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Antes de empezar
Acerca de Francesc Hernndez Garca

Soy autor del blog http://www.franceschernandez.net y socio fundador de http://www.solehernandez.com Tengo 41 aos, nac en Barcelona y vivo en la poblacin costera de Castelldefels (en la provincia de Barcelona). Soy licenciado en Publicidad y Relaciones Pblicas, Mster en Relaciones Relaciones Pblicas y Postgrado en Community Manager & Social Media. Trabajo desde hace ms 18 aos en el mundo de la comunicacin corporativa, y desde octubre de 2006 soy Director Adjunto de la agencia de comunicacin y gabinete de prensa SOL & HERNNDEZ Consultors de Comunicaci. En qu puedo ayudarte? Si eres empresario o trabajas en departamentos de marketing o comunicacin, y deseas dar a conocer tus productos, servicios u otras actividades corporativas, puedo ayudarte en la definicin de la estrategia comunicativa y las acciones tcticas necesarias para convertir tus actividades y tu empresa en noticia. Somos expertos en comunicacin corporativa, actuamos como gabinete de prensa
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de corporaciones y todo tipo de entidades privadas organizamos ruedas de prensa, nos pasamos el da comunicados para nuestros clientes, gestionamos corporativas, visitas de prensa, elaboramos dossieres etc.

y pblicas, redactando entrevistas de prensa,

Adems de los servicios clsicos de gabinete de prensa, nuestra agencia es pionera en el servicio que hemos bautizado como streaming press, un servicio exclusivo de vdeo y audio en directo o en diferido de las actividades de prensa de nuestros clientes. Con este servicio cualquier periodista puede ver ruedas de prensa o presentaciones de todo tipo desde cualquier ordenador que tenga conexin a Internet. El ebook Cmo redactar notas de prensa Como podrs observar, he elaborado un ebook breve, de fcil lectura que te servir de gua prctica para la redaccin de todo tipo de notas de prensa, vlido para cualquier tipo de empresa o entidad. Este ebook, eminentemente prctico, estudia punto por punto el contenido de toda nota de prensa, pero he considerado imprescindible realizar unas puntualizaciones preliminares, que considero de obligado conocimiento, para cualquier persona que tenga el objetivo escribir notas de prensa. Espero que este documento sea de tu inters y resto a tu disposicin para cualquier consejo o servicio de comunicacin que puedas necesitar. Sinceramente, espero que sea de tu utilidad. Un cordial saludo, Francesc Hernndez Garca Director Adjunto SOLE & HERNANDEZ Consultors de Comunicaci SL solehernandez@solehernandez.com
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SUMARIO
Aspectos preliminares 1. Cmo se hace informacin? 2. Cmo nace y cmo muere una noticia? 3. Principales funciones de los medios de comunicacin 4. Efectos que producen los medios de comunicacin 5. Qu es noticia? 6. Fuentes de informacin 7. Consejos para construir unas relaciones eficaces con los medios de comunicacin 8. Qu no hay que hacer con los Medios? Las notas de prensa 9. Contenido: Forma y fondo 10. El titular 11. El lid 12. El cuerpo de la noticia 13. Presentacin de la Nota de Prensa 14. Envo de las Notas de Prensa a los MCS: Chequeo previo 15. Post-envo de la Nota de Prensa 16. Los embargos

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ASPECTOS PRELIMINARES

1. Cmo se hace informacin? (El papel del periodista) Antes de empezar con explicaciones pertinentes sobre sobre lo que es y no es noticia, realizaremos algunas reflexiones sobre lo que significa la informacin y como se desarrolla.

Es importante remarcar y jams olvidar que la informacin no incluye opiniones personales del periodista ni juicios de valor (o al menos as debera ser). Por tanto, se hace incompatible generalmente con la presencia de la primera persona del singular o el plural en los redactados.

Las informaciones las podemos clasificar bsicamente en las siguientes categoras: : - la noticia - la entrevista de declaraciones o entrevista objetiva - la documentacin - el reportaje informativo - la crnica - el artculo de opinin y el anlisis.

Los

periodistas

nicamente

pueden

disponer

de

las

informaciones por dos vas: su presencia en el lugar de los hechos (un evento, una rueda de prensa, etc), o por la narracin de una tercera persona (o entidad). Por lo tanto, cuando el
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periodista no sea el testigo directo de la informacin deber citar la fuente o fuentes de la que proceda la noticia.

Hoy,

los

grandes

productores

de

informacin

influyen

cuestionan el proceso de la informacin hasta tal punto que no se sabe bien quin dicta la lnea de trabajo, los periodistas o el mercado: Una gigantesca ola de material "recibido y publicado" est llenando los diarios y los telediarios del mundo. Agencias, centros de investigacin, gobiernos, oficinas de prensa,

organizaciones internacionales, grupos organizados de presin y de divulgacin dan noticias, ofrecen revelaciones, no indican de

orientaciones,

proponen

resultados

controlados

investigaciones y sondeos, nos dicen qu queremos, cmo es y cmo debe ser la relacin con nuestros hijos, con nuestra familia, comenzando por la procreacin. Sexo, consumo, tiempo libre, gustos, pero tambin simpatas y opciones polticas entran con fuerza en las sedes que el lector sigue considerando fuentes autnomas de informacin.

Se cual sea el origen de las noticias, el rigor del dato es fundamental en todas las informaciones.

2. Cmo nace y cmo muere una noticia?

Cmo nace? La noticia es la esencia del periodismo, su materia prima.

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Las agencias de prensa transmiten noticias. La materia prima de estas agencias suelen formar una cadena de noticias que a veces constituyen una sola. - Por ejemplo: " Arrestado Gadafi en su pueblo". A este primer flash, seguirn nuevos despachos: "Gadafi muerto de un tiro en la sien por su propio pueblo". Conforme van llegando flashes se ir construyendo la noticia principal.

Pero tambin, muchas noticias llegan al pblico sin una paternidad, sin que se conozca su fuente, y son difundidas (por casualidad o voluntariamente) sin que el periodista sepa si est redistribuyendo un mensaje. Y de parte de quin.

Toda noticia debe ser verificada. Merece atencin el fenmeno de la deformacin de una informacin en el punto y momento mismo en que la noticia nace. Cuando las se elabora una y

informacin

debemos

pensar

en

consecuencias

repercusiones que pueda tener.

Construir una noticia con una informacin ya preparada (y si estn preparadas quiere decir que estn preparadas por otros) es una actitud peligrosa pero cada vez ms frecuente en los medios impresos y mucho ms escandaloso en los digitales.

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Hay que recordar: Los medios de comunicacin actan como sistema de transmisin de mensajes y smbolos para el ciudadano medio. Adems de informar y entretener, los medios forman e inculcan a los individuos los valores, creencias y cdigos de comportamiento que les harn integrarse en las estructuras institucionales de la sociedad.

Cmo muere?

Hay noticias Guadiana: despus de haber provocado inters, estupor, pnico o difamacin, desaparecen del escaparate informativo. A veces, esas noticias reaparecen de forma cclica, de ah el efecto Guadiana. Otras noticias nacen, permanecen unos das y se quedan en suspenso, no sabemos el final de la historia.

"El periodismo es la nica forma narrativa en la que es posible omitir el final. Una historia no termina cuando quien est escuchando no insiste para saber cmo va a terminar" (Jim Hoagland, columnista americano).

La muerte de una noticia debera producirse cuando se ha recorrido el camino de la informacin desde el principio hasta el final. Ahora bien, la muerte prematura de algunas informaciones cuentan con el beneplcito de un pblico adoctrinado en el concepto de la noticia efmera de la televisin.
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Nota: La sed de noticias del lector, oyente o tele-espectador propician la muerte de muchas informaciones prematuramente. Qu ocurre si las fuentes, aparte de no ser verificadas, sea porque no hay tiempo o sea porque no es posible, son tambin parciales? Puede suceder que para satisfacer la demanda de informacin se inventen noticias: al final de la "Guerra Fra" se supo que gran parte de las informaciones que se daban por verdaderas eran meras hiptesis, puras estratagemas. El exceso de informacin produce el efecto contrario, la desinformacin. La informacin cuesta tiempo y esfuerzo.

3. Principales funciones de los medios de comunicacin Percepcin de lo que sucede en el entorno. Respuesta de lo que el entorno sugiere o incita Mediacin de las corrientes Polticas, Culturales, Sociales y Econmicas de una sociedad.

4. Efectos que producen los medios de comunicacin Refuerzan actitudes vigentes del pblico habitual de cada medio Modifican el conocimiento e interpretacin de la realidad

5. Qu es noticia? Veamos y comentemos unas cuantas definiciones:

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"Lo que se quiere ocultar, eso es noticia" "Las buenas noticias, no son noticias" "Noticia es lo que alguien hace en alguna parte, que no quiere que sea publicado. Todo lo dems es publicidad" (Lord North Cliffe) "Noticia es la informacin que necesita la gente para tomar decisiones sobre sus vidas". "Noticia es la primera versin que se das de una realidad natural"

Temas noticiables:

Toda organizacin debe decidir si le conviene crear la noticia o esperar a que sta surja por s sola. No resulta difcil crear noticias cuando se recurre a un poco de imaginacin. La empresa agresiva promueve noticias siempre que se presenta la oportunidad para ello. Existen muchas maneras de crear noticias, y a continuacin damos algunas ideas en este sentido:

Una demostracin poco corriente de un producto o servicio

Desarrollar una consulta o encuesta especial Patrocinar un simposio sobre temas econmicos, polticos y sociales

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Crear diseos y modelos futuristas Patrocinar concursos internacionales de arte

Restaurar un monumento histrico local Conceder un premio inesperado Apoyo a un cargo poltico (Muy americano) Participacin en exposiciones, ferias y celebraciones de la comunidad

Apoyo a nuevos proyectos de la comunidad Aumentos o reducciones en el nmero de empleados Rcords de produccin Nuevos sistemas de retribucin salarial Nuevos experimentos y logros en investigacin Informes sobre programas de investigacin Anlisis y predicciones econmicas Nuevos usos para productos antiguos Nuevas fbricas o franquicias Accionistas (dividendos, cambios en el Consejo de Administracin)

Visitas efectuadas por personalidades destacadas Ganadores de concursos sociales

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Citaciones y premios recibidos por la empresa Nuevos smbolos sociales Aniversarios importantes Etc.

6. Fuentes de informacin

La informacin es difcil de obtener. Gracias a los propios interesados en hacerla saber, un gran nmero de noticias se conocen diariamente.

Porqu? Los hechos no son simples y evidentes No se identifican con la simple percepcin Falta de tiempo y dinero para su investigacin

Por ello, un nmero elevado de noticias proceden de: Gabinetes de Prensa Portavoces Agencias de Prensa Personalidades Pblicas Otras fuentes

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Gabinetes de prensa y portavoces suelen canalizar las noticias mediante Notas de Prensa, Ruedas de Prensa, Actos Pblicos, etc.

Las Agencias de Prensa , constituyen la principal fuente de informacin de los medios de comunicacin. Reciben tambin la informacin sobre los hechos o informaciones de otras fuentes de informacin, bien sean estas externas (Notas de Prensa, etc) o internas (de su equipo de redactores).

Cuando los medios de comunicacin divulgan las declaraciones de personalidades pblicas, convierten sus opiniones sobre los hechos en noticia.

Los Medios de Comunicacin, una vez han recogido el alud de informaciones informacin: procedentes de las distintas fuentes de

(1) interpretan (2) analizan (3) valoran (4) seleccionan (5) divulgan

7. Consejos para construir unas relaciones eficaces con los medios de comunicacin

a) Establecimiento de una poltica a largo plazo. Existen algunos programas o actuaciones comunicativas que pueden dar

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resultados casi inmediatamente; sin embargo, en la gestin de las relaciones con la prensa las tcnicas hay que planificarlas globalmente de acuerdo con la estrategia de Imagen a medio y largo plazo.

b) Procurar un cierto espritu de colaboracin con los periodistas , lo que implica: 1 Satisfacer rpidamente sus demandas de informacin, incluso cuando stas no se refieran directamente a la empresa

Generar

confianza,

evitando

informaciones

inexactas,

anuncios prematuros, promesas imposibles, etc.

Establecer

relaciones

privilegiadas

mediante

exclusivas,

primicias, etc.

c) Eficacia en la difusin informativa, destinada a los MCS, para lo cual habr que observar tres elementales principios:

1 Elaborar un fichero de prensa, en la que la eleccin de los medios se efecte de acuerdo a los siguientes criterios: Naturaleza de la publicacin: Objeto (inf. general,

especializada, etc), implantacin territorial, audiencia, periodicidad, precio, etc. Penetracin: antigedad, tirada, etc.

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2 Personalizar el fichero, para entablar lo antes posible un relacin con los periodistas responsables de la informacin.

3 Actualizarlo constantemente.

d) Racionalizar los contactos con los periodistas, es decir:

1 Seleccionndolos, porque la cantidad no implica ningn resultado o, incluso, puede ser perjudicial si no suscitan inters real.

2 Personalizndolos, y envindolos a nombre del periodista que ha de elaborar la informacin. Cuando no se conoce su nombre, o bien preguntrselo al redactor jefe, o si no existe certeza a quin va a ocuparse de su elaboracin, la informacin debe ser enviada a este ltimo o al director del medio. Unas lneas manuscritas en el envo de un dossier suele ser el procedimiento a seguir cuando existe una mnima relacin.

3 Anticiparse y enviar la informacin con suficiente antelacin siempre que no sean noticias urgentes o de actualidad. unos das antes para los diarios quince das para los semanarios mes o mes y medio antes para las publicaciones

mensuales
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4 Recordando a los periodistas, con cierta discrecin, la informacin que previamente se les ha enviado cuando se cumpla el tiempo previo de elaboracin informativa y, por supuesto, cerciorndose de que tal envo ha sido hecho correctamente.

8. Qu no hay que hacer con los Medios?

Creer que lo nuestro es transcendental Diles que estoy reunido! Ahora no quiero hablar! Decirle al periodista lo que es importante Intentar controlar la informacin. Me dejas ver la entrevista antes de que se publique?

Utilizar "off the record" Exclusivismo. Caer en la tentacin de jugar con los Medios. Ahora se lo doy a este y ahora al otro Presin publicitaria Menospreciar a la prensa por su difusin Exceso de confianza. Soborno Echar en cara errores. Exigir desmentidos Sobredosis de informacin Ms papel! Confundir el estmago con las ideas. Comidas opparas llenan tumbas, no diarios No abusar de la cortesa del Director, molestando con nimiedades
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LAS NOTAS DE PRENSA Sabias que ms del 80% de los comunicados de prensa acaban en las papeleras (tambin llamados archivos) de los Medios de Comunicacin?

Normalmente esto sucede porque dichos comunicados no son realmente noticias o porque son imprecisos; en ocasiones porque son falsos o son publicidad encubierta y otras veces por falta de espacio.

En primer lugar debemos determinar que es lo que un periodista considera importante para su publicacin. La primera pregunta que se realiza un periodista al recibir un comunicado, es la siguiente: Este artculo, es realmente interesante?. Para que la informacin se pueda publicar, el periodista analiza si sus lectores la encontrarn interesante porque les pueda afectar, porque sea novedosa, actual, notoria, importante, de inters humano, etc.

Los temas que podemos tratar en las notas de prensa han de ser: Importantes Infrecuentes Inters humano
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Actuales Interesantes para pblicos externos a nuestra empresa Curiosos Notorios Evitar la mayora de hechos internos Hechos especializados, slo si son muy relevantes

9. Contenido: Forma y fondo Mximo 4 o 5 ideas Definir, antes de escribir, pblico y objetivos Responda a las "6W" (en ingls) qu? quin? cmo? cundo? dnde? por qu?

A estas seis cuestiones se puede aadir incluso una sptima incluso ms: para qu?

Referencias de personalidades pblicas, si es posible

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Explicar los hechos, sin emitir juicios Resumir y simplificar hechos principales, sin modificar el mensaje

Lenguaje adecuado al pblico habitual del medio de comunicacin

Hablar en tercera persona Verbos que tengan accin Evitar inexactitudes Controlar los elogios Identificar claramente: personajes, instituciones y

empresas (si se menciona a personas hay que dar sus nombre completos y citar sus cargos) Controlar las siglas (mejor no utilizarlas) Ojo con la repeticin de palabras. Cambiarlas por

sinnimos Prrafos de 35 a 50 palabras Eliminar palabras que no cambian el significado de las frases (innecesarias) Diferenciar los hechos de las opiniones Los prrafos debern ser "autnomos" Explicar las palabras tcnicas o poco familiares No utilizar "argots" Eliminar lo irrelevante
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Maysculas: slo ortogrficas o siglas No subrayes Ten muy presente que si el periodista tiene que resumir, probablemente suprima el ltimo o ltimos prrafos. (lo ms importante al comienzo)

Procura que el comunicado no pase de 1 o mximo dos pginas DIN-A4

Si la informacin menciona un nuevo tipo de documentos, catlogos, memorias o fotografas, asegrate que las adjuntas.

No califiques una nota de prensa como "exclusiva o especial" si realmente no es as. Te podr servir una vez, pero despus perderas toda tu credibilidad en futuras acciones

Si contiene ms de una hoja se deber indicar al final de la primera (sigue ) y se debern numerar

Si ponemos siglas UK, BBC, ONU, UE, no poner puntos entre las letras

Los nmeros deben escribirse en letras del uno al nueve y expresarse en cifras por encima del nueve. Utiliza "mil" o "milln" para nmero muy grandes.

Utilizar cifras para medidas, fechas, precios o nmeros de calles. Si un frase ha de empezar con un nmero debe ser en letras.

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Hay que escribir por ciento con preferencia al %. 30 grados C es el estilo adecuado para las temperaturas

Limitar

las

comillas

("")

para

expresar

lo

dicho

verbalmente. No utilizarlas para las marcas Las frases deben ser cortas. Sujeto, verbo y predicado son la regla de oro

10. El titular (El buen titular, ser aquel que "invite" a leer la noticia) Funcin: Anuncia y resume la informacin tratada a continuacin Da vida a la pgina de publicacin escrita Es la sntesis de la noticia No alude o introduce: Cuenta la informacin

Forma y fondo del titular: Mximo 10 palabras (recomendable) Verbo en forma activa Verbo en tiempo presente o futuro. Predominio del presente de indicativo Directo, estilo familiar Positivo y afirmativo

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No debemos intentar ser "ingeniosos", los directores de las publicaciones prefieren redactar sus propios titulares

Matizarlo si Tv o Radio ya han anticipado la noticia

11. El lid Es la exposicin del aspecto ms importante y atractivo de una noticia. Cmo mnimo debe responder el Qu y el Quin y no debe contener opiniones.

Proceso para la elaboracin del lid: Separar de los hechos, citas y opiniones recogidos, los ms importantes Redaccin sugerentes Si la noticia est escrita en tiempo futuro suele llevar el "cundo" del prrafo en trminos impactantes y

12. El cuerpo de la noticia Se divide en varios estadios o niveles de contenido: Primer nivel: explica y amplia la noticia Segundo nivel: contenido secundario o anexo

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13. Presentacin de la Nota de Prensa Seria No lujosa Coherente Atractiva Mecanografiada A una sola cara En hojas DIN-A4 mximo 2 hojas Amplios mrgenes a los lados Espacio y medio o doble espacio Papel de carta y sobre identificado Documentacin adicional Cuadros clarificatorios Fotografas Dossier de prensa CD's o Pen drive

14. Envo de las Notas de Prensa a los MCS: Chequeo previo Comprobar la veracidad de su contenido Revisin ortogrfica Cotejar los datos Control de la presentacin y edicin
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Revisin de los destinatarios. Actualizarlos si procede Respetar el horario de cierre de las redacciones

15. Post-envo de la Nota de Prensa Control de su entrega Guardar una copia en el archivo Enviar copias de las apariciones a Vip's "Alerta", hay que leer la prensa para comprobar su publicacin Estar preparados (tener a mano documentacin amplia sobre la empresa: Memorias, datos econmicos recientes, etc.) para ampliar detalles. Agradecer su publicacin ocasionalmente

16. Los embargos Poner una fecha de embargo significa que el comunicado de prensa no podr ser publicado hasta el da indicado. Es un tema bastante conflictivo, mejor no utilizarlos. Una nota de embargo podra ser: "No se publicar antes del da ..." en la esquina superior derecha seguido de una breve explicacin que lo justifique.

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