisiones se convierte en una variable crtica de xito dentro de las empresas y es aqu donde radica la importancia de un DSS. En la actualidad los sistemas de informacin juegan un papel fundamental para el xito de las empresas. Es un gran reto el que una organizacin pueda tener controladas las variables de planeacin4, organizacin, control y direccin de la empresa. Para poder tener un control de las mismas, se requiere de tomar decisiones acertadas que puedan llevar a la organizacin en la direccin deseada.

El sistema de soporte a la decisin es la base a travs de la cual se podrn delinear planes y estrategias para la empresa, ya que proporcionar al tomador de decisin los instrumentos necesarios para direccionar los esfuerzos hacia un objetivo o fin comn. Los DSS5 pueden ser implementados para dar soporte a un rea especfica dentro de la empresa, o bien puede ser diseado para que uno solo de ellos proporcione soporte a diversas reas. A travs de un sistema de soporte a la decisin, se pueden obtener los siguientes beneficios, relacionados a cada rea de la empresa: "En el rea administrativa para tomar decisiones basadas en anlisis financieros, anlisis de costos y en otros anlisis realizados con respecto de informacin contable o administrativo. En el rea de produccin para tomar decisiones basadas en informacin relevante a costos de produccin, asignacin de recursos de produccin, programacin de itinerarios y control de niveles de inventarios. Y por ltimo, en el rea de ventas se aplican estos sistemas para la toma de decisiones en cuanto a campaas publicitarias, planeacin de la mercadotecnia y soporte a la venta.

Tomando en cuenta lo anteriormente expuesto, un DSS es capaz de propiciar

4

Consiste en determinar los objetivos y formular polticas, procedimientos y mtodos para lograrlos. (Kazmier, 2008)
5

Sistemas de informacin interactivos que ayudan al tomador de decisiones a utilizar datos y modelos para resolver problemas de decisin no estructurados o semi-estructurados. (sites.google.com, 2005)

6 diversos factores, todos ellos con un alto grado de importancia para la entidad: una reduccin de costos dentro de la empresa, agilizacin de procesos dentro de cada rea de la organizacin, optimizacin del servicio proporcionado a clientes y proveedores, entre otros, y partiendo de ellos es posible establecer una ventaja competitiva importante con respecto a sus competidores directos dentro del mercado.

II.

CONCLUSIN

Definitivamente el proceso de toma de decisiones dentro de las organizaciones, cobre vital importancia desde el momento en que de esto depende el conjunto de planes, acciones o estrategias de la empresa, as como tambin, aunque de manera indirecta, el planteamiento de objetivos y metas.

As pues, el uso de herramientas tecnolgicas que proporcionan soporte al proceso de toma de decisiones, permite a la empresa obtener ventajas competitivas como consecuencia de la agilizacin del proceso, adems de que repercutir de manera notable en el rendimiento general de la organizacin.

El hecho de que el representante legal tome decisiones obtenga de una misma fuente la informacin necesaria para determinar el conjunto de acciones a tomar, otorga un beneficio extra contra aquel que no cuente con este recurso y deba invertir ms tiempo del necesario para recabar informacin, analizarla e interpretarla, en el sentido de que contar en mayor medida con el recurso ms importante para la organizacin, el tiempo.

BIBLIOGRAFIA

Arroyo Len, V. M. (11 de Febrero de 2010). emagister.com. Recuperado el 22 de Julio de 2013, de emagister.com: http://www.emagister.com/curso-contabilidadfinanciera-basica/libro-diario ithompson@promonegocios.net. (15 de Enero de 2008). promonegocios.net. Recuperado el 22 de Julio de 2013, de promonegocios.net: http://www.promonegocios.net/ Kazmier, L. J. (15 de Agosto de 2008). monografias.com. Recuperado el 22 de Julio de 2013, de monografias.com: http://www.monografias.com/trabajos33/planeacionadministrativa/planeacion-administrativa.shtml sites.google.com. (10 de Febrero de 2005). Recuperado el 22 de Julio de 2013, de sites.google.com: https://sites.google.com/site/jojooa/dss wordpress. (15 de Enero de 2013). definicion.de. Recuperado el 22 de Julio de 2013, de definicion.de: http://definicion.de/software/