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Introduo ao trabalho

O presente trabalho, que a partir de agora passa a ser denominado de: Trabalho Prtico de Fundamentos de Sistemas de Informao, tem como objetivos realizar ensaios, na prtica, dos estudos tericos que foram sendo estudados atravs de livros, fruns e pesquisas na internet em modo geral. Objetivos o trabalho tem como objetivo, fornecer ao acadmico, oferecer uma viso do campo, no qual ele vai atuar e das condies de trabalho que vai encontrar no futuro, ao trmino do curso. Este primeiro ensaio deve permitir ao aluno, realizar observaes das mais diversas, permitindo ao mesmo tempo que ele tenha condies de encontrar respostas para suas dvidas, atravs de oportunidades nos fruns com demais colegas de turma que seja, ou ainda, com o prprio professor, tutores, responsveis pela disciplina. Importncia deve o aluno ter conscincia de empenhar-se e da dedicao que deve dispensar ao trabalho, permitindo-se, assim explorar ao mximo o objetivo que lhe foi pedido, uma que vez que o ambiente a ser visitado, poder fazer anotaes, observaes e tirar concluses que o auxiliem neste processo de aprendizagem, enriquecendo muito mais os conhecimentos adquiridos. Estrutura do trabalho o aluno deve ter conhecimento do que lhe solicitado, para tanto deve seguir com coerncia e de forma organizada a montagem do mesmo.

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Reviso dos principais conceitos sobre o assunto a ser tratado no trabalho

Ao iniciar-se a Disciplina Fundamentos de Sistemas de Informao, sabia-se muito pouco dos conceitos, ou quase nada sobre o significado de um sistema e suas principais caractersticas. Ento vieram as primeiras palavras, esclarecendo ainda para saber diferenciar uma atividade de controle de uma atividade de planejamento, bem como sobre diferenciar uma deciso estruturada de uma deciso no estruturada. Pode-se ento ter a definio do que um sistema que bastante amplo, conforme destacou Bertalanffy (1973). Ento o que um sistema? Sistema um conjunto estruturado ou ordenado de partes ou elementos que se relacionam entre si, que se mantm em interao, na busca de um objetivo em comum. Que resumindo, significa: um conjunto de elementos interdependentes que possuem um objetivo em comum. E qual o objetivo desse sistema? Este sistema recebe recursos e produz resultados por meio de um processo de transformao, conhecidos como: -entradas (inputs); -processamento; -sadas (outputs). As entradas (inputs), correspondendo a tudo aquilo que vem do ambiente onde o sistema est inserido e que ingressa no sistema para ser processado. No que diz respeito ao processamento, diz respeito s atividades que transformaro as entradas em sadas, as quais retornaro ao ambiente, permitindo assim verificar se o sistema eficiente, eficaz e efetivo. Caractersticas dos Sistemas os sistemas possuem caractersticas comuns: 1. Fronteira de um sistema: uma caracterstica que define a forma do sistema, que fixa o domnio em que devem ocorrer as atividades do sistema. Muitas vezes no muito simples identificar com clareza a fronteira de um sistema; 2. Ambiente de um sistema: corresponde a tudo que no faz parte do sistema propriamente dito; em outras palavras, a fronteira do sistema define o sistema e o separa do restante, que corresponde ao ambiente; 3. Hierarquia de sistemas: um sistema sempre faz parte de um sistema maior, que pode ser denominado de super sistema. Da mesma forma, em um sentido contrrio, possvel encontrar um subsistema dentro de um sistema qualquer. Em um mesmo

ambiente, existem diversos subsistemas, muitos deles estando interconectados entre si por meio de interfaces; 4. Recursos de processamento: so os elementos do sistema responsveis por transformar determinado tipo de entrada em determinado tipo de sada. Tipos de sistemas h vrios tipos de sistemas, abaixo esto representados os principais:

a. Abstrato/fsico: Sistemas fsicos so sistemas compostos de matria e energia, que existem na realidade fsica de espao e tempo. Sistemas abstratos (conceituais) so organizaes de idias expressas de forma simblica. Sistemas abstratos geralmente existem para ajudar a busca de objetivos especficos ou podem ser usados para modelar sistemas fsicos. b. Simples/composto: sistemas simples possuem relativamente bem menos elementos e a inter-relao entre eles bem menor do que no caso de sistemas complexos; c. aberto/fechado: os sistemas abertos interagem com o ambiente onde esto inseridos, o que no acontece com os sistemas fechados, que so autocontidos; d. adaptvel/no adaptvel: sistema adaptvel aquele que capaz de se adaptar devido a mudanas no ambiente; e. determinstico/probabilstico: um sistema determinstico trabalha de forma totalmente previsvel, de modo que a interao entre as partes conhecida com certeza, o que no acontece com sistemas probabilsticos; f. social/tcnico: sistemas sociais so sistemas em que o seus elementos so pessoas (ser humano), enquanto nos sistemas tcnicos os elementos so apenas equipamentos e/ou programas computacionais.

Modelagem de um sistema a anlise de um sistema real pode ser difcil ou invivel. Assim, comum trabalhar com algo que represente este sistema real. Esta anlise pode ter por finalidade a melhor compreenso da inter-relao entre os elementos do sistema, de maneira a poder estudar uma racionalizao dos recursos de transformao. Segundo Stair e Reynolds (2002), existem diversos tipos de modelos, como, por exemplo: I. Narrativos: so modelos que descrevem um sistema ou parte dele apenas com o uso de palavras. Exemplos deste tipo de sistema so: um relatrio escrito em uma empresa ou uma explicao verbal de um funcionrio sobre como ele executa um determinado trabalho. Fsico: uma representao fsica (ou tangvel) de um sistema. Uma maquete de um prdio construdo para ajudar nas vendas de apartamentos ou um dente de plstico

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que um dentista desenvolve para mostrar ao cliente, so exemplos de modelos fsicos. III. Esquemticos: so modelos que utilizam algum tipo de representao grfica. Assim uma figura, desenho, foto, grfico ou fluxograma, correspondem a exemplos deste tipo de modelo. Matemticos: consideram representaes aritmticas da realidade. Modelos matemticos podem ser usados nos sistemas de apoio deciso.

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Um modelo para ser visto como correto no precisa representar 100% o sistema, pois isto raramente possvel. O comum algum aspecto da realidade no ser representado em um modelo, pelas prprias limitaes de modelo em si. Por exemplo, um modelo matemtico dificilmente conseguir captar os aspectos subjtivos relevantes, que so comuns nos sistemas scio-tcnicos. por isso que a anlise de um sistema, a partir de um modelo, deve contar tambm com o julgamento dos analistas, que acabam considerando, em suas anlises, aquilo que eventualmente no foi possvel considerar na representao do sistema feita pelo modelo.

Relao com Sistemas de Informao Aqui introduzido o conceito de sistemas de informao. Segundo Laudon e Laudon (2007), sistema de informao pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta, recupera, processa, armazena e distribui informaes destinadas a, por exemplo, apoiar a tomada de decises em atividades de planejamento, controle, organizao e direo de uma organizao. Tipos de Sistemas de Informao os Sistemas de Informao classificam-se em: a. Sistemas de informaes transacionais (SIT) ou sistemas de processamento de transaes (SPT): capturam e processam grandes volumes de dados, como ordens de compra ou de produo, contas a pagar ou a receber, cartas, ofcios, etc; b. Sistemas de automao (SA) (Filho, C.S., 2000): so sistemas que usam recursos computacionais e que do suporte ao trabalho humano na realizao de alguma atividade com o objetivo de solucionar rapidamente problemas das reas industrial, bancria, comercial e servios; c. Sistemas de informaes gerencias (SIG): transformam dados dos sistemas transacionais em informaes, possibilitando gerar relatrios ou grfico que permita uma anlise para planejamento, monitoramento ou controle de atividades em uma organizao; d. Sistemas especialistas (SE) (Pereira, 1994): so sistemas que armazenam conhecimento para a soluo de problemas especficos, antes tratados apenas por humanos;

e. Sistemas de apoio a deciso (SAD) (Sprague Jr., 1991): permitem ao executivo utilizar ferramentas da pesquisa operacional, inteligncia artificial, etc, como alternativas de soluo de problemas no estruturados; f. Sistemas de informaes para executivos (SIE) (Furaln, 1994): so sistemas que fornecem informaes filtradas e sistematizadas relativas a fatores crticos para o sucesso da empresa, permitindo um aprofundamento nas anlises de monitoramento de indicadores (drill-down); g. Sistema de gerenciamento do relacionamento com clientes (CRM) (Domingues, 2001): estratgia de negcios com a finalidade de otimizar a lucratividade, vendas e satisfao dos clientes por meio da adoo de comportamentos, implantao de processos e tecnologias que suportem interaes com os clientes atravs de canais de relacionamento; h. Sistema de gesto de cadeia de suprimentos ou supply chain (SCM) (Pires, 2004): permite reduzir custos produtivos e agregar valor ao produto por meio de um processo de gesto focado em todos os participantes da cadeia de suprimento (fornecedores, empresa, distribuidores, varejistas, cliente final); i. Comrcio eletrnico (CE): sistema de compra, venda e promoo de bens e servios pela web, entre pessoas, empresas e governo, de forma ininterrupta, em diversos mercados, nacionais ou internacionais; ERP ou sistemas de gesto corporativa: so sistemas que integram os diversos sistemas de informao da empresa, incorporando todos eles em uma base de dados nica e integrada; dependendo do fornecedor, tais sistemas podem embutir caractersticas diversas dos sistemas acima, sendo que transaes necessariamente todos trazem.

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Sistemas de Informaes em Trs Dimenses Um sistema de informaes, tipicamente formado pelas seguintes dimenses: organizacional, humana e tecnolgica. Com este conhecimento adquirido, agora possvel compreender o que um sistema de informao e a importncia que representa para uma organizao

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Sobre a empresa sendo visitada

A empresa visitada passa a ser denominada, doravante de: Empresa XRAY, empresa esta situada no Bairro Campos Elseos, nesta Cidade de Ribeiro Preto, Estado de So Paulo. Trata-se de uma empresa constituda por dois scios, sendo um deles, aluno do quarto ano, do curso de sistemas de informao pela UNIESP. A empresa est inscrita devidamente na junta comercial do Estado de So Paulo e demais rgos governamentais, portanto, possui personalidade jurdica e pode assim gozar dos direitos garantidos a ela. Tem como objetivo a empresa explorar o seguinte ramo de atividade: Comrcio e manuteno de equipamentos para informtica em geral, servios de reparos e manuteno de impressoras em geral, sendo esta prestao de servio, a que mais movimenta o negcio da empresa e ainda presta servio de reciclagem de cartuchos. A fundao da empresa recente, ela foi criada no faz dois anos e um dos scios foi funcionrio de uma empresa que presta manuteno e reparos em impressoras, portando, com larga experincia no ramo. Pode-se observar, que a empresa em questo, por ser nova no mercado, j demonstra uma grande movimentao de cliente e estando instalada num ponto estratgico. A empresa conta com cinco funcionrios, sendo que dois funcionrios, trabalham na manuteno de impressoras e reciclagem de cartuchos, estando os mesmo sob a superviso do scio gerente, aquele que estudante. Embora seja de pequeno porte, a empresa XRAY demonstra muita capacidade para prosperar e se tornar conceituada no mercado. O futuro muito promissor!

Observao: a fim de preservar a identidade da empresa, a visitao e acesso somente foram permitidos, com o compromisso de que no fossem revelados o nome verdadeiro da empresa e endereo.

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Descrio do sistema de informao selecionado

No h basicamente uma tcnica definida para o desenvolvimento de um sistema de informao a ser utilizado por uma empresa. Entretanto, h de se considerar, que h meios que orientem os profissionais envolvidos na construo de um modelo qualquer de SI, utilizando-se como principais fases, segundo Furlan et al. (1994), que para elaborao de um SIE, deve-se considerar trs fases: planejamento, projeto e implementao. Foi o que ocorreu com a Empresa XRAY, ao adotar como modelo de SI um prottipo baseado no modelo SIE. O SI que foi implementado pela empresa um modelo que ainda est passando por testes e atualizaes. Mesmo que esteja na fase inicial de testes e em uso por algumas empresas, de acordo com informes do responsvel pela Empresa XRAY, o sistema verstil e fcil de utilizar, inclusive, na fase da implantao foi oferecido um curso aos funcionrios, sendo o aprendizado de fcil compreenso. O sistema, oferece os seguintes recursos: Banco de dados (SQL) de: -clientes; -equipamentos; -ferramentas; -cadastros de empresas; -cadastro de unidades; -cadastro de cidades; -cadastro de fabricantes Conta ainda com uma ferramenta que cuida do fluxo de caixa, responsvel pela contas a pagar e a receber. O sistema est integrado a uma rede e permite ainda, receber suporte remotamente em casos de pane. As atualizaes podem ser feitas automaticamente, de acordo com as inovaes e correes que vo surgindo.

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Anlise do sistema de informao sendo estudado

A Empresa denominada Xray, atua no ramo de comrcio de produtos para informtica em geral, faz manuteno e reparos de consertos em impressoras em geral e recarrega cartuchos. A empresa possui cinco funcionrios, est localizada no bairro Campos Elseos, nesta cidade de Ribeiro Preto, Estado de So Paulo..

Descrevendo o sistema de informao em uso pela empresa, temos como: entradas: -atravs de ordem de servio, que preenchida pelos funcionrios na recepo, referentes aos consertos e ou reparos a serem feitos. -a impressora passada para a rea tcnica, onde feito o servio.

sadas: -o cliente comparece a empresa, apresenta a OS e recebe o equipamento, faz o pagamento, podendo ser da seguinte forma: 1-pagamento a vista; 2-pelo carto de crdito/dbito; 3-boleto; 4-a prazo- mdia de 28 dias.

Processo usado pela empresa antes da implantao do SI - o processo era realizado manualmente, no qual consistia uma ficha cadastral, a qual era preenchida e arquivada num fichrio. -as vendas no permitiam ter um controle de caixa (clientes que faziam pagamento a vista e principalmente dos clientes que debitavam). Este dbito era feito num caderno. -era moroso, no confivel, pois no se sabia com exatido os valores a receber de vendas a prazo.

Quais os benefcios do sistema de informao: quais ganhos a empresa obteve com o uso do sistema de informao? -rapidez nos processos de entradas e sadas, mais confiabilidade nos resultados, podendo ter um controle maior nas vendas; -quanto na manuteno dos equipamentos nos processos de entradas, passou a ter um melhor controle dos equipamentos, por exemplo, atravs de histrico e relatrios que podem ser gerados para uma anlise ou conhecimento dos servios que foram processados num determinado perodo. -nas sadas a possibilidade de elaborar relatrios para anlise, facilitou para retirada dos equipamentos, podendo ser realizada uma pesquisa, atravs do nmero da OS ordem de servio, facilitando assim, informar o cliente, o status do equipamento; -com o SI foi possvel obter relatrios com informaes necessrias para se ter um controle interno confivel.

Analisando os aspectos humanos relacionados ao SI: como as pessoas vem o sistema, se amigvel ou no, se os relatrios so compreensveis, qual o tempo de resposta. O sistema faz o que as pessoas precisam? A interface confivel? Se h treinamento para o seu uso? Se os manuais, se existirem, atendem s expectativas. -foi possvel verificar entre os participantes envolvidos, o SI ser amigvel. Ele atende as necessidades e facilitou todos os processos internos da empresa. O SI confivel, amigvel, simples e prtico para os processos exigidos. Foi feito um treinamento, que na prtica, atingiu os objetivos, tornando possvel a aprendizagem de forma rpida e eficiente. No existe manual a ser empregado.

Analisando os aspectos tecnolgicos relacionados ao SI: se o sistema flexvel para incorporar novos procedimentos, se usa uma linguagem moderna, se funciona em rede, se usa tecnologia avanada e qual tecnologia (comunicao com celular, procedimento RFDIcomunicao por rdio freqncia, cdigo de barra, wireless, touchscreen, etc) -o sistema flexvel, pois permitiu a incorporao de novos recursos, como por exemplo, na entrada de produtos, foi includo um campo que permite o cadastramento dos produtos cotados em dollar; -foi possvel incluir uma forma de pagamento diferenciada, atendendo as necessidades da loja. Exemplo: quando o cliente no efetua o pagamento na hora, agora possvel ter um controle dos clientes que no pagam o equipamento na hora, incluindo pagamento futuro (fiado); - o SI foi projetado na plataforma da linguagem Delphi;

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-funciona em rede, o acesso de forma rpida e o SI pode ser acessado de diversas sistemas computacionais existentes na empresa.

Analisar os aspectos organizacionais relacionados ao SI: qual o impacto do SI para o setor ao qual a empresa pertence, qual o impacto do SI para a empresa, se o SI gera relatrios que permitem controlar atividades e quais atividades, se gera indicadores de desempenho, quem usa o sistema, com qual freqncia, se o sistema contribui para o planejamento da empresa e de que forma. -o impacto do SI para o setor ao qual a empresa pertence, foi satisfatrio, tendo vista que deixou de praticar certos procedimentos que antes eram feitos de forma manual e que agora passando a utilizar um SI e com auxlio de novas tecnologias, vo permitir que colaborem para com o progresso da empresa. Com o SI agora possvel gerar relatrios de atividade de controle de estoque, podendo assim ter controle das peas que esto com mais necessidade para recompor o estoque. Controle de atividade financeira o SI permite gerar relatrios de vendas efetuadas, a receber e assim ter informaes para um melhor controle financeiro. A empresa no gera indicadores de desempenho.
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O SI contribui para com o planejamento da empresa da seguinte forma: possvel gerar relatrios semanais dos produtos que so comercializados, permitindo-se antecipar compras daqueles itens que mais so vendidos e recompor os nveis de estoques, evitando-se assim perder as vendas e garantir a satisfao dos clientes. Nos servios de reparos e consertos de impressoras, com o SI em uso, agora possvel analisar quantas impressoras so reparadas mensalmente, quanto tempo gasta-se em mdia num reparo e quais os itens que mais so utilizados nestes reparos, evitando-se o equipamento ficar parado por falta de pea e acumulando servio e espao no ambiente de trabalho, podendo inclusive, dependendo da demanda, contratar novos funcionrios e fazer investimentos e lucrar mais.

Se o sistema se aproxima a algum dos tipos de sistemas de informaes estudados na disciplina O sistema em uso pela empresa parecido com o BI.

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Consideraes finais do trabalho, mostrando que os objetivos do trabalho foram atingidos Na prtica pode-se observar como um sistema de informao funciona, correspondendo exatamente conforme foi estudado o conceito, de acordo com Laudon e Laudon, que sistema : Um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta, recupera, processa, armazena e distribui informaes destinadas a, por exemplo, apoiar a tomada de decises em atividades de planejamento, controle, organizao e direo de uma organizao. A fim de tornar a visita mais proveitosa, queremos deixar nossa observao pessoal, quanto ao sistema em uso pela empresa, deixando nossa contribuio para que torne o sistema mais incrementado. A nossa observao diz respeito a ordem de servio, ou seja, aps o cliente comparecer a empresa, ser emitida a ordem de servio OS, o cliente pode fazer o acompanhamento do andamento, visitando o site da empresa, atravs de um login e senha criado para este fim, orientando o cliente sobre a poltica de segurana. Isto vai permitir a empresa ganhar mais tempo e dar maior ateno em casos sobre esclarecimentos de como funciona a manuteno, reparos nas impressoras, ou at mesmo nas vendas, que sempre exigem maior ateno para apresentao dos produtos a serem comercializados.
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Referncias bibliogrficas utilizadas:

Empresa XRAY; http://ead.sead.ufscar.br/file.php/2356/Oferta_2013/materiais_acessiveis/1__Unidade1_acessivel.pdf

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