Manual Exel Contable-2013

APLICACIONES DEL EXCEL PARA CONTABILIDAD 2012
Docente: CPCC. Marco F. Roman Alejo PUNO-PERU
INFORMATICA CONTABLE I
HOJA ELECTRONICA
1. DEFINICION: Son programas creados para convertir informacin desorganizada en datos organizados y realizar clculos con ellos. La hoja de clculo y el tratamiento de textos son las aplicaciones ms utilizadas en la empresa. Se define una hoja electrnica como una matriz formada por filas y columnas. La interseccin de una fila y una columna es denominada celdilla o celda. Las celdillas estn relacionadas, permitiendo realizar clculos manual o automticamente, escribir textos y copiar frmulas. En cada celdilla se pueden introducir tres clases de datos: textos o entradas alfanumricas, entradas numricas y frmulas o expresiones. Las celdillas con entradas alfanumricas o numricas forman el conjunto de entradas independientes, ya que su valor no depende de ninguna otra posicin de la hoja. Las celdillas cuyo contenido son frmulas o expresiones constituyen el conjunto de entradas dependientes, el resultado depende del contenido de otras posiciones o de algn otro parmetro. Son tiles cuando los anlisis que se desean hacer son clculos sistemticos y repetitivos entre filas y columnas, simulaciones del tipo qu pasara si ..?, qu sucedera si un valor o dato de los introducidos en la hoja vara?. Al variar un valor, la hoja realiza un reclculo de todas las celdillas que dependen de ese valor. 2. HISTORIA: En el ao 1979, dos estudiantes de la clebre Harvard Business School, Bob Framkston y Daniel Bricklin, resolvan una serie de problemas relacionados con otros a travs de una serie de frmulas. Cuando algunos datos se variaban por mala estimacin inicial, la cantidad de trabajo para rehacer la hoja era desorbitante. Los ejercicios de planificacin financiera eran casos tpicos de clculo sobre unos datos bsicos. Se necesitaba saber qu pasara si se variaban tales previsiones o se registraban determinadas tendencias.

Los dos estudiantes, forofos de los microordenadores, trabajaron en un programa capaz de solucionar problemas similares a los que ellos tenan. El objetivo consista en que todas las cifras cambiaran al modificar un dato con el que estuvieran relacionadas. El programa se llam VisiCalc y pronto se hizo muy popular. Puede decirse que los programas de hoja de clculo han ayudado a la popularidad de los microordenadores. En 1982 surge Lotus 1-2-3, que se convertir en un estndar. Este programa se ha completado con una serie de programas adicionales, desarrollados por otras casas comerciales. En 1988 nacieron Quattro y Plan Perfect, fueron una nueva generacin hasta que Microsoft saco, en 1988, Excel, una hoja de clculo de extraordinarias cualidades. El ao 1990 fue el ao de las hojas de clculo de 4 generacin. En USA se habla de hojas de triple entrada o tridimensionales, con prestaciones grficas, matemticas y estadsticas an ms sofisticadas y el intercambio de ficheros. 3. UTILIZACION: Las reas de mayor aplicacin son: planificacin y anlisis financiero, anlisis contable, control de balances, estudio de presupuestos, previsiones de ventas, anlisis estadstico, etc. Debido a la facilidad para efectuar proyecciones y anlisis de hiptesis, se ha convertido en la herramienta favorita de directivos y tcnicos. Desde VisiCalc hasta las actuales, estos programas han ganado en tamao y complejidad, pero su mayor atractivo es su fantstica capacidad de reclculo interactivo. 4. FUNCIONES: Las celdas pueden contener textos, valores numricos o frmulas que establecen relaciones entre los valores que figuran en otras celdas de la misma hoja o en celdas de otras hojas almacenadas en disco. Su aprendizaje es rpido y sin necesidad de conocimientos informticos previos. En pantalla aparece la informacin precisa segn el contexto en que se encuentre el usuario. Las funciones bsicas que deben incluir todas las hojas de clculo son:

Introduccin de valores numricos, textos y frmulas en las celdas. Proteccin contra borrado o escritura del contenido de las celdas. Formateo (cambio del aspecto en pantalla) de rangos de celdas, columnas y filas. Desplazamientos por la hoja. Copia del contenido de unas celdas en otras. Operaciones de almacenamiento de las hojas en disco y de carga desde disco. Posibilidad de combinar y enlazar (vincular) hojas de trabajo diferentes
5. CARACTERISTICAS PARA PC: Una caracterstica importante es el nmero de filas y columnas mximo que puede soportar (tamao de las hojas). El lmite fsico real del tamao de una hoja depende de la cantidad de memoria RAM que tenga el microordenador. 6. ASPECTOS FUNCIONALES: Todas las hojas de clculo realizan las cuatro operaciones aritmticas bsicas: sumar, restar, multiplicar y dividir. Adems, cuentan con numerosas funciones predeterminadas para clculos ms especializados y complejos, como: Funciones matemticas: funciones trigonomtricas, raz cuadrada, logaritmos, exponencial, etc. Funciones financieras (amortizaciones, capitalizacin, etc.). Funciones especiales de anlisis y clasificacin, como la determinacin del valor mximo o mnimo de una parte de la hoja de trabajo, la ordenacin, adems de otras funciones de tipo estadstico, como medias, varianzas o desviaciones. Funciones lgicas, que permiten establecer comparaciones y condicionar el valor de una celda al resultado de una operacin lgica. Funciones recursivas, orientadas a los clculos por iteraciones sucesivas.

Algunos programas, adems, permiten incluir nuevas funciones predefinidas por el usuario. Casi todas las hojas de clculo disponen de un propio lenguaje de rdenes y de programacin integrado. Facilidad para dividir la pantalla en ventanas. En cada ventana se podr visualizar el contenido de una parte de la hoja, y as, en una misma pantalla es posible ver reas que estn situadas en lugares distantes. Visualizar hojas distintas en la misma pantalla, cada una en una ventana. Anclar zonas de la hoja para que permanezcan fijas. Tambin hay hojas con facilidades grficas. Estas facilidades grficas, si el hardware lo permite, suelen consistir en poder representar celdas con valores numricos en forma de grficos de barras, lneas o sectores. Actualmente, varias casas han desarrollado software de hojas de clculo tridimensionales. Estos nuevos productos requieren capacidades fsicas del hardware mucho ms grandes que sus predecesores. 7. CARACTERISTICAS DE LA HOJA DE CLCULO: Responden a los siguientes requerimientos: Hoja de clculo: introducir, analizar y calcular datos. Grficos: representan los datos de manera grfica. Base de datos: administran grandes cantidades de informacin. Trabajan en la hoja de clculo haciendo funciones de base de datos (ordenacin, clasificacin, etc.). Macros: se automatizan tareas repetitivas y se personaliza la hoja de clculo. Formato y grficos avanzados: se crean informes impresos o por pantalla, Se pueden formatear datos, intercalar grficos y seleccionar los atributos de impresora
CONCILIACIN DE INFORMACIN
Una de las tareas ms repetidas en cualquier departamento de contabilidad o administracin de una empresa es la realizacin de conciliaciones de datos e informacin. Podran ser, por ejemplo, datos bajados de algn sistema informtico de informacin o, simplemente, listas de datos ingresados en una planilla de Excel que debamos comparar o mayores de cuentas contables que queramos contrastar, entre otras opciones. Para realizar comparaciones de datos podemos utilizar y combinar distintas herramientas de Excel, por ejemplo: tenemos la posibilidad de usar funciones que nos permitan comparar valores y aplicar algunas opciones de las herramientas de ordenamiento y filtro. Comencemos con una ejemplificacin bien simple. Supongamos que tenemos una extraccin de datos de algn sistema de la compaa que debemos comparar con un archivo de Excel donde se hacen seguimientos manuales de las ventas y queremos contrastar si hemos registrado en la contabilidad todas las facturas de venta. En primer lugar, contamos con el detalle de la extraccin del sistema, donde figura el nmero de factura que ser la clave que utilizaremos para la comparacin de los datos.
Figura 1. Habitualmente, los sistemas de informacin, ya sean contables o administrativos, tienen la posibilidad de generar extracciones, en algunos casos directamente a Excel y, en otros, como archivo de texto.

En el caso que presentamos, la extraccin tiene los datos de la facturacin, los nmeros de los comprobantes, las fechas y los importes. Adems, contamos con un detalle que lleva el departamento de ventas, donde se registra cada una de las operaciones que realizaron los vendedores. Esa informacin la remiten al departamento contable todos los meses para que se efecte la comprobacin del registro contable de las facturas y luego se proceda a liquidar las comisiones correspondientes a los vendedores.
Figura 2. El seguimiento del departamento de ventas incluye otros datos, como el canal de ventas y el cliente.
Para realizar esta primera conciliacin utilizaremos, como nexo, el nmero de la factura y aplicaremos funciones de bsqueda.
PARA EXCEL
Las limitaciones de Excel 2003 (y otras versiones anteriores) son bastantes si las contrastamos con Excel 2007. La cantidad de filas que se pueden utilizar no puede superar las 65.536, en comparacin con la posibilidad de usar ms de un milln en la ltima versin. Adems, como mximo, podremos contemplar 256 columnas res- pecto de las ms de 16.000 de Excel 2007
LAS FUNCIONES DE BSQUEDA:

Dentro de la pestaa Frmulas, Microsoft Excel 2007 presenta un grupo denominado Biblioteca de funciones que incluye, divididas en distintos grupos, las frmulas que podemos aplicar. Entre estos diferentes grupos encontramos las funciones de Bsqueda y referencia.
Figura 3. Son varias las funciones que nos permitirn realizar comparaciones. Las funciones se encuentran agrupadas de acuerdo con su funcionalidad. Ha- gamos un rpido repaso por el contenido de cada uno de los grupos. Autosuma: adems de la funcin Suma (que nos permite realizar sumatorias de valores incluidos en celdas y rangos), este grupo contiene otras funciones sencillas que nos permitirn calcular promedios (Promedio), obtener los valores mnimos (Mn) y mximos (Mx), y realizar diferentes formas de conteos. Usadas recientemente: este grupo ir mostrando las ltimas funciones utilizadas y nos permitir un fcil acceso a las que utilizamos con ms frecuencia.

Financieras: dentro de este grupo hallaremos las funciones que nos posibilitarn realizar clculos financieros (profundizaremos sobre esto en los prximos captulos). El clculo de intereses y tasas, de pagos, y la amortizacin de crditos son algunas de las cuestiones que podremos resolver con estas funciones Lgicas: aqu encontraremos algunas funciones que nos resultarn de gran utilidad al elaborar construcciones condicionales complejas. Por ejemplo, con la funcin SI podremos analizar una determinada condicin que, de cumplirse, nos permitir realizar un clculo o una accin. Si arroja como resultado un valor falso, podremos realizar algo diferente. Texto: muchas veces tendremos que trabajar con valores no numricos. Para poder hacerlo, en este grupo hallaremos funciones que nos permitirn trabajar ms fcilmente con este tipo de datos. Fecha y hora: dentro de este grupo encontraremos las funciones referidas al manejo de fechas y su composicin. Es posible determinar das, meses y aos, como as tambin horas, minutos y segundos.
Adems de estos grupos que mencionamos, existe el referido a las funciones de Bsqueda y referencia, donde hallaremos funciones que nos habilitarn para realizar bsquedas y comparaciones. Tambin encontraremos un grupo especfico que contiene funciones Matemticas y trigonomtricas, y otro grupo que concentrar el resto de las funciones disponibles.
Figura 4. La categora Cubo aparece en la versin 2007 de Excel (no en anteriores) e incluye funciones relacionadas con cubos de
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Dentro de este ltimo grupo tendremos funciones especficas relacionadas con clculos estadsticos y de ingeniera. Asimismo hallaremos las funciones y otras que nos permitirn identificar y trabajar con los diferentes tipos de errores que puedan arrojar algunas funciones. Para volver a nuestro proyecto, recordemos que contamos con dos planillas diferentes: una, con datos extrados de un sistema contable y otra, con un detalle de seguimiento del departamento de ventas. Una de las formas de realizar comparaciones es a travs de funciones. En este caso utilizaremos BUSCARV, que forma parte del grupo Bsqueda y referencia. Esta funcin nos permite, partiendo de un dato que funciona como llave (valor_buscado), encontrarlo en otra tabla o matriz (matriz_buscar_en) y obtener un determinado dato de esta ltima. Su sintaxis es =BUSCARV(valor_ buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;[ordenado]). Debemos tener en cuenta que esta funcin buscar la informacin de manera vertical, es decir, el valor buscado debe encontrarse a la izquierda de la tabla o matriz donde deseamos encontrar el dato correspondiente. En nuestro ejemplo, el valor buscado que utilizaremos como llave ser el nmero de la factura, ya que es el dato que figura en las dos tablas, y utilizaremos una celda auxiliar para vol- car los resultados. Comenzaremos chequeando desde la planilla extrada del sistema, los datos incluidos en el seguimiento del departamento de ventas
Figura 5. Cuando comencemos a incluir una funcin, Excel nos mostrar una ayuda activa.
En versiones anteriores de Microsoft Excel, para insertar una funcin nos podemos dirigir al men Insertar/Funciones. La agrupacin de las funciones es similar a la de Excel 2007, aunque hay algunas especficas que slo se han incorporado en esta nueva versin. Si no encontramos algo, podemos recurrir a la ayuda.
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El primer argumento de la funcin BUSCARV ser la celda que contenga el nmero de la factura que utilizaremos como nexo. En este ejemplo, esos valores se encuentran dentro de la fila A. Para el segundo argumento tenemos que seleccionar la tabla o matriz donde se debe realizar la bsqueda, que en este caso ser la siguiente matriz de datos. Es importante que tengamos bien en claro que la primera columna del segundo argumento de esta funcin (la matriz donde se buscarn los valores) debe ser aqulla que contenga los valores de la referencia, es decir, el valor seleccionado como llave en el primer argumento. Por lo tanto, en nuestro ejemplo, este rango comenzar en la columna donde se incluyen los nmeros de facturas de la planilla de seguimiento.
Figura 6. En este caso, nuestra matriz comenzar a partir de la columna
Esta funcin incluye un tercer argumento que ser el nmero de la columna que queramos obtener como resultado. En este caso, incluiremos un 3 para traer el importe de cada factura. Por ltimo, debemos incluir un cuar- to argumento, que le indicar a la funcin si los valores de la matriz donde debe realizar la bsqueda se encuentran ordenados o no. Si se incluye la palabra FALSO o se lo pone vaco, Excel asume que los valores se encuentran desordenados, mientras que si el valor es VERDADERO o se omite, asume que se encuentran ordenados. Al terminar, la funcin quedara de la siguiente forma: =BUSCARV(A3;Seguimiento!C3:F24;3;)
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Figura 7. La hoja que posee los datos del departamento de ventas se ha denominado
De esta forma, podremos obtener el valor de todas las facturas de la extraccin de datos que se encuentren en el seguimiento del departamento de ventas y aquellos valores no encontrados arrojarn un error del tipo #N/A.
Las referencias relativas y absolutas:

Antes de copiar la funcin que creamos, debemos asegurarnos de que las referencias incluidas dentro de ella respondan a nuestras necesidades. Para corroborar eso, es necesario saber que existen dos tipos de referencias. Por defecto, todas las celdas o rangos que incluyamos dentro de frmulas o funciones sern relativas. Al copiar a otra celda una frmula que incluya una referencia de este tipo, la funcin quedar referenciada a la posicin relativa que corresponda. Por su parte, las referencias absolutas son aqullas que mantienen fijas las celdas o alguna parte de su direccin (columna o fila) para que al momento de copiar las frmulas que contengan esas celdas, sus referencias se encuentren relacionadas con las mismas celdas de destino en forma invariable. Podemos decir, entonces, que las referencias que posean nuestras frmulas podrn ser relativas o absolutas segn la tarea que estemos realizando, y sern fundamentales ya que nos facilitarn nuestro trabajo al momento de copiar frmulas y funciones.
ERRORES #N/A
Cuando las funciones de bsqueda, como BUSCARV y BUSCARH, no encuentren los valores buscados en la matriz, arrojarn el error #N/A (siglas del ingls not available, que significa no disponible). Ms adelante aprenderemos a aplicar otras funciones que nos permitirn administrar estos errores.
Para fijar filas o columnas tenemos que anteponer el signo $ a las coordenadas de la celda que queramos fijar. De esta forma, si deseamos fijar la columna de una referencia para la celda A1 introduciremos $A1, mientras que si lo que necesitamos es congelar la fila utilizaremos A$1. Esto nos permitir que, al arrastrar frmulas, las partes de la referencia que se encuentren fijas no sean altera- das. Si deseamos fijar filas y columnas a la vez, es decir, obtener una referencia totalmente absoluta, la direccin de la celda deber ser $A$1. Tambin podemos utilizar la tecla de funciones F4 para poder alternar entre las diferentes variantes
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de fijacin. En nuestro ejemplo debemos fijar las celdas de la matriz donde buscamos los valores, para que al copiar la funcin al resto de las celdas la referencia del rango se mantenga. Por lo tanto, nuestra funcin quedara de la siguiente forma: =BUSCARV(A3;Seguimiento!$C$3:$F$24;3;).
MS DETALLES:
Podemos mejorar de muchas formas lo que realizamos hasta ahora: tenemos la posibilidad de incluir algunas funciones adicionales en nuestra comparacin para que al encontrar un valor en ambas planillas aparezca, por ejemplo, la palabra OK o ERROR si los valores no son encontrados. Gracias a esto, luego podremos aplicar algn ordenamiento o filtro sobre esta columna para analizar slo las partidas con diferencias. Para lograr esto, incluiremos una combinacin de funciones SI (funcin condicional que nos permitir evaluar un argumento y, de acuerdo con su resultado, realizar una accin diferente) y ESERROR (funcin que identifica los errores #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? y #NULO!). Como resultado de esto, la funcin completa quedara: =SI(ESERROR (BUSCARV(A4;Seguimiento!$C$3:$F$24;3;));ERROR;OK). VALORES NO NUMRICOS DENTRO DE FUNCIONES:
Dentro de las funciones podremos agregar como argumentos o resultados de stas, valores no numricos o de texto. En todos los casos, estos valores deben incluirse entre comillas , por ejemplo, OK o ERROR. Sin embargo, si deseamos incluir valores numricos, las comillas no sern necesarias
Figura 8. En funciones combinadas, los parntesis diferentes pares de apertura y cierre.
toman diferentes colores para permitirnos identificar los
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FILTROS
Ahora podemos insertar filtros para lograr que slo se vean aquellas partidas que contienen errores. Dentro de la ficha de opciones Inicio, en el grupo Modificar, encontraremos el botn Ordenar y filtrar, que nos dar acceso a las herramientas que nos permitirn realizar filtros y ordenamientos.
Figura 9. Las herramientas de filtro y ordenamiento se encuentran en el mismo grupo

La utilidad de filtros es muy poderosa y son muchas las opciones que nos posibilita realizar. En este caso, haremos un filtro sencillo para poder mostrar, solamente, aquellas partidas que tienen errores.
Figura 10. Seleccionaremos el valor que queramos filtrar.
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Luego de incorporar el filtro, desde los indicadores que se visualizan en los encabezados de cada columna, podremos acceder a las diferentes opciones de esta herramienta. Despus de seleccionar el filtro que deseamos usar, slo ve- remos las filas filtradas, es decir, aqullas que cumplen con el criterio elegido.
Figura 11. Tambin podramos ordenar los valores para agrupar aquellas partidas con diferencia.
EN EXCEL
En la versin anterior de Excel, las herramientas de ordenamientos y filtros las encontraremos dentro del men Datos. Si bien la finalidad es la misma, Excel 2007 posee una gran cantidad de herramientas adicionales y muy eficaces en este rubro, que las versiones anteriores no tienen. Para completar la conciliacin deberamos realizar las mismas tareas en la planilla de seguimiento del departamento de ventas para poder, de esta forma, identificar las partidas que no se encuentren incluidas dentro de la extraccin del sistema contable. Los pasos para realizar esto seran los siguientes: en primer lugar, incluir la combinacin de funciones SI, ESERROR y BUSCARV para comparar los valores y, en segundo lugar, agregar filtros para poder identificar todas las partidas que no puedan conciliarse. Tambin podramos seguir mejorando esto e incluir, por ejemplo, formatos condicionales para identificar, a travs de colores, las partidas que mostraran ERROR. Esta herramienta (que estudiaremos ms adelante) la encontraremos dentro de la ficha de opciones Inicio, en el grupo Estilos.
ALGUNOS CAMBIOS
Todo lo que hemos realizado funciona slo cuando en las dos planillas tenemos un nexo (en este caso, el nmero de factura) que se encuentra expresa- do de la misma forma. Qu sucede si este valor se encuentra con formato diferente en cada una de las planillas? Simplemente, nuestra comparacin no funciona. Para resolver esto, realizamos algunas modificaciones en nuestra combinacin de funciones para poder realizar la conciliacin. Supongamos que la planilla del departamento de ventas incluye los nmeros de las facturas, pero en un formato ms simple con menor cantidad de caracteres
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Figura 12. El nmero de la factura es un simple valor sin formato.
Incluiremos algunas funciones adicionales a travs de las cuales, desde la hoja donde estn los datos de la extraccin contable, podremos transformar el nmero de la factura en el mismo formato que el incluido en la planilla de seguimiento. Primero utilizaremos la funcin DERECHA (incluida dentro del grupo de funciones Texto), que nos permitir extraer desde el extremo derecho una parte del nmero de la factura, y luego aplicaremos la funcin VALOR, del mismo grupo, para poder transformar en un valor numrico el resultado extrado por la funcin DERECHA. En principio, la combinacin quedara =DERECHA(A3;8). De esta forma, podremos extraer de 0001A00000469 el valor 00000469, por ejemplo. A continuacin, aplicaremos =VALOR, quedando =VALOR(DERECHA(A3;8)) para transformar el nmero de la factura en un simple 469. As, lograremos obtener una misma clave en las dos planillas y volver a aplicar todo esto dentro de la funcin =BUSCARV. La funcin completa quedara de la siguiente manera: =SI(ESERROR(BUSCARV (VALOR(DERECHA(A3;8));Seguimiento!$C$3:$F$37;1;));ERROR;OK). Al momento de realizar la comparacin desde la planilla del departamento de ventas debemos conseguir nuevamente que los nexos que utilicemos dentro de la funcin =BUSCARV sean comparables. Podemos, por ejemplo, incluir una columna auxiliar que nos facilite la tarea, o tratar de transformar el valor de la factura, por ejemplo 469, en 0001A00000469. Tenemos la posibilidad de decidirlo segn nuestra preferencia. Slo debemos tener en cuenta que, en estos casos, las funciones de texto son nuestras aliadas. Otras funciones que nos facilitarn tareas: Existen otras funciones que nos ayudarn a resolver tareas de comparacin: BUSCARH: forma parte del grupo de funciones Bsqueda y referencia y acta igual que BUSCARV, pero su objetivo es obtener datos en forma horizontal, con el reemplazo de columnas por filas.
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NTRODUCCION A TABLAS DINMICAS Cualquier usuario ms o menos experto sabe cmo se hace una planilla: cargar datos, definir frmulas, aplicar formatos, grabar, imprimir, etc. Esto es solamente la primera parte del trabajo con Excel. Lo que se obtiene luego de estas operaciones es una planilla que muestra exactamente la informacin que se le puso. Ni ms ni menos. Sin embargo, en Excel hay otros comandos que permiten sacarle a una planilla ms informacin de la que se le coloc. Uno de estos comandos es ordenar, cuando una planilla est ordenada dice ms cosas que cuando no lo est. El ejemplo puede parecer trivial, sin embargo es as, y en el resto del esta parte de los apuntes se vern otros comandos ms interesantes, entre ellos las llamadas Tablas Dinmicas. TABLAS DINAMICAS
La planilla de la Figura siguiente es un listado de pagos realizados a distintos proveedores, en diferentes meses e imputables a distintas obras.
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Esta lista de gastos puede analizarse desde diferentes puntos de vista.
Por lo que puede verse, la informacin fue cargada en la planilla de forma completamente desordenada. Sera interesante saber cunto se le pag a cada proveedor, o por cada obra, o que monto se le pag a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en una obra especfica. Lo que se est buscando es, por ejemplo, una tabla como la de la Figura que se muestra a continuacin.
En esta tabla se puede organizar la informacin de la planilla de la Figura Anterior de modo que resulta ms til.
En cierta forma las dos planillas contienen la misma informacin. Pero la segunda est organizada en forma tal
que resulta ms til. La tabla de la Figura anterior es lo que se llama una tabla dinmica, la cual se obtiene con ayuda de un asistente. CREAR UNA TABLA DINMICA EL ASISTENTE La creacin de una tabla dinmica se hace con la ayuda de un asistente, y comprende varias etapas. Primero hay que llamar al asistente: Ponemos el cursor en cualquier celda de la tabla a analizar (la de la Primera Figura) Se abre la opcin Datos/Informe de tablas y grficos dinmicos. Aparece el cuadro de la Figura siguiente.
Este cuadro de dilogo es el primer paso del Asistente para crear una tabla dinmica.
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Este cuadro de dilogo pregunta de donde saldrn los datos que se desea analizar, se marca Lista o base de datos de Microsoft Excel y se da un clic en Siguiente como lo muestra la Figura siguiente.
El segundo paso del asistente. Aqu se debe indicar el rango donde est la lista a analizar.
En el siguiente cuadro de dilogo el asistente pregunta por el rango ocupado por los datos a analizar. Normalmente, Excel identifica el rango en forma automtica. En cualquier caso: Se selecciona, arrastrando el mouse, el rango de la tabla. Debe incluir la fila de ttulos, Se hace clic en Siguiente.
El paso siguiente es indicar la estructura de la tabla que se desea. Se hace de la siguiente forma: Al dar el clic en Siguiente en el paso anterior aparece el cuadro de la Figura que se muestra a continuacin:
En este cuadro se arma la tabla ubicando cada campo en el lugar que se desea. 1. 2. 3. 4. Se lleva el pequeo rectngulo que dice Obra a donde dice Columna. Se lleva el pequeo rectngulo que dice Concepto a donde dice Fila. Se lleva el pequeo rectngulo que dice Importe a donde dice Datos. Al final el cuadro debe quedar como se muestra en la Figura siguiente.
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5. Se da un clic en Siguiente.
El cuadro de la Figura anterior, una vez definida la estructura. Al dar el clic en Siguiente, aparece el cuadro que se muestra a continuacin:
El Asistente pregunta donde se desea ubicar la tabla dinmica, si en una hoja nueva o en la misma hoja. En este caso le indicamos una hoja de clculo nueva. La Tabla dinmica aparecer en una hoja de clculo nueva, como se muestra en la Figura siguiente.
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La tabla dinmica terminada, tambin aparece tambin una barra de herramientas especial.
Esta tabla se puede mejorar dndole un formato ms adecuado a los datos, como se muestra en la Figura que se muestra a continuacin. Corresponde a los datos de la Figura anterior, slo que se le cambi el formato para permitir verlos mejor (sobre todo si se van a presentar a la Gerencia). Como era de esperar, la tabla de la Figura de ms arriba muestra informacin que no se poda visualizar con los datos de la lista original. Por ejemplo, ahora nos podemos dar cuenta que no hubo pagos al electricista por la obra de San Ignacio 1041, tambin se dispone de los subtotales por concepto y por obra. Adems, se puede observar que el mayor gasto corresponde al electricista y que la obra que produjo un mayor gasto es la de Brasil 678. ACTUALIZAR LA TABLA: Contra lo que sugiere su nombre, la tabla de la Figura anterior no es verdaderamente dinmica, en el sentido de que no se actualiza automticamente cuando se cambia algn dato en la lista original. Pero se puede hacer de la siguiente forma: Se cambia algn dato en la lista original (la de la primera figura). Se da un clic en el botn actualizar datos, en la barra de herramientas de que apareci con la tabla Figura de ms arriba. El botn Actualizar datos es el que tiene el signo de exclamacin en color rojo. Si la tabla de herramientas no existe se puede obtener con Ver/Barras de Herramientas/Tablas Dinmicas.
Un clic en el botn actualizar datos (el del signo de exclamacin en color rojo) actualiza la tabla dinmica luego de modificar algn dato en la lista original.
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El botn de la Figura anterior, hace lo mismo que la opcin Datos/Actualizar datos del men de Excel. Tanto el botn como la opcin aparecen desactivados si no est el cursor colocado sobre la tabla. CAMBIAR LA OPERACIN La tabla dinmica que se obtuvo totaliza los importes pagados en cada concepto y obra. Es decir que usa la operacin de suma. Podra ocurrir que nos interesara saber cuntos pagos se hicieron, independientemente de sus valores. Como en la tabla de la Figura siguiente.
Esta tabla dinmica indica cuantos pagos se hicieron por cada concepto y obra, independientemente de los importes. Esta tabla puede hacerse a partir de la anterior, de la siguiente forma: Se coloca el cursor sobre la tabla dinmica inicial. Se hace un clic en el botn Campo de tabla (es el botn que tiene una letra i en un crculo y es el tercero en la fila superior) dentro de la barra de herramientas Tabla dinmica. Aparece en el cuadro de la Figura anterior. Entonces aparece el cuadro de la Figura que se muestra ms abajo.
El botn para cambiar la operacin de sumarizacin en la tabla dinmica.
Este cuadro ofrece diversas operaciones de sumarizacin (Clculos) para la tabla dinmica.
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Se selecciona la opcin Contar nmeros. Se hace clic en Aceptar.
APLICAR FILTROS A LA TABLA DINMICA Todas las tablas obtenidas hasta el momento muestran toda la informacin contenida en la lista original. En cambio la tabla de Figura siguiente muestra solamente la informacin del rubro Plomera. Es como si se hubiera filtrado la primera tabla dinmica.
Esta tabla dinmica muestra solamente la informacin del Concepto Plomera. Se coloca el mouse sobre el campo Concepto y se da un clic con el botn derecho del mouse, aparece un men donde se elige Campo. Entonces aparece la lista de conceptos, aparte de otros elementos, como se muestra en la Figura siguiente.
Este cuadro de dialogo permite filtrar los conceptos que no se desean marcndolos en Ocultar Elementos. En el cuadro de dilogo de la Figura anterior se marcan los elementos que no se desea que aparezcan, y se da un clic en Aceptar.
Ahora la tabla deber mostrar solamente la informacin especificada, como en la Figura de ms arriba. OBTENCIN DE SUB-TABLAS En la Tabla dinmica de la Figura de ms arriba se vio como se pag $ 36.500 por concepto de plomera de la obra de calle San Ignacio 1041. Pero ese es el total, y la tabla no detalla los pagos individuales. Se puede obtener una sub-tabla a partir de ese total. Se hace de la siguiente forma:
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En la tabla dinmica se hace doble clic sobre el total (o sub-total) que se desea abrir, entonces Excel crear una nueva hoja en el libro y pondr el listado de la Figura que se muestra.
Esta lista indica cmo se compone el total de pagos por concepto de plomera de la obra de la calle San Ignacio 1041. TABLAS DINMICAS DE TRES DIMENSIONES
Una tabla dinmica de tres dimensiones. La Figura 18 muestra una tabla dinmica ms compleja que las anteriores. Permite analizar los pagos clasificados no slo por obra y concepto, sino tambin por mes. Es una tabla de tres dimensiones. Se construye de la misma forma que las tablas anteriores; slo cambia la parte del diseo: 1. 2. 3. 4. Hay que ubicarse en la lista de datos a partir de la cual se obtendr la tabla. La lista bsica de datos. Se toma la opcin Datos/Asistente de tablas dinmicas. Aparece otra vez un cuadro de dilogo como el de una de las figuras anteriores, que ya debe tener marcadas las opciones correctas. Se hace un clic en Siguiente. El segundo paso del Asistente debe sealar el rango de la lista. Si no est marcado o sealamos.
5. 6.
Se hace un clic en Siguiente. Es posible que aparezca un cuadro como el de la Figura que se vio ms arriba, sugiriendo que se haga la nueva tabla a partir de la anterior. Se responde No.
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Cuando se crea una segunda tabla dinmica a partir de la misma lista, el asistente sugiere tomar como base la primera tabla. 7. En el tercer paso se debe disear la tabla, para eso se maniobra con los cartelitos que identifican loscampos de la lista (tomndolos y llevndolos con el mouse) hasta que el cuadro de diseo se vea como en la Figura siguiente. El campo Mes se lleva a donde dice Pgina.
As debe quedar el cuadro de dilogo que define la tabla dinmica. 8. 9. 10. Se da un clic en Aceptar. Para indicar la ubicacin de la tabla marcamos la opcin Hoja de clculo existente y se indica, por ejemplo, la celda F10, debajo de la tabla anterior, pero dejando tres filas en blanco como separacin. S un clic en Finalizar.
En la Figura siguiente aparece la tabla como la que se plante ms arriba.
Una tabla dinmica de tres dimensiones. MANEJO DE LA TERCERA DIMENSIN En realidad, la tabla obtenida ms arriba es igual a la primera que se cre, aunque incluye la variable Mes, muestra la informacin global de todos los meses. Sin embargo, es posible operar sobre la tercera dimensin para mostrar, por ejemplo, slo la informacin de Febrero:
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Aqu se elige el mes que se desea mostrar en la tabla.
Forma de Operar 1. 2. 3. 4. En la variable Mes, se descuelgan las opciones con clic, como se muestra en la Figura anterior. Se marca el mes de Febrero. Se da un clic en Aceptar. Aparece la tabla como en la Figura siguiente, con slo la informacin de Febrero.
La tabla dinmica de la Figura anterior, limitada al mes de Febrero.
RECUPERAR LA INFORMACION Para recuperar toda la informacin, simplemente se vuelve a descolgar los meses como en la Figura anterior y se marca la opcin Todas. ELIMINAR UNA TABLA DINMICA En principio, una tabla dinmica se borra como cualquier otra informacin de la planilla: se selecciona y se oprime la tecla Suprimir (Delete).
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Pero hay que tener en cuenta una restriccin: se tiene que eliminar toda la tabla. Si se pretende borrar slo algunas celdas, puede aparecer un cuadro como el de la figura siguiente.
No se puede borrar parte de una tabla dinmica. Si se desea eliminarla hay que hacerlo en su totalidad. CREAR UN GRFICO A PARTIR DE UNA TABLA DINMICA Para crear un grfico a partir de una tabla dinmica, se deja activa la hoja en que est la tabla dinmica y a continuacin se da un clic en el botn de grfico de la barra de herramientas de tablas dinmicas, de inmediato aparece un grfico, tal como se muestra en la Figura siguiente.
NOTA:
El grfico de la Figura siguiente, se hizo usando Excel 97, siguiendo los pasos de construccin de un grfico, que se presumen conocidos por los alumnos, ya que la barra de herramientas del Excel 97 no tiene el botn de Grfico. En Excel 2000 y posteriores basta con dar un clic en el botn grfico de la barra de herramientas. Sin embargo en Excel 2000 y posteriores tambin se puede construir el grfico paso a paso y se tienen muchas ms opciones de grfico que las estndares. Muestra un grfico de barras de las obras y sus valores.
Gastos en Obras
Valores
Electricista Pintura Plomera
$ 160,000 $ 140,000 $ 120,000 $ 100,000 $ 80,000 $ 60,000 $ 40,000 $ 20,000 $-
Edificios
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Introduccin Una matriz es un conjunto de dos o ms celdas adyacentes colocadas en forma rectangular, que se comportan como si fueran una nica celda. Las matrices pueden ahorrar tiempo a la hora de escribir las frmulas, ya que se puede aplicar una frmula a un rango de celdas y obtener como resultado otro rango de celdas o un solo valor. Para crear una matriz se procede de la siguiente forma: 1) Se selecciona un rango de celdas que contenga el resultado de la matriz. Si el resultado va a ser otra matriz, el rango seleccionado debe ser del mismo tamao y forma que el rango o rangos sobre el que se efectan las operaciones. 2) Introducir una frmula que use como referencia las celdas de entrada. 3) Para validar la frmula es necesario pulsar las teclas: CRTL + MAYUSC + ENTER La frmula resultante ser identificada como una matriz, ya que aparece entre {}, si bien no es necesario escribir estos parntesis. Por ejemplo, hay valores en las celdas desde A1 hasta D2, y se desea sumar A1+A2, B1+B2, etc. Para calcular estas sumas se deberan tener una suma por columna, en cambio, si se usa matrices la suma se puede calcular en una sola frmula, efectuando las siguientes acciones: Seleccionar las celdas donde se desea tener el resultado, A3:D3, Escribir la frmula: =A1:D1 + A2:D2 Para validar la frmula se pulsa la combinacin de letras CRTL + MAYUSC + ENTER
En la barra de herramientas aparece la frmula: {=A1:D1 + A2:D2}, esto se puede ver en la figura siguiente:
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OPERACIONES CON MATRICES Para operar con matrices hay que tener en cuenta que sus celdas se deben tratar como si fueran una entidad, entonces se debe tener en cuenta: 1) No se pueden editar, mover o borrar celdas individuales. 2) No se pueden insertar o eliminar celdas. 3) Si se pueden establecer formatos individuales para celdas de la matriz, como formatos de alineamiento, numricos, sombras o bordes. 4) Si se puede copiar una celda de la matriz y pegarla en otra zona de la hoja o en otras hojas. EDITAR UNA FRMULA DE MATRICES Para editar una frmula con matrices a fin de modificarla se efectan los siguientes pasos: 1) Seleccionar cualquier celda de la matriz, 2) Activar la barra de frmulas pulsando F2. En este momento los parntesis de llaves desaparecen y se puede modificar la frmula segn sea necesario. 3) Para validar los datos se pulsa CRTL + MAYUSC + ENTER Entonces Excel vuelve a colocar los parntesis de llave y recalcula los datos. SELECCIONAR EL RANGO DE UNA MATRIZ Para seleccionar el rango que forma parte de una matriz se efectan los siguientes pasos: 1) Se activa una celda de la matriz. 2) Se ejecuta el comando Ir a del men Edicin. En el cuadro de dilogo que aparece se da un clic en el botn Especial. 3) En el cuadro de dilogo Ir Especial se da un clic en el botn de opcin Matriz actual. 4) Se da un clic en Aceptar, entonces Excel selecciona todas las celdas de la matriz actual. El mtodo abreviado, es decir, usando el teclado consiste en lo siguiente: activar una celda de la matriz y oprimir: ALT + /. BORRAR UNA MATRIZ Para eliminar una matriz se hace lo siguiente: Se selecciona el rango matricial. Se ejecuta el comando Borrar del Men Edicin. A continuacin se da un clic en Contenido. El mtodo abreviado es oprimir la tecla SUPR.
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CONVERTIR UNA MATRIZ EN VALORES CONSTANTES Se pueden convertir los valores actuales de la matriz en valores constantes, para ello debe hacer lo siguiente: 1) Seleccionar el rango matricial, 2) Ejecutar el comando Copiar del men Edicin, 3) Sin modificar la seleccin, ejecutar el comando Pegado especial del men Edicin, 4) Del cuadro de dilogo que aparece seleccionar la opcin Valores. Sobre estos valores se puede ejecutar cualquier operacin normal. FUNCIONES MATRICIALES Las funciones de matrices se diferencian en que empiezan con la letra M, salvo algunas excepciones. A continuacin se darn ejemplos de ellas: PROBLEMA 1: SUMA DE DOS MATRICES EN UNA TERCERA. Sumar dos matrices de 3 x 4 (tres filas por 4 columnas) cada una en otra matriz. Dado que las dos matrices son de 3 x 3, la matriz suma debe quedar en una matriz de 3 x 4, por lo tanto se hace lo siguiente: En una planilla de 3 x 4 se colocan los primeros datos, a esta planilla se le coloca nombre. Para colocar nombre a un conjunto de celdas se hace lo siguiente: 1) Se abre el Men Insertar / Nombre, 2) Se abre el sub-men de Nombre, tal como se muestra a continuacin,
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3) El Sub-men de Nombre tiene las siguientes opciones: Definir, Pegar, Crear, Aplicar y Rtulo. En este caso se da la opcin Definir y aparece el siguiente cuadro de dilogo:
4) Este cuadro de dilogo muestra el nombre existente en el Libro de Excel y pide un nuevo nombre para el conjunto de celdas. En este caso se le da un nombre a los dos matrices primitivas (que van los sumandos), y a continuacin se selecciona otro grupo de celdas de 3 x 3, y en la primera celda se coloca la operacin que se desea: =Matriz1+ Matriz2, y a continuacin se oprimen las teclas: CRTL + MAYUSC + ENTER La matriz suma queda tal como se muestra a continuacin, con los parntesis {}:
PROBLEMA 2: RAZ CUADRADA DE UNA MATRIZ Tal como se efectu la suma, con el mismo mtodo se puede efectuar cualquier operacin operando sobre una matriz de 5 x 4 (5 filas por 4 columnas) y dejando el resultado en otra matriz similar. A modo de ejemplo se obtendr la raz cuadrada de cada una de las celdas de una matriz en otra matriz. El primer conjunto de celdas se llamar Base y la matriz resultante contendr las races cuadradas de Base. Se trabaja de la misma forma que el ejemplo anterior: se llama base al conjunto de celdas que van desde A1 a D5. Se marca otro conjunto de celdas de 5 x 4 y se coloca la operacin matricial. El resultado es el siguiente:
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PROBLEMA 3. CALCULAR EL VALOR DE UN DETERMINANTE. Para calcular el valor de un determinante se usa la funcin MDETERM. Se hace en los siguientes pasos: 1) Se coloca el nombre a un Determinante, siguiendo los pasos que se vieron antes, en este caso se llama DETER, 2) Se abre: Insertar/Funcin/Matemticas y Trigonomtricas/ Mdeterm. 3) La funcin presenta el siguiente cuadro de dilogo:
4) En nombre de la matriz se coloca en la caja de texto llamada Matriz, 5) Se da un clic en Aceptar. Queda el siguiente resultado:
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PROBLEMA 4: CALCULAR UN PRODUCTO DE DOS MATRICES. Para calcular un producto de dos matrices (producto punto) se hace en los siguientes pasos: 1) Se le coloca nombre a una de las matrices MAT1 a la que est en color verde suave. 2) Se le coloca nombre a la otra matriz MAT2 a la que est en color amarillo suave. 3) Se abre: Insertar/Funcin/Matemticas y Trigonomtricas/ MMult 4) Se colocan como operados: MAT1 y MAT2, segn se muestra en el cuadro subsiguiente.
5) Se oprime el botn Aceptar 6) Entonces aparece el resultado.
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CONCEPTO DEFINICION FUNCION FINANCIERA

Concepto de finanzas: Es la planeacin de los recursos econmicos para que su aplicacin sea de la forma ms ptima posible, adems de investigar sobre las fuentes de financiamiento para la captacin de recursos cuando la empresa tenga necesidades de los mismos, busca la reduccin de la incertidumbre de la inversin, todo esto con la finalidad de obtener las mximas utilidades por accin o la rentabilidad de una empresa.
LA FUNCION FINANCIERA
La funcin financiera es la actividad por la cual el administrador financiero prev, planea, organiza, integra, dirige y controla. Y esta consiste en el tamao de la empresa. La funcin financiera se divide en tres reas de decisiones: Decisiones de inversin. Donde invertir los fondos y en que prop orcin Decisiones de financiamiento. De donde obtener los fondos y en qu proporcin. Decisiones de poltica de dividendos. Como remunerar a los accionistas de la empresa OBJETVOS DE LA FUNCION FINANCIERA. Elementos de la administracin Financiera 1. Polticas, decisiones y acciones ejecutivas 2. Maximizar el valor actual de la empresa 3. Contribucin al desarrollo del medio econmico 4. Equilibrio entre rentabilidad y riesgo
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APLICACIONES DEL EXCEL PARA CONTABILIDAD 2012 UBICACIN DE LA FUNCIN FINANCIERA.

Las reas principales de accin en las finanzas son ejecutadas por el tesorero y el contralor, los cules informan al ejecutivo de: Custodia de los fondos. Relaciones con instituciones de crdito. Establecimiento y ejecucin de los programas para la obtencin de capital por medio de convenios financieros Relaciones con los inversionistas. Mantener contacto con banqueros, inversionistas analistas y accionistas. Operaciones con instituciones de crdito. Mantener fuentes adecuadas de prstamo a corto plazo. Crdito y cobranzas. Dirigir otorgamiento de crdito y cobranza de cuentas. Inversiones. Invertir los fondos en fideicomisos, establecer poltica para inversin en pensiones de personal
ANLISIS ECONMICO Y FINANCIERO.

Apreciar, interpretar e informar sobre el efecto de las influencias econmicas externas a la empresa Contabilidad. Supervisin y evaluacin de la situacin financiera, informar e interpretar los resultados de las operaciones. Procesamiento de datos. Procesar la informacin financiera Mtodos y procedimientos. Mtodos y programas para la realizacin de trabajos y actividades bien distribuidos. Impuestos. Establecer y administrar la poltica y procedimiento de la empresa para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
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APLICACIONES DEL EXCEL PARA CONTABILIDAD 2012 FUNCIONES:

En adelante se describe el ingreso primarios de las funciones como la ubicacin y combinacin de formulas para poder disear y aplicar las funciones requeridas. La planilla que hay a continuacin calcula la cuota de un prstamo mediante la funcin Pago, cuya sintaxis es : =PAGO(tasa;plazo;capital)
Esta planilla calcula el valor de la cuota de un prstamo de $ 3.000.000 que se devuelve en 24 cuotas mensuales al 0.97% mensual. donde : Tasa es la tasa de inters que el Banco cobra por el prstamo. Nmero de cuotas es el nmero de cuotas en las que se devuelve el prstamo. Monto es la cantidad o monto prestado.
La tasa debe corresponder a la misma unidad de tiempo que el Nmero de cuotas. Si las cuotas son mensuales la tasa debe ser inters mensual. Si la tasa es anual, valor de la tasa debe dividirse por doce.
El valor devuelto por esta funcin representa dinero que se paga, mientras que el capital representa dinero que se recibe. Por eso, ambos valores tienen distinto signo. Es posible preguntarse Cunto me saldra la cuota si el monto del prstamo fuera de $ 3.200.000? y si se devolviera en 40 cuotas en lugar de 60. La respuesta es fcil, se pueden cambiar los datos en la funcin y obtener nuevos resultados.
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Pero este trabajo de ir modificando los datos en la frmula y tomar nota de los resultados lo puede hacer Excel de forma mucho ms rpida con el comando Datos/Tabla. Preparar una tabla La Figura siguiente muestra una tabla que se pretende que Excel complete. En la columna D aparecen los distintos valores para el importe del prstamo. En la celda E1 hay una referencia a la frmula que calcula la cuota. El comando Datos/Tabla completar las celdas E2 a E7 con los valores de las cuotas correspondientes a cada uno de los importes de la columna D.
Esta tabla deber mostrar los valores de la cuota para cada uno de los prstamos de la columna D. 1. Se comienza seleccionando la tabla. Se debe incluir la columna con los valores del prstamo y la celda donde se encuentra la frmula. En el ejemplo es el rango D1:D7. Se toma la opcin Datos/Tabla. Aparece el cuadro de la Figura siguiente.
2.
El cuadro que aparece al tomar las opciones Datos/Tabla. 3. 4. Donde dice Celda de entrada (columna) se indica B1, que es la celda donde est el monto prestado. Se hace clic en Aceptar.
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A continuacin, la tabla aparecer completa como en la Figura siguiente, por ejemplo la celda E6 dice que para un prstamo de $ 5.000.000 corresponde una cuota de $ 125.341
La tabla de la Figura Anterior ya completa.
FUNCIONES EMPLEADAS PARA REALIZAR EL TRABAJO

FUNCIONES FINANCIERAS PAGO PAGOINT PAGOPRIN PAGO.PRINC.ENTRE PAGO.INT.ENTRE INT.EFECTIVO TASA.NOMINAL TASA NPER Funciones Lgicas SI Funciones Fecha y Hora FECHA.MES
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APLICACIONES DEL EXCEL PARA CONTABILIDAD 2012 DESARROLLO DE CADA FUNCIN EMPLEADA
Funcin PAGO
Calcula el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y una tasa de inters constante. Sintaxis PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Tasa : es la tasa de inters del prstamo Nper :es le numero total de pagos del prstamo Va: es el valor actual Vf : es el valor futuro. Si el argumento vf se omite, se asume que es 0 (o el valor futuro de un prstamo es cero) Tipo : es un numero 0 o 1 e indica el vencimiento de pagos Tipo :0 al final del periodo Tipo :1 al inicio del periodo Observaciones : El pago devuelto incluye el capital y el inters Ejemplo A 1 2 3 4 5 6 Prstamo Tasa anual Cantidad de cuotas (meses) Vf Tipo Cuota B $ 13.000,00 10,50% 15 0 0 -$ 928,57
Celda B6=PAGO(B2/12;B3;B1;B4;B5)
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En el caso de producirse el pago al inicio del periodo A 1 2 3 4 5 6 Prstamo Tasa anual Cantidad de cuotas (meses) Vf Tipo Cuota B $ 13.000,00 10,50% 15 0 1 -$ 920,51
Funcin PAGO para producir un ahorro en un tiempo determinado
La funcin PAGO, tambin puede determinar los pagos anuales que deberan efectuarse para producir un ahorro de $ 20.000 en 10 aos a una tasa anual del 6,5% de inters en una cuenta de ahorro A 1 Ahorro Monto B $ 20.000,00 6,50% 10 -$ 227,10
2 Tasa anual 3 Aos 6 Pagos Mensuales
Celda B6=PAGO(B2/12;B3*12;B1)
Si se depositan $ 227,10, cada mes en una caja de ahorro, que paga el 6,5% de inters, al final de 10 aos se abra ahorrado $ 20.000
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Funcin PAGOINT
Calcula el inters pagado en un periodo especificado por una inversin basndose en una tasa de inters constante y pagos en periodos constantes. Sintaxis PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) Tasa: es la tasa de inters del periodo Periodo: es el periodo para el que se desea calcular el inters y deben estar entre 1 y el argumento nper Nper: es numero total de pagos del prstamo Va: es el valor actual de una serie de pagos futuros Vf : es el valor futuro de una serie de pagos futuros. Si se omite se calcula como cero Tipo : es un numero 0 o 1 e indica el vencimiento de pagos Tipo :0 al final del periodo Tipo :1 al inicio del periodo Ejemplo A 1 2 3 4 5 6 7 Prstamo Tasa anual Calculo inters en cuota n Cantidad de cuotas (meses) Vf Tipo Inters B $ 13.000,00 10,50% 1 15 0 0 -$ 113,75
Celda B7= PAGOINT=(B2/12;B3;B4;B1;B5;B6)
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En este caso se puede apreciar en la celda B7 que se calcula la parte correspondiente a intereses que incluye la cuota calculada anteriormente de $ 928, 57 en el primer pago es decir en el mes 1 A 1 2 3 4 5 6 7 Prstamo Tasa anual Calculo inters en cuota n Cantidad de cuotas (meses) Vf Tipo Inters B $ 13.000,00 10,50% 15 15 0 0 -$ 8,06
En este caso se calcula en la celda B7 los intereses que integran la cuota de pago en l ultimo mes es decir el mes 15
Funcin PAGOPRIN
Calcula el pago sobre el capital de una inversin durante un periodo determinado, basndose en una tasa de inters constante y pagos peridicos constantes Sintaxis PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) Tasa: es la tasa de inters del periodo Periodo: es el periodo para el que se desea calcular la amortizacin y deben estar entre 1 y el argumento nper Nper: es numero total de pagos del prstamo
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Va: es el valor actual de una serie de pagos futuros Vf : es el valor futuro de una serie de pagos futuros. Si se omite se calcula como cero Tipo : es un numero 0 o 1 e indica el vencimiento de pagos Tipo :0 al final del periodo Tipo :1 al inicio del periodo Ejemplo A 1 2 3 4 5 6 7 Prstamo Tasa anual Calculo inters en cuota n Cantidad de cuotas (meses) Vf Tipo Amortizacin B $ 13.000,00 10,50% 1 15 0 0 -$ 814,82
Celda B7= PAGOPRIN=(B2/12;B3;B4;B1;B5;B6)
En este caso se puede apreciar en la celda B7 que se calcula la parte correspondiente a amortizacin que incluye la cuota calculada anteriormente de $ 928, 57 en el primer pago es decir en el mes 1
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A 1 2 3 4 5 6 7 Prstamo Tasa anual Calculo inters en cuota n Cantidad de cuotas (meses) Vf Tipo Amortizacin
B $ 13.000,00 10,50% 15 15 0 0 -$ 920,51
En este caso se calcula en la celda B7 la amortizacin que integra la cuota de pago en l ultimo mes es decir el mes 15 Como puede apreciarse produciendo la suma de amortizacin e inters en ambos casos se obtiene el valor de la cuota a pagar $113,75+$814,82=$ 928,57 $8,06+$920,51= $ 928,57
El sistema desarrollado para calcular el prstamo es segn el sistema francs donde el valor de la cuota es constante.
SISTEMA ALEMAN
Otro sistema es el alemn donde en este caso el valor constante es la amortizacin durante todo el periodo, siendo variable la cuota a pagar. A efectos de verlo someramente vamos a practicarlo sobre el mismo ejemplo , calculando el valor de la cuota n 1 y la n 15
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A 1 2 3 4 5 Prstamo Tasa anual Cantidad de cuotas (meses) Cuota N Cuota N
B $ 13.000,00 10,50% 15 1 15 $ $ 980,42 874,72
En primer lugar se calcula la amortizacin que por ser constante resulta de dividir el monto del prstamo por el n de cuotas A 6 Amortizacin Constante $ B 866,67
Celda B6 = B1/B3 A continuacin calculamos el inters para la cuota n 1 y n 15 A 7 8 Inters cuota 1 Inters cuota 15 B $ 113,75 $ 8,05
Celda B6=PAGOINT(B2/12;B4;B3;-B1) Celda B7=PAGOINT(B2/12;B5;B3;-B1) Produciendo la suma de la amortizacin constante con el valor obtenido del inters en la cuota 1 y 15 se obtiene el valor de las cuotas respectivas Despus de esta introduccin se continua con el desarrollo de las funciones aplicadas en el cuadro de rentas
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Funcin PAGO.PRINC.ENTRE
Calcula la cantidad acumulada de capital pagado de un prstamo entre dos periodos (per_inicial y per final) Sintaxis PAGO.PRINC.ENTRE(tasa;nper;vp;per_inicial;per_final;tipo) Tasa: es la tasa de inters Nper: es l numero total de periodos de pago Per_inicial: es el primer periodo en el calculo. Per_final: es le ultimo periodo en el calculo
Tipo: es el tipo de pago (al comienzo o al final del periodo); el valor debe ser 0 o 1 Tipo :0 al final del periodo Tipo :1 al inicio del periodo Ejemplo
A 1 2 3 4 5 6 7 Prstamo Tasa anual Cantidad de cuotas (meses) Periodo inicial Periodo final Tipo Amortizacin B $ 13.000,00 10,50% 15 3 9 0 -$ 5.958,56
Celda B7= PAGO.PRINC.ENTRE(B2/12;B3;B1;B4;B5;B6) La Celda B7, calcula la cantidad acumulada de capital pagado del prstamo entre los periodos
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3y9 A 1 2 3 4 5 6 7 Prstamo Tasa anual Cantidad de cuotas (meses) Periodo inicial Periodo final Tipo Amortizacin -$ B $ 13.000,00 10,50% 15 1 1 0 814,82
En este caso la Celda B7, calcula la cantidad acumulada de capital pagado del prstamo entre el periodo inicial 1 y el periodo final 1, el resultado coincide con el obtenido aplicando la funcin PAGOPRIN, correspondiente al mes 1
Funcin PAGO.INT.ENTRE
Calcula la cantidad de inters pagado de un prstamo entre dos periodos (per_inicial y per_final) Sintaxis PAGO.INT.ENTRE(tasa;nper;vp;per_inicial;per_final;tipo) Tasa: es la tasa de inters Nper: es l numero total de periodos de pago Per_inicial: es el primer periodo en el calculo. Per_final: es le ultimo periodo en el calculo
Tipo: es el tipo de pago de intereses (al comienzo o al final del periodo); el valor debe ser 0 o 1 Tipo :0 al final del periodo Tipo :1 al inicio del periodo
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Ejemplo A 1 2 3 4 5 6 7 Prstamo Tasa anual Cantidad de cuotas (meses) Periodo inicial Periodo final Tipo Intereses -$ B $ 13.000,00 10,50% 15 3 9 0 541,40
Celda B7= PAGO.INT.ENTRE(B2/12;B3;B1;B4;B5;B6)
La Celda B7, calcula la cantidad acumulada de intereses pagado del prstamo entre los periodos 3 y 9 La suma de los intereses y amortizacin acumulados entre los periodos 3 y 9, equivalen a la suma de las cuotas ejecutadas en los mismos periodos
A 1 2 3 4 5 6 7 Prstamo Tasa anual Cantidad de cuotas (meses) Periodo inicial Periodo final Tipo Intereses -$ B $ 13.000,00 10,50% 15 1 1 0 113,75
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En este caso la Celda B7, calcula la cantidad acumulada de inters pagado del prstamo entre el periodo inicial 1 y el periodo final 1, el resultado coincide con el obtenido aplicando la funcin PAGOINT, correspondiente al mes 1
Funcin INT.EFECTIVO
Calcula la tasa efectiva del inters anual, si se conocen la tasa de inters anual nominal y l numero de periodos de inters compuesto por ao. Sintaxis INT.EFECTIVO(Int_nominal;num_por_ao) Int_nominal: es la tasa de inters nominal Num_por_ao: es l numero de pagos de inters compuesto por ao. A 1 Prstamo B $ 13.000,00 10,50% 15
2 Tasa anual 3 Cantidad de cuotas (meses) 4 Periodicidad anual 5 Intereses Real
12 11,02%
Celda B5= INT.EFECTIVO(B2;B4) La celda B5 calcula el inters efectivo para una periodicidad de 12 pagos anuales
Funcin TASA. NOMINAL

Calcula la tasa de inters nominal anual, si se conocen la tasa efectiva y l numero de periodos de inters compuesto por ao Sintaxis TASA.NOMINAL(tasa_efectiva;num_per) Tasa_efectiva es la tasa de inters efectiva anual Num_per es l numero de pagos de inters por ao
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A 1 2 3 Prstamo Inters efectivo Cantidad de cuotas (meses) Periodicidad anual Tasa nominal $ B 13.000,00 11,02% 15
4 5
12 10,50%
La celda B5 calcula la Tasa Nominal anual del prstamo, tomando el inters efectivo y la periodicidad de 12 pagos anuales Celda B5=TASA.NOMINAL(B2;B4)
Funcin TASA
Calcula la tasa de inters por periodo de una anualidad Sintaxis TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) Nper es l numero total de periodos de pago en una anualidad Pago es el pago que se efecta en cada periodo y que no puede cambiar durante la vida de anualidad. Generalmente el argumento pago incluye el capital y el inters, pero no incluye ningn otro arancel o impuesto. Va es el valor actual de la cantidad total de una serie de pagos futuros Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar l ultimo pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es cero( por ejemplo el valor futuro de un prstamo es cero) Tipo: es el valor debe ser 0 o 1 e indica el vencimiento de los pagos Tipo :0 al final del periodo Tipo :1 al inicio del periodo
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Estimar es la estimacin de la tasa de inters, si el argumento estimar se omite se supone que es 10% Ejemplo A 1 2 3 4 5 6 7 8 Cantidad de cuotas Cuota Prstamo Vf Tipo Estimar Tasa Mensual Tasa Anual (B7*12) 0,88% 10,50% B 15 -928,57 $ 13.000,00 0 0
En la celda B7 la Funcin Tasa calcula la tasa de inters mensual, que en la celda B8 al multiplicarla por 12 periodicidad anual devuelve la tasa anual. Celda B7=TASA(B1;B2;B3;B4;B5;B6) Se trabajo sobre el mismo ejemplo anterior para verificar que los valores obtenidos son los mismos
Funcin NPER
Calcula el numero de pagos de un prstamo, basado en pagos constantes , peridicos y a una tasa de inters constante Sintaxis NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) Tasa es la tasa de inters por periodo Pago es el pago efectuado en cada periodo, debe permanecer constante durante la vida de la anualidad Va es el valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos
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Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar l ultimo pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es cero( por ejemplo el valor futuro de un prstamo es cero) Tipo: es el valor debe ser 0 o 1 e indica el vencimiento de los pagos Tipo :0 al final del periodo Tipo :1 al inicio del periodo A 1 2 3 4 5 6 Tasa Anual Cuota Prstamo Vf Tipo Cantidad de cuotas 15 B 10,50% -$ 928,57 $ 13.000,00
La celda B6 calcula la cantidad de cuotas necesarias para saldar el prstamo segn las caractersticas del mismo ( Inters, cuota, monto). Se mantiene el mismo ejemplo para verificar los datos. Celda B6= NPER(B1/12;B2;B3;B4;B5)
Funciones Complementarias
Las siguientes funciones a analizar, Lgica SI, de Fecha y hora, FECHA.MES, y de Informacin ESERR y ESERROR, actan combinadas entre s, y con las funciones financieras permitiendo tener la Planilla General, mediante las formulas incorporadas, preparada para ser utilizada en su totalidad 30 aos o en forma parcial, 5, 10, 20 aos etc.
Funcin SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es Verdadero y otro valor si dicho argumento es Falso. Se utiliza para realizar pruebas condicionales en valores y formulas.
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Sintaxis SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Pruba_logica es cualquier valor o expresin que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO Valor_si_Verdadero es el valor que se devolver si prueba_logica es VERDADERO Valor_si_falso es el valor que se devolver si prueba_logica es FALSO Observaciones: Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumento Valor_si_verdadero y Valor_si _ falso para construir formulas mas elaboradas Ejemplo: En el el ejemplo se determina que se pagaran comisiones para un determinado monto de ventas realizadas, y en algunos casos ninguna segn la siguiente tabla Ventas inferiores a $ 20.000 no se paga comisin Ventas superiores a $20.000 pero inferiores a $ 30.000 un 1,8% de comisin Ventas superiores a $30.000 un 4% de comisin A 1 2 3 4 $ $ $ Ventas 21.000,00 15.500,00 34.000,00 $ 1.360,00 B Comisin $ 378,00
La formula a introducir en la celda B2 para ser trasladada al resto es la siguiente Celda B2= SI(A2<20000; ;SI(A2<30000;A2*1,8%;SI(A2>30000;A2*4%)))
Funcin FECHA.MES
Devuelve el numero de serie que representa la fecha que indica el numero de meses anteriores o posteriores a la fecha especificada.
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Usar FECHA.MES para calcular las fechas de vencimiento que caen en el mismo da del mes, que el da de emisin. SintaxisFECHA.MES(fecha_inicial;meses) Fecha_inicial es el numero de serie que representa la fecha inicial Meses es el numero de meses antes o despus del argumento fecha_inicial. Si meses es un valor positivo, corresponde a fecha futura, si el valor es negativo corresponde a fecha pasada Observaciones: Si el argumento fecha_inicial no es una fecha valida, FECHA.MES devuelve el valor de error #NUM! Ejemplo: A 1 2 Fecha inicial 10/11/01 B Vencimiento 10/12/01
El formato que se adopto en las celdas corresponden a Formato-Celda-fecha Celda B2= FECHA.MES(A2;1)
Adoptando el formato Formato-Celda-General, se obtiene el valor de serie correspondiente a cada fecha, como se puede apreciar a continuacin
A 1 2 Fecha inicial 37205
B Vencimiento 37235
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QU ES UNA MACRO? Una macro es un supercomando : un comando que hace, a travs de una sola orden, lo que normalmente requerira de varios pasos. En otras palabras, una macro es un programa: una lista de instrucciones u operaciones que se ejecutan cuando el usuario da la orden adecuada. Cundo debe construirse una macro? Cuando hay tareas repetitivas que se ejecutan varias veces al da, o diariamente, o semanalmente es mucho ms conveniente hacer una macro que con slo un comando pueda ejecutar esa tarea eliminando mucho esfuerzo. En caso de que deba ejecutarse una tarea muy compleja o que exija demasiado esfuerzo, tambin puede ser ms conveniente construir una macro. El ejemplo ms simple
El ejemplo ms simple que pude encontrar es cambiar el tipo de letra, tamao y color a una celda determinada. Haga lo siguiente: En la Celda A1 escriba su nombre, En la Celda B1 escriba su apellido paterno, En la celda C1 escriba su apellido materno, y Seleccione la celda A1.
Debe quedar como se muestra a continuacin:
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A continuacin se abre : Herramientas/Macro/Grabar nueva Macro Aparece el cuadro de dilogo:
La macro ofrece como nombre de la nueva macro el nombre de Macro11, aqu usted puede cambiarle el nombre a la macro, colquele como nombre: CambioFuente y oprima Enter para empezar a grabar la macro. Observe que aparece la palabra Grabando en la barra de estado de la venta y normalmente aparece la barra de Herramientas Detener grabacin2. Seleccione Formato/Celdas y se desplegar el cuadro de dilogo Formato de Celdas. Seleccione la ficha Fuente. Establezca a 16 el tamao de la fuente, el color azul y tipo de letra Courier New. Haga click en Aceptar. Haga click en el botn Detener grabacin de la barra de herramientas. Con esto finaliza la sesin de grabacin de la macro.
Despus de que se haya grabado la macro se puede ejecutarla. Ejecutar una macro: Para ejecutar la macro d los siguientes pasos : Seleccione la celda B1. Seleccione : Herramientas/Macro/Macros y se desplegar el cuadro de dilogo que se muestra a continuacin :
El nombre de una macro puede ser hasta de 255 caracteres de longitud y debe empezar con una letra. Puede tener nmeros, letras y caracteres de guin bajo. No puede tener espacios ni otros caracteres especiales. 2 Si no se despliega la barra de herramientas Detener grabacin, haga click con el botn derec ho del mouse en cualquier barra de herramientas y seleccione Detener grabacin. Esta barra de herramientas slo estar disponible cuando este grabando una macro.
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Seleccione CambioFuente y, despus, Ejecutar. La fuente para la celda B1 adquirir un tamao de 16 puntos, color azul y tipo de letra Courier New. Seleccione la celda C1 y vuelva a ejecutar la macro CambioFuente. Observe que tambin se produjo el cambio de fuente, a pesar de que cuando se grab la macro slo cambio una celda.
Otro ejemplo muy simple Supongamos que se tiene una planilla en la que, por alguna razn, debe escribirse muy a menudo el nombre de quien la hace. Podra escribirse la primera vez en una celda y luego, cada vez que se necesita repetirlo, usar las opciones de copiar y pegar. Sin embargo, y a modo de ejemplo, en este caso se construir una macro, que har que el nombre aparezca mgicamente, en la celda en que est el curso r cuando se construy la macro. Se hace de la siguiente forma: Se ubica en la celda donde se desea aparezca el nombre. Por ejemplo : A1. Se toma las opciones Herramientas/Macros/Grabar nueva macro. Aparece el cuadro que se muestra a continuacin.
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Donde dice nombre de la macro escriba su_nombre o cualquier otro que le parezca ms adecuado, sin espacios en blanco ni caracteres especiales. Donde dice mtodo abreviado, oprima Shift N. D un click en Aceptar.
Lo que se acaba de hacer es echar a andar el grabador de la macro, desde ahora en adelante, hasta que se oprima el botn Detener Grabacin de la barra de herramientas de la Macro, todo lo que se haga se graba en la macro. Mientras usted lee esto el grabador de la macro est funcionando, por lo tanto, continuemos: Escriba su nombre, D enter, Apague el grabador, dando un click en el botn Detener Grabacin de la barra de herramientas de la macro.
Si se hizo todo bien, ya est lista la macro. Para ejecutarla se repite el procedimiento anterior : se coloca en cualquier celda y Seleccione : Herramientas/Macro/Macros y se desplegar el cuadro de dilogo que se muestra a continuacin, ya mostrado donde usted selecciona la macro su_nombre y, despus, Ejecutar. Entonces aparece su nombre.
Otra forma de hacerlo es colocar el cursor en una celda y oprimir la combinacin : control + shift + n y el nombre aparece en esa celda.
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Referencias relativas Supongamos que se tiene una planilla en la que, por alguna razn, debe escribirse muy a menudo el nombre de quien la hace. Podra escribirse la primera vez en una celda y luego, cada vez que se necesita repetirlo, usar las opciones de copiar y pegar. Sin embargo se desea que el nombre aparezca donde est el cursor en la momento de la ejecucin, para eso se usan las referencias relativas. Se hace de la siguiente forma : Se ubica en la celda donde se desea aparezca el nombre. Por ejemplo : A1. Se toma las opciones Herramientas/Macros/Grabar nueva macro. Aparece el cuadro que se muestra a continuacin. Donde dice nombre de la macro escriba su_nombre o cualquier otro que le parezca ms adecuado, sin espacios en blanco ni caracteres especiales.
D un click en Aceptar.
Lo que se acaba de hacer es echar a andar el grabador de la macro, desde ahora en adelante, hasta que se oprima el botn Detener Grabacin de la barra de herramientas de la Macro, todo lo que se haga se graba en la macro. A continuacin se muestra la barra de herramientas de la macro:
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La barra de herramientas de la macro tiene dos botones, el primero de ellos de izquierda a derecha (el que tiene el cuadro en azul) es para detener la ejecucin de la macro, el segundo es para darle a la macro una referencia relativa, es decir que se ejecute a partir de la celda en donde esta posicionado el cursor en el momento de la ejecucin. Ahora debe dar un clic el botn de referencia relativa, una vez hecho esto contine con la construccin de la macro. Mientras usted lee esto el grabador de la macro est funcionando, por lo tanto: Escriba su nombre, D enter, Apague el grabador, dando un click en el botn Detener Grabacin de la barra de herramientas de la macro.
Si se hizo todo bien, ya est lista la macro. Para ejecutarla se repite el procedimiento anterior: se coloca en cualquier celda y Seleccione: Herramientas/Macro/Macros y se desplegar el cuadro de dilogo que se muestra a continuacin, ya mostrado donde usted selecciona la macro su_nombre y, despus, Ejecutar. Entonces aparece su nombre a partir de la celda donde se coloc el cursor.
Un ejemplo ms interesante Ya se ha visto el los diversos ejemplos el procedimiento general para crear y ejecutar una macro, los pasos son los siguientes: 1) Echar a andar el grabador de la macro, lo que implica poner un nombre a la macro y colocar una referencia abreviada (si se desea), 2) Oprimir el botn de Referencias Relativas, si se necesita para esa macro, 3) Hacer las operaciones que se incluirn en la macro, 4) Apagar el grabador de la macro, y 5) Ejecutar la macro para probarla3. Por alguna razn a quienes hicieron excel no tomaron en cuenta hacer un comando que para nosotros es necesario, en la figura siguiente queremos que en la celda b5 aparezca slo el valor y el usuario final no vea la frmula que gener ese valor, es decir, queremos dejar en la planilla slo el resultado de la frmula.
Debe tener presente que no es necesario guardar la macro, ya que cuando se guarda el libro excel, automticamente se guardan las macros junto con el libro.
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Para construir esta macro damos los pasos que se sealan ms adelante, pero antes colocamos los valores, en la celda B2 el nmero de cuotas del prstamo, en la celda B3 el monto del prstamo y en la celda B4 la tasa de inters con el signo de porcentaje para dividirla por 100 1) Se abre la opcin: Herramientas/Macro/Grabar nueva macro. Y aparece el cuadro que ya se haba visto. 2) Donde dice nombre de la macro escriba el nombre que usted desee. 3) Donde dice Mtodo abreviado, si lo desea, coloque Shift + T. 4) Se da un clic en Aceptar. Con este se inicia el grabador de la macro. 5) Si lo desea puede dar un clic en el botn Referencias Relativas. 6) Lleve el cursor a la celda C5. 7) Abra Insertar/Funcin/Financieras/Pago y aparece el siguiente cuadro de dilogo:
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8) En Tasa se coloca B4%, equivale a la tasa de inters dividido por 100, 9) En Nper se coloca B2, equivale al plazo o nmero de perodos, 10) En VA se coloca B3, equivale al monto del prstamo. 11) Al dar un clic en Aceptar aparece en C5 la cuota del prstamo, como se muestra a continuacin: 12) Segn se puede observar en la ceda B5 aparece el resultado, que es el valor de la cuota, y arriba aparece la frmula, que es lo que se quiere evitar.
13) Se coloca el cursor en B5, 14) Se abre Edicin, Copiar, 15) Siempre con el cursor en B5, se abre Edicin/Pegado Especial, y aparece el siguiente cuadro de dilogo;
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15) Se da un clic en Pegar/Valores, tal como se muestra en el ejemplo, y luego en Aceptar, 16) A continuacin arregla el contenido de la celda B5, dejndola con los decimales que estime convenientes, en este ejemplo se deja sin decimales4. 17) Luego se oprime la tecla ESC para vaciar el portapapeles. Es por prolijidad y para que no quede la frmula en dicho portapapeles. Si se hizo todo correctamente, la hoja excel debe quedar de la siguiente forma:
Y ya no aparece la frmula que se us.
El manejo de los formato y nmero de decimales se vio acuciosamente de Excel para Estudiantes de Contabilidad en la pgina web: www.lawebdelprogramador.com
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19) Para terminar se apaga el grabador. Ejecucin de una macro Para ejecutar una macro se hace de la siguiente forma: 1) Se abre la opcin Herramientas/Macros/Macro. Aparece el cuadro de dilogo que muestra la lista de macros disponibles.
En el cuadro de dilogo de ms arriba pueden verse una macro en este libro de excel, ella es: Pago, entonces: 2) Se hace un clic sobre la macro que se desea ejecutar, y 3) Se da un clic en Ejecutar. La segunda forma de ejecutar una macro es adicionando un botn a la barra de herramientas.
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Asignacin de una macro a un botn en la barra de herramientas. Las barras de herramientas son configurables, es decir, se pueden agregar botones o eliminar botones. En este caso se puede incluir un botn asociado a la macro Pago. Para esto se hace lo siguiente: 1) Se abre la opcin Ver/Barras de Herramientas/Personalizar y se selecciona la ficha comandos, tal como se muestra a continuacin.
2)
En la lista de categoras de la izquierda, buscamos y hacemos un clic en macros Aparecer en el lado derecho una lista de comandos disponibles, como se muestra a continuacin:
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3) En esta lista se toma el botn Personalizar botn y se arrastra a donde estn las barras de herramientas. El botn quedar ubicado donde se lo suelte. 4) Se hace un clic en Cerrar.
El botn queda en la barra de herramientas tal como se muestra a continuacin:
Con esto se tiene un nuevo botn en la barra de herramientas, pero no hay ningn comando asignado al mismo. Para asignarle un comando se hace lo siguiente:
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1) Se hace un clic sobre este botn, aparece el cuadro de dilogo que se muestra a continuacin, donde aparecen todas las macros asociadas a este libro de excel (en este caso slo muestra la macro Pago5 :
2) Se presiona sobre la macro que se quiere asignar al botn. 3) Se da un clic en asignar. La prxima vez que se de un clic en el nuevo botn se ejecutar la macro que se le haya asignado. Asignacin de una macro a una nueva opcin del Men. As como se puede asignar una macro a un nuevo botn, tambin es posible asignar una macro a una nueva opcin en el men. Por ejemplo, se va a crear una opcin en el men Edicin para la macro Pago. Se hace de la siguiente forma:
Como se puede observar una macro puede tener el mismo nombre que una funcin de excel sin que haya problemas, ya que se ejecutan en forma diferente.
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1) 2) 3) Se abre la opcin Ver/Barras de herramientas/Personalizar y se selecciona la opcin comandos. En la lista de Categoras de la izquierda se busca y se hace un clic en Macros. En la lista de la derecha se toma la opcin Personalizar elemento del men y se rrastra a la opcin Edicin del Men. Se descolgar el submen correspondiente. Se lleva coloca la opcin Personalizar elemento del men y se coloca donde uno lo desee, en este caso se coloc despus de Mover o copiar hoja. Dar un clic en cerrar.
4) 5)
Como en el caso del botn se tiene la nueva opcin, pero no hay ninguna macro asignada a ella, para solucionar esto hacemos lo siguiente:
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1) Se abre la opcin Edicin/Personalizar elemento del Men (es decir la nueva opcin), vuelve a aparecer el cuadro para asignar la macro:
2) Se da un clic sobre la macro que queremos asignarle a la nueva opcin. 3) Se da un clic en asignar. Eliminar un botn o una opcin, Para eliminar un botn o una opcin se hace lo siguiente: 1) Se elige la opcin Ver/Barras de herramientas/Personalizar, aparece el cuadro de dilogo que se muestra a continuacin:
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2)
3)
Se toma el nuevo botn (de la macro) o se descuelga la nueva opcin, y con el mouse se le lleva al cuadro anterior. Con esto desaparece el botn o la opcin segn corresponda. Dar un clic en Cerrar.
EL EDITOR DE VISUAL BASIC.

Al iniciar la parte de macros se dijo que una macro es un programa. Pero un programa es un conjunto de instrucciones codificadas en un lenguaje especial y siguiendo un orden lgico. El lenguaje que usa Excel para codificar las macros se llama Visual Basic para Aplicaciones o VBA. Para la mayora de las personas, esta materia no tiene importancia: el grabador de macros es el que traduce nuestras planillas al VBA y crea la macro por nosotros. Por otra parte, no es necesario ser programador para meterse en el cdigo de VBA y obtener macros ms poderosas, eficientes y elegantes.
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APLICACIONES DEL EXCEL PARA CONTABILIDAD 2012 Cmo se llega al cdigo de una macro?
Se toma la opcin Herramientas/Macros/Macros. Aparece el cuadro que muestra la lista de macros disponibles. Se da un clic sobre la macro que se desea ver. Por ejemplo: Pago. Se da un clic en Modificar. As se ingresa al editor de Visual Basic, que se muestra en la figura que aparece a
continuacin:
Interpretacin bsica del cdigo de la macro.

El cdigo de la macro Pago es fcil de entender: Sub Pago()
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Todas las macros empiezan con la palabra Sub seguido del nombre de la macro y de un par de parntesis y terminan con la frase End Sub Las lneas precedidas por un apstrofe son comentarios (tambin estn en color verde) y no forman parte del cdigo de la macro, ya que no son instrucciones de Visual Basic. Normalmente identifican al autor de la macro y algo que tenga importancia para entender la macro. Adems el editor de Visual Basic las coloca en color verde para que se distingan de las lneas normales de ejecucin que se colocan con color negro. ActiveCell.FormulaR1C1 = "=PMT(R[-1]C,R[-3]C,R[-2]C)" Aqu le dice que de la celda activa (aquella donde est el cursor) toma el valor que tiene dicha celda, de la celda siguiente hacia abajo toma el valor respectivo y de la celda siguiente toma su valor. Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _Range(E3).Select Esta instruccin asigna los valores de las celdas a una funcin especial que calcula la cuota mensual a pagar. End Sub Indica el fin de la macro.
Modificar el cdigo de la macro.

Se puede modificar el cdigo de una macro, pero hay que saber Visual Basic y tener experiencia en el uso de ese lenguaje de programacin. La recomendacin es que si se necesita modificar una macro resulta mucho ms rpido y fcil hacerla de nuevo. Para cerrar el editor de Visual Basic, ingrese al men: Archivo/Cerrar y volver a Microsoft Excel o tambin con Alt+Q, con lo cual se vuelve a Excel y se puede probar la macro. Hgalo y pruebe el resultado.
Eliminar una Macro.

Si no se necesita ms una macro se puede eliminar en los siguientes pasos: Se toma la opcin Herramientas/Macros/Macro. Aparece el cuadro que muestra la lista de macros disponibles.
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Se hace un clic en la macro que se desea eliminar. Se hace un clic en Eliminar. Seguridad Los Macrovirus Dado que las macros estn codificadas en el lenguaje VBA, esto permite crear virus muy destructivos. Se llaman Macrovirus o virus de macros. De este modo una Macro (ya sea de Excel, Word, Power Point o Access), puede ser portadora de virus e infectar nuestros computadores. Por supuesto, es necesario instalar algn programa que chequee automticamente cualquier archivo que se quiera abrir, incluyendo las planillas Excel. El mismo Excel provee tambin de algunas medidas de seguridad. Se puede establecer una opcin para que Excel avise que la planilla que se quiere abrir tiene una o ms macros. Esto se hace de la siguiente forma: Se abre la opcin: Herramientas/Macro/Seguridad y aparece un cuadro de dilogo con diversos niveles de seguridad6: 1) Alto: Excel abre la planilla con sus macros slo si estas corresponden al autor. En caso contrario la planilla se abrir pero las macros no estarn disponibles. 2) Medio: Excel pregunta al usuario antes de abrir una planilla con macros. Queda bajo la responsabilidad del usuario habilitar o no las macros. 3) Bajo: Excel abre la planilla con sus macros sin ningn tipo de aviso. Normalmente se estable la opcin medio. En este caso al abrir una planilla con macros, aparece el cuadro que se indica a continuacin:
Para Windows 98 con Excel 97, basta con activar la opcin: Herramientas/Opciones/General y dar un clic en la casilla: Proteccin Antivirus en Macros.
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Este cuadro no dice que la planilla est contaminada con virus. Slo indica que tiene macros y, al menos, en teora esas macros podran ser macrovirus. El usuario tiene las posibilidades indicadas:
Deshabilitar Macros: Se abre la planilla sin las macros, Habilitar Macros: Se abre la planilla con las macros, Mas informacin: Entrega informacin adicional sobre la macro.
Ejemplo 1
Observe el cdigo. Range ("cns"). Formula = "=C0*(1+i*t)" En esta lnea estamos indicando que trabajamos con un objeto Range.
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Para indicarle que nos referimos al rango cns, encerramos entre parntesis esta referencia (podramos haberle indicado una direccin de celda determinada como "A1"). De este objeto, indicamos que queremos establecer una frmula para la propiedad Formula , observe que para separar el objeto de su propiedad utilizamos la notacin punto . Application es el objeto superior, es el que representa la aplicacin Excel. As, el primer ejemplo, siguiendo toda la jerarqua de objetos quedara de la forma siguiente: Sub Primero Application.WorkBooks(1).WorkSheets(1).Range("cns").Formula = "=C0*(1+i*t)" End Sub Application no siempre es necesario especificarlo; ser necesario implementarlo si en las macros se trabaja con diferentes libros de trabajo (diferentes archivos). Ejecutar un procedimiento o funcin. Pruebe ejecutar el primer procedimiento de ejemplo. 1.Site el cursor dentro del procedimiento. 2. Active opcin de la barra de mens Ejecutar/ Ejecutar Sub Userform .
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Tambin puede hacer clic sobre el botn o pulsar la tecla F5 . Para ejecutar el procedimiento desde la hoja de clculo. Debe estar en una hoja, no en el editor de Visual Basic 1.Active opcin de la barra de mens Herramientas/ Macro/ Macros .
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Se despliega una ventana que muestra una lista donde ests todas las macros incluidas en el libro de trabajo. 2.Seleccione la macro de la lista y pulse sobre el botn Ejecutar .
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Ejemplo 2 En este segundo ejemplo simplemente ampliaremos la funcionalidad de la macro del ejemplo 1. Adems de escribir la funcin "=C0*(1+i*t)" en el rango cns , la pondremos en formato en moneda seguida del signo pesos y por ltimo le aplicaremos la propiedad de Negrita y Color Azul. Para ello utilizaremos las propiedades Bold y Color del objeto Font .
True , que traducido es verdadero, simplemente indica que la propiedad Bold est activada. Si se deseara desactivar, bastara con igualarla al valor False . Observe que para establecer el color de la propiedad se utiliza la funcin RGB (Red, Green, Blue), los tres argumentos para esta funcin son valores del 0 a 255 que corresponden a la intensidad de los colores Rojo, Verde y Azul respectivamente. Referenciar un rango de celdas.
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Slo tiene que cambiar a la forma Casilla_Inicial:Casilla_Final . Nosotros primitivamente le asignamos nombre a cada rango
Luego
Luego si quisieramos aplicar la misma funcin para crear una tabla y el dominio del tiempo est comprendido en el rango Tx
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Y en el nuevo mdulo basta reemplazar cn por cn_si y t por Tx.
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Variables.
A continuacin vamos a dejar que el usuario entre un valor en el Intersl (i) desde teclado y a continuacin guardaremos ese valor en ese rango. Observe que el valor que entre del usuario debe guardarse en algn lugar, para poder ponerlo despus en la rango (i); pues bien, ese valor se guardar en una variable. Una variable es un lugar de almacenamiento con nombre que puede contener cierto tipo de datos (nmero, texto, fecha, etc.), que puede ser modificado durante la ejecucin del programa. Cada variable tiene un nombre nico que la identifica dentro de su nivel de mbito. Puede especificar un tipo de datos o no. Los nombres de variable deben comenzar con un carcter alfabtico, deben ser nicos dentro del mismo mbito, no deben contener ms de 255 caracteres y no pueden contener un punto o carcter de declaracin de tipo. la forma general de declarar una variable es DIM variable AS tipo . DIM declara variables y les asigna el espacio de almacenamiento. Tipo Opcional. Tipo de datos de la variable; puede ser
Byte, BooleanInteger, Long, Currency, Single, Double, Date, String (para cadenas de longitud variable), String * longitud (para cadenas de longitud fija), Object, Variant, un tipo definido por el usuario o un tipo de objeto. Utilice una clusula separada As tipo para cada variable que defina. En nuestro ejemplo, declararemos la variable de tipo Variant. tipo de datos Variant, es un tipo de datos especial que contiene datos numricos, de cadena o de fecha as como los valores especiales Empty y Null. El tipo de datos Variant tiene un tamao de almacenamiento numrico de 16 bytes y puede contener datos hasta el intervalo de un tipo Decimal o un tamao de almacenamiento de caracteres de 22 bytes (ms la longitud de cadena) y puede almacenar cualquier texto.
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La funcin VarType define el tratamiento que reciben los datos de un Variant. Todas las variables son del tipo Variant a menos que se declaren explcitamente como de cualquier otro tipo. Se har de la siguiente forma. Dim Funcin As Variant Con esto estamos indicando que se reserve un trozo de memoria (el que sea) , que se llama Funcin y que el tipo de datos que se guardarn ah sern datos numricos.
La Funcin InputBox .
Esta funcin muestra un mensaje en un cuadro de dilogo, espera que el usuario escriba un texto o haga clic en un botn y devuelve un tipo String con el contenido del cuadro de texto. Sintaxis InputBox(prompt[, title][, default][, xpos][, ypos][, helpfile, context]) InputBox(Mensaje, Ttulo, Valor por defecto, Posicin horizontal, Posicin Vertical, Archivo ayuda, Nmero de contexto para la ayuda). Mensaje : Es el mensaje que se muestra en la ventana. Si desea poner ms de una lnea ponga Chr(13) para cada nueva lnea, vea el ejemplo siguiente. Ttulo : Es el ttulo para la ventana InputBox. Es un parmetro opcional. Valor por defecto: Es el valor que mostrar por defecto el cuadro donde el usuario entra el valor. Parmetro opcional. Posicin Horizontal: La posicin X de la pantalla donde se mostrar el cuadro, concretamente es la posicin para la parte izquierda. Si se omite el cuadro se presenta horizontalmente centrado a la pantalla. Posicin Vertical: La posicin Y de la pantalla donde se mostrar el cuadro, concretamente es la posicin para la parte superior. Si se omite el cuadro se presenta verticalmente centrado a la pantalla. Archivo Ayuda: Es el archivo que contiene la ayuda para el cuadro. Parmetro opcional.
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Nmero de contexto para la ayuda: Nmero asignado que corresponde al identificador del archivo de ayuda, sirve para localizar el texto que se debe mostrar. Si se especifica este parmetro, debe especificarse obligatoriamente el parmetro Archivo Ayuda. Ejemplo A partir del ingreso de una Tasa Nominal Anual, se ingresar en el rango i la Tasa Efectiva Mensual En el rango "t" se encuentra la variable tiempo Sub Tasa_efectiva() Dim i As Single 'Chr(13) sirve para que el mensaje se muestre en dos lneas i = InputBox("Introduzca la Tasa Nomimal Anual - Expresada en Tanto por Uno" & Chr(13) & "El resultado se guardar en rango i", "Entrada de datos") ActiveSheet.Range("i").Value = ((i * Range("t")) / 12) / 100 End Sub Ejemplo Repetiremos el ejemplo anterior, pero en lugar de entrar los valores sobre la casilla A1, haremos que el usuario pueda elegir en que casilla quiere entrar los dat os, es decir, se le preguntar al usuario mediante un segundo Inputbox sobre que casilla quiere entrar el valor del primer Inputbox. Sern necesaria dos variables, una para guardar la casilla que escoja el usuario y otra para guardar el valor de temperatura. Sub tem() Dim Casilla As String Dim tna As Single Casilla = InputBox("En que casilla quiere entrar el valor", "Entrar Casilla") tna = InputBox("Introduzca la TNA" & Chr(13) & "El resultado se guardar en la casilla" & Casilla, "Entrada de datos") ActiveSheet.Range(Casilla).Value = (tna * (30 / 365)) End Sub
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CASOS PRACTICOS: EJECUTAR EL SIGUIENTE MACRO
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Laborables.xls
CONTROL DE DIAS LABORABLES

En Excel tenemos la funcin =DIAS.LAB(Fecha Inicial;Fecha Final; Festivos ) Calcula el nmero de das laborables entre dos fechas (incluidas ambas), y descuenta los Festivos. Considera laborables de Lunes a Viernes. Deseamos programar una funcin que trabaje igual pero que considere el Sbado tambien como Laborable.
Vea el formado de celda pesonalizado.
29/10/2004 30/10/2004 31/10/2004 01/11/2004 02/11/2004 03/11/2004 04/11/2004 05/11/2004 06/11/2004 07/11/2004 08/11/2004 09/11/2004 10/11/2004 11/11/2004 12/11/2004 13/11/2004 14/11/2004
viernes sbado domingo lunes martes mircoles jueves viernes sbado domingo lunes martes mircoles jueves viernes sbado domingo
1 2 2 2 2 3 4 5 6 6 7 8 9 10 11 11 11
Laborable Laborable No Laborable No Laborable No Laborable Laborable Laborable Laborable Laborable No Laborable Laborable Laborable Laborable Laborable Laborable No Laborable No Laborable
Fiestas 01/11/2004 02/11/2004 07/11/2004 13/11/2004 Dias Laborables (incluidos Sbados) entre el 29-10-2004 y el 14-112004 teniendo en cuenta las Fiestas de la tabla. 11
Dias Laborables entre el 29-10-2004 y el 14-11-2004 teniendo en cuenta las Fiestas de la tabla. 9
DiasLaborablesYSabados = Laborables
Function DiasLaborablesYSabados(Fecha_Inicial As Date, Fecha_Final As Date, Optional Festivos As Range) As Long Dim Laborables As Long Dim i As Long Dim c As Variant Dim F As Long Dim esta As Boolean esta = False Laborables = 0 If Festivos Is Nothing Then For i = Fecha_Inicial To Fecha_Final If i Mod 7 <> 1 Then Laborables = Laborables + 1 End If Next i Else For i = Fecha_Inicial To Fecha_Final If i Mod 7 <> 1 Then esta = False For Each c In Festivos F = CDate(c) If i = F Then esta = True: Exit For Next c If Not esta Then Laborables = Laborables + 1 End If Next i End If DiasLaborablesYSabados = Laborables End Function
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NUMEROS A LETRAS
Option Explicit 'Funcin programada inicialmente por Marco Romani (materia) Function EnLetras(Valor, Optional ByVal Tipo As Byte = 1) As String 'funcion Principal ' If Not IsNumeric(Valor) Then EnLetras = " La referencia no es valor o... 'excede' la precisin !!!": Exit Function End If: Dim Moneda As String, Fracs As String, Cents As Integer If Int(Abs(Valor)) = 1 Then Moneda = " soles" Else Moneda = " soles" If Right(Letras(Abs(Int(Valor))), 6) = "illn " Or _ Right(Letras(Abs(Int(Valor))), 8) = "illones " Then Moneda = "de" & Moneda Cents = Application.Round(Abs(Valor) - Int(Abs(Valor)), 2) * 100 If Cents = 1 Then Fracs = " centimo" Else Fracs = " centimos" If Cents = 0 Then Fracs = "" Else Fracs = " con " & Letras(Cents) & Fracs EnLetras = Letras(Int(Abs(Valor))) & Moneda & Fracs If Valor < 0 Then EnLetras = "menos " & EnLetras If Tipo = 2 Then EnLetras = UCase(EnLetras) ' TODO EN MAYUSCULAS ' If Tipo = 3 Then EnLetras = StrConv(EnLetras, vbProperCase) ' Todo Como Nombre Propio ' If Tipo = 4 Then EnLetras = UCase(Left(EnLetras, 1)) & Mid(EnLetras, 2) 'Primera letra en mayuscula SOLAMENTE ' EnLetras = "(" & EnLetras & ")" End Function Private Function Letras(Valor) As String ' Funcin Auxiliar [uso 'exclusivo'de la funcion 'principal'] ' Select Case Int(Valor) Case 0: Letras = "cero" Case 1: Letras = "un" Case 2: Letras = "dos" Case 3: Letras = "tres" Case 4: Letras = "cuatro" Case 5: Letras = "cinco" Case 6: Letras = "seis" Case 7: Letras = "siete" Case 8: Letras = "ocho" Case 9: Letras = "nueve" Case 10: Letras = "diez" Case 11: Letras = "once" Case 12: Letras = "doce" Case 13: Letras = "trece" Case 14: Letras = "catorce"
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Case 15: Letras = "quince" Case Is < 20: Letras = "dieci" & Letras(Valor - 10) Case 20: Letras = "veinte" Case Is < 30: Letras = "veinti" & Letras(Valor - 20) Case 30: Letras = "treinta" Case 40: Letras = "cuarenta" Case 50: Letras = "cincuenta" Case 60: Letras = "sesenta" Case 70: Letras = "setenta" Case 80: Letras = "ochenta" Case 90: Letras = "noventa" Case Is < 100: Letras = Letras(Int(Valor \ 10) * 10) & " y " & Letras(Valor Mod 10) Case 100: Letras = "cien" Case Is < 200: Letras = "ciento " & Letras(Valor - 100) Case 200, 300, 400, 600, 800: Letras = Letras(Int(Valor \ 100)) & "cientos" Case 500: Letras = "quinientos" Case 700: Letras = "setecientos" Case 900: Letras = "novecientos" Case Is < 1000: Letras = Letras(Int(Valor \ 100) * 100) & " " & Letras(Valor Mod 100) Case 1000: Letras = "mil" Case Is < 2000: Letras = "mil " & Letras(Valor Mod 1000) Case Is < 1000000: Letras = Letras(Int(Valor \ 1000)) & " mil" If Valor Mod 1000 Then Letras = Letras & " " & Letras(Valor Mod 1000) Case 1000000: Letras = "un milln " Case Is < 2000000: Letras = "un milln " & Letras(Valor Mod 1000000) Case Is < 1000000000000#: Letras = Letras(Int(Valor / 1000000)) & " millones " If (Valor - Int(Valor / 1000000) * 1000000) _ Then Letras = Letras & Letras(Valor - Int(Valor / 1000000) * 1000000) Case 1000000000000#: Letras = "un billn " Case Is < 2000000000000# Letras = "un billn " & Letras(Valor - Int(Valor / 1000000000000#) * 1000000000000#) Case Else: Letras = Letras(Int(Valor / 1000000000000#)) & " billones " If (Valor - Int(Valor / 1000000000000#) * 1000000000000#) _ Then Letras = Letras & " " & Letras(Valor - Int(Valor / 1000000000000#) * 1000000000000#) End Select End Function
88

Manual Exel Contable-2013

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APLICACIONES DEL EXCEL PARA CONTABILIDAD 2012

Docente: CPCC. Marco F. Roman Alejo PUNO-PERU

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LAS FUNCIONES DE BSQUEDA:

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Figura 6. En este caso, nuestra matriz comenzar a partir de la columna

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Las referencias relativas y absolutas:

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Figura 8. En funciones combinadas, los parntesis diferentes pares de apertura y cierre.

toman diferentes colores para permitirnos identificar los

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Figura 9. Las herramientas de filtro y ordenamiento se encuentran en el mismo grupo

Figura 10. Seleccionaremos el valor que queramos filtrar.

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Figura 12. El nmero de la factura es un simple valor sin formato.

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El botn para cambiar la operacin de sumarizacin en la tabla dinmica.

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En la Figura siguiente aparece la tabla como la que se plante ms arriba.

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Aqu se elige el mes que se desea mostrar en la tabla.

La tabla dinmica de la Figura anterior, limitada al mes de Febrero.

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Electricista Pintura Plomera

$ 160,000 $ 140,000 $ 120,000 $ 100,000 $ 80,000 $ 60,000 $ 40,000 $ 20,000 $-

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5) Se oprime el botn Aceptar 6) Entonces aparece el resultado.

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CONCEPTO DEFINICION FUNCION FINANCIERA

APLICACIONES DEL EXCEL PARA CONTABILIDAD 2012 UBICACIN DE LA FUNCIN FINANCIERA.

ANLISIS ECONMICO Y FINANCIERO.

APLICACIONES DEL EXCEL PARA CONTABILIDAD 2012 FUNCIONES:

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La tabla de la Figura Anterior ya completa.

FUNCIONES EMPLEADAS PARA REALIZAR EL TRABAJO

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Funcin PAGO para producir un ahorro en un tiempo determinado

2 Tasa anual 3 Aos 6 Pagos Mensuales

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Celda B7= PAGOINT=(B2/12;B3;B4;B1;B5;B6)