Anexo 1- Procedimiento de control de cambios

Anexo 1- Procedimiento de control de cambios ........................................1 1.Objetivo................................................................................................... 2 2.Alcance.................................................................................................... 2 3.Diagrama de flujo.................................................................................... 2 4.Clasificacin de cambios.........................................................................4 5.Responsables de aprobacin de cambios................................................5 6.Plazos de aprobacin de cambios...........................................................5 7.Descripcin.............................................................................................. 6

1. Objetivo Gestionar, controlar y realizar seguimiento de los cambios solicitados y/o necesarios durante el desarrollo del proyecto.

2. Alcance El alcance del procedimiento de control de cambios se define como el registrar, analizar, evaluar, planear y desarrollar cada uno de los cambios solicitados durante el desarrollo del proyecto.

3. Diagrama de flujo

4. Clasificacin de cambios Despus del anlisis del cambio este se clasificar de la siguiente manera:

Cambios en el alcance o o Menor (impacto bajo en los requerimientos del proyecto) Mayor (impacto en los entregables del proyecto, por cambios o creacin de nuevos requerimientos) o Crtico (impacto en los objetivos del proyecto).

Cambios en el cronograma o o o Menor (impacto sin afectar el cronograma). Mayor (impacto en cronograma). Crtico (impacto en objetivos del proyecto que afectan los plazos establecidos).

Cambios en los costos o o Menor (no exceden el 5% del presupuesto aprobado del proyecto). Mayor (exceden entre el 5% y 10% del presupuesto aprobado del proyecto). o Crtico (impacto en objetivos del proyecto y exceden el 10% del presupuesto aprobado del proyecto).

5. Responsables de aprobacin de cambios Los responsables de aprobar los cambios del proyecto dependern del impacto de estos: Impacto del cambio Menor Mayor Crtico Responsable Gerente de Proyecto Comit de Control de Cambios Comit de Control de Cambios

Se tendrn las siguientes consideraciones para implementar los cambios: Si el cambio lo asume el Programa Trabaja Per entonces se coordinar una reunin con su patrocinador para negociar lo presupuestado. Si el cambio lo asume HR Consultores entonces se analizarn diferentes alternativas y si es necesario se utilizarn las reservas de contingencia que se definieron para el proyecto. Se actualizarn las lneas base y la documentacin del proyecto segn corresponda. La evaluacin de impacto, viabilidad, aprobacin, autorizacin y

documentacin ser realizada por el equipo de proyecto y el comit de cambios. Cada cambio deber contar con una documentacin de definicin del cambio y un informe de los resultados del anlisis del impacto del cambio.

6. Plazos de aprobacin de cambios Los plazos mximos para la aprobacin de los cambios de acuerdo al impacto sern: Critico: 1 da. Mayor: 3 das. Menor: 3 a 5 das.

7. Descripcin A continuacin se detallarn cada uno de los puntos que componen el flujo del procedimiento de control de cambios:

Registro del requerimiento El analista funcional registra y adjunta la documentacin recibida del requerimiento.

Anlisis del requerimiento El equipo de proyecto junto al gerente de proyecto recibe un requerimiento del cliente y realizan un anlisis inicial. Los requerimientos del cliente deben seguir el siguiente formato:

FORMATO N01 - SOLICITUD DE CAMBIOS

Evaluacin del impacto El gerente de proyecto realiza una evaluacin del requerimiento para determinar la magnitud del impacto y tipificar el cambio.

Si el cambio es catalogado como mayor o crtico entonces el comit de control de cambios evala su factibilidad.

Planificacin del requerimiento En caso el cambio haya sido aprobado ya sea por el comit de control de cambios o por el gerente de proyectos, este ltimo deber planificar las actividades requeridas para implementar los cambios.

Anlisis, diseo e implementacin del requerimiento El analista funcional deber realizar el anlisis, diseo y coordinar la implementacin de las actividades planificadas por el gerente de proyecto.

Actualiza e informa el estado del requerimiento El analista funcional informa al solicitante del requerimiento el resultado y el estado de su solicitud y lo registra en el sistema de control de cambios.