Facturacion 02-10

MA 021 MANUAL MODULO FACTURACIN VERSION 6J.
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ISO 9001:2000 Historia del Documento Ver. Descripcin Cambio 1 Primera versin aprobada por Comit Calidad Fecha
Elaborado: Sugey Escobar Documentadora Hosvital
Revisado: Aprobado: Arbey Gonzalez Arbey Gonzalez Gerente de Gerente Consultora Consultora
Versin: 1.0 de
TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIN ................................................................................................... 5 2. OBJETIVO GENERAL ......................................................................................... 5 3. DEFINICION ................................................................................................... 5 FOSGA ........................................................................................................................ 5 FURTRAN ................................................................................................................... 5 FURIPS ....................................................................................................................... 6 FURPEN ...................................................................................................................... 6 4. ASPECTOS IMPORTANTES PARA EL DESARROLLO DE LA HERRAMIENTA............................................................................................................. 6 5. INGRESO A LA APLICACIN ........................................................................... 8 5.1 CAMBIAR PASSWORD............................................................................... 9 5.2 CERRAR ........................................................................................................... 9 6 SISTEMA DE INFORMACIN EN SALUD .................................................... 10 6.1 USUARIOS ................................................................................................. 12 6.1.1 FACTURACIN DE PACIENTES ...................................................... 16 6.1.1.1 PROCEDIMIENTOS .......................................................................... 19 6.1.1.2 CARGOS DE SUMINISTROS ...................................................... 32 6.1.1.3 APLICACIN DE ABONOS ............................................................ 39 6.1.1.4 FACTURA .................................................................................... 43 6.1.1.5 PREFACTURA ................................................................................... 47 6.1.1.6 CONSULTA DE AUTORIZACIONES ............................................. 54 6.1.1.7 PROCEDIMIENTOS Qx .................................................................. 55 6.1.1.8 CONTROL DE TOPES ...................................................................... 65 6.1.1.9 TRASLADO CARGOS FACTURA ................................................. 67 6.1.1.11 LIQUIDACIN ESPECIAL ............................................................. 74 6.1.1.11.1 liquidacin por valor .............................................................. 74 6.1.1.11.2 Liquidacin Por Porcentaje ................................................. 81 6.1.1.11.3 Liquidacin Por Topes .......................................................... 89 6.2 MANEJO DE CAJA .................................................................................... 94 6.2.1 RECAUDOS ........................................................................................... 95 6.2.1.1 RECIBO DE ABONOS .......................................................................... 96 6.2.2 APLICACIN DE ABONOS .................................................................. 103 6.2.3 APLICACIN ABONO A CUOTAS ................................................. 106 6.2.4 ENTREGA DE TURNO....................................................................... 108 6.2.5 CONSIGNACIONES ........................................................................... 110 6.2.6 CONTROL DE CAJAS ....................................................................... 110 6.2.5 UTILIDADES ........................................................................................ 111 6.2.5.1 AUTORIZACIN DE REINGRESOS 112 6.2.5.2 REINTEGROS .............................................................................. 116 6.2.5.3 RECOMPOSICIN DE CAJA .................................................... 118 Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 -3-
6.2.5.4 TRANSFERENCIAS .................................................................... 118 6.2.6 LIBERAR CAJA .................................................................................. 119 6.2.7 CIERRE DE CAJA .............................................................................. 119 6.3 VENTA DIRETA .............................................................................................. 123 6.3.1 MANUAL ................................................................................................. 124 6.4 HERRAMIENTAS DE FACTURACIN .................................................... 128 6.4.1 REIMPRESIN DE FACTURAS Y RDENES DE SERVICIOS .... 129 6.4.2 ANULACIN DE FACTURAS Y RDENES DE SERVICIOS ........ 133 6.5 COTIZACIONES ............................................................................................. 145 6.5.1 COTIZAR SUMINISTRO .................................................................... 146 6.5.2 COTIZAR PROCEDIMIENTOS ......................................................... 150 6.5.3 COTIZACIONES ..................................................................................... 153 6.6 FACTURACIN A EPSs .............................................................................. 165 6.6.1 PREFACTURA......................................................................................... 166 6.6.2 FACTURAR .............................................................................................. 170 6.6.3 REIMPRIMIR ............................................................................................ 173 6.6.4 ANULAR FACTURA ............................................................................... 175 6.7 IMPRESIN FORMATOS ........................................................................... 177 6.7.1. RECLAMACIN SOAT ....................................................................... 178 6.7.2 UNIFICACIN FACTURAS ................................................................... 186 6.7.3 FURIPS ................................................................................................... 189 6.7.4 FURCEN ................................................................................................... 192 6.7.5 FURTRAN ................................................................................................. 194 6.7.6 MOD. DATOS AMB. ............................................................................... 195 6.8 REFACTURACIN ...................................................................................... 197 6.9 FACTURA NO OPERACIONAL .................................................................. 197 6.10 ACTUALIZAR DOCUMENTO TERCERO ............................................... 207 6.11 AUTORIZACIONES EXTERNAS .............................................................. 211 6.12 UNIFICACIN CARGOS ............................................................................ 222 6.13 FACTURACIN CAPACITACIN .......................................................... 225
1. INTRODUCCIN
Este manual representa una gua prctica que se utiliza como herramienta de soporte para llevar a cabo el procedimiento que se debe llevar para realizar la FACTURACIN del paciente. Este manual se considera uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa a nivel operativo o de ejecucin que requiere el usuario al manejar la aplicacin. Este manual se desarrollo pensando en orientar y mejorar los esfuerzos de los usuarios para que logren una adecuada ejecucin de las actividades que se les han encomendado. Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades del software. 2. OBJETIVO GENERAL Determinar y controlar los diferentes procesos y atenciones prestadas al paciente, para as realizar el cobro y poder generar su salida. 3. DEFINICION FOSGA Formulario nico para la reclamacin de las instituciones prestadoras de servicios salud por conceptos de servicios mdicos prestados a las victimas de eventos catastrficos. Este formato aplica para la rdeclamacin uniforme para el reconocimiento y pago a las instituciones prestadoras de servicios de salud, por concepto de gastos mdicos, quirrgicos, farmacuticos y hospitalarios prestados a las vctimas de Eventos Catastrficos. FURTRAN Formulario nico de reclamacin de gastos de transporte y movilizacin de victimas. Este formato aplica para la presentacin de reclamaciones por las empresas de transporte especial debidamente habilitadas o personas naturales que hayan Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 -5-
prestado el servicio de transporte de las vctimas de Evento Catastrfico o Accidente de Trnsito. FURIPS Fformulario nico de reclamacin de los prestadores de servicios de salud por servicios prestados a vctimas de eventos catastrficos y accidentes de trnsito. Este formato aplica para la presentacin de reclamaciones de prestadores de servicios de salud para cada vctima de Evento Catastrfico o Accidente de Trnsito, en original y verificando que las copias sean legibles al igual que el original. FURPEN Formulario nico de reclamacin de indemnizaciones por accidentes de transito y eventos catastrficos (eventos terroristas, catstrofes naturales y otros eventos aprobados por el cnsss). Este formato aplica para la presentacin de Reclamaciones para el reconocimiento y pago de las indemnizaciones a Personas Naturales vctima de Evento Catastrfico o Accidente de Trnsito. 4. ASPECTOS IMPORTANTES PARA EL DESARROLLO DE LA HERRAMIENTA IMPORTANTE: Tenga en cuenta que para desplazarse entre las casillas de la aplicacin puede utilizar el Mouse o la tecla TAB. Cada vez que se despliega una ventana seleccione la opcin deseada, confirme luego cierre de la siguiente manera: Debe dar Clic en este icono para confirma la accin realizada. Debe dar Clic en este icono para cerrar la ventana.
Este icono nos actualiza el listado en pantalla, esta misma operacin la puede realizar pulsando F5. Este icono refiere al LISTADO DE SELECCIN, en el cual hay varias opciones de las cuales usted debe elegir una. 1. De un clic sobre la pestaa para que se despliegue las diferentes opciones Ver siguiente imagen:
Este icono nos permite obtener un reporte en una tabla Excel.
5. INGRESO A LA APLICACIN Desde la barra de tareas de Windows seleccione el comando Inicio, luego desde el grupo programas seleccione el tem Hospital; una vez hechas las selecciones se activa la aplicacin. Ver siguiente imagen:
CONFIRMAR
CAMBIAR PASSWORD CERRAR
Ya dentro de la aplicacin se ingresar el usuario y contrasea, a continuacin de estos se abrir la opcin (sede), ubique la indicada en la lista de seleccin para el acceso a la informacin. Ver siguiente imagen:
En la parte izquierda inferior se encuentran dos iconos los cuales hacen referencia a:
5.1 CAMBIAR PASSWORD Al dar clic en el icono se abrir una ventana en la cual debe ingresar los siguientes datos: Corresponde al usuario asignado para la herramienta. Corresponde a su contrasea actual. Password Actual Corresponde a su nueva contrasea. Nuevo Password Redigite el nuevo Corresponde a la confirmacin de su nueva contrasea. password Usuario 5.2 CERRAR
Esta opcin se utiliza para termina la sesin o para cerrar alguna ventana. Despus de haber ingresado el usuario, contrasea y sede debe dar clic en el icono confirmar, y as poder ingresar al men principal.
SISTEMA DE INFORMACIN EN SALUD
Ingrese al icono sistema de informacin en salud
Inmediatamente, se despliega una ventana la cual nos muestra diferentes opciones. Ingrese al modulo FACTURACIN como lo muestra la imagen:
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Se despliega la siguiente ventana:
6.1 USUARIOS Para generar la factura de un paciente ingrese en el icono y se despliega la siguiente ventana:
Ingrese el nmero de identificacin, pulse la tecla TAB, ingrese el tipo de documento del paciente y pulse F5 con el fin de que el sistema pueda localizar la informacin correspondiente. Si el dato de identificacin no se conoce, ubquese en el tem Nro. Identificacin y pulse la tecla F4, luego F5 y se muestra la ventana de la lista de seleccin de paciente. Ver siguiente imagen:
En esta ventana puede buscar el paciente por su nombre, utilizando, si se desea, el carcter % para filtrar los resultados; por ejemplo, si se sabe que el paciente se llama Jess, entonces la bsqueda se realiza ubicando el % al inicio del nombre, de manera que, al pulsar la tecla F5, en la grilla de resultados aparezcan slo los pacientes que en alguna parte tengan el nombre Jess, as: En este primer filtro la informacin aparece organizada por nmero de identificacin pero si se quiere organizar por nombre de un clic sobre titulo de la columna Nombre Completo Paciente y el resultado se organizar alfabticamente. Seleccione el paciente a quien le va a generar la factura y confirme. Una vez seleccionado el paciente, la pantalla Sel. Tipo Ingreso x Paciente se ver as:
Verifique que los datos corresponden al paciente, corresponden al que quiere facturar. Inmediatamente abajo del nombre del paciente, aparecen los tipos de atencin por los cuales el paciente tiene admisin abierta; en nuestro ejemplo, el paciente tiene admisin en el servicio de HOSPITALIZACIN, desde el 24 de marzo de 2009. Seleccione el tipo de servicio, confirme y pulse la tecla F5. Se despliega la siguiente ventana:
6.1.1 FACTURACIN DE PACIENTES
Esta pantalla tiene tres secciones, as: 1. Seccin de informacin bsica del paciente: Presenta, a nivel informativo, los datos de fecha y hora de la admisin, el tipo de admisin, la cama donde fue admitido, el tipo y nmero de identificacin, nombre, edad, el contrato, tipo de usuario y de afiliacin registrados en la admisin. 2. Seccin de filtros y resultados: Esta seccin contiene los filtros de consulta de la informacin, la grilla de resultados y los totales de control. En el extremo superior izquierdo de esta seccin aparece una pestaa que sirve para cambiar el responsable de la cuenta, cuando esto se requiere; al Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 16 -
pulsarlo, aparece la pantalla Lista de Seleccin EMPRESAS X USUARIO:
En esta ventana se muestran todos los contratos que el paciente tiene asociados. Para seleccionar el contrato al que se le va a emitir factura, slo se debe dar doble clic sobre la fila correspondiente. Si la empresa no aparece en el listado, se puede dar clic en el botn Aadir Contratos y aparecer la pantalla Lista de seleccin Contratos x Empresa, pulse la tecla F5 para que muestre los resultados que muestra a continuacin:
Aqu se selecciona el contrato y el tipo de afiliado que se necesita, ubicndose sobre el registro y dando clic sobre el botn confirmar o simplemente dando doble clic sobre el registro, y el sistema retornar a la pantalla Lista de Seleccin EMPRESAS X USUARIO, en donde parecer el registro del nuevo contrato. Al dar doble clic sobre l o clic sobre el botn de confirmar, se retorna a la pantalla Facturacin de Pacientes, donde, en el campo CONTRATO, el dato se debe haber actualizado al nuevo contrato adicionado. Continuando con la descripcin de la seccin de filtros y resultados de la pantalla de facturacin, un poco ms al centro se encuentran los filtros, donde se pueden seleccionar los cargos a visualizar, en la grilla de resultados, para el contrato seleccionado:
Seleccionar los cargos a visualizar, en la grilla de resultados, para el contrato seleccionado. Y ms a la derecha, la informacin de topes por usuario y por contrato. Inmediatamente debajo, en la parte central de la pantalla, aparece la grilla de resultados, en la cual se muestran los cargos que hay en la cuenta del paciente para el contrato especificado, desplegando en color verde los procedimientos y en azul los suministros. Si existen cargos anulados aparecen en color rojo y si tienen recargos, en color amarillo. Debajo de la grilla, se muestran los subtotales por tipo de cargo (procedimientos y suministros) y el total de lo cargado. Esta seccin contiene los botones que nos permiten realizar las distintas operaciones relacionadas con la facturacin de la atencin del paciente. Veamos cules son: Funciones En el rea de funciones vemos diferentes opciones que llevan a ejecutar la factura
CARGOS DE PROCEDIMIENTOS
6.1.1.1 PROCEDIMIENTOS Sirve para registrar los procedimientos no quirrgicos como exmenes de laboratorio, consultas entre otros. Cuando las atenciones se registran a travs de la historia clnica electrnica, esta opcin no tiene que utilizarse. Slo se requiere cuando se necesita facturar un procedimiento no quirrgico que no se haya incluido en la historia.
Al pulsar el botn se abrir la pantalla Carga Procedimientos Factura ver siguiente:
6.1.1.1.1 Crear Para agregar un procedimiento al paciente de un clic en y se despliega la siguiente ventana: Recuerde que para desplazarse entre cada tem de la ventana debe pulsar la tecla TAB.
En la parte superior de esta pantalla se muestran los datos del paciente, el contrato y la fecha en la cual se le estn realizando los cargos. A continuacin, se registra el dato del mdico o profesional de la salud que realiza el procedimiento. Ingrese el cdigo del mdico, y pulse la tecla TAB. Si no conoce el cdigo, pulse la tecla F4, luego F5 se despliega la pantalla Lista Mdicos ver siguiente:
En esta pantalla se puede buscar por cdula, por cdigo (campo Mdico) o por nombre del profesional. Una vez seleccionado el mdico, el sistema volver a la pantalla Facturacin de Procedimientos. Pulse la tecla TAB y automticamente aparecern los datos del mdico que usted selecciono. Contine diligenciando la informacin: Fecha: Ingrese la fecha y hora en la cual se le realizo el procedimiento al paciente. Nro. Docum: Ingrese el nmero de documento del paciente. Recargo: Este refiere a si se le va a generar un recargo a la cuenta o no. Agrupador: seleccione la opcin requerida si: Individual: Refiere a que slo se realiz un procedimiento al paciente en el acto quirrgico. Bilateral: Refiere a que se realiz el mismo procedimiento, en rganos pares. Integral: Refiere a los procedimientos que se facturan de manera integral. Paquetes y mltiple: Refiere a que se realizaron varios procedimientos en el acto quirrgico. Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 22 -
Procedimiento: Ingrese el cdigo del procedimiento y pulse la tecla TAB. En caso de que no conozca el cdigo pulse la tecla F4 y seguido F5. Se despliega la siguiente ventana:
Ubique el procedimiento que se realizo al paciente, seleccinelo y confirme. Si la entidad de salud a la que pertenece el paciente no cubre el procedimiento automticamente se abre otra ventana correspondiente al pago del procedimiento, ver siguiente imagen:
Selecciona otra empresa: si hay otra empresa de salud que cubre el procedimiento seleccione esta opcin y se despliega la siguiente ventana:
No aplica el procedimiento: Refiera a que no se va a realizar el procedimiento. Requiere autorizacin: Si se requiere autorizacin para realizar el procediendo, seleccione esta opcin y automticamente se despliega la siguiente ventana:
Ingrese el nmero correspondiente a la autorizacin y el nombre de la persona que autoriza. Confirme. Continuamos diligenciando los datos en la ventana facturacin de procedimientos: Centro de costos: en el momento en que usted ingresa el procedimiento, el sistema automticamente le mostrar del centro de costos al cual pertenece. Si este no es el caso y si conoce el cdigo del centro de costos ingrselo de lo contrario pulse la tecla F4 y F5 se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el centro de costos y confirme. Tipo Cantidad Valor unitario Valor total Si el cargo es facturable, es decir, cobrable, de lo contrario se incluye como hoja de gasto. Refiere a la cantidad de procedimientos que se le va a realizar al paciente. Refiere al valor de cada procedimiento. Este valor aparecer automticamente al ingresar la cantidad de procedimientos. Refiere al valor total de todos los procedimientos realizados. Este valor aparecer automticamente al ingresar la cantidad de procedimientos. Ingrese el cdigo del diagnostico principal pulse F4 y F5 y se despliega la ventana de lista de seleccin de diagnostico ver siguiente imagen:
Dx principal
Seleccione el diagnostico, confirme y pulse la tecla TAB. Dx relacionado y complicacin: Realice el mismo procedimiento descrito anteriormente (Dx principal). Confirme y cierre la ventana. El procedimiento facturado se vera reflejado en la ventana Cargar Procedimientos Factura la cual aparece automticamente en el momento en que cierra la ventana Facturacin de Pacientes.
6.1.1.1.2 Modificar
Refiere a modificar alguno de los procedimientos que muestra la pantalla anterior. Seleccione dando un clic sobre el procedimiento y luego de un clic en el botn Modificar. Se despliega la siguiente ventana:
Realice las modificaciones correspondientes y confirme.
6.1.1.1.3 Consultar
Refiere a verificar la informacin sobre alguno de los procedimientos que muestra la pantalla Cargar Procedimientos Factura. Seleccione dando un clic sobre el procedimiento y luego de un clic en el botn Consultar. Se despliega la ventana Facturacin de Procedimientos. Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 30 -
6.1.1.1.4 Anular Refiere a eliminar el procedimiento. Pulse el botn Anular y se despliega la siguiente ventana.
Pulse Si para anular el procedimiento y automticamente este desaparecer de la pantalla Cargar Procedimientos Factura. 6.1.1.1.5 Cobro Copago Refiere al pago que debe realizar el paciente a la hora de asistir a un procedimiento. De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
En pantalla se visualiza los diferentes procedimientos cargados al paciente. Seleccione el procedimiento que se va a cancelar, por medio del check box que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla. Luego confirme.
6.1.1.2
CARGOS DE SUMINISTROS
Refiere a cargar suministros a la cuenta del paciente desde el mdulo de Facturacin. Ingrese al icono y se despliega la siguiente ventana:
6.1.1.2.1 Crear Para adicionar un suministro a la factura del paciente, de un clic en el botn y se despliega la siguiente imagen:
Ingrese los datos correspondientes para cargar la factura Fecha Nro. Documento Resolucin Ingrese la fecha actual Ingrese el nmero del documento del paciente. Refiere a los suministros. Pulse la tecla F4 y luego F5 y se despliega la siguiente ventana:
Una vez determinado el suministro que se debe cargar, se selecciona y se da clic en el botn confirmar o se da doble clic sobre el registro seleccionado. Esta accin har que se retorne a la pantalla de facturacin de suministros, donde aparecer el cdigo seleccionado. Presionando la tecla TABULACIN se mostrar la descripcin del insumo correspondiente Tipo Bodega Refiere a que es un suministro facturable o como hoja de gasto. Refiere a la bodega de origen a la cual se le carga el suministro. Pulse la tecla TAB y en la siguiente casilla pulse F4 y se despliega la siguiente imagen:
Seleccione el pabelln donde se encuentra el paciente. Confirme. Al retornar a la pantalla de Facturacin de Suministros, pulsando la tecla de tabulacin se desplegar el nombre de la bodega seleccionada y el valor unitario del insumo. A continuacin se debe registrar: Cantidad Valor unitario Valor total Refiere a la cantidad de suministros que va a facturar. Refiere al valor unitario del suministro. Pulse la tecla TAB. Refiere al valor total de la cantidad de suministros. El sistema automticamente mostrara este valor.
El suministro ingresado se ve reflejado en la pantalla cargar suministros a paciente.
6.1.1.2.2 Modificar Si se desea modificar la informacin de un suministro ya cargado, al pulsar el botn correspondiente aparecer la pantalla Facturacin de Suministros presentando los datos que se tienen registrados para el producto. All se pueden modificar los datos de bodega que despacha y cantidad del producto. Ninguno de los otros campos podr ser modificado. Si se modifica la cantidad del producto, al presionar TABULACIN el sistema actualizar el valor total a facturar.
Realice los cambios y confirme. 6.1.1.2.3 Anular Si lo que se necesita es anular el cargo, estando seleccionado el registro correspondiente se pulsa el botn correspondiente y el sistema presenta el siguiente mensaje para confirmar la operacin:
De un clic en Si para anular el suministro. El suministro anulado se ver en la pantalla, en rojo como lo muestra la imagen:
Para terminar de cargar los suministros a la factura de un clic en el recuadro de la parte izquierda de la pantalla (columna Fact?) O los puede sealar todos dando un clic en el botn de la parte inferior izquierda de la pantalla (Marcar Todos). Ya terminado este procedimiento confirme y cierre la ventana. La ventana de facturacin de pacientes se vera de la siguiente manera: Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 37 -
6.1.1.3
APLICACIN DE ABONOS
Esta opcin se utiliza cuando el paciente ha efectuado un anticipo o un copago, el cual se debe aplicar, es decir, descontar, de una factura especfica. Esta operacin tambin se puede realizar en el momento de facturar, como se ver ms adelante. Ingrese en la aplicacin y se despliega la siguiente ventana:
Facturado a: Refiere al contrato al cual va aplicar el abono, de la cuenta del paciente. Pulse F4 de un clic en la lista de seleccin se despliega la ventana Valor Facturado al Usuario ver siguiente imagen:
En esta ventana aparece la informacin sobre las cuentas que el paciente tiene para esa atencin con los respectivos saldos que debe pagar el usuario. Haciendo doble clic sobre la cuenta correspondiente se retorna a la ventana de Aplicacin, la cual se ve ahora as:
Al pulsar la tecla de tabulacin, el cursor se posicionar en el campo Recibo No. Dando clic en el botn contiguo a este campo, se desplegar la pantalla Ver Abonos Por Paciente:
En ella aparece la informacin de los recibos de abonos generados a favor del paciente: el nmero del recibo (Abono No.), el saldo a favor del paciente, es decir, lo que an no se ha aplicado (Saldo a Favor), el valor del abono que ya se aplic a alguna factura, si es el caso (Vlr. Aplicado), el Cdigo y la Descripcin del tipo de recibo, si el abono se hizo con un cheque posfechado o no (Post) y las notas aclaratorias registradas al momento del recibo (Observaciones). Cuando se tenga seleccionado el recibo, se da clic en el botn de confirmar, y en la pantalla APLICACIN DE ABONOS se actualizarn los datos. Finalmente, para completar la aplicacin se da clic en el botn de confirmar, lo que har que se grabe el registro y se retorne a la pantalla de Facturacin de Pacientes. El facturador debe verificar siempre que no quede ningn abono pendiente de aplicar a las facturas del paciente y, para ello, puede realizar este proceso tantas veces como se necesite. Los abonos pendientes de Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 42 -
aplicar generarn una devolucin de dinero al responsable del abono. 6.1.1.4 FACTURA
Esta funcin se utiliza cuando se desea emitir la factura de una cuenta, o para verificacin del estado de la cuenta. Al pulsar el botn la primera pantalla que se despliega es la de Salida (segn el tipo de servicio en el que est admitido el paciente: Hospitalizacin, Urgencias, Ambulatorio) en la cual se registran los datos generales del egreso del paciente:
Complete los datos del paciente: Fecha y hora de salida: Ingrese la fecha y hora actual.
Mdico autoriza salida: Refiere al mdico que da de alta. Ingrese el cdigo del mdico que autoriza la salida pulse F4 y luego, F5, se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el mdico que autoriza. Confirme y cierre. Especialidad Partir cuenta Extensin estancia No validar facturas previas para estancia Estado de salida Causa muerte Seleccione la especialidad del mdico. Seleccione si aplica Seleccione si aplica Seguidamente se deben registrar los datos de Estado a la Salida
Vivo / muerto (si el paciente muere, debe seleccionar la opcin e ingresar los siguientes datos: pulse F4 y F5, se despliega la siguiente ventana:
Seleccione la causa de la muerte del paciente. Confirme y cierre. Mdico firma certificado de funcin: pulse F4 y se despliega la siguiente ventana:
Ingrese el cdigo del mdico seleccione el mdico. Confirme y cierre. Nr. Certificado de defuncin: ingrese el nmero del certificado. Diagnostico de salida: pulse F4 y F5 se despliega la ventana correspondiente a la Lista de Seleccin de Diagnsticos. Seleccione el diagnostico correspondiente a la salida y confirme. Para seleccionar los diagnsticos de salida 2 y 3 realice el mismo procedimiento anteriormente descrito. Es obligatorio el registro de por lo menos un diagnstico de salida. Motivo salida: De un clic en la pestaa del lado derecho del tem y seleccione ya sea el caso: Orden mdica. Salida Voluntaria. Remisin. Fuga. Hospitalizacin. Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 46 -
Una vez diligenciados todos los campos, se da clic sobre el botn Confirmar y se abrir la pantalla factura por empresa:
6.1.1.5
PREFACTURA Ingrese al icono y se despliega la siguiente ventana:
Seleccione la empresa a la cual le va a generar factura, confirme. En esta pantalla se procede a seleccionar el registro del contrato al cual se va a realizar la liquidacin de cuenta. Dando doble clic sobre el registro o dando clic en el botn de confirmar aparecer la pantalla:
Esta ventana nos muestra los diferentes valores a cargar en la factura como lo es: Total de procedimientos. Total de suministros. Total de la factura. Valor subsidiado. Valor pendiente por aplicar
En esta pantalla aparecen una serie de botones y campos que desempean funciones diferentes, a saber:
Dando clic en este botn se podrn generar estados de cuenta o prefacturas a solicitud del cliente y/o para auditoria de las cuentas. 2
1 Seleccione el icono N 1 impresora y se despliega el reporte de Cargos por Centro de Costo. Ver siguiente imagen:
Seleccione el icono N 2 y se despliega la ventana seleccin de sede. Ver siguiente imagen:
Seleccione la sede generadora del coto. Si va a sealar todos los centros, de un clic en el botn Macar Todos. Confirme la accin y se genera el reporte Cargo de Centros de Costos. Ver siguiente imagen:
Este botn realiza la funcin de modificar los valores y/o porcentajes de los montos de copagos que debe cancelar el paciente. Al dar clic en ese botn se abrir la pantalla Autorizaciones Copago.
En la cual se debe registrar el nmero de la autorizacin para realizar la modificacin en el valor a pagar por el paciente, quin emite esa autorizacin, el porcentaje que asume la aseguradora (% Tope Copago) o el valor a pagar por el paciente (Vlr. Tope Copago) y si el copago fue prepagado o no. Al dar clic en el botn confirmar, se retorna a la pantalla Factura. Para realizar las respectivas observaciones a la factura a generar ingrese en el botn y se despliega la siguiente ventana:
Describa las observaciones que requiere la factura. Confirme.
Al confirmarse dando clic en Si, el sistema genera la factura.
6.1.1.6 CONSULTA DE AUTORIZACIONES En este tem se pueden ver las autorizaciones generadas al paciente. Al dar clic sobre l botn se desplegar la siguiente pantalla:
6.1.1.7 PROCEDIMIENTOS Qx Sirve para registrar los procedimientos quirrgicos. Al pulsar el botn se abrir la pantalla Carga Procedimientos Factura ver siguiente:
Para agregar un procedimiento Qx al paciente de un clic en se despliega la siguiente ventana:
Recuerde que para desplazarse entre cada tem de la ventana debe pulsar la tecla TAB.
Ingrese los datos correspondientes. Dx principal: Refiere al Diagnostico principal, ingrese el correspondiente o pulse F4 y F5 y se despliega la siguiente ventana: cdigo
Seleccione el diagnostico principal y confirmo o de doble clic doble el nombre del mismo. Dx Relacionado: realice el mismo procedimiento anteriormente descrito. Dx Complicacin: realice el mismo procedimiento anteriormente descrito. Agrupador: seleccione la opcin requerida si: Individual: Refiere a que slo se realiz un procedimiento al paciente en el acto quirrgico. Bilateral: Refiere a que se realiz el mismo procedimiento, en rganos pares. Integral: Refiere a los procedimientos que se facturan de manera integral. Paquetes y mltiple: Refiere a que se realizaron varios procedimientos en el acto quirrgico. Cobro: Este refiere a si se le va a generar un recargo a la cuenta o no. Procedimiento: Ingrese el cdigo del procedimiento y pulse la tecla TAB. En caso de que no conozca el cdigo pulse la tecla F4 y seguido F5. Se despliega la siguiente:
En la lista de seleccin se procede a escoger el procedimiento indicado dando doble clic sobre l o seleccionndolo o dando un clic en el botn confirmar. Tipo: A continuacin se procede a indicar si el cargo es facturable o no facturable (Hoja de gasto). Pulse la tecla TAB y automticamente aparece el cdigo del centro del costos al cual pertenece el procedimiento. Luego de haber ingresado toda la informacin en la ventana correspondiente a Facturacin de Procedimientos confirme y se despliega la siguiente ventana:
En esta ventana aparecen todos los tems susceptibles de facturar en un acto quirrgico, que fueron parametrizados. Si alguno de los componentes parametrizados NO se debe facturar, simplemente se seala en el campo Cob dando un clic en el recuadro de manera que se vea activado ( ). Al hacerlo, el campo Total Procedimiento se ir disminuyendo su el valor de cada componente marcado, como se puede apreciar en las pantallas que ilustran este ejemplo:
Se requiere registrar la informacin del profesional, utilizando para ello el campo de la grilla precisamente titulado Profesional. En este campo se registra el cdigo del profesional que intervino en el rol correspondiente, durante el acto quirrgico; si no se conoce, al pulsar la tecla F4 se accede a la pantalla Lista de Seleccin Mdico, en la cual al pulsar la tecla F5 aparecen todos los profesionales de la salud registrados en el sistema. En ella se puede buscar por cdula o por nombre y utilizando las tcnicas de bsqueda ya mencionadas. Realice el procedimiento a cada uno de los honorarios que aplican y luego confirme. A continuacin se despliega la siguiente venta:
De esta manera quedan cargados los procedimientos a la factura del paciente. Y se ve reflejado en la pantalla Cargar Procedimientos Factura: Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 60 -
En esta pantalla, parte inferior encontramos 3 iconos correspondientes a impresora los cuales nos muestran diferentes reportes: 1. Ingrese en este icono y se despliega el reporte de Liquidacin De Qx por Documento. Ver siguiente imagen:
2. Ingrese en este icono y se despliega el reporte Detalle de Cargos por Medico. Ver siguiente imagen:
3. Ingrese en este icono y se despliega el reporte Detalle de Cargos por Tercero. Ver siguiente imagen:
Para utilizar los dems botones de la pantalla Cargar Procedimientos Factura (Modificar, Consultar, Anular, Cobro Copago) realice el mismo procedimiento que se llevo a cabo desde la Pg. 30-31.
6.1.1.8 CONTROL DE TOPES Den un clic y se despliega la siguiente ventana:
En la parte superior de la pantalla vemos la informacin correspondiente al paciente y en la parte del centro de la misma veremos el histrico de la facturacin del paciente con los siguientes datos: Ctvo. Refiere al consecutivo de factura Nro.Factura Refiere al nmero de la factura Ctv. Acci Refiere al consecutivo del accidente Ctvo. Aten Refiere al consecutivo de atencin Fecha Refiere a la fecha en la cual se realizo el procedimiento I.P.S. Refiere al institucin que prest los servicios Fecha Refiere al fecha de la factura Vlr. Factura Refiere al valor de la factura Vlr. Abonado Refiere al valor abonado a la factura Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 65 -
Inc.? Dx. Salida Descripcin Dx Salida
Refiere al indicador de inclusin en control de tope. Refiere al cdigo del diagnstico del egreso. Refiere a la descripcin del cdigo del diagnostico.
En el icono impresora en la pantalla Control de Copagos de un clic y se despliega el reporte control de copagos ver siguiente imagen:
6.1.1.9 TRASLADO CARGOS FACTURA Cuando los cargos de la atencin de un paciente quedan registrados a un contrato diferente al que se le requiere generar la factura, o cuando los cargos generados en un servicio se deben asociar a los cargos realizados en otro, se utiliza la opcin Traslado Cargos Factura, ingrese al icono y se despliega la siguiente ventana:
En ella aparecen todos los contratos que tiene asociados el paciente, a uno de los cuales se le quieren facturar los cargos que fueron registrados en otro. Si el contrato al que se le quiere facturar no aparece en la lista, un usuario autorizado podr anexar un contrato nuevo dando clic en el botn Se despliega la siguiente ventana:
Cuando ya se tiene identificado el contrato, se puede seleccionar dando clic sobre su informacin y luego en el botn confirmar, o dando doble clic sobre l. Esto har que se despliegue la ventana Cambio Servicio Atencin, en la cual se registra a cul servicio sern asociados los cargos que se quieren trasladar. Esta situacin se presenta en casos como, por ejemplo, cuando un paciente ingresa por urgencias y debe ser hospitalizado, para que los cargos efectuados en el servicio de urgencias queden asociados a los que se hagan en hospitalizacin sin necesidad de hacer una nueva admisin al paciente.
6.1.1.10 AJUSTE DE ESTANCIAS En esta pantalla se tiene la posibilidad de revisar y ajustar, cuando sea necesario, el tiempo de internacin que se debe facturar al paciente. Cuando se selecciona este botn se abre la ventana Estancias X Paciente, que se muestra y describe a continuacin:
1 3 2
10
11
12
13
14
Nmero 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Descripcin Tipo y No. de identificacin del paciente Nombre del paciente Botones de tarea (descritos ms adelante) Sede en al que se genera la estancia Fecha inicial de la estancia Fecha final de la estancia Das de estancia Cdigo del procedimiento con el que se carga la estancia Descripcin del procedimiento de al estancia Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 69 -
10 11 12 13 14
Contrato al que est cargada la estancia Cdigo de cama en la que estuvo el paciente Valor diario Valor total de la estancia Botones de accin (ya descritos en este manual)
Crear A travs del botn se provee la manera manual (no automtica) de cargar la estancia de un paciente se despliega la siguiente ventana:
Complete la informacin en la ventana: Inicio estancia Recargo Contrato de Refiere a la fecha en la cual va a iniciar la estancia el paciente. Pulse la tecla TAB. Refiere a si se le va a generar algn recargo en la estancia. Ingrese el contrato al cual pertenece el paciente pulse la Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 70 -
tecla F4 y F5 y se despliega la ventana correspondiente a seleccin de datos por pacientes, seleccione el contrato indicado y confirme. Procedimiento Ubquese en el tem y pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente imagen:
Seleccione el procedimiento aplicar y automticamente se diligencia el tem centro de costos. Confirme.
Pabelln: Ubquese en el tem y pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente imagen:
Seleccione el pabelln en el que ingresa el paciente. Confirme.
Cama: Ubquese en el tem y pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente imagen:
Seleccione la cama que se le va asignar al paciente. Confirme. N de estancias: Refiere al nmero de das adicionales que el paciente va a permanecer en la institucin. Vlr. unitario: Refiere al valor unitario por cada da. Vlr. Total: Refiere al valor total de estancia. Dando clic sobre el botn se pueden cambiar los valores consignados en una estancia y al dar clic en se borra el registro de una estancia (el sistema valida que si el paciente tuvo cama asignada, se le haga el cobro de las estancias generadas). Al completar el proceso de ajuste de estancias y habindose verificado que todo est correcto, dando clic en el botn se retorna a la pantalla de Facturacin Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 73 -
por Paciente para continuar con la liquidacin de la cuenta. 6.1.1.11 LIQUIDACIN ESPECIAL En la liquidacin especial se pueden generar varios tipos de liquidaciones en los casos de cuentas compartidas (por valor, por porcentaje y por topes) las cuales se describen y definen a continuacin: Es importante recalcar que ANTES DE REALIZAR CUALQUIERA DE ESTOS PROCESOS, el paciente ya no debe tener cama asignada. 6.1.1.11.1 liquidacin por valor Es el proceso por el cual el sistema realiza, de manera automtica, el clculo de las diferencias en valores (pesos) entre las tarifas de dos empresas, cargando la diferencia entre ellas, o que permite registrar (digitar) un valor especfico a un excedente y lo descuenta de la tarifa total del mismo. El proceso para realizar esta liquidacin especial es el siguiente:
Paso 1: Dar clic sobre el botn y se abrir la siguiente pantalla:
En esta pantalla, en el campo Tipo Distribucin se debe escoger la opcin Valor. Paso 2: Indicar el orden en el que se quieren organizar los responsables de la cuenta. Para hacerlo, en el campo que corresponde a cada contrato, de la columna Orden, desplegar la lista de seleccin y escoger el lugar que se le va a asignar:
Paso 3: Seleccionar cada registro activando el campo. El registro lucir as:
Tenga siempre en cuenta que todos los clculos se hacen sobre el valor de la tarifa del contrato que se seleccione como primero. Una vez seguros del orden asignado, se da clic sobre el botn de confirmar y la pantalla lucir as:
10
11
12
Cuando los datos de una columna aparecen en color azul significa que estn cargados en el contrato correspondiente a esa columna. Nmero 1 Descripcin Cdigo del contrato seleccionado como primero en la distribucin (AGRICOLA SOAT) 2 Cdigo del contrato seleccionado como segundo en la distribucin (PARTI). 3 Fecha en que se carg el tem (procedimiento o suministro) a la cuenta 4 Cdigo del tem (en caso de ser procedimientos Cdigo CUPS si es suministro el cdigo asignado por la institucin en el proceso de parametrizacin. 5 Descripcin del cargo (procedimiento o suministro) 6 Tipo de Procedimiento 7 Cantidad 8 Campo de seleccin contrato 1 (C1) 9 Tarifa en el contrato seleccionado como primero 10 Campo de seleccin contrato 2 (C2) 11 Tarifa en el contrato sealado como segundo 12 Campo de seleccin del registro (Sel) Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 77 -
Como vemos en la imagen, el valor del procedimiento S11302 que hace referencia a internacin habitacin bipersonal completa, para AGRICOLA SOAT es de $1.950.000 y para el otro contrato es de $3.901.800. Ver siguiente imagen:
Es fundamental tener en cuenta que SIEMPRE que se requieran manipular los datos de esta pantalla, la operacin debe hacerse estando ubicados sobre los valores que se encuentran en negro.
Al momento de seleccionar el campo, el sistema hace el clculo de los valores restando el valor de PARTICULAR al valor de la tarifa AGRICOLA SOAT, de manera que entre ambas sumen el valor Particular, y se ver as:
Si observamos, el sistema siempre hace el clculo sobre los $354.900 que es el valor en el contrato Particular, en el cual est cargado el procedimiento (dato en color azul) y adems es el seleccionado como primer responsable. Una vez se est seguro de estos valores y de esta forma de liquidacin especial, se debe dar clic sobre el botn de confirmar y el sistema arrojara el siguiente mensaje:
Seleccione el destino y se despliega la siguiente ventana:
Cierre la ventana y automticamente se despliega la siguiente ventana:
Si se est seguro, se da clic sobre SI y el sistema llevar a la pantalla Salida Hospitalizacin, para continuar con el proceso normal de generacin de la factura. Ver siguiente imagen:
6.1.1.11.2 Liquidacin Por Porcentaje Es el proceso por el cual el sistema realiza, de manera automtica, la particin de las cuentas entre responsables cuyos cubrimientos se hacen porcentualmente (caso Plan 60-40 de Agrcola de Seguros SOAT). En este caso, los pasos a seguir son los siguientes: Paso 1: En la pantalla Lista de Seleccin EMPRESAS X USUARIO, seleccionar Porcentaje como tipo de distribucin. El campo debe lucir as:
Paso 2: Indicar el orden en el que se quieren organizar los responsables de la cuenta. Para hacerlo, en el campo que corresponde a cada contrato, de la columna Orden, se debe desplegar la lista de seleccin y escoger el lugar que se le va a asignar a cada uno:
Paso 3: Determinar el porcentaje de cada uno de los responsables (contratos) en el campo de la grilla. El registro completo se ver as:
Paso 4: Seleccionar el contrato activando el campo y el registro debe lucir as:
Recuerde y tenga en cuenta que TODOS los clculos se hacen sobre el valor de la tarifa del contrato que se seleccione como primero. Los registros se deben ver as:
Una vez seguros de la seleccin y el ordenamiento, se da clic sobre el botn de confirmar y la pantalla Liquidacin Especial Facturacin se ver como se aprecia en la siguiente imagen:
No olvide que SIEMPRE se debe trabajar estando ubicados sobre los valores que se encuentran en color negro.
Paso 5: En la pantalla Liquidacin Especial Facturacin se procede a seleccionar, uno a uno, los cargos a los cuales se les aplicarn los porcentajes establecidos. Por ejemplo, si requiero aplicar el 60/40 al cargo de DERECHOS DE LA SALA APENDICECTOMIA SOD, simplemente se marca en la columna C2 y SEL, como muestra la imagen:
Obsrvese que, del valor original de Agrcola Soat ($ 13.300,00), se calcul el 60% ($7, 980,00) para ese contrato y el 40% restante ($ 5,320.00) para el Particular. De esta misma forma debe procederse si se necesita aplicar el 60/40 sobre toda la cuenta. En este caso la pantalla lucira as:
Como se ha podido observar con los ejemplos enunciados, el sistema SIEMPRE hace el clculo sobre los tems seleccionados, con respecto a la tarifa que aparece en color azul, que es el valor correspondiente al contrato en el cual est cargado, y que adems fue seleccionado como primer responsable.
Una vez se est seguro de los valores calculados y de la forma de liquidacin aplicada, se debe dar clic sobre el botn de confirmar y el sistema desplegar el siguiente mensaje:
Seleccione el destino y se despliega la siguiente ventana:
Cierre la ventana y automticamente se despliega la siguiente ventana:
Si se est seguro se da clic sobre Si y el sistema pasar a la pantalla de Salida del servicio, para continuar con el proceso de generacin de la factura. Ver siguiente imagen:
6.1.1.11.3 Liquidacin Por Topes Es el proceso por el cual el sistema realiza, de manera automtica, el clculo de las diferencias en valores (pesos) entre las tarifas de dos empresas, cuando una de ella completa un valor tope de cubrimiento, y carga la diferencia entre ellas; o que permite registrar (digitar) un valor especifico a un excedente y lo descuenta de la tarifa total del mismo, siempre teniendo estricto control del valor tope parametrizado para cada contrato. Esta liquidacin es usual en la atencin de pacientes por accidentes de trnsito que llegan al tope de la pliza. Cuando se trata de facturacin por topes, los pasos son los siguientes: Paso 1: En la pantalla Lista de Seleccin EMPRESAS X USUARIO, seleccionar Tope como tipo de distribucin. El campo debe lucir as:
Paso 2: Indicar el orden en el que se quieren organizar los responsables de la cuenta. Para hacerlo, en el campo que corresponde a cada contrato, de la columna Orden, se debe desplegar la lista de seleccin y escoger el lugar que se le va a asignar a cada uno:
Paso 3: Seleccionar cada registro activando el recuadro de la parte derecha. El registro lucir as:
Recuerde y tenga en cuenta que TODOS los clculos se hacen sobre el valor de la tarifa del contrato que se seleccione como primero Paso 4: Una vez corroborado el orden se procede a dar clic sobre el botn de confirmar y la pantalla Liquidacin Especial Facturacin se ver as:
No olvide que SIEMPRE se debe trabajar estando ubicados sobre los valores que se encuentran en color negro. En la parte inferior de esta pantalla el sistema nos indicara los valores que se deben tener en cuenta al momento de calcular el tope del paciente as:
Atencin Actual Otras Atenciones
Valor cargado en la cuenta actual del paciente
Valor generado en otras atenciones por el mismo accidente al paciente (bien sea en la misma institucin o en otra) Topes x Valor del tope parametrizado para cada atencin del usuario paciente Diferencia Valor pendiente para llegar al tope (Tope x Usuario (Otras atenciones + Atencin actual) Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 91 -
Teniendo en cuenta esto, la imagen anterior AGRICOLA SOAT, tiene una diferencia de $185.400.15 para llegar al valor tope. Para completar ese valor debemos sustraerlo de algunos de los tems cargados en el segundo responsable, en este caso el PARTICULAR. Situmonos en la siguiente pantalla para efectuar la operacin:
Primero, ubiquemos el valor o los valores que estn cargados al segundo responsable, es decir, aquellos valores que aparecen en azul en la columna del segundo responsable:
Recuerde que SIEMPRE se debe trabajar ubicados sobre los valores que aparecen en color negro, as:
Como se puede apreciar, el valor del tem cargado en PARTICULAR es mayor que la diferencia necesaria para llegar al tope de AGRICOLA DE SEGUROS, por eso simplemente se marca en el campo de seleccin del valor en color negro y se digita el valor requerido, as:
Hasta este momento el sistema no ha generado ningn clculo. Recuerde que para que estos se realicen se debe sealar el tem en el campo con ttulo y al hacerlo el registro se debe ver as:
Si observamos, lo que hizo el sistema fue tomar el valor cargado en PARTICULAR ($2.441.400.00) y restarle el valor digitado en AGRICOLA SOAT ($185.400.15), dejando cargado en PARTICULAR la diferencia ($2.256.000.00). En la parte inferior de la pantalla el valor de atencin actual ser el nico que se actualizar, con el objeto de poder visualizar el estado inicial del proceso de liquidacin de la cuenta. Una vez se est seguro de estos valores y de esta forma de liquidacin especial debemos dar clic sobre el botn de confirmar y el sistema arrojara el siguiente mensaje:
Si se est seguro se da clic sobre y el sistema pasar a la pantalla de salida del paciente del servicio, para continuar con el proceso normal de generacin de la factura.
6.2
MANEJO DE CAJA
Este icono refiere al cierre que se le hace a la caja. Al ingresar a esta aplicacin se despliega la siguiente ventana:
6.2.1 RECAUDOS Refiere a los dineros captados por la institucin. Ingrese al icono y se despliega la siguiente ventana:
6.2.1.1 RECIBO DE ABONOS De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
Ingrese el nmero, tipo del documento y pulse F5. Se muestra el listado de pacientes:
Seleccione el paciente y confirme. Se despliega la siguiente ventana:
Esta ventana refiere a los abonos que va a realizar el paciente. En la parte superior de la ventana, observamos los datos del paciente. Ingrese los dems datos en la ventana. Concepto: Pulse la tecla F4 y se despliega la ventana de la Lista de Seleccin de Procesos:
Seleccione el proceso al cual le va a realizar el abono y confirme. Luego de este procedimiento continu pulsando la tecla TAB y automticamente mostrara la opcin que usted selecciono. Detalle Observaciones: Ingrese los detalles del abono, de ser necesario. Forma de pago: seleccione la forma en que el paciente va hacer el abono: Cheque. Efectivo. Mastercard Tarjeta de crdito Tarjeta dbito Si el abono es en CHEQUE se despliega la siguiente ventana:
N de cuenta: Ingrese el nmero de la cuenta a la que refiere el cheque. Quien autoriza: Refiere a quien autoriza el cheque. N de Autorizacin: Ingrese el nmero de autorizacin. Ingrese los datos y confirme. Entidad financiera: en la lista de seleccin, debe ubicar la entidad. N de documento: Ingrese el nmero del documento del paciente. Valor: ingrese el valor del abono. De un clic en la pestaa del lado derecho del tem y automticamente aparecer el valor del abono en la parte de debajo de la pantalla. Ver siguiente imagen:
Si el abono se va a realizar en Efectivo. Seleccinelo en el tem forma de pago, pulse la tecla TAB. Ingrese el nmero del documento del paciente. Valor: contine ingresando el valor del abono y pulse la pestaa del lado derecho. Si el abono se va a realizar con Tarjeta de crdito debito. Seleccinelo en el tem forma de pago, pulse la tecla TAB y el sistema se ubicara en el tem Entidad financiera, seleccinela y pulse la tecla TAB contine ingresando el N de documento del paciente, valor del abono y pulse la pestaa del lado derecho. Cuando termine el procedimiento pulse el botn confirma y se despliega la siguiente ventana:
De un clic en S para confirmar si los datos son correctos y se despliega el recibo de caja:
6.2.2 APLICACIN DE ABONOS
Refiere a cargar el abono realizado en la factura. Ingrese al icono y se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el tipo de documento e ingrese el nmero del mismo. Pulse la tecla F5 o el botn que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. Seleccione el paciente y confirme. A continuacin se despliega la siguiente ventana:
A continuacin realice el mismo procedimiento que se llevo a cabo en Aplicacin de Abonos Pg. 39-42.
6.2.3 APLICACIN ABONO A CUOTAS Para aplicar los abonos por cuotas de un clic en el botn y se desplega la siguiente ventana:
Realice la bsqueda por los diferentes filtros # Abono: ingrese el nmero del abono. Fecha desde / hasta: ingrese los parmetros de fechas. Paciente: seleccione el tipo de documento, seguido a este ingrese el nmero de documento. Pulse F5 para visualizar el resultado de la bsqueda. Seleccione el abono correspondiente y de un clic en el botn confirmar y se desplega la siguiente ventana:
6.2.4 ENTREGA DE TURNO Refiere a la relacin de caja en la que se encuentra en ese momento, para realizar la entrega. Ingrese en el icono y se despliega la siguiente ventana:
Esta ventana nos detalla la informacin: Cant. Facturadas Cant. Rec. Abon. Cant. Fac. Vta. Directa Can. Rec. Recaudo Can. Reintegros Can. Notas Crdito. Valor Total Pagado Valor Total Abonos Refiere a la cantidad de procedimientos facturados Refiere a la cantidad de abonos recibidos. Refiere a la cantidad de facturas generadas a la venta directa. Refiere a la cantidad recibido en recaudos. Refiere a la cantidad de reingresos que se efectuaron. Refiere a la cantidad de notas crdito generadas. Refiere a la cantidad de dinero recibo por los pagos. Refiere a la cantidad de dinero recibido por los
Valor Total Vta Directa. Valor Total Recaudos (-) Valor Reingresos Total Notas Crdito Total Recibido
abonos. Refiere a la cantidad de dinero recibido por la venta directa. Refiere a la totalidad de dinero recibido. Refiere al valor total de los reingresos efectuados. Refiere al valor total de las notas crdito generadas. Refiere a la cantidad de dinero recibido en el turno.
En la misma pantalla parte inferior derecha encontramos el siguiente botn ingrese y se despliega la siguiente ventana:
En esta pantalla refiere a la entrega de turno (recibos de caja) nos muestra que se realizaron 6 recibos por un monto total de $613.190
6.2.5 CONSIGNACIONES Modulo en construccin. 6.2.6 CONTROL DE CAJAS De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
En esta ventana se lleva el control de la base para cada cajero. Para ingresar la base tope reintegro, ubquese sobre la columna correspondiente al cajero e ingrese el total para cada uno. Para terminar de un clic en el botn confirmar.
6.2.5 UTILIDADES Ingrese en este botn y se despliega la siguiente ventana:
6.2.5.1
AUTORIZACIN DE REINGRESOS
Esta ventana refiere a la autorizacin para realizar los reintegros a los pacientes. De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
En esta pantalla usted puede realizar la bsqueda por los diferentes filtros: Cdula Ingrese el nmero de la cdula, seguido a este en la lista de seleccin ubique el tipo de documento y de un clic sobre este. Ingrese el nombre del paciente. Nombre Fecha inicial / Refiere a los parmetros en los cuales se hace la bsqueda. final Refiere al estado en el que se encuentra el reintegro. Estado Ingrese o seleccione la informacin en el filtro que usted eligi y de un clic en el botn refrescar pulse la tecla F5. Se despliega la siguiente imagen:
Para realizar la autorizacin de reintegro usted debe dar un clic en el check box que se encuentra en la parte derecha de la pantalla, frente al correspondiente reingreso que desea realizar. Ver siguiente imagen:
Si usted desea seleccionar toda la lista puede dar un clic en el botn que se encuentra en la parte superior de la ventana Seleccionar Todo. Y para desmarcarla de un clic en el botn Desmarcar Todo. Al seleccionar cada reintegro la ventana totaliza la sumatoria de cada tem. Ver anterior imagen. Ya realizado el procedimiento confirme. Y se despliega la siguiente ventana:
6.2.5.2 REINTEGROS En esta ventana veremos los reingresos que anteriormente autorizamos. Para realizar el reintegro, ingrese en el botn y se despliega la siguiente ventana:
De un clic sobre el nmero de identificacin del paciente y se despliega la siguiente ventana:
En esta ventana usted puede ingresar las observaciones por las cuales se le realizan el reintegro al paciente. De un clic en el campo e ingrese la informacin y confirme. Se despliega la siguiente ventana:
De un clic en s, si la informacin es correcta de lo contrario pulse no. Se despliega el recibo de caja por el reintegro realizado. Ver siguiente ventana:
6.2.5.3
RECOMPOSICIN DE CAJA Modulo en construccin. TRANSFERENCIAS Modulo en construccin.
6.2.5.4
6.2.6 LIBERAR CAJA Para liberar la caja de un clic en el botn y se desplega la siguiente ventana:
6.2.7 CIERRE DE CAJA Esta ventana informa sobre las ventas realizadas en el da. De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
Para realizar el cierre de caja en cada turno usted debe dar un clic en el check box que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. El sistema automticamente totaliza la suma de acuerdo al cierre realizado. Ver siguiente imagen:
Al terminar el procedimiento confirme la accin y se despliega el reporte de cierre de caja. Ver siguiente imagen:
Cierre la ventana y se despliega la siguiente imagen:
De un clic en si desea cerrar la caja de lo contrario de un clic en no. Se despliega la siguiente ventana:
En la lista de seleccin ubique el destino en donde quiere obtener el reporte y de un clic en aceptar. 6.3 VENTA DIRETA De un clic en el icono y se despliega la siguiente ventana:
6.3.1 MANUAL De un clic y se despliega la siguiente imagen:
En esta ventana usted puede visualizar la lista de bodegas existentes. Para realizar la venta de clic en la bodega a la cual va aplicar la venta y de un clic en el botn confirmar. Se desplega la siguiente ventana:
En esta ventana se visualizan las ventas directas hechas. Para realizar la venta de un clic en el botn crear y se desplega la siguiente ventana:
Cliente: pulse la tecla F4 y se desplega el listado de pacientes. Seleccione el correspondiente y confirme. Pulse la tecla TAB y se visualiza el contrato del paciente. Resolucin: pulse la tecla F4 y se desplega el listado de suministros, seleccione el correspondiente y confirme. Pulse la tecla TAB y la informacin del suministro se visualiza en pantalla. Cantidad: ingrese la cantidad de producto a despachar. Disp: este refiere a la disposicin del medicamento. Precio P.: refiere al precio del suministro. Valor Total: refiere al total del precio del medicamento. Cod. Impu: refiere al cdigo del impuesto. % impuesto: refiere al porcentaje del impuesto a aplicar al suministro. Valor Impuesto: refiere al valor del impuesto, que se le aplica al medicamento. Ingresada la informacin de un clic en el pestaa que se encuentra en la parte derecha . La informacin se refleja en la parte media de la pantalla.
6.3.2 CODIGO DE BARRAS De un clic en el botn y se desplega la siguiente ventana:
Cliente: pulse la tecla F4 y se desplega el listado de pacientes. Seleccione el correspondiente y confirme. Pulse la tecla TAB y se visualiza el resto de la informacin del paciente. Cantidad: ingrese la cantidad de producto a despachar. Cd. Barra: ingrese el cdigo de barra del producto para visualizar la informacin del producto.
6.4 HERRAMIENTAS DE FACTURACIN Pulse el botn y accede a la siguiente pantalla, desde la cual podemos realizar tareas de reimpresin y anulacin de cuatro tipos de documentos (facturas, cierres de caja, entregas de turno de caja y recibos de caja) y adems podemos imprimir un reporte del consecutivo de facturas generadas en un rango de fechas.
6.4.1 REIMPRESIN DE FACTURAS Y RDENES DE SERVICIOS Primero que todo seleccione la sede correspondiente. Para reimprimir una factura o una orden de servicio se utiliza la seccin Servicios ver siguiente imagen: Servicios
Una orden de servicio se utiliza en aquellos contratos en los cuales una factura integra las atenciones de varios pacientes. Si se conoce el nmero del documento que se desea reimprimir, se debe digitar en el campo . Si no se conoce, al pulsar el botn se desplegar la pantalla Lista de Seleccin Facturas, luego pulse F5 y se despliega la lista de seleccin de facturas:
En esta ventana la bsqueda se puede hacer por los diferentes filtros: Tipo de atencin: pulse la pestaa del lado derecho del tem y seleccione el correspondiente: Todos los tipos de atencin. Ambulatorio. Hospitalizacin. Urgencias. Tratamiento especial. Sede: Seleccione la sede correspondiente. Tipo de documento: Refiere al documento que desea imprimir. Factura: Refiere al nmero de la factura. Fecha desde / Hasta: ingrese las fechas entre las cuales quiere obtener las facturas Usuario: ingrese el nmero del documento del paciente, seguido seleccione el tipo del documento, y nombre del paciente. Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 130 -
Luego de tener la seleccin, en uno de los filtros pulse la tecla F5 o pulse el icono correspondiente a actualizar resultados de la bsqueda. y de esta forma se muestran los
Seleccione el nmero de la factura que desea imprimir. Tipo: Refiere al tipo de factura que desea imprimir. Cargos cxc: Refiere a las cuentas por cobrar. 1 2
En los iconos anteriores pulse el botn 1 impresora, y se despliega el reporte cargos por centro de costo. Ver siguiente imagen:
En el segundo botn impresora se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el centro de costo puede seleccionarlos todos con el botn de un clic en el botn confirmar y se despliega el reporte de cargos de centro de costo. Ver siguiente imagen:
6.4.2 ANULACIN DE FACTURAS Y RDENES DE SERVICIOS Para anular una factura o una orden de servicio se utiliza tambin la seccin Servicios de la pantalla Herramientas Facturacin General. As como para reimprimir facturas, la localizacin del documento que se desea anular puede hacerse digitando su nmero, si se conoce, en el c ampo y si no, pulsando el botn se desplegar la pantalla Lista de Seleccin Facturas, en la cual se puede buscar filtrando por tipo de atencin, nmero de factura, identificacin o nombre del usuario, como se explic en el numeral anterior. Una vez localizado el registro, si se da clic sobre el mismo y clic sobre el botn de confirmar o simplemente doble clic sobre el registro deseado, el sistema retornar a la pantalla de herramientas. Cuando se est seguro de que el nmero y tipo del documento que se requiere anular son los que aparecen en los campos Factura No. y Tipo de la seccin Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 133 -
Servicios, se procede a la anulacin haciendo clic sobre el botn seccin lo que har que se abra la siguiente ventana:
de dicha
De un clic en si para anular la factura. A continuacin se despliega la siguiente ventana:
Esta ventana refiere al motivo de la anulacin de la factura. Seleccione el correspondiente y confirme. Se despliega la siguiente ventana:
De un clic en aceptar para terminar el proceso. Cierre de caja En la pantalla se ve de esta forma:
Entrega: Refiere al nmero de la entrega, ingrsela. Si usted no conoce el nmero de un clic en la pestaa del lado derecho del tem y se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el correspondiente y confirme. Pulse el botn Cierre Caja despliega el reporte de la entrega de caja. Ver siguiente imagen:
Se
Entrega turno En la pantalla se ve de esta forma:
Entrega: Refiere al nmero de la entrega del tuno, ingrsela. Si usted no conoce el nmero de un clic en la pestaa del lado derecho del tem y se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el usuario que realiza la entrega y confirme. Pulse el botn Entrega Turno imagen: Se despliega el reporte de la entrega de turno Ver siguiente
Recibos de Caja En la pantalla se ve de esta forma:
Refiere a los recibos de caja que se generan ya sea por un abono un reintegro. Tipo: ubique el correspondiente en el listado de seleccin, Recibo N: ingrese el nmero de recibo, si no lo conoce de un clic en la pestaa del lado derecho del tem. Se despliega la siguiente ventana:
Realice la bsqueda por los diferentes filtros y seleccione el indicado.
Pulse el botn Reimprimir Recibos de caja. Ver siguiente imagen:
Se despliega el reporte de recibos
Notas Crdito En la pantalla se ve de esta forma:
Ingrese el N de factura, si no lo conoce de un clic en la pestaa de lado derecho del tem y se despliega a siguiente ventana:
Realice la bsqueda por los diferentes filtros de la parte superior de la ventana. Seleccione el correcto y confirme. Tipo: en la lista de seleccin ubique el indicado y confirme. No. De Nota: ingrese el nmero de la nota. Documento: en la lista de seleccin, ubique el correcto. En la parte inferior de la pantalla encontramos el botn y se despliega la siguiente ventana: de un clic en
Sede: seleccione la sede. Tipo documento: seleccione el tipo de documento. Fecha Desde / Fecha Hasta: ingrese el parmetro de fechas para obtener el reporte. Salida Reporte: seleccione el dispositivo en el cual quiere obtener el reporte. Al terminar de ingresar la informacin de un clic en confirmar. Se despliega la siguiente ventana:
6.5 COTIZACIONES Ingrese en el icono y se despliega la siguiente ventana:
6.5.1 COTIZAR SUMINISTRO De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
Para realizar una cotizacin de un clic en s y se despliega la siguiente ventana:
Suministros: de un clic en la pestaa del lado derecho del primer espacio y se despliega la siguiente ventana: Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 146 -
Ubique el suministro y de un clic en confirmar. Se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el suministro para realizar la cotizacin e ingrese la cantidad de suministro. Confirme y se despliega la siguiente ventana.
6.5.2 COTIZAR PROCEDIMIENTOS De un clic en este icono y se despliega la siguiente ventana:
Procedimiento: de un clic en la lista de seleccin y se despliega la siguiente ventana:
Ingrese el cdigo del procedimiento y de un clic en el icono refrescar. Si no conoce el cdigo pulse la tecla F5 y de esta forma poder ubicar el procedimiento. Seleccinelo y de un clic en confirmar. Portafolio: de un clic en la lista de seleccin y se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el portafolio y pulse la tecla TAB. Automticamente se mostrara en pantalla el valor tarifaro, el cdigo y el valor del procedimiento.
6.5.3 COTIZACIONES De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
Puede realizar la bsqueda por los diferentes filtros. En la lista de seleccin, ubique la correspondiente. Sede Ingrese el nmero de la cotizacin. Cotizacin Fecha desde / Refiere al parmetro de fechas para buscar la informacin. hasta En el listado de seleccin ubique la correspondiente. Atencin Refiere al tipo de contrato que tiene el paciente. Contrato Refiere al tipo de documento, seguido a este campo se debe Paciente ingresar el nmero del documento. En el siguiente espacio ingrese el nombre del paciente. Al haber seleccionado el filtro por el cual debe hacer la bsqueda, pulse la tecla F5. Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 153 -
6.5.3.1 CREAR Para crear una cotizacin de un clic en el botn. Se despliega la siguiente ventana:
Ingrese la informacin que solicita la ventana: Paciente Tipo Doc Atencin Contrato Ingrese el nmero del documento del paciente y seguido el nombre. Ingrese el tipo de documento del paciente. En la lista de seleccin ubique la indicada. Pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el contrato y confirme. Pabelln Pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el pabelln y confirme. Cama Pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:
Seleccione la cama y confirme. Vigencia Rgimen Ingrese la fecha en la cual tiene vigencia la cotizacin. Pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el rgimen y confirme. Tipo Afiliacin Pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:
Si a la cotizacin se le va a generar un descuento, ingrselo. Descuento Observacin Si hay observaciones ingrselas. Automticamente retornamos a la ventana Panel maestro de cotizaciones en donde se ve reflejada la cotizacin que acabamos de ingresar. Ver siguiente imagen:
Para obtener el reporte de la cotizacin de un clic en el botn correspondiente a la impresora. Ver siguiente imagen:
6.5.3.2 MODIFICAR si usted debe hacer una modificacin de un clic en el botn, y se despliega la siguiente ventana Maestro de Cotizaciones. Realice las modificaciones correspondientes. 6.5.3.3 ANULAR para anular o eliminar una cotizacin seleccinela y de un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
De un clic en si para anular la cotizacin y automticamente desaparecer de la pantalla.
6.5.3.4 CONSULTAR para realizar una consulta de una cotizacin, seleccinela y se abrir la ventana Maestro de Cotizaciones.
6.5.3.5 CARGAR para cargar una cotizacin seccinela y de un clic en el botn. Se despliega la siguiente ventana:
6.5.3.6 CREAR para crear un procedimiento, un procedimiento quirrgico un suministro, ubquelo en la lista de seleccin y de clic en el botn. Se despliega la siguiente ventana:
Debe ingresar la informacin: Procedimiento: pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:
Ingrese el cdigo del procedimiento, pulse el botn refrescar y seleccione el indicado. Si no conoce el cdigo cuando ingrese a la ventana pulse la tecla F5 para que le muestre todos los resultados existentes. Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 162 -
Cobro: en la lista de seleccin, ubique si es un cobro con sin recargo. Tipo: en la lista de seleccin, ubique si el procedimiento es facturable es hoja de gasto. Cant.: refiere a la cantidad a realizar. Al ingresar la cantidad el sistema calcula el valor total. Confirme y cierre la ventana. Esta informacin se ve reflejada en la ventana Maestro de Cotizaciones. Ver siguiente imagen:
Para eliminar cotizaciones usted debe seleccionarla y dar un clic en Eliminar. Para Modificar alguna cotizacin, seleccinela y de un clic en el botn Modificar. Para Consultar alguna cotizacin, seleccinela y de un clic en el botn Consultar.
ACUERDO DE PAGO De un clic en el botn y se desplega la siguiente ventana:
En esta ventana se visualiza la informacin de las cuotas las cuales llegaron a acuerdo de pago.
6.6 FACTURACIN A EPSs Para realizar la facturacin por la EPS, de un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
6.6.1 PREFACTURA De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
Contrato: en la lista de seleccin ubique el tipo de contrato que tiene el paciente y selelo. Tipo de Atencin: seleccione la atencin por la cual el paciente ingreso. Confirme y se despliega la siguiente ventana:
En esta ventana se muestran todas las rdenes pendientes por facturar del paciente. Para cargar a la factura debe seleccionar la orden dando un clic en la parte izquierda de la orden de servicio. Ver anterior imagen. Si usted debe cargar todos los servicios puede seleccionarlos dando un clic en el botn Marcar Todas y para desmarcarlos de un clic en el botn Desmarcar Todos. Al marcar la orden el sistema automticamente identifica la cantidad de rdenes de servicio y el total de estas cuentas. Al terminar este procedimiento confirme para cargar la prefactura, y se despliega la siguiente ventana:
De un clic en si para generar la factura y se despliega la siguiente imagen:
Seleccione el dispositivo y confirme. Se despliega la siguiente ventana:
6.6.2 FACTURAR Para terminar la factura de un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
En esta aparece la prefactura que anteriormente cargamos. Para terminar de generar la factura de un clic en el check box de la parte izquierda de la pantalla. Ver imagen anterior. Confirme y se despliega la siguiente ventana:
En esta ventana nos muestra los puntos de ruta por usuario es decir, el trayecto por la cual se genero la prefactura. Para cargar la factura seleccione dando un clic sobre la descripcin y confirme. Se despliega la siguiente imagen:
De clic en si para terminar de cargar la factura. Se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el dispositivo en el cual quiere obtener la factura y confirme. Se despliega la siguiente ventana:
6.6.3 REIMPRIMIR Si usted debe reimprimir una factura, de un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
Fecha inicial / Final: Refiere al rango de fechas en las cuales usted quiere obtener la factura, para la reimpresin. Sede: en la lista de seleccin seale la indicada. Pulse la tecla F5 para que se muestren los resultados. Para reimprimir usted debe seleccionar la factura dando un clic sobre la misma y confirmar, se despliega la siguiente ventana:
Escoja el dispositivo en el cual quiere obtener la factura y confirme. Se despliega la siguiente ventana:
6.6.4 ANULAR FACTURA Para eliminar una factura de un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
Contrato: en la lista de seleccin ubique el tipo de contrato que tiene el paciente y selelo Tipo de atencin. Tipo de Atencin: seleccione la atencin por la cual el paciente ingreso. Confirme y se despliega la siguiente ventana:
Para anular la factura seleccinela dando un clic sobre esta y en el botn eliminar. Ver imagen anterior. Se despliega la siguiente ventana:
De un clic en si. Automticamente la factura desaparece de la pantalla Seleccionar Facturacin para Anular.
6.7 IMPRESIN FORMATOS En este botn usted puede obtener los diferentes formatos que exige la ley en cuanto a accidentes o eventos catastrficos. Estos formatos solo se pueden diligenciar cuando la factura haya sido generada. De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
6.7.1. RECLAMACIN SOAT De un clic en el icono y se despliega la siguiente ventana:
Factura N: ingrese el nmero de la factura. Si no la conoce de un clic en la pestaa del lado derecho del tem y se despliega la siguiente ventana:
Puede hacer la bsqueda por lo diferentes filtros Tipo de atencin: refiere a la atencin por la cual ingreso el paciente. Sede: en la que se encuentra el paciente. Tipo de Documento: ubquelo en el listado de seleccin. Factura N: ingrese el nmero de la factura. Fecha: ingrese la fecha. Usuario: en la lista de seleccin seale el tipo de documento del paciente. Seguido ingrese el nmero del documento y luego el nombre del paciente. Luego de filtrar pulse el botn refrescar para que muestre los resultados. Seleccione la factura y confirme. Luego de este procedimiento vamos a generar el Formulario FUSOAT. De un clic En el botn correspondiente a creacin FUSOAT siguiente ventana: y se despliega la
Ingrese la informacin del paciente Datos Soat Usuario: refiere al nmero del documento, seguido a este seleccione el tipo de documento, ingrselo y automticamente el sistema le mostrara el nombre, la edad, la EPS/ARP. Datos del declarante Nombre: ingrese el nombre. Tipo Doc.: en el listado de seleccin de un clic en el correspondiente. Documento: Ingrese el tipo de documento. Expedido: ingrese la ciudad en la que fue expedido el documento de identificacin. Identificacin del accidente Condicin: refiere a si es ocupante, peatn, conductor ciclista. Sitio: lugar donde ocurrieron los hechos. Fecha/hora: fecha y hora del incidente. Dtpo: pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el departamento y confirme. Pulse la tecla TAB Municipio: pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el municipio y confirme. Pulse la tecla TAB Zona: refiere a si el accidente fue en zona urbana o rural. Informe: describa el informe del accidente Intervencin de la autoridad: si en el accidente intervino la autoridad de un clic en el check box del tem. Identificacin del Vehculo Asegurado: en la lista de seleccin ubique la categora a la que pertenece. Marca: ingrese la marca del carro. Placa: ingrese las placas del carro. Tipo: ingrese el tipo de carro. Aseguradora: ingrese el nombre de la aseguradora. Sucursal: ingrese la sucursal de la aseguradora Pliza N: ingrese el nmero pliza del carro. Vigencia desde/hasta: refiere al parmetro de fechas de la pliza. Tipo de servicio del vehculo: ubique el servicio en la lista de seleccin. Cobro excedente pliza: seleccione este tem si el excedente es cubierto por el FOSIGA Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 182 -
Propietario y Conductor del vehculo Ingrese la siguiente informacin para el propietario del vehculo y conductor del vehculo. Primer Apellido: ingrese el primer apellido del paciente. Segundo Apellido: ingrese el segundo apellido del paciente. Primer Nombre: ingrese el primer nombre del paciente. Segundo Nombre: ingrese el segundo nombres del paciente. Tipo Documento: en la lista de seleccin ubique el tipo de documento del paciente. Nmero de documento: ingrese el nmero de identificacin del paciente. Lugar de expedicin: ingrese el lugar de expedicin del documento de identificacin del paciente. Direccin: ingrese la direccin del lugar en donde reside el paciente. Departamento: pulse la tecla F4 y se desplega el listado de departamentos, seleccione el correspondiente. Ciudad: ingrese la ciudad. Telfono: ingrese el nmero de telfono del paciente.
Al haber terminado de ingresar la informacin confirme en la ventana. Y se despliega el siguiente mensaje:
De un clic en el botn s y se desplega la siguiente ventana:
Seleccione el dispositivo para obtener el reporte y de un clic en el botn confirmar:
6.7.2 UNIFICACIN FACTURAS Cuando un paciente tiene ms de una factura se puede unificar en una sola. De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
Documento: ingrese el nmero de documento del paciente si no lo conoce pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el paciente y confirme. Pulse la tecla TAB. Factura: en la lista de seleccin ubique la sede correspondiente. Pulse la tecla TAB. En el siguiente espacio pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:
En esta ventana usted puede realizar la bsqueda por los diferentes filtros. Tipo de atencin: refiere a la atencin por la cual ingreso el paciente. Sede: en la que se encuentra el paciente. Tipo de Documento: ubquelo en el listado de seleccin. Factura N: ingrese el nmero de la factura. Fecha desde / Hasta: ingrese el parmetro de fechas para realizar la bsqueda entre estas. Usuario: en la lista de seleccin seale el tipo de documento del paciente. Seguido ingrese el nmero del documento y luego el nombre del paciente. Luego de filtrar pulse el botn refrescar para que muestre los resultados. Seleccione la factura y confirme. En el siguiente campo, lista de seleccin ubique el tipo de factura al que corresponde. Pulse la tecla TAB y realice el mismo procedimiento anteriormente nombrado. Al haber terminado de ingresar la informacin confirme.
6.7.3 FURIPS De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
Factura N: en la pestaa que se encuentra en el lado derecho de un clic y se despliega la siguiente ventana:
En esta ventana usted puede realizar la bsqueda por los diferentes filtros. Tipo de atencin: refiere a la atencin por la cual ingreso el paciente. Sede: en la que se encuentra el paciente. Tipo de Documento: ubquelo en el listado de seleccin. Factura N: ingrese el nmero de la factura. Fecha desde / Hasta: ingrese el parmetro de fechas para realizar la bsqueda entre estas. Usuario: en la lista de seleccin seale el tipo de documento del paciente. Seguido ingrese el nmero del documento y luego el nombre del paciente. Luego de filtrar pulse el botn refrescar para que muestre los resultados. Seleccione la factura y confirme. En el siguiente campo, lista de seleccin ubique el tipo de factura al que corresponde. Al haber terminado de ingresar la informacin confirme y se despliega la siguiente ventana:
6.7.4 FURCEN De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
Evento Catastrfico: en la lista de seleccin Fecha Inicial / Final: ingrese el parmetro de fechas. A continuacin confirme y se despliega la siguiente ventana:
6.7.5 FURTRAN En este botn usted solo puede obtener el formato. De un clic en este y se despliega la siguiente ventana:
6.7.6 MOD. DATOS AMB. Refiere a los datos correspondientes cuando el paciente fue trasladado en ambulancia. De un clic en el icono y se despliega la siguiente ventana:
Factura N: en la pestaa que se encuentra en el lado derecho del tem de un clic y se despliega la siguiente ventana:
Ingrese la informacin en pantalla. En esta ventana usted puede realizar la bsqueda por los diferentes filtros. Tipo de atencin: refiere a la atencin por la cual ingreso el paciente. Sede: en la que se encuentra el paciente. Tipo de Documento: ubquelo en el listado de seleccin. Factura N: ingrese el nmero de la factura. Fecha desde / Hasta: ingrese el parmetro de fechas para realizar la bsqueda entre estas. Usuario: en la lista de seleccin seale el tipo de documento del paciente. Seguido ingrese el nmero del documento y luego el nombre del paciente. Luego de filtrar pulse el botn refrescar para que muestre los resultados. Seleccione la factura y confirme. En el siguiente campo, lista de seleccin ubique el tipo de factura al que corresponde. Al haber terminado de ingresar la informacin confirme y se despliega la siguiente ventana:
Ingrese la informacin en pantalla y confirme. 6.7.6 INFORME ATEP Realice el mismo procedimiento que se llevo a cabo en Mod. Datos. Amb. Pg. 195. 6.8 REFACTURACIN Para realizar la refacturacin realice el mismo procedimiento que se llevo a cabo en USUARIOS Pg12-93 6.9 FACTURA NO OPERACIONAL Este botn se utiliza para facturar un valor no agregado a la Institucin Prestadora de Salud. De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
Ingrese la informacin en pantalla. En esta ventana usted puede realizar la bsqueda por los diferentes filtros. Factura N: ingrese el nmero de la factura. Nombre: ingrese el nombre del paciente Fecha desde / Hasta: ingrese el parmetro de fechas para realizar la bsqueda entre estas. Sede: en la que se encuentra el paciente. Luego de filtrar pulse la tecla F5 para que muestre los resultados. Seleccione la factura y confirme. 6.9.1 CREAR Para generar una factura no operacional de un clic en el botn crear y se despliega la siguiente ventana:
Cliente: pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:
Ingrese la cedula, nombre del cliente y de un clic en el botn refrescar para ver los resultados. Seleccione el cliente y de un clic en confirmar. Procedimiento: pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:
Cdigo procedimiento Nombre Proced.:
Ingrese el cdigo del procedimiento. Ingrese el nombre del procedimiento y de un clic en el botn refrescar, el sistema le mostrara los resultados. Seleccione el procedimiento y de un clic en confirmar. Ingrese la cantidad de procedimientos que va a facturar. Ingrese el costo del procedimiento por unidad. Pulse la tecla TAB y automticamente el sistema le mostrara el valor total del procedimiento. De un clic en este botn y los datos ingresados aparecern en la parte baja de la pantalla. Adems se vera reflejado el subtotal, impuesto y total de la factura. Ver siguiente imagen:
Cantidad Valor Unitario
Al terminar de realizar este procedimiento de un clic en confirmar. Se despliega la siguiente ventana:
Esta ventana refiere a las facturas generadas por el usuario. Confirme. La factura que usted acabo de generar se vera reflejada en la ventana Facturacin No Operacional. Ver siguiente imagen:
6.9.2 CONSULTAR Seleccione la factura que quiere consultar y de un clic en el botn. Podr acceder a la Factura para consultarla ms no para modificarla. 6.9.3 ANULAR Seleccione la factura que va anular y de un clic en el botn. Se despliega la siguiente ventana:
De un clic en si y automticamente la factura desaparece de la ventana factura no operacional. Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 204 -
En la parte inferior derecha de la pantalla aparece el icono correspondiente a impresora. De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
Fecha inicial / final: ingrese el parmetro de fechas en los cuales quiere obtener el reporte de las facturas no operacionales. Salida Reporte: en la lista de seleccin ubique el dispositivo por el cual quiere obtener el reporte. Confirme y se despliega la siguiente ventana:
6.10 ACTUALIZAR DOCUMENTO TERCERO Para actualizar los documentos a terceros, de un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
Ingrese la informacin en la pantalla: Factura En la lista de seleccin ubique el tipo de factura. Seguido a este ingrese el nmero de la factura pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:
Al ingresar pulse la tecla F5 realice la bsqueda por los diferentes filtros: Tipo de atencin Tipo de documento Factura N Fecha desde / hasta Usuario En la lista de seleccin ubique el indicado. En la lista de seleccin ubique la factura correspondiente. Ingrese el nmero de la factura. Ingrese el parmetro de fechas. Ingrese el nmero del documento del paciente. Seguido en la lista de seleccin ubique el tipo de documento pulse la tecla TAB e ingrese el nombre del paciente. Al seleccionar el filtro ingrese o ubique la informacin y de un clic en el botn refrescar para que muestre los resultados. Seleccione dando doble clic sobre el nombre del usuario seleccionndolo y dando clic en confirmar.
Retornamos a la ventana correspondiente a cargar procedimientos a factura. Continu ingresando la informacin: Calle 72 No. 12 - 65 Piso 2 PBX 3122601 FAX 3122620 BOGOTA D.C. COLOMBIA www.digitalware.com.co Todos los derechos reservados HOSVITAL LTDA. Versin 02-10 - 208 -
Fechas entre / Ingrese los parmetros de fechas. y Ingrese la descripcin. Descripcin De un clic en el botn refrescar y as ver los resultados. Ver siguiente imagen:
Para cargar un procedimiento seleccinelo y de un clic en confirmar. De un clic en el botn correspondiente a la impresora y se despliega el reporte del detalle de cargos por tercero. Ver siguiente imagen:
6.11 AUTORIZACIONES EXTERNAS Para las autorizaciones externas de un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
CREAR Para crear la autorizacin de un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:
Ingrese los datos en pantalla: Identificacin: pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:
Ingrese el nmero de identificacin del paciente y pulse la tecla TAB. O si lo prefiere cuando ingrese pulse la teca F5 para ver los resultados. Seleccione el paciente y confirme. Automticamente el sistema genera el consecutivo correspondiente, pulse la tecla TAB. N N.I.T.: ingrese el N.I.T. de la empresa prestadora de salud a la cual pertenece el paciente. Pulse F4 y se despliega la siguiente ventana:
Seleccione y confirme. Remitido a: Refiere a la IPS a la cual se remite. Pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:
Seleccione la I.P.S. y confirme. Tipo de atencin: En la lista de seleccin ubique el correspondiente.
Ingrese las observaciones si es necesario. Observaciones N de Ingrese el nmero de la autorizacin de la EPS. autorizacin EPS pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana: Procedimiento
Ingrese el cdigo del procedimiento y de un clic en el botn actualizar. Seleccione y confirme. Cantidad Fecha y hora cita Caducidad Refiere a la cantidad de procedimientos a realizar. Ingrese la fecha y hora en la cual el paciente tiene la cita. Refiere al vencimiento de la orden. Ingrese la fecha. De un clic en este botn y los datos ingresados aparecern en la parte baja de la pantalla. Ver siguiente imagen:
Para obtener la orden de un clic en el botn impresora y se despliega la siguiente ventana:
Cierre la ventana y retornamos a la pantalla, autorizaciones de atencin. En esta ventana se ve reflejada toda la informacin que anteriormente ingresamos. Ver siguiente imagen:
Para obtener el reporte de las autorizaciones de un clic en el botn impresora y se despliega la siguiente ventana:
Seleccione el contrato el cual quiere obtener el reporte dando un clic en el check box que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Puede seleccionarlos todos dando clic en el botn Marcar Todos. Para quitar la seleccin de un clic en el botn Desmarcar Todos. Usted puede obtener el reporte en hoja Excel. Para ello de un clic en el botn icono Excel, se despliega la siguiente ventana:
Para obtener el repote confirme y se despliega la siguiente ventana:
En la lista de seleccin ubique el destino y de un clic en el botn aceptar y se despliega el reporte, ver siguiente imagen:
6.12 UNIFICACIN CARGOS De un clic en el botn y se desplega la siguiente ventana:
Identificacin: pulse la tecla F4 y se desplega la siguiente ventana:
Seleccione el paciente y de un clic en el botn confirmar. Automticamente se visualiza la informacin en el resto de las casillas. Ingresada la informacin de un clic en el botn confirmar y se desplega la siguiente ventana:
De un clic en el botn S. La informacin se visualiza en:
Seleccione los procedimientos y de un clic en el botn confirmar. Se desplega la siguiente ventana:
Seleccione el correspondiente a realizar el traslado y confirme. 6.13 FACTURACIN CAPACITACIN Para realizar la facturacin a la capacitacin de un clic en el botn y se desplega la siguiente ventana:
Paciente: en la lista de seleccin ubique el tipo de documento. Seguido a este pulse la tecla F4 y se desplega la siguiente ventana:
Seleccione el paciente y confirme. Automticamente retornamos a la pantalla seleccin de paciente facturacin capacitacin. Pulse la tecla TAB para visualizar la informacin. Contrato: pulse la tecla F4 y se desplega el listado de contratos capacitacin. Seleccione el correspondiente y confirme. Ya ingresada la informacin de un clic en el botn confirmar.

Facturacion 02-10

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MA 021 MANUAL MODULO FACTURACIN VERSION 6J.

Elaborado: Sugey Escobar Documentadora Hosvital

Este icono nos permite obtener un reporte en una tabla Excel.

CAMBIAR PASSWORD CERRAR

SISTEMA DE INFORMACIN EN SALUD

Ingrese al icono sistema de informacin en salud

Se despliega la siguiente ventana:

6.1.1 FACTURACIN DE PACIENTES

pulsarlo, aparece la pantalla Lista de Seleccin EMPRESAS X USUARIO:

Al pulsar el botn se abrir la pantalla Carga Procedimientos Factura ver siguiente:

Realice las modificaciones correspondientes y confirme.

El suministro ingresado se ve reflejado en la pantalla cargar suministros a paciente.

PREFACTURA Ingrese al icono y se despliega la siguiente ventana:

Seleccione el icono N 2 y se despliega la ventana seleccin de sede. Ver siguiente imagen:

Describa las observaciones que requiere la factura. Confirme.

Al confirmarse dando clic en Si, el sistema genera la factura.

Para agregar un procedimiento Qx al paciente de un clic en se despliega la siguiente ventana:

6.1.1.8 CONTROL DE TOPES Den un clic y se despliega la siguiente ventana:

Inc.? Dx. Salida Descripcin Dx Salida

Seleccione el procedimiento aplicar y automticamente se diligencia el tem centro de costos. Confirme.

Pabelln: Ubquese en el tem y pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente imagen:

Seleccione el pabelln en el que ingresa el paciente. Confirme.

Cama: Ubquese en el tem y pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente imagen:

Paso 1: Dar clic sobre el botn y se abrir la siguiente pantalla:

Paso 3: Seleccionar cada registro activando el campo. El registro lucir as:

Seleccione el destino y se despliega la siguiente ventana:

Cierre la ventana y automticamente se despliega la siguiente ventana:

Paso 4: Seleccionar el contrato activando el campo y el registro debe lucir as:

Seleccione el destino y se despliega la siguiente ventana:

Cierre la ventana y automticamente se despliega la siguiente ventana:

Atencin Actual Otras Atenciones

Valor cargado en la cuenta actual del paciente

6.2.1.1 RECIBO DE ABONOS De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:

Seleccione el paciente y confirme. Se despliega la siguiente ventana:

6.2.2 APLICACIN DE ABONOS

6.2.5 UTILIDADES Ingrese en este botn y se despliega la siguiente ventana:

De un clic sobre el nmero de identificacin del paciente y se despliega la siguiente ventana:

RECOMPOSICIN DE CAJA Modulo en construccin. TRANSFERENCIAS Modulo en construccin.

Cierre la ventana y se despliega la siguiente imagen:

6.3.1 MANUAL De un clic y se despliega la siguiente imagen:

6.3.2 CODIGO DE BARRAS De un clic en el botn y se desplega la siguiente ventana:

En el segundo botn impresora se despliega la siguiente ventana:

De un clic en si para anular la factura. A continuacin se despliega la siguiente ventana:

Entrega turno En la pantalla se ve de esta forma:

Recibos de Caja En la pantalla se ve de esta forma:

Realice la bsqueda por los diferentes filtros y seleccione el indicado.

Pulse el botn Reimprimir Recibos de caja. Ver siguiente imagen:

Se despliega el reporte de recibos

Notas Crdito En la pantalla se ve de esta forma:

6.5 COTIZACIONES Ingrese en el icono y se despliega la siguiente ventana:

6.5.1 COTIZAR SUMINISTRO De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:

Para realizar una cotizacin de un clic en s y se despliega la siguiente ventana:

Ubique el suministro y de un clic en confirmar. Se despliega la siguiente ventana:

6.5.2 COTIZAR PROCEDIMIENTOS De un clic en este icono y se despliega la siguiente ventana:

Procedimiento: de un clic en la lista de seleccin y se despliega la siguiente ventana:

6.5.3 COTIZACIONES De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:

Seleccione el contrato y confirme. Pabelln Pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:

Seleccione el pabelln y confirme. Cama Pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:

De un clic en si para anular la cotizacin y automticamente desaparecer de la pantalla.

Debe ingresar la informacin: Procedimiento: pulse la tecla F4 y se despliega la siguiente ventana:

ACUERDO DE PAGO De un clic en el botn y se desplega la siguiente ventana:

6.6.1 PREFACTURA De un clic en el botn y se despliega la siguiente ventana:

De un clic en si para generar la factura y se despliega la siguiente imagen: