Auditoria de Processo Produtivo

Autor: Gisberto Werninghaus

Aplicao: Treinamento auditores internos de Processo Produtivo da Q-Max do Brasil Ltda. So Bernardo do Campo - maro 2009.

Rev.: 00 maro 2009

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Introduo
Este trabalho foi desenvolvido para servir de base no treinamento de Auditor de Processo Produtivo, e apresenta de forma prtica os passos para a preparao e realizao de uma auditoria, necessidades de tcnicas e conhecimentos do auditor assim como recomendaes a posturas durante a auditoria. Uma parte importante durante a auditoria a disposio comunicao entre auditor e auditado, comunicao escrita, visual, verbal e de atitudes. Comunicar significa interagir com outras pessoas de forma que eles saibam o que voc espera deles e o que voc pode agregar de positivo nesta interao, portanto atentar base e no demonstrar supremacia no conhecimento so fatores determinantes entre o sucesso e o fracasso. No contedo deste trabalho no inclumos pontos de questionamento para os requisitos da auditoria de processo produtivo pois entendemos estes estarem bem esclarecidos na norma de referencia. Por fim lembramos a quem quer realizar auditorias que o AUDITADO conhece a base que est sendo avaliada e trabalhou muito no intuito de atender os requisitos da referencia. A realizao das atividades para atendimento nem sempre foi fcil e o panorama a ser avaliado esta dentro dos padres pela interpretao do AUDITADO. Portanto toda divergncia (no conformidade) tem que ser muito bem fundamentada e deve ficar claro a ele que sua interpretao no atende o requisito em questo. Um curso de formao de auditores de processos produtivos na forma acadmica tem o entendimento (conscientizao absoro) de no mximo 30% da matria exposta, a metodologia aplicada pela Q-Max com a aplicao direta da auditoria oferece a chance aos treinandos a de um entendimento de 70% ou mais na aplicao em 3 sees. A forma de aplicao deste trabalho dinmica podendo ser aplicado em vrias formas e momentos dependendo do grau de maturidade do pessoal envolvido na auditoria do processo produtivo, a conduo da dinmica requer conhecimento tcnico e empatia do grupo. Fatos so evidencias incontestveis, suposies so possibilidades de conflitos! Gisberto Werninghaus

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ndice

CAPTULO 1 A Auditoria do Sistema de Gesto Ambiental Auditoria de Processo Produtivo Auditor Auditado Requisitos do Processo Produtivo / Atividade Quadro Ilustrativo de um Processo Produtivo Atividades / fluxo de uma auditoria Pontuao Qualidades de um Auditor de Processo Produtivo Ilustrao da interao de processos produtivos Bibliografia

4 4 4 4 5 5 5 6 6 6

CAPTULO 2 Generalidades de Auditoria do Sistema / Processo Produtivo e Produto Auditoria Definies Objetivo / Escopo Tipos / Etapas / Equipe da Auditoria Planejamento /Preparao / Reunio de abertura Programa de / Iniciando uma auditoria Coleta de informaes Entrevista / Tcnicas / Anotaes / No conformidade Classificao da no conformidade Deteco da no conformidade O que o auditor no deve fazer Relatrio de no conformidade Fechamento da no conformidade Registros do programa de auditoria Relatrio de auditoria / Reunio de encerramento Classificao de auditor Conhecimento do auditor Habilidades do auditor Competncia do auditor Atributos Pessoais de Auditores Responsabilidade do auditor lder Auditor significado e a lei 9.605/98

7 7 7 7 8 8 8 9 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10 11 11 11 11

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Auditoria de Processo Produtivo

Auditoria de Processo Produtivo pode se dividido em: 1. Auditoria de Processo Produtivo com Desenvolvimento, 2. Auditoria de Processo Produtivo dos processos de Aquisio, Produo e Assistncia Tcnica, 3. Auditoria de Processos Produtivos, 4. Apoiadas por auditorias de Produto. 1. A Auditoria de Processo Produtivo com Desenvolvimento aplicvel a fornecedores sem certificao ou com excluso de desenvolvimento de produto e processo, mas necessrio para o empreendimento que esta no escopo da contratao como fornecedor e auto-avaliao quando aplicvel. 2. A Auditoria de Processo Produtivo dos Processos de Aquisio, Produo e Assistncia Tcnica aplicvel em auto-avaliao e avaliao de fornecedores em geral. 3. A Auditoria de Processo Produtivo aplicvel em auditorias internas com o detalhamento desejado de sub-processos produtivos (que agregam valor ao produto), podendo chegar at a nvel de mquina / operao. Aplicvel em avaliaes internas globais ou parciais em processos produtivos a fim de avaliar o atual estgio de qualidade de cada processo / atividade e identificar potenciais de melhorias. Servindo como base para auto avaliao ou avaliao de subprocessos produtivos no fornecedor ou no campo. A equipe auditora deve auditar cada processo produtivo / atividades independentes emitindo pareceres independentes que podero ser base para um relatrio de auto avaliao. 4. A Auditoria de Produto uma avaliao do produto e suas caractersticas com base nos documentos tcnicos de vendas (desenho do / ao cliente) da expedio ao recebimento no cliente. Auditor: pea chave para as auditorias, no caso de Auditoria de Processo Produtivo dever ser qualificado com base no conhecimento do processo / atividade a ser avaliada e tcnicas de auditoria, Auditado: Elementos Humanos, Mquinas e Materiais de um Processo Produtivo pertencentes ao escopo da auditoria. Requisitos do Processo Produtivo / Atividade: devem estar descritos em documentao tcnica objetos de anlise e avaliao, normalmente definida pelo SGQ. Um Processo Produtivo / Atividade sempre composto por entradas sadas recursos (humanos, materiais, tecnolgicos e de conhecimento). O processo Produtivo / Atividade o estgio de transformao do produtos (Matria Prima ou peas/produtos) da entrada em produtos (MP ou Peas) da sada. Desta forma todo Processo Produtivo / Atividade produtiva composta de recebimento -> transformao > entrega. Os profissionais das atividades de um Processo Produtivo / Atividade devem ter conhecimento / habilidade / qualificao para poder reconhecer a qualidade dos produtos da entrada (adequado ao seu processo produtivo / atividade), da qualidade nos estgios de transformao sob sua influencia e da qualidade de sada de seu Processo Produtivo / Atividade, assim como reconhecer a correta aplicao dos recursos disponveis.

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Para a avaliao dos Processos Produtivos / Atividades o auditor deve preparar toda a documentao / conhecimento necessrio do processo produtivo / atividade antes da realizao da auditoria. Fazem parte da documentao: procedimentos e Instrues cabveis, qualidade dos insumos de entrada, recursos de processo, instrues para operao de maquinas e equipamentos, educao acadmica e qualificao (descrio de funo) necessria para cada operador.

Quadro Ilustrativo de Processo Produtivo No menos importantes so as embalagens de entrada, manufatura e sada, que tambm devem ser observas se a sua forma, identificao e manuseio esta adequado para cada Processo Produtivo / Atividade. Atividades / fluxo de uma auditoria: a realizao de uma Auditoria de Processo Produtivo / Atividade pode ser: 1. Identificao do escopo / abrangncia da auditoria. 2. Identificao e disponibilizao de toda documentao necessria para a realizao do Processo Produtivo / Atividade para atender aos nveis de qualidade necessrios ao cliente (interno ou externo). 3. Elaborar uma lista de verificao aplicvel ao processo com base no procedimento do SGQ. FR116 4. Realizar a auditoria avaliando todo o Processo Produtivo / Atividade. 5. Relatar os potenciais de melhoria, as no conformidades em forma de pontuao 10, 8, 6, 4 e 0. FR116. Pontuao

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Qualidade necessrias para um auditor de Processo Produtivo: a. Mente aberta aceitar informaes dos operadores a respeito de coisas que so feitas de forma diferente do especificado, identificar nos registros e no conformidades potenciais de melhoria. Encarar cada no conformidade positivamente. b. Conhecimento do Processo Produtivo /Atividade objeto de auditoria, mquinas, operaes, equipamentos de controle e monitoramento, servios, e registros necessrios para evidenciar o atendimento aos requisitos solicitados sadas. c. Conhecimento dos Processos Produtivos anterior e posterior ao processo que esta sendo avaliado. d. Saber dar feedbak (retro alimentao) aos operadores do Processo Produtivo / Atividade.

Ilustrao de interaes dos processos produtivos

Bibliografia:
NBR ISO 9001:2002 - Diretrizes para auditorias de SGQ e ou AM VDA 6.3: 1998 Auditoria de Processos Documentos do SGQ Engetest Eletrnica Ltda.

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Generalidades para as Auditorias de Sistema / Processo Produtivo e Produto

AUDITORIA A auditoria um instrumento que permite avaliar o grau de implementao e a eficincia dos planos e programas em uma organizao. Os resultados de uma auditoria devem ser motivadores de melhoria contnua do sistema de gesto, processo produtivo ou produto. DEFINIO AUDITORIA: Processo sistemtico, documentado e independente para obter evidncias e poder avali-las para determinar a extenso na qual os critrios da auditoria so atendidos. CRITRIO DE AUDITORIA: Conjunto de polticas, requisitos e procedimentos. OBJETIVOS - Intenes comerciais - Requisitos do Cliente produto, processo e sistema - Requisitos estatutrios, regulamentares e contratuais - Riscos para Organizao - Certificao: - Qualidade ISO 9001 - Ambiental ISO 14001 - Sade e Segurana OHSAS 18001 - Avaliao de fornecedor ESCOPO DA AUDITORIA ESCOPO DA AUDITORIA: Abrangncia e limites de uma auditoria; Mltiplo sites Organizao tem vrias fbricas / unidades com relevncia ambiental similar; Sites Compartilhados Os limites devem ser definidos no escopo da auditoria; Processo produtivo completo desenvolvimento produto / processo, aquisio, produo e assistncia tcnica. Produto: conjunto, processo especfico, produto para expedio ao cliente. TIPOS DE AUDITORIA Auditoria de Primeira parte AUDITORIAS INTERNAS, Segunda parte AUDITORIAS EM FORNECEDORES e Terceira partes AUDITORIAS POR OCC Organismos de Certificao Credenciados Sistema de Gesto da Qualidade: Auditoria de adequao A documentao est adequada ao propsito (norma) Auditoria de conformidade As atividades atendem ao propsito Auditoria de Diagnstico Auditoria de certificao Pr auditoria (1. fase) Certificao (2. fase) Auditoria de manuteno Auditoria de re-certificao Processo Produtivo: Auditoria de avaliao de fornecedor Auditoria de avaliao de processo interno Auditoria de cliente
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Auditoria de Produto

ETAPAS DA AUDITORIA Preparao Definio equipe auditora, Planejamento Auditoria Elaborao de relatrios Encerramento de no conformidades DEFINIO DA EQUIPE AUDITORA Idioma Experincia no ramo / atividade No ter conflitos de interesses PLANEJAMENTO Determinao do tempo de auditoria Determinao do nmero de auditores Agendamento com o auditado Preparao dos documentos Logstica PREPARAO PARA AUDITORIA Procurar conhecer a atividade da Organizao a ser auditada Ler Manuais / relatrio de auditorias anteriores Verificar as no conformidades da ltima auditoria REUNIO DE ABERTURA Agradecimentos Apresentao da equipe auditora / auditados Necessidade de guias Definio das reunies de ajuste Acordo de confidencialidade Confirmao da agenda com o auditado Uma reunio de abertura pode ser formal ou informal, o registro da presena com o nome dos auditados pode ser substituda pelo aceite do resultado da auditoria no caso de auditorias de Processos Produtivos ou de pequeno porte. PROGRAMA DA AUDITORIA Formao / conhecimento Disponibilidade

Planejamento / agenda de auditoria, compreendendo processos / locais, requisitos e tempo a ser auditados.

INICIANDO AUDITORIA Visita ao local para confirmao das atividades da Organizao COLETA DE INFORMAES Observao de atividades Observaes dos processos Anlise crtica de registros Entrevistas / avaliao dos processos / atividades Realizao de medies e controles funcionais e outros no caso de auditoria de produto.

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ENTREVISTA Realizar entrevistas com pessoas de nveis e funes apropriadas Deixar o auditado vontade Utilizar linguagem adequada Explicar motivo das anotaes No se esquea de agradecer a cooperao TCNICAS DE AUDITORIA Tipos de perguntas Busque gerar informaes relevantes No induzir respostas Palavras chaves: POSSO VER? MOSTRE-ME! ANOTAES DURANTE A AUDITORIA Evidencia que fundamentam conformidade Necessidade de verificao de outros itens / requisitos NO CONFORMIDADE Evidencia do no atendimento de um requisito especificado Deve ser entendida pelo auditado, este trabalhou para o atendimento norma de referncia e acredita ter feito tudo para evidenciar este. CLASSIFICAO DA NO CONFORMIDADE Em funo do Impacto no Sistema / Processo / Produto Menor Problema isolado, no atendimento de procedimentos internos, que ainda no afetou a quebra do sistema / legislao. Maior Quebra / no atendimento aos requisitos do sistema / cliente / legislao. recomendvel a aplicao de uma nota para cada requisito auditado, esta pode variar de 0 a 10 nos seguintes intervalos 0, 4, 6, 8 e 10, sendo: DETECTAO DA NO CONFORMIDADE Verifique, no tire concluses precipitadas Assegure-se da evidncia Obtenha a concordncia do auditado Na dvida, no registre como NC, amplie a amostrarem. O QUE O AUDITOR NO DEVE FAZER... Ter uma reao exagerada diante de uma NC Enfatizar a NC de maneira negativa RELATRIO DE NO CONFORMIDADE Auditor Descrever o problema de forma clara Descrever o requisito referente a no conformidade Citar o fato (evidncia) constatado Auditado Descrio das aes de conteno Descrio do resultado da investigao das provveis causas Descrio das aes corretivas / preventivas (com prazos) Rev.: 00 maro 2009
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FECHAMENTO DA NO CONFORMIDADE Avaliao da ao corretiva / preventiva Atendimento da abrangncia da ao Aceitao da ao realizada dentro do prazo previsto (Sistema em at 90 dias) REGISTROS DO PROGRAMA DE AUDITORIA Plano de auditoria Relatrio de auditoria Relatrio de no conformidade Relatrio de ao corretiva e preventiva Relatrio de aes de acompanhamento de auditoria Competncia do auditor Avaliao de desempenho RELATRIO DA AUDITORIA Objetivo da auditoria Escopo da auditoria Identificao do auditado / auditor Datas e lugares onde as atividades foram realizadas Constataes da auditoria No conformidades e recomendaes para melhoria Concluses da auditoria REUNIO DE ENCERRAMENTO Ressaltar que auditoria por amostragem Ressaltar acordo de confidencialidade Relatar pontos fortes observados Relatar pontos fracos observados No fazer surpresas Explicar sistema de fechamento das no conformidades quando houver CLASSIFICAO DE AUDITOR Trainee / Estagirio / Observador Auditor ou Co-auditor Auditor lder CONHECIMENTO DO AUDITOR Terminologias especficas do setor Aspectos e impactos ambientais Conhecimento requisitos legais Conhecimento do segmento da Organizao Conhecimento da Norma / Processo Produtivo de referencia, HABILIDADES DE AUDITOR Planejar e organizar o trabalho com eficcia Realizar a auditoria dentro da programao acordada Priorizar e enfocar assuntos de importncia Usar tcnicas de amostragem para auditar Verificar a preciso das informaes coletadas Se comunicar com eficcia Manter a confidencialidade e a segurana das informaes

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COMPETNCIA DO AUDITOR Educao Experincia profissional Treinamento Experincia em auditorias ATRIBUTOS PESSOAIS DE AUDITORES tico Mente aberta Diplomtico Observador Perceptivo y y y y y Verstil Tenaz Decisivo Autoconfiante Organizado e metdico

RESPONSABILIDADE DO AUDITORE LDER Planejar a auditoria Preparar os documentos Designar as tarefas Conduzir a auditoria Fazer reunies com a equipe da auditoria Garantir que a auditoria acontea de acordo com o planejamento Prevenir e solucionar conflitos Conduzir as reunies de abertura / fechamento AUDITOR A palavra origina-se do latim auditore que significa aquele que ouve AUDITOR: Pessoa com competncia para realizar uma auditoria Responsabilidades do auditor: LEI N 9.605, de 12/02/1998 - LEI DE CRIMES AMBIENTAIS Art. 2. Quem, de qualquer forma, concorre para a prtica dos crimes previstos nesta Lei, incide nas penas a estes cominadas, na medida da sua culpabilidade, bem como o diretor, o administrador, o membro de conselho e de rgo tcnico, o auditor, o gerente, o preposto ou mandatrio de pessoa jurdica, que, sabendo da conduta criminosa de outrem, deixar de impedir a sua prtica, quando podia agir para evit-la.

Esta apostila foi elaborada por: Q-Max Comercial do Brasil Ltda So Bernardo do Campo SP gisberto@qmax.com.br em maro 2009, para treinamento de auditores internos de Processo Produtivo

Na reproduo desta apostila deve ser observada a qualidade do original, cpias sem qualidade indicam um treinamento no mesmo nvel. Se voc tem alguma sugesto envie para o email ao lado, atualizao s ser enviada sob consulta.

Direitos de uso reservado a todo profissional qualificado para treinamento Este material copia descontrolada e em auditor da qualidade em processos no tem obrigatoriedade de atualizao. produtivos.

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