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Cmo ser productivos optimizando el control del stock

Las empresas de todos los tamaos enfrentan nuevos retos para sobrevivir y ser exitosas. El ambiente econmico de hoy pone cada vez ms presin en el inventario y control del stock de las empresas, por lo que los errores en ste deben ser mnimos y, por otra parte, ser un diferenciador ante la competencia, mejoramiento de los costos y las superacin de las expectativas de los clientes, adems de sortear los mrgenes de ganancia que cada da son ms bajos. u Por Carlos Maciel (Vicepresidente de Infor Mxico).
Actualmente, las empresas se enfrentan al dilema asociado con el stock, deben determinar cmo mantener los niveles de stock lo ms bajo posible, sin sacrificar el servicio al cliente. Cualquiera sea el mercado, la mayora de las empresas de distribucin deben repensar cmo gestionar su inventario. Existe una oportunidad para posicionarse exitosamente mediante estrategias y sistemas que con una gestin del stock avanzada pueden transformar a una empresa agobiada en una operacionalmente excelente.

Exigencias econmicas presionan a las empresas

Las organizaciones en general se encuentran en un estado de constantes cambios dinmicos y turbulentos, ajuste de capital, alza en los costos y la competencia ms intensa. Los mrgenes de ganancia ms limitados, por lo que hacen que la gestin del

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stock del inventario cobre mayor importancia para lograr una mejor operacin del negocio. En ese sentido, se debe buscar la manera de disminuir los costos del inventario sin daar las relaciones con los clientes ni disminuir el nivel del servicio. La demanda se ha vuelto menos predecible que en el pasado, por lo tanto se ha vuelto ms importante evitar tener un stock enorme e innecesario que afecte la rentabilidad. Por lo que, considerando la inseguridad de las compras y las restricciones de la demanda, cada venta potencial debe realizarse con extremo cuidado. Por otro lado, los costos operacionales no han bajado, los de la energa y del transporte fluctan y en algunos casos el precio de los productos ha aumentado. Finalmente, la competencia es cada vez mayor. Las empresas que logran aumentar su productividad y performance, as como adaptarse a esta nueva economa ms exigente pueden posicionarse y ser ms eficientes y, por ende, ser fuertes. Segn John Brandt, CEO of The MPI Group: Las instalaciones de los almacenes y la distribucin son puntos cruciales de la cadena de suministro en la economa global; cualquier error en el proceso de distribucin produce prdidas en las ganancias y friccin en los clientes. Los gerentes de almacenes cuentan con mtrica claves y adoptan las mejores prcticas para asegurar que estn un paso delante de la competencia. (John R. Brandt, The MPI Group, Distribution 2008: Executive Summary, 2007).

Desafos clave en la gestin del stock

Actualmente, algunos retos difciles en la gestin del inventario que amenazan la performance, y disminuyen aun ms los mrgenes operativos en las compaas, son bsicamente: controles limitados, costos excesivos y nivel de servicio al cliente. Consideremos los temas uno a uno:
n Controles limitados. Las empresas frecuentemente no cuentan con toda la visibilidad del stock del inventario, no saben cunto tienen, si se encuentra en un sitio o en varios. Este problema puede ser grave cuando han comprado otras empresas y cuentan con varios sistemas de gestin del inventario, por lo que pueden tener inventarios excedidos y encargar artculos que ya poseen. Para lograr contar con un control completo del inventario se debe contar con informacin sobre el stock existente a disposicin, conocer las cantidades disponibles e identificar dnde est ubicada la mercanca, adems de saber el precio de los tems que necesitan y conocer la demanda especialmente en pocas de mayor solicitud estacional, tanto de subidas como cadas. n Costos excesivos. En el ambiente econmico actual, las empresas no pueden soportar el costo adicional de un inventario

ocioso. Tienen el desafo de administrar su capital de trabajo de la mejor manera posible. Sin embargo, el inventario es el factor ms significativo en sus balances. Si no pueden gestionarlo con mayor precisin, no podrn ser exitosos. Es una situacin comn para muchas empresas, el capital est atado al inventario, que no refleja la demanda, o cuentan con duplicidades en stocks excesivos en distintos sitios elevando los costos. Tambin tienen que sumar a esto el costo de manejo del inventario, y la prdida de ventas cuando no se cuenta con uno a disposicin. Aunado a ello, al no contar con control del stock del inventario no pueden negociar con sus proveedores para mejorar precios. La productividad laboral, dice Pembroke Consulting Founder Adam Fein, es crucial para la rentabilidad de la distribucin mayorista, ya que los costos de compensacin de los empleados: los salarios, comisiones y beneficios representan entre el 60 y 70% de los gastos operativos. (Adam Fein, Pembroke Consulting, IBM Website, Where Productivity Is Growing in Wholesale Distribution, August 2006). Finalmente, muchas veces venden el inventario a prdida para disminuir el stock. Todos estos costos son una carga para las organizaciones y en un ambiente como el actual es una amenaza para la rentabilidad. An si se mantiene la satisfaccin del cliente con un esfuerzo heroico, el negocio sufre.
n Servicio daado al cliente. Cuando la orden de los clientes se demora, las empresas se ven vulnerables a la no satisfaccin, penalidades financieras y hasta prdidas de negocios. Las expectativas de los consumidores, despus de todo, han subido en

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los ltimos aos. Los analistas del mercado ahora debaten la necesidad de contar con la orden perfecta, el producto correcto en el momento correcto al precio correcto. (David Blanchard, The Perfect Order Industry Week, January 1, 2007). Lamentablemente, muchas empresas ahora luchan enormemente para satisfacer sus expectativas. Para cumplir con las rdenes de manera eficiente y precisa sin cargar el inventario, las empresas deben conocer a fondo la demanda de los clientes as como el stock disponible. Deben confrontar directamente el dilema de disminuir el stock sin lastimar la relacin con los clientes.

Gestin avanzada del inventario

Para continuar siendo rentables, competitivas y operacionalmente efectivas, las empresas mejor en su clase han adoptado soluciones avanzadas para la gestin del inventario por medio de estrategias y sistemas diseados para optimizar el inventario, el control del stock y el servicio al cliente. Desde un punto de vista estratgico las compaas no sern exitosas en los prximos aos a menos que cuenten con una visibilidad exacta del inventario en todas sus ubicaciones. Es necesario ir ms all de la visin tradicional del inventario que se basa en un proceso rgido segn reglas para la orden del stock, se debe optimizar de manera de cumplir con las necesidades frecuentemente no predecibles de los clientes cada vez ms demandantes. Sin embargo, no se puede cumplir con las estrategias establecidas sin considerar sistemas que permiten poner en prctica dichas estrategias. Algunas empresas todava se basan en hojas de clculo y en mtodos de trabajo intensivos para administrar sus almacenes y depsitos, otras se apoyan en frmulas min/max que limitan la capacidad del almacn. Resulta crtico tomar decisiones basndose en factores como tiempos del proceso, das seguro de stock, historial de ventas. En lugar de simplemente estockear cuando un producto cae debajo del nivel mnimo (o mantener cuando se llega al mximo nivel), las empresas deben poder analizar las tendencias en la demanda, identificar los inventario de todas los sitios (incluyendo aquellos en trnsito) y tomar decisiones basndose en un mapeo ptimo acorde a la demanda. Por lo que los sistemas avanzados para la gestin del inventario son capaces de ofrecer a los gerentes de las empresas distribuidoras una visin general de las operaciones y seguir todo el ciclo de vida del stock del inventario desde su origen hasta su entrega y flete.

Manejo estratgico para un crecimiento futuro

Considerando la importancia del stock en los balances actuales y la tendencia de absorber capital limitado de trabajo, accionar resulta crtico para optimizar el stock en una manera que sea consistente con las demandas de los clientes. Este es un dilema difcil de enfrentar, pero resulta inevitable. Las empresas tienen ahora la oportunidad de diferenciarse e impulsar la performance a nuevos niveles en la gestin de inventario avanzado. Como mencionan algunas empresas que esperan aumentar la visibilidad del stock mientras bajan los costos del mismo. No es ninguna sorpresa que esto permite que las empresas fortalezcan su relacin con los clientes, tengan mejores condiciones para negociar con los proveedores y generen un crecimiento ms rentable. z
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