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Manual de Procedimientos de Ejecucin Nacional Departamento de Seguridad Gerencia Administrativa Edicin: Octubre 2012

Manual de Procedimientos de Seguridad

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Manual de Procedimientos de Ejecucin Nacional Departamento de Seguridad Gerencia Administrativa Edicin: Octubre 2012

1.

Definiciones

Hurto: Es el apoderamiento ilegtimo de una cosa mueble, ajena en todo o en parte, que, a
diferencia del robo, es realizado sin fuerza en las cosas, ni violencia o intimidacin en las personas.

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Atencin de quejas por hurto o extravo de bienes y seguimiento de hechos presuntamente ilcitos 2. Objetivo

Atender con objetividad y rapidez los reportes de hurto o extravo de bienes propiedad del FONAPAZ o de los empleados; as como dar seguimiento a los hechos presuntamente ilcitos que se detecten durante la supervisin de oficinas e instalaciones y de las reas perifricas.

3.

Alcance

Resguardo de los bienes y personal que labora en Fonapaz.

4.

Referencias

Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala. Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Pblicos (Decreto No. 89 2002). Reglamento de la Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Pblicos (Acuerdo Gubernativo No. 613 2005). Cdigo de Trabajo Cdigo Penal. Ley del Servicio Civil y su Reglamento Acuerdo Gubernativo No. 408 91 de la presidencia. Acuerdo Gubernativo No. 91 - 2000 de la presidencia.

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Ley de Empresas de Seguridad Privada. Y dems ordenamientos legales aplicables.

5.

Responsabilidad y Autoridad
La atencin de las denuncias es responsabilidad de la Secretaria de Seguridad. El seguimiento de la denuncia es responsabilidad del Jefe de Seguridad.

6.

Procedimiento

Para activar el procedimiento, la persona afectada debe presentar su denuncia.

5.1 El Departamento de Seguridad atender oportunamente los reportes que sean presentados o solicitados por los responsables de las reas administrativas relacionadas al hurto, faltante o extravo de algn bien mueble que se encuentra al resguardo de stos; as como de aquellos reportes presentados por los empleados sobre el extravo o hurto de sus bienes o pertenencias.

5.2 El Departamento de Seguridad realizar la investigacin que corresponda sobre los reportes recibidos y de encontrar al presunto infractor de un acto ilcito, levantar acta circunstanciada en la que se dar a conocer los hechos y la probable responsabilidad. Si el probable infractor se trata de un empleado se informar del hecho a la Gerencia de Recursos Humanos para que determinen lo conducente. En caso contrario, si se trata de una persona ajena al FONAPAZ, entonces se pondr a disposicin del Ministerio Pblico o Polica Nacional Civil.

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5.3 El Departamento de Seguridad, con la finalidad de garantizar la seguridad de los bienes tanto del FONAPAZ, como de los empleados, realizar recorridos y rondas de forma discrecional en diferentes horarios en las oficinas e instalaciones de los inmuebles de las unidades administrativas.

5.4 Si derivado de la supervisin de reas, oficinas e instalaciones de esta dependencia, se detectara un acto sospechoso o ilcito, mediante el cual se pudiera desprender la presunta responsabilidad de algn empleado del FONAPAZ, el Departamento de Seguridad informar por escrito a la Gerencia de Recursos Humanos, para que acte en ejercicio de sus funciones y resuelvan conforme a derecho.

5.5 El Departamento de Seguridad estar facultado para asegurar momentneamente a personas ajenas al FONAPAZ considerados como presuntos infractores por ser sorprendidos en flagrancia al momento de cometer algn ilcito que pueda ser constitutivo de delito y ponerlo conjuntamente con la Gerencia de Recursos Humanos a disposicin del Ministerio Pblico o Polica Nacional Civil.

5.6 Cuando los delitos sean cometidos en agravio de personas que laboren en el FONAPAZ y los presuntos responsables sean asegurados, la parte afectada presentar ante el Ministerio Pblico la denuncia correspondiente.

5.7 Los elementos del Departamento de Seguridad contarn con el equipo y los materiales tcnicos necesarios para realizar de forma eficaz y eficiente sus actividades; los cuales les permitir atender y dar seguimiento inmediato cualquier hecho relacionado con algn ilcito, tales como: circuito cerrado de cmaras y televisin, radios de comunicacin, detectores de metales, gas lacrimgeno porttil, etc.

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5.8 Se les impedir el acceso a todas aquellas personas que se les detecte en estado de ebriedad o bajo el influjo de cualquier tipo de droga o enervante.

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Manual de Procedimientos de Ejecucin Nacional Departamento de Seguridad Gerencia Administrativa Edicin: Octubre 2012 Atencin al ingreso de Visitantes al FONAPAZ

1.

Objetivo

Control de personas y vehculos visitantes que ingresan y egresan a las instalaciones para garantizar el resguardo y seguridad del Director y Subdirectores Ejecutivos y dems personal que labora en la institucin.

2.

Alcance

Resguardo del Director, Subdirectores y personal que labora en Fonapaz.

3.

Referencias

4.

Responsabilidad y Autoridad
La coordinacin del ingreso es responsabilidad del personal de Seguridad. La supervisin y toma de decisiones en la materia son autoridad y responsabilidad del Jefe de Seguridad.

5.

Procedimiento

5.1 Verificar y registrar el ingreso de las personas visitantes a la institucin por medio de documento de identificacin personal.

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5.2 En el caso de los delegados de las regionales dejaran su carne de identificacin, el cual ser sustituido por el de visitas y posteriormente se les dar ingreso nicamente al nivel que corresponda.

5.3 Toda persona que visita la institucin deber anticipar su visita para ser anunciada.

5.4 Toda persona visitante debe entregar un documento de identificacin personal para su ingreso, el cual es anotado en el libro que corresponda, se le entregara un gafete identificando al nivel que se dirige y no podr acceder a ningn otro nivel no autorizado.

5.5 En el momento en que se retiran los visitantes se les debe entregar su documento de identificacin personal contra entrega del gafete que se le proporciono a su ingreso.

5.6 Queda prohibido el ingreso de CD, memorias USB, computadoras porttiles y otros equipos electrnicos que no est debidamente autorizado y chequeado.

5.7 En el caso del personal que labora en la institucin que porta arma de fuego deber dejarla en su vehculo o bien en el ingreso, ya que est prohibido portarla dentro de las instalaciones.

5.8 Solamente el personal de seguridad tiene autorizacin para portar arma de fuego dentro de las instalaciones.

5.9 En el caso de funcionarios de la institucin mantendrn su arma de fuego en la oficina y solamente podrn portarla a su ingreso y egreso de las instalaciones y no durante su estada.

5.10Lo no contemplado en estos procedimientos se discutir segn sea el caso.

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Manual de Procedimientos de Ejecucin Nacional Departamento de Seguridad Gerencia Administrativa Edicin: Octubre 2012 Atencin de riesgos por siniestro, movimiento telrico o amenaza de explosivos. 1. Objetivo

Salvaguardar la vida e integridad fsica de los empleados y personal que se encuentra en las oficinas e inmuebles del FONAPAZ en coordinacin con la Brigada de Primeros Auxilios y Rescate, derivado del riesgo que corren por la presencia de un posible siniestro, movimiento telrico o amenaza de explosivos.

2.

Alcance

Salvaguardar la vida y la integridad fsica del personal que labora en Fonapaz y visitantes.

3.

Referencias

4.

Responsabilidad y Autoridad

La operacin es responsabilidad del personal de Seguridad. La supervisin y las instrucciones son autoridad del Jefe de Seguridad.

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5.

Procedimiento

5.1 Todos los empleados y personal en general que se encuentran en las oficinas o inmuebles del FONAPAZ, sern evacuados de inmediato por elementos del Departamento de Seguridad en coordinacin con la Brigada de Primero Auxilios y Rescate, cuando se tenga conocimiento de la existencia de riesgos que pongan en peligro su vida e integridad fsica, derivado de la presencia de un posible siniestro, movimiento telrico o amenaza de explosivos.

5.2 El Departamento de Seguridad actuar con prontitud y eficacia, tomando las medidas necesarias que no pongan en riesgo la vida de las personas; as como de la conservacin de los bienes muebles e inmuebles del FONAPAZ.

5.3 El Departamento de Seguridad atender oportuna y seriamente cualquier aviso de peligro o amenaza de explosivos, realizando el acordonamiento y aseguramiento del inmueble y sus alrededores; coordinndose y apoyndose con los brigadistas del FONAPAZ.

5.4 El Departamento de Seguridad solicitar de manera inmediata el apoyo de las instituciones oficiales de emergencia y proteccin civil: Bomberos Voluntarios y Municipales, Polica Municipal de Transito, Polica Nacional Civil; implementando las medidas necesarias mientras se recibe el apoyo especializado para contribuir a la disminucin de los riesgos y facilitando en su momento, el acceso e intervencin de los servicios de emergencia.

5.5 El titular del Departamento de Seguridad informar del caso al Director Ejecutivo y Subdirectores Ejecutivos; para determinar de manera conjunta las medidas necesarias para evitar riesgos o daos.

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5.6 Cuando se trate de alguna amenaza de explosivos, el Departamento de Seguridad en coordinacin con las instituciones de emergencia eliminar el riesgo para evitar su detonacin y un probable siniestro.

5.7 El Departamento de Seguridad y las instituciones oficiales de emergencia informarn al Departamento de Prevencin y Riesgo que habiendo tomado las medidas necesarias y verificando que las instalaciones y el lugar se encuentran libres y seguros de algn peligro, se podr autorizar la incorporacin de los empleados a sus reas de trabajo.

5.8 Con el objeto de atender eficaz y eficientemente cualquier riesgo natural o intencional que afecte la integridad fsica del personal, el departamento de seguridad contar con el equipo, material, instrumentos y herramientas necesarios para combatir y prevenir cualquier peligro; tales como:

Circuito cerrado de cmaras y televisin. Detectores de metales. Radios de comunicacin, etc.

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Manual de Procedimientos de Ejecucin Nacional Departamento de Seguridad Gerencia Administrativa Edicin: Octubre 2012 Actuacin oportuna en actos de alteracin del orden y de la paz en el ambiente de la Institucin. 1. Objetivo

Conservar la integridad fsica o moral de los empleados y personal en general expuesta ante situaciones de alteracin del orden en las oficinas e instalaciones de los inmuebles del FONAPAZ; as como evitar los daos que pudieran sufrir los bienes muebles e inmuebles de la institucin.

2.

Alcance

Conservar la integridad fsica o moral de los empleados de Fonapaz.

3.

Referencias

4.

Responsabilidad y Autoridad
La operacin es responsabilidad del personal de Seguridad. La supervisin y toma de decisiones en la materia son autoridad y responsabilidad del Jefe de Seguridad.

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5.

Procedimiento

5.1 Se entender por alteracin del orden aquellos actos de violencia, perturbacin, motn, alboroto, agitacin, desorden o agresin que daen o lesionen la integridad fsica o moral de los empleados y personas en general; as como los que sean en contra de los bienes del FONAPAZ.

5.2 El Departamento de Seguridad actuar de forma inmediata ante situaciones de alteracin del orden y de la paz en el ambiente institucional.

5.3 El Departamento de Seguridad implementar medidas preventivas para mantener la seguridad, el orden y la tranquilidad al interior de las instalaciones de los inmuebles del FONAPAZ.

5.4 Ante cualquier acto de alteracin, el Departamento de Seguridad proteger y salvaguardar de manera prioritaria la integridad fsica del Director Ejecutivo y Subdirectores Ejecutivos, empleados y visitantes.

5.5 En caso de producirse alguna agresin, los elementos de seguridad se coordinarn para controlar la situacin y evitar caer en provocaciones, notificando lo sucedido al supervisor de turno y ste al jefe del Departamento de Seguridad, quien lo constatar directamente en el lugar de los hechos o bien, a travs del circuito cerrado de cmaras y televisin para determinar lo conducente. Asimismo, los elementos de seguridad se replegarn a los accesos principales cerrando los mismos e impidiendo el acceso de personas, hasta que el evento se normalice.

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5.6 De ser necesario, el Departamento de Seguridad mantendr comunicacin constante con

los diferentes cuerpos de seguridad del estado o municipal para garantizar la seguridad en el interior de las instalaciones del FONAPAZ.

5.7 En todo momento, la actuacin de los elementos de seguridad estar sujeta al respeto a los derechos humanos, a la normatividad en la materia y a las disposiciones emitidas por la Direccin Ejecutiva.

5.8 Cuando las instalaciones o bienes del FONAPAZ estn siendo daadas, los elementos de seguridad darn aviso inmediato al jefe del Departamento de Seguridad para que adopte las medidas necesarias de seguridad.

5.9 Al tener conocimiento de un dao, los elementos de seguridad guardarn la calma y tomarn los datos correspondientes para hacerlos constar en su parte de novedades e informarn al supervisor de turno, quien realizar lo conducente.

5.10Cuando la alteracin del orden sea cometida por empleados del FONAPAZ, el Departamento de Seguridad tomar nota y dar aviso a la Gerencia de Recursos Humanos para que resuelva lo que a derecho proceda.

5.11Si la agresin es cometida por personas externas al FONAPAZ, el Departamento de Seguridad coadyuvar con la Gerencia de Recursos Humanos, para que un representante legal de la misma presente formal denuncia ante el Ministerio Pblico.

5.12En caso de que algn empleado del FONAPAZ, sea agredido fsica y/o verbalmente, y desee querellarse contra el o los agresores, se le brindar el apoyo necesario y se canalizar a la Gerencia de Recursos Humanos para que reciba la asesora legal al respecto.
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5.13Con la finalidad de atender eficaz y eficientemente cualquier situacin que altere el orden y la paz de la institucin, el Departamento de seguridad contar con el equipo, material, instrumentos y herramientas necesarios para combatir y prevenir cualquier riesgo; tales como: circuito cerrado de cmaras y televisin, detectores de metales, radios de comunicacin, gas lacrimgeno porttil, etc.

5.14El Departamento de Seguridad, a travs del sistema del circuito cerrado de cmaras y televisin y de radiocomunicacin, supervisar constantemente los espacios pblicos de los edificios del FONAPAZ, atendiendo de forma inmediata cualquier anomala que se detecte.

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6.

Anexos

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Manual de Procedimientos de Ejecucin Nacional Departamento de Seguridad Gerencia Administrativa Edicin: Octubre 2012 Brindar seguridad a Director Ejecutivo, Subdirectores Ejecutivos, Empleados y Asistentes en Eventos especiales y Actos en general. 1. Objetivo

Salvaguardar y garantizar la integridad fsica del personal ejecutivo, empleados, invitados y personas en general que asistan a los eventos oficiales y especiales que organicen las dependencias del FONAPAZ, as como custodiar y resguardar el lugar donde se desarrolle.

2.

Alcance

Director, Subdirectores y personal activo de Fonapaz.

3.

Referencias

4.

Responsabilidad y Autoridad
La operacin es responsabilidad del personal de Seguridad. La supervisin y toma de decisiones en la materia son autoridad y responsabilidad del Jefe de Seguridad.

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5.

Procedimiento

5.1 Los titulares de las dependencias organizadoras de eventos oficiales o especiales deben solicitar por escrito o de forma verbal ante el Departamento de Seguridad y vigilancia, custodia y resguardo del rea donde se desarrollara el evento.

5.2 El Departamento de Seguridad, establecer contacto directo con los organizadores para implementar la logstica de seguridad que requiera el evento. Tomar las medidas que considere necesarias para salvaguardar la integridad fsica de las personas que asistan (director ejecutivo. Subdirectores ejecutivos, empleados, invitados y personas en general), adems dotar del equipo necesario a los elementos de seguridad para que cumplan de manera eficaz y eficiente su trabajo.

5.3 Los elementos de seguridad realizarn supervisiones permanentes a las instalaciones del lugar a fin de identificar las salidas de emergencia, equipo contra incendios, rutas de evacuacin, etc., as como custodiar, resguardar y mantener el orden en el rea verificando que nicamente ingresen y permanezcan las personas autorizadas.

5.4 Durante el desarrollo de sesiones ordinarias o extraordinarias, cambio de mando, comparecencias, visitas de mandatarios y personas distinguidas, as como conferencias de prensa, reunin de comisiones o comits, se implementarn los operativos de seguridad necesaria, y la logstica requerida de acuerdo al evento.

5.5 Durante el desarrollo del evento el supervisor de seguridad, tomar nota de la hora de inicio y trmino, nombre del evento, organizador o anfitrin, nmero de personas asistentes, entre otros; as como la informacin que corresponde a las acciones y medidas de seguridad instrumentadas.

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5.6 Al concluir el evento, los elementos de seguridad realizarn un rastreo por el interior del lugar para recoger objetos o bienes olvidados; los cuales debern resguardarse para su devolucin en caso de reclamo por parte del dueo o propietario.

5.7 En caso necesario, los elementos de seguridad acompaarn a los funcionarios ejecutivos de la institucin, visitantes, invitados o empleados hasta su vehculo para resguardar su integridad fsica.

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6.

Anexos

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Manual de Procedimientos de Ejecucin Nacional Departamento de Seguridad Gerencia Administrativa Edicin: Octubre 2012 Revisin de paquetes, bultos, bolsas, maletas o artculos similares. 1. Objetivo

Evitar que las personas que acceden a las instalaciones y dependencias del FONAPAZ, introduzcan artefactos u objetos peligrosos; as como verificar que los bienes muebles propiedad de la institucin, que salen a travs de los empleados u otras personas cuenten con la autorizacin respectiva.

2.

Alcance

Personas que ingresan al edificio de Fonapaz.

3.

Referencias

4.

Responsabilidad y Autoridad

La operacin es responsabilidad del personal de Seguridad. La supervisin y toma de decisiones en la materia son autoridad y responsabilidad del Jefe de Seguridad.

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5.

Procedimiento

5.1 Con el objeto de garantizar la integridad de las personas y los bienes del FONAPAZ, el Departamento de Seguridad revisar paquetes, bultos, maletas, portafolios y otros artculos similares que traten de ingresar las personas que visitan las instalaciones de la institucin.

5.2 Los elementos de seguridad actuarn con cordialidad, diligencia e imparcialidad en la revisin de paquetes, bultos, maletas, portafolios y otros artculos similares, respetando siempre la dignidad de las personas sujetas a dicha revisin.

5.3 Todas las personas que visiten las instalaciones de las dependencias del FONAPAZ estarn sujetas a revisin fsica (espadas detectoras de metales) y al arco detector de metales a fin de evitar que ingresen con objetos o artefactos peligrosos.

5.4 Los elementos de seguridad revisarn de forma individual los bultos o maletas que porten las personas que deseen ingresar o retirarse de las instalaciones del FONAPAZ.

5.5 Con el objeto de garantizar el respeto a la dignidad de los visitantes, empleados y pblico en general de sexo femenino, las bolsas de mano pequeas no sern objeto de revisin; salvo en ciertas ocasiones, sern revisadas por el personal de seguridad femenino.

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5.6 Cualquier objeto o artefacto considerado como peligroso que se pretenda ingresar, ser decomisado. Si la persona responsable de traerlo se trata de un empleado del FONAPAZ, ser puesto a disposicin de la Gerencia de Recursos Humanos para que realice la aclaracin respectiva; o en su caso, si se trata de una persona ajena a la institucin, el objeto o artefacto ser retenido y segn el grado de su peligrosidad, el responsable ser puesto a disposicin del Ministerio Pblico.

5.7 Cualquier objeto o bien mueble propiedad del FONAPAZ que un empleado pretenda sacar de las instalaciones, sin que presente la autorizacin respectiva, se le pedir a la persona aclare la situacin; o en su caso, se le reportar ante la Gerencia de Recursos Humanos para que sta determine lo conducente. Si se trata de una persona ajena del FONAPAZ, se le decomisar el bien y se le pedir que aclare la situacin; o en su caso, se pondr a disposicin del Ministerio Pblico, segn la gravedad del caso.

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6.

Anexos

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Manual de Procedimientos de Ejecucin Nacional Departamento de Seguridad Gerencia Administrativa Edicin: Octubre 2012 Vigilancia de Estacionamiento. 1. Objetivos

Custodiar los vehculos oficiales y de los empleados autorizados para resguardarse en los estacionamientos con que cuenta el FONAPAZ.

2.

Alcance

Vehculos estacionados dentro del edificio de Fonapaz y el los parqueos exteriores contratados.

3.

Referencias

4.

Responsabilidad y Autoridad
La operacin es responsabilidad del personal de Seguridad. La supervisin y toma de decisiones en la materia son autoridad y responsabilidad del Jefe de Seguridad.

5.

Procedimiento

5.1 El Departamento de Seguridad se encargar de custodiar y resguardar los vehculos oficiales o particulares autorizados para hacer uso del servicio de los estacionamientos propios o contratados por el FONAPAZ.
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5.2 Los elementos de seguridad vigilarn los estacionamientos propios o contratados por el FONAPAZ, llevarn el control del acceso y salida de los vehculos autorizados.

5.3 Solo se les permitir el uso del estacionamiento a los ejecutivos o empleados que presenten la autorizacin respectiva; es decir, tarjeta convencional, tarjeta electrnica o marbete, segn sea el caso.

5.4 Se reportar de manera inmediata cualquier anomala que detecten al interior de los estacionamientos, y en caso necesario, solicitarn el apoyo de las fuerzas de seguridad pblica, municipal para evitar cualquier dao de las unidades.

5.5 Registrarn en el libro de control los datos del vehculo y revisarn sus condiciones fsicas (carrocera, llantas, antenas, etc.), debiendo registrar los golpes o detalles visibles al momento de su ingreso.

5.6 Registrarn en la bitcora los datos de la unidad, la hora en que entra y sale el vehculo; as como el nombre de quien lo conduce.

5.7 Los elementos de seguridad verificarn las condiciones fsicas de todos los vehculos que pernocten en el interior de los estacionamientos.

5.8 El Departamento de Seguridad recibir de parte de la Gerencia Administrativa el listado de vehculos autorizados para hacer uso de los estacionamientos propios o contratados por el FONAPAZ.

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6.

Anexos

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Manual de Procedimientos de Ejecucin Nacional Departamento de Seguridad Gerencia Administrativa Edicin: Octubre 2012 Revisar que se cuente con las medidas de seguridad e higiene necesarias en las instalaciones de los edificios del FONAPAZ. 1. Objetivo

Verificar que las medidas de seguridad e higiene con las que cuentan los inmuebles del FONAPAZ sean las adecuadas y se encuentren en condiciones ptimas de uso, a fin de garantizar la conservacin de los bienes y la integridad de las personas.

2.

Alcance

Edificio de oficinas de Fonapaz.

3.

Referencias

4.

Responsabilidad y Autoridad
La operacin es responsabilidad del personal de Seguridad. La supervisin y toma de decisiones en la materia son autoridad y responsabilidad del Jefe de Seguridad.

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5.

Procedimiento

5.1 El Departamento de Seguridad verificar que las instalaciones de los edificios e inmuebles del FONAPAZ cuenten con las medidas de seguridad e higiene necesarias, para prevenir o eliminar riesgos que pudieran provocar daos materiales o humanos originados por fenmenos naturales, accidentales o intencionados.

5.2 Se harn revisiones peridicas a las medidas de seguridad e higiene tanto en el interior como exterior de los edificios del FONAPAZ con el objeto de que el personal de seguridad reporte algn riesgo que pudiera ocasionar daos materiales o humanos.

5.3 Se solicitar ante las unidades administrativas la instalacin o colocacin de las medidas de seguridad necesarias y reportar aquellas que por sus condiciones no garanticen la conservacin de los inmuebles y la integridad de las personas.

5.4 Los elementos de seguridad realizarn recorridos de supervisin constantes por el interior de los diferentes edificios administrativos para detectar oportunamente cualquier riesgo.

5.5 Cualquier riesgo por la falta de medidas de seguridad e higiene ser reportado inmediatamente a la Gerencia Administrativa y a la Gerencia de Recursos Humanos, para que se realice lo conducente.

5.6 En das inhbiles los elementos de seguridad registrarn en su respectivo control los datos de los empleados que se presenten a laborar (nombre, rea de adscripcin, hora de entrada y hora de salida).

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5.7 Despus de la jornada regular de labores, se realizarn recorridos en las oficinas para asegurar aquellos muebles abiertos, tomando nota del estado en que se encuentran y vigilando que permanezcan de esa manera hasta el da siguiente hbil.

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6.

Anexos

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