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N 402 deTres de Febrero Curso Operador de Informtica de Oficina

PLANILLA DE CLCULO (EXCEL)

NDICE

A
ALTO DE FILA Y ANCHO DE COLUMNA ------------------- 6 ANIDAR FUNCIONES -------------------------------------------- 27

I
IMPRESIN UNA HOJA DE CLCULO -------------------- 28 Imprimir---------------------------------------------------------------- 32 INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS, FILAS, COLUMNAS O CELDAS----------------------------------------------------------6 INTRODUCIR DATOS-----------------------------------------------4

C
COPIAR FRMULAS O FUNCIONES----------------------- 11 COPIAR Y MOVER CELDAS------------------------------------- 7 CREAR UNA FRMULA------------------------------------------- 8

M
MENSAJES DE ERROR ----------------------------------------- 13

F
FILTRO Y AUTOFILTRO----------------------------------------- 26 FORMATO CONDICIONAL ------------------------------------- 16 FORMATOS NUMRICOS -------------------------------------- 13 FRMULARIO ------------------------------------------------------- 28 FRMULAS Y FUNCIONES -------------------------------------- 7 FUNCIN DIA ------------------------------------------------------- 24 FUNCIN MES ------------------------------------------------------ 24 FUNCIONES --------------------------------------------------------- 10 FUNCIONES AVANZADAS ------------------------------------- 20 FUNCIONES DE BSQUEDA---------------------------------- 24 FUNCIONES DE FECHA----------------------------------------- 23 FUNCIONES ESTADSTICAS---------------------------------- 21 FUNCIONES LGICAS ------------------------------------------ 20 FUNCIONES MATEMTICAS--------------------------------- 22

O
OPCIONES DE FORMATO -------------------------------------- 14 ORDENAR DATOS--------------------------------------------------5

R
REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS ------------ 12

S
SELECCIN DE CELDAS -----------------------------------------3 Solapa Encabezado y Pie de pgina ----------------------- 29 Solapa Grfico ------------------------------------------------------ 31 Solapa Mrgenes -------------------------------------------------- 29

G
GRFICOS ----------------------------------------------------------- 17

V
VENTANA DE EXCEL ---------------------------------2

Prof. Oscar Ledesma

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Una hoja de clculo, o planilla de clculo, es una aplicacin diseada para manejo datos, especialmente, para resolver clculos matemticos. Actualmente hay muchas versiones de Microsoft Excel: la versin 97, 2000, 2002 o XP, 2003, 2007 y 2010. En este curso trataremos las opciones compatibles con estas versiones, haciendo notar las diferencias cuando sea necesario. Nos basaremos en la versin 2003 en espaol. VENTANA DE EXCEL A los archivos de Excel se los llama "LIBROS DE TRABAJO". Los libros de trabajo son un concepto nuevo en productos de hoja de clculo. Proporcionan una forma de organizar muchas hojas de clculo en un mismo archivo. Un libro de trabajo es una coleccin de hojas de clculo. Cada hoja est dividida en filas y columnas. Las planillas cuentan con 256 columnas (A - IV), y 65.536 filas.Al iniciar MS Excel automticamente se genera una nueva hoja de clculo en blanco. La pantalla principal que aparece es similar a la que se muestra a continuacin: 6 1 2

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5 7 9 8 14 4

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1) Barra de ttulo: Figuran el nombre del programa, el nombre del libro de trabajo y los botones minimizar, maximizar, restaurar y cerrar. 2) Barra de men: Contiene los comandos que se podrn utilizar para crear y organizar los trabajos. Para seleccionar una opcin del men, clic sobre ella o bien, apretamos la tecla ALT y presionamos la letra subrayada de la opcin de men. 3) Barras de herramientas: Estas barras contienen botones, que realizan acciones previamente definidas con slo presionarlos. Los dibujos o iconos que los representan son una descripcin visual de la accin que realizan. Por defecto en Microsoft Excel aparecen 2 barras de herramientas, la Estndar y la de Formato, respectivamente. 4) Barra de frmulas: Se utiliza para introducir o editar datos en una celda. Muestra el valor constante o la frmula que se usa en la celda activa. Adems permite agregar funciones directamente al editar la celda.

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5) Men contextual: Se utiliza para seleccionar una nueva barra de herramientas de las ya existentes, se activa con el botn derecho del Mouse sobre la barra de men o barras de herramientas. 6) Cuadro de nombres: Cuadro situado en el extremo izquierdo de la barra de frmulas que identifica la celda seleccionada, el elemento de grfico o el objeto de dibujo. Cada una de las celdas tiene un nombre formado por el de la columna que pertenece y luego por el de la fila en que se encuentra. Es decir: las celdas se llaman por ejemplo A1 y no 1A. 7) Ttulo de columna: rea de color gris situada en la parte superior de las columnas que contiene la letra asignada a cada una de ellas. 8) Ttulo de fila: rea de color gris situada a la izquierda de las filas y que contiene el asignado a cada una. Una fila es un conjunto horizontal de celdas. Cada fila tiene el nombre de un partiendo del 1 hasta el 65536. 9) Celda activa: Es la celda que est resaltada (tiene el borde ms grueso) y es en la que se ingresarn los futuros datos. (En la imagen la celda A1) 10) Botones de desplazamiento de las etiquetas: Permiten desplazar rpidamente las etiquetas para encontrar la hoja deseada.

A B C D A - Se desplaza a la primera etiqueta del libro de trabajo. B - Se desplaza a la etiqueta anterior del libro de trabajo. C - Se desplaza a la siguiente etiqueta del libro de trabajo. D - Se desplaza a la ltima etiqueta del libro de trabajo. 11) Etiqueta de hoja: Cada hoja del libro de trabajo est identificada por su etiqueta. La etiqueta de la hoja activa siempre aparece delante de las dems. Para visualizar una hoja, Clic sobre su etiqueta. Por defecto, el nombre que aparece en las etiquetas es HOJAI, etc., pero se pueden reemplazar por nombres descriptivos. Dando doble clic en la etiqueta, se entra en modo edicin, se cambia el texto y se aprieta ENTER para aceptar los cambios. 12) Barra de estado: Presenta informacin sobre un comando seleccionado o de una operacin que se est realizando. Del lado izquierdo: Describe un comando seleccionado, o Indica la operacin que se est realizando. Del lado derecho: Muestra si las teclas Bloque Maysculas o Bloque Numrico estn activadas (Ver figura). 13) Barra de desplazamiento horizontal y barra de desplazamiento vertical: Las barras de desplazamiento permiten ver las partes del libro de trabajo que no caben en la ventana. 14) rea de datos de la hoja de clculo. 15) Botn seleccionar todo. SELECCIN DE CELDAS Para SELECCIONAR, una celda activa, realizar un clic con el deseada. (Ver imagen la celda activa es A1) Seleccionar un bloque Para, seleccionar un bloque, basta con realizar un clic en la primera celda del bloque y manteniendo presionado el botn principal del ratn arrastrar hasta la celda en donde termina el bloque. Observar que la primera celda de un bloque siempre quedar sin sombrear. Se llama Bloque o Rango a un conjunto de celdas y se nombran indicando la direccin de celda en donde inicia el bloque y la direccin de celda en donde finaliza el bloque, separadas por dos
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mouse sobre la

celda

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puntos (:). Este se identifica con las direcciones de las celdas correspondientes a dos vrtices opuestos del rectngulo que l ocupa. Por ejemplo: A1: A3, C1: D4, A5:B6, ver imagen Seleccionar una o varias columnas Se puede seleccionar una columna entera, realizando un clic sobre el titulo de la columna y al arrastrar el Mouse es posible, seleccionar ms columnas adyacentes. Seleccionar una o varias filas dem columnas pero empleando el titulo o el N de las filas. Seleccionar filas, columnas o celdas no contiguas Para seleccionar filas, columnas o celdas que no estn contiguas, se utiliza la tecla Ctrl, junto con el Mouse. Desplazamiento Para desplazarse por la hoja de clculo aparte del Mouse, pueden utilizarse mtodos abreviados, mediante el teclado. Por ejemplo:

PRESIONAR Teclas de direccin

PARA Moverse una celda hacia donde indica la flecha

CTRL+ tecla de direccin Ir hasta el extremo de la regin de datos actual INICIO Ir hasta el comienzo de una fila CTRL+INICIO CTRL+FIN AV PAG RE PAG ALT+AV PAG ALT+RE PAG CTRL+AV PAG Ir hasta el comienzo de una hoja de clculo Ir a la ltima celda con datos de la hoja de clculo Desplazarse una pantalla hacia abajo Desplazarse una pantalla hacia arriba Desplazarse una pantalla hacia la derecha Desplazarse una pantalla hacia la izquierda Ir a la siguiente hoja del libro

INTRODUCIR DATOS Existen 3 tipos de datos que uno puede introducir dentro de la celda activa de una hoja de clculo: Texto, Nmeros y Frmulas Antes de introducir un dato cualquiera debemos decidir en qu celda queremos hacerlo, luego posicionarnos en dicha celda y verificar que en la barra de estado est el cartel: Listo que nos indica que podemos proceder. Mientras estamos introduciendo el dato en cuestin, el cartel indicador de estado cambia a Introducir, el contenido del dato se comienza a ver en la celda activa y en la barra de frmulas, y en esta ltima aparecen dos nuevos botones en su parte central. INTRODUCIR TEXTO Llamamos texto o rtulo a una cadena de caracteres que se introducen en una celda. Identificamos que hemos introducido un texto cuando, al confirmar, ste queda alineado a la izquierda de la celda. INTRODUCIR NMEROS Llamamos nmero o valor a un conjunto de caracteres numricos que se introducen en una celda. En trminos generales, nos referimos a: Los caracteres numricos del 0 al 9; el carcter o coma decimal

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Los signos matemticos como el menos (-),+, /, % o $. Identificamos que hemos introducido un nmero cuando, al confirmar, ste queda alineado a la derecha de la celda. Para ingresar un nmero fraccionario y evitar ingresar una fecha hay que poner un cero delante de cada fraccin. Por Ej.: 0 1/7 Las fechas y las horas no son otra cosa que nmeros con un formato especial. Cuando introducimos datos del tipo nmeros hay que utilizar el teclado numrico. Recordemos que la tecla que se encuentra a la derecha del cero (0) es el carcter decimal y no el punto (.) o la coma (,) segn el caso. Nuestro sistema de signos numricos asigna el punto (.) para separar entre miles, la coma (,) como decimal, y el punto y coma (;) como separador de listas. (Solo se ingresan los nmeros, sin ningn tipo de formato). INTRODUCIR FRMULAS Llamamos frmula a una expresin del tipo matemtico que comienza con el signo igual (=), y que normalmente nos devuelve un valor numrico resultante de dicha expresin. En la frmula no se escribe el contenido de la celda sino su direccin de celda. Debemos citar a las funciones que no son otra cosa que frmulas prediseadas por Excel. En la celda donde se coloque la funcin se ver el resultado y en la barra de frmulas se visualizar la funcin escrita. (Este tema, se desarrolla mas adelante) INGRESO Y MODIFICACIN DE DATOS Seleccionar la celda, en donde se desea ingresar el dato, ingresar el dato y confirmar con ENTER. Tambin es posible utilizar, las teclas de direccin o bien un clic del Mouse, en la siguiente celda para escribir otro dato. Para modificar el dato ingresado en una celda, seleccionar la celda que tiene el error, pulsar SUPR o bien escribir directamente el nuevo dato, ya que ste reemplazar al anterior. Tambin es posible realizar un clic, en la barra de frmulas y editar all el texto escrito modificando el error. Autorellenar Existen ocasiones en que se desea copiar la informacin de una celda hacia otras celdas que se encuentran en forma contigua a sta, es decir, hacia arriba, abajo, izquierda o derecha de la celda. Se ingresa el valor en el caso de los das, fechas o meses o los dos primeros valores de una serie numrica, seleccionar la/ las celdas y desplazamos el puntero sobre el cuadro negro (controlador de relleno) que aparece en el ngulo inferior derecho del rectngulo, el puntero cambia a un signo (+), en este momento arrastrar desde el controlador y al soltar, se rellenan las celdas.

INTRODUCIR Lunes Enero 101 102 10 30 100 85

RESULTADO Martes Mircoles Jueves Viernes...etc. Tambin se puede utilizar Febrero Marzo Abril Mayo....etc. la orden edicin - rellenar 103 104 105 ...etc. - series. 50 70 90...etc. 70 55 40.....etc.

Realizar el PRCTICO N1 (ingreso y formato de datos) en el apunte de actividades ORDENAR DATOS Los datos se ingresan con frecuencia en una hoja de clculo sin tener en cuenta un orden determinado. Estos datos se pueden Ordenar siguiendo diferentes criterios (alfabtico, numrico, cronolgico, etc.), segn la necesidad. Para ordenar datos, primero se seleccionan los datos que se vayan a ordenar o bien deber estar ubicado con la celda activa en alguno de los datos involucrados. Luego podr optar por trabajar desde los botones de la barra de herramientas o desde las opciones de Men.

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Botones Es la opcin ms usada cuando se trabaja con una sola columna de datos. Haces un clic en la celda donde se encuentre uno de los datos a ordenar y luego con un clic en el botn A-Z para un orden ascendente o bien Z-A para el orden descendente. Men Datos - Ordenar Esta es la opcin recomendada cuando se trabajan con tablas (varias columnas relacionadas con las filas). Para las versiones de Microsoft Excel 2000 o 2002 (XP), alcanza con que la celda activa se encuentre en alguna de las columnas involucradas, luego desde el men Datos, seleccionas la opcin Ordenar. En Excel 2007, utilizar la solapa DATOS. Si trabajas con una versin anterior, debers seleccionar todas las columnas y filas involucradas, antes de ingresar en el men Datos --> Ordenar. El cuadro de dilogo que se abre te permitir definir ms de un criterio de orden, pudiendo seleccionar por las letras de las columnas en donde se encuentran los datos o bien por los ttulos si estos han formado parte de la seleccin inicial. Cambiar el nombre a las hojas Realizar doble clic en la solapa de la hoja, borrar y escribir el nuevo nombre, tambin realizando, clic derecho sobre la hoja y seleccionar la opcin cambiar nombre. ALTO DE FILA Y ANCHO DE COLUMNA Cuando el contenido de la celda supera al ancho predefinido de la columna, no necesitamos dejar en blanco la columna siguiente, podemos modificar el ancho. De la misma forma se puede modificar el alto de la fila. Ancho de columnas Colocar el puntero del ratn sobre la lnea divisoria que separa las columnas (en el rea de encabezados donde estn las letras). El puntero tomar la forma de una doble flecha negra, arrastrar con el Mouse hasta la posicin deseada. Tambin se puede realizar o siguiente: seleccionar la columna, luego, men Formato - Columna - Ancho. (En Excel 2007, solapa inicio - formato - ancho de columna) Altura de filas Utilizar el Mouse en la lnea divisoria que separa las filas y arrastrar hasta la altura deseada, o seleccionar la fila, men Formato - Fila - Alto. (En Excel 2007, solapa inicio - formato alto de fila) Tanto en el ancho de las columnas como en el alto de las filas, si se hace doble clic sobre la lnea divisoria, automticamente toma el alto/ancho necesario para que el contenido de la fila/columna se vea claramente. Autoajustar Ajusta el alto de la fila para que los elementos que se encuentran en ella se muestren completos en pantalla. Con Ocultar, la fila desaparece y puede volver a aparecer con la accin contraria que es Mostrar. INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS, FILAS, COLUMNAS O CELDAS En todo momento es posible insertar filas o columnas. Tambin se pueden eliminar de forma sencilla. Ya sea al insertar o al eliminar las filas todas las filas restantes se desplazan y las frmulas ajustan sus direcciones automticamente.

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Insertar Filas El proceso es muy simple se hace un clic sobre el nmero de la fila sobre la que desea que aparezca la nueva lnea, es decir si se quiere que la fila nueva sea la 1, selecciona la fila 1 actual. (La nueva fila se inserta arriba de la seleccionada). Una vez hecha la seleccin elegir Men Insertar - Fila, de forma automtica aparece la nueva fila, y se desplaza toda la informacin hacia abajo.( Tambin botn derecho sobre la fila- insertar).En Excel 2007, utilizar la solapa -inicio Insertar Columna dem filas, pero con las columnas. Insertar Hoja Desde el Men Insertar - Hoja de clculo. La nueva hoja se agregar a la izquierda de la hoja activa. Eliminar Fila Seleccionar la fila haciendo un clic en el numero, luego men Edicin Eliminar, o botn derecho sobre el n de fila- eliminar Eliminar Columna dem, Fila pero con las columnas. Eliminar Hoja Seleccionar la hoja que se desea eliminar, luego men Edicin --> Eliminar hoja COPIAR Y MOVER CELDAS Estas funciones son muy tiles para trabajar con los datos de una manera rpida y prctica. Copiar La accin Copiar (asociada con Pegar) coloca la informacin en el Portapapeles y no borra el original. Luego al Pegar los datos son duplicados, en el lugar que se seale. Cabe destacar que para copiar datos entre distintas hojas de un mismo libro, los pasos son los mismos, la nica diferencia ser la eleccin de la celda destino. Mover El comando Cortar coloca la informacin en el Portapapeles, pero borra la informacin original. Es la opcin ideal para mover la informacin a un nuevo destino. Pegar La accin Pegar, quien se ocupar de colocar el contenido del Portapapeles en la hoja de trabajo o en el lugar deseado. Esta accin se puede realizar cuantas veces sea necesario. La informacin que contiene el Portapapeles no cambia hasta que se realicen cualquiera de las operaciones Cortar o Copiar nuevamente. FRMULAS Y FUNCIONES Para trabajar con frmulas es importante, distinguir dos partes importantes de una celda: La direccin de celda est dada por la letra de la columna y el direcciones son A1, B3, E5, etc. de la fila. Ejemplo de

El contenido de la celda, es la informacin que contiene la celda. Pueden ser datos Numricos o alfabticos, frmulas o funciones.

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CREAR UNA FRMULA Una frmula se ingresa de la misma forma que cualquier otro tipo de datos en una celda: Seleccionas la celda en donde quieres el resultado de la frmula y luego comienzas a escribir utilizando el teclado. Toda frmula debe: Comenzar con el signo = (igual), esto indicar a Excel que lo que continua es una frmula. (tambin es posible si presionamos el signo +). Utilizar operadores aritmticos, son los que permiten realizar las operaciones Matemticas bsicas.

Operadores aritmticos Veamos en la siguiente tabla cuales son los principales operadores aritmticos
Orden de operaciones Cualquier clculo entre parntesis nmeros negativos clculo de porcentaje clculos de potencia operaciones de multiplicacin y divisin Sumas y restas ( ) Operador + * / Operacin Suma Resta Multiplicacin Divisin Porcentaje Potenciacin

%
^

Orden de operaciones

* / + -

Cuando hay varias operaciones involucradas en una frmula, Excel aplica el siguiente orden para ejecutarlas. Es bueno recordarlo ya que de lo contrario el resultado puede no ser el correcto.

Por ejemplo, en 3 + 5 / 8 se debe dividir primero y despus sumarle 3, que da el resultado de 3.625. Esto no es lo mismo que (3 + 5) / 8 para lo cual se suma primero (por los parntesis) y despus se divide, el resultado es igual a 1.
6

Excel ofrece dos posibilidades para escribir las frmulas en donde intervienen celdas y operadores aritmticos: Ingresar por teclado, el signo =, las direcciones de las celdas y el operador que intervenga, o bien: Escribir el signo =, hacer un clic con el ratn en la celda que intervenga en la frmula, escribir el operador y luego hacer un clic con el ratn en la siguiente celda que han de intervenir en la frmula, consiguindose as que las direcciones aparezcan automticamente en la frmula, sin necesidad de escribirlas. (Recomendada) Una vez que se construy la frmula, confirmar la misma al presionar, Enter, aparecer el resultado de la operacin (Seleccionar el resultado y observar la barra de frmula). Una gran ventaja que ofrece el trabajo con frmulas es que si se hacen cambios en los contenidos de las celdas, automticamente el resultado de la frmula se modifica. Otra ventaja, es que las celdas que contienen frmulas pueden ser usadas como referencias para otras frmulas de otras celdas. Se pueden hacer cuantas combinaciones se deseen simplemente introduciendo la frmula adecuada.

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Operadores de Comparacin Los operadores de comparacin se utilizan por lo general dentro de los argumentos de una funcin. Permiten comparar dos valores, produciendo como resultado VERDADERO o FALSO. Operador de comparacin = > < >= <= <> Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1 A2=S C4>100 B3<10% Ejemplos B3= las comillas significan Blanco D2>31/12/80 E3<(B2+F1)

A3>=1000 B3>=15/12/90 B2<=25% A2<>120 F4<=14 B4<>C4

Operador de concatenacin de texto Utilice el signo "&" para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto Significado & ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo. Ejemplo "Viento" & "norte" genera "Viento del norte"

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores. Operador de referencia Significado :(dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas. Operador de unin que combina varias referencias en una sola. Ejemplo B5:B15

, (coma)

SUMA(

EJEMPLOS DE FRMULAS He aqu algunos ejemplos de frmulas de Excel y qu significan. FRMULA =B2*G8 =A9*21% =A4 -(A4*15%) =C4^4 =(B2+B5)/C4 SIGNIFICA Multiplica el valor de la celda B2 por el de la celda G8 Obtiene el 21% de la celda A9 Calcula el 15% de A4 y luego se lo resta al valor de la celda A4 Elevar el valor de C4 a la potencia de 4. Sumar los valores de las celdas B2 y B5 y a luego divide por el valor de C4.

En las frmulas se pueden utilizar tanto direcciones de celdas, nombres de celdas o de bloques o bien, constantes (como en el caso de los porcentajes).
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FUNCIONES Las funciones, son frmulas simplificadas de las operaciones que se realizan comnmente, como una sumatoria, un promedio, etc. Excel cuenta con funciones financieras, estadsticas, matemticas y trigonomtricas, etc. que resuelven las necesidades de clculo ms frecuentes. Es indistinto utilizar una funcin o una frmula, pero la funcin resuelve el clculo en menos pasos. Por ejemplo, si tenemos que realizar una suma de 10 datos, se deber definir una frmula como la siguiente =B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11 Es posible mediante una funcin, sumar el mismo grupo de datos, resultando: =SUMA (B2:B11) En este caso, se utiliz la funcin SUMA, y como argumento de la funcin se escribi la direccin del bloque. Al escribir B2:B11, la operacin a realizar considera desde la celda B2 hasta la celda B11 incluyendo todas las celdas intermedias. Una caracterstica particular de Excel es que incorpora un Asistente de Funciones para facilitar la introduccin de las mismas. Sintaxis de las funciones Cada funcin tiene su propio nombre pero, para que Excel pueda identificarlas correctamente, como toda frmula, deben escribirse precedidas del signo =.Adems, las funciones necesitan datos sobre los que operar; stos reciben el nombre, de argumentos y deben escribirse entre parntesis. De este modo, la sintaxis general de una funcin es =FUNCIN (argumentos). Un argumento es un trmino que hace referencia a los datos sobre los que la funcin realizar los clculos. El numero de argumentos y su naturaleza (nmeros, rtulos, fechas...) depende de cada funcin; stos, al igual que el nombre de la funcin pueden escribirse en maysculas o minsculas. Los argumentos pueden ser valores numricos, referencias a celdas e incluso otras funciones. Si una funcin necesita ms de un argumento, stos han de escribirse todos juntos, entre parntesis, y separados por el carcter punto y coma (;). En ese caso, los argumentos requerirn un cierto orden dentro de la funcin que no puede alterarse si se desea obtener el resultado correcto. De este modo, la sintaxis general de una frmula con varios argumentos es: =FUNCIN ( argumento1; argumento2;...

Empleo de una funcin Para utilizar una funcin se pueden utilizar cualquiera de los siguientes mtodos: 1. Escribir la funcin directamente en la celda deseada, comenzando por el signo = (igual), Utilizar la sintaxis y los argumentos establecidos para cada funcin 2. Utilizar el asistente para funciones que se encuentra representado por el botn ubicado en la barra de frmulas, en la barra de herramientas o en el men InsertarFuncin (recomendado) Las funciones, se comportan como frmulas normales en cuanto a su manejo. Se pueden agrupar con parntesis, se pueden hacer combinaciones y se pueden anidar una dentro de otra sin que sea necesario que sean del mismo tipo, (hasta 7 veces).

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Ejemplos de combinaciones de funciones vlidas: Funcin =PROMEDIO(B1:B5)*5 =SUMA(C6,D6,D7:D9) Significa Multiplica por 5, el promedio del bloque B1:B5 Realiza la suma de los valores de las celdas C6+D6+D7+D8+D9

=SUMA(MAX(A1:C5),N16) Suma el valor mximo que se encuentre en el bloque A1:C5 con el valor de la celda N16 =PROMEDIO(A2:A18) =MIN(D2:D2O) =SI(B3>5000;C3*10%;0) Calcula el promedio de los valores existentes en el bloque A2:A18 Devuelve el valor ms pequeo que se encuentra en el bloque D2:D2O Calcula un 10% de la celda C3, si la celda B3 es mayor a 5000. de lo contrario muestra un cero

Adems de la funcin SUMA, existen ms de doscientas funciones de diferentes categoras.

Realizar el PRCTICO N2 ((ingreso, copiado, formato de datos, frmulas y funciones) datos en el apunte de actividades Autosuma La funcin SUMA, por ser una de las ms usadas, se puede insertar directamente con el botn autosuma de la barra de herramientas. Excel, detecta en forma automtica, las celdas que se van a incluir en la suma y solo se deber confirmar con ENTER. COPIAR FRMULAS O FUNCIONES Las frmulas o funciones que se definen para una celda, puede ser utilizadas en las celdas vecinas, pero modificando las direcciones de celdas. Supongamos que tenemos la siguiente planilla: A 1 2 3 4 PRODUCTO Heladera Lavarropas LCD 32 B PRECIO 2400 2250 3700 C CANTIDAD 5 3 9 D TOTAL =B2*C2 =B3*C3 =B4*C4

La frmula definida en D2 es similar a la definida en D3 y en D4, la diferencia es el nmero de la fila. Una vez realizada la primer frmula, en nuestro caso = B2*C2, seleccionamos la celda D2 y arrastrar desde el controlador de relleno, en este caso hacia abajo, obteniendo la copia de las frmulas.
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Al copiar una frmula automticamente se modificarn las direcciones de celda que intervienen en la frmula o funcin, adecundose a la necesidad de la fila o la columna. Este procedimiento acelera la construccin de las frmulas en una planilla de clculo. Realizar el PRCTICO N3 REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS Direccionamiento de celdas Al copiar una frmula en otra celda, se modifican las direcciones de celdas. Pero esto en ciertos casos puede ser una desventaja, porque es posible necesitar tener algn dato constante y la referencia de su celda no debe cambiar. Una solucin seria, realizar una frmula por cada celda, pero a mayor cantidad de datos, se tendran que realizar demasiadas frmulas. Por ejemplo, en la siguiente planilla se desea calcular el cambio de dlares a pesos: la frmula seria: =B4*B1 Al copiar la frmula, se presenta en la celda C5, cuya frmula es =B5*B2 , al observar la imagen la celda B2, no posee ningn valor, por lo tanto el resultado es igual a 0 (cero); en la celda C6 = #VALOR!. Etc. Todos los valores de la columna B, en este caso, deben de multiplicarse por B1 que es el tipo de cambio del dlar, por lo tanto, la celda que no debe cambiar es la B1, en una palabra hay que fijarla, para mantener esta celda de manera constante. Par resolver este problema, realizar lo siguiente: Ubicarse nuevamente en la celda C4, presionar la tecla F2, (para modificar la frmula) y a continuacin presionar la tecla F4, una vez. Se agrega de esta manera el smbolo $ delante de la letra de la columna y el nmero de la fila, quedando la frmula =B4*$B$1, o sea, de esta manera fijo la celda B1 y al copiar la frmula, esta celda, se repite en las todas las frmulas. Se denomina referencias absolutas, cuando se coloca el signo $ delante de la letra de la columna o delante del nmero de la fila, para indicarle que no va a modificar ni la columna ni la fila, al copiar la frmula, en nuestro caso, $B$1. Se denomina referencias relativas, cuando al copiar una frmula o funcin las direcciones varan la letra de la columna o el nmero de la fila, en nuestro caso la celda, B1. Se produce una referencias mixta, cuando solo se fija o la letra de la columna o el nmero de la fila, para que no se modifiquen en la copia. (Ejemplo: $B1 o B$1). Las referencias absolutas, relativas y mixtas, se pueden utilizar con cualquier tipo de frmulas. En las referencias absolutas el signo $ se puede escribir directamente o bien editar la celda con la tecla <F2>, seleccionar la celda que debe absolutizarse y presionar la tecla <F4> tantas veces hasta obtener la combinacin deseada. Realizar el PRCTICO N4

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MENSAJES DE ERROR Cuando una frmula o funcin no se introduce correctamente, Excel presenta un mensaje de error que indica cul es el fallo cometido: ERROR #DIV/O! #N/A #NOMBRE? #INULO! #REF! #VALOR! SIGNIFICA Una intencin de dividir por cero, donde el valor no existe, o es cero, o es una casilla en blanco. una referencia a un valor no disponible Algn error en el enunciado de la frmula, algn espacio o alguna letra incorrecta. Una interseccin de dos reas invlida Una referencia a una celda que no existe o sale de la hoja de clculo Un argumento o referencia de celda que contiene un carcter de texto o bien no hay un valor numrico. Poco espacio para mostrar el resultado. No es en realidad un error, sino una indicacin de que se debe aumentar el ancho de la columna

####### NOMBRES

En algunas tablas, es comn que se hagan muchas referencias a una celda o un rango de celdas para hacer operaciones con sta. Por esa razn, se puede definir un Nombre tomando como referencia una celda o rango especifico y despus utilizarlo para las frmulas y/o funciones. Para definir nombres de celdas o bloques Selecciona la celda o rango deseado y luego desde el men Insertar el comando Nombre, Definir. (En Excel 2007 Solapas Frmulas, administrador de nombres-nuevo-aceptar) Otra forma de crear nombres pero de una forma ms rpida y con una sola operacin, es seleccionando los valores junto con las celdas que contienen los nombres. Luego desde el men Insertar el comando Nombre, Crear. Otra forma de generar un nombre es seleccionar el rango y hacer clic sobre el extremo izquierdo de la barra de Frmulas, para escribir los nombres directamente, luego confirmar con Enter. Una vez que ya se han creado o definido los nombres, se pueden utilizar en las frmulas o funciones. FORMATOS NUMRICOS

Signo pesos o Signo Euros Los valores que representan moneda o importes no deben escribirse con el signo $, ya que se corre el riesgo que Excel asuma que el dato de esa celda es alfanumrico y por lo tanto no podr realizar operaciones aritmticas. El signo $ o de la moneda que fuera es una opcin de Formato que se agrega seleccionando la celda o bloque en el que se aplicar y luego se presiona el icono o bien desde Men Formato - Celdas, solapa Nmero- Categora Moneda.

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La categora contabilidad permitir que el signo $ se ubique sobre la izquierda de la celda y no pegado al importe, permitiendo una mejor visualizacin para documentos contables. Separador de miles o estilo millares Coloca puntos para separar de a miles. Este formato es muy utilizado por los contadores o aplicado en documentos financiero-contables, en donde se trabajan con nmero muy grandes. Porcentaje Quizs sea necesario mostrar una celda indicando el signo de estilo porcentual, como ser 21%. Tener en cuenta que automticamente se multiplica el valor por 100 adems de agregar el signo % Agregar o disminuir decimales Para aumentar o disminuir decimales, simplemente seleccionar la celda o bloque de celda y realizar un clic sobre el botn correspondiente. Todas estas opciones son combinables entre si, por ejemplo se puede colocar signo $ y tres decimales. Para quitar el signo % o el smbolo monetario, utilizar el men Formato- Celdas y desde la solapa Nmero - categora General, para aplicar el formato estndar de un numero. (En Excel 2007 solapa inicio- numero- general) Fechas Excel considera internamente a las fechas como nmeros (el 1/Enero/1900 equivale al 1, el 1/Enero/2000 al 36.526, y as sucesivamente). A estos nmeros se los denomina nmeros seriales, y podemos operar con ellos como si se tratase de valores numricos. Se introducen utilizando como separador la barra diagonal (/) o el guin (-) y en la pantalla se presentan con el formato elegido por defecto, dd/mm/aa, y alineados a la derecha. Si se ingresa una fecha incorrecta (por ejemplo: 31/02/04) Excel considerar a la entrada un rotulo y, como tal, quedar alineada a la izquierda. Horas Excel las trata internamente como fracciones de da (24:00 es 1, 12:00 es 0,5, etc.). En la pantalla se presentan con el formato elegido por defecto hh:mm. Se pueden escribir fecha y hora en la misma celda, separadas por espacio. OPCIONES DE FORMATO Para realizar opciones de formatos, primero debe seleccionarse la celda o bloque donde se aplicar el formato y luego se puede optar por acceder tanto desde el men Formatos - Celdas, como por lo iconos ubicados en la barra de herramientas. (En Excel 2007 solapa inicio fuente). Se genera una ventana con distintas solapas. Hay Formatos que afectan a los datos numricos exclusivamente, ellos estn dentro de la solapa Nmero. Tambin hay formatos que afectan tanto a datos numricos como datos de texto, frmulas o funciones y a la vez pueden aplicarse a una sola celda como a un bloque de celdas y estos estn definidos en las solapas Alineacin, Fuente, Bordes, Tramas y Proteger.

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Formatos de celdas y bloques La Solapa Fuente permite cambiar el tipo de fuente, estilo, tamao, color y efectos de las celdas seleccionadas. Las solapas Bordes y Tramas, permiten utilizar diferentes estilos de bordes y colores para sombrear las celdas. Es necesario aplicar bordes a una planilla si se necesita visualizarlos en una impresin ya que las lneas que muestra Excel son solo REFERENCIAS. La solapa Proteger permite, establecer si las celdas se bloquearn o se ocultarn. Solapa Alineacin Esta solapa permite, configura la alineacin horizontal y vertical dela contenido en una celda, como as tambin su orientacin.

En el caso de tener que ingresar varias lneas de texto en una celda realizar lo siguiente: Ingresar el texto, luego seleccionar el contenido, ingresar al men formato celda- alineacin y activar la casilla de verificacin -Ajustar texto. (En Excel 2007, utilizar el botn ajustar texto). Recordar que mediante la tecla ALT y luego Ente, es posible ingresar varias lneas en una celda de manera directa.

Solapa Fuente Es una solapa similar a la utilizada en el programa WORD, ya que es posible modificar el tipo de fuente, el tamao, estilo, color y algunos efectos, como tachado, superndice y subndice.

Solapa Bordes y Tramas

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Seleccionar las celdas previamente, luego, ingresar al Men Formato-Celdas-Bordes. Es posible seleccionar un Estilo de Borde, un color y mediante los botones contorno, e interior aplicar los bordes y por ultimo, aceptar. Esta solapa, permite tambin eliminar los bordes de una celda o bloques de celda anteriormente seleccionadas. Ingresar a la solapa bordes y seleccionar el botn ninguno o bien desde la muestra realizar un clic en el borde que se precise eliminar.

La solapa Trama permite aplicar el color de fondo, a una celda o bloque de celdas o sin color para eliminarlo. Tambin es posible elegir un estilo de trama con su propio color (rayados, puntitos, diagonales, etc.). COPIAR FORMATO DE UNA CELDA A OTRAS CELDAS Excel permite copiar solo los atributos de formato de una celda a otras, y no su contenido. La manera mas practica es utilizar el botn Copiar formato estndar. Estilos Los estilos de formato permiten, asignar diversas opciones de formato a las celdas. Mediante el men Formato Estilo, ingresar un nombre para el estilo y activar la opcin Modificar, especificar las caractersticas deseadas de formato (nmeros, alineacin, fuente, bordes, colores, etc.); una vez definido el estilo, pulsar el botn Agregar si se desea disear un nuevo estilo (se repetirn los mismos pasos), o Aceptar para retornar a la hoja. (En Excel 2007 solapa inicio y luego utilizar el botn estilos de celdas) FORMATO CONDICIONAL Excel cuenta con la posibilidad de establecer formatos segn una condicin determinada. Por ejemplo: Si la cantidad vendida de un articulo es superior a 100 mostrar los valores en color VERDEl Seleccionar las celdas de la columna cantidad. Men formatoformato condicional. Se genera la sigueinte ventana de la barra de herramientas

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Configurar: valor de la celda - mayor que - 140. Clic en el botn formato, establecer el color de fuente VERDE, negrita, aceptar y aceptar).

Es posible mediante el botn agregar, establecer hasta tres opciones de formato condicional a una celda o bloques de celdas. En Excel 2007 realizar lo siguiente: Seleccionar las celdas de la columna cantidad. Solapa inicio boton formato condicional resaltar reglas de celdas, es mayor que se genera la siguiente ventana. Configurar el valor 140 y en el cuadro de lista con seleccionar, Formato personalizado, para aplicar el color verde, aceptar y aceptar. Mediante el boton de formato condicional es posible aplicar mas condiciones,hasta un mximo de sesenta y cuatro en esta version de excel. GRFICOS Mostrar los resultados de un trabajo puede realizarse de diversas formas, pero sin duda la ms utilizada es la representacin en grficos. Las partes principales de un grafico son:

CREACIN DE UN GRFICO Para crear un grfico, realizar lo siguiente: En primer lugar, seleccionar los datos a graficar, en nuestro caso graficaremos la cantidad vendida de los artculos, vistos en el tema anterior. Selecciona desde el men Insertar la opcin Grfico o bien un clic sobre el icono correspondiente al Asistente para Grficos en la Barra de Herramientas. (En Excel 2007, solapa insertar-grficos)

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Se genera la ventana del asistente para grficos, en la cual solo hay que completar 4 pasos: 1. Definicin de tipo de Grfico

En este primer paso se debe definir el tipo de grfico a utilizar. No siempre todos los tipos de grficos se adecuan con los datos a representar. Por ejemplo los grficos de lneas se utilizan cuando el nmero de barras es muy grande, los grficos circulares o de anillo se utilizan cuando slo hay una serie de datos para graficar. Los grficos de radar muestra relacin entre partes y los de burbuja compara tres valores. Dentro de cada tipo de grfico, existen diferentes subtipos. En nuestro caso seleccionamos, el tipo de grafico columnas y el subtipo de grafico Columna Agrupada. El botn presionar para ver muestra, nos presenta una vista previa del grafico seleccionado, luego realizar un clic en el botn siguiente. 2. Datos de origen

Al seleccionar un bloque de celdas antes de iniciar el asistente (recomendable), en la caja Rango de datos aparece el rango de celdas seleccionado o la celda donde se encuentra el

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cursor. Si el rango no es el deseado o no estaba seleccionado al crear el grfico, Excel permite seleccionarlo desde aqu, de la misma forma en que se pueden seleccionar celdas en cualquier hoja. Tambin es posible cambiar el orden de graficacin de Filas a Columnas, cambiando el aspecto de la grfica. Hay que tener cuidado con esta opcin, ya que no siempre se puede realizar este cambio. La solapa Serie, permite controlar exactamente las series de datos. Se puede Agregar o Quitar una serie del grfico, definir exactamente en que rea de la hoja se encuentran los Nombres y Valores que utiliza el Asistente para Grficos. En caso de tener ms de una serie de datos, mediante el cuadro nombre es posible nombrar las series a eleccin. Esta ventana, presenta cambios, dependiendo del tipo de grfico seleccionado. En este caso, solo realizamos un clic en el botn siguiente. 3. Opciones de grfico Solapa Ttulos Permite definir los ttulos que se le asignarn a cada uno de los Ejes y al grfico. En nuestro caso: Titulo del grfico: Eje de categoras (x): Eje de Valores (y): UNIDADES VENDIDAS ARTCULOS PRECIOS

Solapa Eje Posibilita mostrar u ocultar alguno de los ejes ya sea Categora, tanto en Automtico como en Categora o Escala de tiempo o los ejes Y y Z. Solapa Lneas de divisin Un grfico puede o no tener Lneas de divisin. Aqu se determina en que eje va a mostrar esas lneas y si sern las Principales o las secundarias. Solapa Leyenda Mostrar leyenda permite que aparezca la leyenda si es que se haba borrado o no se tena previamente. En el rea de Ubicacin podrs definir en que parte se incluir la leyenda, Abajo, Esquina, Arriba, Derecha o Izquierda Solapa Rtulos de los datos Aade o cambia etiquetas de una serie de datos, un punto individual o todos los puntos de un grfico. Nombre de la serie muestra, incluso si los datos tienen el formato de fecha, los datos en el eje seleccionado como el eje de categoras predeterminado (X). Nombre de la categora, muestra el nombre de la categora asignada a todos los puntos de datos. Para
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grficos de dispersin y de burbujas, se muestra el valor X. Valor, Muestra el valor representado de todos los puntos de datos. Porcentaje, muestra el porcentaje total de todos los puntos de datos en los grficos de anillo o circulares. Tamao de la burbuja, muestra los tamaos de cada burbuja en un grfico de burbujas en funcin de los valores de la tercera serie de datos. La opcin Separador permite elegir la forma de separar el contenido del rtulo de datos. Elige una de las opciones disponibles o escribe un separador personalizado. Clave de leyenda, coloca claves de leyenda, con el formato y color asignados, junto a los rtulos de datos del grfico. Solapa Tablas de datos En Excel se puede anexar al grfico la tabla de datos que la origin. Es posible elegir en que posicin se ver la tabla pegada al grfico. Mostrar tabla de datos muestra la tabla junto al grfico. Mostrar clave de leyendas muestra dentro de la tabla las claves de la leyenda. En nuestro caso solo modificamos la solapa Ttulos, luego clic en el botn siguiente. 4. Ubicacin del grfico Al llegar al cuarto paso, solo se le debe indicar donde se colocar el grfico.

El grfico podr colocarse En una hoja nueva, indicando el nombre que se le asignar o Como un objeto en cualquiera de las hojas existentes en el libro. Por ltimo solo presionar el botn Finalizar. Formato al grfico Una vez creado un grfico, se le pueden hacer modificaciones o aadidos para resaltar ms su aspecto y darle el efecto deseado. Para cambiar el aspecto de algn elemento del grfico, seleccionar ese elemento con doble clic o bien con un clic derecho y luego men Formato -- y el comando que corresponda segn el objeto seleccionado. Por ejemplo al realizar botn derecho sobre las series, ingresamos a la opcin de formato, es posible, modificar el color o bien agregarle un efecto de relleno, combinando en degrade de dos colores o bien seleccionando una textura, trama o incluso una imagen que te permita rellenar las series. Otras opciones de formato Otras de las opciones de formato que podemos utilizar se encuentran el men Grfico. Las primeras cuatro opciones del men: Tipo de grfico, Datos de origen, Opciones de un grfico y Ubicacin, corresponden a los cuatro pasos del Asistente para grficos. Estas opciones son exactamente iguales a las analizadas anteriormente. Nota: (En Excel 2007 se seleccionan los datos a graficar, men insertar-grficos, seleccionamos el tipo y el subtipo de grafico y aceptar. Se genera una nueva solapa con el nombre diseo, que nos permite configurar distintos diseos del grafico y modificar el formato del mismo, utilizando el botn derecho del Mouse, sobre las distintas ares del grfico seleccionado.) FUNCIONES AVANZADAS FUNCIONES LGICAS
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FUNCION SI Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. A 1 2 3 4 5 5 Articulo art-100 art-101 art-102 art-103 art-104 B Unidades vendidas 120 155 170 300 98 C ALTO BAJO BAJO ALTO Por ejemplo: Si las unidades vendidas son superiores a 150 mostrar el mensaje, ALTO, de lo contrario mostrar el mensaje, BAJO. Seleccionar la celda C2, clic en el botn fx, buscar la funcin SI- aceptar.

Si las unidades vendidas son superiores a 150, en este caso B2 Mostrar el mensaje, ALTO, si es verdad De lo contrario mostrar el mensaje, BAJO Aceptar y copiar la frmula, para el resto de los artculos.

Prueba_ lgica: Valor_si_ verdadero: Valor_si_falso:

B2>150 ALTO BAJO

Prueba lgica o condicin: Es cualquier valor o expresin que pueda dar como resultado VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, B2=1O es una expresin lgica; si el valor de la celda B2 es igual a 1O, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar los operadores aritmticos u operadores de comparacin. Valor_si_verdadero: Es el valor que se devuelve si el argumento que contiene la condicin es VERDADERO. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula, otra funcin, una direccin de celda o una constante. Si el Valor_si_verdadero es un texto, debe escribirse entre comillas. Valor_si_falso: Es el valor que se devuelve si el argumento que contiene la condicin es FALSO. Si el valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay un punto y coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor O (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula, otra funcin, una direccin de celda o una constante. Si el Valor_si_falso es un texto, debe escribirse entre comillas. FUNCIONES ESTADSTICAS CONTAR Cuenta el nmero de celdas dentro del bloque, que contienen datos numricos. Se utiliza para obtener el nmero de celdas que estn completas con datos numricos en una tabla. CONTAR SI Cuenta las celdas, dentro del bloque, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado. Por ejemplo: Contar la cantidad de socios y el nmero de socios en cada categora.

Como primera medida, seleccionar la celda B14, botn fx- CONTAR- aceptar.

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Se genera una ventana, seleccionar el bloque o rango de celdas numricas, en nuestro caso el nmero de socios obtenindose el bloque A3:A13, por ltimo aceptar. (Ver imagen).

Luego, seleccionar la celda B15, botn fx- CONTAR.SI- aceptar. Seleccionar los datos de la columna categora, para obtener el bloque o rango B3:B13, en este caso. Luego en el argumento Criterio, ingresar la palabra cadete, las comillas se ingresan de manera automtica, por ltimo aceptar.

FUNCIONES MATEMTICAS ENTERO Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo. Sintaxis =ENTERO(nmero) En A3 tenemos el nmero 29,85 =ENTERO(A3), Resultado

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Nmero: Es el nmero real que desea redondear al entero inferior ms prximo. Puede colocarse una frmula o una direccin de celda que contenga un dato numrico.

REDONDEAR

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Redondea un nmero al nmero de decimales especificado. =REDONDEAR (nmero;num_decimales) En A3 tenemos el nmero 29.85 En el argumento Num_decimales ingresar, el nmero 1. =REDONDEAR(A3;1) el resultado es 29,9, (ver imagen).

Nmero: Es el nmero que desea redondear. Puede definirse tambin una frmula o una direccin de celda. Nm_decimales: Especifica el nmero de dgitos decimales al que desea redondear. FUNCIONES DE FECHA Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los clculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el nmero de serie 1 y el 1 de enero de 2010 es el nmero de serie 40179 porque viene 40179 das despus del 1 de enero de1900. El uso mas generalizado, es la de calcular la antigedad de una persona en su puesto laboral, edades a partir de la fecha de nacimiento, o bien la cantidad de das para un clculo de inters. Para ver el nmero que le corresponde a una fecha, seleccionar la fecha, utilizar el men Formato. Celdas, en la solapa Nmero, seleccionar la categora, General. HOY Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo de fechahora que Microsoft Excel usa para los clculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha. Sintaxis =HOY( ) FECHA Devuelve el nmero de serie secuencial que representa una fecha determinada. Si el formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha. Sintaxis =FECHA(ao,mes,da) =Fecha(2010,07,25) 25/07/2010 Resultado Resultado La fecha que tenga configurada la PC

Ao: El argumento ao puede tener de uno a cuatro dgitos.

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Si el ao est entre 0 (cero) y 1899 (inclusive), Excel agrega ese valor a 1900 para calcular el ao. Por ejemplo, FECHA(108;1;2) devuelve la fecha 2 de enero de 2008 (1900+108). Si el ao est entre 1900 y 9999 (inclusive), Excel utiliza ese valor como ao. Por ejemplo, FECHA(2008;1;2) devuelve la fecha 2 de enero de 2008. Si el ao es inferior a 0 o superior a 10000, Excel devuelve el valor de error ,#ONUM! Mes: Es un nmero que representa el mes del ao. Si el mes es superior a 12, el mes agrega ese nmero de meses al primer mes del ao especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;14;2) devuelve el nmero de serie que representa la fecha 2 de febrero de 2009. Da: Es un nmero que representa el da del mes. Si el da es superior al nmero de das del mes especificado, da agrega ese nmero de das al primer da del mes. Por ejemplo, FECHA(2008;1;35) devuelve el nmero de serie que representa la fecha 4 de febrero de 2008. FUNCION AO Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como nmero entero comprendido entre 1900 y 9999. Sintaxis =AO (direccin de celda que contenga una fecha) En A2 tenemos 15/05/2010 =Ao(A2) 2010 Resultado

Las fechas deben introducirse mediante la funcin FECHA o como resultados de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el da 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se introducen como texto. FUNCIN MES Devuelve el mes correspondiente a una fecha. El mes se devuelve como nmero entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Sintaxis =MES(direccin de celda que contenga una fecha) En A2 tenemos 15/05/10 =Mes(A2) FUNCIN DIA Devuelve el da correspondiente a una fecha. El da se devuelve como nmero entero comprendido entre 1 y 31 Sintaxis =DIA(direccin de celda que contenga una fecha) En A2 tenemos 15/05/10 =Dia(A2) FUNCIONES DE BSQUEDA BUSCARH Busca en una fila un valor especfico, devuelve el valor de la misma columna de otra fila especificada en la tabla. La H de BUSCARH. Significa Horizontal BUSCARV La funcin BUSCARV busca un valor especfico en la primera columna de una matriz y nos ser til siempre que nuestros datos estn ordenados por columnas. La funcin devuelve el valor buscado en la misma fila de la columna especificada en uno de los argumentos. La V de BUSCARV. Significa Vertical 25 Resultado 5 Resultado

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La funcin BUSCARV permite buscar datos no solo en la misma hoja de un libro de Excel sino tambin en distintas hojas de un mismo libro o libros diferentes (En este ltimo caso ambos libros debern estar abiertos) Ejemplo: Tenemos una lista de clientes compuesta por; el cdigo del cliente, su direccin y su telfono y necesitamos obtener sus datos cada vez que ingresemos un cdigo de cliente. 1) Crear un libro con el nombre clientes e ingresar los siguientes datos.Es importante que los datos estn ordenados, para evitar futuras bsquedas de manera errnea, en nuestro ejemplo estn ordenados por el cdigo de cliente. 2) Una vez que se ingresaron los datos, se deber construir una frmula para buscar los datos de un cliente una vez ingresado su cdigo. Se deber seleccionar la celda B2 (es preciso ubicarse en esta celda, porque desde la misma buscaremos la direccin de un cliente, una vez que se haya ingresado el cdigo a buscar en la celda A2. Utilizar el botn Fx, (pegar funcin), Buscarv y aceptar. Se genera una ventana con los siguientes argumentos: =BUSCARV (Valor_ buscado; Matriz_buscar_en; lndicador_columnas; Ordenado) a) Valor_ buscado: es el valor que se busca en la primera columna de la matriz, que puede ser un valor numrico o una cadena de texto. En nuestro caso es la celda: A2 b) Matriz_Buscar_en: es la matriz de informacin donde se buscan los datos. Se debe utilizar una referencia a un rango o un nombre de rango para referirse a esa matriz. En nuestro ejemplo es: A8:C16 (Recordar, que en caso de tener que copiar la frmula, se deber absolutizar este argumento) c) Indicador__columnas: es el nmero de la columna de la Matriz_buscar_en, desde la cual se debe devolver el valor coincidente. En nuestro ejemplo el indicador de columnas es el nmero: 2 (ver imagen). Esto es as porque, la columna direccin, se identifica con el nmero de columnas 2 (de existir mayor cantidad de columnas, el indicador de columnas se incrementa en uno).

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d) Ordenado: ste es un campo opcional. Es un valor lgico que puede ser VERDADERO u omitido O FALSO. En nuestro caso el argumento Ordenado= FALSO, ya que esta opcin me permite encontrar la coincidencia exacta. (Ver imagen). 4) Por ultimo se deber repetir la operacin para obtener el telfono del cliente. Los argumentos de la funcin sern los mismos, o habr que realizar algn cambio? Nota: Si, el valor_buscado, es menor que el menor valor existente en los datos, devuelve el valor de error #N/A, independientemente del valor del argumento, Ordenado. FILTRO Y AUTOFILTRO Una de las operaciones ms comunes que se hacen con las Planillas de clculo, es la de poder consultar o filtrar sus datos. Un filtro es una orden, que nos permite visualizar solo aquellos datos que cumplan una o varias condiciones determinadas. En una lista con miles de artculos, es posible mostrar solo qu artculos valen ms de 90 pesos, o cuantos artculos se vendieron entre una fecha y otra. Etc. Por ejemplo en el prctico N 14, mostrar solo los vinos blancos cuyo precio al pblico sea superior a 10. 1) Seleccionar los valores de la planilla incluyendo el titulo de cada columna, luego men datos filtro- autofiltro (En Excel 2007Solapa datos- botn filtro), se genera una planilla

donde en cada encabezado de columna, posee una flecha para abrir diferentes opciones de men y opciones para personalizar o filtros de numero en Excel 2007. 2) Clic en la flecha de la columna tipo y seleccionamos la opcin blanco, en este caso,(visualizamos de esta manera solo los vinos blancos) 3) Clic en la flecha de la columna precio al publico, personalizar, se genera la siguiente ventana en la cual configuramos que sea mayor que 10, ver imagen 4) Obtenindose como resultado lo que se visualiza en la imagen. (para desactivar el filtro clic en cualquier celda con datos, Men datos-filtro- autofiltro. En Excel 2007 solo realizar un clic en el botn Filtro).

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ANIDAR FUNCIONES A veces es necesario utilizar mas de una funcin en una frmula, para esto debemos anidar funciones, es decir una funcin dentro de otra. Recordar que el mximo de funciones que se pueden anidar en una frmula es de siete. En el prctico N 11, insertar a la derecha de la columna sueldo neto la columna, ALTO, MEDIO, BAJO. En esta columna se deber: Mostrar el mensaje ALTO, si los sueldos netos son mayores o iguales a 5000. Mostrar el mensaje MEDIO, si los sueldos netos son mayores a 2000, pero menores a 5000. Mostrar el mensaje BAJO, si los sueldos netos son menores o iguales a 2000. En primer lugar luego de insertar y nombrar la nueva columna, ubicarse en la celda J2, Invocar la funcin Si y completar los argumentos de la siguiente manera. (Ver imagen).

IMPORTANTE: Realizar un clic en el argumento, Valor_si_falso, para ubicar el cursor y de esta manera, poder invocar una nueva funcin y que la misma se anide a la anterior de manera correcta. Como todava restan ubicar 2 mensajes, es preciso seleccionar nuevamente la funcin SI, en nuestro caso. Luego en la parte izquierda de la barra de frmula, realizar un clic en el botn SI, el mismo posee un men desplegable en el caso que se necesite, otro tipo de funcin. (Ver imagen).

Al seleccionarlo, se genera nuevamente la ventana de la funcin SI, en donde sus argumentos sern los siguientes.

De esta manera se puede completar el ingreso de los mensajes BAJO y MEDIO Po ltimo solo resta aceptar, en el caso de querer realizar la frmula sin el asistente de funciones se deber ingresar de manera manual lo siguiente: =SI(I2>=5000;"ALTO";SI(I2<=2000;"BAJO";"MEDIO")), la cual no se recomienda porque se pueden generar errores de sintaxis, en la construccin de la frmula.

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FRMULARIO Una forma ms ordenada y funcional de ver los registros de una tabla es utilizando del men Datos el comando Frmulario. Esta opcin despliega una forma de datos que se puede usar para visualizar los datos en otro formato y as pode modificarlos, Agregar o eliminar alguno. IMPRESIN UNA HOJA DE CLCULO En Excel es posible decidir si se precisa imprimir todas las celdas de una hoja, parte de ellas y bloques de varias hojas. Esto se define como "rea de Impresin". Excel permite personalizar la planilla, antes de imprimir. Adems de las posibilidades de elegir mrgenes, orientacin y tamao de papel, es posible agregar encabezados y pies de pgina, o establecer en cuantas hojas deseas que se imprima la planilla. 1) Configurar Pgina: Men Archivo -Configurar Pgina, se genera un ventana con 4 solapas, que son: Pgina, Mrgenes, Encabezado y pie de pgina, Hoja y si lo que se va a imprimir es una grfico la solapa Hoja cambia por Grfico. Solapa Pgina Aqu se encuentran todas las opciones del aspecto fsico de la pgina, como la Orientacin que puede ser Vertical u Horizontal. En Ajustar (Escala para versiones anteriores) se puede definir en cuantas hojas de alto y cuantas hojas de ancho se desea imprimirla planilla. Segn la cantidad de filas y columnas que se desea imprimir, dependern las hojas a necesitar. Es posible indicar -como lo muestra la imagen- que toda la planilla se imprima en slo 1 hoja.

Ajustar a, reduce la hoja o seleccin durante la impresin de manera que ocupe el nmero de pgina especificadas a lo ancho o a lo alto, ambas medidas son independientes una de la otra. En Tamao de papel, es posible seleccionar distintos tamaos definidos previamente, como A4, carta, oficio etc. En Calidad de impresin se selecciona la resolucin, esta opcin vara segn la impresora instalada, pero mientras ms Alta o mayor nmero tenga, mejor ser la calidad. Primer nmero de pgina indica el nmero inicial de la pgina de impresin de la hoja, el resto de las hojas se numeran secuencialmente despus de este nmero.

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Solapa Mrgenes Al seleccionar esta solapa aparece la siguiente ventana. Posibilita establecer todos los mrgenes en blanco, de una hoja, en este caso: Superior e Inferior en 3cm.y los mrgenes Izquierdo y Derecho en 2,5cm.

Para seleccionar la distancia entre el Encabezado y el extremo superior de la pgina, y la distancia entre el Pie de pgina y el extremo inferior de la pgina, se utilizan las opciones respectivas, en la imagen se aplico una distancia de 1,5 cm. Centrar en la pgina, centra Horizontal y/o Verticalmente el rea de impresin tomando en cuenta el valor de los mrgenes. Solapa Encabezado y Pie de pgina

En esta solapa Encabezado y Pie de pgina se pueden modificar las opciones para los encabezados y pies de pginas de las hojas a imprimir. Inicialmente Excel tiene ya un encabezado y un pie de pgina por omisin, pero se pueden cambiar. En Encabezado y en Pie de pgina, se encuentra una lista de encabezados previamente definidos que se pueden
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seleccionar, y el resultado de cada uno, se puede ver en las cajas superior e inferior, respectivamente.

Los botones Personalizar encabezado y Personalizar pie de pgina sirven para hacer modificaciones al encabezado y pie de pgina, respectivamente. Ambos se utilizan de la misma manera y dan como resultado una caja de dilogo similar a esta: En las secciones izquierda, central y derecha, se puede escribir el texto deseado. Con los botones que aparecen en la parte superior, se pueden insertar diferentes opciones en la hoja que saldr impresa, o bien dar formato a los encabezados y pies, insertar una imagen como logotipo, etc.,

Solapa Hoja Es aqu donde se especifica que reas de la hoja se desean imprimir, ttulos, lneas de

divisin y otras opciones ms. Este separador aparece activado si se est usando una hoja. En el cuadro rea de impresin define que bloques de la hoja se van a imprimir. El rango se puede escribir haciendo referencia a las celdas, como A1:E179. Si se desean celdas que no

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estn adyacentes, como por ejemplo A1:B5 y D1:E170, se escribe A1:B5, D1:E170 y se pueden seguir agregando comas para incluir ms celdas o bloques de celdas. Otra forma de especificar los rangos es utilizando el ratn, seleccionndolos. De igual forma, para especificar celdas no adyacentes, se utiliza la tecla <Ctrl> y se vuelven a seleccionar las celdas deseadas. Tambin se pueden seleccionar desde la hoja el bloque que se desea imprimir y luego desde el men Archivo la opcin rea de impresin - Establecer rea de impresin. (En Excel 2007 Solapa Diseo de pagina rea de impresin) Hay planillas, en las que es necesario, utilizar muchas hojas y en cada hoja, que se repitan los nombres de las columnas o de las filas. Es posible definir estos ttulos, en Imprimir ttulos. En sus respectivas cajas se determinan Repetir filas en el extremo superior y Repetir columnas a la izquierda. Los mtodos para especificar los ttulos, son los mismos que para determinar el rea de impresin. En la imagen de muestra, observar que la fila 1 es la que se repetir en cada hoja. En el rea Imprimir se determinan opciones extras de impresin. Lneas de divisin, son las cuadrculas de la planilla de clculo que dividen las filas y columnas en la hoja, esta opcin las imprime completas para todas las celdas sin excepcin. No debes confundirte con los bordes que se le asignan a las celdas. Blanco y negro imprime las celdas y objetos en blanco y negro, cualquier cosa que no sea completamente blanca se imprime como negro. Para imprimir las notas con sus referencias a las celdas selecciona Comentarios. Ttulos de filas y columnas imprime los nmeros de fila y las letras de las columnas. Calidad de borrador imprime con baja calidad, no imprime objetos ni grficos, pero reduce el tiempo de impresin. En la caja Orden de las pginas, se controla el orden en el cual los datos se imprimen cuando no es suficiente una hoja para imprimir todos los datos. Puede ser Hacia abajo, luego hacia la derecha o a la Hacia la derecha, luego hacia abajo. Solapa Grfico Si lo que se tiene en pantalla es un grfico, la solapa Hoja cambia por Grfico. Aqu se controla el tamao y calidad de impresin de los grficos. (Esta solapa es ms reducida en el Excel 2007).

En Tamao del grfico impreso se especfica como se escala el grfico cuando se imprime. Usar pgina completa, expande el grfico hasta que ocupe el mximo ancho y alto de los mrgenes de la pgina, el tamao relativo de los objetos puede cambiar en la pgina impresa porque las proporciones del grfico estn ajustadas para llenar la hoja. Ajustar a la pgina expande el grfico al margen ms cercano de la pgina antes de imprimir, el grfico se expande proporcionalmente en ambas dimensiones hasta que una dimensin llene el espacio entre los mrgenes. Los tamaos relativos de los objetos en el grfico se preservan. Con Personalizar se ajusta el grfico para que se pueda redimensionar a cualquier tamao de pgina. Las opciones de Calidad de borrador e Imprimir en blanco y negro, son las mismas que se explicaron para Hoja. 2) Vista Preliminar
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Una vez trabajada la Configuracin de Pgina, podrs visualizar como saldr impreso desde el men Archivo - Vista Preliminar o bien desde el icono correspondiente. Tendrs entonces en la pantalla una reduccin de la celda o bloque de celdas que seleccionaste para imprimir con todos los objetos que contengan. En la parte inferior aparece una barra de estado indicando Vista: pgina 1 de X. En la parte superior, aparecen botones con funciones especficas: Los botones Siguiente y Anterior cambian entre las pginas siguiente y anterior del rea de impresin seleccionada. Zoom muestra la presentacin preliminar en forma ampliada para distinguir detalles especficos. Al hacer un clic con el ratn en el rea de la hoja, tambin se logra activar el Zoom. Con Imprimir se abre la caja de dilogo de impresin que se ver mas adelante. Configurar muestra la caja de dilogo de Preparar pgina que se vio anteriormente en esta seccin. El botn Mrgenes muestra los delimitadores de la hoja. Los mrgenes se pueden modificar desde aqu, con un clic sostenido del ratn en los puntos negros que sealan los mrgenes y movindolos a la nueva posicin.

Al seleccionar Saltos de pginas, se pueden definir los saltos de pgina en forma manual. Para mover los saltos de pgina haz un clic sobre la lnea y sin soltar, arrastra el salto de pgina. Observa como en gris al fondo muestra en que pgina se encuentra. Una vez que defines los saltos de pgina se vuelve a la vista preliminar y el botn Saltos de pgina es substituido por Vista Normal. Finalmente. Con el botn Cerrar se cierra esta ventana y se regresa a la vista normal. La imagen siguiente, corresponde a la vista preliminar de la versin del Excel 2007

Imprimir Una vez configurado, el documento estar listo para imprimir. Seleccionar del men Archivo el comando Imprimir o bien el icono correspondiente de la Barra de herramientas.

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Depender de los recursos las posibilidades de impresin, pero siempre se deber considerar la calidad de impresin segn el destino final del documento. Si es borrador o si se mayor calidad se utiliza el botn Propiedades de la impresora. En la ventana Imprimir, es posible imprimir, la Seleccin, las Hojas activas o Todo el libro. Tambin se puede especificar el Nmero de copias, y si stas se intercalarn con Intercalar.

En Intervalo de las pginas se determina si se imprimen Todas las pginas o se define en Pginas, Desde que numero de pgina Hasta que numero de pgina.

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