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Tabla de contenido

1 2.1. 2.2. ELEMENTOS COMUNES DE OFFICE.............................................................................................. 1 IDENTIFICACIN DE ELEMENTOS COMUNES. ............................................................................ 1

2.2.1. Barra de Ttulo. ............................................................................................................................ 2 2.2.2. Barra de herramientas de acceso rpido. ................................................................................... 2 2.2.2.1 Personalizar la barra de acceso rpido. .................................................................................................... 2 2.2.3. La Vista Backstage de Microsoft Office. ..................................................................................... 6 2.2.4. Cinta de opciones. ..................................................................................................................... 10 2.2.5. Elementos de la cinta de opciones............................................................................................ 11 2.2.6. Personalizar la Cinta de opciones. ............................................................................................ 13 2.2.7. Fichas Contextuales .................................................................................................................. 18 2.2.8. Fichas comunes de Microsoft Word, Excel y PowerPoint 2010. ............................................... 19 2.2.9. rea del documento de Microsoft Word, Excel y PowerPoint 2010.......................................... 23 2.2.10. La Barra de estado. ................................................................................................................... 24 2.2.11. Personalizar la interfaz del usuario. .......................................................................................... 28 2.3. TRABAJO CON VARIOS DOCUMENTOS. .................................................................................... 33 Creacin de nuevos archivos. ................................................................................................... 33 Cambio entre archivos. ............................................................................................................. 34 El cuadro de dilogo Guardar como ...................................................................................... 36 Asignar seguridad a un archivo. ................................................................................................ 40 Diferencia entre Guardar y Guardar como ............................................................................ 42

2.3.1. 2.3.2. 2.4.

GUARDANDO ARCHIVOS. ............................................................................................................. 35

2.4.1. 2.4.2. 2.4.3. 2.5.

ABRIENDO ARCHIVOS. ................................................................................................................. 42 El cuadro de dilogo Abrir. ....................................................................................................... 42

2.5.1. 2.6.

IMPRESIN DE ARCHIVOS. .......................................................................................................... 44 Comando Imprimir. .................................................................................................................... 48

2.6.1. 2.7.

VERIFICANDO ORTOGRAFA Y GRAMTICA. ............................................................................ 49 Verificando la Ortografa. .......................................................................................................... 50 El cuadro de dilogo Ortografa. ............................................................................................... 51

2.7.1. 2.7.2. 2.8.

DESPLAZAMIENTO. ....................................................................................................................... 54 Utilizando el Mouse. .................................................................................................................. 54 Utilizando el Teclado ................................................................................................................. 54

2.8.1. 2.8.2. 2.9.

SELECCIN. .................................................................................................................................... 55 Utilizando el Mouse. .................................................................................................................. 55 Utilizando el Teclado. ................................................................................................................ 59

2.9.1. 2.9.2.

2.10. BORRAR TEXTO. ............................................................................................................................ 60 2.10.1. Utilizando la tecla Retroceso.(Back Scape) .............................................................................. 60 2.10.2. Utilizando la tecla Suprimir (Del). .............................................................................................. 60 2.11. FORMATO. ....................................................................................................................................... 62 2.12. OPCIONES DE WORD, EXCEL Y POWERPOINT ......................................................................... 63 2.12.1. General ...................................................................................................................................... 64

2.12.2. 2.12.3. 2.12.4. 2.12.5. 2.12.6. 2.12.7. 2.12.8. 2.12.9. 2.12.10.

Mostrar ...................................................................................................................................... 64 Revisin ..................................................................................................................................... 65 Guardar ..................................................................................................................................... 65 Idioma ........................................................................................................................................ 66 Avanzadas ................................................................................................................................. 66 Personalizar cinta de opciones ................................................................................................. 67 Barra de herramientas de acceso rpido .................................................................................. 68 Complementos .......................................................................................................................... 69 Centro de confianza .................................................................................................................. 69

2.13. CUADROS DE DILOGO. ............................................................................................................... 70 2.13.1. Desplazamiento. ........................................................................................................................ 70 2.13.2. Uso de las teclas de direccin. (Las de las flechas) ................................................................ 70 2.13.3. El botn predeterminado. .......................................................................................................... 71 2.14. CREAR DOCUMENTOS EN PDF O XPS........................................................................................ 72

2.1. Elementos comunes de Office.


Microsoft Office es una suite, que ofrece formas flexibles y eficaces para llevar a cabo su trabajo en el hogar, en la escuela o en la oficina. Una de las grandes ventajas de trabajar con distintos programas de una misma suite es la compatibilidad de formatos y la posibilidad de integracin de los mismos, adems de la familiaridad de la interfaz y las herramientas. La interfaz comn y las herramientas similares en los tres programas permiten que conociendo solo uno de ellos pueda desenvolverse con soltura en cualquiera de las aplicaciones. La novedad que presenta Microsoft Office de la edicin 2010 es que ha aadido en todos sus programas la ficha Archivo y la vista Backstage, ofreciendo nuevas utilidades que permiten analizar, compartir y administrar la informacin de manera sencilla y segura. Adems de la nueva interfaz heredada de la versin 2007 centrada en la denominada Cinta de opciones. La Cinta de opciones concentra todos y cada uno de los comandos y las opciones que en versiones anteriores se organizaban en la clsica Barra de mens. El resto de los elementos que forman parte de la interfaz de Office 2010 son la Barra de herramientas de acceso rpido y la Barra de estado.

2.2. Identificacin de elementos comunes.


Las aplicaciones de Microsoft Office comparten elementos similares. Veamos la aplicacin Microsoft Word 2010:
Ficha Archivo Barra de herramientas de acceso rpido. Fichas o pestaas. Barra de ttulo Botones de control. Cinta de opciones

Botn AYUDA Microsoft Office Word

Botn regla. Botones de comando Cursor o punto de insercin de texto. Grupos. Barra de desplazamiento

.
rea de documento Botones de bsqueda.

Barra de estado.

Botones de vistas

Zoom.

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Abra las aplicaciones Microsoft Excel 2010 y PowerPoint 2010. Identifique los elementos mostrados anteriormente.

2.2.1. Barra de Ttulo.


Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando crea un documento nuevo se le asigna el nombre provisional Documento1, hasta que lo guarde y le d el nombre que desee.

2.2.2. Barra de herramientas de acceso rpido.


Es una pequea barra de herramientas, situada al lado izquierdo en la barra de ttulo de la ventana principal. Por default muestra en forma de iconos tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. El icono de la aplicacin situado en el extremo izquierdo de esta barra, permite gestionar la ventana del programa; es decir, Restaurar, Mover, Minimizar, Cerrar etc. La barra de acceso rpido se puede personalizar, colocando en ella diferentes iconos de aquellos comandos que utilizamos con ms frecuencia o comandos que no estn activos en la versin Microsoft Office 2010, de esta manera se puede tener acceso a los comandos frecuentes de forma rpida y sin necesidad de tener que localizarlos en la cinta de opciones.

2.2.2.1 Personalizar la barra de acceso rpido.


Personalizar la barra de acceso rpido es parecido a personalizar un grupo de la cinta de opciones. En la barra de herramientas puede aadir, eliminar y reubicar comandos y controles para adaptar la interfaz de usuario a su forma de trabajar. Tambin es posible aadir mens despegables para agrupar, y organizar los comandos relacionados. Para personalizar la barra realice lo siguiente:
De clic en el botn de Personalizar barra de herramientas de acceso.

Al dar clic se puede ver como se despliega una ventana que nos muestra la personalizacin que tiene hasta el momento la barra de acceso rpido.

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De clic en la opcin Ms comandos.

A continuacin aparecer el cuadro de dilogo Opciones de Word.

Por default aparece activa la opcin Barra de herramientas de acceso rpido.

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Seleccione el comando que desea agregar a la barra de acceso rpido. Por ejemplo Abrir.

Verifique que el comando que seleccion aparezca con los dems accesos rpidos existentes. De clic en el botn Agregar.

De clic en el botn Aceptar.

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Una vez que se ha agregado el botn se visualizar en la barra de acceso rpido como se ilustra en la imagen.

Otra de las opciones que est disponible en el botn Personalizar barra de herramientas de acceso rpido es Mostrar debajo de la cinta de opciones, es decir; mover la barra de acceso rpido debajo de la cinta de opciones.

Para realizar esta accin deber dar clic en el botn de personalizar Barra de herramientas de acceso rpido y posteriormente seleccionar la opcin Mostrar debajo de la cinta de opciones.

En la siguiente imagen se muestra La Barra de acceso rpido debajo de la cinta de opciones.

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2.2.3. La Vista Backstage de Microsoft Office.


La Vista Backstage de Microsoft Office sustituye al men de archivos en las aplicaciones de la suite. Con respecto a la versin anterior del producto se pude decir que el Botn de Office se ha reinventado, que viene a desempaar este mismo papel de gestin de administracin de documentos. Sin embargo cabe destacar que la nueva vista Backstage va mucho ms haya que dicho elemento y en la versin 2010 se presenta como un centro de operaciones desde el cual la preparacin y la finalizacin de los documentos resulta mucho ms sencilla e intuitiva. Esta vista est disponible en una nueva pestaa llamada Archivo, la cual comparte espacio con las fichas de la cinta de opciones. La pestaa Archivo cambia de color segn la aplicacin de office a la que pertenece, dependiendo del color de la interfaz del programa. As, por ejemplo, en Word es azul, en Excel, verde, en PowerPoint naranja etc. La vista Backstage de Microsoft Office se abre mostrando, generalmente, el contenido del comando Informacin. Este comando contiene las opciones relativas a la proteccin del documento, a la preparacin para ser compartido y a la administracin de versiones. En la parte derecha se muestra una miniatura del documento abierto en primer plano y una lista de propiedades referentes al mismo.

A continuacin se describen los elementos que conforman la vista Backstage de Microsoft Office.

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Los cuatro primeros comandos permiten Guardar, Abrir y Cerrar documentos. Estos no contienen opciones puesto que realizan la accin determinada para cada caso.

De clic sobre el comando Reciente debajo del comando Informacin.

Como su nombre lo indica, el comando Reciente muestra una lista de los ltimos documentos con los que se ha trabajado en el programa. Lgicamente esta lista se va actualizando a medida que el usuario vaya utilizando distintos archivos. Sin embargo, si usted desea que un documento en concreto permanezca siempre en esta lista puede fijarlo de la siguiente forma:

De clic sobre el icono que muestra un pin en la parte derecha del nombre del archivo reciente.

El documento se sita en la primera posicin de la lista, en una seccin separada del resto los archivos. Observe que el icono del pin ha cambiado, y ahora es de color azul y se muestra grficamente clavado en el panel.

La opcin situada en la parte inferior del panel, que se encuentra por defecto desactivada, permite situar nuevos accesos a documentos recientes en el panel de comandos, es decir, en el lado izquierdo de la vista Backstage de clic en la casilla de verificacin de esta opcin, denominada Obtenga acceso rpidamente a este nmero de documentos recientes para que se active la opcin.

Observe lo que a ocurrido en la parte superior del panel de comandos, por debajo de los destinados al almacenamiento, el cierre y la apertura de archivos, se han situado los cuatro primeros documentos de la lista de archivos recientes. Por qu cuatro? Porque es el nmero que el programa establece por defecto. Sin embargo, puede aumentar o disminuir este valor si as lo desea. Por ello, solo debe introducir el nmero que necesite en el cuadro de texto situado a la derecha de la opcin Obtenga acceso rpidamente a este nmero de documentos recientes.
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Prosigamos con el estudio de los comandos de la nueva y extraordinaria vista Backstage. Ahora revisar el comando Nuevo, de clic sobre l.

Desde este comando es posible crear nuevos documentos en blanco, as como basados en plantillas o en otros documentos existentes. Para generar el nuevo documento de clic en el botn Crear.

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Ahora revisaremos el comando Imprimir de clic sobre l.

Microsoft ha centralizado en la vista Backstage todas las opciones relacionadas con la impresin y la preparacin previa de los documentos. En la vista previa situada en la parte derecha del panel permite comprobar todos y cada uno de los cambios realizados sobre el documento antes de su impresin. Este tema se revisar a detalle ms adelante. Bien enseguida de clic sobre el comando Guardar y enviar.

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Todas las opciones referentes al envo y al almacenamiento especial de los documentos se encuentran en este comando. Cabe mencionar que las tres primeras opciones del apartado Guardar y enviar, Enviar mediante correo electrnico, Guardar en SkyDrive y Guardar en SharePoint, son comunes en todas las aplicaciones de la suite; el resto varan segn el tipo de documento generado en cada programa. En cuanto al apartado Tipos de archivo, el nmero de opciones tambin suele variar de un programa a otro, aunque las denominadas Cambiar el tipo de archivo y crear documento PDF/XPS son comunes en todas las aplicaciones. Enseguida revisaremos el comando Ayuda de clic sobre l.

Elemento imprescindible en cualquier aplicacin informtica, independiente del tipo que sea, la ayuda se presenta en la versin 2010 de Office como el mejor aliado para el usuario. En el cuadro de ayuda se encuentra la descripcin y el funcionamiento de todas las opciones del programa, se proporciona acceso a Internet para consultar las novedades de este y encontrar otros recursos para aprender. En el panel de la derecha puede consultar toda la informacin referente a la versin del producto y a su legalidad. Los dos ltimos comandos de la vista Backstage permiten, por este orden, acceder al cuadro de opciones y salir de la aplicacin. Para terminar este ejercicio, de clic en el comando Salir.

2.2.4. Cinta de opciones.


La Cinta de opciones fue diseada y presentada en la versin 2007 de Office con la finalidad de sustituir a los mens y a las barras de herramientas tradicionales de las aplicaciones. Present un cambio positivo en la interfaz de los programas, puesto que muestra una disposicin sobre todo visual de los comandos, lo que significa una mayor facilidad a la hora de encontrarlos y trabajar con ellos. Todos estos comandos se organizan en la cinta de opciones en un conjunto de fichas o pestaas segn las funciones sobre el programa y dentro de ellas, en los denominados grupos de herramientas.

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La Cinta de opciones ocupa la parte superior del rea de trabajo de las aplicaciones de Office. Para pasar de una pestaa a otra es preciso dar un clic sobre ellas. El uso de la cinta de opciones es el mismo para todas las aplicaciones de la suite. Al abrir el programa, la cinta de opciones muestra el contenido de la primera ficha, la ficha Inicio. El nmero de fichas incluidas en la cinta de opciones vara en cada una de las aplicaciones de la suite. Por ejemplo: PowerPoint cuenta con nueve fichas, Word con siete, el mismo nmero que Excel. De este total cinco son comunes en todas las aplicaciones. Estas son: Inicio, Insertar, Diseo de pgina (las tres primeras), Revisar y Vista (de las ultimas).

Cada una de estas fichas permite realizar operaciones relacionadas con lo que su nombre indica.

2.2.5. Elementos de la cinta de opciones.


Al dar clic sobre alguna de las fichas de la cinta de opciones aparecern todas las herramientas disponibles para esa ficha. Los comandos se encuentran agrupados en casilleros llamados Grupos, cuyo nombre aparece debajo de la casilla como por ejemplo: Portapapeles, Fuente, Prrafo, Edicin, etc. Algunos de los grupos tienen una pequea flecha llamada Indicador de cuadro de dilogo, al dar clic sobre esta, se abrir un cuadro de dilogo con opciones de configuracin relacionadas al grupo. Los botones o iconos de cada uno de los grupos en la cinta de opciones se conocen como Botones de comando.
Fichas o pestaas.

Botones de comando.

Grupo portapapeles.

Grupo Fuente.

Indicador de cuadros de dilogo

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La cinta de opciones es la nueva interfaz orientada a resultados. A continuacin se muestra una imagen a manera de ejemplo sobre el indicador de cuadro de dilogo Fuente.

En Excel se abre el cuadro de dilogo Formato de celdas. Segn la aplicacin con la que est trabajando y el tipo de tareas que est llevando a cabo. Quiz le inters ocultar la cinta de opciones temporalmente. Para hacerlo, dispone de dos opciones: el icono que muestra una punta de flecha en el extremo derecho de la banda de las fichas o el doble clic sobre la pestaa activa. En este caso, de doble clic sobre la ficha Inicio y compruebe el cambio en la interfaz.

Ocultar la Cinta de opciones no significa que no pueda trabajar con ella, para mostrar alguna de las fichas, sencillamente debe dar clic sobre ella, como lo hara normalmente. De clic sobre la ficha Revisar para mostrar su contenido.

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La ficha muestra su contenido, aunque contine trabajando sobre el documento abierto est volver a ocultarse. Comprubelo. De clic en cualquier zona del documento abierto. El contenido de la ficha abierta vuelve a ocultarse. Para volver a mostrar la Cinta de opciones y mantenerla en pantalla, de clic esta vez sobre el icono que muestra una punta de flecha que seala hacia abajo.

2.2.6. Personalizar la Cinta de opciones.


La Cinta de opciones se puede personalizar ocultando por ejemplo grupo de herramientas enteros. Para ello, es preciso acceder al cuadro de opciones del programa. A continuacin se indican los pasos que se debe seguir para personalizar la Cinta de opciones:

De clic derecho sobre una Ficha de la cinta de opciones.

Del men contextual que se despliega, elija la opcin Personalizar la Cinta de opciones

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A continuacin se muestra la ventana Opciones de Word donde por default est activa la opcin Personalizar cinta de opciones.

En este caso, es posible activar y desactivar las fichas disponibles, as como los grupos que forman parte de cada una de ellas.

Nota: Otra forma de acceder al cuadro de opciones del programa es desde el comando Opciones que est disponible en la ficha Archivo o lo que es lo mismo desde la nueva vista Backstage de Microsoft Office. Como por ejemplo, vamos a ocultar una de las pestaas de Word. En el cuadro de Opciones de Word realice lo siguiente:

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De clic sobre la casilla de verificacin de la ficha Correspondencia para desactivarla y enseguida de clic en el botn Aceptar.

La ficha Correspondencia desaparece de la Cinta de opciones, como se muestra en la siguiente imagen.

Desde el cuadro de opciones del programa podemos tambin cambiar la posicin de los grupos de una ficha, as como cambiar el nombre de la ficha Inicio por Iniciar y situar el grupo Prrafo antes del grupo Fuente.

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Enseguida revisemos los pasos para lograr estos cambios.


De clic botn derecho sobre la pestaa Inicio y despus de clic sobre la opcin Personalizar la cinta de opciones

En el cuadro de la derecha, seleccione la ficha Inicio.

Enseguida de clic sobre el botn Cambiar nombre.

Se abre el cuadro de dilogo Cambiar nombre, en el cual sencillamente debe introducir la nueva denominacin. En este caso, la palabra Iniciar y enseguida de clic en el botn Aceptar.

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En nuevo nombre se refleja ya en las fichas como se ilustra en la siguiente imagen.

A continuacin cambiaremos la posicin de uno de los grupos de la ficha Iniciar. Una vez que estamos en el cuadro de dilogo Opciones de Word realice lo siguiente:

De clic sobre el grupo Fuente.

Enseguida clic sobre el botn bajar.

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Por ltimo de clic en el botn Aceptar.

Recuerde: Todos los programas de la suite permiten al usuario personalizar la Cinta de opciones creando sus propias fichas y sus propios grupos. Para ello, es preciso utilizar los botones Nueva pestaa y Nuevo Grupo respectivamente en la categora Personalizar Cinta del cuadro de opciones del programa.

2.2.7. Fichas Contextuales


Al seleccionar objetos incluidos en un documento, como un cuadro de texto, una autoforma, una tabla o una imagen, aparecern en la barra de ttulo lo que se conoce como fichas contextuales, estas aparecen resaltadas con un color diferente a las normales. En las fichas del objeto seleccionado se mostrarn una o varias pestaas con comandos tiles para configurar el objeto relacionado. Al seleccionar un cuadro de texto o una autoforma aparecer la ficha contextual Herramientas de dibujo, para darle formato, color, sombra, diseo, ubicacin, tamao, etctera.

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Si el objeto seleccionado es un grfico, se mostrarn las fichas contextuales Diseo, Presentacin y Formato, de las Herramientas de Grficos, en estas fichas podremos cambiar el diseo, el estilo, color etc. para darle una buena presentacin a nuestro grfico.

Si el objeto seleccionado es una imagen (prediseada o desde archivo), se mostrar la ficha Herramientas de imagen, para darle color, efectos artsticos, estilo de la imagen, organizar y cambiar el tamao.

Si se encuentra dentro del encabezado o pie de pgina, se mostrar la ficha Herramientas para encabezado y pie de pgina donde podr agregar una imagen, navegar, posicionar el elemento etc.

2.2.8. Fichas comunes de Microsoft Word, Excel y PowerPoint 2010.


Ficha Inicio. Contiene los comandos de edicin y formato que se encuentran en las barras de Herramientas Estndar y Formato de las versiones anteriores de Office.

WORD

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EXCEL

Nota: La ficha Inicio de Excel contiene la galera de estilos para celdas.

POWERPOINT

Nota: La ficha Inicio de PowerPoint contiene las herramientas de dibujo.

Ficha Insertar. Contiene comandos para insertar en el documento pginas, tablas, diferentes tipos de ilustraciones, vnculos, hipervnculos y marcadores, encabezados, pies de pgina, cuadros de texto, Word Art, ecuaciones y smbolos, entre otros.

WORD

EXCEL

POWERPOINT

Nota: La ficha Insertar de PowerPoint contiene clips de sonido y video.

Pgina

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Ficha Diseo de pgina. Contiene comandos que permiten configurar el documento y asignar formatos predefinidos.

WORD

EXCEL

Nota: La ficha Diseo de pgina de Excel contiene opciones para ajustar el rea de impresin y organizar los objetos que se inserten en la hoja.

POWERPOINT

Ficha Revisar. Contiene comandos para la revisin ortogrfica y gramatical, insercin de comentarios, seguimiento y control de cambios as como comparacin y proteccin de documentos.

WORD

EXCEL

Pgina

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POWERPOINT

Ficha Vista. Se utiliza para cambiar las vistas del documento, mostrar u ocultar elementos de la interfaz, ampliar y reducir la vista del documento, administrar las ventanas y creacin de macroinstrucciones.

WORD

EXCEL

POWERPOINT

Nota: La ficha de Vista de PowerPoint permite iniciar la presentacin con diapositivas y ver los patrones de diapositivas.

Pgina

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2.2.9. rea del documento de Microsoft Word, Excel y PowerPoint 2010.


La parte central de la pantalla es la zona de trabajo o rea de documento en la que se introduce el texto que formar un documento. A continuacin se ilustra en cada una de las aplicaciones de Office el rea del documento WORD

EXCEL

Pgina

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POWERPOINT

2.2.10.

La Barra de estado.

La Barra de estado se encuentra ubicada en la parte inferior del rea de trabajo y podramos decir que tiene dos funciones: mostrar informacin acerca del estado del documento y permitir la gestin de la visualizacin del mismo mediante las distintas vistas y el zoom. En el siguiente ejemplo conocer como gestionar la Barra de estado de las aplicaciones de Office. Aunque el contenido de esta barra vara sustancialmente entre los distintos programas de la suite, le mostraremos como puede personalizar, y sobre todo, como cambiar la visualizacin de los documentos. En esta ocasin puede realizar la prctica sobre cualquier programa de Office, aunque nosotros nos basaremos en este caso en Word. La parte izquierda de la Barra de estado se encuentra ocupada por informacin propia de los documentos generados con la aplicacin, como el nmero de pginas y de palabras o el idioma utilizado como corrector ortogrfico.

En la parte derecha de la barra se encuentran los comandos de zoom, estos s, comunes en todas las aplicaciones. Aumente el nivel de visualizacin arrastrando el control deslizante hacia el signo ms.

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Aunque el documento est en blanco, puede comprobar como los mrgenes laterales no se visualizan a simple vista, al tiempo que el cursor de edicin aumenta su tamao considerablemente. Adems, el valor del zoom reflejado en la barra de estado muestra el nivel aplicado, seguramente ms del 100%. Otra forma de cambiar la visualizacin de los documentos es accediendo, desde esta misma ubicacin, al cuadro de dilogo Zoom. Para ellos, de clic sobre el valor que refleja actualmente el zoom del documento.

Se abre de este modo el cuadro de dilogo Zoom, en el cual podemos elegir entre distintos niveles de visualizacin para el documento. El campo Porcentaje refleja el valor actual y puede cambiarlo tanto introduciendo desde el teclado el valor deseado como pulsando sobre los botones de punta de flecha superior o inferior para aumentar o disminuir respectivamente punto a punto este nivel. Desde este cuadro de dilogo es posible tambin acercar la visualizacin sobre el ancho de la pgina o sobre el ancho del texto o bien sobre toda la pgina. Otra opcin interesante es la de aplicar el zoom sobre varias pginas. Para ello, deber desplegar el panel que contiene el comando de la opcin Varias Pginas y seleccionar el nmero de pginas que necesita visualizar.

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En la vista previa de la parte inferior nos permite controlar cualquier cambio realizado sobre la visualizacin de los documentos, en la pgina en s o sobre el texto.

Vamos a devolver al zoom al 100%a nuestro documento. Para ello, de clic sobre el botn de opcin 100% del apartado Zoom o bien escriba este valor en el campo Porcentaje. En cualquier caso, de clic el botn Aceptar cuando termine de aplicarlo.

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Nota: Puede encontrar todos los comandos relacionados con el zoom de los documentos en la ficha Vista de la Cinta de opciones, comn en todos los programas. Los comandos situados a la izquierda de los destinados a la gestin del zoom en los documentos permiten cambiar entre las distintas vistas que ofrece un programa.

Estas vistas son distintas para cada una de las aplicaciones, por lo que no realizaremos un estudio detallado de ellas. La personalizacin de la Barra de estado se lleva a cabo mediante el men contextual de la misma y permite agregar y ocultar comandos y funciones. Para comprobar cules son estos comandos y funciones en el caso de Word, de clic derecho en una zona libre de la barra de estado para desplegar as el correspondiente men contextual.

En el men contextual Personalizar barra de estado muestra, como hemos indicado la lista de comandos y funciones que pueden visualizarse en dicha barra cuando se ejecutan. Las que se encuentran marcadas con un signo de verificacin, son las que se encuentran activas, aunque esto no significa que sean todas visibles a la vez. Por ejemplo: en el caso de las firmas, solo aparecern cuando usted decida firmar sus documentos. Las tres ltimas opciones del men pertenecen a los comandos situados en la parte derecha de la barra, es decir, a los accesos directos a la vista del documento y al zoom. A modo de ejemplo, de clic en la opcin Control deslizante del zoom para ocultarlo.

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2.2.11.

Personalizar la interfaz del usuario.

Microsoft Office 2010 pone a disposicin del usuario numerosas opciones que le permitirn personalizar la interfaz de los programas con los que trabaja. La personalizacin de la interfaz va desde el cambio de apariencia general, mediante distintos colores propuestos, hasta la visualizacin en otros idiomas de los comandos, elementos de interfaz y cuadros de dilogo, mediante la instalacin de paquetes de idioma, pasando evidentemente por la personalizacin individual de cada una de las partes que conforman la interfaz de las aplicaciones: Barra de herramientas de acceso rpido Barra de estado Cinta de opciones

En este ejemplo conocer la opcin comn de que disponen las distintas aplicaciones que forman la suite de Office 2010 para cambiar su apariencia, Para empezar, debemos acceder al cuadro de opciones del programa. Como los diseos de interfaz propuestos por Office son los mismos para todas las aplicaciones de la suite, puede llevar a cabo la prctica sobre cualquiera de los programas. Una vez abierto realice lo siguiente:

De clic sobre la ficha Archivo.

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Ahora de clic sobre el comando Opciones.

A continuacin se abre el cuadro de opciones del programa. La categora General contiene las opciones de interfaz de usuario, por lo que si no se encuentra en esta categora, sitese en ella para poder continuar.

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La opcin Mostrar minibarra de herramientas al seleccionar ser tratada en exclusiva en la leccin siguiente. La segunda opcin, Habilitar vistas previas activas, permite mostrar una vista previa acerca de cmo una caracterstica (color, tamao, efecto, etc.) afecta a un documento solo situando el puntero del ratn sobre dicha caracterstica, antes de aplicarla definitivamente. Esta opcin se encuentra marcada por defecto y as lo mantendremos. El siguiente campo Combinacin de colores, es el que nos interesa en este caso, puesto que es el que nos permite cambiar el color de la interfaz del programa. Despliegue este campo, que muestra por defecto la opcin Plateado.

Como pueden ver, Office 2010 pone tres combinaciones de colores para la interfaz: Azul, Plateado y Negro, siendo la segunda, tal y como hemos visto la que se encuentra seleccionada por default. Elija en este caso la combinacin Negro y de clic en la opcin Aceptar del cuadro opciones para comprobar el cambio en la interfaz.

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El cambio sobre la interfaz es inmediato y en el caso de la combinacin elegida, evidente.

El programa solo aplica la nueva combinacin de colores sobre la interfaz, no sobre los cuadros de dilogo y las ventanas. Para comprobarlo, pulse sobre alguno de los indicadores de cuadro de dilogo disponibles en la Cinta de opciones.

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Efectivamente el cuadro de dilogo muestra el marco en su color original, azul. Cierre el cuadro sin realizar cambios dando clic sobre el botn Cancelar. A continuacin, volveremos a acceder al cuadro de opciones del programa para mostrarle otra caracterstica de personalizacin de la interfaz, aprovechando para devolver al programa su combinacin de colores original. Para ello de clic en la pestaa Archivo y de clic sobre el comando Opciones. En el cuadro de opciones, despliegue el campo Combinacin de colores y seleccione de nuevo la opcin Plateado. (Si lo desea, compruebe por su cuenta el efecto de la combinacin Azul sobre la interfaz del programa). El campo Estilo de informacin de pantalla permite elegir si desea o no, que se muestre informacin emergente acerca de los comando del programa y, en el caso de hacerlo, el modo en que desea visualizarla. Por defecto, se encuentra seleccionada la opcin mediante la cual, al situar el puntero sobre un comando se muestra una descripcin emergente de la funcin que desempea.

De clic sobre la lista desplegable del campo Estilo de informacin en pantalla.

La opcin No mostrar descripciones de caractersticas de informacin en pantalla deshabilita la informacin emergente, aunque mantiene las etiquetas con el nombre del comando seleccionado. Por el contrario, la opcin No mostrar informacin en pantalla desactiva la aparicin de cualquier etiqueta emergente. Mantenga la opcin predeterminada y de clic en Aceptar para salir del cuadro de opciones.

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2.3. Trabajo con varios documentos.


2.3.1. Creacin de nuevos archivos.
Cuando abre la aplicacin Microsoft Word, automticamente aparece un documento nuevo, el cual est en blanco. Si lo que desea es trabajar con un nuevo documento puede empezar a trabajar directamente con ste. Lo mismo pasa con Microsoft Excel, al momento de abrir la aplicacin se presenta un Libro nuevo, listo para empezar a trabajar. Y en el caso de PowerPoint, aparece una nueva presentacin en blanco. Las aplicaciones de Microsoft Office permiten trabajar con varios documentos a la vez, pudiendo compartir informacin entre ellos. Cuando desee un nuevo documento, libro o presentacin, slo realice los siguientes pasos:

De clic sobre la ficha Archivo.

Por default aparece activa la opcin Documento en blanco.

Ahora de clic sobre el comando Nuevo.

Por ltimo de clic sobre sobre el botn Crear.

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2.3.2.

Cambio entre archivos.


Para cambiar de un archivo a otro dentro de la misma aplicacin realiza lo siguiente:

WORD

De clic sobre la ficha Vista

Ahora de clic de sobre el botn Cambiar ventanas.

Por ltimo de la lista que se despliega seleccione el archivo al que se desea cambiar.

EXCEL

POWERPOINT

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2.4. Guardando Archivos.


Sabemos la importancia de guardar los archivos que creamos al trabajar en una computadora. Para acceder a la opcin de guardar puede: Utilizar el comando Guardar de la ficha Archivo. Utilizar el mtodo de teclado CTRL + G. Utilizar el botn Guardar ubicado en la barra de acceso rpido. Presionar la tecla de funcin F12.

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2.4.1.

El cuadro de dilogo Guardar como


A continuacin se mencionan cada uno de los elementos que conforman el cuadro de dilogo Guardar como A. Barra de ttulo. B. Lista desplegable Guardar en C. Actualizar (escritorio) D. Bsqueda. E. Ayuda. F. Barra de exploracin. G. Nombre de archivo. H. Tipo de archivo. I. Autores ( administrador) J. Ocultar carpetas. A N O K. L. M. N. O. P. Q. R. Guardar miniatura. Herramientas. Etiquetas, agregar etiquetas Cambiar vista. Crear carpeta nueva. Organizacin carpetas. Botn Guardar. Botn Cancelar.

H M I

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La primera vez que guarde un archivo (Aun cuando Usted seleccione el comando Guardar), Windows expondr el cuadro de dilogo Guardar como mostrado anteriormente. Las aplicaciones de Microsoft Office, de manera predeterminada guardan los archivos en la carpeta llamada Documentos. Esto puede ser modificado si as lo desea. Por ahora nos concentraremos en los aspectos principales de esta opcin. Para guardar un archivo, deber tomar en cuenta tres aspectos importantes: 1. La ubicacin en la que guardar el archivo. (Unidad de disco, carpeta, etc.) 2. El nombre que se le asignar. 3. El tipo de archivo que est guardando. En el cuadro de dilogo siguiente, observe que el archivo ser guardado en la carpeta llamada Documentos con el nombre Doc2. y es de tipo Documento de Word (Los archivos guardados con este tipo pueden ser utilizados sin problema en versiones de Office 2010. Si as es como Usted quiere que se guarde el archivo solamente deber dar clic en el botn Guardar. En el futuro, cuando desee trabajar con este documento sabr que se encuentra ubicado en la carpeta llamada Documentos, que tiene como nombre Doc2 y que se trata de un archivo de Word. Si desea guardar el archivo en una ubicacin diferente, use la Barra de exploracin para seleccionar la ubicacin para el archivo.

Barra exploracin

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Se recomienda utilizar nombres de archivos que reflejen su contenido. Por ejemplo, puede usar el nombre: Examen de Informtica I, o Tareas para fin de semestre 2011. Esto es, nombres significativos para que con slo leer usted tenga una referencia del contenido del archivo, logrando adems hacer fcil su localizacin o referencia futura. Para asignar un nombre a un archivo de clic en el cuadro Nombre de archivo, utilice la tecla <RETROCESO> o la tecla <SUPR> para borrar el contenido actual y escriba el nuevo nombre (Puede usar letras, nmeros y algunos caracteres especiales. No exceda de 64 caracteres de longitud para el nombre).

Si al momento de guardar un archivo necesita crear una carpeta nueva para guardar en ella el archivo, puede utilizar el botn Nueva carpeta. Despus de haber creado la nueva carpeta podr guardar ah los archivos que desee.

La nueva carpeta ser creada en el directorio en el cual estaba al momento de presionar el botn Nueva carpeta y se mostrar como en la imagen siguiente; es decir esperando que se le asigne un nombre de carpeta.

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Cuando guarda un archivo puede utilizar la lista desplegable Tipo para asignar un tipo de archivo diferente al predeterminado. Esto puede ser necesario para hacer que el archivo que estamos guardando en este momento sea compatible con versiones anteriores de Microsoft Office o incluso para que sea compatible con otros programas de terceros fabricantes. Slo tiene que abrir la lista desplegable, y seleccionar la opcin que se ajuste ms a sus necesidades.

Recuerde que puede utilizar la lista desplegable Vistas para mostrar de formas diferentes los iconos que aparecen en el rea de archivos.

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2.4.2.

Asignar seguridad a un archivo.


Al momento de guardar un archivo puede asignarle una contrasea de seguridad para evitar que personas extraas puedan tener acceso a l, o bien que personas que slo deberan ver el contenido del archivo puedan hacerle modificaciones. Esto significa asignar al archivo una contrasea de apertura y/o una contrasea contra escritura. En Word y en PowerPoint: En el cuadro de dilogo Guardar como, abra la lista desplegable Herramientas y ejecute el comando Opciones Generales

A continuacin aparecer el cuadro de dilogo Opciones generales. Escriba la (s) contrasea (s) deseada (s) y de clic en el botn Aceptar.

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Si asigna una contrasea de apertura entonces slo las personas que tengan esa contrasea podrn abrir el archivo. Si asigna una contrasea de escritura slo las personas que tengan esa contrasea podrn hacer modificaciones al archivo. Puede asignar slo una o las dos contraseas de acuerdo al nivel de seguridad que desee dar al archivo, y proporcionarle las contraseas adecuadas a los distintos usuarios de acuerdo al tipo de acceso que puedan tener.

En Excel: En el cuadro de dilogo Guardar como abra la lista desplegable


Herramientas y ejecute el comando Opciones generales:

Aparecer el cuadro de dilogo opciones generales. Escriba la (s) contrasea (s) deseada (s) y de clic en el botn Aceptar. Si asigna una contrasea de apertura entonces slo las personas que tengan esa contrasea podrn abrir el archivo. Si asigna una contrasea de escritura slo las personas que tengan esa contrasea podrn hacer modificaciones al archivo. Puede asignar slo una o las dos contraseas de acuerdo al nivel de seguridad que desee dar al archivo.

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2.4.3.

Diferencia entre Guardar y Guardar como


La primera vez que guarda un archivo, aun cuando Usted ejecute el comando Guardar, Windows le muestra el cuadro de dilogo Guardar como Sin embargo, despus de la primera vez que guarda el archivo los comandos Guardar y Guardar como funcionan de manera diferente. Si abre un archivo, lo modifica y desea guardar los cambios dentro del mismo archivo, utilice el comando Guardar. Esto actualiza el archivo originalmente abierto. Si abre un archivo, lo modifica y desea que la versin modificada del archivo se guarde como una copia nueva sin afectar la versin original, utilice el comando Guardar como Lo anterior le da la posibilidad de asignar un nuevo nombre de archivo a la versin modificada, o dejarle el mismo nombre pero guardndolo en una ubicacin diferente.

2.5. Abriendo Archivos.


Cuando necesita trabajar con un archivo existente que fue guardado previamente y requiere abrirlo. Existen varias opciones: Ejecute el comando Abrir de la barra de acceso rpido. De clic sobre el botn Abrir que se localiza en la ficha Archivo. Utilice el mtodo de teclado CTRL + A.

2.5.1.

El cuadro de dilogo Abrir.


El cuadro de dilogo Abrir es muy similar al cuadro de dilogo Guardar como el cual fue estudiado en el captulo anterior.

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Una vez que est en la ventana Abrir se mencionan los pasos que debes seguir para abrir a un archivo: Utilice la barra de exploracin para localizar el archivo que desea abrir. Seleccinelo apuntando sobre l. De clic en el botn Abrir (Tambin puede dar doble clic directamente sobre el archivo que desee).

Para abrir una carpeta y ver su contenido de doble clic sobre ella. Despus de haber seleccionado el archivo que desea, puede abrir la lista desplegable Abrir y seleccionar la opcin que se adapta a sus necesidades. Si el archivo que est abriendo tiene una contrasea, deber proporcionarla. Tome en cuenta el uso de maysculas y minsculas en las contraseas, ya que es distinto escribir ESPAOL a espaol o Espaol.

Escriba la contrasea y Acepte. Si la contrasea es incorrecta no tendr acceso al archivo.

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En caso de que el archivo que est abriendo tenga alguna contrasea contra escritura, tambin deber proporcionarla o seleccionar la opcin Slo lectura. Si abre un archivo como slo de lectura y realiza modificaciones en l, podr guardar la versin modificada en una nueva ubicacin, o guardarlo con otro nombre pero nunca sobrescribir el archivo original.

2.6. Impresin de Archivos.


La impresin de documentos se lleva a cabo en Office 2010 desde la ventana Backstage. La principal ventaja que presenta trabajar con esta nueva vista en el proceso de impresin es la posibilidad del resultado final al instante, sobre la completa vista previa del documento en cuestin. El comando Imprimir est formado por dos paneles: el de preparacin e impresin y el de la vista previa. La vista previa muestra por defecto una sola pgina a un nivel de zoom determinado. Este nivel de zoom se adapta al contenido de la pgina de manera que se pueda visualizar todo el contenido. Puede cambiar, si lo desea, este nivel de zoom mediante los botones y + situados en ambos extremos de la barra deslizante, en la parte inferior de la vista previa o bien utilizando directamente dicho control deslizante. Adems, dispone de otra forma de cambiar la visualizacin del documento en este panel: se trata de utilizar el comando Todo a la pgina, situado a la derecha de la barra deslizante del zoom. Este comando lo que hace es devolver la vista completa predeterminada a la pgina en el caso en que sobre sta se haya modificado el zoom. En la parte inferior izquierda de la vista previa se encuentran los controles que permiten saltar de una pgina a otra, en el caso de Word y Excel o de una dispositiva a otra, en el caso de PowerPoint. El tipo de documento generado por cada programa implica diferencias bsicas en cuanto a las opciones de configuracin del comando Imprimir. En cualquier caso, la primera opcin del apartado Configuracin siempre es la que permite indicar el nmero de pginas que desea imprimir. Despliegue este campo, que por defecto muestra la opcin Imprimir todas las pginas.

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Compruebe que, adems de indicar las pginas que desea imprimir, tambin es posible especificar que se impriman ciertos elementos incluidos en el documento como las propiedades o las revisiones. En este caso, mantenga seleccionada la primera opcin pulsando de nuevo sobre la punta de flecha del comando. Si necesita imprimir solo un intervalo de pginas determinado, tanto de pginas consecutivas como aleatorias, puede indicarlo directamente en el campo Pginas. Si las pginas son consecutivas, deber escribir el primer nmero de la pgina y de la ltima del intervalo separados por un guin.

Ahora bien, si son pginas salteadas debern separar el nmero de dichas pginas mediante comas ( , ). La impresin a una cara o doble cara se especifica en el siguiente campo. Por ejemplo:

Cuando el documento cuenta con ms de una pgina y usted solicita ms de una copia; tiene la opcin de configurar el intercalado de las mismas. Por defecto, la impresin se lleva a cabo intercalada, lo que significa que el programa realiza las copias de todo el documento; por el contrario si decide no intercalar las pginas, el programa realizar las copias por pginas.

En cuanto a la orientacin del documento, est por defecto se establece siempre vertical. De clic sobre la punta de flecha del campo Orientacin Vertical y enseguida de clic sobre el botn Orientacin Horizontal.

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En la parte inferior de la vista previa puede ver como el grfico situado el lado izquierdo de la pgina indica el total de estas. Para cambiar a la siguiente de clic sobre la punta de flecha situada a la derecha del campo 1 de 2 para visualizar la segunda pgina del documento y regrese del mismo modo a la primera.

El siguiente campo se utiliza para cambiar el tamao del papel en el que se pretende imprimir el documento. Este tamao es por defecto A4.

Puede personalizar los mrgenes del documento desde el campo personalizados. Despliguelo para comprobar las opciones que contiene.

Mrgenes

El programa propone una serie de mrgenes predeterminados que puede elegir si lo desea con un clic en este men. Cada una de estas combinaciones de mrgenes muestra los valores de los cuatro mrgenes del documento: superior, inferior, izquierdo, derecho. En el caso de que ninguna de estas combinaciones les satisfaga para su documento, puede acceder al cuadro de configuracin de la pgina e indicar manualmente los valores que necesita. A modo de ejemplo de clic sobre la opcin Mrgenes Personalizados.

Se abre de esta forma el cuadro de dilogo Configurar pgina, mostrando el contenido de los Mrgenes. En la primera seccin de esta ficha puede introducir manualmente los valores para los cuatro mrgenes, as como indicar la posicin a tener en cuenta para una posible encuadernacin del documento y la posicin del margen interno en el caso de trabajar con pginas enfrentadas. En la seccin Vista previa de esta misma ficha puede ir controlando los cambios realizados. Si necesita estos cambios llvelos a cabo y cuando termine pulse el botn Aceptar del cuadro de configuracin.

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La ltima opcin de configurar es la que permite establecer el nmero de pginas que desea imprimir por hoja. Tenga en cuenta que, segn el contenido, el resultado no puede ser el esperado en el caso de indicar un nmero demasiado elevado de pginas en una misma hoja. Esto es debido a que el programa reduce lgicamente el tamao del contenido de las pginas para conseguir que se muestren segn la opcin seleccionada. De clic sobre la punta de flecha del ltimo comando para comprobar las opciones disponibles.

El vnculo Configurar pgina, situado en la parte inferior de las opciones de configuracin permite abrir en cualquier momento el cuadro de dilogo del mismo nombre y realizar en el todos los cambios que considere oportunos.

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En el comando copias situado a la derecha del botn Imprimir puede indicar el nmero de copias del documento que desea imprimir. Una vez preparado el documento para su impresin ya puede ejecutar el proceso. Para ello sencillamente de clic sobre el botn Imprimir situado en la seccin Imprimir.

Tome en cuenta que, al realizar la impresin desde la vista Backstage, esta se lleva a cabo directamente, sin pasar por ningn cuadro de dilogo. Esto se debe a que el programa considera que ha configurado el documento en todos los aspectos desde este panel. La impresin se efecta sin problemas, segn el dispositivo instalado y configurado en su equipo, cuando se finaliza el documento se muestra con los cambios de configuracin realizados en el rea de trabajo del programa. De esta manera es como puedes lograr una buena impresin.

2.6.1.

Comando Imprimir.
El comando imprimir vara un poco entre las diferentes aplicaciones de Microsoft Office. A continuacin se muestran en las siguientes imgenes:

En Microsoft Word 2010.

En Microsoft Excel 2010.

En Microsoft PowerPoint 2010.

A continuacin se mencionan los tres puntos relevantes cuando desea imprimir un documento los cuales son: Seleccionar la impresora que desea. Definir el intervalo. Indicar el nmero de copias que desea. | 48

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Dentro del comando Imprimir existe una liga llamada Propiedades de impresora dentro del grupo Impresora. Se refiere a las propiedades de la impresora que se encuentra seleccionada, por lo que el cuadro de dilogo Propiedades, depender de esta.

En la siguiente imagen se muestra el cuadro de dilogo Propiedades de la impresora HP Color LaserJet 2600n, activada la ficha Papel/Calidad.

Aqu podr usted configurar las opciones necesarias para que su impresin cumpla los requisitos necesarios y su trabajo tenga una mejor presentacin.

2.7. Verificando Ortografa y Gramtica.


La correccin tanto ortogrfica como gramatical es siempre muy importante, sobre todo cuando se crea un documento para ser compartido. Office 2010 cuenta con todas las aplicaciones con la funcin Ortogrfica.

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2.7.1.

Verificando la Ortografa.
Las aplicaciones de Microsoft Office incluyen una herramienta que ayuda a verificar la ortografa y la gramtica en los textos. Microsoft Office incluye la posibilidad de que tanto la ortografa y la gramtica sean verificadas conforme se escribe, de tal forma que Usted puede darse cuenta de los errores inmediatamente cuando termina de escribir la palabra y puede proceder a su correccin. Microsoft Office cuenta tambin con herramientas de auto correccin que ayudan a corregir automticamente muchos de los errores que se cometen al momento de escribir texto. Por ejemplo, si usted escribe cno, el corrector cambia ese texto por con. La forma ms sencilla de corregir un error de ortografa o gramtica, es dando clic secundario sobre la palabra subrayada marcada como error. Tambin podr observar que despus de dar clic derecho aparece por automtico la barra de edicin rpida.

Una vez que aparece el men contextual seleccione entre las sugerencias o bien seleccione Omitir todas para dejar el error como est. Cuando se trata de modismos, tecnicismos o nombres en otro idioma, puede agregarlos al diccionario para que en un futuro, en ste o en cualquier otro documento, la palabra ya no sea identificada como un error. Puede tambin seleccionar el idioma que desea utilizar para verificar la ortografa y/o gramtica. Esto le permite verificar palabras, frases o prrafos en otro idioma adems del espaol.

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2.7.2.

El cuadro de dilogo Ortografa.


La manera de acceder a la herramienta de verificacin de ortografa es similar en las diferentes aplicaciones de Microsoft Office. A continuacin se menciona los pasos: 1. En la cinta de opciones, de clic en la ficha Revisar. 2. En el grupo Revisin, de clic sobre el botn Ortografa y Gramtica.

Otra forma revisar la Ortografa y gramtica es utilizando la tecla de funcin <F7>. Cuadro de dilogo Ortografa y gramtica en Microsoft Word 2010.

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Cuadro de dilogo Ortografa y gramtica en Microsoft Excel 2010.

Cuadro de dilogo Ortografa y gramtica en Microsoft PowerPoint 2010.

El cuadro de dilogo Ortografa muestra, uno a uno, los errores (se marcan en color verde los errores de gramtica y en color rojo los errores de ortografa) y si existen sugerencias, se muestra una serie de sugerencias de la palabra que probablemente sea la correcta. Aqu es importante tomar en cuenta que las aplicaciones de Microsoft Office detectan los errores en base a un diccionario, por lo que es importante definir correctamente el idioma y versin del idioma que se usar para la verificacin de ortografa y gramtica. Para cada posible error encontrado usted deber llevar a cabo una accin para corregirlo usando alguno de los botones de comando mostrados en el cuadro de dilogo Ortografa. A continuacin una breve explicacin de los botones incluidos en el cuadro de dilogo Ortografa en las aplicaciones Word, Excel y PowerPoint 20010:

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Omitir una vez: Se brinca el error dejndolo como est. Pero si el error aparece varias veces, entonces el corrector de ortografa lo detectar tantas veces como aparezca.

Omitir todas: Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasar por alto sin realizar ninguna accin sobre ella.

Agregar al diccionario. Aade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta accin cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como errnea.

Cambiar: Si existe una sugerencia seleccionada, ste botn reemplaza el error por la sugerencia.

Cambiar todas. Si existe una sugerencia seleccionada, ste botn reemplaza todas las apariciones del error por la sugerencia seleccionada.

Autocorreccin. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de Autocorreccin. Es decir en un futuro cada vez que se cometa un error en dicha palabra se corregir automticamente.

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2.8. Desplazamiento.
2.8.1. Utilizando el Mouse.
El desplazamiento a travs de un documento es una de las acciones que ejecutamos con mayor frecuencia. La forma de hacerlo es similar en cualquiera de las aplicaciones de Office. Para desplazarse a travs de un documento:

De clic sobre los botones de la barra de desplazamiento horizontal o vertical.

O arrastre el cuadro de la barra de desplazamiento.

Si el mouse que est utilizando cuenta con Scroll, simplemente apunte sobre el documento y gire el Scroll para desplazarse en el documento hacia delante o hacia atrs.

2.8.2.

Utilizando el Teclado
Existen diferentes formas de desplazarse en un documento utilizando el teclado como lo son:


<Inicio> <Fin>

Para desplazarse una lnea o celda hacia arriba Para desplazarse una lnea o celda hacia abajo Para desplazarse un carcter o celda hacia la izquierda. Para desplazarse un carcter o celda hacia la derecha. Para desplazarse al inicio de la lnea actual. Para desplazarse al final de la lnea actual (Word).
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<Re Pg.> Para desplazarse una pgina hacia atrs (1 pgina = 1 pantalla). <Av. Pg.> Para desplazarse una pgina hacia delante. <CTRL> + <Inicio>Para desplazarse al inicio del documento. <CTRL> + <Fin> Para desplazarse al final del documento (Word) <CTRL> + <CTRL> + <CTRL> + <CTRL> + Para desplazarse un prrafo hacia abajo (Word) o un bloque de celdas (Excel). Para desplazarse un prrafo hacia arriba (Word) o un bloque de celdas (Excel). Para desplazarse palabra por palabra a la izquierda (Word) o un bloque de celdas (Excel). Para desplazarse palabra por palabra a la derecha (Word) o un bloque de celdas (Excel).

2.9. Seleccin.
2.9.1. Utilizando el Mouse.
Saber seleccionar es muy importante, porque en muchos casos es el primer paso para despus hacer algo con aquello que ha sido seleccionado, ya sea texto, celdas, imgenes o cualquier otro elemento. Se darn a conocer algunas formas sencillas de seleccionar utilizando el Mouse: En Microsoft Word 2010 Para seleccionar una palabra de doble clic sobre la palabra.

Para seleccionar todo un prrafo de triple clic sobre el prrafo.

Para seleccionar toda una lnea apunte sobre el margen izquierdo del documento a la altura de la lnea que desea y de clic. | 55

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Puede seleccionar una lnea completa y despus arrastrar el Mouse hacia arriba o hacia abajo para seleccionar varias lneas.

Adems tiene la posibilidad de apuntar con el Mouse sobre cualquier parte del texto y arrastrarlo para seleccionar el texto que desee.

Seleccione todo el documento haciendo triple clic sobre el margen izquierdo del documento.

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Para seleccionar una imagen flotante solamente de clic sobre ella y aparecern unos pequeos crculos blancos alrededor de la imagen llamados Selectores de tamao (si los arrastra hacen la imagen ms grande o ms chica) y un punto verde llamado Selector de giro (al arrastrarlo hacen rotar la imagen). Si desea mover de lugar la imagen apunte sobre ella y arrstrela. Al seleccionar una imagen automticamente aparece la Barra de herramientas Imagen.

En Microsoft PowerPoint 2010

Para seleccionar cuadros de texto de clic sobre el contorno del cuadro de texto (si no aparece el contorno, de clic sobre el texto que est dentro del cuadro).

En Microsoft Excel 2010. Para seleccionar una celda slo de clic sobre la celda que desee. El Indicador de celda muestra la celda activa, por lo tanto, la celda seleccionada.

Para seleccionar toda una fila, apunte sobre el nmero de fila y de clic.

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Para seleccionar toda una columna, apunte sobre la letra de la columna y de clic.

Para seleccionar toda la hoja de clculo de clic sobre el Selector de hoja (El cuadrito gris que se encuentra en la interseccin entre los nmeros de fila y las letras de columna).

Para seleccionar un rango de celdas continuas, de clic sobre la primera celda del rango y despus arrastre el Mouse.

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Para seleccionar un rango de celdas discontinuas, seleccione el primer rango y despus, manteniendo presionada la tecla <CTRL>, vaya seleccionando los dems rangos que desea seleccionar.

2.9.2. Utilizando el Teclado.


Para seleccionar un elemento dentro de las aplicaciones de office se utilizar uno de los diferentes mtodos de desplazamiento como es el caso del teclado mientras se mantiene presionada la tecla <SHIFT>.

En Microsoft Word 2010 Mantenga presionada la tecla <SHIFT> mientras presiona las flechas de direccin arriba o abajo para seleccionar lnea por lnea hacia arriba o hacia abajo a partir de la ubicacin del cursor. Mantenga presionada la tecla <SHIFT> mientras presiona las flechas de direccin izquierda o derecha para seleccionar carcter por carcter hacia la izquierda o hacia la derecha a partir de la ubicacin del cursor.

En Microsoft Excel 2010 Mantenga presionada la tecla <SHIFT> mientras utiliza las teclas de direccin izquierda, derecha, arriba o abajo para seleccionar celdas continuas.

Existen muchas maneras posibles de seleccionar texto, celdas, imgenes y otros elementos dentro de las aplicaciones de Microsoft Office. En general puede utilizar las teclas <SHIFT> y <CTRL> en combinacin con los mtodos de desplazamiento con teclado para descubrir nuevas formas de seleccionar.

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2.10. Borrar texto.


En este apartado slo pretendemos dejar clara la diferencia entre usar la tecla Retroceso (BACK SPACE) y la tecla Suprimir (DEL) cuando se trata de borrar texto u otros elementos. Tanto la tecla Retroceso como la tecla Suprimir borran texto a partir de la posicin actual del cursor. Por eso es importante que antes de utilizar estas teclas se asegure de desplazar el cursor a la posicin a partir de la cual desea borrar.
Ubicacin del Cursor

2.10.1.

Utilizando la tecla Retroceso.(Back Scape)

Si desea borrar el texto que se encuentra a la IZQUIERDA del cursor, utilice la tecla Retroceso.

2.10.2.

Utilizando la tecla Suprimir (Del).

Si desea borrar el texto que se encuentra a la DERECHA del cursor, utilice la tecla Suprimir. Para borrar grficos, cuadros de texto y otros elementos primero seleccinelos y despus presione la tecla Suprimir. Cuando abre un cuadro de dilogo y aparece algn texto seleccionado que debe ser cambiado totalmente, basta que escriba el nuevo texto y ste reemplazar al texto anterior.

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Si al abrir un cuadro de dilogo aparece algn texto seleccionado que debe ser modificado parcialmente

Presione la tecla <Fin> o la Tecla de Flecha de direccin a la Derecha para que aparezca el cursor al final del texto. Tambin puede presionar la tecla <Inicio> o la tecla de la Flecha de direccin a la izquierda para colocar el cursor al principio del texto.

Desplace el cursor utilizando las teclas de direccin (las de las flechas) para ubicarlo en la posicin necesaria.

Escriba o borre el texto faltante o sobrante si as se requiere.

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2.11. Formato.
Dar formato a un documento significa darle ciertas caractersticas a travs de los comandos de la cinta de opciones o a mediante las combinaciones o atajos de teclas para crearle una apariencia profesional.

Los atributos ms comunes que se aplican al texto para lograr ciertos niveles de resultados son: Texto en negrita. Texto en cursiva. Texto subrayado. Tachado. Texto Combinado.

Algunos ejemplos: Este texto est escrito en letra Arial, tamao 10 normal

Este texto est escrito en letra Times New Roman de 14 puntos negrita
Este texto tiene estilo de negritas Este texto tiene estilo de cursivas Este texto tiene estilo subrayado

Este texto tiene estilo de negritas, cursivas y subrayado en tamao de fuente 13


Las opciones de sangra se encuentran al centro de la ventana del mismo nombre y espacio del cuadro de dilogo Prrafo y en los botones Disminuir Sangra y Aumentar Sangra, del grupo Prrafo de la ficha Inicio en la cinta de opciones. En este cuadro de dilogo se definen las sangras que se pueden aplicar al prrafo donde se encuentra el cursor. Si no ha especificado ninguna estar en 0 cm. Si desea definir la sangra de prrafo con respecto a los mrgenes izquierdo y derecho, introduzca las medidas en los campos Izquierda y derecha respectivamente. Tambin se pueden definir 2 tipos de sangra especial: primera lnea, para establecer la primera lnea del prrafo con un espacio adicional hacia la derecha, y sangra francesa que realiza el espaciado para todas las lneas del prrafo, excepto la primera. Si no desea ninguna de estas, deber seleccionar Ninguna.

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Este prrafo tiene alineacin justificada. Observe como tambin puede utilizar letras en color diferente para resaltar algunas palabras o incluso toda una frase segn sus necesidades. Por cierto, el primer prrafo de este apartado tiene un interlineado simple, mientras que este prrafo tiene in interlineado de 1.5 y el siguiente prrafo usa interlineado 2 (o a doble espacio). Tambin puede utilizar prrafos que tengan alineaciones diferentes a la justificada. Por ejemplo, este prrafo tiene alineacin a la izquierda. Observe como las lneas se cortan en la parte derecha mientras que en el prrafo anterior, donde se ejemplifica el uso de alineacin justificada no sucede igual. Y este prrafo, aunque es de una sola lnea, tiene alineacin a la derecha.

Y por ltimo, un prrafo que est centrado y que utiliza una fuente llamada Harlow Solid Italic, Le entiende? Tome en cuenta que cuando hablamos de un prrafo, ste puede ser un prrafo de muchas lneas o incluso de una sola lnea. Tambin es importante considerar que las herramientas de alineacin funcionan para muchos de los objetos o elementos como dibujos, grficas, cuadros de texto y ms.

2.12. Opciones de Word, Excel y PowerPoint


Existen varias alternativas utilizadas para acceder a las opciones de Word, Excel y PowerPoint. En la ficha Archivo est la opcin de Opciones.

Cuando abrimos un cuadro de dilogo, ste puede contener varios elementos distintos como se muestra en la imagen:

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A continuacin se revisar cada uno de estos elementos de las opciones de Word, Excel y PowerPoint.

2.12.1.

General

En esta ventana nos encontramos con las opciones ms frecuentes de configuracin. Se trata de cuadros de confirmacin en los que, marcndolos o desmarcndolos, activamos las diferentes opciones.

2.12.2.

Mostrar

En esta ventana encontramos las opciones de Presentacin de pgina, Mostrar siempre estas marcas de formato en la pantalla y opciones de impresin.

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2.12.3.

Revisin

Revisin sirve para configurar las opciones de ortografa y autocorreccin, en los programas de Microsoft office.

2.12.4.

Guardar

Esta opcin nos sirve para configurar la forma de guardar y autoguardar documentos.

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2.12.5.

Idioma

Dentro de esta opcin usted podr establecer las preferencias del idioma de Office.

2.12.6.

Avanzadas

Opciones de Word avanzadas nos permiten configurar las opciones de edicin como cortar, copiar, pegar entre otras.

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2.12.7.

Personalizar cinta de opciones

La opcin Personalizar la cinta de opciones nos permite activar y desactivar las fichas disponibles, as como los grupos y herramientas que forman parte de cada una de ellas.

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2.12.8.

Barra de herramientas de acceso rpido

Esta opcin nos sirve para personalizar la barra de acceso rpido, agregar o quitar botones y restablecer la barra de herramientas.

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2.12.9.

Complementos

Esta opcin es utilizada para configurar y administrar complementos de Microsoft Office de aplicaciones activas, aplicaciones inactivas, relacionados con documentos y complementos de aplicaciones deshabilitadas.

2.12.10.

Centro de confianza

El centro de confianza nos ayuda a mantener los documentos y el quipo protegidos.

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2.13. Cuadros de dilogo.


2.13.1. Desplazamiento.

Existen varias alternativas utilizadas para desplazarnos por medio de un cuadro de dilogo. Estas son las ms usuales. Cuando abrimos un cuadro de dilogo, ste puede contener varios elementos distintos.

En el ejemplo anterior, observe que la ficha activa es la opcin llamada REVISIN. Utilice el ratn para cambiar de ficha dando clic sobre la que desee o puede utilizar mtodos de teclado como la combinacin de teclas CTRL + TAB para cambiar de ficha. Continuando con el ejemplo, observe que el cursor se encuentra ubicado en la casilla de Omitir palabras en Maysculas (se aprecia por el contorno sobre la etiqueta). Puede utilizar la tecla <TABULADOR> para desplazarse a travs de los distintos elementos dentro de un cuadro de dilogo, o utilizar la letra subrayada para desplazarse rpidamente al elemento seleccionado o ms rpido aun, dando clic con el Mouse sobre el elemento al que desea desplazarse.

2.13.2.

Uso de las teclas de direccin. (Las de las flechas)

Cuando se est desplazando por un cuadro de dilogo, utilizando el teclado, podra parecer que la tecla <TABULADOR> y las teclas de direccin hacen lo mismo pero no es as.

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Cuando est utilizando las teclas de direccin para desplazarse a travs de los elementos de un cuadro de dilogo y llegue a una lista desplegable o un cuadro combinado se da cuenta que ya no funcionan igual. Pruebe a desplazarse utilizando la tecla <TABULADOR> y las teclas de direccin para notar la diferencia aqu comentada.

2.13.3.

El botn predeterminado.

Normalmente los cuadros de dilogo tienen al menos un botn de comando. Si aparece un cuadro de dilogo con un solo botn de comando, entonces se dice que ese botn es el predeterminado. Qu significa esto? que si usted presiona la tecla <ENTER> es como si diera clic sobre ese botn.

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Pregunta: Pero qu pasa cuando en un cuadro de dilogo aparecen varios botones de comando? Cul de ellos es el botn predeterminado? Respuesta: El que tiene su contorno resaltado

Recuerde: Presionar la tecla <ENTER> equivale a dar clic sobre el botn predeterminado por lo que, cuando est en un cuadro de dilogo no presione la tecla <ENTER> si no est seguro de aceptar lo que dice el botn predeterminado. Ante la duda, mejor cancele presiona ndo la tecla <ESC>.

2.14. Crear documentos en PDF o XPS


La opcin crear documento PDF/XPS del comando Compartir de la nueva vista Backstage de Office 2010 forma parte de todas las aplicaciones de la suite. Tanto el formato PDF, propiedad de adobe como el formato XPS propiedad de Microsoft consiguen documentos que parecen copias idnticas a un original creado con cualquiera de los programas de Office, con las ventajas de que se conservan las fuentes, el formato y las imgenes de este original y se puede visualizar en la mayora de los equipos aun sin contar con la suite de office instalada. Otra de las ventajas de los documentos en PDF o XPS es su contenido no puede ser modificado si no es desde programas especiales. Existen programas gratuitos que se pueden obtener desde internet que permiten la visualizacin de este tipo de documentos: Adobe Reader para los documentos en PDF y el visor de XPS para los documentos en XPS. En resumen, los formatos PDF y XPS son ideales para compartir e imprimir documentos de todo tipo. En esta leccin aprender a convertir un documento de Office en un archivo PDF y XPS. En este ejemplo se trabaja con el documento de Word Que es Internet.docx, aunque se podra llevar a cabo el proceso sobre cualquier otro archivo creado en otra aplicacin de la suite. Empiece abriendo el documento. Una vez abierto realice lo siguiente:

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De clic sobre la ficha Archivo.

Enseguida de clic sobre el comando Guardar y enviar

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Ahora de clic sobre la opcin Crear documento PDF/XPS.

En el panel de la derecha de la vista Backstage puede consultar alguna de las propiedades que presentan los formatos de este tipo, considerados como formatos fijos. Una vez leda esta informacin.

De clic sobre el botn Crear un PDF/XPS.

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A continuacin se abre el cuadro de dilogo Publicar como PDF o XPS, en el cual puede asignar el nuevo nombre al archivo y elegir el formato fijo con que desea almacenarlo.

Despliegue la opcin Tipo y de clic sobre la opcin PDF (puede ser que esta opcin ya aparezca seleccionada por defecto; si es as, omitir paso).

Podra cambiar la ubicacin en la que guarda el archivo y su nombre, aunque en este ejemplo se mantendrn estas dos propiedades. La opcin Abrir archivo tras publicacin permite al programa mostrar el resultado de la conversin una vez terminada. En este caso disponemos de Adobe Reader instalado en nuestro equipo, por lo que el archivo PDF se abrir en este visor.

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La opcin Optimizar para desde este mismo cuadro de dilogo permite indicar el tamao del archivo segn su finalidad que tengamos previsto darle. Si la conversin a PDF o XPS se realiza con la intencin de publicar el archivo en la red e imprimirlo en papel, lo mejor es mantener la opcin Estndar seleccionada; ahora bien, si solo est previsto presentar el documento en lnea y por lo tanto, su tamao es ms importante que la calidad de la impresin, puede marcar la opcin Tamao mnimo y conseguir as un archivo de dimensiones menores.

En este caso, mantendremos la opcin Estndar y seguiremos adelante visualizando las opciones de publicacin disponibles. Para ello de clic sobre el botn Opciones.

Se abre el cuadro de dilogo del mismo nombre, en el cual puede establecer distintos parmetros para la publicacin del documento, como el intervalo de pginas, que parte de la hoja desea convertir y si desea o no concluir informacin no imprimible. En este caso mantenga todas las opciones tal y como se encuentran configuradas por defecto y pulse sobre el botn Aceptar.

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Ya podemos ejecutar la orden para la conversin de nuestro archivo en PDF.

De clic sobre el botn Publicar

Como hemos mantenido activa la opcin Abrir archivo tras publicacin, el documento PDF se muestra casi de inmediato en el visor. Tenga en cuenta que este visor no permite realizar cambios sobre el documento, sino slo visualizarlo y consultarlo.

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A continuacin realizaremos una nueva conversin de nuestro documento: QUE ES INTERNET.docx esta vez al formato XPS. Recuerde que este formato es propiedad de Microsoft y fue lanzado como alternativa al formato fijo por excelencia de Adobe, PDF. Aunque podramos seguir los mismos pasos que los realizados para la conversin del archivo en PDF, es decir, utilizar la opcin Crear documento PDF/XPS del comando Guardar y Enviar de la vista Backsatge, le mostraremos otra forma de llevar a cabo esta conversin. Comn en todas las aplicaciones de Office 2010. Se trata de utilizar el tradicional comando Guardar como. Veamos los pasos a seguir. Con el documento en pantalla, de clic sobre la ficha Archivo y enseguida de clic sobre el mencionado comando.

Se abre el cuadro de dilogo Guardar como, con el que ya trabajamos en lecciones anteriores. Ahora se trata de localizar en al campo Tipo el formato XPS. En este caso, despliegue dicho campo y elija el formato Documento XPS.

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Al elegir este formato el cuadro de dilogo se amplia para mostrar otras opciones, de hecho, las mismas que pudimos estudiar durante la conversin del documento a PDF. As podemos elegir el tiempo de optimizacin segn la finalidad del archivo y si deseamos o no abrir el documento tras su publicacin. Tambin puede acceder al cuadro de opciones que contienen los mismos elementos para la conversin a PDF. Mantenga las opciones tal y como estn, asigne, si lo desea, una nuevo nombre al archivo y de clic en el botn Guardar.

Debido a sus reducidas dimensiones, el documento se convierte en pocos segundos y se muestra, tal y como hemos indicado, en el visor oportuno. En este caso se trata del denominado visor de XPS, incluidos en las versiones 7 y Windows Vista. De este visor es posible consultar el contenido del documento e imprimirlo pero no modificarlo, aunque s se pueden establecerse ciertas caractersticas relacionadas con permisos y firmas.

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