El proceso presupuestario en las organizaciones El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a travs de los presupuestos, los

objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que sta condicionar los planes que permitirn la consecucin del fin ltimo al que va orientado la gestin de la empresa. Definicin y transmisin de las directrices generales a los responsables de la preparacin de los presupuestos. Elaboracin de planes, programas y presupuestos. Negociacin de los presupuestos. Coordinacin de los presupuestos. Aprobacin de los presupuestos. Seguimiento y actualizacin de los presupuestos.

El Presupuesto y su relacin con el proceso administrativo Se le llama presupuesto al clculo y negociacin anticipado de los ingresos y gastos de una actividad econmica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un perodo, por lo general en forma anual. El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar (de manera eficiente) los recurso humanos, tcnicos, materiales, etc, con los que cuenta la empresa. El presupuesto se realiza de acuerdo a los objetivos que se han fijado, tomando en cuenta tambin los medios planificados para llegar a estos. El presupuesto puede considerarse una parte del clsico ciclo administrativo que consiste en planear, actuar y controlar (o, ms especficamente, como una parte, de un sistema total de administracin. Todas las etapas del proceso administrativo se utilizan para el presupuesto Los presupuestos sirven de medio de comunicacin de los planes de toda la organizacin, proporcionando las bases que permitirn evaluar la actuacin de los distintos segmentos, o reas de actividad de la empresa y de la gerencia. Relaciones de planeacin, objetivos, metas y presupuesto La Planeacin implica la seleccin de misiones y objetivos y las acciones para cumplirlos, y requiere de la toma de decisiones; los planes constituyen un mtodo racional para el cumplimiento de objetivos preseleccionados; supone asimismo, innovacin administrativa. En la misin o propsito, se identifica la funcin o tarea bsica de una empresa; toda organizacin, sea del tipo que sea, tiene un propsito o misin; En todo sistema social, las empresas tienen una funcin o tarea bsica que la sociedad les asigna. Objetivos o metas: Son los fines que se persiguen por medio de una actividad; representan tambin el fin que se

persigue mediante la organizacin, la integracin de personal, la direccin y el control. Presupuestos Es una formulacin de resultados esperados expresada en trminos numricos; puede expresarse en trminos financieros, horas-hombre, unidades de producto o cualesquiera otros trminos numricos medibles, tambin son instrumentos de control; un presupuesto obliga a una empresa a realizar por adelantado una recopilacin numrica de sus expectativas. Quines deben participar en la elaboracin del presupuesto? La elaboracin de un presupuesto es una tarea difcil y responsable. La capacidad de tu organizacin para conseguir lo que haba planificado y para sobrevivir econmicamente, depende del proceso presupuestario. Quienquiera que elabore el presupuesto debe: Comprender los valores, estrategia y planes de la organizacin o proyecto; Comprender el significado de rentabilidad y coste-eficiente (ver Glosario de trminos); Comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos.

Para asegurarte de que comprendes todo esto, es a menudo una buena idea tener un equipo presupuestario. Esto slo supone que una persona hiciera un borrador del presupuesto que, a continuacin, es comentado y discutido por todo el equipo. Cuando el personal tiene competencia para tomar plena responsabilidad de la actividad financiera de la organizacin o proyecto, los siguientes participantes deberan participar en el proceso presupuestario: E Director financiero y/o contable; El Director del proyecto y/o Director de la organizacin o departamento.

En caso de que el personal no cuente con la suficiente confianza como para elaborar un presupuesto, los miembros de la Junta pueden ser implicados. Algunas Juntas tienen a su disposicin un Comit de Finanzas o un Subcomit Presupuestario. Resulta una buena idea contar con alguien en tu Junta con destrezas financieras, de modo que pueda asesorar al personal con la elaboracin del presupuesto. El presupuesto es asunto de cada uno de los miembros de la organizacin. Al final, el personal de categora superior debe comprender el presupuesto: cmo se ha preparado, por qu es importante y cmo hay que controlarlo. En caso de que la organizacin tenga sucursales y/o regiones o distintos departamentos, cada sucursal, regin o departamento debera preparar el presupuesto para su propio trabajo. Estos presupuestos han de ser consolidados (puestos en comn) dentro de un presupuesto general para la organizacin. Cada una de estas sucursales, regiones o departamentos deben ser capaces de ver cmo sus presupuestos encajan en el presupuesto general. Adems tienen que ser capaces de controlar su presupuesto mensualmente. El seguimiento financiero funciona de mejor manera cuando aquellos ms prximos a los gastos se responsabilizan del presupuesto