Fundamentos de contabilidad

Organizacin y Gestin de proyectos

Partes de la contabilidad
La contabilidad tiene diversos libros que son indispensables para toda empresa los cuales son: Diario Inventario Mayor Existen tambin los llamados "Libros Auxiliares" tales como, el Libro de Caja, el Diario Auxiliar de Ventas, el Diario de Cuentas Corrientes, Documentos por Pagar, Bancos, Etc.

 que es la contabilidad de una empresa?

La contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.

qu es la contabilidad?
Inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del franciscano Fray Luca Paccioli de 1494 titulado "La Summa de Arithmtica, Geometra Proportioni et Proportionalit", en donde se considera el concepto de partida doble por primera vez. Actualmente, dentro de lo que son los sistemas de informacin empresarial, la contabilidad se erige como uno de los sistemas ms notables y eficaces para dar a conocer los diversos mbitos de la informacin de las unidades de produccin o empresas

1.- DOCUMENTOS CONTABLES

La contabilidad es una herramienta que nos ayuda a conocer la situacin financiera de una empresa. Se elaboran diversos documentos, pero inicialmente nos vamos a centrar en los dos principales: el Balance la Cuenta de Resultados.

1.a BALANCE
El Balance nos permite conocer la situacin financiera de la empresa en un momento determinado: el Balance nos dice lo que tiene la empresa y lo que debe. El Balance se compone de dos columnas: el Activo (columna de la izquierda) y el Pasivo (columna de la derecha). En el Activo se recogen los destinos de los fondos y en el Pasivo los orgenes.

El balance de situacin
Balance de situacin - Pasivo Pasivo (x euro)
Fondos Propios Capital & Reservas Total Pasivo Fijo Pasivo Circulante Acreedores Otros Acreedores Admistracin Pblica Acreedora Deudas con Entidades de Credito Deudas con Entidades de Credito Diferidas Total Exigible a corto plazo Total pasivo 1.397.665 1.784.688 800.725 0 1.827.028 5.810.106 12.707.809 822.166 208.834 1.359.154 93.081
Activo circulante Total Activo Fijos 1.042.717 233.773

Balance de situacin - Activo

1999 1998
1.018.737 1.018.737
Activos (x euro) Activo fijo Equipos Proceso Informacin Otras Instalaciones Elementos transporte 463.846 465.642 113.229 119.639 114.134 0 1999 1998

6.897.703 6.897.703

1.574.613 4.057.848 5.076.585

Clientes Otros deudores Administracin Pblica Deudora Tesorera Total Activo Circulante Total activo

2.636.191 2.819.458 181.234 6.028.209 11.665.09 2 12.707.80 9

3.275.025 1.505.329 15.042 47.416 4.842.812 5.076.58 5

Balance de situacin - Pasivo

Pasivo (x euro) Fondos Propios Capital & Reservas Total Pasivo Fijo Pasivo Circulante Acreedores Otros Acreedores Admistracin Pblica Acreedora Deudas con Entidades de Credito Deudas con Entidades de Credito Diferidas Total Exigible a corto plazo 1.397.665 1.784.688 800.725 0 1.827.028 5.810.106 822.166 208.834 1.359.154 93.081 1.574.613 4.057.848 6.897.703 6.897.703 1.018.737 1.018.737 1999 1998

Total pasivo

12.707.809

5.076.585

Balance de situacin - Activo

Activos (x euro) Activo fijo Equipos Proceso Informacin Otras Instalaciones Elementos transporte Total Activo Fijos Activo circulante Clientes Otros deudores Administracin Pblica Deudora Tesorera Total Activo Circulante Total activo 2.636.191 2.819.458 181.234 6.028.209 11.665.092 12.707.809 3.275.025 1.505.329 15.042 47.416 4.842.812 5.076.585 463.846 465.642 113.229 1.042.717 119.639 114.134 0 233.773 1999 1998

Cuenta de resultados
Prdidas y ganancias (6 aos)
(x 1.000.000 euros) Ventas Netas Margen Bruto Resultado Operativo Beneficios antes de Impuestos Resultado Operativo s/ Ventas (%) Beneficio Neto Beneficio Neto s/ Ventas (%) 2000 33,0 14,0 5,3 5,5 17% 3,6 11% 1999 29,8 11,8 6,3 6,4 21% 4,5 15% 1998 19,7 7,6 4,8 4,8 24% 3,0 15% 1997 7,9 3,0 1,4 1,3 16% 0,8 10% 1996 5,5 2,1 1,1 1,1 20% 0,7 13% 1995 3,3 1,3 0,5 0,5 15% 0,3 9%

Empleados Filiales Empleados Asignados a Clientes

82 13 413

56 8 365

30 4 306

22 4 120

10 3 67

7 3 60

1.A BALANCE
Las trminos Activo y Pasivo pueden dar lugar a confusin, ya que pudiera pensarse que el Activo recoge lo que tiene la empresa y el Pasivo lo que debe. Esto no es correcto, ya que por ejemplo los fondos propios van en el Pasivo. Balances, segn el momento en que se obtengan:
Balance de apertura: al comienzo del ejercicio; nos permite conocer con que recursos cuenta la empresa para iniciar su ejercicio econmico. Balances parciales: a cierre del mes, trimestre, semestre, o con la periodicidad que se quiera; nos permite conocer la situacin de la empresa en esos momentos determinados. Balance final: al cierre del ejercicio; nos permite conocer como queda la situacin financiera de la empresa una vez finalizado su ejercicio econmico (normalmente el 31 de diciembre).

Ejemplo
Vamos a suponer que queremos montar una empresa de transporte y que para ello necesitamos un camin que cuesta 1.000.000. Para financiar solicitamos un crdito. Cul sera el Balance Inicial de esta empresa? En su Activo (columna de la izquierda) se recogera el camin (destino de los fondos), mientras que en su Pasivo (columna de la derecha) se recogera el crdito (origen de los fondos).

ACTIVO
Camin .1.000.000

PASIVO
Crditos.......... 1.000.000

Principio bsicos de contabilidad: el Activo siempre tiene que ser igual al Pasivo; en todo Balance de una empresa.

Ejemplo
Vamos a suponer que en el caso anterior la empresa financia la compra del camin con recursos propios (capital). Su Balance Inicial sera: ACTIVO Camin ..... 1.000.000 PASIVO Capital..... 1.000.000

Comparando los dos ejemplos anteriores se puede ver como el Pasivo recoge el origen de los fondos de la empresa, sean propios (capital) o ajenos (crditos); por lo tanto es incorrecto considerar que el Pasivo representa lo que debe la empresa.

1.b Cuenta de resultados

La Cuenta de Resultados recoge el beneficio o prdida que obtiene la empresa a lo largo de su ejercicio econmico (normalmente de un ao). La Cuenta de Resultados viene a ser como un contador que se pone a cero a principios de cada ejercicio y que se cierra a final del mismo. Mientras que el Balance es una "foto" de la empresa en un momento determinado, la Cuenta de Resultados es una "pelcula" de la actividad de la empresa a lo largo de un ejercicio. Balance y Cuenta de Resultados estn interrelacionados, su nexo principal consiste en la ltima lnea de la Cuenta de Resultados (aquella que recoge el beneficio o prdida), que tambin se refleja en el Balance, incrementando los fondos propios (si fueron beneficios) o disminuyndolos (si fueron prdidas).

 La empresa, en su ejercicio econmico, ha vendido 1.000 pesetas, ha incurrido en unos costes de 400 de materia prima, 200 de mano de obra, 100 de gastos financieros (intereses de los crditos) y 50 de impuestos. Lla empresa en este ejercicio ha obtenido un beneficio de 250 que se reflejan tambin en el Balance de la empresa en el Pasivo, ya que este beneficio de 250 ptas es un origen de fondos para la empresa, con los que podr financiar nuevas adquisiciones

Ejemplo
Ventas Coste de la mercanca Gastos de personal Gastos financieros Impuestos Resultado final (beneficio) 1.000 -400 -200 -100 -50 250

2.- Los libros de la empresa

La empresa va generando operaciones diarias (compras, ventas, pago de nminas, facturas varias, etc.) que hay que ir contabilizando. El Libro Mayor y el Libro Diario son los documentos donde se recogen estos movimientos diarios, y nos permitirn tener toda la informacin contable ordenada y disponible para cuando necesitemos elaborar el Balance y la Cuenta de Resultados

2.A El libro diario

El Libro Diario recoge por orden cronolgico todas las operaciones que se van produciendo en una empresa. Cada operacin contable origina un apunte que denominamos asiento y que se caracteriza porque tiene una doble entrada: en la parte de la izquierda (Debe) se recoge el destino que se le da a los recursos, y en la parte de la derecha (Haber) el origen de esos recursos.

Ejemplo
Adquisicin de un camin de 1.000.000 financiada con un crdito. En primer lugar, la empresa recibe del banco el crdito de 1.000.000. Este ser el primer asiento en el Libro Diario: 1.000.000 .......... Caja a Bancos .......... 1.000.000

En la parte de la izquierda (Debe) se recoge el destino de los fondos (el importe del crdito se ha ingresado en la "caja" de la empresa) y en la derecha el origen de los mismos (el dinero proviene de un crdito del banco). En segundo lugar, compramos el camin con el dinero que tenemos en la caja: 1.000.000 ........ Camin a Caja ........ 1.000.000

Como hemos indicado, todas las operaciones econmicas que vaya realizando la empresa se irn recogiendo por orden cronolgico en este Libro Diario.

Ejemplo
Veamos como se registran en el Libro Diario las siguientes operaciones: 1.- Se funda la empresa con una aportacin de los socios de 1.000.000 pesetas 2.- La empresa pide un crdito de 500.000 pesetas 3.- Se adquiere una oficina por 750.000 pesetas (una ganga). 4.- Se devuelve el crdito de 500.000 pesetas al Banco. 1.000.000 ...... Caja 500.000 ...... Caja 750.000 ...... Inmuebles 500.000 ...... Bancos a a a a Capital ....... 1.000.000 Bancos ..........500.000 Caja ...... 750.000 Caja ...... 500.000

2.B El libro mayor

El Libro Mayor se divide en hojas, y cada hoja est dedicada a una cuenta contable, donde se recoge todos los apuntes que afectan a esa cuenta concreta: por ejemplo, una hoja estar dedicada a la cuenta de "caja", otra a "bancos", otra a "capital", etc. El Libro Mayor recoge en estas hojas todos los movimientos que se registran en el Libro Diario. Cada pgina del Libro Mayor tiene dos columnas, la de la izquierda que se denomina "Debe" y la de la derecha "Haber", que coinciden con las del Libro Diario; es decir, un apunte en el "Debe" en el Libro Diario se recoge tambin en el "Debe" de la cuenta correspondiente del Libro Mayor.

Ejemplo
Si un crdito de 1.000.000 pesetas que solicita la empresa se contabilizaba en el Libro Diario como: 1.000.000 ...... Caja a Bancos ...... 1.000.000

lo pasaramos al Libro Mayor, a la pgina correspondiente a la cuenta "Caja", donde haramos el siguiente apunte: DEBE 1.000.000 HABER

Y en la pgina del Libro Mayor correspondiente a "Bancos" (crditos), haramos el apunte: . DEBE HABER 1.000.000

Cuando necesitemos elaborar el Balance de la empresa, calcularemos el saldo de cada cuenta del Libro Mayor y ese saldo es el que aparecer asignado a cada cuenta en el Balance.

Ejemplo (2)
De las siguientes cuentas del Libro Mayor se calcular el saldo: Caja DEBE HABER 1.000.000 400.000 Al elaborar el Balance, 500.000 700.000 nos aparecer en el Activo, en la cuenta de 250.000 "Caja", 650.000 SALDO ...... 650.000 pesetas, y en el Pasivo, en la cuenta de Bancos (crditos) "Bancos", 2.500.000 DEBE HABER pesetas 500.000 500.000 1.000.000 1.500.000 SALDO ...... 2.500.000

3.- La cuenta de resultados

La Cuenta de Resultados es un documento contable en el que se recogen los ingresos y gastos que tiene la empresa durante el ejercicio econmico; la diferencia de estos nos dar el beneficio o prdida de la sociedad. Los ingresos son aquellas operaciones que incrementan el valor patrimonial de la empresa, mientras que los gastos son aquellas actividades que lo disminuyen. Ejemplo de ingresos: venta de productos, dividendos recibidos por la empresa, subvenciones, etc. Ejemplo de gastos: consumo de mercaderas, coste de la plantilla, consumo telefnico y elctrico, etc.
hay un aspecto fundamental que hay que tener muy claro desde el principio. La diferencia entre los conceptos de ingresos y cobros, as como entre los conceptos de gastos y pagos.

Ingresos y cobros
Ingresos y cobros. Ingresos y cobros son dos conceptos distintos. El concepto de ingreso hace referencia a operaciones que incrementan el valor patrimonial de la empresa, mientras que el concepto de cobro se refiere al hecho en s de recibir el dinero. Por ejemplo, si gano un premio de lotera, en el momento en el que sale mi nmero premiado se produce un ingreso (ha aumentado el valor de mi patrimonio), aunque puede que no cobre el premio hasta dentro de un mes. Posteriormente, en el momento en el que recibo el dinero del premio, se produce el cobro.

Gastos y pagos
La diferencia entre los conceptos de gastos y pagos es similar a la anterior: el gasto hace referencia a una operacin que disminuye el valor de mi patrimonio, mientras que el pago se refiere al hecho de entregar el dinero y saldar la deuda. Por ejemplo, si me ponen una multa de trfico por exceso de velocidad (cosa harto improbable en compaa de mi mujer, para quien superar los 100 km/horas es poco menos que desafiar todas las leyes de la fsica, de la qumica, y hasta del derecho natural), en ese momento de la multa se me origina un gasto (disminuye el valor de mi patrimonio), aunque la multa tarde 2 meses en pagarla.
En la Cuenta de Resultados se recogen los gastos en los que incurre la empresa, con independencia del momento en el que procede a su pago.