ADMINISTRACION EN EL SISTEMA DE SUMINISTR El objetivo es garantizar el suministro oportuno y suficiente de medicamentos o insumos requeridos por los usuarios de una

institucin, cuando estos lo requieran. SUMINISTRO: Todos los elementos que forman parte de los insumos hospitalarios, medicamentos, apsitos quirrgicos, diversos tipos de jeringas, etc. 1. SELECCIN Se debe responder a las preguntas: Cuales productos debemos comprar? Cuales productos debemos tener disponibles? En que cantidades debemos comprar? PAUTAS PARA LA SELECCIN. La OMS ha recomendado los siguientes criterios: Seleccionar medicinas que tengan eficacia comprobada y pocos riesgos (efectos adversos) Seleccionar el nmero mnimo de medicamentos requeridos para tratar las enfermedades predominantes Comparar los productos de introduccin reciente al mercado con los que tienen eficacia conocida e incluirlos slo si se encuentra que tienen ventajas sobre los productos que tenemos en uso. Incluir productos con ms de un principio activo, solamente cuando proporcionan verdaderos beneficios con respecto al uso individual de cada componente. Cuando existen diversas alternativas de medicacin disponibles, seleccionar productos con claras indicaciones de ser el medicamento de preferencia para las enfermedades mas frecuentes en nuestro sitio de accin. Seleccionar productos farmacuticos para los cuales se hayan establecido normas adecuadas de calidad. Investigar a fondo las contraindicaciones, reacciones adversas y advertencias, con el fin de obtener el ndice riesgo/beneficio del producto. En lo posible, utilizar el nombre genrico, lo cual permitir la compra de medicamentos de calidad a precios econmicos.

PASOS GENERALES EN LA ADQUISICION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS

Eleccin del mtodo de adquisicin se escoge teniendo en cuenta elementos de diferente orden: Legislacin vigente en cada pas, calidad de los medicamentos ofertados, costo, gasto en el proceso, servicios del proveedor, y control del proceso.

Las adquisiciones se han definido como el proceso de obtener un suministro, bien sea de un proveedor pblico o privado. Pasos Generales: 1.Reconsiderar la seleccin de medicamentos. Saber con exactitud que artculos se necesitan. 2.Determinar las cantidades requeridas de cada uno de los productos seleccionados. 3.Conciliar las necesidades con los fondos. 4.Escoger el mtodo de adquisicin. Una vez que se ha determinado los productos y las cantidades que vamos a adquirir, se inicia el proceso de compra, con la seleccin del mtodo (compra directa, licitacin abierta, etc) 5.Localizar y seleccionar a los proveedores. Este proceso requiere del conocimiento de las fuentes que suministran productos farmacuticos. 6.Especificar los trminos del contrato, el cual incluir el nombre del o de los productos,, las cantidades a comprar, el precio, los plazos de entrega, las condiciones de calidad , las plizas de cumplimiento y en general las obligaciones contractuales. 7.Ejecutar un control sobre el progreso del pedido, con el fin de garantizar la oportunidad de la entrega y el suministro.

8.Recibir e inspeccionar los productos motivo de la entrega, para confirmar que el proveedor ha suministrado el producto correcto y en las cantidades y calidad solicitadas. 9.Efectuar el pago de acuerdo con las condiciones convenidas. 10.Distribuir los medicamentos o productos comprados, aqu termina la funcin de adquisicin y se inicia la de distribucin. 11.Recopilar la informacin sobre el consumo. Se debe mantener registros exactos en cada punto de distribucin.

Para la programacin de adquisicin de medicamentos, quien toma la decisin de la compra, deber tener la siguiente informacin. . El listado bsico de medicamentos. . Las actividades de salud programadas: Consultas generales, especializadas y de urgencias, Egresos hospitalarios, Campaas especiales. . Los consumos histricos. Se basa en anlisis de registros sobre prescripcin y utilizacin de medicamentos segn informacin de las recetas mdicas y en las historias clnicas. . El diagnostico de salud de la poblacin objeto.

2. ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS

INSPECCION Y RECEPCION El almacenamiento se inicia desde el mismo instante que damos ingreso al almacn de las mercancas recibidas.

Cumplimiento de especificaciones administrativas respecto a: . La inspeccin y recepcin de medicamentos, condiciones de entrega, presentacin, empaque, registro sanitario, forma farmacutica, valor unitario, valor total, etc. . El certificado de calidad correspondiente a cada lote. Fechas establecidas para la entrega. Cumplimiento de las especificaciones tcnicas referente a: Cantidades completas, para ello comparar la existencia fsica con la factura del proveedor y al orden de compra. Verificacin visual de: -Estado de empaques si estas intactos o rotos. -Rotulacin: leyendas impresas conforme a la orden de compra. -Fecha de vencimiento. Elaboracin de actas de recepcin o comprobantes de ingreso. Elaborar los formatos y tenerlos impresos. ALMACENAMIENTO DE SUMINISTROS. SELECCIN DEL SITIO ADECUADO: -Fcil acceso, capacidad para la recepcin y redistribucin de medicamentos, entradas y salidas sin dificultades, rea para estacionamiento. -Buenos servicios pblicos: agua luz, etc. -Comunicacin, servicio telefnico. -Drenajes, rea no propensa a inundaciones. -Seguridad, rea no aislada, con posibilidades de vigilancia.

TAMAO DEL REA DE ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS. El rea es funcin de la frecuencia en la recepcin de las entregas de proveedores, de las cantidades a almacenar y las caractersticas de los frmacos; si se necesita red de frio o condiciones de iluminacin especiales.

DISEO DEL REA DE ALMACENAMIENTO. -Para un fcil movimiento es preferible una sola planta. -Tener en cuenta la circulacin del aire natural o artificial para conservacin de los medicamentos -Disponer el rea para la utilizacin de estibas y estantes para almacenar grandes cantidades. Contar con carretilla, escaleras, equipo de proteccin personal. -Fcil mantenimiento, los pisos deben permitir el aseo, debe haber drenajes adecuados para la salida del agua. -rea apropiada para medicamentos que requieren condiciones especiales de temperatura como refrigeracin.(vacunas, sueros, antitoxinas) -rea o lugar seguro para medicamentos con controles especiales.(barbitricos, oxitcicos, derivados morfnicos, etc.) -rea para productos farmacuticos en cuarentena. -rea preferiblemente externa para sustancias inflamables. -rea de recepcin y entrega. -rea administrativa. -rea de servicios sanitarios. CONSERVACION DE LOS MEDICAMENTOS Los productos farmacuticos requieren de condiciones ambientales adecuadas a las propiedades de sus componentes para impedir la accin de la humedad, de temperaturas altas, luz, etc. La humedad afecta algunos medicamentos, por eso es recomendable mantenerlos en un rea fresca, a temperaturas de almacenamiento hasta un mximo de 25 a 30 C para ello ventiladores o aires acondicionados. La luz solar deteriora la mayora de los compuestos medicamentosos. Para ello cortinas o conservacin en cajas de cartn. El calor es otro enemigo de muchos frmacos. Los insectos y roedores Deben evitarse en los almacenes por medio de fumigaciones.

3. CONTROL DE INVENTARIOS.

El inventario nos asegura un suministro oportuno. En todo proceso de compras es importante descontar a las necesidades de medicamentos, las existencia probables en el momento que culmina la compra y se reciben los medicamentos, as mismo se deben adicionar otras cantidades, que permitan asumir cualquier incremento inesperado en la demanda o cualquier retraso en la compra. Existencia de seguridad o nivel mnimo de existencia NME O STOCK MNIMO. Representa la cantidad de reserva para evitar ruptura en inventarios o agotamientos totales, Podemos utilizar el equivalente a una semana de demanda por un mes de tiempo de reposicin, ms dos semanas. Si en la institucin se da el caso contrario se da un proceso de adquisicin gil, el NME puede ser mas pequeo as NME=CONSUMO PROMEDIO X FRACCION DE TIEMPO DE REPOSICION Es decir si el proceso de adquisicin se demora tres meses podemos tomar un tercio de ese tiempo. El tiempo de reposicin es fijado por la institucin de acuerdo con el periodo que consumen las actividades de compra de los medicamentos.

Se puede recurrir a la desviacin estndar se toma una serie de datos de consumo de meses anteriores y lo siguiente: -Sumar los consumos y establecer el promedio. -Establecer las derivaciones frente al promedio -Sumar las desviaciones en sus valores absolutos -Multiplicar el promedio. - Multiplicar el resultado anterior por el tiempo de reposicin. TAMAO DEL PEDIDO ECONOMICO -Variables de tiempo, es el que requieren las actividades del proceso de adquisiciones. -Variables de lugar, relacionadas con el pas o regin. -Variables de cantidad, por los niveles mnimos de existencia o de seguridad. -Variables de espacio, para el almacenamiento -Variables econmicas, de disponibilidad de recursos financieros. MANEJO DE INVENTARIO ORDENAMIENTO DE MEDICAMENTOS. Es la distribucin racional dentro del rea de almacenamiento, de acuerdo a criterios preestablecidos: medicamentos de movimiento rpido deben ubicarse en reas prximas a los lugares de entrega o salida del almacn, en contraste con los de utilizacin ms lenta. Frmacos que vienen en grandes volmenes como sueros, se deben ordenar en lugares prximos a los medios de transporte. Otras formas de ordenamiento: Orden alfabtico, con base en el nombre genrico del producto farmacutico Por forma farmacutica, Segn el nivel de atencin. CONTROL DE INVENTARIO. Para verificar las existencias fsicas y registradas. Para definir pedidos e iniciar el proceso de adquisicin.

Inventario general, una vez al ao con fines fiscales y legales. Se establece en forma exacta las existencias fsicas y sus valores para incorporarlos al balance. Las diferencias entre existencias registradas y encontradas fsicamente deben ser explicadas por los responsables del inventario. Tambin sirve para identificar suministros deteriorados, vencidos a la falta de registros de recepcin y entrega. Inventario peridico, se realiza segn intervalos de tiempo establecidos en la institucin de 3, 4 o 6 meses
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