Auditora Operacional

CAPITULO IV CASO POLLO Descripcin de la Empresa auditada Enunciado La empresa objeto de evaluacin es una industria alimenticia de gran volumen de operaciones y por lo tanto el uso de sus recursos humanos, tcnicos, financieros y fsicos son de gran magnitud, su inters de practicar una Auditora en Recursos Humanos, es para evaluar su efectividad de trabajo y el sistema de control interno, para lo cual se solicito la contratacin de una Auditora Externa con experiencia en este campo operacional. Descripcin de la empresa Nombre: PROCESADORA DE AVES, SOCIEDAD ANOMINA Objeto: INDUSTRIA ALIMENTICIA EN EL BENEFICIO Y COMERCIALIZACION DE POLLO Fecha de constitucin: Periodo Fiscal: Constitucin social Estructura organizativa: Enero de 1,999 1 de enero al 31 de diciembre Annima Organigrama anexo en los papeles de trabajo PRACTICO DE AUDITORIA OPERACIONAL EN RECURSOS

HUMANOS EN UNA INDUSTRIA DE BENEFICIO Y COMERCIALIZACIN DE

Nmero de empresas relacionadas con la operacin: 8 de manera corporativa. Caractersticas del departamento de Recursos Humanos El departamento de recursos humanos proporciona servicio corporativo a esas 8 empresas relacionadas con la corporacin, le presta servicio a 12 centros y

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departamentos productivos y de servicios que tienen a cargo la produccin avcola, industrial, servicios, ventas y administracin. Nmero de Empleados 2500, distribuidos en las distintas empresas y centros de trabajo. Existe una rotacin de empleados del 5 %, dando como resultado un promedio mensual de 125 bajas y un nmero similar de altas de empleados, porque la cantidad de empleados no cambia, excepto en aquellos casos que las operaciones ameriten aumentar o disminuir el nmero de empleados. Este movimiento de bajas de personal provoca que el departamento de recursos humanos tenga que efectuar las labores de liquidacin y contrataciones en forma continua, afectando otras actividades como inducciones, entrenamiento, capacitaciones, mantenimiento de archivos, mantenimiento de bases de datos, etc., esto incide en los costos de operacin de R.H. por el nmero de personas que tienen que realizar estas tareas, uso de recursos financieros para el pago de prestaciones constantes y riesgo en las operaciones de pago por el volumen de transacciones que se llevan a cabo. El pago de sueldos y prestaciones por su monto mensual, ocupa el tercer rubro de importancia financiera dentro de la corporacin. Las funciones administrativas y financieras de recursos humanos se llevan a cabo cumpliendo planes de trabajo y con relacin al gasto por medio de presupuestos, por lo que su ejecucin se evala peridicamente. Las polticas y procedimientos estn descritos en los manuales, por lo que debe apegarse a ello y nadie puede decir que no conoce tales documentos existiendo

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esta comunicacin en la induccin. No todos los puestos tienen su manual, sin embargo existe una comunicacin de normas de trabajo y procedimientos por medio de memorandums. La administracin del recurso humano y lo que ello implica desde su seleccin, reclutamiento y de pago de prestaciones por retiro conlleva una serie de procesos, funciones y operaciones que deben ser evaluados por medio de una Auditora Operativa en sus distintas fases de desarrollo: Los sistemas informticos y dems recursos tecnolgicos han sido diseados a la medida de las necesidades, pero an no se encuentran sistematizadas todas las operaciones. El personal a cargo de las distintas funciones tiene experiencia en sus labores y la rotacin dentro del departamento es menor al 1 %. Existe el departamento de Auditora Interna, quienes tienen a su cargo la revisin en forma selectiva de los pagos que surgen de planillas y prestaciones laborales, no tiene un programa permanente de revisin.

Auditora Operativa en Recursos Humanos Procesadora de Aves, S.A,

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Carta propuesta del trabajo de Auditora Operacional

Guatemala, 15 de junio de 2012

Junta Directiva y Comit Ejecutivo Procesadora de Aves, S.A. Guatemala, C.A. Presente Respetables Seores: De acuerdo a la solicitud planteada nos permitimos poner a su consideracin la propuesta del trabajo de Auditora Operacional para ser practicada en el departamento de Recursos Humanos de la empresa Procesadora de Aves, S.A. tomando como base el resultado de operaciones durante el ao dos mil diez, este departamento ser el nico objeto de la Auditora y no tiene otra finalidad si no evaluar la efectividad operativa y el control interno del departamento de Recursos Humanos en todo su ciclo de transacciones. El trabajo se realizar en forma diligente y con el mayor cuidado posible, poniendo a disposicin los Auditores Operacionales mejor capacitados en estas reas de servicio, incluir adems de nuestra opinin las recomendaciones pertinentes y seguimiento a la implementacin de stas recomendaciones. Esperamos colaboracin de la Gerencia y del personal involucrado y confiamos que nos brinden la informacin solicitada, queda entendido que si existieran

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severas

limitaciones

revelaciones

importantes

no

informadas

ser

responsabilidad de la administracin tal excepciones. Para tal efecto acompaamos a la presente propuesta los alcances, objetivos, la planificacin de las actividades, nuestro trabajo se llevar a cabo cumpliendo todas las normas de auditora que sean necesarias y de acuerdo a las tcnicas necesarias para efectuar una Auditora Operacional segn las guas de Auditora, poniendo a su disposicin las recomendaciones que se deriven del mismo. Nuestros honorarios sern de treinta y cinco mil quetzales, (Q.35, 000.00), que se facturarn a medida que avance el trabajo, se basarn en el tiempo y personal utilizado, ms desembolsos directos por gastos. La metodologa a emplear ser el conocimiento de su compaa por medio de informacin y entrevistas que llevaremos a cabo, trabajo de campo y de gabinete de acuerdo a nuestro programa de trabajo, propuesta inicial del informe y seguimiento a las recomendaciones planteadas. Solicitamos en atencin a nuestra propuesta nos confirmen su aceptacin o ajuste a los planteamientos que presentamos, en los documentos adjuntos. Atentamente

Julia Magali Velsquez Gerente Grupo No. 9

Objetivos de la Auditora Operacional en el departamento de Recursos Humanos (R.H.) de la empresa Procesadora de Aves, S.A.

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El objetivo para practicar una Auditora Operativa en Recursos Humanos es como un instrumento de previsin, mejora y cambio de la gestin que actualmente efecta ese departamento dentro de la empresa Procesadora de Aves, S.A., estableciendo los efectos de su gestin dentro de la organizacin, detectando sus fortalezas y debilidades proponiendo cambios pertinentes y oportunos. Determinar si se estn cumpliendo los planes estratgicos del servicio y desarrollo que se espera proporcionar a los empleados, manteniendo buenas relaciones laborales internas y externas cumpliendo las regulaciones de orden legal.

Generales Cumplir las exigencias institucionales propuestas al inicio del ao, como son servicio eficaz y oportuno a los empleados y una mejor comunicacin a stos para darle a conocer las polticas generales de la empresa, manteniendo buenas relaciones laborales as como proveer de un adecuado control interno en los pagos de sueldos y prestaciones bajo el apego a las regulaciones laborales y fiscales. Especficos Establecer deficiencias y desperdicios para mejorar la productividad, plantear mejores mtodos de trabajo para hacer ms eficiente los recursos humanos, tecnolgicos, financieros y materiales, evaluar el control interno administrativo y financiero, y cumplimiento efectivo a las regulaciones de carcter interno y externo, especificados en los siguientes puntos de inters: 1. Establecer si se cumplen las polticas de la empresa

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2. Determinar si los procedimientos, registros y clculos proveen de un adecuado control interno. 3. Determinar si se han cumplido con las leyes y reglamentos laborales, fiscales, y convenios colectivos. 4. Sugerir mtodos para simplificar y mejorar los procedimientos de trabajo por los altos volmenes de operacin 5. Evaluar lo apropiado de los sistemas informticos y tecnologa empleada. 6. Verificar si el personal de R.H. cumple con efectividad el puesto y su desempeo es acorde a las exigencias de las necesidades de la empresa. 7. Establecer si la gestin de Recursos Humanos provee eficiencia, efectividad y productividad a la empresa en general. Alcance de la Auditora Operativa en Recursos Humanos (R.H.) y de la Organizacin. La auditora nicamente comprender el departamento de R.H. en todas sus acciones y no toda la organizacin, evaluando los resultados de sus relaciones con otras direcciones y gerencias, inter-actuando dentro de un grupo de empresas industriales, avcolas, de servicios administrativos y distribucin. Materias a auditar: El entorno o posicin en que se encuentra dentro de la organizacin, estrategias, servicios, cliente y demanda, polticas, funciones, actividades, procesos, estructura de la organizacin, aspectos legales, relaciones con terceros, utilizacin de sus recursos. Ubicacin: Se evaluar su gestin centralizada en oficinas administrativas y en delegaciones remotas en los centros productivos industrial, avcola, de servicios y distribucin.

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Temporalidad: La evaluacin ser sobre los resultados del 1 de enero al 31 de diciembre del ao 2006. Cobertura: La presente auditora se realizar por primera vez dentro de la empresa y en la unidad de R.H. no teniendo antecedentes de auditoras practicadas anteriormente. Profundidad en el anlisis: Orientacin valorativa, contar con la experiencia de los auditores operativos, cuya experiencia y especialidad en este campo es importante. Orientacin verificativa, comprobar el cumplimiento a las normas, polticas y prcticas. Orientacin examinativa, anlisis detallado de los sistemas y sus controles. Medios para obtener la informacin cualitativa y cuantitativa: Anlisis documental, explotacin de la informacin propia de R.H. Cuestionarios de chequeo, control interno, clima organizacional y confrontacin de lo indagado en las entrevistas. Observacin directa, con el personal responsable de cada funcin. Entrevistas con los clientes internos y externos relacionados con el departamento de R.H. Pruebas de verificacin, cumplimiento y sustantivas. Planificacin de la Auditora Operativa en R.H. Este plan debe incluir la seleccin del personal que tendr a su cargo, la determinacin de los procedimientos para realizar el trabajo, la discusin del resultado, el seguimiento y supervisin de las recomendaciones, el respaldo a la administracin de la capacitacin y entrenamiento al personal involucrado.

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Las actividades que son necesarias para llevar a cabo la Auditora Operativa son: a) Visitas preliminares para establecer objetivos de la Direccin b) Propuesta de resultados, tiempo y costo a la Direccin c) Familiarizacin con R.H. en la empresa "Procesadora de Aves, S.A." d) Actividades de gabinete previas al trabajo de campo e) Actividades de campo f) Supervisar el trabajo de campo efectuado g) Actividades de gabinete posteriores al trabajo de campo h) Dejar evidencia del trabajo efectuado por medio de los papeles de trabajo i) Diagnstico de lo evaluado j) Efectuar memorndums de desviaciones y correcciones luego de ser aprobadas. k) Propuesta inicial y ajustes a las recomendaciones l) Informe y propuesta final m) Implementacin de la propuesta n) Seguimiento y evaluacin de la implementacin

Presupuesto de tiempo y recursos La planificacin del trabajo a realizar se llevar a cabo cumpliendo el cronograma de actividades que dar inicio el 17 de enero del 2001, se evaluar el cumplimiento al programa y sus recomendaciones apegado al cronograma de actividades estimadas.

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El equipo de trabajo que tendrn a su cargo la revisin y anlisis de la Gerencia de Recursos Humanos, estar integrados por 2 asistentes jnior, Auditor snior como responsable de la Auditora Operacional y el socio que revisar en forma permanente los resultados del trabajo. Si fuese necesario se contratar los servicios de cualquier experto en las materias fuera de la competencia de los auditores operativos. La comunicacin con la Direccin y Gerencia de R. H. estar a cargo del Auditor responsable, el informe final luego de ser discutido por el Staff de Auditores ser entregado a la Direccin de la empresa y posteriormente a la Gerencia de R.H. Programa de Trabajo Efectuar un cronograma del trabajo de la Auditora Operativa de Recursos Humanos. Presentacin de los Auditores que tendr a su cargo el trabajo de gabinete y campo. El programa de Auditora Operacional incluye los mtodos para realizar el trabajo y la forma de dejarlo evidenciado, su objetivo es formular el uso de "guas de Auditora" para evitar desvo de situaciones que no son las ms importantes cubriendo los siguientes aspectos como mnimo: 1. Planes y Objetivos de Recursos Humanos 2. Estructura organizativa 3. Polticas, prcticas, sistemas y procedimientos 4. Regulaciones fiscales y laborales 5. Controles Internos y seguridad 6. Personal 7. Recursos tcnicos y fsico

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PROGRAMAS DE AUDITORIA OPERACIONAL Actividad objeto de revisin Planes y objetivos d Recursos Humanos Objetivos: 1. Evaluar si los planes y objetivos responden a la misin planteada por la direccin de la empresa. 2. Examinar los planes de cada funcin que realiza Recursos Humanos, para determinar el grado de avance y cumplimiento. 3. Evaluar si los planes y objetivos son alcanzables, de acuerdo a los recursos disponibles y si son factibles de cumplirse en el tiempo indicado. 4. Revisar si los nuevos proyectos que tendrn un efecto en la productividad y rentabilidad en la empresa.
1.2 Programa de Trabajo Auditor Ref. P.T. Definir con la direccin los planes y objetivos generales y especficos de Recursos Humanos Solicitar los planes y objetivos de cada uno de los miembros de R.H. y evaluar si estn en la misma lnea con los planes y objetivos de la Gerencia y Junta Directiva. Comparar los logros del ao con los resultados de aos anteriores. La ejecucin de los planes de trabajo, dio los resultados que se esperaban, qu beneficios logr la gestin de Recursos Humanos para la empresa y para los empleados. Verificar el cumplimiento a los ndices de medicin en las actividades de rutina. Identificar las razones por lo que algunos objetivos no se han podido cumplir. Auditor Julia Magali Alex Mrida Ref. P.T. RH01 RH01

Jorge Chaicoj Carlos Hernndez

RH01 RH01

Adolfo Hernndez Joaqun Churumia

RH01 RH01

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Auditores y consultores S.A. Grupo No. 9 Empresa: Procesadora de Aves S.A. Preparo Reviso Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisin: del 01/01/2011 al 31/12/2011 Aspecto Auditado R.H. 01 Iniciales JJCHL Fecha 15/06/2012

Planes y Objetivos de Recursos Humanos SI NO N/A OBSERVACIONES

Los planes estratgicos de la Gerencia General coinciden con los planes y objetivos propuestos por la Gerencia de R. H. El objetivo de R. H. est aprobado por la Direccin. Todo el personal conoce los objetivos estratgicos de la empresa y la Gerencia de R. H. Hay limitacin para el logro de objetivos por falta de recursos Se revisa el cumplimiento de los planes de trabajo y si existen desvos se justifican claramente. Es medida la productividad alcanzada cada ao Comparar el logro de objetivos del ao anterior con los logros del presente ao ndice de cumplimiento de tareas rutinarias y entrega de pagos e informacin de manera oportuna y eficiente a nuestros clientes internos y externos. Los programas fueron desarrollados de acuerdo al presupuesto estimado. Las transacciones econmicas generadas por R. H. quedaron registradas contablemente. Existe reparos de auditora interna por el cumplimiento a los controles internos, a polticas y procedimientos

x x x x x Se tiene conocimiento de mejoras pero no han sido medidas. No se ha hecho una presentacin formal

x x

x x x x Han recomendado aspectos fiscales y de control interno.

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Conclusin: Los planes y objetivos se evalan, pero no se hace una medicin de la contribucin de stos a la productividad. Los empleados se comprometen a sus objetivos por la evaluacin que se hace del cumplimiento por lo tanto se alcanza la mayora.

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Auditores y consultores S.A. Grupo No. 9 Empresa: Procesadora de Aves S.A. Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisin: del 01/01/2011 al 31/12/2011 Aspecto Auditado R.H. 02 Iniciales JJCHL Fecha 15/06/2012

Preparo Reviso

Estructura Organizativa SI NO N/A OBSERVACIONES Son muy cambiantes los organigramas haciendo revisiones x peridicas. x x La divisin de labores esta evaluada dentro del C. I. x x x x x x Las funciones crticas por control estn centralizadas Las funciones de reclutamiento y

El organigrama se actualiza cuando se efectan cambios en la estructura organizativa y funcional. Se tiene una clara definicin de cada puesto y se definen en los manuales las actividades principales Los niveles de autoridad y subordinacin quedan claramente definidos en el organigrama. Existe una adecuada segregacin de funciones en los puestos Existen superposiciones o duplicidad de funciones. El mantenimiento de departamentos, secciones, categoras y puestos est restringido a un responsable. Los delegados de R. H. para atender al personal de los centros, se visitan peridicamente para brindar apoyo. La estructura funcional de R.H. permite la cobertura de todos los programas bajo su responsabilidad. Definicin clara de las actividades centralizadas y descentralizadas. La distribucin de tareas se efecta segn la especialidad de cada miembro de R.H. existe

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un sobrecargo de trabajo u ociosidad. Las interrelaciones de R.H. con otros departamentos son atendidas en forma conveniente y eficaz.

liquidaciones son las ms cargadas Aspectos contables de integracin y conciliaciones tienen algn atraso

Conclusin: La estructura organizativa est facilitando la coordinacin de las actividades y controla los actos de los empleados de R.H.

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Auditores y consultores S.A. Grupo No. 9 Empresa: Procesadora de Aves S.A. Preparo Reviso Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisin: del 01/01/2011 al 31/12/2011 Aspecto Auditado R.H. 03 Iniciales JJCHL Fecha 15/06/2012

Polticas Prcticas y Procedimientos N SI O N/ A OBSERVACIONE S No todos los procesos estn respaldados por normas escritas y autorizadas.

Existen polticas y procedimientos autorizados para cada funcin y operacin que se lleva a cabo en R. H. Las polticas, manuales y procedimientos son del conocimiento del personal de R. H. Se llevan a cabo anlisis de procesos para medir el tiempo y estuerzo de los mismos, con el objeto de poder mejorar los procesos Existen embotellamientos, excesiva burocracia, complejidad en algunos flujos de operaciones, se detienen los procesos. Los sistemas informticos producen los resultados esperados y el tiempo de respuesta es razonable

x x

x x

Eventualmente se han realizado flujogramas, reducido el tiempo y esfuerzo. Derivado de lo pesado de los controles se detiene los procesos.

Existen reclamos del personal con relacin al pago de sueldos, plazas no cubiertas y servicios solicitados no cubiertos. x Todos los pagos y prestaciones tienen su correspondiente poltica y procedimiento autorizado por la Gerencia General. x

Existen muchos movimientos y acciones que deben hacerse al personal. No estn escritas las polticas.

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Conclusin: No se ha dado la debida formalidad a los procedimientos que norman la actuacin de R.H., algunas actividades no estn respaldadas por una poltica o norma que las rige, los procedimientos no estn escritos en su totalidad y algunas prcticas no estn autorizadas, son por costumbre.

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Auditores y consultores S.A. Grupo No. 9 Empresa: Procesadora de Aves S.A. Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisin: del 01/01/2011 al 31/12/2011 Prepar o Reviso R.H. 04 Iniciales JJCHL Fecha 15/06/2012

Procedimientos SI NO N/A OBSERVACIONES Se cumplen las obligaciones preescritas del Cdigo de Trabajo x Existen permisos de trabajo de extranjeros y 3 extranjero y 2 menores de edad x menores Se emiten al 100% los contratos de trabajo x Las inspectorias y revisiones son atendidas No hay reparos al adecuadamente x respecto Existen multas y reparos en el pago de los impuestos x Cumplimiento de pactos colectivos por las partes x Los descuentos y pagos de impuestos y arbitrios son adecuados y pagados segn las leyes respectivas x Existen contingencias legales en la gestin de R.H. x Algunas excepciones encontradas, 4 Se lleva el control y archivo adecuado de expedientes de 490 todos los empleados de la corporacin x no encontradas El cumplimiento de pagos, declaraciones y presentaciones se hace con el debido cuidado y oportunidad x Las retenciones que se efectan a los empleados son acordes a lo que la ley ordena x

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Conclusin: Si existe apego a las regulaciones y normas de carcter legal, encontrndose algunas debilidades como algunos contratos no elaborados y la publicacin del reglamento interior de trabajo, recomendando su cumplimiento al 100%.

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Auditores y consultores S.A. Grupo No. 9 Empresa: Procesadora de Aves S.A. Preparo Reviso Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisin: del 01/01/2011 al 31/12/2011 Aspecto Auditado R.H. 05 Iniciales Fecha JJCHL 15/06/2012

Seguridad Fsica y Tcnica SI NO OBSERVACIONES x No se hacen pruebas para determinar su contenido, contando con una sola copia

PROCEDIMIENTOS Segregacin de funciones de administrador y operador del sistema. Los back up cuentan con su custodia y prueba de su confiabilidad. Se limita el acceso a los programas y aplicaciones con los usos password. Existen procesos en la emisin de nominas y otros pagos. Para anulacin de cheques stos se mutilan y quedan registrados en el sistema evitando su repeticin. Aptitud del personal para hacer uso eficaz de los recursos informticos. Licenciamiento completo de los programas en uso. Los servidores y equipo informtico cuentan con seguro y estn protegidos fsicamente. Se lleva bitcora o registro del usuario que ha efectuado novedades en el sistema informtico. Existen los manuales tcnicos de todos los programas en uso. Se garantiza la confidencialidad de la informacin generada por los sistemas electrnicos.

x x x x x x x x x x

No se tienen licencias en 3 programas en uso El acceso restringido, no se tienen puertas de seguridad No sobre los cambios en las bases de datos en forma directa No han sido dados por los proveedores y programadores

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Conclusiones: El apoyo que brinda el departamento de informtica en el cumplimiento a las normas de seguridad es adecuado, las debilidades son del conocimiento de la Gerencia General y se comprob que estn siendo solventadas.

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Grupo No. 9 Empresa: Procesadora de Aves S.A. Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisin: del 01/01/2011 al 31/12/2011 Aspecto Auditado Preparo Reviso

R.H. 06 Iniciales Fecha JJCHL 15/06/2012

Personal a Cargo de R.H. NO OBSERVACIONES Semestralmente

PROCEDIMIENTOS SI Se efectan evaluaciones de desempeo peridicas x El programa de induccin se efecta para todos los empleados x Las labores fuera de horario son frecuentes. En que puestos x Se repiten las actividades y procesos por errores del personal x Comparacin de la descripcin de los puestos con las actividades diarias que se realizan Se cumple con el programa de aumentos salariales, vacaciones y otros pagos de acuerdo a las polticas x Se hace peridicamente una evaluacin del clima organizacional x Los empleados participan en el planteamiento y solucin de los problemas por medio de reuniones de trabajo o crculos de calidad Se emplean asesores, especialistas, tcnicos y recursos de fuente externa x Existen manuales de lso puestos y sus perfiles necesarios x Se lleva control de vacaciones, ausencias, permisos y cumplimiento a las normas disciplinarias x Conclusin: El conocimiento tcnico del personal

Planillas y prestaciones en fecha pico de trabajo No son repetitivos pero siempre existen No ha sido para todo el personal, ha hecho falta presupuesto No estn completas y algunas funciones han cambiado

Reuniones mensuales detectando problemas y dando soluciones Se tiene que contratar y es alto su pago

es adecuado para desarrollar

sus funciones, su administracin se basa en la gestin de resultados. Auditores y consultores S.A.

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Grupo No. 9 Empresa: Procesadora de Aves S.A. Preparo Reviso Auditoria Operativa de Recursos Humanos Periodo de revisin: del 01/01/2011 al 31/12/2011

R.H. 07 Iniciales Fecha JJCHL 15/06/2012

Revisin al Programa de trabajo, previo al informe 1) Verificar si se cumplieron los programas de trabajo en las distintas etapas de la auditoria. Recopilar todos los papeles de trabajo empleados 2) Recopilar todos los papeles de trabajo empleados 3) Revisar los papeles de trabajo y determinar si aun quedan aspectos pendientes de indagar o soportes pendientes 4) Ajustar el plan para incluir las actividades llevadas a cabo no previstas. 5) Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l las recomendaciones pertinentes 6) Recopilar las copias de los memorndums de recomendaciones propuestas que fueron informadas dentro de la Auditoria 7) Recopilar los hallazgos ms importantes de las reas examinadas 8) Diagnstico e informe preliminar 9) Emitir una opinin relativa al estado actual del departamento de Recursos Humanos en relacin a la eficiencia , eficacia, finanzas, organizacin y control interno 10) Seguimiento da las recomendaciones que han sido implementadas y anlisis de las que han sido propuestas o rechazadas, indicando la razn.

JMV JMV

CHM CHM JJC

JJC JMV JMV

CHM

CHM

Auditora Operativa en Recursos Humanos Procesadora de Aves, S.A.

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DIAGNOSTICO DE LO EVALUACADO EN LA EMPRESA PROCESADORA DE AVES S.A. PLANES Y OBJETIVOS La empresa hace uso de la planificacin en sus distintos niveles de responsabilidad, logrando con ello determinar el rumbo a seguir. Se crea una responsabilidad directa para cada funcionario y empleado para lograr sus metas de trabajo, a las cuales se les hace debido seguimiento. Derivado de los constantes cambios se pueden ir agregando o suprimiendo actividades que se tenan previstas, la dinmica de operacin exige flexibilidad en la realizacin de los proyectos, programas, planes y objetivos, sin embargo estas modificaciones deben estar autorizadas. Deficiencias La gerencia de R.H. no ha comunicado formalmente a sus empleados los objetivos que pretende la Gerencia General en relacin con su gestin comercial, administrativa y financiera, ignorando los empleados el rumbo por donde pretende ir la empresa, nicamente se presentaron los proyectos y objetivos de R.H. para el ao 2010. Uno de los objetivos de la Gerencia General es atender las necesidades y desarrollo de los empleados, en esta direccin se orient los objetivos de la Gerencia de R.H., alcanzando un 85%. Se estableci directamente con los empleados el cumplimiento a sus planes y programas de trabajo, habiendo cubierto el 85 %. El 15 % de incumplimiento se debi a falta de seguimiento de procesos y por razones externas fuera del alcance de los responsables.

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El cumplimiento al cronograma de ejecucin fue aceptable, vari en trminos de 1 semana a 3 meses de atraso, esto debido a cambios en la direccin de informtica y de la salida de uno de los empleados de R.H. Recomendaciones: La Gerencia de R.H. debe dar a conocer en forma escrita los planes y proyectos anuales de la empresa, con el objeto que todos conozcan los mismos, para evitar desorientacin y falta de compromiso con la empresa. Los cambios de direccin o personal en otras Gerencias, no debieran afectar el desarrollo de los departamentos, ya que al principio del ao se les debe trasladar el cronograma de actividades haciendo nfasis que el incumplimiento por causas externas ser imputables a la direccin que se trate, dndolo a conocer a la Gerencia General. La falta de cumplimiento en los planes de trabajo de las Jefaturas y del personal debe dar como resultado una evaluacin de desempeo baja en ese aspecto. Dicha observacin se hace porque no esta reflejada en las evaluaciones de las Jefaturas.

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Auditora Operativa en Recursos Humanos Procesadora de aves, S.A. ORGANIZACIN La estructura organizacional de R.H. es adecuada para el manejo de las distintas funciones y procesos que se llevan a cabo, nicamente se puede advertir que la rotacin de empleados hace que los puestos de seleccin y contratacin y pago de liquidaciones y prestaciones este sumamente recargado por el volumen de bajas y altas que se producen en un mes. El control sobre el movimiento de personal es adecuado, no autorizndose nuevas plazas si la operacin no lo amerita. Cada Gerencia cuenta con un nmero autorizado de plazas, por lo tanto los ingresos son sustituciones a los empleados retirados. Los salarios, la categora y el puesto, responde a la estructura salarial autorizada, determinndola desde el ingreso del empleado o con el cambio por promocin, el responsable de tales movimientos tiene bajo su supervisin que se cumpla, y an mejor, dentro del sistema de nminas existen los parmetros para limitar al ingreso de datos s no cumple la estructura salarial. La descentralizacin de las actividades es efectiva en funcin del servicio inmediato que se presta, aunque muchas veces tiende a perder el control en la administracin de acuerdo a las polticas Gerenciales. Deficiencias: La rotacin es del 5% que representan 125 movimientos de alta y baja al mes, teniendo adicionalmente un costo elevado para la empresa el uso de los

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recursos financieros, tcnicos y humanos para cumplir con los requerimientos de los distintos centros y departamentos. En el presente caso el costo de contratacin y salida del empleado es de Q,46,537.50 El costo financiero por pagar pasivos laborales en un corto plazo es de Q.18,882.50 La especializacin del personal que tiene a cargo la administracin de R.H. es positiva, sin embargo dicha especializacin, permite concentrarse nicamente en sus propias actividades perdiendo de vista el resultado en equipo, y aun peor en la carga excesiva en algunos picos de trabajo no es cubierta por otros miembros que tienen tiempo y pueden apoyar los excesos de trabajo. Los manuales de puestos no son actualizados cuando ocurren cambios en las funciones que desempea un empleado. Faltan de realizar los manuales de puesto de las 2 Jefaturas, el manual de seleccin y contratacin, el manual de encargado de pago de prestaciones laborales, el manual de encargado de higiene y seguridad industrial, y el manual de la secretaria de gerencia. El resultado de la encuesta para determinar la efectividad de R.H. con relacin al servicio que presta, indic que existen aspectos no cubiertos, como la atencin social personalizada, el trmite oportuno de carns de seguro social y de recreacin, la cobertura ms rpida de las plazas vacantes, la promocin de ms actividades recreativas y culturales, el mejoramiento al programa de capacitacin. Estas debilidades son las ms significativas que arroj la encuesta.

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Se deben efectuar visitas ms frecuentes a los centros productivos, para mejorar la comunicacin y velar por el cumplimiento efectivo a las normas de trabajo y resolver problemas simples evitando llegar a los conflictos laborales, con ello se garantiza la productividad permanente, brindando un apoyo ms estrecho a los encargados de R.H. en los centros, los cules algunas veces carecen de la autoridad necesaria o les falta experiencia e iniciativa para solventar los problemas rutinarios de la relacin laboral.

Recomendaciones Determinar las causas de la rotacin de empleados, para ello se podra implementar la realizacin de una encuesta de clima organizacional, una entrevista de salida o buzn de sugerencias, un anlisis de las condiciones econmicas y laborales de cada puesto, como medios para determinar las causas del retiro de empleados o inconformidades en su relacin laboral. Se determin que en algunas oportunidades no existe cooperacin entre los empleados de R.H., ello debe evitarse y colaborar unos con otros para hacer ms grata y efectiva las labores. Deben emitirse los manuales de los puestos que hacen falta y actualizarse con los cambios en los manuales existentes, esto permitir tener el medio para la realizar las tareas aunque el titular no se encuentre. Cada empleado debe hacer un cronograma de actividades rutinarias y prestarle atencin a los distintos procesos con el afn de no descuidar ningn servicio y priorizar aquellos que su importancia vaya ms all que el servicio, como son las obligaciones patronales. Debe haber una presencia ms continua del staff de R.H. con el afn de apoyar a los centros de trabajo.

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Auditora Operativa en Recursos Humanos Procesadora de Aves, S.A. POLITICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS Cualquier actividad empresarial necesita un orden que lo rija, este orden de actuacin es el conjunto de polticas que norman y dirigen las actividades, los criterios, las formas de hacer o decir y hasta las formas de sentir. Toda organizacin se crea para determinados fines, en el presente caso nos referimos a una unidad dentro de la organizacin como es R.H., y esta unidad administrativa tiene una misin que cumplir y objetivos claros a alcanzar, para ello es necesario realizar actividades fsicas y mentales encaminadas al logro de esos objetivos. Estas actividades se enmarcan dentro de las funciones, las funciones dentro de los procesos, stos a su vez dentro de los sistemas y todo ello se describe por medio de los procedimientos o mtodos que en forma ordenada, secuencial y lgica tiene como resultado final la realizacin de un producto o servicio. Deficiencias: El departamento de R.H. cuenta con manual de polticas debidamente autorizadas que respaldan su actuacin y el apego a las mismas, sin embargo no todas las prcticas cuentan con la poltica escrita, algunas de ellas son verbales y producen confusin o tienden a olvidarse sus antecedentes, entre estos casos estn: poltica para los feriados y asuetos, para gozar vacaciones parcialmente, para otorgar el pasivo laboral y para promociones, para bonos por produccin.

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No todas las funciones tienen su procedimiento, se establecieron en total 89 funciones y nicamente 27 procedimientos escritos, el resto se ejecuta por experiencia y antecedentes. Se define claramente 1 sistema principal de R.H. que contiene los programas de nminas, pre-planillas, prestaciones, premios de produccin, evaluacin de desempeo, capacitacin por competencias, seguridad e higiene industrial y el de puestos y salarios. Estos sistemas no tienen manual tcnico ni de operacin, solo tienen manuales el de higiene y seguridad industrial, el de capacitacin por competencia, realizados en el segundo semestre del ao 2001. Se ha otorgado algunos anticipos que no han llenado todos sus requisitos. Debe documentarse todas las actuaciones de la administracin, especialmente en casos de pagos de prestaciones por las contingencias econmicas que ello implica, pues se deja de pagar la indemnizacin y en algunos casos no se ha levantado un acta legalizada dejando constancia de las irregularidades en contra del patrono que dieron origen al despido justificado sin responsabilidad patronal. Se ha permitido hacer excepciones al proceso normal del sistema de informacin, con el objeto de corregir errores en operacin, sin embargo todos absolutamente deben ser autorizados, antes de ser ejecutados. No se actualizan regularmente los manuales cuando han sufrido cambios o caen en desuso. Existe tardanza en la entrega de reportes a contabilidad, no se cumple con las fechas indicadas para la presentacin, debido a irregularidades del sistema de nminas.

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No se cumple con el programa de capacitacin como esta planificado, concentrndose en erogaciones nicamente para informtica, dejando otros programas que pueden ser de mucha utilidad para mejorar la eficiencia de la empresa. Recomendaciones Toda actividad o proceso debe quedar respaldado por la emisin de una poltica gerencial que le d carcter de norma obligatoria de cumplirse. Debe procurarse la realizacin de todos los procedimientos de trabajo o actividades, ello permitir no desviarse de la poltica y apegarse a la eficiencia operativa. Debe solicitarse al departamento de informtica que por cada desarrollo de programas emita al mismo tiempo el manual tcnico y de operacin, para quedar documentado y servir de gua para otros usuarios. Anualmente deben revisarse los manuales de puestos y manuales de operacin de las funciones y sistemas, con el objeto de que se encuentren actualizados. Toda excepcin al proceso normal de los sistemas sean stos sistemticos o manuales deben quedar autorizados, de lo contrario debe prohibirse tales prcticas que alteran el control interno. Debe acatarse las polticas en todo su contenido, y velar como parte del control interno el cumplimiento y adhesin a las mismas, ello es garanta para que la empresa este segura en su gestin, al mismo tiempo deba ser revisadas o provocar que los ejecutores den sugerencias con el afn de mejorar las mismas. Debe hacerse un anlisis del sistema de reportes y al proceso de cuadre y cierres contables con el objeto de agilizar su emisin o buscar alternativas distintas como pueden ser transferencias de datos electrnicos traslado a otros sistemas como hojas electrnicas o procesadores de textos. Cualquier situacin que altere la autorizacin inicial de los presupuestos debe quedar nuevamente escrita y autorizada y apegarse a la misma, con el objeto que se justifique el incumplimiento a los programas de capacitacin y cualquier otro por desarrollar.

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Auditora Operativa en Recurso Humanos Procesadora de Aves, S.A. REGULACIONES FISCALES Y LABORALES Se cuenta con el personal capacitado y las asesoras jurdicas necesarias a las circunstancias, esto permite el apego a las normas legales y cumplimiento efectivo de los pagos tributarios, lo que da lugar a una solvencia econmica y tica de actuacin, sin embargo debe cumplirse con aspectos de formas de actuar. Deficiencias: No estn elaborados los reglamentos de trabajo de una empresa de servicios creada recientemente. No se han publicado los reglamentos autorizados. Las polticas de la administracin han regulado aspectos que deben normarse en el reglamento interior de trabajo y no se han actualizado. Se encontraron cuatro expedientes de 490 que fueron revisados en la muestra, los cuales no cuentan con contratos de trabajo. Debe cumplirse con la presentacin ante el patrono de todos los empleados afectos al ISR, se determin que 31 empleados no cuentan con la declaracin patronal de ingresos. Recomendaciones: Cumplir con la actualizacin y publicacin de los reglamentos interiores de trabajo de todas las empresas de la corporacin.

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Debe observarse el cumplimiento al 100% de los contratos de trabajo, ello es de suma importancia y no debe quedar ni un solo empleado de la corporacin sin este documento dentro de su expediente. Debe hacerse un listado de los requerimientos que deben cumplirse con relacin a las retenciones de ISR de los empleados, declaraciones, retenciones, reintegros, conciliaciones y presentaciones anuales, para cumplir al 100% este aspecto fiscal.

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Auditora Operativa en Recursos Humanos Procesadora de Aves, S.A. SEGURIDAD FSICA Y TCNICA DE LOS ACTIVOS INFORMTICOS La gran Inversin financiera que se hace en los recursos tecnolgicos y la importancia que reviste la informacin contenida en los mismos, debe generar toda atencin a su seguridad. Deficiencias: No se han hecho pruebas durante un ao de la informacin que se guarda de respaldo para determinar su contenido. No se tiene licencias sobre todos los programas, stos son aplicaciones que se utilizan para facilitar las tareas, sin embargo no se han comprado las licencias, se han bajado de Internet. Dos programas realizados dentro de la empresa no cuentan con sus manuales tcnicos y de operacin. Recomendaciones: Debe asegurarse que la informacin de respaldo sea confiable y que se garantice su restauracin en cualquier momento que se necesite por razones de prdida de informacin. Debe quitarse de todas las computadoras aquellos programas que no cuenten con licencia, para evitar sanciones al momento de una revisin de tecnologa. En estos casos debe considerarse el costo-beneficio de las compras.

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Los programas comprados o desarrollados en la propia empresa deben tener sus manuales tcnicos con el afn de poder hacer mantenimientos, tener una gua para su instalacin y uso. As mismo estos proveedores de servicio interno y externo deben dar los manuales de operacin que garantiza que aunque no se encuentre el titular los trabajos pueden continuar haciendo uso de stas guas de operacin.

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Auditora Operativa en Recursos Humanos Procesadora de Aves, S.A. PERSONAL Determinar si se cuenta con el personal adecuado a las exigencias de la empresa y con competencia para cumplir la misin y objetivos de la Administracin. Deficiencias: Cuatro de diecisis empleados no han seguido con la conclusin de carreras universitarias afines a las funciones que desempean. Se pudo percibir un ambiente de poca comunicacin que no ayuda a mejorar el equipo de trabajo, todos son muy independientes en sus labores, debido a su experiencia, competencia y el apego a los procedimientos. Recomendacin: Debe comprometerse a los empleados a seguir con sus estudios y estar capacitados cada da, para estar aptos a las exigencias de la empresa y del mercado laboral. Mejorar la comunicacin formal e informal con barreras dentro del trabajo o algunas veces dificultades personales que estn afectando el desempeo laboral.

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Auditora Operativa en Recursos Humanos Procesadora de Aves, S.A. AMBIENTE, EQUIPO FSICO Esta revisin comprende el ambiente general de trabajo, locales de trabajo, los equipos de oficina, las carteleras, las sealizaciones y el ornato general de las instalaciones administrativas, los sistemas de archivo. Deficiencias: No se ha hecho una depuracin de archivos y expedientes que ya perdieron vigencia contable, ocupando una gran cantidad de espacio fsico innecesario. Debe mejorarse el orden en los espacios de impresin y en algunos escritorios, esto produce mala impresin para lo visitantes y adems hace un lugar ms cmodo para trabajar. Recomendaciones: Fiscal y laboralmente los expedientes deben estar en custodia por trmino de 5 aos, por lo que se recomienda hacer una destruccin de la documentacin obsoleta.

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Guatemala, 15 de julio del 2012 Seores JUNTA DIRECTIVA: PROCESADORA DE AVES, S.A. De acuerdo a nuestra propuesta de servicios de profesionales, efectuamos una auditora operacional del departamento de Recursos Humanos de esta corporacin, para determinar: El grado de productividad y eficiencia en los procesos, sistemas y actividades, cumplimiento y eficacia de las polticas y procedimientos, coherencia de las acciones de trabajo con relacin a los objetivos y metas, anlisis de la estructura organizativa, revisin de aspectos legales normativos, as como una evaluacin de los controles internos administrativos. Esta revisin se efectu sobre aspectos administrativos y de control durante el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del ao 2,011. Nuestro examen se enfoc a revisar operacionalmente las funciones especficas de Recursos Humanos y no incluye ni pretende informar acerca de alcances de tipo financiera o de otra ndole ni de otro rgano administrativo distinto a este departamento. Los aspectos evaluados fueron: Seleccin y reclutamiento, Capacitacin y desarrollo, Administracin de sueldos y salarios,

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Comunicacin y servicios, Trabajo social y seguridad e higiene industrial, Sueldos y compensaciones, rea legal del departamento de R.H. Los aspectos evaluados fueron planes y objetivos, estructura organizativa, polticas, sistemas y procedimientos, regulaciones normativas, controles internos y seguridad, personal y uso de recursos tcnicos, materiales y financieros. Para el efecto se cubri el plan de trabajo de Auditora Operacional, aplicando todos los procedimientos de auditora considerados necesarios a las circunstancias, de acuerdo a las normas y metodologa de esta auditora especial. En nuestra opinin, la gestin de la Gerencia de Recursos Humanos en esta empresa es satisfactoria no estableciendo una situacin critica o apremiante que afecte la buena marcha de la corporacin, sin embargo se presenta el anexo de hallazgos y recomendaciones con el fin de autorizarlo por parte de la Gerencia General y ponerlo en marcha bajo nuestra supervisin, a efecto de mejorar las condiciones operativas actuales y lograr mayor eficiencia y seguridad en las funciones que se realizan en esta unidad administrativa. Atentamente, Julia Magali Gerente Grupo 9

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Conclusin Es sabido que el ser humano posee una aversin natural a ser controlado y, en consecuencia, es bastante probable que el auditor operativo no sea aceptado por las personas que trabajan en la empresa. A menos que el profesional sea capaz de crear la confianza necesaria en el grupo donde va a actuar, convencindolos de que solo pretende ayudarlos a mejorar el trabajo y no controlar lo que hacen, tendr pocas probabilidades de xito. Si el auditor operativo no rene los requisitos mencionados, se convertir en una fuente de conflictos y el examen ser un fracaso. La colaboracin de los empleados es importante ya que la informacin que necesita solo podr obtenerla mediante entrevistas. El equipo que tenga el auditor operativo debe ayudarlo para obtener la informacin que l necesita. Entonces una buena direccin del equipo debe incentivar la participacin integral de sus componentes. Debe tenerse en cuenta que ellos adems por su nivel tal que su propia motivacin y tica profesional, se autodisciplina, porque ellos saben que su labor es importante. Eso quiere decir que las relaciones internas deben ser claras y precisas.

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Recomendacin Es importante tomar en cuenta que para la aplicacin de un proceso de auditora operativa, todo el recurso humano que presta servicios en las empresas deben estar consientes de la necesidad de brindar informacin verdica y actualizada inherente a las tareas que realizan. Para ello es necesario que previo a la aplicacin de una auditora operativa, se informe y se haga partcipe al personal del proceso que se quiere implementar. Por otro lado, los clientes tambin deben estar informados de que las empresas aplican procesos de auditora operativa de los servicios que reciben para de ese modo generar mayor confianza entre ellos, sabiendo que las empresas se preocupan por mejorar sus servicios. Asimismo, se considera necesario recomendar que se deben crear normas estatales orientadas a generar procesos de auditora operacional de manera peridica, para que esta accin no sea solo una decisin opcional de las empresas que prestan servicios de telecomunicaciones, sino ms bien una norma obligada, establecindose que peridicamente se aplique y se informe de manera pblica sobre estos procesos.

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Referencia Bibliogrfica

1. Norma Internacional de Auditora 220, Control de Calidad en la Auditora de Estados Financieros; 315, Identificacin y Valoracin de los Riesgos de Incorrecciones Material Mediante el Conocimiento de la Entidad y de su Entorno; y 500, Evidencia de Auditora, Normas Internacionales de Auditora y Control de Calidad, emitido por International Federation of Accoutants y traducido por Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, edicin 2011.

2. Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, Comisin de Auditora Operacional C.A.O) (C.A.O.), Auditoria Operacional Dcimo Segunda Reimpresin, Mxico IMCP Mayo 2005. 169 P (Boletines emitidos por la

3. www.monografias.com

4. http://es.scribd.com

5. www.buenastareas.com

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