INFORME Juan Prez Rubio. Ingeniero Informtico. EMPRESA: Cadena de tiendas por departamentos De Todo S.

A
El siguiente escrito es producto de un anlisis minucioso realizado a la tienda del rea del centro de la ciudad ubicada en la A.V Principal, observando las deficiencias que tiene dicha empresa y que naturalmente afectan con la rentabilidad e inters de lucrar de la cadena de tiendas De Todo S.A. Jos Lalup Garca, gerente de la tienda, me presento una lista de problemas con los sistemas, y que adems ya haba tomado en cuenta y anotado, detallare estos problemas y posterior a eso planteare una posible solucin a estas deficiencias. 1. Sistemas muy lentos, tiempo de respuesta de transacciones (ventas) que facilitan la formacin de colas. El problema es que como observe hay 15 cajas de atencin en cada frente de entrada, de los cuales solo funcionan 8 de ellas en un frente y 3 en el otro frente, adems de que estos, no estn correctamente sectorizados, para las necesidades de los clientes. Mi posible solucin sera en que se implemente un sistema ms ordenado que cubra las expectativas del cliente, esto se lograra solucionando el problema del porque no estn en funcionamiento el resto de cajas, adems de sectorizar las cajas de la siguiente forma: CAJAS EN UN FRENTE: CLIENTES CON TARJETA FACTURA FACTURA BOLETA BOLETA CAJA 1 CAJA 2 CAJA 3 CAJA 4 CAJA RPIDA CAJA 5 CAJA RPIDA CAJA 6 ATENCIN PREFERENCIAL CAJA 7 PRESENTADO POR:

CLIENTES SIN TARJETA FACTURA FACTURA BOLETA BOLETA CAJA 8 CAJA 9 CAJA 10 CAJA 11

CAJA RPIDA CAJA 12

CAJA RPIDA CAJA 13

ATENCIN PREFERENCIAL CAJA 14

Caja rpida: esta caja est destinada a clientes que hayan realizado compras pequeas. Atencin preferencial: caja destinada a personas con alguna dificultad fsica, madres gestantes, adultos mayores, etc. Cabe mencionar que el nmero de cajas a disminuido, adems que el personal que atienda debe ser competente, y que haya recibido instrucciones para el manejo de sus funciones, adems que una persona previamente identificada,

este orientando al cliente donde debe de realizar sus pagos, de acuerdo a las caractersticas que ella presente.

2. Problemas de cada de lnea de comunicacin con el servidor central varias veces al mes, lo que implica utilizar la base de datos local que no se encuentra actualizada. Poner en funcionamiento el servidor central instalando, un nuevo sistema informtico, adems de actualizar la base de datos local. 3. Falta de informacin sobre productos, en los terminales utilizados por los promotores o vendedores. Aqu se requiere de un apoyo conjunto, es decir colocando a personal especializado en cada terminal, previamente identificado, que este brinde una informacin detallada de cada producto, llamase caractersticas del producto, funcionamiento, etc. 4. Codificaciones de productos que no correspondan a lo que haba en tienda. Esto produca demoras en cajas al tener que hacer las verificaciones manuales o va telfono con sistemas y el almacn central. Este problema relaciona muchas reas dentro de la empresa tanto la organizacin que debe de existir en el almacn, y cun actualizado se encuentre el sistema que regula la entradas y salidas de los productos que se encuentran en la empresa adems de que estos productos estn incluidos en un inventario debidamente actualizado, por tanto ser conveniente realizar un inventario correcto, a travs de un sistema que permita identificar los totales que hay por cada producto, con una correcta codificacin del material que se quiera ofrecer al cliente.

5. Informes retrasados respecto de ventas por promotor en tienda. Cada promotor especializado en un rubro de la empresa, deber de presentar un informe sobre las ventas mostrando alguna insatisfaccin con el producto o algn otro problema que haya surgido con un cliente, este informe adems deber de incluir las ventas que se realizaron, este informe lo har cada promotor en una reunin que se realizara una vez por mes. Exigiendo claridad en dicho informe adems de que se realice de forma responsable poniendo en frente personas eficientes y eficaces. 6. Liquidaciones errneas de incentivos por ventas para los vendedores de la tienda. Al parecer el modelo de clculo de incentivos implementado no ha sido actualizado con las modificaciones surgidas de la reunin con gerencia hace dos meses aproximadamente. Es muy importante mostrar al vendedor un ambiente donde desarrolle las ganas de poder generar ganancias a la empresa, indicando que de esta forma la empresa crece y por tanto los beneficios de los que laboran tambin hacienden, adems de que el sistema que regula este proceso este actualizado correctamente para las expectativas de la empresa, que una persona

especializada est al tanto de los acuerdos que se den en las reuniones para con el personal que labora en la tienda.

7. Informes retrasados por relacin de impulsadoras con ventas de productos nuevos o en promocin. La informacin que recogen de las impulsadoras o promotores en encuestas o entrevistas con quienes acuden a la tienda no se procesan con celeridad. Actualmente se estima que existe un retraso de 6 meses en este proceso. Los informes que las impulsadoras deben de presentar deben de realizarse con objetividad, y que alguien este a cargo de que estos informes se presenten con puntualidad. Para las mejores de la empresa. 8. Diferencias entre el inventario lgico y el inventario fsico en tienda, con varias prdidas de productos. Se estima que el monto en trminos monetarios de estas prdidas es aproximadamente del 3% del total del inventario. Mediante un sistema se impulsa la creacin de un inventario que concuerde con lo que hay en la tienda, partiendo desde el punto de contabilizar los productos que hay en la tienda, que estn en un buen estado, as como tambin que exista una persona con entrenamiento especializado para que haya un control entre lo que se extrae del almacn como tambin un orden de las cosas, que este sectorizado los productos por sus caractersticas. As como tambin en este lugar se despache las cosas que por su tamao no se pueden entregar en caja, incluso de que su entrega se realice de manera confiable, cerciorando al cliente que el producto entregado esta en buenas condiciones, adems de que su entrega sea la correcta teniendo un especial cuidado las cosas frgiles. 9. Lanzamiento de promociones sin coordinacin con la tienda, asumiendo como cierto lo que aparece en los inventarios de tienda en los sistemas de informacin. Hay una grave desventaja entre lo que figura en el sistema que obviamente esta desactualizado que arroja cantidades no exactas en lo que corresponde a los productos que hay en la empresa, con el nuevo sistema se apreciara mejor la cantidad de productos, adems de que se realicen las coordinaciones pertinentes con los proveedores, as como el personal que lleva estadsticamente las ganancias que generan los productos, partiendo del costo_beneficio, para lanzar al mercado promociones que incentive al cliente a adquirir los productos, presentando un correcto plan de informara al cliente sobre dichas promociones,

mediante avisos publicitarios, o carteles en los contenedores que anuncien las ofertas o promociones, etc. 10. No hay reportes disponibles para el gerente de tienda sobre los avances de metas establecidas por la administracin central, lo que dificulta decidir acciones de reforzamiento o compensacin con el recurso humano. En una empresa es necesario que exista una buena comunicacin y coordinacin entre las cabezas, encargados de mejorar el servicio dirigido al cliente, para de esta forma las ganancias aumenten, el administrador y el gerente son piezas fundamentales para lograr los objetivos tanto a mediano como a largo plazo, estas relaciones contribuyen a los proyectos que la empresa se ha planteado.

11. Los reportes de control de asistencia del personal de la tienda en las diversas modalidades, son frecuentemente cuestionados por inexactos, se cree que por los problemas de reconocimiento al momento de marcar la asistencia. El sistema encargado de identificar y reconocer el momento de entrada y salida del personal que labora es bastante deficiente, por lo que planteo se actualice dicho sistema, buscando las fallas que este pueda tener, ya que como se sabe ocasiona ms de un malestar en los trabajadores, utilizando la tecnologa adecuada, el sistema reconocer a travs de la huella digital al trabajador o en todo caso una tarjeta de identificacin con una clave, aqu el sistema reconocer la hora de llegada, as como la hora de refrigerio de los trabajadores adems de la hora de salida. Ayudando as a que nos e genere un malestar e inseguridad de parte de los trabajadores, as como tambin del contratario.

12. Generar las notas de crdito por devoluciones es un proceso engorroso a travs de los sistemas por lo que preferentemente se realiza de manera manual. Segn la experiencia, el sistema manual en este tipo de empresa no es recomendable ya que genera una inestabilidad tanto para el cliente como para la empresa, porque esta puede prestarse para causar un dao doloso, cayendo en estafa para ambas partes, es un punto que genera la desconfianza, lo que se propone es que las devoluciones disminuyan a medida de que se incorpore un cambio en el almacn, as como tambin en la codificacin de los productos, todo esto se puede lograr a travs de los sistemas que proponemos. 13. La seguridad que pueda transmitir la empresa a travs de sistemas de vigilancia, tanto en el estacionamiento, como dentro de ella. Es importante sealar que lo que un cliente quiere es su seguridad, la empresa puede transmitir ello, de la siguiente forma, incorporando cmaras de

seguridad dentro de la tienda, as como en el estacionamiento, que sean ambientes agradables, donde exista personal identificado como seguridad que hayan tenido preparacin tcnica para este trabajo. En el estacionamiento se requiere de personas que den la informacin necesaria a los conductores sobre a donde podran estacionar sus vehculos, as como un sistema que ayude a reconocer quien es el dueo de los carros estacionados, que exista un control, que el estacionamiento sea de uso exclusivo para el cliente, adems que haya una correcta sealizacin para llegar a la tienda. Es necesario que las escaleras estn dispuestas en cualquier momento, unas que brinden acceso, para el cliente que lleve muchas compras, es decir que el camino se haga acogedor, adems que tambin estn dispuestos a ayudar a las personas discapacitadas.

Como ltimo punto de este informe, tratare detalles pequeos que ayudaran a mejorar la

atencin al cliente as como por siguiente el desarrollo de la empresa. Por ejemplo incorporar la informacin adecuada para el cliente, dndoles a conocer los dispositivos que ayudan a identificar el precio del producto, estos dispositivos se incorporaran en lugares estratgicos, as como tambin un cajero que ayude al cliente a verificar el estado de la tarjeta, si el dinero que hay en ella cubrir todo lo que el cliente pueda llevar, para que de esta forma no se hagan interminables colas en las cajas centrales, adems la incorporacin de un sistema delivery, sin costo alguno ( aqu se detallara estadsticamente precios, para que a la empresa pueda lucrar). Propongo adems cursos de especializacin del personal que labora en la empresa, talleres, para que se brinde una buena atencin al cliente, con el propsito de que el trabajador cubra con las expectativas de la empresa y sobre todo del cliente, recordemos que un cliente contento regresa, y consigo trae a muchos ms por la buena atencin brindada estos son los objetivos que la empresa debe tomar en cuenta. Para lograr esto es necesario un seguimiento y actualizacin de los sistemas incorporados, haciendo uso de la tecnologa podemos lograr grandes metas, siempre teniendo en cuenta la relacin COSTO/BENEFICIO.

Esto se logra implementando los siguientes aspectos en la empresa: Productividad. Exigencia. Compromiso. Respeto. Eficacia. Buena atencin. Responsabilidad.

Es necesario tener en cuenta estos aspectos, ya que la tecnologa a travs de sistemas que ayudan alcanzar grandes metas en la empresa.

INTEGRANTES Matas Acedo Edwin Orlando Coronado Arvalo Joel Edmundo Torres Ancajima Abel