NORMATIVAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO EDUCATIVO CATLICO ESCOLAR (CECE).

INDICE
DOCUMENTO 1 _______________________________________________________3 I. PASO A PASO PARA LA INTEGRACION, LEGALIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO EDUCATIVO CATLICO ESCOLAR. _____3 DOCUMENTO 2 ______________________________________________________19 II. PASO A PASO PARA LA PLANIFICACIN ESCOLAR ANUAL POR LA MODALIDADES DE ADMNISTRACIN ESCOLAR. ________________________19 DOCUMENTO 3 ______________________________________________________42 III. PASO A PASO EN LA ADMNISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS. _______________________________________________________________42

DOCUMENTO 4 ______________________________________________________71 IV. PASO A PASO EN LA ADMNISTRACIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS._______________________________________________________71 DOCUMENTO 5 _____________________________________________________130 V. PASO A PASO EN LA ADMNISTRACIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS ______________________________________________________130 DOCUMENTO 6 _____________________________________________________153 VI. PASO A PASO EN LA ADMNISTRACIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS.______________________________________________________153

DOCUMENTO 1 I. PASO A PASO PARA LA INTEGRACION, LEGALIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO EDUCATIVO CATLICO ESCOLAR.

INTRODUCCIN

Considerando el Convenio de Cooperacin Tcnica Administrativa firmado el 5 de Junio de 1981, entre el Ministerio de Educacin y la Iglesia Catlica a travs de la Conferencia Episcopal de El Salvador y el Ministerio de Educacin, se ha creado un Consejo Educativo Catlico Escolar (CECE) en cada Centro Educativo Catlico Parroquial, Diocesano o Congregacional subsidiado por dicho Ministerio; de esta manera se dinamiza un nuevo modelo de Administracin Escolar Local en donde se crea un espacio de participacin de la comunidad educativa catlica en la administracin del Centro Educativo. El Ministerio de Educacin, con el propsito de orientar a dicha comunidad educativa para la integracin, legalizacin y funcionamiento del Consejo Educativo Catlico Escolar (CECE) presenta en este documento, el marco conceptual de la modalidad de administracin, las normas y procedimientos derivadas de los principios establecidos en la Ley de la Carrera Docente y su Reglamento y otros procedimientos que tienen su base en instructivos internos de dicho Ministerio.

I. QU ES UN CONSEJO EDUCATIVO CATLICO ESCOLAR?

Es una Modalidad de Administracin Escolar Local que se organiza en los Centros Educativos Catlicos ya sea Parroquiales, Diocesanas o Congregacionales que son subsidiados por el Ministerio de Educacin. Esta Modalidad es un organismo consultivo que tiene como funcin principal apoyar al Director o Directora, en todo lo referente a la organizacin, planeacin, promocin, coordinacin, ejecucin y evaluacin de las actividades de los Centros Educativos.

II. CULES SON LAS ATRIBUCIONES DEL CONSEJO EDUCATIVO CATLICO ESCOLAR?
x x x x x Promover los cambios que la institucin necesita para ser un Centro Catlico con proyeccin al futuro. Conocer a fondo el Proyecto Educativo Institucional e implementarlo. Colaborar con el Proyecto Educativo Institucional orientado a la educacin integral de la persona. Actuar con responsabilidad y generosidad en las comisiones que se le encomienda. Priorizar las necesidades para el cumplimiento de sus obligaciones.

III. QUINES FORMAN EL CONSEJO EDUCATIVO CATLICO ESCOLAR?

El Consejo estar conformado por los siguientes sectores: Director o Directora, Docente, Estudiantes y Padres/Madres de Familia. Dicho Consejo estar integrado por 9 Miembros: 1 1 1 1 2 2 1 Director o Directora Subdirector o Subdirectora Educador o Educadora de la Fe (Secretaria) Docente Padres/ Madres de familia Estudiantes (mayores de 12 aos) Ex alumno o Ex alumna

En los Centros Educativos Catlicos en donde laboran menos de tres Docentes, se integrar proporcionalmente.

IV. QU NORMAS DEBE TENER EN CUENTA EL CONSEJO EDUCATIVO CATLICO ESCOLAR PARA SU INTEGRACIN, LEGALIZACIN YFUNCIONAMIENTO?
Para tener xito, el Consejo Educativo Catlico Escolar necesita cumplir con las siguientes reglas o normas que le permitan orientar sus esfuerzos para ofrecer una educacin integral.

Todo Centro Educativo Catlico, Diocesano, Parroquial o Congregacional, previo a constituir un Consejo Educativo Catlico Escolar (CECE), deber estar acreditada como institucin educativa subsidiado por el Ministerio de Educacin. En todo Centro Educativo Catlico, Diocesano, Parroquial o Congregacional subsidiado por el Ministerio de Educacin debe haber un Consejo Educativo Catlico Escolar que preste un servicio de cobertura educativa de calidad, sin fines de lucro. El Director o Directora del Centro Educativo velar por la integracin y funcionamiento del Consejo Educativo Catlico Escolar.

El Consejo Educativo Catlico Escolar, dispondr de un sello para autorizar toda clase de documentos en el ejercicio de sus atribuciones. x Las Reuniones ordinarias y extraordinarias deben ser registradas en un Libro de Actas, que pertenezca exclusivamente al Consejo.

V. CUL ES EL PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIN Y LEGALIZACIN DE UN CONSEJO EDUCATIVO CATLICO ESCOLAR?

A continuacin se presentan los pasos que deben realizarse para conformar un Consejo Educativo Catlico Escolar, indicando quin lo hace (responsable) y qu se hace (actividades). PASO 1. RESPONSABLE Director o Directora del Centro Educativo ACTIVIDAD Con el fin de solicitar el Acuerdo de cambio de cdigo para acreditarlo como Centro Educativo Catlico Subsidiado, prepara la siguiente documentacin para presentarla a la Unidad de Acreditacin del Ministerio de Educacin: x Constancia en original, del

Obispo de su comprensin territorial en la que especifique que el Centro Educativo es una escuela Catlica Diocesana, Parroquial y Congregacional, que funciona en su dicesis. Copia del Acuerdo de nombramiento del Docente pagado por el MINED. Certificacin del Acta de Toma de Posesin del docente. Constancia del Pagador de la Direccin Departamental que contenga la nmina de docentes pagados por el Ministerio de Educacin a ese Centro Educativo. Recibe y revisa la documentacin anterior y si cumple con los requisitos, elabora Acuerdo de cambio de cdigo para acreditarlo como Centro Educativo Catlico Subsidiado. Pasa al Departamento de Asesora Jurdica para firma del Despacho Una vez firmado el Acuerdo, entrega copia del mismo al Director (a) del Centro Educativo y enva copia a la Direccin Departamental. Inicia procedimiento para legalizar el CECE promoviendo su integracin y funcionamiento. En reunin con la comunidad educativa se conforma el CECE integrado por los siguientes sectores: Director(a), Subdirector(a) y los representantes de los docentes, de los estudiantes, de los educadores de la fe, de

2.

Unidad de Acreditacin del Ministerio de Educacin

3.

El Director o Directora del Centro Catlico Educativo

4.

Secretario(a)

5.

El Director o Directora del Centro Educativo

x x

los padres de familia y de los ex alumnos. Asienta en el Libro de Actas, del Centro Educativo, el Acta de Integracin del CECE (Anexo 1) Saca fotocopia del Acta de Integracin que debe ser clara y legible y al reverso de la ltima pgina, certifica el Acta y la sella (Anexo 2) Presenta a la Direccin Departamental de Educacin la siguiente documentacin: Solicitud dirigida al Director (a) Departamental de Educacin, para que lo acredite como CECE (Anexo 3). Copia del Acuerdo como Centro Educativo Catlico Subsidiado por el Ministerio Educacin. Copia de la Constancia del Obispo de su comprensin territorial en la que especifique que el Centro Educativo es una Escuela Catlica Diocesana, Parroquial o Congregacional, que funciona en su dicesis y que presta un servicio de cobertura educativa de calidad, sin fines de lucro. Certificacin del Acta de Integracin. Estadstica actualizada del Centro Educativo con el ES CONFORME del Tcnico de Enlace de la Direccin Departamental de Educacin (Anexo 4). Constancia del Pagador de la Direccin Departamental de la nmina de docentes pagados por el Ministerio de Educacin a ese Centro Educativo.

6.

8.

9.

Revisa la documentacin presentada por CECE si cumple con los requisitos, ingresa informacin a la base de datos x Emite Dos Resoluciones para reconocer al CECE (Anexo 5), las cuales sern firmadas y selladas por el Director(a) Departamental de Educacin. Director(a) Departamental Firma Resoluciones y entrega a Gestin Educativa Departamental, para su distribucin. Gestin Educativa Distribuye las Resoluciones de la siguiente Departamental manera: x Una para la modalidad x Otra para resguardarla en el expediente que lleva la Departamental x Otra para ser enviada a la Unidad de Administracin Local del Nivel Central. Consejo Educativo Recibe Resolucin y lo guarda en el archivo Catlico Escolar correspondiente.

Gestin Departamental

Educativa

ANEXO 1

MODELO DE ACTA DE INTEGRACIN DE UN CONSEJO EDUCATIVO CATLICO ESCOLAR

ACTA N_________ Reunidos en el _________________________________________________________
(Centro Escolar, Instituto Nacional, Escuela de Educacin Parvularia, Complejo Educativo)

con cdigo _______________ ubicado en la jurisdiccin de ______________________

(ciudad, villa o pueblo)

a las ______________horas del da_____________ del mes de ________________ao _________; en sesin_________________________ contando con la asistencia de los
(Ordinaria o Extraordinaria)

seores:_______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _________elegidos de sus respectivos sectores como representantes ante el Consejo Educativo Catlico Escolar, con el propsito de Integrar el CONSEJO EDUCATIVO CATLICO ESCOLAR que fungir a partir de ____________________________________________.
(da, mes y ao en letra)

Se ACUERDA: Integrar el CONSEJO EDUCATIVO CATLICO ESCOLAR, con las personas, cuyos cargos, nombres, nmeros de documentos de Identidad, lugar y fecha de expedicin, ocupacin y domicilio, aparecen a continuacin: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _____________________. Y se le solicita al Secretario(a) del CECE que Certifique esta Acta, para ser presentada a la Direccin Departamental de Educacin de _______________________ para que se inicien los trmites del registro correspondiente del Consejo Educativo Catlico Escolar y no habiendo otro punto ms que hacer constar, se cierra la presente acta, a las ________________ horas, la cual firmamos a continuacin: NOTA: El cuerpo del acta deber contener a rengln seguido, la informacin de cada uno de los miembros del Consejo, siguiendo el orden de acuerdo al cargo. Los miembros firmaran en el mismo orden.

ANEXO 2

CERTIFICACIN DEL ACTA DE INTEGRACIN

El (La) INFRASCRITO(A) Secretario(a) del Consejo Educativo Catlico Escolar, CERTIFICA: Que la anterior copia fotosttica del Acta nmero_________, de fecha __________________________, por medio del cual se integra a los Miembros del Consejo Educativo Catlico Escolar del ______________________________________
(Nombre del Centro Educativo)

con cdigo _________________, ubicado en _________________________________,

(Direccin Exacta)

del Casero________________________________, Cantn______________________, Municipio de________________________, Departamento de ____________________, es conforme y fidedigna con su original con la cual fue debidamente confrontada. Y para los usos que el interesado estime conveniente, se extiende la presente en la ciudad de _______________________________, a los_____________ das del mes de______________ del ao dos mil_________.

F:___________________________________ Nombre y firma del Secretario(a)

(SELLO)

ANEXO 3

MODELO PARA SOLICITUD DE ACREDITACIN COMO CONSEJO EDUCATIVO CATLICO ESCOLAR DIRIGIDA AL DIRECTOR (A) DEPARTAMENTAL
________________________________
(Lugar y Fecha)

Seor (a) _____________________________________________________

(Nombre del Director o Directora Departamental de Educacin)

_______________________________________
(Departamento)

Por la presente hacemos de su conocimiento que el da ___________ de ____________ del ao_______en curso, se constituy el Consejo Educativo Catlico Escolar, Cdigo No._________ del Centro Educativo ______________________________________________________________________
(Nombre del Centro Educativo)

ubicado en ____________________________________________________________,
(Direccin exacta)

del Municipio de____________________ Departamento de _____________________. Por lo que atentamente SOLICITO se Acredite como Consejo Educativo Catlico Escolar, con base al Convenio de Cooperacin entre el Ministerio de Educacin y la Iglesia Catlica a travs de la Conferencia Episcopal de El Salvador. Asimismo, en cumplimiento de los requisitos se adjuntan a la presente: x x Copia del Acuerdo de Centro Educativo Catlico Subsidiado por el Ministerio de Educacin. Constancia del Obispo respectivo, de su comprensin territorial, en la que especifica que el Centro Educativo es una Escuela Catlica Diocesana, Parroquial o Congregacional, que funciona en su Dicesis y que presta un servicio de cobertura educativa de calidad sin fines de lucro. Certificacin del Acta de Integracin del CECE. Constancia del Pagador de la Direccin Departamental que contenga la nmina de docentes pagados por el Ministerio de Educacin a ese Centro Educativo. Estadstica actualizada del Centro Educativo,

x x x

En espera de una resolucin favorable a la presente, le anticipamos nuestro agradecimiento.

F: _____________________________________ (Nombre y firma del Director (a) de CECE)

ANEXO 4

MODELO DE INFORME ESTADSTICO

I. DATOS GENERALES: 1. Nombre del Centro Educativo: __________________________________ 2. Departamento: __________________ 3. Municipio: ________________ 4. Cantn: ______________________ 5. Casero: ____________________ 6. Cdigo de Infraestructura: ________________ 7. Fecha de Informacin: ______________________ II. CUADRO ESTADSTICO:

NOTAS: x En la planta de personal docente se debe incluir por nivel y turno al Director y Subdirector del Centro Educativo, al personal docente con partida con base, sobresueldo u hora clase y al personal docente de materias especiales (como: Msica, Manualidades, Educacin Fsica, Educacin Especial, etc.), pagado por el Ministerio de Educacin, Fondos Propios y Otras Fuentes. En la columna de observaciones, detallar la cantidad de docentes por nivel pagados por el Ministerio de Educacin, Fondos Propios y Otras Fuentes.

ANEXO 5 MODELO DE RESOLUCIN PARA RECONOCER AL CONSEJO EDUCATIVO CATLICO ESCOLAR

RESOLUCIN N 03-0008-03 Direccin Departamental de Educacin de Sonsonate, a las ocho horas del da diecisiete de diciembre de dos mil dos. CONSIDERANDO: III. El Convenio de Cooperacin Administrativa entre el Gobierno de El Salvador por medio del Ministerio de Educacin y la Iglesia Catlica a travs de la Conferencia Episcopal de El Salvador, aprobado el 18 de abril de 1997. IV. Las Normativas para la Integracin, Legalizacin y Funcionamiento del Consejo Educativo Catlico Escolar. V. La Solicitud del Director del Centro Escolar Catlico MONSEOR JOAQUN RAMOS, ubicado en la Colonia Los Milagros, Pasaje El Progreso, Municipio de San Antonio del Monte, Departamento de Sonsonate, cdigo 88102, para que se reconozca en dicho Centro Educativo la Modalidad de Administracin Escolar Local de Consejo Educativo Catlico Escolar (CECE), adjuntando para tal efecto la documentacin siguiente: Copia del Acuerdo de Acreditacin como Centro Educativo Catlico Subsidiado por el Ministerio de Educacin; Copia de la Constancia del Obispo respectivo de su comprensin territorial que ese Centro Educativo es un Centro Catlico que funciona en su jurisdiccin; Certificacin del Acta de Integracin del Consejo Educativo Catlico Escolar; Estadstica actualizada del Centro Educativo y Constancia de la Planta Docente pagada por el Ministerio de Educacin. POR TANTO: Con base en los CONSIDERANDOS anteriores RESUELVE: Reconocer a partir de esta fecha el CONSEJO EDUCATIVO CATLICO ESCOLAR DEL CENTRO ESCOLAR CATLICO MONSEOR JOAQUN RAMOS y a los Miembros que aparecen en el Acta de Integracin. DIOS UNIN LIBERTAD Roberto Candelario Ramrez Barrientos Director Departamental de Educacin Sonsonate.

VI. QU PASOS DEBE DE SEGUIRSE PARA QUE LOS NUEVOS MIEMBROS DEL CONSEJO SEAN RECONOCIDOS POR EL MINISTERIO DE EDUCACIN?
Es importante considerar, que el Consejo no podr funcionar sin sus miembros completos y al Director del CECE le corresponde hacer los trmites para que sean reconocidos, por el Ministerio de Educacin. Si la persona que se retira, tiene firma mancomunada en el Banco, hay que presentar la autorizacin de la Direccin Departamental de Educacin al Banco, para que registren la nueva firma, y as no se detengan las actividades econmicas. Los pasos a seguir, para legalizar los miembros durante el periodo son los siguientes:

PASO 1. 2.

3.

ACTIVIDAD Elige al sustituto y convoca a reunin al CECE para dar a conocer el nuevo integrante a dicho Consejo. Secretario(a) del Levanta Acta de Enmienda (Anexo 6) en el Libro de CECE Actas del CECE y certifica dicha Acta para ser presentada a la Oficina de Gestin Educativa de la Departamental de Educacin. Director del CECE Presenta a Gestin Educativa Departamental la siguiente documentacin: x Certificacin de Acta de Enmienda anexando copia de renuncia u otro motivo de la sustitucin de los miembros del CECE. Gestin Educativa Recibe y revisa la documentacin. Departamental x Actualiza informacin de nuevos miembros en base de datos. x Emite nota de cambio de firma para el banco (si aplica). x Entrega a CECE la Nota de cambio de firma para ser presentada al el Banco (si aplica). (Anexo 7) Director del CECE Realiza trmite en el banco para cambio de firmas llevando copia de Documento nico de Identidad del nuevo miembro que posee firma mancomunada. (si aplica).

RESPONSABLE Director del CECE

4.

5.

ANEXO 6 MODELO DE ACTA DE ENMIENDA A LA ACTA DE INTEGRACIN Reunidos en el _________________________________________________________ (Nombre del Centro Escolar, Instituto Nacional, Escuela Parvularia, Complejo Educativo), ubicado en __________________________________, a las _________________horas del da ________________ (Jurisdiccin del Pueblo, Villa o Ciudad) del mes de _________ del ao _______. Reunido el Consejo Educativo Catlico Escolar de este Centro Educativo en sesin ______________________________, contando con la asistencia de (ordinaria o extraordinaria) las siguientes personas: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ____________________________________________________________________, se dio inicio a la sesin con la aprobacin de la agenda, acto seguido se dio lectura al acta de la sesin anterior, habiendo sido aprobada por unanimidad; a continuacin se conoci el punto nmero:_______________________________________
(Tercero, cuarto, quinto, segn corresponda)

referido a realizar enmienda al Acta de Integracin del Consejo Educativo Catlico Escolar de fecha_________________________________________________________________. Por lo tanto se da a conocer la terminacin de funciones del miembro (a) ______________________________________________________________________
(Nombre de la persona que sale del Consejo)

por haber__________________________ y que representa al Sector ______________

(Fallecido, renunciado, sustituido)

de este Consejo Educativo y se integra,______________________________________

(Nombre del miembro entra a ser miembro del Consejo)

quien desde esta fecha _____________________________________ pasa a ocupar la titularidad en el cargo que vena desempeando el renunciante. Y no habiendo otro punto ms que hacer constar, se cierra la presente acta, a las_________________ horas del da ______________la cual firmamos a continuacin:

ANEXO 7

FORMATO DE NOTA AL BANCO PARA CAMBIO DE FIRMAS EN LA CUENTA BANCARIA

Lugar y Fecha_____________________________________ SEORES BANCO__________________________________________ Presente.

Por este medio solicito a ustedes efectuar en la cuenta N____________________ a nombre del Consejo Educativo Catlico Escolar del Centro Educativo_________________________________________________, del municipio de____________________ del Departamento de_________________, los cambios de los siguientes miembros y sus respectivas firmas:

Contando con su pronta atencin, me suscribo atentamente,

________________________________________________ Nombre y firma del Director(a) Departamental de Educacin

DOCUMENTO 2 II. PASO A PASO PARA LA PLANIFICACIN ESCOLAR ANUAL POR LA MODALIDADES DE ADMNISTRACIN ESCOLAR.

INTRODUCCIN
El trabajo de las Instituciones Educativas, debe estar orientado y dirigido por una Planificacin Estratgica Institucional (PEI), que durante 5 aos gue las grandes acciones de la comunidad educativa, acciones derivadas de una participacin activa de los sectores y de un Diagnstico Institucional, dndole al Centro Escolar una visin a largo plazo que se hace operativo cada ao, por medio del Plan Escolar Anual (PEA). Precisamente, es sobre el Plan Escolar Anual que este documento pretende orientar a los Directores y las Modalidades de Administracin Escolar Local (CDE, ACE y CECE), para que de acuerdo a sus recursos, limitantes y prioridades haga realidad la ejecucin de este. El Plan Escolar Anual, como un instrumento de planificacin de corto plazo, concretiza las acciones del Proyecto Educativo Institucional (PEI), otorgando sentido y direccin al presupuesto y a los proyectos complementarios que se desarrollan en los procesos educativos, administrativos, organizativos y comunitarios de los centros escolares. Este documento est dirigido prioritariamente a los miembros de las modalidades, a su personal directivo, docente y tcnicos de las Oficinas Departamentales, que orientan, apoyan, verifican y coordinan el trabajo de las modalidades.

A.

OBJETIVOS:
General:

Orientar a las Modalidades de Administracin Escolar Local, sobre la elaboracin del Plan Anual, como estrategia y gua de las actividades educativas, que planifica, organiza y coordina durante el ao escolar. Objetivos especficos: 1. Promover el Plan Escolar Anual como un instrumento de trabajo a los miembros de las Modalidades de Administracin Escolar Local.

2. Elaborar el Plan Escolar Anual Educativo Institucional.

en la

lgica de concrecin del Proyecto

3. Facilitar el trabajo, funciones y actividades que desarrollan los miembros de las Modalidades, Comits de Apoyo y los docentes. 4. Aportar conceptos y reflexiones sobre la planificacin operativa e instrumentos que apoyen este proceso.

VII.

QU ES LA PLANIFICACIN?

La planificacin es el proceso de conducir una organizacin desde donde se encuentra actualmente hasta donde queremos que est en el futuro. Este futuro, para los centros educativos es la autonoma escolar, es decir, que los miembros de las Modalidades de Administracin Escolar Local, tengan la capacidad y responsabilidad para decidir sobre lo que conviene hacer y fortalecer la gestin de los recursos que se les asignen, no slo los econmicos, humanos y materiales, sino tambin los pedaggicos. Para alcanzar esta autonoma es importante la elaboracin del Proyecto Educativo Institucional, ya que ste no es responsabilidad ni patrimonio de una sola persona o grupo de personas, sino que es el compromiso de todos los miembros de una Comunidad Educativa. El Plan Escolar Anual, es el instrumento de gestin que contiene un conjunto de acciones o actividades organizadas cronogramadas, que la comunidad educativa debe realizar para lograr los objetivos propuestos en perodo anual del trabajo.

VIII. PORQU ES IMPORTANTE LA PLANIFICACIN?

x x x x x x x x x x x Propicia el desarrollo de la Modalidad y de la Institucin, al establecer mtodos de utilizacin racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro. Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas. Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades. Permite aprovechar la experiencia y los recursos de las personas e instituciones que colaboran con el Centro Educativo. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin. Al establecerse un Plan, suministra las bases a travs de las cuales operar el Centro Educativo. Disminuye al mnimo los problemas potenciales y proporciona a las modalidades, magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo. Permite a las modalidades, evaluar alternativas antes de tomar una decisin. Permite establecer las prioridades con base a las necesidades y los recursos. Permite el logro de los objetivos y metas institucionales.

x x

Fomenta el trabajo en equipo. Se invierte en esfuerzos y recursos.

Dentro de las organizaciones, planear es tan importante como organizar, dirigir y controlar, porque la eficiencia no se logra con la improvisacin, y si administrar es "hacer las cosas a travs de otros", es necesario, primero hacer planes sobre la forma como esa accin se habr de coordinar.

En el campo de la administracin educativa, la planificacin ocupa un lugar importante, ya que a partir de ella y con base a un diagnstico situacional previo, que se evidencia en el PEI, se ejecuten las acciones que tienen que ver con el logro de objetivos y metas referidas al proceso educativo. Por lo anterior es importante el Plan Escolar Anual, ya que contribuye a conducir la labor propuesta de la comunidad educativa y orienta la organizacin que se necesita para la consecucin de los objetivos y acciones establecidas para un ao.

IX.

CULES SON LOS RIESGOS DE NO PLANIFICAR?

El no planificar, conlleva una serie de riesgos para una organizacin, veamos algunos: 1. Si faltan objetivos que orienten el trabajo, esto redunda en la improvisacin y en un mal uso de recursos. 2. No se logran los propsitos educativos definidos para el Centro Educativo. 3. Se realizan acciones aisladas, y no integradas a un slo fin. 4. Los miembros de las Modalidades de Administracin Escolar Local de los centros educativos, no reaccionan adecuadamente a las contingencias o emergencias que se presentan. 5. No existe seguimiento ni control de objetivos y resultados esperados. 6. Se gastan esfuerzos y recursos. 7. Los logros anuales no responden a una planificacin estratgica. Dado que no es posible sealar una secuencia nica para el proceso de planificacin, es posible sugerir dicho proceso siguiendo la lgica que indican las fases siguientes: I. Identificacin de fortalezas (recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen), oportunidades (factores externos, que son positivos, favorables, explotables), amenazas (factores negativos externos) y debilidades para actuar

(recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan). II. Disear de la mejor manera el paso de la situacin actual (problemas que presenta el diagnstico) a la situacin deseada (Por ejemplo, mejoramiento de la calidad, mayor cobertura, etc.). III. Identificar claramente el objetivo u objetivos que se buscan. IV. Aprestamiento para la accin, es decir disposicin de lo necesario para ejecutar las acciones planificadas.

X. QUINES PLANIFICAN AL INTERIOR DE LAS MODALIDADES DEADMINISTRACIN ESCOLAR LOCAL?

La atribucin de planificar es de los miembros de las Modalidades, la cual est contenida en las Leyes y Reglamentos que las rigen, a los Consejos Directivos Escolares, esta atribucin se la asigna el artculo 50 numeral 1 de la Ley de la Carrera Docente. Para el caso de las Asociaciones Comunales para la Educacin, en el artculo 15 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin, corresponde a la Junta Directiva de la Asociacin, esta labor; y para los Consejos Educativos Catlicos Escolares, en el artculo 13 del Reglamento de los Centros de Educacin Catlica de El Salvador, se involucra a todos los sectores de la comunidad educativa en la planificacin. Toda la accin de la planificacin de las instancias de la comunidad educativa debe estar orientada y concretizada en el Proyecto Educativo Institucional (PEI). Para ello los componentes que integran el Proyecto Educativo Institucional, como el Proyecto Curricular del Centro; el Proyecto de Gestin Organizativa y Administrativa, los Proyectos Complementarios y el Plan Escolar Anual, deben responder a los mbitos que conforman el PEI, como son: Pedaggico, Administrativo, Organizativo y Comunitario. En este sentido, se generara un trabajo cooperativo al interior de los centros educativos, que debe tener un equipo Coordinador y equipos dinamizadores en cada uno de los componentes del PEI, que debern involucrar a la comunidad educativa, en Comits de Apoyo, y con ello se fortalecer el proceso de planificacin al compartir todos la visin del rumbo de la institucin, y no solo en los miembros de las Modalidades. La participacin y el trabajo en equipo y la planificacin estratgica son las premisas bsicas para lograr un cambio en el trabajo actual de las escuelas. Se debe ir construyendo una nueva filosofa de gestin, donde la visin deseada de la escuela, la programacin de las estrategias y el mejoramiento de los procesos, son tareas colectivas que requieren el compromiso de toda la Comunidad Educativa.

XI.

CUNDO PLANIFICAR?

En un modelo de gestin educativa, donde se incorporan metas fijadas de manera participativa, y establecidas sobre la base de un Proyecto Educativo Institucional, que contiene objetivos de largo plazo, es prudente revisar y ajustar lo planificado al inicio del ao escolar, cuando ya se tienen algunos insumos, entre ellos: Memoria de Labores, Calendario Escolar, Proyectos aprobados, Presupuestos de Ingresos y Gastos ajustados, etc., lo que permite tener una visin mas acertada sobre la marcha del centro educativo y de los resultados que se pueden obtener. Este proceso de planificacin en el corto plazo, debe conllevar a la Modalidad a elaborar el Plan Escolar Anual, el Presupuesto Estimado de Ingresos y Egresos, el Proyecto Curricular del Centro y los Proyectos Complementarios; durante el ltimo trimestre del ao lectivo, para ser presentados en la Asamblea de Padres y Madres de familia. En el caso de la aprobacin de las Contribuciones de Apoyo Econmico Voluntario y Otros Ingresos programados para el ao siguiente en los centros educativos de Parvularia, Bsica y Especial, se deben aprobar durante el ltimo trimestre del ao lectivo y la aprobacin de las Cuotas de Escolaridad u otros ingresos de los Centro Educativos con niveles de media, se deben realizar tres meses antes de que finalice el ao lectivo. Despus de aprobadas las contribuciones o cuotas voluntarias u otros ingresos previstos, se debe presentar a la comunidad educativa el Plan Escolar Anual, revisarlo y ajustarlo al inicio del prximo ao escolar, cuando ya termin el perodo de matrcula y ya se pueden tener datos exactos y no estimados de los recursos de los que dispondr la institucin proveniente del Ministerio de Educacin o de otras fuentes previstas en el presupuesto. Durante el ao escolar se debern ajustar las metas y actividades, en funcin al logro de objetivos que se tenga u otras prioridades que se operen; dado que las cuotas de escolaridad y contribuciones de apoyo voluntario se pueden pagar mensualmente o en cualquier poca del ao escolar.

XII.

CUL ES LA LGICA DE LA PLANIFICACIN?

La planificacin funciona de acuerdo a una lgica muy simple y concreta que resumimos en la siguiente manera:

DIAGNSTICO Situacin Inicial

PRONSTICO Situacin Futura

Estrategias, Planes, Programas, Proyectos

Situacin Deseada

La planificacin siempre parte de una situacin inicial, la cual incluye tanto la realidad interna del centro educativo como de la comunidad donde est inmersa; esta situacin se puede conocer mediante un diagnstico. Si analizamos el diagnstico podemos establecer un pronstico hacia una nueva realidad en un futuro cercano, si no actuamos sobre esa realidad. La situacin deseada es el cambio de rumbo que queremos introducir en la evolucin general de la realidad. Alcanzar este objetivo es el propsito de la Planificacin.

XIII. PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIN

PARTICIPACIN La participacin significa que los diferentes actores que se involucran en ella, tanto internos como externos al centro educativo, tienen injerencia en la toma de decisiones y por ende son responsables de los resultados y consecuencias que dichas decisiones tienen. Todo Plan debe ser aprobado por la REALISMO Modalidad.

Debe de adaptarse a la realidad del medio donde funciona la Institucin. La Modalidad debe pensar en primer lugar con qu recursos cuentan y ajustar los Planes, Programas y Proyectos a FLEXIBILIDAD la disponibilidad de esos recursos. Debe de facilitar la adecuacin a las circunstancias que se presentan, la Modalidad debe de prever varias alternativas de accin y establecer sistemas de seguimiento y evaluacin durante el desarrollo de las actividades planificadas. Los planes deben de integrar los intereses tanto de la institucin como de las personas que van a participar en la ejecucin de las actividades y de los/as beneficiarios/as.

UNIDAD

PRECISIN

Se debe planificar con claridad. Para asegurar que la planificacin sea precisa, es necesario que las Modalidades, tenga respuestas a las preguntas: Qu se quiere hacer? Dnde debe hacerse? Quin va a ejecutar la tarea? Con qu recursos? Cmo se va a desarrollar el plan? Cul es el objetivo? Cundo se va a realizar?

XIV. CULES SON LOS INSTRUMENTOS DEL PROCESO DE PLANIFICACIN?

Dentro del proceso de planificacin de los Centros Educativos, se van desarrollando una serie de instrumentos: B. C. D. E. PEI PEA Presupuesto de los Centros Educativos Proyectos Complementarios

El Plan Escolar Anual, es el instrumento de planificacin operativa a corto plazo (un ao). Este Plan es la concrecin del Proyecto Educativo Institucional, que es el

instrumento estratgico de desarrollo educativo de mediano y largo plazo dentro del Centro Escolar. Este se nutre y retoma las actividades contempladas en las polticas y programas del Ministerio de Educacin, y adems define sus prioridades en funcin a sus problemas, necesidades e intereses detectadas por la Comunidad Educativa. Para ello es necesario: x x Contar con un mnimo de evaluaciones, estadsticas, etc. informacin, proveniente de diagnsticos,

Tomar en cuenta las condiciones econmicas, sociales, culturales, etc. de la institucin y del medio ambiente. El recurso humano debe contar con un mnimo de capacidad tcnica en materia de planificacin. La actitud de los miembros de las modalidades, respecto a la planificacin, es vital para motivar a la comunidad educativa a participar en Comits de Apoyo.

Todo Plan Escolar Anual debe ser acompaado del PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS y de los PROYECTOS COMPLEMENTARIOS a realizarse en el ao escolar. Es necesario aclarar que las modalidades deben priorizar las necesidades por reas de gestin: Pedaggico, Administrativo, Organizativo y Comunitario; desde la elaboracin del Proyecto Educativo Institucional, para luego retomar los objetivos estratgicos en el Plan Escolar Anual. De estos objetivos estratgicos del PEI surgen los Programas de Accin. Estos Programas de Accin deben concretarse en un conjunto de Proyectos que deben contener las actividades, recursos y responsables de ellos en el corto plazo. Estos Proyectos servirn de base para elaborar el Plan de Compras, es decir, con fondos provenientes del Ministerio de Educacin, Otros Ingresos (Fondos Propios) y de otras fuentes, tomando como referencia el presupuesto.

XV.

QU ES EL PLAN ESCOLAR ANUAL?

Es un instrumento operativo que contiene un conjunto de acciones o actividades organizadas y cronogramadas, que la comunidad educativa debe realizar para lograr los objetivos propuestos en un periodo anual de trabajo.

XVI. POR QU ES IMPORTANTE EL PLAN ESCOLAR ANUAL?

Contribuye a conducir la labor propuesta de la comunidad educativa y orienta la organizacin que se necesita para la consecucin de los objetivos y acciones establecidas para un ao.

XVII. QU ELEMENTOS TIENE UN PLAN ESCOLAR ANUAL?

El Plan Escolar Anual (PEA), deber considerar los componentes bsicos siguientes: 1. DIAGNSTICO Este apartado se refiere al diagnstico que respalda el Plan, el cual permite un uso efectivo y eficiente de los recursos existentes. Es decir, el diagnstico es un anlisis objetivo de la situacin educativa y social que se intenta modificar y de los problemas a enfrentar, con el fin de establecer las prioridades que la institucin educativa esta en condiciones de desarrollar para resolverlos. Se deber describir los que se desea obtener al final del perodo de duracin del Plan, mediante la ejecucin de las actividades y los recursos asignados. Las metas son los objetivos cuantitativamente dimensionados. Expresan lo que se lograr en un plazo determinado (las metas debern estar en funcin de los procesos institucionales). Son acciones que permiten alcanzar los objetivos previstos establecidos para un perodo determinado que se plasman en un Cronograma. Deben corresponder a una o varias metas. Es la cantidad de recursos (humanos, materiales y financieros) que se ha previsto para la realizacin de una actividad, con la que se espera obtener determinados productos y alcanzar los objetivos del Plan. Para ello es necesario elaborar el Presupuesto de Ingresos y Gastos que ms adelante se detalla. En este cuadro se anotaran los rubros contemplados en cada Meta o Proyecto a desarrollar, la cantidad o nmero de bienes o servicios, el precio unitario del bien o servicio y el Total (que se obtiene de multiplicar cantidad por precio unitario). Los proyectos son acciones definidas para atender necesidades o problemas detectados en el diagnstico, para un perodo de tiempo establecido. En el cronograma, se deber indicar las semanas del mes en que se realizara la actividad. Por ejemplo si la actividad en la segunda semana de junio, se indicara con el nmero 2, si se realizara en las cuatro semanas de un mes, se indicara 1, 2, 3, 4. Se comparar resultados (Metas y Objetivos) sobre las actividades propuestas y los logros obtenidos.

2.

OBJETIVOS

3.

METAS

4.

ACTIVIDADES

5.

RECURSOS

6.

PRESUPUESTO

7.

PROYECTOS COMPLEMENTA RIOS EVALUACIN

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

XVIII. QU PASOS SEGUIR PARA LA ELABORACIN DEL PLAN ESCOLAR ANUAL?

1. Identificar las necesidades prioritarias, evaluacin diagnstica. 2. Definir los objetivos anuales. 3. Precisar objetivos segn las reas especficas. 4. Determinar las metas Institucionales. 5. Determinar las actividades. 6. Asignar recursos. 7. Elaborar el Presupuesto. 8. Definir los responsables para cada actividad. 9. Elaborar cronograma. 10. Definir Plan de Evaluacin. 11. Elaborar el documento final. El esquema desagregado para elaborar el Plan Escolar Anual se encuentra en el Anexo 1.

XIX. QU ES EL PRESUPUESTO?
Es una estimacin de ingresos y gastos futuros, que la Modalidad debe preparar anticipadamente para cada ao en el PEA, pudindolo subdividir en semestres, trimestres o meses, para indicar los resultados esperados. El Presupuesto puede ser modificado o reajustado en base a resultados esperados, previa aprobacin de los miembros de la Modalidad.

XX.
x x x x x x x

PARA QU SIRVE EL PRESUPUESTO?

Proyectar los ingresos y egresos del centro educativo. Garantizar la disponibilidad financiera para las actividades prioritarias del centro escolar. Tomar medidas correctivas. Identificar posibles problemas financieros antes de que se presenten. Decidir sobre las inversiones que la Modalidad podr o no efectuar. Identificar y evitar inconsistencias en la planificacin. Para dar respuestas a observaciones o hallazgos de auditorias internas o externas.

XXI. CULES SON SUS CARACTERSTICAS?

x x x x x Debe estar organizado en funcin a las actividades y proyectos identificados en el Plan Escolar Anual y orientados a mejorar la calidad de la educacin. Debe reflejar costos razonables dentro del mercado nacional Debe estar en funcin al logro de los objetivos del Plan Escolar Debe estar acorde a la capacidad institucional para poder ejecutarlo. Debe balancear el aporte del MINED, los recursos propios y de otras fuentes de financiamiento.

XXII. CULES SON LAS NORMAS A SEGUIR PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO?

1. Presupuestar todo gasto en concepto de pago de salarios, compra de material educativo, servicios bsicos como: agua, energa elctrica, telfono, arrendamiento y dems rubros crticos debern programarse en forma prioritaria y se deber observar racionalidad en su estimacin y uso. 2. En todo Proyecto ya sea financiado por el Ministerio de Educacin o de Otros Ingresos, debern establecerse explcitamente los rubros, los montos y fuentes de financiamiento, los cuales deben estar aprobados por la Modalidad. 3. Las modalidades debern incluir dentro de su presupuesto anual las asignaciones por diferentes fuentes de financiamiento, como por ejemplo: monto que el MINED en concepto de pago de salarios de docentes o personal administrativo y/o de servicio, servicios bsicos, transferencias (Bono de la Calidad u otros) y pago de alquiler, as como los Ingresos propios que reciba; por diferentes conceptos, tales como: contribuciones de apoyo econmico voluntarias o cuotas de escolaridad de padres de familia u otros ingresos propios (Tiendas escolares, rentas de cafetines, actividades extracurriculares no obligatorias, etc.), donaciones (en valores y/o especies) y otros rubros generadores de ingreso.

ANEXO 1

MINISTERIO DE EDUCACIN

PLAN ESCOLAR ANUAL

AO

___________________

INSTITUCIN

_____________________________________________

TELFONO

__________________

MODALIDAD

____________

CDIGO: ______________

DISTRITO

______________

MUNICIPIO

_____________________________________________

DEPARTAMENTO

______________________________________________

PLAN ESCOLAR ANUAL

Contenido I. DIAGNSTICO A. B. C. Problemtica priorizada Causas de la problemtica Recomendaciones

II. OBJETIVOS Objetivo general Objetivos especficos

III. METAS O PROYECTOS

IV. ACTIVIDADES: A. B. C. Actividades Cronograma Responsable

V. RECURSOS A. B. C. Humanos Materiales Financieros

VI. PRESUPUESTO VII. PROYECTOS COMPLEMENTARIOS VIII. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES IX. EVALUACIN

DESCRIPCIN DEL ESQUEMA DE PRESENTACIN DEL PLAN ESCOLAR ANUAL

PORTADA (Ao, Institucin, Modalidad, Cdigo, Telfono, Distrito, Municipio y Departamento). CARACTERSTICAS DEL CENTRO EDUCATIVO (Poblacin escolar, Planta docente y Administrativa). I. DIAGNSTICO (Los insumos a considerar en este apartado son los que proporciona el Diagnstico del PEI y el Diagnstico situacional de la coyuntura local y nacional). A) Problemtica Priorizada:

II. OBJETIVOS: (Ubicar los objetivos generales y especficos segn las reas: Institucional, Pedaggica y Administrativa)

III. METAS

IV. ACTIVIDADES

V. RECURSOS

VI. PRESUPUESTO ANUAL DE INGRESOS

VII. ESQUEMA DE PROYECTOS COMPLEMENTARIOS (En esta parte harn el listado del proyecto o proyectos a desarrollar durante el ao. Los proyectos complementarios podrn agregarse al final del documento). VIII. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

IX. EVALUACIN En este componente se escribirn indicadores de avance de acuerdo a las reas planteadas.

X. ESQUEMA DE PROYECTO COMPLEMENTARIO 1. NOMBRE DEL CENTRO EDUCATIVO: ________________________________ ________________________________________ CDIGO DE INFRAESTRUCTURA __________ DEPARTAMENTO: ___________________MUNICIPIO: ______________ DISTRITO: ________________ TELFONO: ________________ 2. DIRECCIN: _________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 3. 4. 5. NOMBRE DEL DIRECTOR(A):________________________________________ NOMBRE DEL PROYECTO: ________________________________________

DESCRIPCIN DEL PROYECTO: (Escribir la finalidad que persigue con el proyecto) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 6. JUSTIFICACIN: (Escribir las razones o problemas que justifican el proyecto) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 7. POBLACIN BENEFICIARIA: (Establecer el nmero beneficiarios directos del proyecto) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 8. OBJETIVOS: (Escribir los objetivos cuantificados que persigue con el proyecto) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 9. METAS DEL PROYECTO: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 11. PRESUPUESTO: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

APROBADO POR: _________________________ Presidente de la Modalidad _______________________ Tesorero de la Modalidad

__________________________________ Consejal Propietario, Profesor (Si aplica)

DOCUMENTO 3 III. PASO A PASO EN LA ADMNISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS.

INTRODUCCIN
El Ministerio de Educacin, con el propsito de lograr una gestin ms participativa y democrtica en la prestacin de los servicios educativos, promover la organizacin de las Modalidades de Administracin Escolar Local, incentivando la participacin de directores, alumnos y padres de familia en el quehacer educativo. El Consejo Educativo Catlico Escolar, deber coordinar con los dems organismos, para la administracin de los Recursos Humanos que establecen las Leyes correspondientes. El propsito de este documento es proporcionar al Consejo Educativo Catlico Escolar, las normas y procedimientos necesarios en el manejo de los recursos humanos financiados por el Ministerio de Educacin, con el propsito de fortalecer la operatividad del nivel local y lograr la agilizacin de los trmites de movimiento de personal asignado.

A.

CULES SON LAS NORMATIVAS QUE REGULAN LA ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN EL FUNCIONAMIENTO DEL CONSEJO EDUCATIVO CATLICO ESCOLAR?

El Consejo Educativo Catlico Escolar administrar el recurso humano del Centro Educativo financiado por el Ministerio de Educacin y para ello se presentan a continuacin las siguientes orientaciones o normas que deben ser consideradas para su funcionamiento: A. Todo movimiento de personal (Nombramiento, traslado, reingreso, asignacin de horas clase, sobre sueldos, etc.), deber ser canalizado por el Director del Consejo Educativo Catlico Escolar (CECE) y estar sujeto a lo que establece la Ley y Reglamento de la Ley de la Carrera Docente y Disposiciones Generales de Presupuesto. La Unidad de Recursos Humanos Departamental, ser la responsable de velar por la custodia de los expedientes del personal que laboran en los centros educativos. (Art. 8 Reglamento de la Ley de la Carrera Docente) y el Director del Centro Educativo Catlico, ser el responsable de velar por el expediente del desempeo profesional. Todo movimiento de personal (Nombramiento, traslado, permuta, reingreso, etc.) excepto licencias y ascensos escalafonarios, deber suspenderse en el mes de septiembre, por motivos de cierre de las actividades en las unidades externas del Ministerio de Educacin y al inicio del proceso de refrenda del personal. Para que una permuta entre educadores proceda, deber respetarse la formacin profesional y el nivel educativo donde se presten los servicios, (Art. 30 de la Ley de la Carrera Docente y 35 del Reglamento de la Ley de la Carrera Docente). Los sobresueldos por doble seccin y las horas clase caducan el 31 de diciembre de cada ao y su renovacin depender de la persistencia de la necesidad, (Art. 32, inciso segundo del Reglamento de la Ley de la Carrera Docente). El Consejo Educativo Catlico Escolar podr solicitar a Recursos Humanos Departamental dejarlos sin efecto, por las causas sealadas en el Art. 33 del Reglamento de la Ley de la Carrera Docente. El reingreso del educador podr darse por: renuncia, por causa justificada, despido, conforme a los procedimientos que establece la ley; y por inhabilitacin para el ejercicio de la docencia. En primer caso el educador deber anexar el acuerdo de aceptacin de renuncia emitido por el de Educacin y en los otros casos adjuntar adems, constancia de la Junta de la Carrera Docente. Por motivo de enfermedad slo agregar la certificacin mdica que lo habilita nuevamente para el ejercicio de la profesin.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

No se deber contratar personal docente que no este escalafonado y que no rena los requisitos que estipula la Ley de la Carrera Docente (Art. 12 de la Ley General de Educacin). El Ministerio de Educacin a travs de la Unidad Tcnica correspondiente normar el proceso de Evaluacin del ejercicio de la docencia y su aplicacin ser responsabilidad de la Modalidad que administre el centro educativo.

H.

XXIII. CULES SON LOS PASOS A SEGUIR EN LOS DIFERENTES PROCESOS DE ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO?
En este apartado se describen los diferentes procedimientos que deber seguir el Consejo Educativo Catlico Escolar, para el manejo en el nombramiento del Recurso Humano del Centro Educativo, pagados por el Ministerio de Educacin. A. Nombramiento de Personal Docente en Centros Educativos Catlicos

PASO 1.

RESPONSABLE Consejo Educativo Catlico Escolar

2.

Director(a) del Centro Educativo.

ACTIVIDAD Determina la necesidad de docentes de acuerdo a la matrcula, nmina de personal docente y nmero de secciones por turno (Art. 95 numeral 3 de las Disposiciones Generales del Presupuesto). x Presenta la necesidad de docentes para el Centro Educativo y solicita certificacin de disponibilidad financiera de plaza vacante a la Unidad de Recursos Humanos Departamental de Educacin correspondiente, (Art. 26 del Reglamento de la ley de la Carrera Docente) x Solicita a la Unidad de Recursos Departamental formato de solicitud para concurso a Plaza Vacante Docente (Anexo 1). Analiza las necesidades presentadas de acuerdo a la disponibilidad de partidas y lo comunica al Consejo Educativo Catlico Escolar.

3.

Unidad de Recursos Humanos Departamental

4.

Director(a) del CECE

Selecciona el Personal Docente, de acuerdo a los Artculos N 18 numeral 4, prrafo 4; Art.14 y 104 de la Ley de la Carrera Docente y lo presenta para su aprobacin, al Obispo respectivo. Entrega al Docente formato de solicitud de la Plaza Docente para que sea completada con la informacin requerida y sus correspondientes anexos que corresponder a su expediente.

5.

Director(a) del CECE

Presenta al Tribunal Calificador la siguiente documentacin: x La solicitud para concurso a plaza docente. x Fotocopia de NIP. x Currculum vitae. x Fotocopia del Ttulo, debidamente autenticado. x Fotocopia de la Partida de nacimiento. x Nota o propuesta del Obispo. x Autorizacin de la plaza por Recursos Humanos Departamental. x Revisa y analiza documentacin y emite dictamen final en un plazo no mayor de 30 das hbiles (Art. 52 inciso 3 de la Ley de la Carrera Docente). Comunica dictamen al Director(a) del CECE. Comunica al docente que la plaza ha sido asignada, para que se presente a tomar posesin, en un plazo no mayor de tres das.

6.

Tribunal Calificador

7.

Tribunal Calificador

8. 9. 10.

Secretario(a) del CECE Director(a), secretario (a) y docente Secretario (a) del CECE

Elabora el acta de toma de posesin del cargo (Anexo 2). Firman el acta. Elabora dos certificaciones del acta de toma de posesin (Anexo 3), una para la unidad de Recursos Humanos Departamental y otra, para el Tribunal Calificador.

11.

Director(a) CECE

Enva a la Unidad de Recursos Humanos Departamental la siguiente documentacin con nota de remisin (Anexo 4). x x x Certificacin del Acta de Toma de Posesin. (Anexo 3). Propuesta del Obispo y expediente del docente. Dictamen del Tribunal Calificador.

12.

Unidad de Recursos Humanos

13.

Consejo Educativo Catlico

Revisa y analiza documentacin de la propuesta de nombramiento; si todo est en regla elabora y legaliza Acuerdo, actualiza base de datos y distribuye copias de Acuerdos. (Art. 19 inciso 3. del Reglamento de la Ley de la Carrera Docente). Recibe copia de Acuerdo, y archiva Acuerdo en su expediente.

ANEXO 1

ANEXO 2

MODELO DE ACTA DE TOMA DE POSESIN VACANTE DE DOCENTE

ACTA NMERO_________

DE PLAZA

En el local: ____________________________________________________________
(Nombre del centro educativo segn acuerdo de acreditacin y cdigo)

de la Jurisdiccin de _____________________________________________________
(Casero, cantn, municipio departamento)

______________________________________________________________________ a las __________horas del da______del mes_____del ao _______. Reunidos el (la) Director(a) y el(a) Secretario (a) del CECE de este centro educativo y luego de cumplir con los requisitos establecidos en el Art. 18, numeral 4, prrafo 4 y Art. 104 de la Ley de la Carrera Docente; se procede a dar posesin del cargo al (la) profesor (a) ___________________________________________; con NIP _________________ Nivel _____________con la especialidad de __________________________________
(uno o dos)

para laborar como docente, en el grado _______________________, seccin_____________________ en este Centro Educativo a partir de esta fecha; y no habiendo ms que hacer constar, suscribimos la presente acta que firmamos.

Sello

F: ___________________________ Nombre del (a) docente F:________________________________ Secretario(a) del Consejo Educativo Catlico Escolar

F:_____________________________ Director(a) del Consejo Educativo Catlico Escolar

ANEXO 3

CERTIFICACIN DE ACTA

Para efectos de CERTIFICACIN DE ACTA, el Secretario del Consejo Educativo Catlico Escolar, podra extenderla de la siguiente manera: El (la) Infrascrito(a) Secretario(a) del Consejo Educativo Catlico Escolar, HACE CONSTAR: Que la anterior copia fotosttica del Acta nmero ______________________de fecha___________________ por medio del cual SE CERTIFICA el acta de toma de posesin del docente: ___________________,
(Nombre)

es conforme y fidedigna con su original con la cual fue debidamente confrontada y para ser presentada a ______________________________, se extiende la presente que firmo, a los ____________ das del mes de ________________del ao_______________.

______________________________________ Firma y nombre Secretario(a) del Consejo Educativo Catlico Escolar

SELLO

ANEXO 4

REMISIN DE DOCUMENTACIN A LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTAL

_______________________________ Lugar y Fecha

Seor(a) Unidad de Recursos Humanos Departamento de _________________ Presente. Me permito hacer de su conocimiento que luego de haber realizado el Proceso de Seleccin de Personal para ocupar la vacante de docente de: ________________ y cumplido con los requisitos estipulados, se ha seleccionado al (la) Profesor(a): _________________________________, para ocupar dicha vacante, por lo que de manera atenta solicito a usted, se proceda a elaborar los trmites de legalizacin respectivo. Sin otro particular, aprovecho la ocasin para saludarle cordialmente. F: ______________________________________ Director(a) del Consejo Educativo Catlico Escolar _______________________________________ Nombre del Centro Educativo Catlico Escolar ANEXAR: x Expediente del Educador seleccionado x Certificacin de Acta de Toma de Posesin. x Fallo del Tribunal Calificador. x Propuesta del Arzobispo.

B.

Nombramiento de Directores(as) y/o Subdirectores (as) en un Centro Educativo Catlico. (Art. 18, 44, 45, 46 y 47 de la Ley y Art. 90 del Reglamento de la Ley de la Carrera Docente). RESPONSABLE Obispo Arzobispo ACTIVIDAD Presenta necesidad de plaza de Director o Subdirector a la Conferencia Episcopal. x Analiza y prioriza necesidades. x Prepara solicitud de plaza a titulares del MINED (Anexo 5). x x Revisa, analiza y autoriza la asignacin de las plazas. Margina a Recursos Humanos para el trmite correspondiente. Asigna plazas de sobresueldos de Director. Comunica a la Conferencia Episcopal. Enva asignacin de sobresueldos de Director a las oficinas Departamentales para trmite de legalizacin. Extiende certificacin de disponibilidad de sobresueldo de Director o Subdirector. Selecciona y remite al Tribunal Calificador, documentacin del seleccionado para emisin del fallo. Expediente del docente seleccionado. Currculum Vitae (Anexo 6). NIP. Fotocopia de partida de nacimiento. Propuesta del Obispo. Constancia de tiempo de servicio en el nivel educativo correspondiente. Certificacin de disponibilidad. Revisa documentacin. Aprueba u observa la propuesta. Emite fallo a favor del educador. Entrega el fallo al CECE respectivo. Recibe fallo del Tribunal Calificador. Comunica al docente seleccionado. Procede a levantar Acta de Toma de

PASO 1. 2.

3.

Titular del MINED

4.

Subgerencia Recursos Humanos Subgerencia Recursos Humanos

de

x x x

5.

de

6.

Recursos Humanos Departamental Obispo

7.

x x x x x x x 8. Tribunal Calificador x x x x x x x

9.

Obispo

Posesin (Anexo 2). 10. Obispo x Prepara certificacin del Acta de Toma de Posesin (Anexo 3) y Fallo del Tribunal Calificador y lo remite (Anexo 4) a la Unidad de Recursos Humanos Departamental para que se realice el trmite de nombramiento.

11.

12.

13

Unidad de Recursos Humanos Departamental. Unidad de Recursos Humanos Departamental. Obispo

Recibe documentacin y procede a nombrar al Director y/o Subdirector de acuerdo a las especificaciones y partidas asignadas en la Ley. Emite, legaliza y distribuye acuerdos.

Recibe acuerdo, comunica al docente y archiva Acuerdo en su expediente.

ANEXO 5

ANEXO 6

MODELO CURRICULUM VITAE

C.

Permuta entre Docentes de Centros Educativos Catlicos financiados por el Ministerio de Educacin.

Los educadores, que deseen permutar, debern laborar en el mismo nivel educativo o tener ambos la preparacin profesional para desempearse en niveles educativos diferentes. No podrn ser objeto de permuta, los cargos de Director y Subdirector, en consecuencia los educadores que ostenten estos cargos y deseen permutar debern renunciar a los mismos (Art. 35 Reglamento de la Ley de la Carrera Docente). A continuacin se presenta paso a paso los procedimientos a seguir para realizar una permuta:

PASO 1.

2.

3. 4. 5.

ACTIVIDAD Presenta solicitud de Permuta con la informacin requerida a los Directores de centros educativos correspondientes, (Anexo 7), (Art. 35 del Reglamento de la Ley de la Carrera Docente y Convenio de Cooperacin Administrativa entre El Gobierno de El Salvador por medio del Ministerio de Educacin y la Iglesia Catlica a travs de la Conferencia Episcopal de El Salvador.) Director del CECE Recibe solicitud de Permuta de los Docentes, las analiza de acuerdo a la Ley y si rene estos requisitos, el Director da su es conforme, a dicha solicitud y notifica al docente. Secretario(a) del CECE Elabora el acta de toma de posesin del cargo por permuta (Anexo 8). Director(a), secretario (a) y Firman el acta. docente Secretario (a) del CECE Elabora certificacin del acta de toma de posesin (Anexo 3), para la unidad de Recursos Humanos Departamental. Director(a) CECE Enva nota de remisin a la Unidad de Recursos Humanos (Anexo 9) Departamental para su legalizacin con la documentacin siguiente: x Certificacin del acta de toma de posesin (Anexo 3) (Art. 19 del Reglamento de la Ley de la Carrera Docente). x Expediente del educador.

RESPONSABLE Docente

6.

7.

8.

9.

Unidad de Recursos Recibe, revisa documentacin, actualiza base Humanos Departamental. de datos y procede a elaborar y legalizar el Acuerdo respectivo (Art. 19 del Reglamento de la Carrera Docente). Unidad de Recursos Distribuye copias de Acuerdos, (Art. 19, inciso Humanos Departamental. 3 del Reglamento de la Ley de la Carrera Docente). Director de Centro Recibe copia de Acuerdo, notifica al Docente y Educativo. archiva copia en su expediente del educador (Art. 8 Reglamento de la Ley de la Carrera Docente).

ANEXO 7

SOLICITUD DE PERMUTA

PARA USO DE RECURSOS HUMANOS: RESOLUCIN: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Firma: _______________________________ ANEXAR: CERTIFICACIN DE ACTA DE TOMA DE POSESIN

ANEXO 8

MODELO DE ACTA DE TOMA DE POSESIN POR PERMUTA

ACTA NMERO_________

En el local: ____________________________________________________________
(Nombre del centro educativo segn acuerdo de acreditacin y cdigo)

De la Jurisdiccin de _______ _____________________________________________

(Casero, cantn, municipio, departamento)

______________________________________________________________________ a las ____________ horas del da ________ del mes_______________ del ao________________. Luego de cumplir con los requisitos estipulados; se procede a dar posesin del cargo a el(la) docente___________________________________________________________, con NIP_____________________, para prestar sus servicios en el grado ________ seccin _________en el turno de _____________, por haber efectuado permuta con el(la) docente __________________________________________; dejando constancia que a partir de esta fecha formar parte del equipo docente de este Centro Educativo. Y no habiendo ms que hacer constar, suscribimos la presente acta que firmamos.

Sello

F: _________________________ Nombre y firma Director (a) CECE

F: _________________________ Nombre y firma Docente

ANEXO 9

MODELO DE REMISIN DE DOCUMENTACIN A LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTAL

_________________ Lugar y fecha

Seor(a) Unidad de Recursos Humanos Departamento de ________________ Presente. El Director(a) del ________________________________________________________,
(Nombre del Centro Educativo segn acuerdo de acreditacin y cdigo)

de la Jurisdiccin de _____________________________________________________, ______________________________________________________________________.

(Casero, cantn, municipio y Departamento)

Hace de su conocimiento que luego de haber realizado el proceso de permuta entre docentes para ocupar la plaza de _____________________ y cumplidos los requisitos establecidos en el Art. 30 (grado, seccin, turno) numeral 11 la Ley de la Carrera Docente y art. 35 de El Reglamento de la Ley de la Carrera Docente, se ha dado toma de posesin al (la) profesor(a): ____________________, NIP _______________. Por lo que solicitamos a usted, se proceda a elaborar los trmites de legalizacin respectiva. Sin otro particular, me suscribo atentamente.

F: _____________________________ Director(a) del Centro Educativo ANEXAR: x Expediente del educador seleccionado x Certificacin de Acta de Toma de Posesin

D.

Licencias con o sin goce de sueldo

En lo referente a licencias, se proceder a travs del Director del Centro Educativo de conformidad a la Ley de la Carrera Docente y al Convenio de Cooperacin Administrativa entre el Gobierno de El Salvador por medio del Ministerio de Educacin y la Iglesia Catlica a travs de la Conferencia Episcopal de El Salvador.

PASO 1.

RESPONSABLE Docente

2.

Director(a) CECE

ACTIVIDAD Elabora solicitud de licencia con o sin goce de sueldo (Anexo 10), segn sea el caso anexando justificacin y entrega al Director del CECE. del Recibe solicitud de licencia, revisa y en caso de proceder dicha solicitud lo tramita ante la Unidad de Recursos Humanos Departamental.

3.

Recursos Humanos Recibe documentacin (Solicitud de licencia y Departamental. Justificacin), revisa y analiza con base en el tiempo de servicio y de conformidad a lo dispuesto en la Ley de Asuetos, Vacaciones y Licencias de los Empleados Pblicos y a la Ley de la Carrera Docente y comunica al Director del CECE en un plazo no mayor de 3 das, si sta no procede.

4.

Recursos Humanos Actualiza expediente en la parte que se refiere al Departamental. control de las licencias y emite acuerdo. Recursos Humanos Legaliza, archiva y distribuye acuerdos. Departamental. Director(a) del Recibe copia, informa al Docente y archiva en su CECE expediente.

5. 6.

ANEXO 10

SOLICITUD DE LICENCIAS
(Ms de 5 das) (Menos de 5 das) __________________________________ Lugar y Fecha

Nombre del Solicitante: __________________________________________ con NIP No.:_______, Centro Educativo: ____________________________________ Cdigo: _____________________ Cargo: ______________________, Partida: __________, Subnmero: _____________, Nivel: ____________________, Especialidad: __________________________. Por este medio solicito a usted concederme licencia: a) Con goce de sueldo: _____________, b) Sin goce de sueldo:______, por _______das ______. Por motivo de:__________________________________________________________ ______________________________________________________________________. Tiempo solicitado: Desde ______________ Hasta ____________

OBSERVACIONES: ___________________________________________________________________

F: __________________________ Solicitante

F: ________________________ Director del CECE

Nota: Si la licencia por enfermedad pasa de 5 das, deber presentar documento probatorio.

E. 1.

Dejar sin Efecto el Nombramiento Por Renuncia y/o Fallecimiento

PASO 1.

RESPONSABLE Docente

2.

Director(a) del CECE

3.

Director(a) del CECE

4.

Unidad de Recursos Humanos Departamental.

5.

Director(a) del CECE

ACTIVIDAD Presenta renuncia en original y copia (Anexo 11), y en caso de fallecimiento el familiar autorizado, agrega documentacin probatoria (partida de defuncin). Recibe renuncia o partida de defuncin y comunica al Director del Consejo Educativo Catlico Escolar para su, Es Conforme. Remite renuncia o partida de defuncin y documentacin probatoria a la Unidad de Recursos Humanos Departamental para emisin y legalizacin de movimiento (Renuncia o Fallecimiento). Recibe, revisa, analiza y legaliza la renuncia o defuncin; emite Acuerdo y distribuye copias respectivas y comunica al Director del Consejo Educativo Catlico Escolar para dejar sin efecto el nombramiento. (Anexo 12). Recibe Acuerdo y Archiva en expediente del docente (Art. 8, Reglamento de la Ley de la Carrera Docente).

2.

Por Abandono del Cargo

En caso de la inasistencia del Docente sin causa justificada en un perodo de ocho das consecutivos o diez alternos en el mismo mes calendario (Art. 61, numeral 3, Ley de la Carrera Docente y Art. 99, numeral 5 de las Disposiciones General de Presupuesto), el Director del Consejo Educativo Catlico Escolar ante dicha falta har los siguientes pasos: PASO 1. RESPONSABLE Recursos Humanos Departamental ACTIVIDAD Prepara documentacin probatoria de inasistencias del docente, elabora expediente y remite ante Recursos Humanos Departamental dentro de los cinco das hbiles siguientes. Revisa expediente y lo enva a la Junta de la Carrera Docente dentro de los cinco das hbiles siguientes. Inicia proceso abriendo expediente por la causal de abandono y se realiza el trmite respectivo, hasta pronunciar sentencia. La notifica al

2.

Director(a) del CECE.

3.

Recursos Humanos Departamental.

4. 5.

Junta de la Carrera Docente. Recursos Humanos Departamental.

Director del Consejo y si no apela el docente, dentro del perodo legal establecido, comunica el dictamen a la Unidad de Recursos Humanos Departamental. Enva dictamen de la Junta de la Carrera Docente al (a) Director(a). Recibe sentencia y prepara la siguiente documentacin probatoria (dependiendo del abandono): x Renuncia x Certificacin de Abandono de Trabajo x Partida de Defuncin x Resolucin de la Junta o Tribunal y enva a la Unidad de Recursos Humanos Departamental. Recibe y revisa documentacin y si todo est en orden elabora, legaliza y distribuye Acuerdo y actualiza base de datos.

6.

Director(a) del CECE

ANEXO 11

MODELO DE SOBRESUELDO

RENUNCIA

PARA

SUELDO

BASE

__________________________ Lugar y Fecha

Seor(a) Director(a) del Centro Educativo Presente.

Yo, ____________________________________con NIP No. ____________________, nombrado en Centro Educativo____________________________________________ Cdigo __________ en el Nivel de Educacin: a) Parvularia _______-________, b) Bsica _____________, c) Media _______________, d) Otros (Especifique) _______________________. Interpongo a usted mi renuncia irrevocable a la(s) plaza(s) que detallo a continuacin: Sueldo Base en: __________________________________________ Cdigo: __________, Partida: ______, Subnmero: _______ Sobresueldo en: __________________________________________ Cdigo: __________, Partida: ______, Subnmero: ______ Horas Clase en: __________________________________________ Cdigo: __________, Partida: ______, Nmero de horas clase: ______ Otros: __________________________________________________ Ya que por motivos de: _________________________________, se me hace imposible seguir atendiendo dicho cargo. La renuncia surtir efecto a partir de: _________________________. Atentamente,

F: ________________________ Firma del docente

ANEXO 12

MODELO COMUNICACIN NOMBRAMIENTO

DE

DEJAR

SIN

EFECTO

_____________________________ Lugar y Fecha Seor(a) Unidad de Recursos Humanos Departamento de _______________ Presente. Comunico a usted que a partir de ___________________________________________ (Fecha) ha dejado de prestar sus servicios en el Centro Educativo _______________________, ____________________________Cdigo._________________,el (la) Profesor(a)________________ _______________________ NIP _________________, nombrado con Partida __________ Sbnmero _________ y con el cargo de: ___________________ por el motivo siguiente: a) Renuncia ___________, b) Abandono de Trabajo ______________, c) Fallecimiento _____________, d) Otros: (especificar).______________________. Por lo que rogamos se efecten los trmites del caso a fin de Dejar sin Efecto dicho nombramiento. Atentamente. F: _______________________________________ Director (a) del Consejo Educativo Catlico Escolar ANEXOS: A) ____ Renuncia B) ____ Certificacin de Abandono de Trabajo C) ____ Partida de Defuncin D) ____ Resolucin de la Junta o Tribunal E) ____ Otros: ___________________________________________________________ (Especificar) c.c. Junta de la Carrera Docente del Departamento (SOLAMENTE EN CASO DE ABANDONO DE CARGO).

DOCUMENTO 4 IV. PASO A PASO EN LA ADMNISTRACIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS.

INTRODUCCIN
El propsito de este documento es que todas las Modalidades de Administracin Escolar Local: Consejo Directivo Escolar (CDE), Asociacin Comunal para la Educacin (ACE) y Consejo Educativo Catlico Escolar (CECE), conozcan las Normas y Procedimientos Administrativos Financieros para la ejecucin de los recursos financieros que ingresan a los centros educativos en concepto de transferencias del MINED y de otros ingresos generados por contribuciones voluntarias y/o cuotas de escolaridad aportadas por los padres y madres de familia, tiendas escolares, actos de graduacin y otros. Con ello se pretende fomentar sanas prcticas administrativas al interior de las Modalidades de Administracin Escolar Local y en esa medida se espera que los recursos se inviertan en la satisfaccin de las necesidades prioritarias de la poblacin estudiantil. Estas normas y procedimientos tienen su base legal principalmente en la Ley General de Educacin, la Ley de la Carrera Docente y su Reglamento, Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin, Convenio de Cooperacin Administrativa entre el Gobierno de El Salvador por medio del Ministerio de Educacin y la Iglesia Catlica a travs de la Conferencia Episcopal de El Salvador. Por otro lado las modalidades deben considerar las otras leyes y normas aplicables a la administracin de fondos.

B.

NORMATIVA GENERAL DEL FUNCIONAMIENTO

A. ADMINISTRATIVA:

1. Los fondos que administren las Modalidades de Administracin Escolar Local se invertirn en las actividades de los centros educativos respectivos y se destinarn prioritariamente para el mejoramiento de la calidad de la educacin. 2. Para recibir transferencias del MINED y administrar los centros educativos las modalidades debern estar debidamente legalizadas: CDE: contar con su Personera Jurdica otorgada por el Ministerio de Educacin mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros reconocidos debidamente mediante Resolucin Departamental de reconocimiento de miembros. ACE: contar con su Personera Jurdica otorgada por el Ministerio de Educacin, mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros registrados en acta. CECE: para administrar los recursos que el Ministerio de Educacin les asigna, deber estar Acreditado mediante Resolucin firmada por el Director Departamental de Educacin y sus miembros registrados en acta. 3. Las decisiones en la administracin de los recursos de los centros educativos debern tomarse colegiadamente y asentarse en el libro de Actas de la Modalidad. 4. Cuando haya cambios de alguno de los miembros propietarios de la Modalidad que registra y/o controla bienes del centro educativo deber levantarse el Acta de Traspaso correspondiente. B. TRANSFERENCIAS DE FONDOS:

1. Las Modalidades para recibir fondos del Ministerio de Educacin, debern suscribir Convenio entre el MINED y los miembros con firma mancomunada, suscribir recibo, haber liquidado los fondos recibidos anteriormente, contar con los registros actualizados y no tener hallazgos de auditoria ya notificadas pendientes de superar. 2. Las Modalidades de Administracin Escolar Local debern atender las condiciones establecidas en los diferentes convenios celebrados con el Ministerio de Educacin u otras entidades y sern responsables de la liquidacin de los fondos recibidos. C. OTROS INGRESOS DEL CENTRO EDUCATIVO: (SLO PARA CDE Y ACE)

1. Se consideran otros ingresos de los Consejos Directivos Escolares y Asociaciones Comunales para la Educacin los provenientes de las contribuciones de

apoyo voluntario y las cuotas de escolaridad de los padres de familia, administraciones de tiendas escolares, cafetines, donaciones y otros; en cumplimiento al Art. 77 de la Ley General de Educacin. 2. La utilizacin de estos ingresos sern para beneficio de la institucin educativa para el mejoramiento de la calidad de la educacin, sustentados en Art. 77 de la Ley General de Educacin y Art. 8 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin.

3. Para el control de los Otros Ingresos que perciba el Consejo Directivo Escolar, debern imprimirse dos series de recibos de ingresos prenumerados, una para el control exclusivo de las contribuciones voluntarias o cuotas de escolaridad de los padres de familia y la otra para el control de los dems ingresos que se perciban. En el caso de las ACE nicamente la serie para el control de los ingresos por cafetines, tiendas escolares, donaciones y otros. 4. Todos los ingresos percibidos debern ser depositados en forma integra, en las siguientes 24 horas hbiles a su recepcin. 5. Las modalidades podrn modificar el Plan Escolar Anual y su presupuesto, de acuerdo a las necesidades e ingresos reales que perciba el centro educativo, debindolas registrar en acta en el libro correspondiente. 6. Si los ingresos percibidos son mayores o menores a los presupuestados, la modalidad podr modificar su Plan Escolar Anual y Presupuesto, asignando los recursos en actividades prioritarias del centro educativo. 7. Cuando se realicen actividades especiales en beneficio de la comunidad educativa, aprobadas por el Consejo Directivo Escolar u otra modalidad de administracin escolar, no deber limitarse a registrar nicamente los resultados de dicha actividad, si no que debern anotarse todos los documentos, que respalden legalmente los egresos y/o ingresos, los cuales debern registrarse detalladamente en los libros respectivos. 8. Si para alguna actividad se emiten tarjetas, vales, recibos, ticket, listas etc., debern resguardar los que no se utilicen o los sobrantes, en el tiempo que determine la ley para su revisin posterior. D. MANEJO DE LOS FONDOS:

1. Las Modalidades debern aperturar en cualquier Banco del sistema financiero, una cuenta corriente especfica para manejar los fondos que perciban por transferencias del MINED y otra, para los otros ingresos. 2. Para los centros educativos que no perciban ingresos suficientes para aperturar una cuenta corriente, se manejarn en efectivo y sus registros se llevarn en el libro de

ingresos y gastos correspondientes junto con sus respectivos archivos, sindoles aplicables las dems regulaciones. 3. Las cuentas bancarias de los Consejos Directivos Escolares y Consejos Educativos Catlicos Escolares sern aperturadas a nombre de la Modalidad y Centro Educativo; en el caso de las Asociaciones Comunales para la Educacin segn Acuerdo de Personera Jurdica, ejemplos: Consejo Directivo Escolar del Centro Escolar Jos Matas Delgado, Asociacin Comunal para la Educacin del Casero Tres Amates, Cantn Ojos de Agua, Municipio de Aguilares, Departamento de San Salvador. 4. Las cuentas bancarias debern ser administradas mancomunadamente de acuerdo a lo siguiente: CDE = Presidente, Tesorero y Consejal Representante de los Maestros; ACE = Presidente y Tesorero; CECE = Director y Tesorero. 5. La chequera deber ser administrada por el Tesorero(a) de la Modalidad de Administracin Escolar Local y nadie deber firmar cheques en blanco, no obstante la chequera deber resguardarse en el Centro Educativo. 6. Todo cheque emitido a cargo de los fondos asignados por el MINED y Otros Ingresos, deber ser firmado por los miembros de las Modalidades que tienen firma mancomunada. Los cheques anulados debern ser engrapados en el taco de la chequera. E. CAJA CHICA:

1. Con cargo a los fondos transferidos por el MINED y de otros ingresos que genere el Centro Educativo las Modalidades de Administracin Escolar Local; podrn en caso necesario crear una Caja Chica por tipo de transferencia hasta por un monto de $57.14 equivalente a 500.00; siendo reembolsable su valor por la cantidad gastada. 2. Los gastos pagados por Caja Chica, no podrn ser mayores de US$ 22.86, equivalentes a 200.00. 3. Para el registro de los gastos por Caja Chica, llevarn un Libro Auxiliar. F. ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES:

1. Las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles, servicios y consultoras, debern ser realizadas por un Encargado de Compras, el cual ser: Para los CDE = Consejal Padre de Familia (que no sea el Tesorero); ACE = Secretario (a); CECE = Secretario (a). 2. La recepcin de las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles y consultoras, ser responsabilidad de: CDE = Presidente (a); ACE = Presidente (a); CECE = Director (a).

3. El pago de bienes y servicios deber efectuarse con cheque emitido a nombre del Proveedor o Suministrante, los cuales debern respaldarse con factura o recibo de conformidad a la Ley del IVA o en efectivo segn lo normado en el apartado de caja chica; en el caso de pago de bienes y servicios deber considerarse la ley del impuesto sobre la renta. 4. En las suscripciones de contratos de bienes y servicios las diferentes Modalidades de Administracin Escolar Local no podrn comprometer recursos de la institucin a perodos mayores del ejercicio fiscal vigente cuando se trate de fondos de los otros ingresos; con los fondos de las transferencias debern respetar la vigencia y el monto de la ejecucin de stas. 5. Para respaldar la adquisicin de bienes y/o servicios para actividades culturales, educativas y recreativas debern evidenciar la recepcin de las mismas mediante un listado que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, DUI y firma de los participantes. 6. Para que la factura que respalda la adquisicin de bienes y servicios tenga validez deber reunir las siguientes condiciones: x x x No deber tener borrones, testaduras ni enmendaduras. Debern de ser documentos originales, no fotocopias. Cuando se refiera a gastos por reparaciones y/o mantenimiento de inmuebles ser indispensable escribir las caractersticas particulares de cada bien mueble a reparar, por ejemplo: clase de bienes, marca, serie; el nmero de inventario correspondiente y los aspectos a considerar de las reparaciones o mantenimiento correspondiente. En el caso de reparaciones con los inmuebles se deber especificar la clase de dao a reparar su ubicacin, tamao, rea, descripcin y cantidad de material utilizado (justificado con facturas segn ley) y adems las causas que generaron los daos mencionados. A todos los documentos de egresos debern estamparles un sello de pagado que contenga la siguiente informacin: fecha, No. de cheque, valor pagado, nombre del Banco y No. de cuenta. REGISTRO DE LOS FONDOS:

G.

1. Las Modalidades debern llevar un libro de ingresos y gastos para las transferencias del MINED, en un libro foliado de tres columnas autorizado por la Direccin Departamental del Ministerio de Educacin; separando los folios necesarios para el registro de cada transferencia. Al inicio del registro de cada transferencia, debern anotar el nombre de la misma. 2. Los otros ingresos debern registrarlos en un libro de ingresos y gastos separado de las transferencias del MINED, en un libro de tres columnas autorizado por la Direccin Departamental del Ministerios de Educacin. El nombre del libro ser Registro de Otros Ingresos y Egresos de Fondos.

3. Las modalidades debern llevar tambin un Libro de Banco para la cuenta bancaria de las transferencias del MINED. 4. Los registros en los libros de ingresos y egresos debern reunir las siguientes caractersticas: x x x No debern dejarse espacios entre lneas ni paginas en blanco. Todas las anotaciones debern hacerse en orden cronolgico y a tinta azul o negra nunca a lpiz. El libro no deber tener borrones, testaduras ni enmendaduras, y si los hubiere debern hacerse del conocimiento de la Administracin Escolar para registrarlo y autorizarlas en el libro de actas respectivas. Los centros educativos que tengan mecanizados los registros de ingresos y gastos debern numerar y legalizar las hojas en blanco correspondientes en la Direccin Departamental, para que registren las operaciones mensualmente. La Direccin Departamental llevar un registro para el control de los libros u hojas legalizadas a los Centros Educativos.

5. Las modalidades debern tomar en cuenta las Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI) 1-18-01 Captulo 1 Normas Generales Documentacin de Soporte. Las operaciones que realicen las entidades pblicas, cualquiera que sea su naturaleza, debern contar con la documentacin necesaria que las soporte y demuestre, ya que con sta se justifica e identifica la naturaleza, finalidad y resultado de la operacin; asimismo, contiene datos y elementos suficientes que facilitan su anlisis. La documentacin debe estar debidamente custodiada y contar con procedimientos para su actualizacin oportuna. 6. Las Modalidades debern mantener actualizado un archivo mensual y anual por fuente de financiamiento y bono ordenando cronolgicamente los documentos legales que respaldan los ingresos y egresos de la manera siguiente: 6.1 6.2 6.3 Convenio y Contrato de Apertura de Cuenta Corriente; Recibos de los ingresos; Documentos de egresos respaldados por las cotizaciones, facturas y/o recibos con el No. de cheque y fecha en que fueron pagados y otros documentos que respalden el proceso de compra. Libro de Ingresos y Gastos; Libro de Banco y Libro Auxiliar de Caja Chica. Chequeras, estados de cuenta del banco y conciliaciones bancarias; Informe de Rendicin de cuentas anual y de los otros ingresos, liquidacin anual y otros.

6.4 6.5 6.6

H.

RENDICIN DE CUENTAS:

1. Las Modalidades de Administracin Escolar Local debern presentar un informe de rendicin de cuentas por cada transferencia recibida, conjuntamente con la liquidacin respectiva. 2. Los fondos que administran las diferentes Modalidades, sern objeto de auditoria por el MINED y por las instituciones interventoras del Estado. 3. Las Modalidades de Administracin Escolar Local presentarn al Ministerio de Educacin o a las instituciones interventoras del Estado, toda informacin relacionada al manejo de los fondos cuando stas lo requieran. 4. El Consejo Directivo Escolar deber convocar como mnimo a dos reuniones con toda la Comunidad Educativa durante el ao, con la finalidad de presentar el Plan Escolar Anual de la institucin, la planificacin presupuestaria y los logros obtenidos en su ejecucin. 5. La Junta Directiva de la Asociacin Comunal para la Educacin deber presentar informes financieros y de operacin a la Asamblea General y autoridades competentes del Ministerio de Educacin cuando stas lo requieran. ESPECFICA PARA CECE: A. Esta normativa para los Consejos Educativos Catlicos Escolares se aplica nicamente a los fondos asignados o transferidos por el Ministerio de Educacin.

II. PROCEDIMIENTOS PARA GESTIONAR FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO

LOS

RECURSOS

En este apartado se detallan las actividades y responsables de los pasos a seguir por las modalidades de administracin escolar local en la gestin de los fondos que el MINED les transfiere y de aquellos que se generan con el apoyo de la comunidad educativa. La aplicacin de estos procedimientos les permitir una utilizacin racional y ordenada de los recursos; as como demostrar transparencia en el manejo de los mismos. A. APERTURA DE CUENTA BANCARIA

PASO 1.

RESPONSABLE Miembros responsables con firma mancomunada: CDE: Presidente, Tesorero y Consejal

ACTIVIDAD Se presentan al banco comercial de su preferencia para aperturar las cuentas corrientes correspondientes al manejo de las transferencias del MINED y de los otros ingresos; con la

Representante de los Maestros. ACE: Presidente y Tesorero. CECE Director y Tesorero.

siguiente documentacin: x Para la ACE debern presentar copia del Acuerdo de Personera Jurdica. Se presentan al banco comercial de su preferencia para aperturar las cuentas corrientes correspondientes al manejo de las transferencias del MINED y de los otros ingresos; con la siguiente documentacin: x Para la ACE debern presentar copia del Acuerdo de Personera Jurdica. x Para los CDE, Acuerdo Modificativo a la Personera Jurdica por cambio de denominacin del centro educativo, si es nuevo CDE Acuerdo de Personera Jurdica. x Para los CECE, Constancia de acreditacin con Vo. Bo. del Titular del Ramo, o Resolucin de Reconocimiento de CECE firmada por el Director Departamental, si es de reciente creacin. x Originales y fotocopias del DUI de los responsables de la cuenta. Recibe y revisa documentos. Elabora contrato de cuenta corriente a nombre de la modalidad y centro educativo, lo pasa a firma de los miembros con firma mancomunada. Reciben y revisan documento, si todo esta correcto lo firman. Entrega una copia del contrato a los miembros con firma mancomunada. Mensualmente remitir el original del Estado de Cuenta a la Modalidad de Administracin Escolar Local. En aquellos casos en que no llega correspondencia a la Modalidad, sta deber presentarse al Banco cada mes a reclamar el Estado de Cuenta.

2.

Institucin Bancaria.

3. 4. 5.

Miembros con firma mancomunada Institucin Bancaria Institucin Bancaria

B. SUSCRIPCIN DE CONVENIO Y RECIBO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE MODALIDAD DE ADMINISTRACIN ESCOLAR LOCAL Y EL MINISTERIO DE EDUCACIN.

PASO 1.

RESPONSABLE Director Departamental de Educacin.

2.

Presidente de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Miembros con firma mancomunada de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

3.

4.

Miembros con firma mancomunada de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

ACTIVIDAD Enva convocatoria al Presidente de la modalidad, para que los miembros con firma mancomunada se presenten a legalizar el convenio de transferencia del bono. Convoca a reunin extraordinaria a los miembros de la modalidad, para informarles sobre la transferencia del bono y del inicio de los trmites de legalizacin. Preparan la siguiente documentacin: x Fotocopia del Contrato de la cuenta bancaria (si es nueva). x Fotocopia de la liquidacin del(los) bono(s) recibidos el ao anterior. x Fotocopia de los DUI, si hay cambio de miembros con firma mancomunada. x Acta de Enmienda, si hay cambio de miembros con firma mancomunada o Acta de Integracin si ha vencido el perodo de los miembros del CDE. Se presentan ante el encargado(a) de Administracin Escolar Local de la Direccin Departamental de Educacin que les corresponda, con los siguientes documentos: Fotocopia de la Liquidacin de los fondos de Bonos del ao anterior, x Fotocopias de los Documentos de Identidad Personal, si son nuevos miembros. x Fotocopia del contrato de apertura de la cuenta corriente. x Acta de Enmienda, si hay cambio de miembros con firma mancomunada o Acta de Integracin si ha vencido el perodo del Consejo, para su legalizacin. Recibe y revisa documentos presentados por los miembros de la modalidad. x

5.

Encargado(a) de Administracin Escolar Local de la Direccin Departamental de Educacin.

6.

Encargado(a) de Administracin Escolar Local de la Direccin Departamental de Educacin.

Si hay cambio de miembros, emitir antes que los documentos para legalizar la transferencia, los siguientes: x Resolucin de Reconocimiento de Miembros, x Nota de autorizacin para cambio de firmas dirigida al Banco de la modalidad. (Anexo 1) Estos documentos debern ser firmados y sellados por el Director Departamental de Educacin. A la modalidad deber entregar la transcripcin del Acuerdo y la nota dirigida al banco, para cambio de las firmas autorizadas. Si la modalidad no tiene problemas de vencimiento de miembros, de liquidacin o auditorias notificadas con hallazgos pendientes, emitir lo siguiente: x x x Convenio General (Anexo 2), Recibo de transferencia de fondos (Anexo 3). Nota de autorizacin al Banco para que el MINED pueda congelar los fondos de la modalidad.(Anexo 4)

7.

Encargado de Administracin Escolar Local de la Direccin Departamental de Educacin.

Estos documentos deber entregarlos a la modalidad para su lectura, revisin y firma. 8. Miembros con firma mancomunada de la modalidad de Administracin Escolar Local. Encargado de Administracin Escolar Local de la Direccin Departamental de Educacin. Director Departamental de Educacin. Reciben, leen, revisan documentos, si estn de acuerdo con su contenido, los firman y sellan. Devuelven los documentos al encargado de administracin escolar local. Una vez revisados, firmados y sellados por la modalidad el Convenio, Recibo y nota de autorizacin para que el MINED pueda congelar los fondos transferidos, los pasa a firma y sello del Director Departamental de Educacin. Recibe, revisa y de estar todo en orden firma y sella Convenio. Devuelve los documentos al encargado de

9.

10.

11.

12.

Encargado de Administracin Escolar Local. Encargado de Administracin Escolar Local.

administracin escolar local. Entrega una copia del Convenio y una del recibo a los miembros de la modalidad. Prepara expediente de la Modalidad de Administracin Escolar Local, conteniendo: x Originales del Convenio y Recibo, x Copia del contrato de apertura de cuenta corriente. (Si es nueva). x Fotocopias de los DUI (cuando hay cambio de miembros con firma mancomunada). x Hoja de Liquidacin de Bono(s) anteriores. x Nota de autorizacin al Banco para que el MINED pueda congelar los fondos de la transferencia. x Enva expediente a la Pagadura Auxiliar Departamental. Recibe el flder con los documentos anteriores, revisa documentos y si todo esta correcto, elabora requerimiento de fondos. Remite requerimiento de fondos a la Gerencia Financiera. Gestiona los fondos ante el Ministerio de Hacienda. Transfiere los fondos a la cuenta de la Pagadura Auxiliar Departamental. Comunica del depsito a la Pagadura Auxiliar Departamental. Elabora planilla de transferencia de fondos para las cuentas de las modalidades por banco. Comunica a la Modalidad sobre el depsito de fondos.

13.

Pagador Auxiliar Departamental. Pagadora Auxiliar Departamental. Gerencia Financiera.

14. 15.

16.

Pagador Auxiliar Departamental. Encargado de Administracin Escolar Local.

17.

ANEXO 1

NOTA DE AUTORIZACIN PARA CAMBIO DE FIRMAS DIRIGIDA AL BANCO DE LA MODALIDAD

ANEXO 2

CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIN Y CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR (CDE)

MINISTERIO DE EDUCACIN REPBLICA DE EL SALVADOR Nosotros, FRANCISCO UBILFREDO PANAMEO, mayor de edad, PROFESOR, del domicilio de SAN SALVADOR, actuando en carcter de Director Departamental de Educacin y que en adelante se llamar Ministerio de Educacin; y por otra parte los(as) seores(as): 1) DANIEL PREZ Mayor de edad y de ocupacin MAESTRO del domicilio de Col. LOS SANTOS No. 1 SOYAPANGO con Documento nico de Identidad No. extendida en SOYAPANGO con fecha 01/01/2000 MIEMBRO 2 DE PRUEBA Mayor de edad y de ocupacin SDF del domicilio SDFDFD con Documento nico de Identidad No. extendida en SAN SALVADOR con fecha 01/01/2002 SANDRA MARIBEL MONGE Mayor de edad y de ocupacin PROFESORA del domicilio de CTN SAN JERNIMO KM 30 GUAZAPA con Documento nico de Identidad No. extendida en AGUILARES con fecha 18/03/1998

2)

3)

Quienes actan mancomunadamente en representacin del CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR (CDE), que administra el Centro Educativo CENTRO ESCOLAR "ROQUE DALTON" con cdigo No.11306, ubicado en: AVENIDA FRANCISCO SALINAS No.8, AGUILARES, SAN SALVADOR, Jurisdiccin: AGUILARES Departamento: SAN SALVADOR celebran el presente Convenio de transferencia de fondos.

I.

MARCO LEGAL:

Para el presente Convenio entre el Ministerio de Educacin y el CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR (CDE), se tomar como base:

El Artculo 50, numeral 1 de la Ley de La Carrera Docente. Los Artculos 65 y 77 de la Ley General de Educacin. El Artculo 61, literal b); 63 literal a); 71 y 72 del Reglamento de la Ley de la Carrera Docente.

II.

OBJETO:

El objeto del presente Convenio es establecer los trminos y condiciones en que el Ministerio de Educacin transferir al Consejo Directivo Escolar, recursos financieros provenientes del Presupuesto General del Ministerio de Educacin y de Cooperacin de Organismos e Instituciones Nacionales e Internacionales.

III.

OBJETIVOS DEL CONVENIO:

El presente Convenio regular las acciones tendientes a lograr los objetivos siguientes: A) Que el Consejo Directivo Escolar reciba fondos para apoyar el desarrollo de su Proyecto Educativo Institucional, orientado al mejoramiento de la calidad de los servicios educativos. Fortalecer en el Consejo Directivo Escolar su capacidad de administracin y gestin al utilizar procesos democrticos de funcionamiento al interior del centro educativo. Promover programas para el desarrollo integral de los alumnos y alumnas.

B)

C)

IV. RESPONSABILIDAD DEL MINISTERIO DE EDUCACIN Y DEL CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR:

A. Del Ministerio de Educacin:

1. Determinar y transferir fondos al Consejo Directivo Escolar, las veces que estime conveniente, debiendo justificarse y definiendo objetivos claros, para la ejecucin de acciones que conlleven al mejoramiento de la calidad de los servicios educativos en el nivel de EDUCACIN BSICA 2. Proporcionar y/o gestionar capacitacin, asistencia tcnica a los miembros del Consejo Directivo Escolar a fin de que ste cumpla con lo estipulado en el presente Convenio y los objetivos institucionales. 3. Emitir las normas, especificaciones instructivos para la administracin de fondos. tcnicas, condiciones especficas,

4. Congelar los fondos, todo o en parte cuando las instancias correspondientes adviertan cualquier irregularidad en la administracin de estos fondos o cuando as convenga a los intereses del Estado. El Ministerio de Educacin har la comunicacin respectiva al Banco donde se encuentren depositados tales fondos y tambin lo har del conocimiento a los miembros de la Modalidad. 5. Definir los mecanismos, procesos, perodos e instrumentos sobre como el Consejo Directivo Escolar liquidar dichos fondos. 6. Brindar el seguimiento respectivo para verificar el cumplimiento de las normas establecidas en este Convenio y otros que el Ministerio de Educacin disponga, determine o establezca. 7. Establecer el monto de la transferencia a cada institucin educativa de acuerdo a criterios que se establezcan por cada transferencia. B. Del Consejo Directivo Escolar, que en adelante se denominar Modalidad:

1. La Modalidad, queda formalmente obligada a utilizar los fondos exclusivamente para el desarrollo de acciones que conlleven el mejoramiento de la calidad de la educacin y cumplir con los requerimientos establecidos en el presente Convenio; as como el cumplimiento de las normas administrativas e instructivos dados por este Ministerio y otras regulaciones del Estado. 2. La Modalidad, llevar los libros de control de los ingresos y gastos debidamente autorizados por la Direccin Departamental de Educacin, en donde reflejen los ingresos percibidos, los gastos efectuados y los saldos correspondientes actualizados. 3. La Modalidad, deber tener los comprobantes de gastos y/o ingresos efectuados, as como los documentos de liquidacin de fondos, que debern estar disponibles para las auditorias correspondientes cuando el Ministerio de Educacin y/o alguna institucin fiscalizadora o interventora del Estado lo requiera y deber tener por un perodo de diez aos los libros de ingresos y gastos y por cinco aos la documentacin de respaldo.

4. La Modalidad, autorizar por escrito al Ministerio de Educacin para congelar los fondos segn lo estipulado en el numeral 4 literal A del romano IV, de las responsabilidades del Ministerio de Educacin. 5. Para los desembolsos de fondos que perciba la Modalidad, sta deber presentar al funcionario que designe el Ministerio de Educacin, el correspondiente recibo por tipo de Bono debidamente firmado por el Presidente, Tesorero y Consejal Propietario Profesor.

6. La Modalidad deber tomar las medidas para conservar su capacidad operativa para adquirir y retener todos los derechos y obligaciones que le asigna el presente Convenio y lograr as una eficiencia mayor en el ejercicio. C. Responsabilidades Conjuntas:

1. Mantener comunicacin constante de acuerdo a las necesidades de cada una de las partes y por los canales respectivos. 2. Garantizar el fiel cumplimiento de lo estipulado en este Convenio e Instructivo para la ejecucin de los gastos. 3. Este Convenio tendr vigencia a partir de la fecha de su suscripcin y finalizar cuando la Modalidad liquide adecuadamente dichos fondos, ante la instancia y el perodo que designe el Ministerio de Educacin. 4. Ambas partes aceptan que este Convenio se regir por las normas y procedimientos administrativos-financieros que para tal efecto ha emitido el Ministerio de Educacin; ambas partes declaran que conocen, aceptan y se obligan a cumplir en todas sus partes. V. MONTO DEL CONVENIO:

El monto del Convenio, estar determinado por las disponibilidades financieras del Ministerio de Educacin, de los Organismos e Instituciones de Cooperacin Nacionales e Internacionales, de acuerdo a las polticas de montos, desembolso y fines que establezcan las mismas, para lo cual presentarn recibo, l cual describir informacin concerniente del monto a transferir, destino y fuente de financiamiento. VI. DE LO NO PREVISTO:

Las partes convienen en que lo No. Previsto en este Convenio, ser resuelto entre la Modalidad y la instancia respectiva del Ministerio de Educacin y si es necesario se tendr por incorporado a ste en forma de Adenda al mismo o por Resolucin Departamental. En fe de lo anterior, firmamos el presente Convenio en la ciudad de SAN SALVADOR, a los DIECISIETE das del mes de enero del DOS MIL TRES. ___________________________________ FRANCISCO UBILFREDO PANAMEO DIRECTOR DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN ___________________________________ MIEMBRO 2 DE PRUEBA Tesorero Propietario, Padre de Familia __________________________________ DANIEL PREZ Presidente Propietario, Director

_________________________________ SANDRA MARIBEL MONGE Consejal Propietaria, Profesora

ANEXO 3

MODELO DE RECIBO DE TRANSFERENCIA

Por US$

Recibimos del Pagador Auxiliar Departamental de USULUTN, de fondos provenientes del GOES, la cantidad de _________________________________ DOLARES (US$ _________________); transferencia de fondos en concepto de Bono de la Calidad Educativa, el cual firmamos en representacin del Consejo Directivo Escolar (CDE), que administra el centro educativo No. 11154 ESCUELA PARVULARIA NACIONAL DE MERCEDES UMAA, ubicada en: JURISDICCIN: MERCEDES UMAA DEPARTAMENTO: USULUTN Fecha de emisin del recibo: 18/01/2000 Nmero de cuenta del CDE: 011030039802 Banco: BANCO SALVADOREO

______________________________ PRESIDENTA LEONOR DE JESS GMEZ No. DUI

_____________________ TESORERA ANA DELMY MARTNEZ No. DUI

___________________________ CONSEJAL REPRESENTANTE DE LOS EDUCADORES No. DUI

ANEXO 4

MODELO DE NOTA DE AUTORIZACIN AL BANCO PARA QUE EL MINED PUEDA CONGELAR LOS FONDOS DE LA MODALIDAD
San Salvador, _________ de _____________________ de __________

Seores BANCO__________________________________ Presente

Cuenta Corriente _____________________________________ A nombre de _________________________________________ Estimados seores: Me refiero a la cuenta corriente aperturada a nombre del Consejo Directivo Escolar del Centro Escolar (ACE o CECE) ______________________________________ y a la cual se realizan transferencias de fondos para el mejoramiento de la Calidad Educativa. Autorizamos al Banco ______________________________________________para que el Ministerio de Educacin cuando determine cualquier irregularidad en la administracin de fondos o cuando as convenga a los intereses del Estado congele la cuenta, as como tambin, autorizo para que las cantidades remesadas indebidamente por la Pagadura del Ministerio, puedan ser reintegrados a dicha Pagadura. Atentamente,

______________________________ Presidente(a) Director(a) del CDE, ACE o CECE

______________________________ Tesorero (a) del CDE, ACE o CECE

_______________________________ Consejal Representante de los Educados cesantes el CDE

III. IPROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO.

A. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS.

PASO 1.

RESPONSABLE Secretario de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

2.

Modalidad de Administracin Escolar Local.

ACTIVIDAD Mantendr en la institucin una lista de proveedores actualizados y sus antecedentes clasificados segn la naturaleza del bien o servicio que ofrezcan, con el objeto de disponer de la informacin oportuna para realizar nuevas adquisiciones (donde se amerite). Elabora Plan de Compras (Anexo 5) de conformidad al Presupuesto del centro educativo, a fin de cumplir con los objetivos y metas trazadas por la entidad en el Plan Escolar Anual. Define las caractersticas de los bienes o servicios que requieren. Para realizar la compra debern observar las formas de contratacin establecidas por la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica (Anexo 6). Elabora solicitud de cotizacin (Anexo 7) y enva a proveedores que pueden suministrar el tipo de bien o servicio requerido, estableciendo el tiempo de entrega de los bienes o servicios. Cuando se trate de equipo y mobiliario escolar; se deben adquirir eminentemente nuevos y con garanta. Cuando se trate de equipo de cmputo deber adquirirse con garanta y el software con su respectiva licencia; cuidando que el software sea de las ltimas versiones y equipo actualizado. Recibe solicitud y prepara por escrito la cotizacin, para entregarla o enviarla al Encargado de Compras de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Recibe cotizaciones por escrito, la cual

3.

4.

Encargado de Compras: CDE Consejal Padre de Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) Encargado de Compras: CDE Consejal Padre de Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a)

5.

Empresa o Proveedor.

6.

Encargado de Compras: CDE

7.

Consejal Padre de Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) Modalidad de Administracin Escolar Local.

entrega a la modalidad para su respectivo anlisis. En reunin ordinaria o extraordinaria hacen los anlisis: x Tcnico (revisin de las caractersticas tcnicas de los bienes o servicios, la garanta del bien o servicio, tiempos de entrega). (Anexo 8) x Econmico (precios de los bienes o servicios) (Anexo 9) Seleccionan al proveedor, dejando asentado en acta tal decisin.(Anexo 10). CDE: Consejal Padre de Familia; ACE: Secretario(a); CECE: Secretario(a). Procede a elaborar Orden de Compra de Bienes y Servicios con numeracin correlativa (Anexo 11). Entrega los bienes o servicios y factura de consumidor final (Anexo 12) o Recibo a favor de la Modalidad de la Administracin Escolar local (Anexo 13) en casos eventuales, al Representante de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Recibe y revisa los bienes y/o servicios y factura o recibo, debiendo: Levantar un Acta de Recepcin numerada correlativamente (Anexo 14) para dejar constancia de que se recibe a entera satisfaccin. Cuando fueren bienes y/o servicios para actividades culturales, educativas y recreativas debern evidenciar la recepcin de los mismos mediante un listado que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, nmero de DUI. y firma de los participantes. Recibe factura, Orden de Compra, Acta de Recepcin y/o listado de asistentes cuando corresponda. Emite cheque a favor de la empresa o proveedor firmndolo, obtiene firma del

8.

Encargado de Compras: CDE: Consejal Padre de Familia; ACE: Secretario (a); CECE: Secretario (a)

9.

Empresa o Proveedor.

10.

Encargado de la recepcin de los bienes por Modalidad: CDE Presidente ACE Presidente y CECE Director.

11.

Tesorero(a) de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

Presidente y del Consejal Representante de los Maestros y entrega al Proveedor. Estampa el sello de pagado a la factura, llenando la informacin requerida en l. Registra en el libro de ingresos y gastos y en el de Banco. Archiva en el expediente correspondiente la documentacin. Ser el responsable de su registro y control, donde podrn demostrar su utilizacin.

12.

Modalidad de Administracin Escolar Local.

ANEXO 5

MODELO DE PLAN DE COMPRAS

ANEXO 6

FORMAS DE CONTRATACIN DE BIENES Y SERVICIOS

TIPOS DE ADQUISICIONES De US$ 0.0011 a US$ 1,440.00 FORMAS DE CONTRATACIONES Obras, bienes, servicios y Consultoras.

MONTO US$ De 0 a 10 salarios mnimos urbanos1/ o sea Arriba de 10 salarios mnimos urbanos hasta por un monto inferior a 80 salarios mnimos urbanos De US$ 1,440.01 a US$ 11,520.01

OBSERVACIONES Basta una sola cotizacin.

Obras, bienes, servicios y consultoras.

Libre Gestin

Deber contener como mnimo 3 cotizaciones de ofertantes. Se debe realizar comparacin de calidad y precios. Cuando se tratar de ofertante nico o marcas especficas, en que bastar un solo ofertante, para lo cual se debe emitir una resolucin razonada (Anexo 6-A). (Art. 13 que reforma el literal c) del Art. 40 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones y Art. 14 que reforma el literal c) del Art. 41 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones. 2/ No podr adjudicarse la adquisicin o contratacin al mismo ofertante o contratista cuando el monto acumulado de un mismo bien o servicio asignado por Libre Gestin, supere el equivalente a 80 salarios mnimos urbanos, dentro de un

Arriba de 80 salarios mnimos urbanos

US$ 11,520.01

Obras, bienes, servicios y consultoras.

perodo de tres meses, so pena de nulidad. Art. 17 que reforma el Art. 70 de la Ley. Es la forma de seleccin de contratistas en la que se elabora una lista de ofertantes, con un mnimo de cuatro invitaciones a personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras a las que se invita pblicamente a participar a fin de asegurar precios competitivos 3/ (Art. 16 que reforma al Art. 66 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones.

1/

2/

3/

Considerando que el salario mnimo urbano actual es de US$ 144.00; modificndose los techos automticamente si se modifica el salario mnimo urbano. Para aplicacin de estos contenidos, referirse al Decreto No. 868, Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica, publicada en el Diario Oficial, Tomo No. 347, del 15 de mayo del 2001 y reformas a la Ley mediante Decreto No. 244, publicado en el Diario Oficial No. 11, Tomo No. 350 del 15 de enero del 2001. Cuando existan convenios especiales que regulen de diferente manera las formas de contratacin de bienes y servicios, el MINED podr emitir una resolucin modificativa especfica.

ANEXO 6-A

MODELO DE FORMATO DE RESOLUCIN RAZONADA

RESOLUCIN No._____/2002 (CONTRATACIN DIRECTA)

El Consejo Directivo Escolar (ACE o CECE) del centro educativo __________________ _______________________________________________________, ubicado en el Casero _________________________, Cantn _________________, Municipio de ___________________________, Departamento de _____________________; a los __________________ das, del mes de ___________________ de _______________. CONSIDERANDO: I. Que el centro educativo requiere la compra o contratacin del(los) siguiente(s) bien (es) o servicio (s) ___________________________________________________ _____________________________________________________________________
(Especificar)

II. Que el bien o servicio antes descrito es suministrado nicamente por: ________ _____________________________________________________________________
(Anotar nombre del Proveedor)

POR TANTO, Con base a las razones anteriores y a lo que establece la Ley de Adquisiciones y Contrataciones RESUELVE: I. Adjudicar a la empresa ______________________________________________________________________ _______________________ la compra de _____________________________ ___________________________________, a un precio unitario de US$ ____________, haciendo un valor total de US$________________________________. II. Elaborar orden de compra _______________________ ___________________

______________________

Firma de los miembros del CDE, ACE o CECE

ANEXO 7

MODELO DE SOLICITUD DE COTIZACIN

LUGAR Y FECHA: _______________________________________________ SEORES: _____________________________________________________ El suscrito Presidente de ___________________, del Centro Escolar ___________
(Nombre de la Modalidad)

___________________________________, ubicado en ____________________,

(Nombre del Centro Educativo) (Direccin Exacta)

por este medio solicita cotizacin por escrito del material o servicios abajo detallados, la cual deber ser enviada a nuestro centro educativo a ms tardar el ______________ del mes de ___________________ de ___________; las cotizaciones que se reciban posterior a esta fecha no sern consideradas para decidir la compra. Deber presentarse la oferta en original, a nombre del (CDE, ACE o CECE) del centro educativo, indicndose a vigencia de la cotizacin as como especificar las siguientes condiciones de compra:

1. 2. 3. 4.

PLAZO DE ENTREGA: ___________________________ LUGAR DE ENTREGA: ___________________________ VIGENCIA DE LA COTIZACIN: ___________________ TIEMPO DE GARANTA DE LOS BIENES: (de ser necesario) _____________

ANEXO 8

MODELO DE ANLISIS TCNICO

ANEXO 9

MODELO DE ANLISIS ECONMICO

ANEXO 10

MODELO DE ACTA DE ADJUDICACIN DE UN BIEN O SERVICIO

En reunin __________________________________del CDE, ACE o CECE del Centro
(Indicar si es ordinaria o extraordinaria)

Educativo _____________________________________, a las __________________

(nombre del centro educativo)

horas del da_____________________ del mes de ____________________ del ao ____________, los firmantes nos reunimos para evaluar tcnica y econmicamente las cotizaciones presentadas por los siguientes proveedores______________________________________________________,
(indicar los nombres de los proveedores que han cotizado)

a solicitud nuestra, relativas al suministro de los siguientes: (bienes o servicios) ____________________________________________________

(Indicar el bien(es) o servicio(s) a que se refieren las cotizaciones)

resultando seleccionado __________________________________________________

(Indicar el nombre del proveedor seleccionado)

por un valor de ________________________________________ (US$ ___________ )

(Valor en letras) (Valor en nmeros)

OBSERVACIONES:______________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ________________

FIRMA DE TODOS LOS PRESENTES EN LA REUNIN _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________

ANEXO 11

MODELO DE ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

No. _______ SAN SALVADOR, _______ DE ________ DE ________ Seores: ____________________________________ Por este medio se comunica que el (CDE, ACE o CECE) del centro educativo __________________________, ha decidido adquirir en esa empresa o negocio los bienes o servicios que ms adelante se detallan, de acuerdo a los precios y condiciones de su oferta del da____________ del mes de _______________ del ao.___________. Dichos suministros debern entregarse en________________________________, el da__________ de _________ de las_________ horas a las _____________ horas._______________.

ANEXO 12

MODELO DE FACTURA

ANEXO 13

MODELO DE RECIBO (SI NO ES CONTRIBUYENTE OBLIGADO DEL IVA)

POR US$ ______________ Recib del Consejo Directivo Escolar (ACE o CECE) del Centro Educativo: ___________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________ ubicado en el Casero ____________________________________ Jurisdiccin de _____________________, Cantn ____________________________, Departamento de ___________________, No. de NIT__________________ emitido el ______________, la Cantidad de __________________ (US$ ________), en concepto de_________________________ _______________________________ Lugar y Fecha __________________________________________________________ F: ____________________________ Firma y Nombre del Suministrante _____________________________ NIT O DUI. _____________________________ Fecha de emisin ____________________________________________________________ Direccin y Telfono F: _________________________ Presidente Tesorero F:___________________________

Excluido del IVA. Art. 28

ANEXO 14

MODELO DE FORMULARIO DE ACTA DE RECEPCIN DE BIENES Y SERVICIOS

B. REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIN DE LOS FONDOS TRANSFERIDOS POR EL MINED O DE OTROS INGRESOS. PASO 1. RESPONSABLE ACTIVIDAD Modalidad de En reunin de la modalidad acuerdan: Administracin Escolar x Autorizar el Libro de Banco de la Local cuenta bancaria de las transferencias en la primera pagina del libro, debiendo firmar todos los miembros de la modalidad, y x Llevar a legalizar a la Direccin Departamental el libro de Ingresos y Gastos de las transferencias y el de los otros ingresos, segn corresponda. Presidente de la Modalidad Se presenta a la Direccin Departamental de Administracin Escolar correspondiente a legalizar el Libro de Local. Ingresos y Gastos de las operaciones financieras a efectuarse. Director (a) Departamental Legaliza el Libro de Ingresos y Gastos de las de Educacin. operaciones financieras a efectuarse. Lleva control de la autorizacin de los mismos. Una vez legalizado el libro lo entrega al Presidente de la modalidad. Entrega Libro de Ingresos y Gastos de las transferencias y el de los otros ingresos, as como el Libro de Banco de la cuenta bancaria de las transferencias al Tesorero para que inicie el registro de las operaciones financieras. Tesorero de la Modalidad Recibe los libros legalizados. de Administracin Escolar Local. Tesorero de la Modalidad Confirma en el banco la disponibilidad de Administracin Escolar financiera de las cuentas. Local. Tesorero de la Modalidad En la parte superior del primer folio a utilizar de Administracin Escolar por cada transferencia o de otros ingresos del Local. libro de ingresos y gastos correspondiente, debe anotar el nombre y ao de los fondos a registrar. Director (a) Departamental de Educacin. Presidente de la Modalidad de Administracin Escolar Local. De igual forma en el Libro de Banco de la cuenta de las transferencias, deber anotar el nmero de la cuenta a que corresponde el Libro, el nombre del banco y el ao. Tesorero de la Modalidad Registra la cantidad de los fondos recibidos,

2.

3.

4. 5.

6.

7.

8.

9.

10.

de Administracin Escolar en la columna referente a Ingresos y tambin Local. en la de saldos del Libro de Ingresos y Gastos (Anexo 15) y de igual manera en el Libro de Banco correspondiente (Anexo 16). Tesorero de la Modalidad Tesorero de la Modalidad de Administracin de Administracin Escolar Escolar Local. Local. Todo gasto debe pagarse mediante cheque (Anexo 17). Cada vez que emita un cheque de pago, el Tesorero debe: x Considerar la aplicacin de la Ley del Impuesto sobre la Renta, principalmente el Captulo II, Art. 66. x Registrar en el Libro de Ingresos y Gastos y en el Libro de Banco, los movimientos efectuados, en la parte que corresponde a los Gastos ; llevando as el control de todos los gastos y saldos realizados en forma peridica, incluyendo cheques emitidos a favor del Encargado de Caja Chica. Sella de pagado cada factura o recibo cancelado, indica la fecha, cheque No., por el valor (US$), Banco y No. de cuenta (Anexo 18). Totaliza los ingresos, los gastos y el saldo al finalizar cada pgina del Libro de Ingresos y Gastos, indicando que pasa a la siguiente pgina, y en la siguiente indicar que vienen totales de la pgina anterior.

11.

Tesorero(a) de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

12.

13.

14.

15.

Mensualmente debe establecer el saldo; as como tambin el acumulado anual. Tesorero de la Modalidad Al final de cada mes, deber hacer un de Administracin Escolar resumen de los egresos por concepto. Local. Tesorero de la Modalidad Deber integrar un archivo por fuente de de Administracin Escolar financiamiento, ordenando cronolgicamente Local. los documentos legales que respaldan los ingresos y egresos (Ver numeral 3 del literal G de la Normativa). Tesorero de la Modalidad Archiva documentos legales y financieros de Administracin Escolar (resguardando por cinco aos los documentos Local. de respaldo y por diez aos los libros) para la rendicin de cuentas correspondiente.

ANEXO 15

MODELO DE REGISTRO EN EL LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS

ANEXO 16

MODELO DE REGISTRO EN EL LIBRO DE BANCO

ANEXO 17

MODELO DE CHEQUE

ANEXO 18

MODELO SE SELLO

C. REGISTRO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE LOS OTROS INGRESOS DEL CENTRO EDUCATIVO.

PASO 1.

2.

RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local Modalidad de Administracin Escolar Local

3.

4. 5.

Modalidad de Administracin Escolar Local Tesorero de la Modalidad Tesorero o persona designada por la modalidad

ACTIVIDAD En reunin ordinaria acuerdan realizar los trmites para la impresin de los talonarios de recibos de ingresos, antes de que inicie el ao escolar. Manda a una imprenta a elaborar los recibos prenumerados de ingresos, (slo para CDE y ACE) en dos series: x Una para las contribuciones voluntarias o cuotas de escolaridad (Anexo 19-A), otra para las dems fuentes de ingresos. (Anexo 19-A) Una vez impresos los recibos, entregan talonarios de las dos series, mediante control de Numeracin al Tesorero de la modalidad. Recibe, firma control y resguarda los talonarios. Emite recibo correspondiente por cada ingreso. Registra detalladamente en el libro de ingresos y gastos, en la columna de ingresos y en orden cronolgico el concepto y el monto recibido. Remesa ntegramente en las 24 horas hbiles siguientes a la recepcin de los fondos a la cuenta corriente de la modalidad, dejando copia del comprobante de remesa. Al finalizar cada mes har un resumen de los ingresos percibidos de cada concepto En caso de perdida de recibos, la Administracin Escolar deber registrar en acta oportunamente la numeracin de los recibos prenumerados extraviados. Para el registro y control de los gastos de estos fondos, deber aplicar la normativa y procedimientos establecidos para la ejecucin de las transferencias; as como aperturar caja chica.

6.

7.

Tesorero o persona designada por la modalidad Tesorero o persona designada por la modalidad Tesorero o persona designada por la modalidad

8.

ANEXO 18

MODELO DERECIBO DE INGRESOS (CONTRIBUCIONES VOLUNTARIAS Y/O CUOTAS DE ESCOLARIDAD)

ANEXO 19

MODELO DE RECIBO DE INGRESOS (OTROS INGRESOS)

D. MANEJO DEL LIBRO AUXILIAR DE CAJA CHICA PASO 1. RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local ACTIVIDAD En reunin ordinaria acuerdan la creacin de Caja Chica, por un monto no mayor de US$ 57.14, equivalente a 500.00, para efectuar gastos menores de hasta US $22.85, equivalentes a 200.00. Registra este acuerdo en el Libro de Actas de la modalidad, indicando la finalidad de uso de los fondos. Ordenan la impresin de vales prenumerados para el control de la caja chica (ver anexo 20). Autorizan en el primer folio, el libro auxiliar que tendr que llevar para el registro de los ingresos y gastos por el fondo que de caja chica. Hacen entrega del libro auxiliar al Tesorero para que lleve los registros correspondientes al uso de los fondos. Elabora cheque a su favor por el valor de US$ 57.14 Solicita a los miembros que tienen firma mancomunada, que firmen el cheque. Elabora recibo por el valor del cheque especificando la finalidad de uso de los fondos. Hace efectivo el valor del cheque. Aprueba compra por Caja Chica y comunica al Tesorero.

2.

Secretario de la Modalidad Modalidad de Administracin Escolar Local

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Tesorero(a) de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Tesorero(a) de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Presidente(a) o Director(a) de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Encargado de Compras: CDE Consejal Padre de Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) Tesorero(a) de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Encargado de Compras: CDE Consejal

Solicita fondos al Tesorero para realizar la compra.

Elabora vale prenumerado especificando el uso del dinero y la cantidad en letras y nmeros. Solicita al Encargado de Compras que firme el vale. Firma vale prenumerado y se lo devuelve al Tesorero.

10.

11.

12.

13.

14.

Padre de Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Encargado de Compras: CDE Consejal Padre de Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) Encargado de Compras: CDE Consejal Padre de Familia ACE Secretario (a) CECE Secretario (a) Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

Entrega el dinero y archiva el vale.

Efecta la compra y pide factura de consumidor final o recibo en casos eventuales debidamente firmado por quin recibe el pago.

Entrega factura o recibo al Tesorero como comprobante de la compra.

Sella la factura o recibo con el sello de PAGADO, escribe cancelado en el vale, se lo anexa a la factura y los archiva. Al acumular el 80% o ms en facturas y/o recibos pagados, elabora solicitud de liquidacin de caja chica (Anexo 21) anexando comprobantes de gasto. Solicita a la Modalidad la reposicin de dichos fondos. Si la modalidad autoriza la reposicin del 80% de los fondos para caja chica, de nuevo se siguen los pasos del 4 al 14. Para la liquidacin final de los saldos de los fondos no habr reintegro a Caja Chica, slo comprobacin de los gastos.

15.

16.

Modalidad de Administracin Escolar Local. Tesorero de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

ANEXO 20

MODELO DE VALE
CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR CENTRO ESCOLAR NUEVO AMANECER No. _____________ VALE POR US$ ___________ Recib la cantidad de _____________________________________________________ ______________________________________Dlares, del Fondo de Caja Chica para ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________. _________________________________ Lugar y Fecha _________________________________ Nombre y Firma

ANEXO 21

MODELO DE LIQUIDACIN DE CAJA CHICA

PERIODO DEL ______________AL_________________ DE_____________ SALDO ANTERIOR (+) INGRESOS (Nmero y fecha del cheque) TOTAL (-) GASTOS CONCEPTO 1.____________________________________
(No. De Factura o Recibo) /1

US $_________

US $__________ US $__________

MONTO US $__________ US $__________ US $__________ US $__________ US $__________

(En letras)

2.____________________________________ 3.____________________________________ TOTAL DE GASTOS: EFECTIVO EN CAJA

Solicito reintegro a la Caja Chica la cantidad de ________________________ ______________________________________ US $_______________.

(En nmeros)

LUGAR Y FECHA_________________________________________________

___________________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL TESORERO

1 / Si es factura anotar el nmero, si es recibo anotar el nombre de quin recibi el dinero.

E. ELABORACIN DE CONCILIACIN BANCARIA

PASO 1.

RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local.

2.

3.

Tesorero(a) de la Administracin Escolar. Presidente (a) o Tesorero (a) de la Administracin Escolar.

ACTIVIDAD x Solicita oportunamente cada mes al banco los estados de las cuentas bancarias. x Cuando se trate de la cuenta de las transferencias, debe verificar contra el Libro de Banco y la chequera para revisar los cheques emitidos y concilia ambos saldos. Suma los saldos del libro de ingresos y gastos de las diferentes transferencias, cantidad que debe coincidir con el saldo del libro de banco. x Cuando se trate de la cuenta de los otros ingresos, debe verificar contra el libro de ingresos y gastos de esta fuente y la chequera y concilia ambos saldos. Elabora informe de conciliacin bancaria (Anexo 22). De no estar de acuerdo con el Estado Bancario, deber reclamar las inconsistencias ante el banco en un perodo no mayor de 10 das de haberse recibido el informe por parte del banco.

ANEXO 22

MODELO DE CONCILIACIN BANCARIA

F. RENDICIN DE CUENTAS Y LIQUIDACIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO. Las modalidades de administracin escolar local debern elaborar un informe anual de rendicin de cuentas y presentar la liquidacin de fondos cuando se trate de las transferencias por el Ministerio de Educacin, ante la comunidad educativa y la Direccin Departamental de Educacin correspondiente. Para los otros ingresos deben nicamente rendir un informe anual a la comunidad educativa. El informe anual de rendicin de cuentas deber contener los objetivos y metas alcanzadas, el nmero de nios, nias y jvenes beneficiados, los ingresos recibidos, los gastos realizados y saldo a la fecha del informe; todo lo anterior en funcin del Plan Escolar Anual y presupuesto de la institucin educativa. A continuacin, se presenta el procedimiento que las modalidades deben seguir para elaborar y presentar la liquidacin de los fondos transferidos por el MINED, detallando paso a paso las actividades y responsables; as como el formato a utilizar: PASO 1. RESPONSABLE Presidente de la Modalidad ACTIVIDAD Cuando se han agotado los fondos de una transferencia, convoca a reunin a la modalidad para: x Informar que se agotaron los fondos y x Que conjuntamente con los otros miembros con firma mancomunada prepararan la liquidacin y la presentaran a la Direccin Departamental correspondiente. Ordenan toda la documentacin de respaldo y de registro financiero por cada transferencia recibida de acuerdo a los lineamientos contenidos en el formulario de liquidacin.(Anexo 23) Llenan el formato de liquidacin (Anexo 23). Elaboran el informe de rendicin de cuentas, en el que se demuestre el cumplimiento de los objetivos y metas, nmero de beneficiarios atendidos y otros indicadores. Presentan a la Direccin Departamental: x El formato de liquidacin en original y copia debidamente lleno, firmado y sellado, x Toda la documentacin de respaldo en original, y

2.

3.

Miembros con firma mancomunada de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Miembros con firma mancomunada de la modalidad de Administracin Escolar Local. Miembros con firma mancomunada de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

4.

5.

Tcnico de la Unidad de Administracin de la Direccin Departamental de Educacin.

Adjuntan el Informe de Rendicin de Cuentas en original. Revisa y sella toda la documentacin que respalda la liquidacin, registra en el sistema la informacin correspondiente; SI NO HAY OBSERVACIONES: x Firma y sella de recibido el formulario de liquidacin, x Archiva una copia del formulario de la auto liquidacin y el informe original de rendicin de cuentas en el expediente de la modalidad, x Devuelve original del formulario de liquidacin sellado y con firma de recibido; as como el resto de la documentacin presentada a los miembros de la modalidad. x SI HUBIERAN OBSERVACIONES: x Imprime hoja de observaciones y determina en ella la fecha de nueva presentacin de la liquidacin, x Entrega la hoja original a los miembros de la modalidad, x Guarda copia de la hoja de observaciones en el expediente de la modalidad. x SI LA MODALIDAD DEBE REEMBOLSAR O REINTEGRAR FONDOS: x Archiva el cheque y copia de remesa de reintegro y reembolso en el expediente de la modalidad x Orienta a que nmero de cuenta debe elaborarse el cheque de devolucin de fondos e indica a donde deben depositarlos. Archiva la documentacin de respaldo por un perodo de cinco aos y los libros por un mnimo de 10 aos. Enva copia de formato de la autoliquidacin y cheques o remesas si lo hubieran al Pagador Auxiliar Departamental Recibe y concilia la informacin para preparar su informe de caja y enviarlo junto con un

6.

7.

8.

Modalidad de Administracin Escolar Local. Tcnico de la Unidad de Administracin de la Direccin Departamental de Educacin. Pagador Auxiliar Departamental.

9.

Gerencia Financiera

listado de los centros educativos que ha reembolsado o reingresado anexando copia de cheque o remesa a la Gerencia Financiera. Recibe cheques y remesas y realiza depsitos y anotaciones correspondientes a las Direcciones Departamentales de Educacin. Realiza, conciliaciones de las cuentas segn la fuente de financiamiento Registra informacin de las 14 Direcciones Departamentales de Educacin. Considera informacin para transferir el prximo ao.

10.

Direccin Departamental de Educacin

ANEXO 23

DOCUMENTACIN REQUERIDA A LAS MODALIDADES PARA LIQUIDAR TRANSFERENCIAS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Formato de Liquidacin debidamente lleno, firmado y sellado. Convenio. Recibo o recibos cuando tienen recibos complementarios. Libro de Actas Plan Escolar Anual y Plan de Compras (por Bono). Libro de Ingresos y Gastos y Libro de Banco de la cuenta de las transferencias. Chequera (s). Ultima Conciliacin Bancaria. Ultimo Estado de Cuentas. Cotizaciones firmadas y selladas por el Proveedor. Cuadros de Anlisis Econmico y Tcnico (compra despus de US$ 1,440.00). Orden de Compra de Bienes y Servicios. Actas de Recepcin de Bienes y Servicios. Comprobantes de Gasto (Facturas de Consumidor Final y/o Recibo con sello de pagado). Contratos de Bienes y/o Servicios. Si han constituido Caja Chica debern presentar el libro auxiliar correspondiente, los comprobantes de ingreso y gasto y dems documentos que seala el Documento Paso a Paso 4. Inventario (cuando haya compra de mobiliario y/o equipo).

15. 16.

17.

18.

Cuando fueren bienes y/o servicios utilizados para actividades culturales y educativas, debern evidenciar la recepcin de los mismos mediante un listado que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, nmero de DUI. y firma de los participantes. Para el Bono de Alimentacin el Informe Mensual de alimentos. Para el Bono de Asistencia Administrativa contrato de servicios, informe mensual de asistencia tcnica. Adjunto a la liquidacin de gastos, debern presentar un Informe de Rendicin de Cuentas que contenga los beneficios alcanzados con cada Bono, cumplimiento del objetivo, la poblacin beneficiada.

19. 20.

21.

DOCUMENTOS QUE DEBER CONSIDERAR EL TCNICO QUE LIQUIDAR TRANSFERENCIAS 2001

INSTANCIA DEPARTAMENTAL

1. 2.

Convenio General y Recibos por financiamiento firmado y sellado. Documento 4, Paso a Paso en la Administracin y rendicin de cuentas de las transferencias financieras del estado y otros ingresos incluidos provenientes de las contribuciones voluntarias de los padres de familia y/o cuotas de escolaridad; y otros documentos especficos que respalden los diferentes bonos. Instructivo MINED No. 001/2001. Resoluciones vigentes que modifican al Instructivo MINED No. 001/2001. Proyectos para Bono: Juventud para Escuelas Abiertas, Alegra, CRA y Planes de Desarrollo Profesional Docente. Listado de centros educativos beneficiados por cada una de las diferentes transferencias, especificando el nombre correcto de la transferencia, que incluya cdigo, tipo de modalidad, nombre del centro educativo, monto transferido, fuente de financiamiento. Listado de Bonos codificados nombre, fuente de financiamiento. Expedientes de las modalidades para confrontar documentos e informacin. Nombre y nmero de las cuentas a las cuales debern hacerse los reintegros y reembolsos de los diferentes bonos.

3. 4. 5.

6.

7. 8. 9.

MINISTERIO DE EDUCACION GERENCIA ADMINISTRATIVA CUADRO RESUMEN DEL GASTO DE LOS FONDOS RECIBIDOS AO ______

DOCUMENTO 5 V. PASO A PASO EN LA ADMNISTRACIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

INTRODUCCIN
El documento Paso a Paso en el Registro y Control de los Bienes: Libros, Muebles e Inmuebles de los Centros Educativos, contiene las normas y procedimientos que se debern aplicar, cuando por cualquier circunstancia se tengan que efectuar cargos, traslados, descargo de bienes y codificacin de libros, muebles, equipo y otros. Estos procedimientos les permitirn un mejor control de los bienes del Centro Educativo; as como tambin mantener actualizado sus inventarios. A manera de Consejo, no olvides hacer uso de estos instrumentos siempre que amplen o reduzcan los bienes que administra la Modalidad correspondiente.

I. NORMATIVA GENERAL DE FUNCIONAMIENTO

A. Las Modalidades de Administracin Escolar Local estn obligadas a administrar el mobiliario, equipo, libros e inmuebles del centro educativo, que adquieran bajo cualquier concepto. En el caso de los CECE se aplica nicamente a los bienes adquiridos a travs del Ministerio de Educacin o con fondos de las Transferencias que el MINED hace a las Modalidades de Administracin Escolar Local. Los Consejos Directivos Escolares y/o Asociaciones Comunales para la Educacin deben recibir y entregar conforme inventario, el mobiliario, equipo, libros de la institucin educativa, cuando el Director(a) Presidente(a) o la Modalidad asuma o cesen en sus funciones (Art. 36, literal n del Reglamento de la Ley de la Carrera Docente, Instructivo del Sistema de Registro y Control de los Bienes del Ministerio de Educacin y Art. 23 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educacin); debindose constar en el Libro de Actas del centro escolar. Para registrar y actualizar el inventario debern utilizarse los formularios Anexos AF-11 y/o AF-13. Al finalizar cada ao calendario, las Modalidades de Administracin Escolar Local, debern reportar sus inventarios actualizados a la Direccin Departamental correspondiente. En el caso de que en un centro educativo haya disolucin de una modalidad y se organice otra, los bienes sern transferidos a la nueva modalidad o al MINED mediante acta de traspaso, mientras se legaliza la nueva modalidad, en las condiciones en que se encuentren a ese momento. La infraestructura de los centros educativos oficiales no podr utilizarse para ninguna actividad ajena a la labor educativa y que no sea organizado por el Consejo Directivo Escolar o por la Asociacin Comunal para la Educacin, salvo en aquellos casos donde por Decreto Legislativo se autorice su uso. Para codificar el mobiliario, libros y equipo del centro educativo, se utilizar el Manual de Codificacin de Bienes del MINED. Para una mejor administracin de los bienes, los Consejos y/o Asociaciones Comunales, debern cumplir con lo estipulado en el Instructivo del Sistema de Registro y Control de los Bienes del Ministerio de Educacin, para el nivel Local.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

II. LEGALIZACIN Y REGISTRO DE LOS BIENES, LIBROS, MUEBLES E INMUEBLES

Las Modalidades de Administracin Escolar Local Consejo Directivo Escolar (CDE), Asociacin Comunal para la Educacin (ACE) y Consejo Educativo Catlico Escolar (CECE); esta ltima cuando sea favorecido con bienes proporcionados directamente por el MINED o adquieran bienes por medio de una transferencia de fondos del MINED; administraran los bienes de las instituciones educativas debiendo entregar los inventarios al final de cada ao calendario, los cuales sern enviados al Tcnico responsable de activo fijo en la Direccin Departamental correspondiente, este reporte se acompaar de copias de los documentos de traslados y descargos realizados en el transcurso del ao; adems, las modalidades deben quedarse con las originales en su archivo, como respaldo. A continuacin se describen paso a paso los procedimientos para el registro de los cargos, traslados y descargos de bienes libros, muebles y equipo: A. PASO 1. CARGO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS RESPONSABLE Presidente o Director de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Director del Centro Educativo. ACTIVIDAD En reunin de la modalidad, informa a la Modalidad de Administracin Escolar Local, la existencia fsica y/o documento de adquisicin de bienes, el cul ser inventariado. Verifica existencia, codifica en base al Manual de Codificacin de Bienes del MINED (apndice 2 del Instructivo) y actualiza el inventario (Formulario AF-11 y/o F-13). En reunin de la modalidad, presenta para aprobacin y firma el inventario actualizado. Firman la actualizacin del inventario (Formulario AF-11 y/o F-13). Remite copia del inventario actualizado al Tcnico de Activo Fijo Departamental correspondiente para su registro. Entrega el inventario al Secretario para su archivo.

2.

3.

4. 5.

Presidente o Director de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Modalidad de Administracin Escolar Local. Presidente o Director de la Modalidad de Administracin Escolar Local CDE, ACE o CECE.

FORM. AF-11 MINISTERIO DE EDUCACIN ACTIVO FIJO

MODELO DE INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE LA INSTITUCIN

INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DONDE SE REGISTRA EL INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS NOMBRE DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA: Se anotar tal como est nombrada oficialmente la institucin. CDIGO DE LA INFRAESTRUCTURA: se pondr el nmero que ha sido asignado a la institucin educativa. TIPO DE CARGO: se especificar la clase de cargo, segn como fue adquirido el bien por la institucin educativa en la forma siguiente: Entrega del Ministerio.......................................1-1 Donaciones.......................................................1-2 Compra con actividades de la escuela.............1-3 Bonos................................................................1-4 CDIGO Y CORRELATIVO: se anotarn los cuatro dgitos de la clase del bien segn instructivo y su correlativo segn la cantidad de bienes adquiridos. CARACTERSTICAS: Se especificarn los detalles tales como: tipo de bien, marca, serie, modelo u otros que identifiquen el bien. ESTADO FSICO: se anotar la cantidad de muebles de conformidad al estado en que se encuentren: BUENO REGULAR (B) (R)

FECHA DE ADQUISICIN: se anotar el da, mes y ao en que la institucin adquiri el bien. CANTIDAD: se anotar el nmero de unidades de una sola clase de bienes. VALOR UNITARIO: se anotar el precio del bien. VALOR TOTAL: se obtendr de multiplicar el precio unitario por la cantidad de determinado tipo de bienes. CLAVE: se marcar con la letra (R) si el valor es real y con la letra (E) si el valor es estimado. FIRMA: en este espacio firmarn todos los miembros representantes de la institucin educativa. NOMBRE: aqu se anotar el nombre completo de la persona a quien le corresponde la firma del espacio superior; en caso del CDE, ser el Tesorero y de la ACE el Presidente

(en el espacio sector padre de familia); en el caso del sector alumno se ubicar si existe representante de ste. SELLO: deber estamparse el sello correspondiente de la institucin educativa, que ha sido anotado al inicio del presente.

FORM. AF-13 MINISTERIO DE EDUCACIN ACTIVO FIJO

MODELO DE INVENTARIO BIBLIOGRFICO

INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR EL INVENTARIO NOMBRE DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA: se anotar tal como est nombrada oficialmente la institucin. CDIGO DE LA INTITUCIN: se pondr el nmero que ha sido asignado a la institucin. TIPO DE CARGO: se especificar la clase de cargo, segn como fue adquirido el bien por la institucin educativa en la forma siguiente: Entrega del Ministerio................................................1-1 Donaciones................................................................1-2 Compra con actividades de la Escuela......................1-3 Bonos.........................................................................1-4 CDIGO DEL LIBRO Y CORRELATIVO: se anotarn los tres dgitos de la clasificacin del libro de acuerdo a la materia que trate, segn Manual de Codificacin y su correlativo, segn la cantidad de libros adquiridos. TTULO: anotar el nombre del libro asignado por el o los autor(es), identificando en la portada o su reverso. AUTOR: anotar el nombre de la institucin o persona(s) responsable de la obra. En caso sean ms de dos autores, se anote el primer nombre, ms la frase; y otros. ESTADO FSICO: se anotar la cantidad de libros de conformidad al estado en que se encuentren: Bueno (B) Regular (R) FECHA DE ADQUISICIN: se anotar el da, mes y ao en que la institucin adquiere el bien. VALOR UNITARIO: valor de adquisicin de los libros. CANTIDAD: se anotar el nmero de unidades de un mismo libro, segn su clasificacin. VALOR TOTAL: se obtendr de multiplicar el precio unitario por la cantidad de determinado libro. CLAVE: se marcar con la letra (R) si el valor es real y con la letra (E) si es estimado. NOMBRE: aqu se anotar el nombre completo de la persona a quien le corresponde la firma del espacio superior, en caso de CDE, ser el Tesorero y de la ACE el Presidente (en el espacio sector Padre de Familia); en el caso del sector Alumno se ubicar si existe representante de ste.

SELLO: deber estamparse el sello correspondiente de la institucin educativa, que ha sido anotado al inicio del presente.

B.

TRASLADO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS

PASO 1.

2.

RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local, solicitante Modalidad de Administracin Escolar Local, otorgante. Secretario de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Modalidad de Administracin Escolar Local receptora. Presidente o Director de Modalidad de Administracin Escolar Local, otorgante. Tcnico de Activo Fijo Departamental.

ACTIVIDAD Enva nota de solicitud de traslado de bienes.

3.

Recibe solicitud y en reunin colegiada acuerdan traslado de bienes; y autorizan al Presidente o Director, al Tesorero y al Secretario, para firmar el Formulario AF-9. Registra este acuerdo en el acta de la reunin, la cual deben firmar todos los presentes (Anexo 11).

4.

5.

6.

Reciben Bienes y si todo corresponde a lo especificado en el Formulario AF-9, lo firma el Presidente de la institucin receptora. Remite copia de autorizacin de traslado (Formulario AF-9) al Tcnico de Activo Fijo Departamental. Entrega el original al Secretario para su archivo correspondiente. Procede a realizar el cargo y descargo respectivo.

ANEXO 1

ACTA DE TRASPASO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS (Libro de Actas del Centro Escolar)

En el local del centro escolar ______________________________________________ del Municipio de _____________________________ del Departamento de __________________, a las ________ horas del da _____________ del mes de _____________ del ao __________. Los suscritos miembros del Consejo y/o Asociacin de la Modalidad de Administracin Escolar Local, ha revisado la solicitud de traslado (especificar el bien solicitado) del Centro Escolar (especificar la Modalidad y nombre del centro educativo solicitante), y aceptamos la transferencia; para tal efecto autorizamos al seor (Presidente o Director y Tesorero) de la institucin, para que firmen el traslado de bienes en el Formulario AF-9. Y no habiendo ms que hacer constar, ratificamos y firmamos la presente Acta.

CONSEJO Y/O ASOCIACIN QUE AUTORIZA EL TRASLADO:

INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DE TRASLADO DE MOBILIARIO

I. 1.

GENERALES: Nmero Correlativo: el formulario deber ser numerado en orden subsiguiente.

2. Procedencia: deber anotarse el nombre de la dependencia o institucin que posee el bien(es). 3. Destino: deber anotarse el nombre de la dependencia o institucin educativa hacia donde se traslada el bien(es). 4. Tipo de movimiento: deber de marcarse con una X en el espacio que identifica el tipo de traslado.

II. x x x x

CARACTERSTICAS: Clase de Bien: deber anotarse el nombre del bien. Nmero de Inventario: deber anotarse el cdigo que posee el bien. Marca: deber anotarse la marca del bien si la posee. Serie: se coloca el nmero de serie del bien si lo posee.

NOTA: para las Modalidades de Administracin Escolar Local, slo se llenar un original y dos copias, el original quedar en poder de la dependencia que entrega y las copias, una para quien recibe y la otra para la Departamental. Para las Unidades Administrativas Centrales y Departamentales, este formulario constar de un original y tres copias, que sern distribuidas as. Original para quien autoriza el traslado y las copias para el Departamento y/o Unidad de Activo Fijo, personal de vigilancia y personal que retira el bien.

F.

DESCARGO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS

PASO 1.

2.

RESPONSABLE Presidente o Director de la Modalidad de Administracin Escolar Local. Presidente o Director de la Modalidad de Administracin Escolar Local.

ACTIVIDAD Determina la utilidad del bien(es). Si se trata de prdida de un bien, investiga el faltante y denuncia a la Polica Nacional Civil. Convoca a reunin extraordinaria a los miembros de la Modalidad para informar ya sea sobre la utilidad de un bien (es) o sobre la prdida. Acuerdan reunirse posteriormente para tomar decisin sobre el descargo. Verifican fsicamente el estado del bien(es), si se trata de bienes inservibles; Si se trata de una prdida, investigan el faltante y le dan seguimiento a la denuncia a la Polica Nacional Civil, para determinar responsabilidades. En reunin acuerdan descargar el bien, dejando tal decisin asentada en acta correspondiente, la cual firman todos los presentes. Firman solicitud de descargo por inservible o prdida (formulario AF-12), describindose en l todas las caractersticas del bien(es) a descargar. Enva copia de solicitud de descargo (AF-12) a la Direccin Departamental de Educacin correspondiente. Entrega original al Secretario para su archivo correspondiente. Recibe solicitud de descargo y la margina al Tcnico de Activo Fijo Departamental. Recibe solicitud, la ratifica y procede a realizar trmite ante la Comisin de descargo Departamental. Informa a la modalidad por escrito sobre la resolucin tomada. Actualiza inventario.

3.

Modalidad de Administracin Escolar Local.

4.

Modalidad de Administracin Escolar Local. Modalidad de Administracin Escolar Local. Presidente(a) o Director(a) de Modalidad de Administracin Escolar.

5.

6.

7. 8.

Direccin Departamental Tcnico de Activo Fijo Departamental.

FORM. AF-12 MINISTERIO DE EDUCACIN ACTIVO FIJO

SOLICITUD ESCOLAR

DE

DESCARGO

DE

MOBILIARIO

EQUIPO

INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

DESCARGO

DE

NOMBRE DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA: se anotar tal como est nombrada oficialmente la institucin. CDIGO DE LA INSTITUCIN: se pondrn los nmeros que han sido asignados para cada una de las instituciones educativas (segn refrenda anterior). TIPO DE DESCARGO: se especificar la clase de descargo, en la forma siguiente: Inservible....................2-1 Robo...........................2-2 CDIGO Y CORRELATIVO: se anotarn los cuatro dgitos de la clase de bien, segn Manual de Codificacin y su correlativo, segn la cantidad de bienes adquiridos. CARACTERSTICAS: se especificarn los detalles tales como: marca, serie, modelo, color, medidas u otros que identifiquen el bien. FECHA DE ADQUISICIN: se anotar el da, mes y ao que la institucin adquiri el bien. CANTIDAD: se anotar el nmero de unidades de una sola clase de bienes. VALOR UNITARIO: se anotar el precio del bien. VALOR TOTAL: se obtendr de multiplicar el precio unitario por la cantidad de determinado tipo de bienes. FIRMA: en este espacio firmarn todos los miembros representantes de la institucin educativa. NOMBRE: aqu se anotar el nombre completo de la persona a quien le corresponda la firma del espacio superior; en caso del CDE, ser el Tesorero y la ACE, el Presidente (en el espacio sector padre de familia); en el caso del sector alumno se ubicar si existe representante de ste. SELLO: deber estamparse el sello correspondiente de la institucin educativa que ha sido anotado al inicio del formulario.

III. PROCEDIMIENTO INMUEBLES:

DE

LEGALIZACIN

REGISTRO

DE

El Ministerio de Educacin, podr adquirir bienes inmuebles por medio de donaciones, comodatos iguales o mayores a treinta y cinco aos o por compra venta, los cuales deben legalizarse y registrarse para su control. A continuacin se presentan los procedimientos para legalizar y registrar una donacin, un comodato o una compra venta de un inmueble. A. LEGALIZACIN Y REGISTRO DE UNA DONACIN DE INMUEBLE AL RAMO DE EDUCACIN

Se entender por donacin, a la accin de una persona natural o jurdica de dar gratuitamente un inmueble de su propiedad al Ramo de Educacin, para que ah funcione un centro educativo. En lo que se refiere a la titulacin del inmueble donado, esto se da cuando los propietarios carecen de Escritura Pblica que no esta inscrita en el Registro de la Propiedad Raz a su favor o presentan un documento privado, entonces se seguir el trmite de titulacin a travs de la Fiscala General de la Repblica, a efecto de tramitar el respectivo ttulo para su registro en el Registro de la Propiedad Raz. PASO 1. RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local ACTIVIDAD Gestiona con el propietario del inmueble la donacin. Llenan la oferta de donacin, anexando de acuerdo al propietario de que se trate, la documentacin que se seala en el Anexo 2 de este procedimiento. Presenta al Departamento de Asesora Jurdica del MINED, la documentacin para el trmite correspondiente. Revisa y si todo esta correcto la recibe. Elabora Acuerdo Ejecutivo en donde el MINED acepta el inmueble donado, para firma del Titular del Ministerio de Educacin Una vez firmado el Acuerdo, procede a elaborar Escritura Pblica y solicita la firma de la Escritura a la Fiscala General de la Repblica. Presenta para registro y control un testimonio a:

2.

Modalidad de Administracin Escolar Local

3.

Departamento de Asesora Jurdica

4.

Departamento de Asesora Jurdica

5.

Oficina de Activo Fijo

Fiscala General de la Repblica x Propietario del inmueble x Oficina de Activo Fijo x Asesora Jurdica Presenta un Testimonio de la Escritura al Registro de la Propiedad Raz, para ser inscrita a favor del Estado de El Salvador, en el Ramo de Educacin. Registra en el sistema el testimonio y archiva el documento para su control.

ANEXO 2 DOCUMENTOS QUE RESPALDAN UN TRAMITE DE DONACIN: DONACIONES DE PERSONAS NATURALES: 1. 2. 3. 4. Llenar la oferta de donacin por l o los donantes. Fotocopia de antecedentes de la donacin. Fotocopia de DUI. Fotocopia de NIT.

DONACIONES POR ALCALDAS MUNICIPALES: 1. Certificacin del Acuerdo del Concejo Municipal en el que acuerdan hacer la donacin, dicho documento debe contener lo siguiente: medidas y colindancias de sus cuatro rumbos, ubicacin, rea, extensin, valo y designar al seor Alcalde para que firme la escritura de donacin a favor del Ministerio de Educacin. Fotocopia de antecedente de donacin. Fotocopia de la credencial del Alcalde. Fotocopia de DUI. Fotocopia de NIT de la Alcalda.

2. 3. 4. 5.

DONACIONES DE LAS ASOCIACIONES COOPERATIVAS DE LA REFORMA AGRARIA: 1. 2. Certificacin del Punto de Acta en donde la Asociacin acuerda hacer la donacin. Dicho documento debe contener lo siguiente: ubicacin, rea de extensin y designar al Presidente de la Cooperativa para firmar la escritura de donacin a favor del Ministerio de Educacin. Fotocopia del antecedente de donde se har la desmembracin. Fotocopia de la DUI del Presidente de la Cooperativa. Fotocopia de credencial extendida por el jefe del Departamento de Asociaciones Agropecuarias del Ministerio de Agricultura y Ganadera. Fotocopia de Estatutos de la Asociacin Cooperativa. Fotocopia del NIT de la Cooperativa. Fotocopia de la personera jurdica de la Cooperativa, extendida por el Ministerio de Agricultura y Ganadera. Fotocopia del Acuerdo del Acta del ISTA, en donde el ISTA autoriza a la Asociacin Cooperativa la donacin del inmueble al Ministerio de Educacin, manifestando su ubicacin, rea, adems el ISTA se compromete a desgravar la porcin a donar y autorizar al Presidente para firme la escritura la Escritura de Desgravacin. Fotocopia de la escritura de desgravacin de la porcin a desgravar otorgada por el ISTA a favor de la Cooperativa donante.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10.

DONACIONES DE PERSONAS JURDICAS O ASOCIACIONES: 1. Certificacin del punto de acta donde la Sociedad donante acuerda la donacin. Dicho punto de acta debe contener lo siguiente: medidas y colindancias de sus cuatro rumbos, ubicacin, rea de extensin y valu del inmueble, designar al representante legal de la Sociedad para que firme la respectiva escritura pblica de donacin a favor del Ministerio de Educacin. Fotocopia de la escritura de constitucin de la Sociedad. Fotocopia de la credencial del Representante Legal de la Sociedad. Fotocopia de DUI del Representante Legal. Fotocopia del NIT de la Sociedad. Fotocopia del antecedente de donde se desmembrar la porcin a donar.

2. 3. 4. 5. 6.

DONACIONES ESPECIALES: (No hay antecedente escrito) 1. El donante debe comprobar que la posesin, uso y dominio del inmueble a donar la ha ejercido por ms de diez aos consecutivos de manera quieta.

B.

LEGALIZACIN Y REGISTRO DEL COMODATO DE UN INMUEBLE A FAVOR DEL RAMO DE EDUCACIN Se entender por comodato, al prstamo gratuito de un inmueble que una Persona Jurdica (Alcaldas Asociaciones o Sociedades) hace al Ramo de Educacin, para que ah funcione un centro educativo, por un perodo no menor de treinta y cinco aos.

PASO 1.

RESPONSABLE Modalidad Administracin Escolar Local

2.

Departamento Asesora Jurdica

ACTIVIDAD de Gestiona con el propietario del inmueble el prstamo o comodato para que ah funcione el centro educativo. Cuando ya existe acuerdo presentan la documentacin (que se cita en el anexo 2) al Departamento de Asesora Jurdica para el trmite correspondiente. de Revisa documentacin y si todo esta correcto la recibe. Elabora Acuerdo Ejecutivo en donde se recibe en calidad de comodato el inmueble, del Titular del Ministerio de Educacin. Una vez firmado el Acuerdo, procede a elaborar Escritura Pblica. Solicita firma de la Fiscala General de la

3.

Departamento Asesora Jurdica

4.

Oficina de Activo Fijo

Repblica. de Presenta para archivo y control un Testimonio a: x La Fiscala General de la Repblica x Al propietario del inmueble x A la Oficina de Activo Fijo x Al Departamento de Asesora Jurdica Presenta tambin un Testimonio al Registro de la Propiedad Raz, para su marginacin. Registra en el sistema el testimonio y archiva el documento para su control.

C.

LEGALIZACIN Y REGISTRO DE LA COMPRA VENTA DE UN INMUEBLE A FAVOR DEL RAMO DE EDUCACIN

Se entender por compra venta, a la adquisicin de un inmueble mediante pago que hace el Ramo de Educacin, a una Persona Natural o Jurdica, para que ah funcione un centro educativo. PASO 1. ACTIVIDAD de Gestiona con el propietario del inmueble la compra venta, para que ah funcione el centro educativo. Cuando ya existe acuerdo, y el propietario ha fijado el precio de venta, presentan la oferta a los Titulares del Ramo de Educacin. Titulares del Ramo de Recibe oferta y margina a la Gerencia Educacin de Educacin Administrativa para gestionar financiamiento. Gerencia Administrativa Verifica si hay posibilidad de financiamiento, Si hay, enva solicitud de valu del inmueble a la Direccin de Infraestructura. Direccin Nacional de Verifica si el inmueble rene las condiciones Diseo e Infraestructura necesarias para que funcione ah un centro educativo. Investiga precios de propiedades de zonas aledaas y en la Alcalda de la jurisdiccin del inmueble para determinar si el precio es justo. Direccin Nacional de Si el inmueble rene las condiciones y el precio Diseo e Infraestructura es justo, pasa a la Gerencia Administrativa para el trmite correspondiente de gestin de fondos para el pago. Si determina que el precio del inmueble no es justo, recomienda a la Gerencia Administrativa, para que solicite valu a la Direccin General del Presupuesto. Gerencia Administrativa Si la modalidad de administracin escolar local cuenta con fondos para el pago, emite RESPONSABLE Modalidad Administracin Escolar Local

2. 3.

4.

5.

6.

Resolucin autorizando la compra venta del inmueble. Si no se cuenta con fondos, elabora solicitud ante el Ministerio de Hacienda. Una vez se cuenta con el financiamiento, pasa el caso al Departamento de Asesora Jurdica para el correspondiente trmite de legalizacin y registro de la Escritura Pblica. (Ver procedimiento de donacin).

DOCUMENTO 6 VI. PASO A PASO EN LA ADMNISTRACIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS.

INTRODUCCIN
El Centro Educativo es un lugar muy importante en la comunidad, en sus aulas se aprende a leer y escribir, a conocer la historia y a encontrar explicaciones sobre los fenmenos externos; en sus Instalaciones, tambin se socializa y se comparte con otros seres humanos. Pero con el correr de los aos, esas instalaciones sufren desgaste y hasta deterioro si no se les brinda el mantenimiento debido, lo cual impedira que otras generaciones puedan beneficiarse de ellas. Por lo que es necesario promover en los usuarios una cultura de conservacin de los Centros Educativos, fundamentada en un marco de valores orientados a desarrollar y fortalecer el sentido de pertenencia mediante la participacin creativa, responsable y comprometida de la comunidad, para que a travs del trabajo cooperativo se desarrollen actividades innovadoras y permanentes de mantenimiento de la infraestructura. En el presente documento se presentan las normas bsicas y procedimientos que deben considerar la comunidad educativa, en la ejecucin de obras de mantenimiento (preventivo y correctivo), rehabilitacin y/o construccin de la infraestructura escolar.

I. MARCO CONCEPTUAL
Para poder referirnos al mantenimiento de la infraestructura, mobiliario y/o equipo escolar, primero debemos precisar que se entiende por mantenimiento, su propsito y la importancia de la participacin de los actores principales desde el planeamiento hasta la ejecucin del mismo. En qu consiste el mantenimiento de la infraestructura, mobiliario y equipo del centro educativo? Es el proceso que permite conservar el estado fsico original de operacin o funcionamiento y del diseo del inmueble, instalaciones, equipo y mobiliario del centro educativo. En que consiste el mantenimiento preventivo? Es un proceso continuo de tareas o acciones planificadas para mantener la infraestructura escolar, mobiliario y equipo en buen estado de funcionamiento, en su condicin y apariencia original; as como prevenir las necesidades de reparacin y prevenir mayores daos en caso de desastres naturales, por ejemplo: Tareas diarias: 1. Barrer y trapear; 2. Limpiar y lavar servicios sanitarios, urinarios, bebederos; 3. Limpiar el terreno para evitar acumulacin de basura; 4. Vaciar recipientes de basura, hacer uso de composteras, prcticas de reciclaje de basura y el resto enterrarla; 5. Limpiar ventanas; 6. Sacudir mobiliario y equipo, etc. Tareas semanales: 1. Revisar pisos, paredes, techos; 2. Revisar cerraduras y bisagras; 3. Revisar el mobiliario: sillas desajustadas, clavos o tornillos en pizarras, pupitres, estantes, mesas, etc.; 4. Revisar equipo: cables, focos, etc.; 5. Revisar tanque de agua, caeras, grifos; 6. Revisar tomas elctricos, lmparas, focos, cajas oxidadas, falta de tornillos, placas quebradas; 7. Revisar puertas, ventanas, etc. Para determinar necesidades de mantenimiento. Tarea quincenal: Mantenimiento a reservorios. Tareas mensuales: 1. Revisar muros y canales de desage; 2. Revisar cercas perimetrales; 3. Revisar cubiertas de techo; 4. Revisar cimentaciones y drenajes de aguas lluvias; 5. Limpieza del equipo, etc., para determinar necesidades de mantenimiento. Tareas anuales: 1. Pintar el centro educativo; 2. Reparar y pintar mobiliario con barniz; 3. Fumigar paredes, pisos y techos; 4. Revisin de fosa sptica, pozo de absorcin o campo de riego.

En qu consiste el mantenimiento correctivo? Son los trabajos de reparaciones mayores de la infraestructura, mobiliario y equipo, las cuales requieren mayor tratamiento y especializacin, trabajos orientados a la correccin de fallas de los elementos constructivos para restablecerlos a sus condiciones normales de funcionamiento. Qu debe entenderse por construccin de infraestructura? Construccin de las instalaciones educativas por reemplazo o ampliacin de reas de una infraestructura educativa: REEMPLAZO Centros Educativos acreditados que carecen de infraestructura adecuada y necesitan la construccin completa de las instalaciones fsicas. AMPLIACIN Ampliar o extender las instalaciones fsicas de un centro educativo acreditado.

II. NORMATIVA GENERAL PARA EL MANTENIMIENTO CONSTRUCCIN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA

1.

El MINED velar por que las instituciones oficiales posean la infraestructura y el mobiliario indispensable para desarrollar el proceso educativo. Para la Construccin o Ampliacin de la Infraestructura Educativa corresponde al MINED, por medio de la Direccin de Diseo y Supervisin de Infraestructura, normar, controlar, autorizar, evaluar, coordinar, ejecutar, monitorear, supervisar, brindar asistencia tcnica, todo lo relacionado con la infraestructura educativa (espacios arquitectnicos de los centros educativos). Los Consejos Directivos Escolares, las Asociaciones Comunales para la Educacin y los Consejos Educativos Catlicos Escolares, son responsables de planificar, presupuestar y administrar los recursos destinados al mantenimiento preventivo del edificio escolar, los padres y madres de familia, alumnos, docentes debern organizarse en comits de mantenimiento preventivo escolar. Las inversiones en obras de infraestructura fsica ejecutadas en los edificios escolares pblicos, constituyen inversiones pblicas y se regirn por las normas tcnicas de control interno de la Corte de Cuentas de la Repblica. Las Modalidades de Administracin Escolar Local (CDE, ACE y CECE) podrn invertir en mantenimiento preventivo o correctivo de la infraestructura del edificio escolar previa aprobacin por el MINED y cuando el inmueble sea propiedad del Estado en el Ramo de Educacin, comodatos por 35 aos o ms a favor de ste

2.

3.

4.

5.

o cuenten con ofertas de donacin o de comodatos y estn en trmite en el Departamento Jurdico del MINED. 6. Para la construccin de la infraestructura del edificio escolar deber considerarse la normativa del diseo del MINED, la legalidad del terreno, las condiciones fsico-ambientales, la orientacin Norte-Sur de las edificaciones; as como tambin, deber respetarse los diseos tipos vigentes del MINED en los diferentes niveles educativos (Parvularia, Bsica, Media y Especial). El color oficial de los edificios escolares pblicos ser azul bandera, a una altura de repisa de ventana (1.40 mts.) y blanco la parte superior, en el caso del interior de las aulas estas sern pintadas de color blanco totalmente, a la altura de repisa de ventanas ser de aceite y el resto de agua, salvo consideraciones especiales (patrimonio cultural, inmuebles privados, etc.). En el caso de la Educacin Especial, los espacios siguen las normas generales aplicables a los espacios de Educacin Parvularia y Bsica en cuanto a la forma, dimensiones, iluminacin, ventilacin, etc., especificndose cambios en aspectos de seguridad para el desplazamiento de los alumnos en aulas y zonas de circulacin, as como en el rea de servicios sanitarios. Tambin deben considerarse rampas en todas las reas de la escuela, deben evitarse las excesivas diferencias del nivel con los dems espacios del centro educativo y con terrenos colindantes. Ninguna de las Modalidades de Administracin Escolar Local (CDE ACE y CECE) pueden autorizar el uso de terrenos educativos para que instituciones pblicas, privadas o ONGS instalen tuberas, drenajes tendidos elctricos o de telefona en general o rtulos de publicidad, afectando la seguridad de la comunidad educativa y las instalaciones del edificio escolar. Para la construccin de espacios fsicos recreativos, jardines, etc., deben considerarse los porcentajes normados por el MINED para cada nivel educativo. Los terrenos ofrecidos en donacin o comodato debern cumplir condiciones y reas mnimas y esto depender de la poblacin escolar y el nivel educativo que se pretende atender: 90 alumnos 180 alumnos 360 alumnos Otros = 12. = 1,260 M2 = 2,520 M2 = 5,040 M2 consultar al MINED

7.

8.

9.

10.

11.

Las modalidades de administracin escolar local, deben destinar en su presupuesto quinquenal y anual, fondos para el mantenimiento preventivo escolar, los cuales deben ser invertidos exclusivamente en ello.

III. PROCEDIMIENTOS PARA EL MANTENIMIENTO CONSTRUCCIN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA

A. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO

El mantenimiento preventivo escolar, tiene como objetivos prevenir el deterioro de la infraestructura, mobiliario y/o equipo, a fin de conservarlo en ptimas condiciones de funcionamiento, distribucin adecuada de la infraestructura, higiene y ornato para contribuir con la calidad de la educacin; as como promover la participacin permanente y organizada de la comunidad educativa. A continuacin se presenta paso a paso el procedimiento a seguir:

PASO 1.

RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local

2.

Modalidad de Administracin Escolar Local Modalidad de Administracin Escolar Local y Comit de Mantenimiento Preventivo Escolar

3.

4.

5.

6.

7.

Modalidad de Administracin Escolar Local y Comit de Mantenimiento Preventivo Escolar Modalidad de Administracin Informa a la comunidad educativa de los Escolar Local avances del Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento Preventivo. Direccin Departamental de Da seguimiento a las actividades establecidas Educacin, por medio de sus en el Plan. Tcnicos de Enlace. Informa de cualquier irregularidad a la Direccin de Diseo y Supervisin de Infraestructura Educativa. Direccin de Diseo y Da seguimiento y monitoreo a la ejecucin de Supervisin de Infraestructura las actividades de mantenimiento establecidas Educativa. en el Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento Preventivo.

ACTIVIDAD Levanta un inventario de desperfectos o daos de las instalaciones, mobiliario y equipo del Centro Educativo elaborando ficha de inventario de daos (Anexo 1) apoyndose del mapa escolar. Organiza a la comunidad educativa en comit de mantenimiento los cuales rotarn en el ao escolar (Anexo 2). Priorizan y cuantifican de acuerdo a recursos disponibles las obras a realizar. Elaboran el Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento Preventivo del centro educativo (Anexo 3), el cual es incluido en el PEI y Plan Escolar Anual. Ejecuta actividades contempladas en el Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento Preventivo, con calidad.

ANEXO 1

MODELO DE INVENTARIO DE DAOS

ANEXO 2

EQUIPOS DE TRABAJO

ANEXO 3

PLAN ANUAL DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

B.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO.

El mantenimiento correctivo, tiene como objetivo corregir el deterioro ocasionado por el uso y el paso del tiempo de la infraestructura, mobiliario y equipo; para prolongar su vida til. A continuacin se presenta paso a paso el procedimiento a seguir:

PASO 1.

2.

RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local y Comit de Mantenimiento Escolar Modalidad de Administracin Escolar Local y Comit de Mantenimiento Escolar

3.

Modalidad de Administracin Escolar Local

4.

Modalidad de Administracin Escolar Local

5.

Proveedor del servicio y Modalidad de Administracin Escolar Local Comit de Mantenimiento

6.

7.

Modalidad de Administracin Escolar Local

8.

Direccin de Diseo y Supervisin de la Infraestructura Educativa

ACTIVIDAD Identifican necesidades de mantenimiento correctivo de la infraestructura, mobiliario y/o equipo. Priorizan y cuantifican de acuerdo a disponibilidad financiera y autogestin. Elaboran su Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento Correctivo, y lo incorporan en el Plan Escolar Anual del Centro Educativo. Solicita a la Direccin Departamental el trmite de autorizacin del Plan de mantenimiento correctivo a la Direccin de Diseo y Supervisin de Infraestructura Educativa. Una vez autorizado el Plan, contrata los servicios de empresa, persona natural o persona calificada y/o compra los materiales en base a lo estipulado en el procedimiento para la adquisicin de bienes y servicios. Ejecuta el plan informando semanalmente de avances y finalizacin (Anexo 4) de la obras o reparaciones a la Modalidad de Administracin Escolar Local. Da seguimiento a la ejecucin de las obras, informando a la modalidad de cualquier irregularidad, para que tomen las medidas pertinentes. Da seguimiento a la Administracin del financiamiento del proyecto. Informa de cualquier irregularidad a la Direccin de Diseo y Supervisin de la Infraestructura Educativa. Monitorea, da seguimiento y recepciona las obras ejecutadas del proyecto a fin de que sea recibido a satisfaccin.

ANEXO 4

PLAN ANUAL DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO

C.

CONSTRUCCIN DE INFRAESTRUCTURA (reemplazo o ampliacin).

PASO 1.

RESPONSABLE Modalidad de Administracin Escolar Local y Comit de Mantenimiento Escolar

2.

Modalidad de Administracin Escolar Local

3.

Gestin Educativa Departamental

4.

Direccin Departamental de Educacin

5.

Direccin de Diseo y Supervisin de Infraestructura Educativa.

6.

Direccin Departamental de Educacin.

ACTIVIDAD Identifica la necesidad de ampliar o construir la infraestructura educativa, considerando los siguientes criterios: x Matrcula total x Matrcula turno mximo x Espacios fsicos con los que cuentan x Situacin legal del terreno x Nmero de secciones x Nmero de docentes Presentan sus necesidades a la Unidad de Gestin Educativa de la Direccin Departamental de Educacin correspondiente. Analiza las necesidades identificadas a nivel departamental de los centros educativos a construir y prepara consolidado a la Direccin Departamental de Educacin. Presenta solicitud acompaada del consolidado de Centros Educativos con necesidades de reemplazo o ampliacin a la Direccin de Diseo y Supervisin de Infraestructura. Recibe solicitud y verifica propuesta para incorporar a los proyectos de infraestructura, de acuerdo a la factibilidad financiera disponible. Comunica resolucin al Director Departamental de Educacin respectivo. Informa sobre resolucin a las modalidades interesadas y a la Unidad de Gestin Educativa Departamental.