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Sistemas de Información La
revolución de los sistemas de
información: Transformando los
Negocios y la administración
Integrantes:
Jorge Araya Calderón
Luis Barahona Pereira
Matias Moreno Villagra
Erik Silva Aravena
La revolución de ls
sistemas de
información:
Objetivos de aprendizaje:
3. Explicar porqué los sistemas de información son tan importantes hoy día y cómo están formando las
organizaciones y
la administración.
4. Comparar el comercio electrónico con los negocios electrónicos y analizar su relación con Internet y
le tecnología digital.
5. Identificar los principales retos gerenciales para la construcción y el uso de sistemas de información
en las organizaciones.
Tecnologías de Información:
World Wide Web
Softwares Multimedios
Computadoras de Escritorio
Sistemas de Información:
Localizar componentes en línea
Organización: Adaptar modelos de componentes
Ingenieros Obtener modelos en línea
Diseñadores
Proveedores y
Manufactureros
InPart entrega componentes digitales por Internet.
Stacey Lawson, quien creció en Port Ángeles, Washington, siempre había querido hacer
algo que marcara una diferencia. Mientras estudiaba en Harvard para obtener un grado
de maestría en administración de empresas, le pidieron redactar un plan de negocios
ficticio. Stacey recordó una idea que había tomado de un antiguo colega de IBM (John
Major) empresa en la cual había trabajado. Major supervisaba a los ingenieros que
dibujaban en computadoras modelos 3-D de máquinas que hacían unidades de disco, y
había notado que dedicaban horas a examinar gruesos catálogos impreso de los
proveedores de componentes, en un intento por localizar los motores, las válvulas y los
cojinetes correctos para su trabajo. (Hasta el 70% de los diseños de productos importantes
consiste en componentes estándar.) Luego, los ingenieros redibujaban esos componentes
en 3-D antes de incorporarlos en sus modelos de diseño. Hasta el 25% del tiempo de los
ingenieros y diseñadores estaba dedicado a la búsqueda y redibujo de de piezas estándar.
Major pensó que quizás los ingenieros y diseñadores ahorrarían mucho tiempo si
encontraran sus componentes, ya dibujados en 3-D, en un solo catálogo computarizado.
Los fabricantes y proveedores de componentes también se beneficiarían, porque la
impresión, la distribución y la actualización de los catálogos de componentes eran muy
costosas.
El plan de negocios de Lawson llevó la idea un paso más allá, postulando un negocio que
colocará este catálogo de componentes computarizados en Internet, en el acceso y la
actualización se facilitarían mucho. Su negocio propuesto ganaría dinero mediante el
cobro por el servicio, tanto a proveedores como a usuarios. Después de graduarse en 1996,
Lawson se asocio con Major y lanzaron una compañía llamada InPart, que haría
precisamente eso.
InPart se inauguró en Marzo de 1998. Su primer producto, DesigneSuite, permite a los
diseñadores usar Internet para buscar y especificar componentes mecánicos estándar de
varios fabricantes, como engranes, accionadores, mangueras, abrazaderas, aditamentos,
motores, controles, conectores, bombas, empaques y cojinetes. Los proveedores de
componentes pagan a la compañía U$ 20.000 al año para aparecer en el sitio Web y los
clientes corporativos pagan $1.000 por cada computadora por el uso del servicio.
DesigneSuite contiene más de 200.000 modelos de componentes computarizados y está
añadiendo decenas de miles de modelos cada mes. El sitio Web proporciona datos de
catalogo como materiales, especificaciones de desempeño y requisitos de instalación,
junto con modelos 3-D del componente en cuestión y vínculos con el sitio Web del
fabricante. Los diseñadores e ingenieros pueden localizar las piezas que necesitan,
examinado imágenes miniaturas de los componentes, buscando por tipo o número de
componente o por nombre de fabricante, y pueden ver cada componente 3-D antes de
seleccionarlo. Luego InPart entrega por Internet, a las propias computadoras de escritorio
de los usuarios, los modelos de componentes que necesitan e incluso adapta la geometría
las normas de diseño de su compañía.
Fuentes: Bernard Condon, “Bootstrap”, en Forbes, 25 de enero de 1999: David Cohn, “Digital parts” en Computer Grafics World, Julio de
1998; y Bruno Valdés, “DesignSuite Delivers Parts Library Data”, en Analysis Solutions, otoño de 1998.
El innovador uso que InPart hace uso de Internet ilustra solo una de las muchas oportunidades de negocios
nuevas que esta tecnología ha creado. Tanto empresas grandes como pequeñas.
¿Por qué sistemas de información?
Hasta hace poco la información misma no se consideraba un activo importante en una compañía. El proceso
administrativo se consideraba un arte personal, de cara a cara, y no un proceso de coordinación global a
grandes distancias. Hoy día se reconoce ampliamente que para los administradores es indispensable
entender los sistemas de información, porque casi todas las organizaciones necesitan este sistema para
sobrevivir y prosperar.
ENTORNO
Clientes Proveedores
Procesamiento
Clasificacion
Acomodo
Calculo
Retroalimentación
Tres actividades de un sistema de información producen la información que las organizaciones necesitan
para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y crear productos o servicios nuevos.
Las actividades son:
Entrada: captura o reúne datos en bruto del interior de la organización o de su entorno.
Procesamiento: convierte esas entradas brutas en una forma que tiene más significado.
Salida: transfiere la información procesadas a las personas que las usaran o a las actividades en las que será
usada.
Los sistemas de información también requieren retroalimentación , que consiste en salidas que se
devuelven a los miembros apropiados de la organización para ayudarles a evaluar o corregir la etapa de
entrada.
Como ejemplo: en el sistema de información que utiliza InPart para obtener componentes, la entrada en
bruto de los diseñadores e ingenieros consiste en el nombre del fabricante, el tipo, el número y el tamaño
de componente, o las especificaciones de formato del diseño computarizado estándar de la compañía. La
computadora procesa estos datos y localiza componentes que coinciden con estos criterios, a partir de un
enorme deposito computarizado de datos de componente. Las listas de componentes que coinciden con
estos criterios, de entrada, las representaciones tridimensionales de los componentes, la exhibiciones en
linea de paginas de los catálogos de los fabricantes y los modelos computarizado de componentes a la
medida, se convierten en la salida. Así pues, el sistema proporciona información con significado, como el
modelo de componente, disponibilidad de las piezas y requisitos de instalación
Los sistemas formales se basan en definiciones aceptadas y fijas de datos y procedimientos, para obtener,
almacenar, procesar, diseminar y usar esos datos.
Los sistemas formales están estructurados, es decir, operan según reglas predefinidas que son
relativamente fijas y no se modifican con facilidad. Por ejemplo, el sistema InPart requiere que los pedidos
de componentes incluyan el nombre del fabricante y un número único para identificar a cada componente.
Los sistemas de información informales como las redes de rumores de una oficina se basan en reglas
conductuales no expresas. No existe un acuerdo en cuanto a que es información ni como se almacenara y
procesara. Tales sistemas son indispensables para la vida de una organización.
Los sistemas de información formales pueden ser computarizados o manuales (lápiz y papel). Los sistemas
de información computarizados, en cambio, se apoyan en la tecnología de hardware y software para
procesar y diseminar información.
Aunque los sistemas de información computarizados usan tecnología de computación para procesar datos
en bruto y producir información con significado, existe una distinción clara entre una computadora y un
programa computacional.
Las computadoras son el equipo para almacenar y procesar información en cambio los programas o
software son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y controlas el procesamiento por
computadora.
Administrador: debe entender las dimensiones de la organización y una visión más amplia de los sistemas y
la capacidad de solucionar los retos y los problemas del entorno de los negocios.
Organizaciones:
Las Organizaciones formales constan de diferentes niveles y especialidades, Sus estructuras reflejan una
división muy clara del trabajo en donde se contrata y capacitan a expertos para que desempeñen diferentes
“funciones” dentro de la organización.
Principales Funciones de la Organización
Función Propósito
Ventas y
Marketing Vender los productos y servicios de la organización
Manufacturas Producir bienes y servicios
Administrar los activos financieros de la organización (efectivos, acciones, títulos,
Finanzas etc...)
Contabilidad Mantener los registros financieros de la organización
Recursos Humanos Atraer, desarrollar y mantener la fuerza laboral de la organización
“Una organización coordina el trabajo mediante una jerarquía estructurada y procedimientos operativos
estándar formales”.
La jerarquía acomoda al personal en una estructura de pirámide en la que la autoridad y la responsabilidad
aumentan con la altura, Los niveles mas altos son las que contienen a los empleados gerenciales,
profesionales y técnicos, en tanto los niveles inferiores consisten en el personal operativo.
De los niveles inferiores nacen los “Procedimientos operativos estándares” (SOP)
Son reglas formales de efectuar tareas, que han sido desarrolladas para enfrentar situaciones esperadas.
Muchos de los SOP de una compañía se incorporan en los sistemas de de información, como la forma de
pagar a un proveedor o de corregir una factura errónea.
La organización requiere muchos tipos distintos de habilidades y personas, Además de los administradores:
Trabajadores de conocimientos: personas, como ingenieros y arquitectos, que diseñan productos o
servicios y crean conocimientos para la organización.
Trabajadores de Datos: Personas, como secretarias o tenedores de libros, que procesan el papeleo
de la organización.
Trabajadores de Producción o servicio: Personas que realmente producen los bienes o servicios de
la organización.
Administración:
Los administradores perciben retos de negocios en el entorno, establecen la estrategia de la organización
para responder a ellos y asignan recursos humanos y financieros necesarios para poner en práctica la
estrategia y coordinar el trabajo. En todo momento, los administradores deben ejercer un liderazgo
responsable.
Un punto que no se entiende bien es que los administradores deben hacer algo más que manejar lo que ya
existe; también deben crear nuevos productos y servicios e incluso volver a crear la organización de vez en
cuando. Una parte sustancial de la administración es la labor creativa impulsada por conocimientos e
información nuevos.
Es importante señalar que las decisiones y los papeles administrativos varían en los niveles de la
organización.
Niveles de la Organización
1. Administradores de nivel Superior (Directivos): Personas que ocupan la parte más alta de la
jerarquía de una organización y que toman las decisiones de largo plazo.
2. Administradores de nivel medio (Gerentes): Personas que se encargan de poner en práctica los
programas y planes de los directivos.
3. Administradores de nivel operativos (supervisores): Personas que se encargan de monitorear las
actividades diarias de la compañía.
“De todos los Niveles Administrativos se espera creatividad y desarrollo de soluciones novedosas a
una amplia gama de problemas”.
Tecnología:
La tecnología de información es una de muchas herramientas con que cuentan los administradores para
enfrentar cambios.
Hardware de la •Es el equipo físico utilizado en un sistema de información para actividades de entrada
computadora
Software de la •Consiste en las instrucciones detalladas que controlan y coordinan.
computadora
Tecnología de •Incluye los medios físicos para almacenar datos.
almacenamiento
Tecnología de •Consiste en dispositivos físicos y software, enlaza los diversos componentes del
comunicaciones hardware y transfiere datos de un lugar físico a otro
Enfoque Técnico
Enfoque
contamporáneo
de la
Informacion
Enfoque del
Comportamiento
Enfoque Técnico:
Este hace hincapié en modelos normativos con bases matemáticas para estudiar estos sistemas, así como
en su tecnología física y sus capacidades formales. Las disciplinas que contribuyen al enfoque técnico son las
ciencias de la computación, las ciencias de la administración y la investigación de operaciones. Las ciencias
de la computación se ocupan de establecer teorías de computabilidad, métodos para almacenar y acceder a
los datos de forma eficiente.
Enfoque del comportamiento:
Una parte importante del campo de los sistemas de información se ocupa de cuestiones de conducta que
surgen durante el desarrollo y mantenimiento a largo plazo de los sistemas de información. Cuestiones
como integración. Diseño, Implementación, utilización y administración estratégicos de los negocios no
pueden explorarse de forma útil con los modelos empleados en el enfoque técnico.
Hardware
Negocio
Estrategia
Base de datos
Software
Reglas
Procedimientos
Telecomunicaciones
Interdependencia de las organizaciones y los sistemas de información. En los sistemas contemporáneos,
existe una creciente interdependencia de la estrategia de negocios, las reglas, los procedimientos y los
sistemas de información de la organización. Cada vez es más común que los cambios en la estrategia, reglas
y procedimientos requieran cambios en hardware, software, bases de datos y telecomunicaciones. Los
sistemas existentes pueden actuar como limitantes sobre las organizaciones. A Menudo lo que a la
organización le gustaría hacer depende de lo que sus sistemas le permiten hacer.
El cambio de un sistema manual a uno computarizado era principalmente técnico: el sistema de computo
simplemente automatizaba un procedimiento de oficina, como procesamientos de cheques.
El alcance cada vez más extenso de los sistemas de información. Con el tiempo, los sistemas de información
han comenzado a desempeñar un rol más importante en la vida de la organización. Los primeros sistemas
dieron pie a cambios principalmente técnicos que eran relativamente fáciles de lograr los sistemas
posteriores afectaron el control y el comportamiento gerencial; a fin de cuenta, los sistemas influyeron en
las actividades “centrales” de las institución, relacionadas con productos, mercados, proveedores y clientes.
World
World World
Wide
Web
Wide Wide
Web
Web
World
Wide
Web
Net-empresarios asiáticos medran en Internet
Internet ha creado una nueva raza de empresarios que han visto en esta red, una inmensa potencialidad como
plataforma de negocios. Wang Zhi-dong y Sara Benecke son un claro ejemplo.
Zhi-dong, un Ingeniero Eléctrico incursionó en el mundo de empresas de libre mercado, que aun es territorio virgen
en China y creó la Stone Rich Sight (SRS), una compañía de software. Cabe destacar que en china, solo uno de
cada mil personas usa Internet. En 1997 recibió $6.5 millones de dólares en capital de riesgo estadounidense de
Walden International Group y Robertson Stevens. Cada día las páginas del sitio web de SRS recibían mas de un
millón de visitas, convirtiéndola en uno de los sitios en idioma chino mas populares del mundo.
Para finales de 1998, SRS se fusiona con Sinanet.com, el portal mas popular para los chinos “globales”, es decir,
que no estuvieran en territorio nacional. (Un portal es una página multiservicios que ofrece, entre muchas opciones,
correo electrónico, compras on-line, foros de discusión e información de diversos intereses y campos de
conocimiento, etc.) La combinación de SRS y Sinanet.com dio como resultado a Sina, transformándose en el sitio
web con mas tráfico de todo el mercado en idioma chino.
Para evitar conflicto con las políticas restrictivas referente a información, del gobierno chino, Sina mantiene
portales distintos para los mercados de China, Taiwán, Hong Kong y Estados Unidos.
La compañía está planificando implementar los servicios completos que ofrece en su portal estadounidense, en los
demás portales locales. A modo de ejemplo: En el portal estadounidense, se puede acceder a noticias, cotizaciones
de bolsa Dow Jones, publicidad, compras, correo electrónico y herramientas para buscar variada información, como
vínculos hacia otros sitios de interés, etc. Con la intención de implementar estos servicios en China, Wang está
negociando con diversos medios de comunicación local. En la actualidad Sina ve concentrados sus ingresos en la
publicidad, principalmente por las operaciones estadounidenses y taiwanesas. No obstante, Sina espera que mas
adelante puedan cobrar suscripciones por acceso y añadir capacidades de comercio electrónico y telefonía por
internet a sus servicios web.
Benecke es la presidenta ejecutiva ó CEO (Chief Executive Officer) de Asia Sources Media (ASM), una compañía
de Hong Kong que ofrece servicios vía internet a compañías de comercio global. Sus comienzos se remontan a
1970, como revista de comercio asiático. En aquella época el comercio de Estados Unidos y Europa con Asia era
muy pequeño y casi no había redes. En 1991 ASM instauró un software que automatizó las cotizaciones de precios
y la documentación de comercio tanto para compradores como para proveedores, incluía informes de carácter
contable y luego ofreció un catalogo interactivo de productos y fabricas en CD Rom, un poco mas tarde ese
catálogo se transformo en un sitio Web. Actualmente este sitio Web alberga a mas de 7.200 sitios de proveedores,
con mas de 37.000 productos y recibe mas de 10.000 consultas semanalmente. Los usuarios pueden acceder a esta
información y tienen la posibilidad de ponerse en contacto con los proveedores de los productos y servicios que ahí
se ofrecen. Esto quiere decir entonces que ASM ayuda a compradores y vendedores para encontrarse mas
fácilmente, sin recorrer distancias ni llamadas telefónicas previas. Un ejemplo de esto es un productor asiático que
recibió un pedido de 6.000 pares de gafas luego de haber intercambiado tan solo tres correos electrónicos con su
cliente. Actualmente ASM está trabajando para que estos intercambios puedan contar con transacción electrónica
de dinero. Además de los servicios ya descritos, también se ofrece un calendario de exposiciones comerciales y una
función de alerta de productos que avisa a los usuarios mediante un correo electrónico, que algún producto o
servicio que es de su interés, está disponible. Así como también existe una sección en las que una empresa puede
vender sus excesos de existencias a precios rebajados.
Algunos sitios de mercado en línea cobran porcentajes sobre las ventas de sus usuarios para cubrir sus costos y
obtener utilidades, pero ASM nunca pensó en ello, en cambio, para obtener utilidades cobra por las listas que ponen
los vendedores (y pronto, los compradores) y por la publicidad que generan en su sitio Web. Con gastos de
infraestructura mas bajos y cada vez mas clientes, la compañía deberá resultar muy rentable.
Fuentes: James Ryan,”China.com”, The Industry Standard, 15 de enero de 1999; y Art Jahnke, “Netrepreneurs, The Orient Express”, CIO
WebBusiness magazine, 1 de Marzo de 1998.
Organización
Virtual:
Central
Diseño
Logística
Ventas y Marketing
Manufacturera
Finanzas
Reorganización de Flujos de Trabajo
Los sistemas de información han ido sustituyendo gradualmente los procesos de trabajo manual, por
procedimientos, flujos y procesos de trabajo automatizados. Los flujos de trabajo electrónicos han reducido
el costo de las operaciones de muchas compañías, eliminando burocracia y las rutinas manuales que las
acompañan. Las mejoras en el manejo de los flujos de trabajo han permitido a las empresas no solo
recortar sus costos de forma apreciable, sino también mejorar el servicio a los clientes de forma simultánea.
Los flujos de trabajo rediseñados pueden tener un impacto profundo en la eficiencia de las organizaciones e
incluso dar pie a nuevas estructuras de organización, y nuevos productos y servicios.
Creciente flexibilidad de las organizaciones
Las compañías usan la tecnología de comunicaciones para organizarse de formas más flexibles, lo que
aumenta su capacidad para responder a cambios del mercado y aprovechar nuevas oportunidades. Los
sistemas de información pueden conferir a las organizaciones grandes y pequeñas, una flexibilidad adicional
que les permite resolver limitaciones que son propias de sus tamaños.
Figura 1-10
Flujo de trabajo rediseñado para el trámite de
seguros. Una solicitud requiere 33 días en un sistema
basado en papel, tomaría solo cinco días usando
Las organizaciones pequeñas suelen adoptar sistemas de computadoras, redes y un flujo de trabajo agilizado
información para adquirir un poco de fuerza y el alcance de las
organizaciones mayores. Por ejemplo, Beamscope Canada, un distribuidor de componentes electrónicos y
de computadoras de Toronto, compite eficazmente contra gigantes globales como Ingram Micro Inc., y
Merisel Inc. Su sistema Beamscope online permite a los clientes servicio en línea y recepción de pedidos las
24 horas.
Las organizaciones grandes pueden usar tecnología de información para lograr un poco de la agilidad y
responsividad de las organizaciones pequeñas. Por ejemplo, Levi Strauss ha equipado sus tiendas con
llamada Personal Pair, que permite a los clientes diseñar sus jeans a medida en vez de elegir desde un
perchero. Los clientes ingresan los datos en una computadora y esa información viaja hacia las plantas, que
producen los jeans a la medida y en la misma línea que sus productos estándar. Casi no hay costos
adicionales de producción extra, pues el proceso no requiere de almacenamiento adicional, se eliminan los
excesos de producción y no hay que llevar inventarios.