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INSTRUCTIVO

ADQUISICIN, REGISTRO, CONTROL DEL EQUIPO DE CMPUTO PORTTIL

2013

Ao de la Inversin para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria Decenio de las Personas con Discapacidad en el Per 2007 - 2016

INSTRUCTIVO PARA LA ADQUISICIN, REGISTRO Y CONTROL DEL EQUIPO DE CMPUTO PORTTIL DEL BECARIO 1. OBJETIVO Regular los procedimientos que deben seguir los becarios, sujetos a una subvencin econmica, para realizar la compra o devolucin del equipo de cmputo porttil (laptop o equipo de similar naturaleza) y dems obligaciones inherentes que resulten del presente procedimiento. 2. 2.1. FINALIDAD Establecer las normas que deben cumplir los becarios que reciben la subvencin para la adquisicin de un equipo de cmputo porttil as como las acciones que deben adoptar las Unidades de Enlace Regional o Local de Becas y Crdito Educativo o Gestor de Becas, para coadyuvar con la adquisicin del referido equipo. Formalizar las especificaciones tcnicas mnimas de adquisicin del equipo, el formulario de rendicin de gasto por equipo de cmputo y las obligaciones de los becarios subvencionados por ste concepto. BASE LEGAL Ley N 29837, que crea el Programa Nacional de Becas y Crdito Educativo. Decreto Supremo N 013-2012-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley N 29837. Resolucin Ministerial 108-2012-ED, que aprueba el Manual de Operaciones del Programa Nacional de Becas y Crdito Educativo. Resolucin Directoral Ejecutiva N 125-2013-MED/VMGI-OBEC-PRONABEC, que aprueba las Normas para la Ejecucin de Subvenciones para estudios en el Per. ALCANCE Comprende a todos los beneficiarios del PRONABEC que hayan recibido una subvencin econmica para adquirir el equipo de cmputo porttil conforme a lo establecido en el literal a) del Artculo N 9 del D.S. N 013-2012-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley N 29837, as como para las Unidades de Enlace Regional o Local de Becas y Crdito Educativo y Gestores de Becas, en lo que resulte aplicable. Las disposiciones contenidas en el presente Instructivo, sern de aplicacin en tanto se manifiesten actos de voluntariedad y buena fe por parte de los beneficiarios poseedores de los equipos porttiles subvencionados por el Programa, por lo que de advertirse actos que contravengan el ordenamiento jurdico en general, ser de aplicacin las disposiciones normativas de derecho comn o aquellas que regulen bienes jurdicos protegidos. 5. CONTENIDO A.- Pasos a seguir para la adquisicin de un equipo de cmputo porttil con la subvencin econmica otorgada por el Pronabec. B.- Pasos a seguir para la rendicin del equipo de cmputo porttil. C.- Pasos a seguir para el control anual del equipo de cmputo porttil. D.- Pasos a seguir frente a la prdida, robo, sustraccin o daos ocasionados por terceros. E. Pasos a seguir ante defectos de fabricacin o inoperatividad por el uso cotidiano del equipo de cmputo porttil. F. Pasos a seguir para la devolucin del equipo de cmputo porttil una vez que se declare extinguida la condicin de beneficiario.

2.2.

3. 3.1 3.2 3.3 3.4 4.

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ANEXOS 1. 2. 3. 4. 5. Especificaciones tcnicas mnimas. Recomendaciones para la compra del equipo porttil de cmputo. Modelo de comprobante de pago (boleta de venta). Modelo de formulario de rendicin de gasto. Disposiciones que debe observar el beneficiario de manera obligatoria con anterioridad a la adquisicin del equipo de cmputo porttil.

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A.

PASOS A SEGUIR PARA LA ADQUISICIN DE UN EQUIPO DE CMPUTO PORTTIL CON LA SUBVENCIN ECONMICA OTORGADA POR EL PRONABEC

1 Paso: El Beneficiario, padre o tutor - tratndose de los menores de edad - recibir una subvencin econmica ascendente a la suma de S/ 2,000.00 (Dos Mil y 00/100 Nuevos Soles) para la adquisicin del equipo de cmputo porttil en una cuenta del Banco de la Nacin que haya sido gestionada por parte del Programa, para el depsito de las subvenciones econmicas que correspondan al beneficiario. Caractersticas Tcnicas del equipo a adquirir: Las especificaciones o caractersticas tcnicas mnimas que debe observar el beneficiario al momento de adquirir el equipo de cmputo porttil se encuentran contenidas en el Anexo 01 del presente Instructivo, por lo que el beneficiario deber optar por adquirir un equipo cuyos componentes o partes integrantes ostenten una menor valorizacin a las Especificaciones Tcnicas Mnimas. Disposiciones que el beneficiario debe observar con anterioridad a la adquisicin del equipo: El beneficiario deber observar las disposiciones establecidas en el Anexo 5, con anterioridad a tomar una decisin respecto al equipo a adquirir. 2 Paso: Acudir, con las especificaciones tcnicas mnimas, a uno o varios vendedores que se encuentren debidamente habilitados por la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria SUNAT, cuyo objeto comercial sea la venta de equipos de cmputo porttil. Para ello se sugiere verificar las recomendaciones que obran en el Anexo 02. 3 Paso: Elegir el equipo de cmputo porttil de acuerdo a las necesidades propias de cada beneficiario, para lo cual es sugerible que se comparen precios segn condiciones ofertadas en el mercado local. No existe restriccin alguna para adquirir equipos de cmputo cuyo valor econmico sea superior al monto subvencionado por el Programa, sin embargo, el diferencial adicional deber ser asumido por el propio beneficiario. 4 Paso: Realizar la compra solicitando una Boleta de Venta (Modelo de Boleta de Venta en anexo 3), a cuyo efecto debern requerir al vendedor que en dicho comprobante de pago, se consigne expresamente las especificaciones tcnicas que obran en el Anexo 01 o en su defecto, las especificaciones que acrediten el mayor valor econmico del equipo. La Boleta de Venta deber ser emitida a nombre del becario, en caso ste sea mayor de edad, ergo tratndose de becarios de menor de edad, en la Boleta de Venta se consignar el nombre del padre de familia o tutor responsable.
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B.

PASOS A SEGUIR PARA LA RENDICIN DEL EQUIPO DE CMPUTO PORTTIL.1 Paso: El beneficiario o tutor correspondiente, acudir a la Unidad de Enlace Regional o Local de Becas y Crdito Educativo o ante el Gestor de Becas con el equipo porttil de cmputo adquirido, con el respectivo comprobante de pago (Boleta de Venta). 2 Paso: El beneficiario deber llenar el Formato N 03 de Rendicin de Gasto que forma parte integrante de la R.D.E N 125-2013-MED/VMGI-OBEC-PRONABEC, la cual obra en el Anexo 04; adjuntando nicamente copia simple de la Boleta de Venta. 3 Paso: El Coordinador Regional o Responsable de la Unidad de Enlace Regional o Local de Becas y Crdito Educativo o el Gestor de Becas segn corresponda - revisar el equipo de cmputo porttil y verificar que en la Boleta de Venta se hayan consignado las especificaciones tcnicas del equipo adquirido, En caso, las especificaciones tcnicas del equipo superan el monto del valor econmico subvencionado, se entender que dicho diferencial econmico ha sido asumido por el propio beneficiario. Tratndose de equipos porttiles adquiridos cuyo valor econmico sea inferior a la subvencin otorgada, el PRONABEC proceder a deducir el diferencial de la subvencin econmica que se le otorga por manutencin ordinaria.

C.

PASOS A SEGUIR PARA EL CONTROL ANUAL DEL EQUIPO DE CMPUTO PORTTIL 1 Paso: Durante el mes de enero de cada ejercicio fiscal, el beneficiario se acercar a la Unidad de Enlace Regional o Local de Becas y Crdito Educativo o ante el Gestor de Becas, con el equipo de cmputo porttil adquirido, a fin de que el Responsable de dicha Unidad o el Gestor de Becas, verifique la condicin del bien subvencionado. El beneficiario exhibir - de ser el caso las constancias o comprobantes que se hayan emitido por mantenimiento o reparacin, cuando stas no hayan sido cubiertas por la Garanta Comercial u otras constancias emitidas tratndose de la utilizacin de dicha garanta. 2 Paso: El Coordinador Regional o Responsable de la Unidad de Enlace Regional o Local de Becas y Crdito Educativo o el Gestor de Becas, levantar un Acta con las observaciones que haya advertido respecto al equipo porttil del beneficiario e informar de ellas a la Oficina de Administracin en un plazo mximo de tres (03) das calendario.

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D.

PASOS A SEGUIR FRENTE A LA PRDIDA, ROBO, SUSTRACCIN O DAOS OCASIONADOS POR TERCEROS 1 Paso Ante la ocurrencia de algn siniestro que implique, la prdida, robo, sustraccin o daos ocasionados por terceros, el beneficiario, padre de familiar o tutor segn corresponda debern denunciar dicho incidente ante la Autoridad Policial o Fiscal del sector, dentro de las veinticuatro (24) horas de ocurrida. 2 Paso Realizada la denuncia respectiva, informar por escrito a la Unidad de Enlace Regional de Becas y Crdito Educativo respecto a lo ocurrido, adjuntando copia de la denuncia efectuada, en un plazo mximo de diez (10) das calendario, contados a partir de ocurrido el incidente. 3 Paso Recepcionada la informacin remitida por el becario y/o padre de Familia o Tutor, el Coordinador Regional de la Unidad de Enlace Regional o Local de Becas y Crdito Educativo o Gestor de Becas, elevar un Informe respecto al incidente a la Oficina de Administracin, adjuntando una Constancia suscrita por el Coordinador Regional o responsable de la Unidad de Enlace Regional o Local de Becas y Crdito Educativo o el Gestor de Becas y el beneficiario, por el cual ambos declaren conocer expresamente que el equipo de cmputo porttil ha sido materia de prdida, robo, sustraccin o daos - segn sea el caso - consignando adems que sta no ser restituida por el PRONABEC.

E.

PASOS A SEGUIR ANTE DEFECTOS DE FABRICACIN O INOPERATIVIDAD POR EL USO COTIDIANO DEL EQUIPO DE CMPUTO PORTTIL 1 Paso En caso el beneficiario advierta que existen fallas en el uso y/o operatividad del equipo porttil adquirido, deber acudir al vendedor, con la finalidad de hacer uso de la Garanta Comercial ofertada al momento de la compra, la misma que de acuerdo a las consideraciones adicionales de las Especificaciones Tcnicas no podr ser inferior a un (01) ao. Cuando la Garanta Comercial haya caducado por el transcurso del tiempo ofertado por el vendedor, el beneficiario asumir los gastos de reparacin. 2 Paso Si el vendedor o fabricante del equipo, advierta que las fallas o defectos advertidos se motivan en el uso inadecuado del equipo de cmputo porttil, ser el beneficiario quien asuma los costos que demanden su reparacin. 3 Paso De persistir los defectos indicados en el Paso 1 y Paso 2, el beneficiario proceder conforme al Paso 3 del tem D del presente Instructivo, sin que ello implique efectuar denuncia alguna ante la Autoridad Fiscal o Policial.

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F.

PASOS A SEGUIR PARA LA DEVOLUCIN DEL EQUIPO DE CMPUTO PORTTIL UNA VEZ QUE SE DECLARE EXTINGUIDA LA CONDICIN DE BENEFICIARIO

1 Paso Si el becario pierde la condicin de beneficiario por alguna de las causales previstas en el Decreto Supremo 013-2012-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley del Programa Nacional de Becas y Crdito Educativo y normas modificatorias, el padre de familia, tutor o el propio beneficiario deber acercarse a la Unidad de Enlace Regional de Becas y Crdito Educativo a devolver el equipo adquirido y accesorios acompaando la Boleta de Venta respectiva. 2 Paso. El Coordinador Regional de la Unidad de Enlace Regional o Local de Becas y Crdito Educativo o Gestor de Becas revisar el equipo y emitir un Acta que acredite la devolucin del bien, previa verificacin de que ste se encuentre acorde con las especificaciones tcnicas que se detallan en el Anexo 01, caso contrario se recibir el equipo de cmputo porttil, dejando constancia de ste hecho en el Acta respectiva, para lo cual elevar un Informe al da siguiente a la Oficina de Administracin para la adopcin de las acciones correspondientes.

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ANEXO 1 ESPECIFICACIONES TCNICAS MNIMAS

EQUIPO DE COMPUTO PORTATIL

CARACTERISTICAS MINIMAS
Procesador: Chipset Memoria RAM Disco duro CD / DVD Tarjeta de red Display Tarjeta de video Regin Cmara Web y Micrfono Batera Teclado Interfaces Slots total / disponibles Tarjeta de Red Inalmbrica Certificacin Ambiental Garanta, Partes o Repuestos / Servicio Tcnico Core i5 2450M (2.5 Ghz) HM65 Express 4GB 1333 MHz DDR3 (1 DIMM) 500 GB SATA 5400 RPM DVD RW Super Multi Integrada (10/100 Mbps) 14. Diagonal, 1366 x 768 de resolucin nativa (HD) Hasta 1 GB compartida LATINOAMERICA Si 6 celdas (48 WHr) Li-Ion Espaol. (2) puertos USB 2.0, (1) VGA, (1) entrada de micrfono externo, (1) salida de audfono estreo/ lnea, (1) conector de alimentacin, (1) RJ-45/Ethernet. (1) lector de tarjetas SD/MMC Integrada 802.11 b/g/n + adaptador Bluetooth 2.1 Energy Star 1 ao (1/1)

SOFTWARE
Sistema operativo Herramienta de Ofimtica Antivirus Windows 8. Licencia perpetua. Microsoft Office (Word, Excel, Power Point). Licencia perpetua. Incluir tarjeta de clave de producto. El Software debe brindar proteccin frente a virus, spyware, adware, rootkits, comportamientos sospechosos, filtrado de seguridad URL, deteccin Web, etc. Licenciado. Incluir tarjeta de clave de producto. Licencia x 1 ao

CONSIDERACIONES ADICIONALES
1. GARANTA 01 (un) ao, otorgada por el vendedor. Los trabajos, derivados de la aplicacin de la garanta, no tendrn ningn costo, para el usuario del equipo. SERVICIO TCNICO EN LIMA POR EL PERIODO DE LA GARANTA El vendedor debe establecer los centros de servicio tcnico autorizados. Tiempo para revisin y diagnstico: 04 horas. Tiempo para solucin o remplazo por garanta: 03 das tiles. SERVICIO TCNICO EN PROVINCIA POR EL PERIODO DE LA GARANTA La atencin del servicio se realizara dentro de la localidad donde se ubique la institucin educativa del becario, en la capital del departamento o capital de provincia y mediante un centro de servicio tcnico definido por el vendedor. Tiempo para revisin y diagnstico: 04 horas. Tiempo para solucin o remplazo por garanta: 03 das tiles.

2.

3.

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ANEXO 2 RECOMENDACIONES PARA LA COMPRA DEL EQUIPO PORTTIL DE CMPUTO Antes de adquirir un equipo de cmputo porttil tenga en cuenta que el vendedor cumpla con las siguientes caractersticas: 1. Este registrado en la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria, para ello deber tener un numero vigente de RUC, una actividad econmica, domicilio fiscal y autorizacin para emitir comprobantes de pago (boleta y/o factura). 2. El concepto que van a cobrar en el Comprobante de Pago (Boleta) debe estar acorde con la actividad econmica de venta de equipos informticos como lo son las computadoras porttiles (laptops o similares). 3. Tener una ubicacin establecida y reconocida, la direccin de la boleta deber coincidir con la direccin donde se adquiere el equipo o si est colocado con un sello o medio mecanizado, la direccin en el comprobante de pago. 4. Estar en situacin de Activo en SUNAT. 5. La Unidad de Enlace Regional podr brindarte informacin si el proveedor esta APTO. Para verificar estos datos tambin podrs hacerlo si se entra al siguiente link http://www.sunat.gob.pe/cl-ti-itmrconsruc/jcrS00Alias Encontrar esta pantalla

Luego insertar el RUC o el Documento de identidad o el Nombre o Razn Social y el cdigo que muestra la imagen. Y verificar:

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ANEXO 3 MODELO DE COMPROBANTE DE PAGO (BOLETA)

Comercial LAPTOP EIRL.

Importante: En esta parte se debe detallar los componentes de acuerdo a las especificaciones tcnicas, sealadas.

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ANEXO 4 Formato a utilizarse en la rendicin de gastos por Laptop Segn lo establecido en la Resolucin Directoral Ejecutiva N 125-2013-PRONABEC
P R O G R A M A N A C IO N A L D E B E C A S Y C R D IT O E D UC A T IVO

Inclusin Social en la Educacin Superior

FORMATO A N 03

RENDICIN DE GASTOS ESPECFICOS

El que suscribe,
(No mbres y A pellido s del B ecario )

Identificado con DNI N

en mi condicin de becario del PROGRAMA NACIONAL DE BECAS Y CRDITO EDUCATIVO (PRONABEC), procedo a realizar correspondiente rendicin de gastos en el mes de: Es preciso indicar que cumpliendo con la normativa establecida adjunto comprobantes de pago. COMPROBANTE N FECHA CONCEPTO IMPORTE S/.

TOTAL A RENDIR

Me afirmo y ratifico de acuerdo al Principio de Presuncin de Veracidad del Ttulo Preliminar de la Ley N27444 Ley de Procedimientos Administrativos Generales, sometindome a las sanciones administrativas y penales que la inexactitud o falsedad de los datos consignados generen. OBSERVACIN: En caso de prdida de los vouchers de pago, se podr presentar una constancia de no adeudo emitida por la Institucin Educativa detallando los conceptos que pag directamente el becario. Formato para Rendicin para Laptop, Uniforme, Costo Acadmico asumido por el becario.

Lugar y Fecha

Firma del(la) Becario(a) DNI

Firma del representante DNI

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ANEXO 5 DISPOSICIONES QUE DEBE OBSERVAR EL BENEFICIARIO DE MANERA OBLIGATORIA CON ANTERIORIDAD A LA ADQUISICIN DEL EQUIPO DE CMPUTO PORTTIL 1. 2. 3. 4. 5. Adquirir un Equipo de Computo Porttil que sea acorde con las especificaciones tcnicas mnimas o superiores a sta. Utilizarla nica y estrictamente para los fines y objetivos de la beca. Se encuentra prohibido utilizar el Equipo Porttil para fines comerciales o particulares Durante el transcurso de la beca, la Laptop es de uso personal, no se permite vender, alquilar o prestar el equipo. Mantener en buenas condiciones y hacer un uso correcto del equipo para evitar su malfuncionamiento o deterioro, en caso de cambios o reparaciones informar a la Unidad de Enlace Regional. Tomar las precauciones de adecuada custodia y seguridad debida para evitar el robo del equipo. Realizar el registro y acudir una vez al ao al control del equipo en las sedes regionales, o cuando las comisiones de revisin o fiscalizacin lo demanden. Devolver la laptop o el monto de subvencin cuando cesan los beneficios como becario o cuando se incumplan las presentes obligaciones.

6. 7. 8.

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