9 Ejercicios Prcticos

9.1 Ejercicio 1
Utilizando la metodologa de Anlisis Estructurado, estudiar el siguiente supuesto. Especificar el sistema con los siguientes DFD's: diagrama de contexto, diagrama de nivel 1 y diagrama de nivel 2. El caso en estudio es un Organismo Autnomo de la Administracin, concretamente una Junta de Puerto, cuya labor bsica es gestionar el uso y mantenimiento de las instalaciones portuarias. Las empresas consignatarias de barcos comunican a la Comisara del Puerto la entrada de barcos y sus caractersticas (petrolero, granelero, ...), se registran estas entradas para la posterior realizacin de los trabajos solicitados asi como las peticiones generadas por el departamento de supervisin referentes a la realizacin de algn servicio interno para el mantenimiento de las instalaciones de la Junta. Las empresas consignatarias reciben por cada uno de los servicios prestados un albarn de notificacin(carga, descarga, almacn, gras, contenedores, atraque, etc.), a finales de mes la Comisara del Puerto genera una factura que especifica importe global de todos los albaranes enviados durante ese mes. Los albaranes facturados se marcarn para saber que estn facturados. El total de cada factura se enva al Dpto de Contabilidad para su registro. Una vez se encuentra el barco en la Junta se procede a la Gestin de las Mercancas en l depositadas, bsicamente la Gestin de Carga y Descarga de stas. Partiendo del registro de entradas producido por la Comisara del Puerto (la cual contiene el nombre de los barcos, las caractersticas de los mismos, los das de permanencia, la facturacin de atraque, los servicios solicitados y las caractersticas de la mercanca), se obtienen las necesidades especficas de transporte, de personal necesario para el trabajo y de los contenedores a utilizar. La gestin de almacenes aunque es una de las funciones que realiza la Junta, se considera como un sistema aparte, y enva informacin sobre la disponibilidad y grado de ocupacin de los almacenes, en funcin de las previsiones de ocupacin y demanda de stos, es lo que se conoce como planificacin de almacn. El Mantenimiento de Instalaciones se realiza a partir de la informacin que proporciona la Comisara sobre los servicios internos a realizar. En funcin del personal disponible, se aceptar o no la realizacin de ese servicio. Posteriormente se comprueba que exista stock del material necesario para el trabajo, si no hay se paraliza (el jefe de mantenimiento se pone en contacto con los proveedores para el suministro adecuado, los proveedores envan sus facturas y reciben sus pagos), en caso contrario se procede a su realizacin. El personal necesario para gestionar las mercancas y mantener las instalaciones, se obtiene mediante peticiones al departamento de personal de la Junta quien comunica la

disponibilidad o no de stos, siempre exigiendo informacin referente al cmputo de horas trabajadas en la tarea encomendada.

9.1.1 Desarrollo de sistema

Vamos a construir el modelo que represente el sistema objeto de estudio. El primer paso es construir el Diagrama de Contexto para lo cual delimitaremos el mbito de nuestro sistema (Junta del Puerto). Identificaremos los entes (entidades) que se comunican con nuestro sistema por medio de informacin (datos) y cuyo funcionamiento interno, no nos afecta. Las entidades externas no slo van a ser personas/empresas u organizaciones que fsicamente estan fuera de mi Organizacin, como pueden ser proveedores, clientes etc. En algun caso van a ser componentes de mi Organizacin, pero cuyo funcionamiento no va a ser objeto de mi estudio, y solo me interesa incluirlos por ser fuente o destino de informacin. Para identificar los flujos de datos nos situaremos y pensaremos como si fueramos el proceso, de tal modo que los flujos de datos son : Emite : Flujo de datos del proceso al exterior. Recibe : Flujo de datos del exterior al proceso. Nos servir de ayuda utilizar una tabla, que nos indique el identificador de la entidad, el verbo que indique la accin, y los flujos de datos (emite, recibe).

Entidad Empresa Consignataria

Verbo/Accin Comunican Reciben

Recibe Datos barcos

Emite

Albaran Notificacin Factura Peticiones Datos facturacin Previsiones(demanda) Disponibilidad Facturas Pagos Peticiones Horas necesarias Disponibilidad

Dpto. Supervisin Dpto. Contabilidad Dpto. Almacen

Generan Recibe Enva Planificacin

Proveedores

Envan Realizan

Personal

Recibe

Comunica

Comprobamos que la entidad Departamento de Almacn, a pesar de ser una actividad propia de la Junta del Puerto, queda excluida del mbito de estudio, y slo necesito conocer cuales son los puntos de contacto con el sistema. De modo que ya podemos construir el diagrama de contexto.

9.1.2 Diagrama de Contexto

Context

EMPRESAS CONSIGNATARIAS

SUPERVISORES

ent. barcos

pet. serv.

albarn facturas JUNTA DEL PUERTO.* 1 pagos

tot. fact. CONTABILIDAD

facturas PROVEEDORES

disponib. disponib. alm horas petic.

demanda

GESTION ALMACEN

PERSONAL

9.1.3 Diagrama de Nivel 1

Ahora el siguiente paso ser determinar los procesos bsicos del sistema. Para ello debemos identificar las actividades desarrolladas por la Junta del Puerto, y asociar un nombre de proceso.

Actividad Proceso Control de entrada de barcos, control de servicios, facturacin de Comisara del puerto los servicios Gestin de Carga y Descarga de mercancas Gestin de mercancas Gestin del mantenimiento de instalaciones Mantenimiento de Instalaciones

Las entidades externas includas en el diagrama de contexto, se van a mantener a lo largo del desarrollo del sistema no pudiendo aparacer ninguna entidad nueva. Los flujos de datos del diagrama de contexto se mantienen, pero habr que ajustarlos al introducir los procesos bsicos. Sin embargo, es posible que en cada nivel aparezcan nuevos flujos de datos cuyos orgen/destino sern almacenes de datos. Para cada proceso bsico construmos la misma tabla anterior, incorporando como fuente/destino almacenes temporales:

9.1.3.1 COMISARA DEL PUERTO

Entidad Emp. Consignataria Verbo/Accin Comunican Reciben Recibe Datos barcos Albaran Notificacin Factura Peticiones Datos facturacin Emite

Dpto. Supervisin Dpto. Contabilidad

Generan Recibe

En el caso de almacenamientos temporales, hablamos de grabar o recuperar informacin por parte del proceso hacia el almacen de datos .

Almacen Datos Cargueros

Recuperar Datos de trabajos realizados

Grabar

Explicacin Peticiones de los trabajos realizados en los barcos.

Datos peticiones Servicios Internos Datos Servicios Peticiones de mantenimiento.

9.1.3.2 GESTIN DE MERCANCIAS

Entidad Personal Verbo/Accin Recibe Recibe Emite Peticiones Horas necesarias Disponibilidad Previsiones(demanda) Disponibilidad

Comunica Dpto. Almacen Enva Planificacin

Almacen Temporal Cargueros

Recuperar Datos de trabajos a realizar

Grabar

Explicacin Peticiones de los trabajos realizar en los barcos. a

Datos efectuados

trabajos

9.1.3.3 MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES

Entidad Personal Verbo/Accin Recibe Recibe Emite Peticiones Horas necesarias Disponibilidad Facturas Pagos

Comunica Proveedores Enva Realiza

Almacen Temporal Servicios Internos

Recuperar Servicios pendientes

Grabar

Explicacin Peticiones de los servicios internos

El DFD de nivel 1 ser :

1 JUNTA DEL PUERTO EMPRESAS CONSIGNATARIAS

SUPERVISORES

PERSONAL

GESTION ALMACEN

facturas

ent. barcos albarn

pet. serv. horas petic. disponib. alm disponib. demanda

COMISARIA DEL PUERTO.* 1.1 CONTABILIDAD tot. fact. reg. entrada

GESTION DE MERCANCIAS.* 1.2

trab. efect. datos serv.

reg. entrada

trab. efect.

CARGUEROS

SERV. INTERNOS

serv. pend.

MANT. DE INSTALAC..* 1.3 disponib. horas PERSONAL petic.

pagos PROVEEDORES

facturas

9.1.4 Diagrama de nivel 2

Para cada uno de los procesos de nivel 1, haremos la descomposicin de sus actividades. En este segundo nivel aparecen una serie de almacenamientos, (albaran,facturas etc) que contienen las distintas etapas por las que pasa un dato (v.gr albaran).

9.1.4.1 COMISARA DEL PUERTO. NIVEL 2

Las actividades realizadas por la Comisara del puerto son:

Actividad Recoger informacin barcos y peticiones de trabajo Confeccionar facturas para las empresas consignatarias Confeccionar el albaran para las empresas consignatarias

Proceso Registrar entradas y servicios Generar facturas Generar albaranes

Para cada proceso construmos la misma tabla anterior, incorporando como fuente/destino almacenes de datos: 1.1.1 Registrar entradas y servicios.

Entidad Empresa Consignataria Supervisores

Verbo/Accin Registra Realizan

Recibe Datos barco Peticiones de Servicio

Emite

Almacen Temporal Cargueros Servicios Internos

Recuperar

Grabar Datos de entrada barco Datos peticiones servicios

Explicacin Peticiones de los trabajos a realizar en los barcos. de Peticiones de mantenimiento.

1.1.2 Generar albaranes

Entidad Empresa Consignataria

Verbo/Accin Genera

Recibe

Emite Albaran

Almacen Temporal Cargueros

Recuperar Datos de trabajos efectuados

Grabar

Explicacin Datos de los trabajos efectuados

Albaranes ptes.

Datos albaranes

Para posterior facturacin

 1.1.3 Generar facturas

Entidad Empresa Consignataria Contabilidad

Verbo/Accin Recibe Recibe

Recibe

Emite Facturas Total facturas

Almacen Temporal Albaranes ptes. Albaranes Facturad. Facturas

Recuperar Datos albaranes

Grabar

Explicacin Albaranes ptes para facturar

Datos albaranes Datos facturas

Albaranes ya facturados Facturas

1.1 COMISARIA DEL PUERTO

EMPRESAS CONSIGNATARIAS ent. barcos pet. serv. REGISTRAR ENTRADAS Y SERVICIOS 1.1.1 albarn facturas

SUPERVISORES

datos serv.

reg. entrada

CARGUEROS SERV. INTERNOS trab. efect.

ALB. FACTURADOS

GENERAR ALBARANES 1.1.2

datos alb.

GENERAR FACTURAS 1.1.3 datos alb.

datos alb.

ALB. PENDIENTES

tot. fact. datos fact. CONTABILIDAD FACTURAS

9.1.4.2 GESTIN DE MERCANCAS

Actividad Planificacin de cargas Planificar descargas Planificacin del almacen Proceso Calcular necesidades de carga Calcular necesidades de descarga Planificacin del almacen

1.2.1 Calcular necesidades de carga

Entidad Personal

Verbo/Accin Recibir Generan

Recibe Disponibilidad

Emite

Peticiones Horas

Almacen Temporal Cargueros Personal Transporte Contenedores

Recuperar Datos ent barco

Grabar

Explicacin Para el calcular la carga

Numero personas Numero transportes Numero contened

Calculo necesidades de personal Calculo transportes Calculo contenedores

1.2.2 Calcular necesidades de descarga

Entidad Personal

Verbo/Accin Recibir Generan

Recibe Disponibilidad

Emite

Peticiones Horas

Almacen Temporal Cargueros Personal Transporte Contenedores

Recuperar Datos ent. barco

Grabar

Explicacin Para el calcular la descarga

Numero personas Numero transportes Numero contened

Calculo necesidades de personal Calculo los transportes Calculo numero de contened

 1.2.3 Planificacin de Almacn

Entidad Gestin Almacen

Verbo/Accin Recibe Comunica

Recibe demanda

Emite

dispon. almacen

Almacen Temporal Cargueros Contenedores

Recuperar

Grabar Trabajos efect.

Explicacin Inf. trabajos efectuados en los cargueros Inf. de los contenedores

Contenedores

Datos albaranes

1.2 GESTION DE MERCANCIAS

PERSONAL

petic. disponib. CALCULAR NECESIDADES DE CARGA 1.2.1 horas

petic. disponib. CALCULAR NECESIDADES DE DESCARGA 1.2.2

horas

reg. entrada

reg. entrada

n. personal CARGUEROS

n. personal PERSONAL n. transporte

n. transporte TRANSPORTE

n. contenedores

CONTENEDORES

n. contenedores

trab. efect. demanda PLANIFICACION DE ALMACEN 1.2.3 disponib. alm

GESTION ALMACEN

9.1.4.3 MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES

Actividad Estudio de las peticiones Control de stocks Proceso Aceptar servicio Comprobar stocks

1.3.1 Aceptar Servicio

Entidad Personal

Verbo/Accin Recibir Generan

Recibe Horas

Emite

Peticiones Disponibilidad

Almacen Temporal Servicios Internos Servicios Aceptado

Recuperar Serv. ptes

Grabar

Explicacin Datos de servicios ptes.

Serv. aceptados

Datos de los serv.aceptados

1.3.2 Comprobar stocks

Entidad Proveedores

Verbo/Accin Recibir Emiten

Recibe Facturas

Emite

Pagos

Almacen Temporal Servicios Aceptado

Recuperar Serv. aceptados

Grabar

Explicacin Servicios a estudio

Serv. parado Servicio curso Stock Stock Serv. en curso Recepcin material

Si no existe stock Servicios realizandose Mantenimiento del stock

1.3 MANT. DE INSTALAC.

PERSONAL SERV. INTERNOS petic. serv. pend. disponib. ACEPTAR SERVICIO horas 1.3.1 serv. acept.

SERV. ACEPTADOS

PROVEEDORES serv. parado facturas serv. acept.

COMPROBAR STOCK pagos 1.3.2

serv. en curso mat. recib. disponib. mat. SERV. EN CURSO STOCK

9.2 Ejercicio 2
La Financiera Feliz es una compaa de prstamos. Tiene su oficina Central en Mlaga y 52 sucursales por toda Andaluca. Se est pensando en una replanificacin de sus sistema de prstamos por las siguientes razones: 1. El presente sistema de prstamos es una anticuado sistema batch que corre en un MainFrame en la Oficina Central, procesando datos sobre los impresos que llegan de las sucursales por correo. El sistema esta llegando a resultar imposible de mantener ya que esta al lmite de su capacidad, causando innumerables retrasos. 2. La compaa tiene grandiosos planes de expansin. En ocho aos tiene planificado llegar a tener 300 sucursales por toda Espaa.

La oficina central valida las solicitudes de prstamos que llegan desde las sucursales, lo primero que hacen es pedir un informe al registro nacional de prestamistas (para asegurarse de que el cliente no tiene antecedentes de prstamos impagados en otras compaas) el registro nacional enva el informe correspondiente, el cual junto con la informacin de prstamos pendientes y de prstamos de morosos que tiene la compaa, sirve para filtrar los clientes posibles que se dejan en una carpeta para el director. Finalmente es ste el que tiene la ltima palabra en la aceptacin o no de las solicitudes. Si la solicitud es rechazada se le enva una notificacin a la sucursal. Si es aceptada se pasa a producir la documentacin del prstamo que bsicamente consiste en producir el cheque con el monto del crdito(que se enva a la sucursal) mas la documentacin adicional, por ltimo estos prstamos a formalizar se dan de alta como prstamos pendientes y se obtienen las letras de devolucin que se envan a la sucursal. Una vez al mes se generan informes de control para por un lado enviar los avisos de impagados a los clientes con prestamos pendientes (los prstamos impagados se guardan en una carpeta de prstamos de morosos), y por otro generar el informe de nuevos prstamos producidos en el mes para el Dpto de Contabilidad. Los pagos de las letras se pueden realizar tanto en las sucursales como en la central. Para todos los pagos realizados en una sucursal se remite su correspondiente aviso de pago a la central donde se registra. Si el cliente paga en la central, este pago se verifica, para todos los pagos vlidos se generan notificaciones de avisos de pago a la sucursal responsable de ese prstamo. Los pagos se ingresan en el banco de la compaa. Finalmente y una vez al mes se produce el informe mensual de pagos para el Dpto. de Contabilidad. Utilizando la metodologa de Anlisis Estructurado, especificar el sistema (oficina central) con los siguientes DFD's: Diagrama de contexto, diagrama de nivel 1 y diagrama de nivel 2.

9.2.1 Desarrollo de sistema

Vamos a construir el modelo que represente el sistema objeto de estudio. El primer paso es construir el Diagrama de Contexto para lo cual delimitaremos el mbito de nuestro sistema ( Financiera Feliz ) . Identificaremos los entes (entidades) que se comunican con nuestro sistema por medio de informacin (datos) y cuyo funcionamiento interno, no nos afecta. Las entidades externas no solo van a ser personas/empresas u organizaciones que fisicamente estan fuera de mi Organizacin, como pueden ser proveedores,clientes etc. En algun caso van a ser componentes de mi Organizacin, pero cuyo funcionamiento no va a ser objeto de mi estudio, y solo me interesa incluirlos por ser fuente o destino de informacin. Para identificar los flujos de datos nos situaremos y pensaremos como si fueramos el proceso, de tal modo que los flujos de datos son : Emite : Flujo de datos del proceso al exterior. Recibe : Flujo de datos del exterior al proceso. Nos servir de ayuda utilizar una tabla, que nos indique el identificador de la entidad, el verbo que indique la accin, y los flujos de datos (emite, recibe).

Entidad Banco Cliente Registro General Contabilidad Sucursal

Verbo/Accin Realiza Recibe Comunica Realiza Emite Emite Enva Recibe

Recibe

Emite Pagos

Pagos Avisos impagados Peticin Informe Informe pagos Nuevos prestamos Avisos pago Solicitud positiva Avisos pago Letras Cheques Rechazo

Comprobamos que el Dpto. Contabilidad, a pesar de ser una actividad propia de la empresa, queda excluida del ambito de estudio, y solo necesito conocer cales son los puntos de contacto con el sistema. Indicar que el estudio corresponde a la Central, por lo tanto tratamos a las Sucursales como entes fuera del sistema y por lo tanto no nos corresponde estudiar sus funcionamiento interno.

Context

SUCURSAL

rechazo BANCO avisos pago avisos pago letras solicitud positiva cheque

datos nuevos prstamos FINANC. FELIZ.* 1 CONTAB. pagos

avisos impagados

informe pagos pagos

CLIENTE

peticion

informe

REGISTRO GENERAL

9.2.2 Diagrama de Nivel 1

Ahora el siguiente paso ser determinar los procesos bsicos del sistema. Para ello debemos identificar las actividades desarrolladas por la Financiera, y asociar un nombre de proceso..

Actividad Estuadiar las solicitudes Generar la documentacin del prestamo Realizar informes Realizar pagos

Proceso Validadr solicitud Producir documentacin prest Generar informes control Gestin de pagos

Las entidades externas includas en el diagrama de contexto, se van a mantener a lo largo del desarrollo del sistema no pudiendo aparacer ninguna entidad nueva . Los flujos de datos del diagrama de contexto se mantienen, pero habr que ajustarlos al introducir los procesos bsicos. Sin embargo, es posible que en cada nivel aparezcan nuevos flujos de datos cuyos orgen/destino sern almacenes de datos. Para cada proceso bsico construmos la misma tabla anterior, incorporando como fuente/destino almacenes temporales:

1.1 Validar solicitud

Entidad Registro Gral.

Verbo/Accin Realiza Emite

Recibe

Emite Peticin

Informe Solicitud posit Rechazo

Sucursal

Peticin Respuesta

En el caso de almacenamientos temporales, hablamos de grabar o recuperar informacin por parte del proceso hacia el almacen de datos .

Almacen Temporal Prestamos morosos Solicitud aceptadas Ptmos. pendientes

Recuperar Datos cliente

Grabar

Explicacin Informacin clientes

Datos solicitud Datos cliente

Solicitud de prestamos De los prestamos ptes.

 1.2 Producir documentacin prstamo

Entidad Sucursal

Verbo/Accin Genera

Recibe

Emite Letras Cheques

Almacen Temporal Recuperar Solicitud aceptadas Prestamos Ptes. Datos solicitud aceptadas

Grabar

Explicacin Informacin solicit aceptadas

Informe aprobado

prestamo Informe de aprobacin prestamo

1.3 Generar informe de control

Entidad Cliente Contabilidad

Verbo/Accin Recibe Enva

Recibe

Emite Aviso impagados Datos nuevos prestamos

Almacen Temporal Prestamos morosos Prestamos ptes.

Recuperar

Grabar Clientes morosos

Explicacin Datos clientes morosos Recuperan inf. prestamo

Datos prestamo

1.4 Gestin de pagos

Entidad Cliente Sucursal Banco Contabilidad

Verbo/Accin Recibe Enva Enva Enva

Recibe Pagos Avisos pago

Emite

Avisos pago Pagos Informe pagos

Almacen Temporal Prestamos ptes.

Recuperar Datos crdito

Grabar

Explicacin Recuperar inf. prestamo

Pagos

Informacin pagos

1 FINANC. FELIZ

SUCURSAL

REGISTRO GENERAL

CONTAB.

rechazo

solicitud positiva

peticion

informe datos nuevos prstamos

VALIDAR SOLICITUD.* letras cheque 1.1

inf. cliente

PRESTAMOS MOROSOS avisos pago datos solicitud

avisos pago

SOLIC. ACEPTADAS

PRODUCIR DOCUM. PRESTAMO.* 1.2 CONTAB.

inf. cliente solicitudes aceptadas inf. prestamo aprobado GENERAR INFORMES DE CONTROL.* 1.3

PRESTAMOS PENDIENTES

pagos datos prstamo

datos crdito informe pagos GESTIONAR PAGOS.* 1.4 avisos impagados

pagos

CLIENTE

pagos BANCO

9.2.3 Diagrama de Nivel 2

Para cada uno de los procesos de nivel 1, haremos la descomposicin de sus actividades :

9.2.3.1 VALIDAR SOLICITUD

Actividad Comprobar solvencia cliente Estudio solicitud Proceso Chequear cliente Aceptar/rechazar solicitud

Para cada proceso construmos la misma tabla anterior, incorporando como fuente/destino almacenes de datos: 1.1.1 Chequear cliente

Entidad Registro Gral.

Verbo/Accin Realiza Emite

Recibe

Emite Peticin

Informe Solicitud posit

Sucursal

Peticin

Almacen Temporal Prestamos morosos Clientes Ptmos. pendientes

Recuperar Datos cliente

Grabar

Explicacin Informacin clientes

Datos cliente Datos cliente

Informacin cliente De los prestamos ptes.

1.1.2 Aceptar/no solicitud :

Entidad Sucursal

Verbo/Accin Respuesta

Recibe

Emite rechazo

Almacen Temporal Solicitudes aceptad Clientes Ptmos. pendientes

Recuperar

Grabar Datos solicitud

Explicacin Informacin de las solicitudes Informacin clientes posibles De los prestamos ptes.

Datos cliente Datos cliente

Datos cliente

1.1 VALIDAR SOLICITUD

REGISTRO GENERAL peticion SUCURSAL solicitud positiva CHEQUEAR CLIENTE 1.1.1 informe

inf. cliente inf. cliente

datos cliente

PRESTAMOS MOROSOS

CLIENTES

PRESTAMOS PENDIENTES

clientes posibles

ACEPTAR/NO SOLICITUD 1.1.2 datos solicitud rechazo

SOLIC. ACEPTADAS

9.2.3.2 PRODUCIR DOCUMENTACIN PRSTAMO

Actividad Generar documentacin propia del crdito Dar de alta prestamo y documentacin Proceso Producir cheque y documentacin Alta prestamo y obtener letras

Para cada proceso construmos la misma tabla anterior, incorporando como fuente/destino almacenes de datos: 1.2.1 Producir cheque y documentacin

Entidad Sucursal

Verbo/Accin Emite

Recibe

Emite Cheque

Almacen Temporal Recuperar Prest. a formalizar Solicit aceptadas Solicitudes aceptadas

Grabar Prestamos formalizar

Explicacin a Informacin prestamos a formalizar Informacin solicitudes aceptadas

1.2.2 Alta prstamo y obtener letras :

Entidad Sucursal

Verbo/Accin Emite

Recibe

Emite Letras

Almacen Temporal Recuperar Prest. a formalizar Ptmos. pendientes Doc. prestamos formalizar a

Grabar

Explicacin Informacin de prestamos formalizar prestamo Actualizar estado prstamos a

Inf. aprobado

1.2 PRODUCIR DOCUM. PRESTAMO

SOLIC. ACEPTADAS SUCURSAL cheque

PRESTAMOS PENDIENTES

solicitudes aceptadas

PRODUCIR CHEQUE Y DOCUMENT. letras inf. prestamo aprobado 1.2.1

doc. prstamo a formalizar

ALTA PRESTAMO Y OBTENER LETRAS 1.2.2 doc. prstamo a formalizar

PRESTAMOS A FORMALIZAR

9.2.3.3 GENERAR INFORMES DE CONTROL

Actividad Informes de morosos Informes de nuevos prestamos Proceso Anlisis morosos Generar informes nuevos prstamos

Para cada proceso construmos la misma tabla anterior, incorporando como fuente/destino almacenes de datos: 1.3.1 Anlisis morosos

Entidad Cliente

Verbo/Accin Emite

Recibe

Emite Avisos impagados

Almacen Temporal Prestamos morosos Prstamos pendientes

Recuperar

Grabar

Explicacin

Datos prstamos

Datos prestamos Informacin prestamos impagados impagados Informacin datos prstamos

1.3.2 Generar informes nuevos prstamos

Entidad Contabilidad

Verbo/Accin Emite

Recibe

Emite Datos nuevos prstamos

Almacen Temporal Ptmos. pendientes

Recuperar Datos prstamos

Grabar

Explicacin Recuperar pendientes informacin de prestamos

1.3 GENERAR INFORMES DE CONTROL

PRESTAMOS MOROSOS

PRESTAMOS PENDIENTES

CLIENTE datos prstamo impagado

datos prstamos

avisos impagados

ANALISIS MOROSOS 1.3.1

datos prstamos GENERAR INFORMES NUEVOS PRESTAMOS 1.3.2

datos nuevos prstamos

CONTAB.

9.2.3.4 GESTIONAR PAGOS

Actividad Registrar el pago Verificar el pago Producir informe de pago Notificar aviso pago a sucursal Proceso Registrar pago Verificar pago Producir informe pago Notificar aviso pago sucursal

Para cada proceso construmos la misma tabla anterior, incorporando como fuente/destino almacenes de datos: 1.4.1 Registrar pago

Entidad Sucursal

Verbo/Accin Recibe

Recibe Avisos pago

Emite

Almacen Temporal Prstamos pendientes

Recuperar

Grabar Pagos

Explicacin Informacin pagos

1.4.2 Verificar el pago

Entidad Cliente

Verbo/Accin Recibe

Recibe Pagos

Emite

Almacen Temporal Ptmos. pendientes

Recuperar Datos crdito

Grabar

Explicacin Recuperar informacin pendientes Actualizar situacin pagos de prstamos

Pago vlido

1.4.3 Notificar aviso de pago a sucursal

Entidad Banco Sucursal

Verbo/Accin Emite Emite

Recibe

Emite Pagos Avisos de pago

Almacen Temporal Ptmos. pendientes

Recuperar Avisos pago en central

Grabar

Explicacin Recuperar informacin de prstamos pendientes

1.4.4 Producir informe pagos

Entidad Contabilidad

Verbo/Accin Emite

Recibe

Emite Informe pagos

Almacen Temporal Ptmos. pendientes

Recuperar Datos pago

Grabar

Explicacin Recuperar informacin de pagos

1.4 GESTIONAR PAGOS

SUCURSAL

avisos pago REGISTRAR PAGO 1.4.1 pagos

PRESTAMOS PENDIENTES

pagos datos crdito

pago vlido avisos pago PRODUCIR INFORME PAGOS 1.4.4 informe pagos avisos pago en central VERIFICAR PAGO 1.4.2

pagos CONTAB. NOTIFICAR AVISO PAGO A SUCURSAL 1.4.3 CLIENTE

pagos

BANCO

9.3 Ejercicio 3
Para concluir, a continuacin se va a presentar muy resumidamente la aplicacin del mtodo sobre un sistema que se encarga de la instalacin, mantenimiento y conservacin de ascensores. En concreto, se indican el modelo de datos (ERX), el modelo de procesos (DC, DFD1, DFD2), el DD y las plantillas asociadas.

9.3.1 Actividad principal de la empresa y sector

La empresa objeto de nuestro estudio se dedica a la venta, instalacin, modernizacin, reparacin y mantenimiento de ascensores y montacargas para viviendas, hoteles, hospitales, centros comerciales, etc. Tiene su mbito de actuacin por toda Espaa siendo los ascensores de viviendas los ms introducidos en el mercado y en segundo lugar los ascensores para hoteles, hospitales, centros comerciales, etc. El 35 % de la actividad de la empresa se emplea para instalaciones nuevas, quedando el otro 65 % para mantenimiento o post-venta.

9.3.2 Organigrama jerrquico

La figura 1 muestra el organigrama jerrquico de la empresa objeto de nuestro estudio:

Gerencia

Direccin Comercial

Direccin Financiera

Direccin Tcnica

Direccin Calidad

Compras

Servicio Post-Venta

Servicio Diseo

Servicio Montaje

Reparaciones

Mantenimiento

figura 1: Organigrama jerrquico.

9.3.3 Anlisis de factibilidad

Se consideran 3 subsistemas principales dentro de nuestra empresa; instalaciones nuevas, contratacin de mantenimientos y por ltimo, reparacin y conservacin de ascensores. Se asume que estos subsistemas funcionarn correctamente cuando estn terminados, ya que no existen barreras que impidan su implantacin, pues se dispone del apoyo por parte de la direccin y de los usuarios as como de un equipo de profesionales informticos vinculados a la empresa con suficiente experiencia para acometer el proyecto. Por lo tanto la factibilidad operacional est asegurada. Se considera tambin que el proyecto es factible tcnicamente, pues la tecnologa que se emplear existe actualmente en el mercado; bsicamente sta consistir en la implantacin de una arquitectura cliente-servidor que se apoye en un SGBDR al cual se acceder a travs de una aplicacin informtica desarrollada en algn lenguaje de programacin visual mediante tecnologa ODBC. La empresa a incluido este proyecto dentro de sus presupuestos y por tanto se dispone del dinero suficiente para su realizacin, con lo cual la factibilidad econmica est asegurada.

9.3.4 Delimitacin del proyecto

Despus de realizar la priorizacin de subsistemas, se considera con prioridad mxima para el anlisis, el subsistema reparacion y conservacin de ascensores, a continuacin se procede a detallar los subsistemas funcionales que lo componen: Seleccin de subsistemas funcionales Los subsistemas funcionales que aparecen son; conservacin y engrase, registro/atencin de avisos, y reparaciones o reformas. Relaciones interdepartamentales A continuacin presentamos en la tabla 1, la matriz subsistemas funcionales/departamentos para estudiar el grado de interactuacin existente con los procesos involucrados para estos subsistemas.

Gerencia

Tcnico

Calidad

Montaje

Post-Venta

Conservacin y Engrase Registro y Atencin de avisos Reparaciones o Reformas ***********

*********** ***********

*********** ***********

*********** ***********

***********

***********

***********

tabla 1: matriz subsistemas funcionales / departamentos.

 Descripcin general de subsistemas funcionales Conservacin y engrase Bsicamente consiste en llevar el control de caducidad de las revisiones a nivel de conservacin y engrase de los ascensores de nuestros clientes, interesa llevar un control de fechas para el correcto cumplimiento de los plazos de revisin. Registro/atencin de avisos Registrar los avisos urgentes que producen nuestros clientes motivados por anomalas en el funcionamiento de los ascensores as como todos los procesos involucrados en la atencin de esos avisos procurando dar un tiempo de respuesta mnimo. Reparaciones o reformas Generacin, control y seguimiento de presupuestos para realizar cambios o reformas a componentes de los ascensores de nuestros clientes. Gestin de las reparaciones forzosas producidas por roturas que imposibilitan el buen funcionamiento de los ascensores.

9.3.4.1 ANLISIS DE REQUERIMIENTOS

Este apartado, por su extensin se omite pero recogera toda la informacin que se genera de entrevistas, cuestionarios, documentos, presencia fsica, etc ... Nos centraremos ahora en la formalizacin de estos requerimientos.

9.3.4.2 FORMALIZACIN DE REQUERIMIENTOS

_______________________________________________________________________ Referencia: R96/01. Nombre: Control y engrase. Descripcin detallada: Los operarios que pertenecen al grupo de conservacin y engrase llevan unas fichas llamadas control y engrase (D96/01) que contienen la informacin del cliente y el cdigo del ascensor a engrasar, sobre esta ficha el operario deber rellenar la fecha en la cual se produce el engrasado, as como todos los chequeos adicionales. Respecto a caducidades, solamente interesa llevar el control de fechas para el cumplimiento de plazos de revisin. Documentacin asociada: Los documentos involucrados son los siguientes D96/01 Ficha de control y engrase Evaluacin actual: Grado de satisfaccin bajo, no se dispone de ningn control informtico sobre la informacin . Las fichas se almacenan en un folder en el departamento tcnico de la empresa. El chequeo de caducidades lo realiza una persona cada 15 das y de forma manual. Necesidades de informacin detectadas: Sera muy til llevar un registro de estas fichas para que cuando se estime oportuno se pueda disponer de listados de control de caducidades sobre las revisiones de los ascensores. Una copia de este listado sera entregada al operario y donde quedara claramente reflejada la ruta a seguir. _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Referencia: R96/02. Nombre: Registro/Atencin de avisos. Descripcin detallada: Puede ocurrir que un cliente detecte una anomala en el funcionamiento de su ascensor o ascensores, normalmente el cliente llama a la oficina central donde se registra el aviso en la hoja de recepcin de avisos (D96/02). La persona responsable de coger los avisos llama por emisora a algn operario que pertenezca al grupo de avisos para que vaya a resolver el problema. Una vez el operario ha atendido el aviso rellena un parte de intervencin (D96/03) que lleva a la oficina central, donde es completado por el personal administrativo indicando el tipo de contrato (M=mantenimiento normal, MS=mantenimiento semi-riesgo, MT=mantenimiento todo-riesgo) que tiene el cliente para ver si hay que facturar o no. Documentacin asociada: Los documentos involucrados son los siguientes D96/02 Hoja de recepcin de avisos D96/03 Parte de intervencin

Evaluacin actual: Grado de satisfaccin medio. Se da un tiempo de respuesta aceptable pero se considera que se puede mejorar. Necesidades de informacin detectadas: Muy interesante el registrar la informacin de los avisos donde quede claramente reflejada el da y hora en que se producen, ello permitira que se pudiesen obtener estadsticas mensuales para averiguar cuales son los das y horas crticas de atencin as como el tiempo medio invertido por un operario en un aviso. De esta forma se podra racionalizar recursos (operarios, telefonistas, ...) para dar un servicio mas adecuado a nuestros clientes. ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Referencia: R96/03. Nombre: Reparaciones o reformas. Descripcin detallada: Las reparaciones o reformas, pueden producirse porque el cliente pide un presupuesto, porque un operario se ha dado cuenta cuando engrasaba que hay una avera o por otra va de comunicacin. Si el cliente pide un presupuesto para reformar algo, el dpto tcnico rellena la hoja de presupuestos (D96/04) y el presupuesto pasa a estar pendiente de aceptacin, la hoja se entrega al cliente y cuando ste da el visto bueno, el presupuesto se considera aceptado provocando que el dpto tcnico genere una orden de intervencin (D96/05) para ejecutarlo. Si es el operario el que detecta una anomala, lo que hace es rellenar un parte de incidencias (D96/06), este parte se entrega al encargado (previa firma de los dos) el cual, despus de ver la avera sobre el ascensor, decide si hay que intervenir y la pasa al dpto tcnico quien abre una orden de intervencin o la rechaza. En el momento que se abre una orden de intervencin, se introduce el detalle del trabajo a realizar junto con los materiales que se necesitan. A partir de esta orden se genera por impresora el parte de intervencin (D96/02), que se le entrega al operario el cual una vez finalizado el trabajo, lo modificar si es preciso y en cualquier caso lo devolver al dpto tcnico. Cuando el dpto tcnico de el visto bueno quedar cerrada la orden y a partir de ese momento se facturar segn el tipo de contrato que el cliente tenga. Documentacin asociada: Los documentos involucrados son los siguientes D96/02 Parte de intervencin D96/04 Hoja de presupuestos D96/05 Orden de intervencin D96/06 Parte de incidencias

Evaluacin actual: Grado de satisfaccin bajo. Toda la documentacin que genera el proceso de creacin y seguimiento de un presupuesto se realiza de forma manual y resulta farragoso, respecto al apartado de reparaciones muchas veces se pierden partes de incidencias que rellenan los operarios y nunca se atienden.

Necesidades de informacin detectadas: Sera deseable automatizar el proceso de creacin y seguimiento de presupuestos desde la peticin hasta la facturacin. Un registro de los partes de incidencias evitara la prdida de alguno de ellos y garantizara el servicio de reparacin. _______________________________________________________________________

9.3.5 Construccin de los modelos de anlisis 9.3.5.1 MODELO DE DATOS

Diagrama ERX Se ha extrado del entidad-relacin completo, la parte correspondiente para satisfacer el requerimiento R96/03 que puede verse en la figura 2.

PERSONAL

CLIENTE

1,1

1,1

tipo

realiza

pide

0,M 0,M 1,M ENCARGADO OPERARIO AVISO PRESUP.

1,1

1,1 1,1 pasa a ser 0,1

1,1

supervisa

rellena

pasa a ser

0,M

0,1 P. INCID. 1,1 0,M AVISO VALIDADO 1,1 PRESUP. VALIDADO

contiene

0,M 1,1

pasa a ser

0,1

P. INCID. VALID. 1,1

provoca

provoca

1,1 1,1 1,1

provoca

ORDEN INTERV.

1,1 contiene 1,1

0,M ARTICULO

0,M

genera

1,1 ejecuta

1,1

FACTURA

figura 2: diagrama entidad-relacin (reparacin y conservacin ascensores).

 Plantillas He aqu un ejemplo de la construccin de plantillas para los componentes de estos diagramas. __________________________________________________________________ Entidad Nombre : Cliente Referencia : E-01 Definicin : Datos personales y comerciales de los clientes Atributos : Cdigo_cliente, apellidos, nombre, CIF/NIF, ... __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Relacin Nombre : Realiza Referencia : R-01 Definicin : Avisos realizados por los clientes Atributos : Ver hoja de avisos D96/03 Entidades : Cliente, Aviso Cardinalidad : 1:M Restricciones : ninguna __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Generalizacin Nombre : Tipo Referencia : G-01 Definicin : Tipo de personal de asistencia E. padres : Personal E. hijas : Operario, Encargado __________________________________________________________________

9.3.5.2 MODELO DE PROCESOS

Diagrama de Contexto A continuacin se muestra en la figura 3, el diagrama de contexto asociado al anlisis realizado para el subsistema de reparacin y mantenimiento de ascensores.

Context

OPERARIO D96/01 D96/01 fechado deteccin avera D96/03 y D96/05 aviso emisora D96/06 y D96/05 D96/05 D96/06 modificado Reparacin y Mantenimiento de Ascensores.* 1 deteccin avera D96/06 modificado D96/06

DPTO. TECNICO

visto bueno

firma

D96/04 aceptado D96/01 firmado CLIENTE

llamada

D96/04 peticin

ENCARGADO

D96/04

figura 3: diagrama de contexto (reparacin y conservacin de ascensores).

 Diagrama de Nivel 1 El diagrama de nivel 1 resultado de la explosin de proceso principal, es el que aparece en la figura 4. Obsrvese que se muestran almacenamientos con flujos de slo entrada o slo de salida, esto es debido a que son creados o usados en otros subsistemas de la empresa que no son objeto de nuestro anlisis.

1 Reparacin y Mantenimiento de Ascensores

OPERARIO D96/01 D96/01 fechado D96/03 y D96/05 aviso emisora D96/01 firmado CLIENTE

ENCARGADO

deteccin avera

D96/06 modificado

Conservar y Engrasar 1.1

alm D96/01

D96/06 firma Recepcin de avisos DPTO. TECNICO visto bueno

Atender avisos urgentes 1.3

D96/06 y D96/05

D96/06 modificado D96/05 Reformar o Reparar 1.2

alm D96/06

Datos cliente

alm D96/05

D96/03 fact. pendiente alm D96/03 de avisos Maestro artculos llamada D96/04 D96/04 peticin CLIENTE D96/04 aceptado deteccin avera alm D96/03

figura 4: diagrama nivel 1 (reparacin y conservacin de ascensores).

 Plantillas He aqu un ejemplo de la construccin de plantillas para los componentes de estos diagramas.

__________________________________________________________________ Entidad Externa : Departamento Tcnico. : EE-2. : Supervisin y toma de decisiones respecto a procesos tcnicos. Flujos de Datos : D96/05, D96/06, D96/06 modificado, visto bueno, firma. Volumen : 20 empleados. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Proceso
Nombre : Conservar y Engrasar. Referencia : P-1.1. Definicin : Actuaciones rutinarias de tipo preventivo sobre instalaciones existentes. Entradas : D96/01 fechado, D96/01 firmado, D96/03, D96/05. Salidas : D96/01, D96/03, D96/05. Descripcion : Ver formalizacin de requerimiento R96/01.

Nombre Referencia Definicin

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Almacenamiento de datos

Nombre Referencia Flujos de Datos Descripcin Contenido : alm D96/01. : S-7. : Entradas (F-10), Salidas (F-11) : Almacenamiento de fichas de control y engrase. : Ver estructura de datos asociada a D96/01.

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Flujo de datos

Nombre Referencia Fuente Destino Descripcin Estruct. Datos Volumen Comentarios : D96/01 firmado. : F-5. : EE -3 Cliente. : P-1.1. Conservar y Engrasar. : Documento de verificacin para el engrasede ascensores, lo firma el cliente aceptando la revisin. : Ver estructura de datos asociada a D96/01. : Aprox. 40 revisiones diarias : ninguno

__________________________________________________________________

9.3.5.3 DICCIONARIO DE DATOS

Se muestra a continuacin un ejemplo de las plantillas utilizadas para la construccin del Diccionario de Datos.

__________________________________________________________________ Dato elemental

Nombre : Zona. Descripcin : Indica el rea urbana de ubicacin del ascensor. Longitud y Tipo: Carcter de longitud 10. Sinnimos : Area, Lugar. Valores : { a..z | A..Z | 0..9 }.

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Estructura de dato

Nombre Descripcin Componentes : D96/01. : Ficha de control y engrase. : n_ascensor + zona + { fecha + operario + cliente + piso + letra }6 + ao + registro_inspeccin.

__________________________________________________________________