EL CONTROL DEL EFECTIVO

El efectivo constituye el activo ms lquido de la empresa. Este se define como: Dinero al contado al que se pueden reducir todos los activos lquidos de la entidad empresarial. Controlar el efectivo es saber valorar las fuentes que han generado dicho ingresos, en el sentido que el efectivo es el medio por el cual la empresa puede obtener los bienes y servicios para su debida operatividad. Finalidades del control del efectivo. 1. Gestionar en base a prioridades su utilizacin, evitando ser mal invertido 2. Planificar su utilizacin en funcin de la actividad de la empresa y establecer mecanismos de control que prevengan el robo o mal manejo de dicho efectivo. El control y manejo del efectivo es un tema muy delicado cuando la empresa comienza a tener cierto volumen de actividad y se debe de tener muy en cuenta como se genera el ingreso de efectivo, los desembolsos a efectuar y su respectiva custodia. Un adecuado control interno de efectivo implica tener separado totalmente el registro de los ingresos y egresos del negocio. Es de mencionar que el manejo de efectivo, es de vital importancia para tener una adecuada liquidez del negocio, lo cual permite tener una operatividad razonable.
CONTROL DEL EFECTIVO

Comprende toda una serie de medidas administrativas, para que ciertas operaciones sean ejecutadas por dos o ms personas, con el deliberado propsito de evitar errores, dificultar eventuales manejos dolosos y detectar las irregularidades a tiempo. En principio, es relativamente fcil para una sola persona cometer un fraude; pero, cuando tiene que actuar en conjunto con otra persona, quien lo controle, ya es ms difcil; hacindose ms remota la posibilidad, cuanto mayor es el nmero de personas involucradas.

Siendo el efectivo uno de los bienes que se presta ms al fraude, por el hecho de servir como instrumento de cambio para la satisfaccin de la mayora de las necesidades, es indiscutible que atrae, como un imn, las intenciones dolosas de quienes se encargan de su manejo y carecen de suficiente escrpulo. De all que se haga imperativo tomar todas las medidas posibles, para garantizar su estricto control. En general, hay tres principios bsicos a observarse, para lograr el control del efectivo, a saber: 1) Efectuar TODOS los pagos, a partir de cierta cuanta, mediante cheques autorizados, revisados y firmados por personas distintas. 2) Evitar la manipulacin demasiado frecuente y el acceso de muchas personas al efectivo. 3) Que nunca sean las mismas personas, quienes reciban dinero o efecten pagos, sean las que realicen las anotaciones en los libros de Contabilidad. El CAJERO slo llevar el libro de "INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA", y conservar solamente una COPIA de cada comprobante; enviando los originales al departamento de Contabilidad. Depositar en el banco TODOS los ingresos de efectivo, INTEGROS, lo antes posible, y mantendr TODOS sus REGISTROS al da, en todo momento. Antes de finalizar cada jornada diaria, redactar un COMPROBANTE DE DEPOSITO bancario, por el total de los ingresos de ltima hora para depositarlos, el da hbil siguiente. A fin de hacer ms riguroso el control, se puede hacer una cuenta-puente transitoria de "FONDOS POR DEPOSITAR"; la cual se debitar con los ingresos diarios, que por cualquier concepto sean recibidos, y se acreditara con los importes de los depsitos bancarios que se efecten. Lgicamente, el saldo de esta cuenta ha de ser siempre CERO o, si acaso, igual al importe de los ltimos ingresos del da; los cuales no hubo tiempo de llevar al banco a depositar, pero cuya planilla de depsito YA ha sido redactada por el cajero, por ese mismo monto. Por ltimo, el cajero no ha de tener ACCESO a la correspondencia de los clientes y los proveedores de la empresa, ni a los libros de Contabilidad.

LA CENTRIFUGA O "FILTRACIONES" Es un tipo de fraude al efectivo, consistente en una sucesin de robos sistemticos, los cuales se van tapando unos con otros. Por ejemplo: Un cajero deshonesto recibe Bs 8OO,oo en pago de una factura y se apropia del dinero, sin registrar la operacin. Posteriormente cobra otra factura mayor y, con su importe, cubre el fraude anterior y se apropia la diferencia y as sucesivamente. Tales irregularidades slo son posibles en empresas donde no exista un adecuado control interno. EL ARQUEO DE CAJA Es una inspeccin ocular del efectivo, por medio de la cual se hace un recuento de TODO el dinero, en monedas, billetes y cheques; as como de los vales y comprobantes en poder del cajero. Luego se compara el total con el saldo que indiquen los libros de Contabilidad. En algunas empresas, antiguamente, se acostumbraba llevar una cuenta de ingresos (o de gastos) eventuales, para las diferencias observadas en los arqueos de Caja. Hoy da, tal proceder est en desuso. Los faltantes de Caja tienen que ser aportados por el Cajero, o por la compaa de seguros, si existe una pliza al efecto. De igual forma, los sobrantes de los arqueos de Caja sern pertenencia del Cajero, y por lo tanto, se los apropiar. En la realidad, los cajeros efectan, ellos mismos, arqueos de caja frecuentemente, para estar al tanto de cualquier anormalidad.

EL EFECTIVO En principio, el efectivo estar siempre conformado por el dinero, "constante y sonante", y por el "cuasidinero"; es decir, por las cuentas bancarias, y se clasificar como "Activo Circulante", de primero, por ser el ms liquido.

Existe un principio fundamental de "control interno del Efectivo", que exige que las funciones del manejo del mismo las realicen personas diferentes de las que se encargan de su registro. Este principio debe ser completado con el de la labor, que ejecuta una persona, sea formalmente verificada y controlada por otra persona.

A stas se les llama "Las reglas de oro del control interno del Efectivo"; absolutamente indispensable en toda empresa; debido al hecho de que el "Efectivo" es el bien que ms "enemigos" tiene; ya que, por la razn indudable de su "poder liberatorio" de deudas y compromisos, atrae, como un imn, a los trabajadores de intenciones "no santas". En definitiva, los fundamentos del control interno del efectivo, se pueden resumir en los siguientes principios: a) Que la persona que maneje el "Efectivo"; ya sea que cobre, o que pague, NO tenga acceso a los registros contables del mismo. b) Y a la inversa, que quien se encargue de registrar las operaciones con el "Efectivo", que NO tenga acceso al dinero. c) Dividir el trabajo entre varias personas, a fin de que se pueda descubrir a tiempo cualquier error, omisin o dolo; y que, para cometer este ltimo tenga que existir la colusin de varias personas. d) Que quien cobre, NO sea el mismo que pague. e) Que todo dinero, que entre a la empresa, sea en su totalidad, depositado en su cuenta bancaria. f) Que todos los pagos, absolutamente todos, se efecten mediante cheques. f) Que solamente los pagos menudos sean efectuados en "Efectivo"; pero a travs del "Fondo Fijo de Caja Chica".. g) Quien cobre, NO debe ser la misma persona que emita recibo correspondiente, y debe ser otra persona, la que efecte el registro contable respectivo. Finalmente, debe adoptarse la poltica de enviar circulares, va fax o mail, a los clientes deudores, con sus respectivos estados de cuenta. Con un "Control Interno" as, ser necesario que, por lo menos, 3 personas participen en cualquier fraude al "Efectivo". Si la persona, que efecta los pagos mediante cheques, NO tiene acceso a los registros contables, le ser imposible ocultar cualquier emisin de cheques NO justificados, sin la colusin de, por lo menos, dos personas

S, adems de todo esto, se exige que los cheques sean firmados por dos personas, la componenda resultar mucho ms difcil; porque, por lo general, solamente personas de alto nivel suelen firmar cheques en las empresas Aqu es bueno recordar las exigencias del llamado "Sistema de Comprobantes"; en el cual el cheque lo emite una persona, teniendo al frente y como respaldo, todo un legajo de comprobantes, debidamente aprobados, para justificar el pago; y, todos estos papeles pasan a formar un verdadero expediente, que justifica el caso. Otro aspecto ineludible es el de que cada cuenta bancaria deber ser registrada en una cuenta de Mayor diferente: Una para cada banco; y, no solamente as, sino que tambin sea una para cada tipo de cuenta, aunque sea en el mismo banco. Por ejemplo, si tenemos una cuenta corriente, y una cuenta de "Activos Lquidos" en el Banco MERCANTIL"; habr que abrirle una cuenta, debidamente codificada a cada una de estas inversiones, a fin de poder controlarlas por separado a cada una de ellas. Cabe aclararse aqu, que los gastos pagados por "Caja Chica" NO se registran en la Contabilidad, en el mismo momento del pago, sino cuando se repone el fondo fijo de dicha "Caja Chica". De esta forma, todos los pagos menudos e irrisorios, se contabilizan en un solo asiento y, en verdad, se pagan mediante un solo cheque.