Jimnez, S. E. y De la Torre E. (Mayo, 2010). Un despacho aduanero a la vanguardia. Revista nfasis Logstica; Ao X No 119: pp. 30-34.

La Agencia Aduanal moderna a la vanguardia en la cadena logstica

Jos Elas Jimnez Snchez y Elizabeth de la Torre Romero Investigadores del Instituto Mexicano del Transporte

El comercio exterior ha permitido a muchas personas despertar gracias a un despertador fabricado en China, desayunar cereal elaborado con maz amarillo importado de Estados Unidos, conducir hasta su trabajo en un automvil fabricado en Brasil, e incluso trabajar en una empresa que importa insumos de Asia y Europa o de otro continente, para elaborar productos que son exportados a Estados Unidos, Canad u otro pas. En los ltimos aos, el comercio exterior ha jugado un papel muy importante para hacer llegar los productos a los lugares mundiales de consumo; sin embargo, llevarlo a cabo requiere de instrumentar una adecuada logstica internacional en un entorno altamente complejo. Los fabricantes internacionales, se encargan de hacer lo que saben hacer mejor: producir bienes, y a travs de su departamento de comercio exterior o embarques, se gestiona la exportacin de mercancas con apoyo de los servicios de un Agente Aduanal. Particularmente, en la cadena logstica de exportacin destacan las Agencias Aduanales que tradicionalmente realizan el despacho aduanero, el pedimento de exportacin, la clasificacin arancelaria de las mercancas y los pagos de impuestos y derechos necesarios. De acuerdo con el sistema nacional de orientacin al exportador de la Secretara de Economa, el Agente Aduanal es un profesional del comercio exterior, que mediante una patente otorgada por la SHCP, est legitimado para actuar a nombre del exportador ante la aduana para realizar el despacho aduanero (art. 40 de la Ley Aduanera). De manera particular, el proceso de exportacin es un momento de verdad crtico para este agente logstico debido a que un error en dicho proceso puede generar retrasos en las entregas a los clientes, costosas multas, e incluso provocar la prdida de la mercanca; y por tanto, la ruptura de la cadena logstica. Un Agente que no cuente con los controles adecuados de gestin y seguridad, puede provocar implicaciones legales relacionadas con el contrabando. Ciertamente, existe el estigma de que las Agencias Aduanales son un obstculo para el comercio internacional, pues los exportadores se quejan mucho del tiempo invertido en la liberacin de las mercancas y del impacto en el costo logstico; sin embargo, dada la dinmica mundial estas Agencias se han reinventado y estn adoptado un papel ms estratgico en el comercio globalizado con un gran aporte en la cadena de valor. Por ejemplo, las Agencias Aduanales modernas como parte de un grupo empresarial, ahora van ms all de sus actividades tradicionales y ofrecen servicios integrados al comercio exterior que las ha convertido en uno de los eslabones claves de la cadena logstica, y han pasado a ser de simples gestores a verdaderos transitarios u operadores logstico del tipo 4PL, con una tendencia hacia el 5PL basado en la gestin del conocimiento. En efecto, las Agencias Aduanales actualmente no slo ofrecen los servicios de despacho aduanal, sino

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que tambin ofrecen servicios logsticos (por ejemplo, etiquetado de mercanca, almacenamiento, transporte); mensajera y paquetera; transporte terrestre, martimo, o areo; asesora y defensa jurdica en materia de comercio exterior; as como servicios de comercializacin, entre otros. Algunos autores sugieren que la gran ventaja de esta evolucin radica en que un operador logstico o transitario, puede incluir en su presupuesto todos los costos desde el origen de las mercancas hasta su destino final, incluidos los costos de transporte, almacenaje, trmites burocrticos (obtencin de permisos, inspecciones, seguros y sobretodo, el despacho aduanal), etc. En trminos generales, un esquema integrado y coordinado supone un mejor control de las actividades; y por ende, menores costos logsticos, mayores garantas, perfecto estado de las mercancas y mayor respeto al tiempo pactado. El costo logstico del Agente Aduanal En un contexto tradicional normalmente los eslabones de la cadena logstica que intervienen en un proceso de exportacin/importacin (por ejemplo: exportador, transportista, almacenista, agente aduanal, etc.), actan de manera independiente conformando un costo logstico mayor a un esquema coordinado y de colaboracin derivado de una serie de problemas que se presentan, por ejemplo: a) clasificacin imprecisa de los productos, lo cual ocasiona retrasos y modificaciones en los pedimentos; b) declaracin errnea del contenido del embarque; c) informacin incompleta; d) inseguridad en la cadena de suministro; d) concentracin excesiva de la demanda en las aduanas, etc. En este sentido, lo ideal es que cada agente logstico pudiese pensar en ofrecer un servicio de calidad a travs del uso de tecnologa de punta y el rediseo de sus procesos buscando la integracin con su cliente para participar con el menor costo logstico en la cadena, tal como parecen trabajar en este sentido las Agencias Aduanales modernas; por ejemplo, las ms avanzadas hacen uso de software especializado y realizan pagos a travs de banca electrnica, y se dan el lujo de realizar los trmites respectivos en aduanas a primera hora del da adelantndose al resto. Basado en estos hechos, sera interesante que las empresas proveedoras de servicios logsticos se preguntasen cul es su nivel de aportacin en los costos logsticos en las cadenas en las que participan?; cmo influyen en los costos logsticos de su cliente?; las acciones que llevan a cabo realmente son las ms apropiadas tanto para el cliente como para el proveedor para reducir los costos totales?; en un ambiente de alta colaboracin puede establecerse que ya no es suficiente que las empresas proveedoras estn al tanto solamente sus costos logsticos, sino tambin es necesario que lo hagan con los de sus clientes. Si bien es cierto que el costo logstico de una Agencia Aduanal en el proceso de importacin o exportacin es mucho menor que el costo de las actividades de transporte, almacenamiento, inventarios, u otras, esto no debe ser motivo para que los clientes desconozcan este delicado proceso, pues generalmente tienen los ojos puestos en las actividades logsticas antes citadas como rea de oportunidad para la reduccin de costos, lo cual implica que no exigen una mayor integracin de los procesos con su Agente Aduanal. En un estudio del Instituto Mexicano del Transporte donde se entrevist a diversas compaas exportadoras, se encontr que las empresas con un alto nivel de involucramiento en materia de logstica

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internacional y procesos de importacin y exportacin tienen menores tiempos y costos en servicios similares, con respecto a las empresas que tienen poco o mnimo involucramiento en el proceso aduanal. Con base en todo lo anterior, puede decirse que una Agencia Aduanal indiscutiblemente se ha convertido en un eslabn ms de la cadena logstica de exportacin/importacin. Ciertamente, para un Agente Aduanal moderno los tiempos de despacho deben ser una prioridad, con el fin de reducirles a sus clientes costos por almacenamiento, estadas, transporte, carga y descarga de mercancas; es decir, deben buscar reducir su participacin y la de sus socios en el costo total logstico de exportacin/importacin. Para lograr lo anterior, es importante sealar que algunas Agencias Aduanales han desarrollado una mayor cobertura geogrfica logrando presencia a nivel nacional e internacional; para ello han cimentado una infraestructura con modernas instalaciones de vanguardia, con modernos sistemas de informacin y personal altamente capacitado; ubicndose principalmente muy cerca o dentro de puertos terrestres de carga interiores y fronterizos; as como en terminales de carga, aeropuertos y puertos martimos con el fin de logra un gil despacho de las mercancas. De manera especial, algunas terminales operadas por los Agentes Aduanales se han constituido como Recinto Fiscalizado, ofreciendo una nueva alternativa para el almacenaje y manejo de las mercancas de comercio exterior; el despacho aduanero de las mismas se puede efectuar sin haber sido sujetas a un rgimen aduanero (importadas/exportadas) de acuerdo con el plazo legal establecido en la Ley Aduanera, y durante su estancia previa al cumplimiento del despacho no estn sujetas al pago de derechos e impuestos al comercio exterior. Una ventaja adicional se refiere a que el reconocimiento previo puede realizarse en este tipo de instalaciones. An cuando muchas Agencias Aduanales no han buscado la certificacin de sus procesos en sistemas de calidad, este paso podra ser muy importante para ellas y sus clientes para asegurar el proceso de integracin. Por ejemplo, un sistema de esta naturaleza puede ayudar a las compaas a consolidar todos sus procedimientos, haciendo posible una mayor integracin con sus clientes a travs de los sistemas de informacin complementados con el Internet, de tal forma que le permita al cliente dar seguimiento a sus mercancas, disponer de estados de cuenta de sus facturas, copias digitalizadas de pedimentos, copias digitalizadas de facturas, fotografas de su mercanca en previos, etc; sin costo adicional para ellos. Tecnologas de la comunicacin especializadas El proceso de exportacin como tal no ha variado mucho pero las nuevas tecnologas de comunicacin marcan una gran diferencia en los tiempos requeridos para realizar la exportacin de manera tradicional con respecto al tiempo requerido empleando software especializado y telecomunicaciones. Estas tecnologas de informacin permiten que una vez que se cuenta con toda la documentacin necesaria, la agencia aduanal sea capaz de elaborar un pedimento de exportacin, validarlo y hacer el pago de aranceles en tan solo

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veinte minutos. En el mercado existen varias opciones de software que permiten agilizar los trmites aduanales. Esta clase de software ofrece herramientas para elaboracin, validacin e impresin de pedimentos de importacin y exportacin ya sea temporal o permanente, adicionalmente permiten calcular el pago de aranceles, realizar pagos electrnicos a diferentes bancos. Llevan el control de consecutivos de pedimentos y permite obtener reportes de pedimentos realizados y elaborar facturas, entre otras funciones. En el cuadro 1, se observa un resumen del proceso de despacho aduanal tradicional y tecnificado. Cuadro 1. Proceso tradicional vs proceso tecnificado en el despacho aduanal
Proceso tradicional de exportacin El cliente enva la informacin del embarque a exportar. El Agente Aduanal recibe la informacin y elabora el pedimento. El Agente Aduanal calcula los impuestos a pagar. El Agente Aduanal va al banco y paga en ventanilla. El Agente Aduanal presenta el pedimento el cual se revisa y en caso de ser correcto se valida en caso de estar incorrecto el Agente debe corregirlo y volver a presentarlo en la aduana. Una vez que el pedimento fue validado se presenta la mercanca en aduana junto con el comprobante de pago expedido por el banco y el resto de la documentacin del embarque. En aduana deber pasar a revisin fsica o desaduanamiento libre segn el semforo. Proceso con tecnologas informticas de exportacin El cliente enva la informacin del embarque a exportar por correo electrnico El Agente Aduanal recibe la informacin y elabora el pedimento. El pedimento se valida de manera electrnica en el sistema de validacin, esto tiene un costo por pedimento. Una vez validado se determina el pago que corresponde realizar y se proporciona una firma electrnica para el pedimento. Se realiza el pago a travs de banca electrnica. Se imprime el pedimento el cual incluye un cdigo de barras para su rpida identificacin por medios electrnicos, incluye la firma electrnica de validacin y la confirmacin de pago del banco, cada pedimento consta de cuatro hojas, en caso de ser necesario incluir anexos, cada uno de estos anexos tambin constarn de cuatro hojas. El embarque se presenta en aduana acompaado del pedimento y la documentacin correspondiente. En aduana deber pasar a revisin fsica o desaduanamiento libre segn el semforo.

Con las tecnologas de la informacin las Agencias Aduanales en sus reas operativas y administrativas logran acelerar el flujo de los datos dentro de la organizacin y aumentar la confiabilidad de la misma, evitando errores por duplicidad de informacin. Ayuda a administrar activos y recursos humanos. Por supuesto, la inversin en este tipo de tecnologas permite la reduccin de costos y aumenta la seguridad en la disponibilidad de la informacin; pero sobre todo, agiliza el despacho aduanal, lo que implica un mejor servicio a exportadores e importadores. Organizacin de la Agencia Aduanal moderna

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Derivado de las necesidades cambiantes del comercio exterior, en el tiempo las Agencias Aduanales han modificado su estructura organizacional de manera importante. Su evolucin parte de los principios bsicos de la departamentalizacin por clientes, hasta una organizacin territorial basada en un esquema departamental por procesos, pasando por la divisin del trabajo con un enfoque en funciones. En efecto, el surgimiento del Agente Aduanal se basa en la necesidad de atender demandas especficas de exportacin/importacin, en donde los inicios de la operacin aduanera era un proceso burocrtico y lento, ya que toda la papelera ante la aduana se presentaba en original. Por lo tanto, los documentos originales eran enviados a travs del correo y las compaas de paquetera, en los medios de transporte rudimentarios propios de la tercera dcada del siglo XX. De acuerdo con la historia de algunas Agencias Aduanales, en esa poca empezaron su empresa con solo tres empleados, suficientes en aquel entonces para manejar hasta seis clientes. Por su parte, el paso de la organizacin por funciones, arranc a partir de mediados de siglo pasado, en donde la construccin de bodegas destinadas al almacenamiento de productos y oficinas ubicadas en otros sitios por parte del Agente Aduanal fueron las primeras acciones para realizar actividades especficas en cada rea de expansin. Una Agencia Aduanal tpica dispone de los departamentos de administracin, cobranza, contabilidad, logstica y operaciones (importacin y exportacin, que incluye a los tramitadores que van a la aduana y los que llenan los pedimentos). Fue hasta los aos 70 que los Agentes Aduanales expanden sus actividades de manera ms formal a distintos territorios del pas, con el propsito de ofrecer sus servicios de manera puntual a necesidades locales. A la fecha, la organizacin territorial basada en la integracin de procesos es una de las ms ampliamente utilizadas por las Agencias Aduanales. Su presencia en diversas zonas geogrficas del pas les permite ofrecer servicios a travs de la localizacin de oficinas e infraestructura, pero sobre todo, con el uso de las tecnologas de la informacin llevan a cabo la integracin de los procesos con su cliente para lograr un despacho aduanal de las mercancas ms expedito en la cadena logstica; no obstante, es importante mencionar que muchos Agentes no slo atienden el mercado nacional, sino tambin el internacional; en este sentido, la expansin de la Agencia Aduanal moderna no termina ah, sino que ahora lleva a cabo alianzas estratgicas con otras Agencias en el mundo y con grandes compaas de transporte, distribucin y almacenamiento, integrando importantes corporaciones de negocio. Comentarios finales Como puede observarse del desarrollo empresarial que han tenido las Agencias Aduanales, puede decirse que lejos de ser un obstculo, actualmente se han convierto en una entidad facilitadora. Ciertamente, algunas compaas reconocen que han tenido la oportunidad de participar en los distintos procesos de transformacin de un sistema aduanal que se ha venido adecuando a las diferentes etapas de desarrollo econmico nacional, desde el proteccionismo en el pasado, hasta la apertura comercial en la actualidad, lo que les ha dejado una amplia experiencia que ponen a disposicin de sus clientes.

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Por el otro lado, que el costo logstico del Agente Aduanal resulte para algunas empresas poco representativo no significa que deba restrsele importancia a su integracin empresarial. Como parte de la cadena logstica es recomendable que las empresas exportadoras mantengan una buena comunicacin con su Agente Aduanal con el propsito de integrar sus plataformas tecnolgicas y sus procesos logsticos, con el afn de lograr mejoras que reduzcan su participacin porcentual en el costo logstico total y la reduccin de tiempos en los procesos de exportacin/importacin. En este sentido, desde el punto de vista del Agente Aduanal, Eduardo Reyes Daz Leal en su libro Despacho Aduanero Electrnico: Futuro de las Aduanas, reconoce la importancia de la participacin del Agente Aduanal en el mundo ante un nueva fase de vida de las aduanas, recomendando que dicha figura se mantenga como obligatoria, pero se les haga evolucionar para que se entienda que el agente aduanal en el mundo NO es un intermediario, sino un certificador de todo aquello que se requiere, de la correcta aplicacin de la norma, del no abuso de los importadores y exportadores y, por supuesto, el no abuso de las autoridades y personal de las aduanas. Desde el punto de vista de las empresas altamente exportadoras, algunas sugieren que desaparezca este agente logstico, pues consideran que su departamento de comercio exterior puede tener las patentes necesarias para realizar est labor. La realidad es que las Agencias Aduanales en las ltimas dos dcadas se han venido consolidado, pues la direccin de las acciones empresariales se ha enfocado a la tercerizacin de todas aquellas actividades que representan costos fijos. Otra cosa que es my verdadera, es que la dinmica comercial implica cambios muy acelerados en materia legislativa, y por tanto, se requiere de especialistas en este sentido. Reyes Daz agrega que el Agente Aduanal es el mejor eslabn para que el importador-exportador no tenga problemas en el futuro por lo que es el ms grande asegurador de la certidumbre jurdica de los contribuyentes, es, adems, el eslabn logstico que integra a una transportacin de caractersticas globales con la logstica local que, por mucho, es diferente a la primera.

Como citar este artculo: Jimnez, S. E. y De la Torre E. (Mayo, 2010). Un despacho aduanero a la vanguardia. Revista nfasis Logstica; Ao X No 119: pp. 30-34.