El Autor: El licenciado alemn Frank Herrmann vive y trabaja desde 1992 en varios pases de Amrica Latina.

Es experto en Relaciones Pblicas y se ha especializado en la asesora de ONG. Si su organizacin tiene sugerencias, crticas o inters de contratar al autor, comunquese a la siguiente direccin electrnica: frank_herrmann@yahoo.com

Responsables de la edicin:
Autor: Frank Herrmann Jefa de Proyecto: Martina Hahn Edicin: Humberto Coronel, Ana Mara Cano Diseo grco y diagramacin: Camila Bustamente camila@amauta.rcp.net.pe Diseo de cartula: Manuel Rodrguez, Wilber Dueas Impresin: Tarea, Asociacin Grca Educativa, Lima, Per tareagraca@terra.com.pe Crditos de Fotos: Archivo de la Fundacin Konrad Adenauer; Pgina 106, Infocvica; Pgina 13, 69, Claudia Erb; Foto Cartula, Manuel Rodrguez

1 edicin, 2004 Los derechos del presente material pertenecen a la Fundacin Konrad Adenauer y al autor Frank Herrmann Fundacin Konrad Adenauer, Programa de Medios de Comunicacin y Democracia en Amrica Latina Calle Arica 794 Miraores, Lima 18, Per Telf: (0051-1) 2415387 2415388 / Fax: (0051-1) 4459374 medios@kas.org.pe, www.medioslatinos.com

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Relaciones Pblicas para ONG

Frank Herrmann

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Declaracin Universal de los Derechos Humanos

(Resolucin adoptada y proclamada en la Asamblea General de las Naciones Unidas del 10 de diciembre de 1948.)

Artculo 19

Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinin y de expresin; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitacin de fronteras, por cualquier medio de expresin.

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ndice
Prlogo El Programa Medios de Comunicacin y Democracia en Amrica Latina Introduccin del autor Captulo 1 Las Relaciones Pblicas: definiciones y trascendencia
1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Qu es la comunicacin y cmo funciona? La opinin pblica y cmo se deja influenciar Qu son las Relaciones Pblicas? Qu importancia tienen las Relaciones Pblicas para las ONG? 1.5. La Historia de las Relaciones Pblicas

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Captulo 2 La Metodologa de las Relaciones Pblicas

2.1. Planificar las Relaciones Pblicas 2.2. Retroalimentacin

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Captulo 3 Las Relaciones Pblicas dentro de la organizacin

3.1. El departamento de Relaciones Pblicas 3.2. Comunicacin interna 3.3. Intranet

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53 60 62

Captulo 4 Relaciones Pblicas y medios de comunicacin

4.1. Panorama medial de Amrica Latina los ejemplos de Argentina, Bolivia y Mxico 4.2. Los medios impresos 4.3. Los medios electrnicos 4.4. Cmo llegar a los medios de comunicacin?

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Captulo 5 Las herramientas de las Relaciones Pblicas

5.1. El comunicado de prensa

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5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7.

Conferencia de prensa La Carpeta de prensa Contactos personales con los medios de comunicacin El auspicio Otros instrumentos de Relaciones Pblicas Comunicacin econmica: Ahorrar dinero haciendo Relaciones Pblicas 5.8. Entrevista 5.9. Campaas

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Captulo 6 Situaciones de crisis

6.1. Gestin de crisis 6.2. Regularidades del trabajo periodstico y consecuencias para las Relaciones Pblicas 6.3. Cmo prevenir una crisis? 6.4. Recomendaciones para la gestin de una crisis 6.5. Lista de control en caso de una crisis 6.6. Noticia errnea ahora qu?

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139 140 141 143 145 146

Captulo 7 Internet y Relaciones Pblicas

7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6 7.7. 7.8. Generalidades El sitio web Correo electrnico Seguimiento en lnea Un nuevo sitio web para la organizacin Lista de control: Creacin de un sitio web Lista de control: Seleccin de la agencia Lista de control del sitio web antes de colgarlo en la red

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151 152 154 156 157 161 162 163

Captulo 8 Publicaciones y Relaciones Pblicas

8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. Principios bsicos de la produccin de material impreso Validacin previa a la publicacin Diseo grfico La impresin Lista de control: pasos en la elaboracin de materiales impresos

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167 169 171 178 180

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Captulo 9 Campos relacionados a las Relaciones Pblicas

9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 9.6. 9.7. 9.8. Investigacin Fuentes de informacin Creatividad Declaracin oficial (Statement) Editar Presentacin Redaccin de un discurso Trabajo en grupo (Teamwork)

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Anexos
Resultados de la encuesta respecto al tema de Relaciones Pblicas con ONG de Amrica Latina Glosario de trminos tcnicos de la Internet Direcciones Calendario de Das Internacionales El derecho de rectificacin en el Per Bibliografa

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201 206 207 209 211 214

ndice alfabtico

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Prlogo
El lsofo poltico italiano Niccolo Machiavelli fund el poder poltico basndose en dos pilares: en el verdadero trabajo poltico y en la presentacin de ste a la ciudadana. Ya durante el renacimiento, Machiavelli haba reconocido la importancia del trabajo pblico con este pensamiento. l indic que trabajar en el mbito poltico no era suciente. Tambin era importante informar a la ciudadana sobre los resultados de este trabajo y explicar las decisiones polticas de manera satisfactoria y contnua. Slo as el accionar poltico podra encontrar apoyo en la sociedad. Hoy en da, en la era de los medios de comunicacin masivos, la tesis propuesta por Machiavelli es ms vlida que nunca. El trabajo pblico no slo se puede limitar a la informacin puramente dicha, sino que tambin tiene que encontrar respuestas a los temores, dudas y sentimientos de la ciudadana. Es decir, el trabajo pblico moderno, junto con su verdadera presentacin y la facilitacin del conocimiento, tambin es un trabajo de convencimiento. Y lo que es vlido para la poltica tambin lo es para el mbito del trabajo de las Organizaciones No Gubernamentales (ONG). Las ONG son parte del desarrollo social, econmico y democrtico de sus pases. Estas ONG asesoran, desarrollan nuevos conceptos e inuyen en la discusin pblica. Las ONG necesitan del apoyo del ciudadano. No pueden alcanzar sus metas yendo en contra de la sociedad o pasndola por alto, sino por el contrario, realizando un trabajo conjunto con la ciudadana. Los requisitos para estas labores son el trabajo slido, el entendimiento y el anlisis fundamentado con los problemas especcos del respectivo pas. Sin embargo el accionar de muchas ONG no se explica por s sola. Tampoco la conanza en stas se genera de manera automtica y sin comunicacin. El aporte de las ONG para el desarrollo social, econmico y democrtico de sus pases es, en la mayora de los casos, una tarea a largo plazo. De este modo, las ONG con sus conceptos y contribuciones no son los nicos actores. Y, es muy comn, que sus ideas compitan con otros factores actuales de inuencia social, que pueden ser contradictorios. Es por esta razn que las ONG tienen que presentar su trabajo pblico de manera contnua y convincente. En este punto no cabe la timidez para actuar! El trabajo de las Relaciones Pblicas modernas tambin tiene una gran importancia en la cooperacin para el desarrollo. Sin embargo las ONG no pueden presumir que van a recibir una gran suma de dinero exclusivamente por el trabajo pblico. El objeto del presente manual es responder a la pregunta de cmo pueden las ONG realizar su trabajo pblico de modo intensivo y profesionalizarlo a pesar de tener escasos medios nancieros y, muchas veces, incipiente experiencia con los medios de comunicacin. Slo en pocos casos la existente literatura especializada en Relaciones Pblicas, se concentra en las posibilidades econmicas y personales de las ONG. Sin embargo, estas particularidades son importantes caractersticas que las diferencia por ejemplo del trabajo pblico de las empresas comerciales. En este sentido el programa Medios de Comunicacin y Democracia de la Fundacin Konrad Adenauer desea cubrir esta brecha a travs de esta obra. Paul Linnarz, Director del programa Medios de Comunicacin y Democracia en Amrica Latina de la Fundacin Konrad Adenauer, Lima, Per

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El Programa Medios de Comunicacin y Democracia en Amrica Latina

El Programa Medios de Comunicacin y Democracia en Amrica Latina de la Fundacin Konrad Adenauer con sede en Lima, Per, tiene como objetivo el fortalecimiento de los medios de comunicacin en esta regin, debido a que juegan un papel de vital importancia y de gran inuencia en los procesos democrticos de los pases. El Programa ofrece asesoras, conferencias y talleres. Asimismo, los estudios, anlisis, artculos y resultados de trabajos de investigacin realizados son publicados como libros, CD-ROM, revistas y en la Internet (www.medioslatinos.com). El trabajo del Programa se divide en cuatro ejes fundamentales: La Comunicacin Poltica: la relacin entre los medios y los partidos polticos, el Congreso y otras instituciones democrticas. La Formacin y Especializacin de Periodistas: los temas son diversos, desde periodismo en zonas de conicto, tica periodstica, hasta la realizacin de cursos especializados como periodismo y medio ambiente. El Derecho de los Medios de Comunicacin: los temas que abarca comprenden desde la libertad de prensa y el derecho al acceso a la informacin, hasta el derecho de licencia. Los Nuevos Medios de Comunicacin Electrnicos: aporte para el Congreso Internacional Anual de Periodismo Digital.

Desde hace aos, Relaciones Pblicas para ONG es un tema importante del eje Formacin de Periodistas porque una buena relacin o una red informativa entre periodistas y las ONG puede ser til y ayudar a los periodistas en su trabajo. De inters particular para los medios de comunicacin son las ONG que se dedican a trabajar en el campo de los derechos humanos, medio ambiente, derechos de mujeres o de pueblos indgenas. Principalmente a estas organizaciones sociales se dirige el manual de Relaciones Pblicas para ONG. A travs de la obra, el programa de medios de comunicacin tiene la intencin de fomentar el trabajo de las ONG. Pues son ellas las que denuncian las injusticias sociales que restringen el desarrollo de un pas hacia una democracia, hacia la igualdad de trato y la libertad de opinin de sus ciudadanos. A travs de los medios de comunicacin, las ONG logran hacer pblicos temas muchas veces olvidados por los polticos, pero tambin por gran parte de los miembros de la sociedad. Es de inters mutuo esta reciprocidad porque: Las ONG alimentan a los periodistas con material para sus ediciones puesto que trabajan como fuente de informacin y como asesores, ya que la mayora de periodistas carece de conocimientos especializados del mundo de las ONG.

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En noviembre de 2003, el Programa Medios de Comunicacin y Democracia de la Fundacin Konrad Adenauer realiz junto con el Servicio Alemn de Cooperacin Social-Tcnica (DED) y Poder Ciudadano de Argentina el Seminario Centroamericano de Relaciones Pblicas en Honduras. Durante cinco das se brindaron herramientas periodsticas y de diseo grco a los participantes (representantes de por lo menos 40 ONG). Adems se les presentaron ejemplos positivos y sobresalientes de campaas. Como resultado del seminario qued muy claro que las ONG que desarrollan una buena estrategia de comunicacin llegan a los medios y ganan de esta manera ms espacio editorial. Adems de ser ms conocidas (y reconocidas), movilizan mucha ms gente. En otras palabras: hoy ms que nunca las ONG deben aprender a dirigirse al pblico a travs de los medios de comunicacin para dar otro paso hacia la realizacin de sus conceptos, objetivos y misiones.

Seminario de Relaciones Pblicas de la Fundacin Konrad Adenauer en Centroamrica

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Introduccin del autor

La mayora de las ONG en Amrica Latina descuida el segmento de Relaciones Pblicas. Estos fueron los resultados de una encuesta realizada entre 50 organizaciones sociales de cinco naciones latinoamericanas que se llev a cabo entre mayo y noviembre de 2003, iniciada por el programa de Medios de Comunicacin y Democracia en Amrica Latina de la Fundacin alemana Konrad Adenauer. De las organizacioens entrevistadas 36 (72%) aseguraron que las Relaciones Pblicas s juegan un papel importante dentro de su organizacin. Esta armacin contrasta con sus respectivas realidades: 38 organizaciones (76%) no han formulado una estrategia de RR.PP, tres de cuatro (74%) no tienen un profesional de Relaciones Pblicas en sus las y solamente cuatro de 50 ONG (8%) dispone de un presupuesto individual de Relaciones Pblicas. La gran mayora de las organizaciones (78%) de la muestra nunca ha recibido asesora en Relaciones Pblicas y solo una de cada tres ONG tiene un sitio web propio. Las consecuencias: pblicamente los intereses y el trabajo de las ONG no es tomado en cuenta. Esto quiere decir que, por el lado del pueblo, y por consecuencia, tambin por los medios, no se ejerce presin civil de ningn tipo sobre los opositores o la(s) institucin(es), autoridad(es) o poltico(s) responsables. Adems, esta ausencia de notoriedad diculta el acceso a los auspiciadores. El objetivo por el cual lucha la ONG ser ms difcil de alcanzar, si la ONG no cuenta con un trabajo de Relaciones Pblicas. En lo que se reere a las Relaciones Pblicas, la discrepancia entre lo que se dice, se hace y lo que se pretende hacer, es enorme en las ONG de Amrica Latina! Pero los contrastes no paran all. Durante la investigacin para este libro se vislumbr una brecha asombrosa: en Amrica Latina existe un gran nmero de ONG que realiza un trabajo importantsimo dentro del sector social de su pas. Los dirigentes y empleados de estas organizaciones se han vuelto especialistas en muchas materias, desde los derechos humanos y el medio ambiente hasta temas de gnero y de lucha en contra de la corrupcin. Durante dcadas, las ONG latinoamericanas han acumulado experiencias, conocimientos y sabidura. Ahora estn sentadas sobre este tesoro, esta mina de oro, sin saber cmo explotarla. Y muchos de los que lo intentan, que por cierto son pocos, fracasan porque no son profesionales de comunicacin sino expertos en agricultura, en leyes o en descentralizacin. Ellos nunca aprendieron cmo redactar una nota de prensa, organizar una conferencia o preparar material informativo. Y esto tambin porque sus jefes ignoran o subestiman la tarea de comunicarse con el pblico. El contraste descrito es enorme y las razones de su existencia son mltiples: falta de personal capacitado, falta de fondos y falta de tiempo. Estas son solo las excusas ms frecuentes que generalmente se suelen usar. Las Relaciones Pblicas que se consideran una parte vital de una organizacin en los pases desarrollados, son calicadas en muchas ONG de Amrica Latina como algo extico, algo que se toma en cuenta de vez en cuando, si sobra un poco de dinero o si no hay nada ms que hacer. Las entidades nancieras internacionales ignoran tambin las necesidades de comunicar de las ONG, hecho que se reeja en los presupuestos para proyectos

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que casi nunca incluyen un componente de Relaciones Pblicas. A este panorama desencantador se agregan factores externos como la falta de literatura didctica, de capacitaciones adecuadas o asesores especializados. Las pocas ONG que se dedican con ms seriedad al tema de las Relaciones Pblicas se han dado cuenta que un trabajo planicado y estructurado trae sus recompensas. El pblico se empieza a interesar por el trabajo de la ONG, los periodistas consultan a sus expertos y los representantes de los entidades nancieras internacionales autorizan fondos para nuevos proyectos. Estos resultados no se dan de la noche a la maana. El trabajo de Relaciones Pblicas se realiza a largo plazo y muchas veces a paso de tortuga. Por lo tanto, las virtudes ms importantes de un buen comunicador son la paciencia y la persistencia. An as, el camino a un buen entendimiento con los medios de comunicacin y el pblico es pedregoso. Para remover algunos de estos obstculos y facilitar el proceso de comunicacin de la ONG, se cre este manual. Se dirige tanto a principiantes como a profesionales de Relaciones Pblicas. La idea fue la de desarrollar una obra completa y compacta, que sirva de referencia rpida en cualquier momento y situacin. El presente Manual de Relaciones Pblicas para ONG se dise para cubrir los temas ms importantes vinculados a la comunicacin de las ONG. Frank Herrmann

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Las Relaciones Pblicas: deniciones y trascendencia

1.1. Qu es la comunicacin y cmo funciona 1.2. La opinin pblica y cmo se deja influenciar 1.3. Qu son las Relaciones Pblicas 1.4. Qu importancia tienen las Relaciones Pblicas para las ONG 1.5. La Historia de las Relaciones Pblicas 19 22 24 28 34

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Es fundamental utilizar el canal de comunicacin.

Luis Ovalle, Jefe de Redaccin de la agencia de noticias CERIGUA, Guatemala

a comunicacin es una palabra de moda. La comunicacin gira alrededor del mundo y cobra ms importancia cada da. Nuestras sociedades se transforman en sociedades de comunicacin, nuevas profesiones como comunicador surgen y quien no dispone de un celular o no est en lnea no forma parte de las redes de comunicacin. Entonces todo se reduce a: Comunico por eso soy! Tranquilcese. La comunicacin en s no es nada novedoso. Los seres humanos (y tambin los animales) siempre han comunicado. Lo nico que ha cambiado es la manera y la cantidad de informacin que se procesa.

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1.1. QU ES LA COMUNICACIN Y CMO FUNCIONA ?

La palabra comunicacin tiene su origen en el latn y significa pasar informacin o notificacin. Si hablamos de comunicacin, se trata bsicamente de pasar un mensaje de una fuente, a travs de un medio, a un receptor. Pero el mensaje no siempre llega de la manera deseada, as que entre otros el canal o medio de comunicacin juega un papel importante en el proceso de comunicar. Ejemplo: Si usted pide una comida en un restaurante de un pas extranjero, no sabr si el mesero le entendi, hasta que lleg el plato correcto o no.

1.1.1. Modelos de comunicacin

En el campo de Relaciones Pblicas la comunicacin resulta ms complicada. En el proceso de la transmisin de un mensaje se identifica una fase de codificacin (traduccin y envo del mensaje al receptor) y una fase de decodificacin (interpretacin por el receptor y toma de acciones), lo que nos obliga a ampliar el modelo Fuente-Canal-Receptor a un modelo Fuente-Codificacin-Canal-Decodificacin-Receptor. A esto se debe agregar el proceso de retroalimentacin, que es indispensable para averiguar si un mensaje ha llegado y cmo ha sido percibido. La retroalimentacin es una herramienta fundamental de Relaciones Pblicas para medir el xito de la comunicacin.

Modelos de Comunicacin
Fuente Canal Receptor
cpitulo 1 Las Relaciones Pblicas: deniciones y trascendencia

Fuente

Codicacin

Canal

Decodicacin

Receptor

Retroalimentacin

Fuente

El mensaje se inicia con la persona, que lo crea. ste puede provenir de una organizacin que redacta un comunicado de prensa, un jefe de estado que pronuncia un discurso o un polica que organiza el trnsito.

Codificacin

El mensaje inicial puede pasar por varias manos antes de ser divulgado. El asesor del presidente puede haber plasmado las ideas del presidente en el discurso, luego la oficina de comunicacin del estado convierte el discurso en un comunicado de prensa y el director de comunicacin puede haber editado el comunicado. Luego la redaccin, que recibe el comunicado, se hace cargo de editar el texto nuevamente, antes de publicarlo.

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En este ejemplo el mensaje original ha sido alterado cuatro veces antes de ser publicado y antes de llegar al receptor final. Cada uno de estos pasos presenta la posibilidad de agregar, quitar o manipular la informacin. En el peor de los casos, el presidente no se ve bien interpretado, alega contra la prensa y hasta despide personal de su oficina de comunicacin.

Canal de Comunicacin

El mensaje puede ser trasladado de la fuente al receptor en una variedad de formas: cara a cara (en una reunin), por telfono, por correo (electrnico), a travs de noticieros (radio, televisin) o impreso (peridicos, revistas, informes anuales, volantes, etc.). En la mayora de los casos el contenido de una comunicacin constituye el mensaje, lo que significa que casi siempre el contenido del mensaje es ms importante que el medio utilizado o la persona que comunica. Las excepciones a la regla son los casos donde el medio es ms importante que el mensaje (esto suele suceder con la televisin por el hecho que mucha gente confa en imgenes de televisin por ser imgenes) y en los casos donde el individuo es el mensaje (existen personas carismticas, que seducen las masas ms con su forma de hablar y su apariencia que con el contenido de sus mensajes).

Decodificacin

Una fase central en el procesamiento de informacin es la decodificacin. El mensaje finalmente ha llegado al receptor. Pero antes de que l emprenda acciones (o no las emprenda), tiene que traducir el mensaje en sus trminos, o sea, decodificarlo. Solo si el receptor no comprende el mensaje o no est seguro de lo que se esconde detrs de este, actuar o no de la forma que la fuente requiere. En otras palabras: la fuente debe hablar el mismo lenguaje del receptor para poder comunicarse con l. Existen muchos factores que influyen en este proceso de decodificacin. Smbolos: Todos conocemos el smbolo de la Cruz Roja. Sabemos tambin que es una esvstica o hemos visto el panda que aparece en el logotipo del World Wide Fund for Nature (WWF). Un smbolo se puede utilizar, si es fcil de reconocer y no se puede confundir o decir lo contrario. Smbolos, como por ejemplo, logotipos, se usan con el propsito de facilitar la decodificacin. Lo importante es que generen una actitud positiva en el receptor. Si el smbolo no logra esto, se debe pensar en adaptarlo para evitar que sea malinterpretado. Las famosas torres gemelas de Nueva York representaron para los estadounidenses el poder, la fuerza y el bienestar de su pas. Para los terroristas, que destruyeron los edificios con aviones civiles, las torres eran un smbolo del capitalismo, del imperialismo y de la arrogancia norteamericana. Estereotipos: Tenemos la tendencia de categorizar a las personas, ponerlas en gavetas: rubias - tontas, banqueros - escurridizos, hippies - apestosos, funcionarios - corruptos, etc. Estos estereotipos, que muchas veces vienen acompaados de prejuicios son difciles de erradicar. Presin de grupos: Las opiniones y formas de actuar de individuos pueden cambiar en grupo. Un ejemplo drstico en ese sentido son las sectas religiosas, que manipulan la libre decisin del individuo. Pero, basta a veces la influencia de amigos o de compaeros de colegio para cambiar de opinin. Semntica: El poder de la palabra. Vivimos en tiempos visuales. Estamos acostumbrados a absorber informacin principalmente por los ojos, fieles al dicho: una imagen dice ms que mil palabras. Pero no deberamos subestimar la fuerza de la palabra. Una palabra adecuada o fuera de lugar puede traer consecuencias. Las palabras nos consuelan, nos enfurecen, nos afectan en muchas formas. Pero es importante comprender que el significado de una palabra para un individuo puede variar mucho en funcin de su posicin social, sus experiencias personales, su tra-

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bajo o el lugar donde vive. El significado de las palabras vara por el lenguaje que se usa y la moda que hace surgir y desaparecer palabras en corto tiempo. Y esto sin tomar en cuenta errores y malentendidos causados por la traduccin de una palabra de un idioma a otro. Palabras aparentemente claras como democracia, poltica o naturaleza son interpretadas por cada ser humano o por cada grupo de seres humanos de manera diferente. Un ejemplo que ilustra lo anteriormente dicho es el caso de una ONG que invirti dinero en una campaa para proteger la naturaleza en una zona rural de Honduras. La organizacin usaba la palabra naturaleza en el sentido de entorno ambiental, hbitat o ecosistema. Pero el significado era otro para el grupo meta de la campaa: para los campesinos de la zona la palabra naturaleza significa potencia sexual y no entendieron lo que la ONG les quera transmitir. El resultado de esta campaa fue que el mensaje nunca lleg como la ONG lo tena planificado.

Receptor

Para la comunicacin se necesitan por lo menos dos personas. Para qu comunicar, si no hay quien conteste en el otro lado? Por ende lo principal de cada mensaje es: llegar. Pero eso no es todo. Queremos que el receptor reaccione, que acte o, dependiendo de nuestras intenciones, que no haga nada. Tenemos que estar conscientes de que nuestro mensaje puede provocar una gama de reacciones diferentes. Estas se extienden desde un cambio de actitud o reflexin hasta el no causar ningn impacto o despertar antipata.

Las Relaciones Pblicas buscan inuenciar la opinin del pblico

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cpitulo 1 Las Relaciones Pblicas: deniciones y trascendencia

1.2. LA OPININ PBLICA Y CMO SE DEJA INFLUENCIAR

El gran desafo de las Relaciones Pblicas es intentar influenciar la actitud y opinin de un individuo o de un grupo de individuos. El pblico se compone de individuos y de grupos variados. Cada grupo tiene uno o ms puntos de inters en comn, sobre los cuales opina pblicamente: los empleados de una ONG que opinan sobre derechos humanos, los hinchas de un equipo de ftbol que opinan sobre este deporte o los habitantes de un barrio marginado que opinan sobre la infraestructura bsica de sus hogares. El conjunto de opiniones de grupo y de opiniones individuales conduce a una accin (verbal o de comportamiento). Las opiniones de distintos grupos pueden variar notablemente y lo que surge entre todas las opiniones es un trmino medio, un compromiso, un consentimiento la llamada opinin pblica. Una opinin se forma a base de la actitud del individuo o de un grupo hacia un tema. Cada cuestin genera una actitud diferente -y en consecuencia, cada persona desarrolla un patrn individual de actitudes. Estas actitudes dependen de rasgos diferentes como: Rasgos personales, culturales, familiares, religiosos, educativos y elementos como la clase social o la raza. Solo un segmento pequeo del pblico est decididamente a favor o en contra de una cuestin. La gran parte de la poblacin se comporta neutral e indiferente. Obviamente resulta ms fcil tratar de cambiar las opiniones de personas que no se han decidido. La tarea de las Relaciones Pblicas es buscar y aplicar formas para que la mayora silenciosa en su estado rudimentario de actitud tome ms conciencia y a lo mejor acte activamente. La clave para tal cambio es la motivacin.

1.2.1. Motivacin
Cada persona se motiva por distintas necesidades, estmulos e incentivos. El psiclogo humanista Abraham Maslow (1908-1970) define cinco niveles de factores de motivacin:

La pirmide de Maslow

Necesidades de autorealizacin Necesidades de autoestima Necesidades de aceptacin social Necesidades de seguridad Necesidades siolgicas
El primer nivel est constituido por las necesidades siolgicas y biolgicas (alimento, agua, aire, dormir, etc.), el segundo nivel por las de seguridad (proteccin, paz, entorno seguro, etc.), el tercer nivel por las necesidades de aceptacin social (amor, afecto, pertenencia y amistad), el cuarto nivel corresponde a la autoestima (autovala, prestigio, reconocimiento, xito, etc.) y el quinto nivel consiste en la realizacin personal (conseguir lo que uno quiere, sentirse realizado, autocumplimiento, etc.)

Motivar el cambio en una persona o en un grupo de personas se ha convertido en una ciencia y un arte. Polticos, activistas y empresarios tratan de influenciar al pblico para que vote de una cierta manera, acte o no acte o simplemente compre tal producto.

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Los siguientes criterios ayudan a lograr cambios de motivacin en las personas:

Acercarse al pblico

La clave del xito de una campaa consiste en movilizar a la gente. Pero cada individuo interesado est solamente dispuesto a involucrarse hasta cierto grado. Se deben desarrollar estrategias que aclaren los lmites de participacin, la importancia de la campaa y que no exijan una actividad desmesurada de las personas.

Evitar imgenes perturbadoras

Fotos exageradas de violencia, muerte o destruccin provocan muchas veces un efecto contraproducente. En lugar de interesarse ms por un tema, las personas se alejan.

No intentar cambiar las actitudes

Hasta ahora no se ha comprobado que un cambio de comportamiento resulte a causa de un cambio de actitud. Explicarles por ejemplo a los consumidores de droga los daos a su salud resulta ms fcil que convencerlos de que dejen el mal hbito.

Argumentar a favor

Si el mensaje de una campaa se enfoca sobre los puntos positivos y est dirigido a una solucin prctica, tendr ms xito comparado con una estrategia que resalta las desventajas. En lugar de persuadir al pblico que deje de manejar por la contaminacin ambiental, resulta ms prometedor informarles de las ventajas de una vida sin automvil propio.

Usar personas que gustan a la gente

Las personas suelen identificarse ms fcilmente con un tema si se sienten atrados hacia la persona que trata de convencerlas.

1.2.2. Persuasin
La persuasin es la parte ms difcil en el proceso de influir sobre la opinin. Qu se hace para convencer a una persona, un grupo o al pblico? Existen algunos factores que ayudan a que la gente se comporte como nosotros queremos:

Datos empricos

En broma el poltico ingls Winston Churchill (1874-1965) dijo algo as como: No creas en la estadstica, que t mismo no has realizado. l no confiaba en las estadsticas, ya que muchas veces se pueden interpretar de la manera deseada y pueden ser manipuladas. Pero existen hechos indiscutibles, que sirven de base para persuadir a las personas. Por lo tanto el fundamento de las Relaciones Pblicas es una buena investigacin.

Comportamiento emocional

Un viejo truco para convencer a la gente es apelar a sus emociones. Palabras claves como familia, paz o amor apelan a necesidades y deseos que figuran en la jerarqua de Maslow. Cuntas veces ha logrado un presidente exitosamente invocar el patriotismo en la poblacin para desviar la atencin de problemas interiores?

Experiencias personal

Una teora de la persuasin se basa en el conocimiento de que las personas slo entienden las cosas en funcin de sus propias experiencias. Si la mujer maya y Premio Nbel de la Paz Rigoberta Mench hablan de sus experiencias personales durante la ultima guerra civil de Guatemala, el pblico pone atencin y responde.

Atencin al pblico

Si se quiere llegar a la audiencia con la consecuencia de persuadirlos, vale la pena tomarlos en cuenta constantemente. Una campaa debe estar orientada a las necesidades del pblico y sus esperanzas. Y no vaya olvidar escuchar a su audiencia. Sin prestarles atencin, no habr cambios en su opinin.

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cpitulo 1 Las Relaciones Pblicas: deniciones y trascendencia

1.3. QU SON LAS RELACIONES PBLICAS?

DEFINICIONES Y DELIMITACIONES
Seamos honestos: Quin puede identificar el trmino de Relaciones Pblicas y definirlo exactamente? Muy pocas personas. Las dos palabras, que obviamente tienen que ver con relaciones y pblico no explican mucho. Para entender lo que se esconde detrs del mtico trmino, ayudarn las definiciones siguientes:

1.3.1. Definiciones
Los siguientes definiciones ayudan a entender el trmino Relaciones Pblicas. Se trata de definiciones generales, que se adaptan a empresas, ONG, organizaciones e instituciones estatales, etc.

Webster New International Dictionary:

El fomento de la relacin, comunicacin y buena voluntad entre una persona, empresa o institucin y otras personas, ciertos pblicos o la comunidad en general, a travs de la distribucin de material interpretativo, del desarrollo del intercambio civil y la evolucin de la reaccin del pblico.

Instituto Britnico de Relaciones Pblicas (I.P .R.):

El ejercicio de las Relaciones Pblicas es el esfuerzo planificado y sostenido para establecer y mantener la buena voluntad y la comprensin mutua, entre una organizacin y su pblico.

Definicin de los autores James Grunig y James Hunt, 1984:

Las Relaciones Pblicas constituyen el manejo de comunicacin de las organizaciones con sus grupos de referencia.

Definicin del experto de Relaciones Pblicas Denny Grisworld, fundador de la Revista Public Relations News:

Las Relaciones Pblicas son una funcin directiva, que evala las actitudes pblicas, identifica las polticas y procedimientos de un individuo o una organizacin relativas al inters pblico, y planifica y ejecuta un programa de accin para lograr la comprensin y aceptacin pblica.

Definicin de Rex Harlow, Public Relations Review 2, No. 4, 1976 (basada en un anlisis de 472 definiciones de Relaciones Pblicas):

Las Relaciones Pblicas son una funcin directiva especfica, que ayuda a establecer y a mantener lneas de comunicacin, comprensin, aceptacin, y cooperacin mutuas entre una organizacin y sus pblicos; implica la resolucin de problemas o cuestiones; define y destaca la responsabilidad de los directivos para servir al inters general; ayuda a la direccin a mantenerse al tanto de los cambios y a utilizarlos eficazmente sirviendo como un sistema de alerta inmediata para ayudar a anticipar tendencias; y utiliza la investigacin y tcnicas de comunicacin ticas y sensatas como herramientas principales.

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AS LO VEN LAS ONG DEFINICIONES DEL TRMINO RELACIONES PBLICAS, RESULTADO DE UNA ENCUESTA ENTRE NOVIEMBRE 2003 Y MAYO 2004: La encuesta completa se encuentra en el anexo Relacionarse o vincularse con los pblicos o grupos objetivos de la organizacin o institucin. *** Intercambio de informacin sobre las actividades que realizamos con los distintos actores de la sociedad. *** La forma de conectarse con otros, la forma de llevar a ellos nuestra voz. *** Comunicar aspectos que queremos dar a conocer de nuestra organizacin. *** Divulgacin y comunicacin de lo que se hace en la organizacin. *** Relacionarse con entidades y con el pblico en general, para dar a conocer, en doble va, las actividades que se realizan, tanto internas como externas. *** Es la manera de cmo las ONG dan a conocer a la sociedad civil sus funciones y obligaciones. *** Dar a conocer las actividades de una organizacin con el objetivo de hacer visible su quehacer. *** Es la disciplina que se dedica a la administracin de los procesos de comunicacin entre organizaciones y el pblico a travs de la planicacin, la coordinacin y evaluacin de los procesos de comunicacin. *** Relacin que el ente institucional tiene con los actores externos que interactan en la sociedad y que ayudan a la realizacin de los propios nes. *** Tener contacto con otros actores haciendo uso de un determinado medio. *** Mantener informada a la poblacin de lo que se hace. *** Relaciones con entes estatales y medios de comunicacin a n de coordinar acciones en conjunto. *** Eciente ujo de informacin con otra persona/institucin. *** Son las relaciones que se dan entre instituciones y personas, ya sean pblicos o privados con el n de dar a conocer nuestra imagen. |25

cpitulo 1 Las Relaciones Pblicas: deniciones y trascendencia

1.3.2. Delimitaciones
Si se menciona la palabra Relaciones Pblicas se activan aparentes analogas en la mente como Comunicacin Social, Periodismo, Medios de Comunicacin, Marketing, Publicidad, Recaudacin de fondos o Propaganda. Todos estos mbitos tienen de una u otra forma que ver con el campo de RELACIONES PBLICAS pero obviamente se distinguen.

Comunicacin Social

Se entiende por comunicacin social todo acto de interaccin o interrelacin que se produce entre dos o ms individuos. Este es un concepto genrico que alcanza plena validez cuando las acciones que se ejecutan toman en cuenta el contexto econmico, poltico, social y cultural en el que se producen. La comunicacin social es la aplicacin de los principios de las tcnicas de informacin, sociolgicas, polticas y econmicas para la difusin de datos vertebrados y estructurados, sistematizados y estilizados, dirigidos a grandes conglomerados. En otras palabras, implica el manejo de informacin orientada a numerosos sectores de la poblacin, a la nacin misma y a los habitantes de otros territorios, es decir, a la sociedad en general.

Periodismo

Un artculo de prensa, radio o televisin se debera redactar de forma neutral y objetiva (lamentablemente no siempre es as). En cambio un artculo de Relaciones Pblicas puede mostrar tendencias, expresar una opinin, tomar posicin y representar el punto de vista de una ONG. Un texto de Relaciones Pblicas no es objetivo, en cambio los peridicos pretenden serlo, pero no siempre lo logran. En general el periodismo tiene relativamente poco que ver con las Relaciones Pblicas a pesar del hecho que muchos periodistas trabajan en Relaciones Pblicas. Lo que los dos campos tienen en comn, es que en ambos se redacta textos y se los edita. La idea principal de un peridico es vender su producto y los periodistas forman parte de este proceso, publicando artculos de inters comn o especializado. Al contrario de los profesionales de Relaciones Pblicas, el periodista no representa su organizacin porque el tema de sus artculos no es el peridico. Periodismo y Relaciones Pblicas se oponen y se necesitan. El periodista necesita alimentar a sus lectores y necesita informacin para llenar sus pginas y el profesional de Relaciones Pblicas necesita al periodista como vehculo para dar a conocer la informacin, que ha preparado para su organizacin en una luz positiva. En el mejor de los casos los periodistas utilizan los textos de Relaciones Pblicas y los imprimen sin cambios. Sin embargo en la mayora de los casos un texto de Relaciones Pblicas es revisado crticamente y luego alterado, adaptado, cortado por varios razones.

Medios de comunicacin

As se define al conjunto de medios que se dedica a la divulgacin de informacin. Se trata de los peridicos, la radio, la televisin y la Internet. Los medios de comunicacin son canales importantes de difusin para las Relaciones Pblicas. De ninguna otra forma se puede llegar a una audiencia tan grande en tan poco tiempo. Las buenas relaciones entre una organizacin y los medios de comunicacin son fundamentales para el trabajo de la ONG. Sin contactos establecidos, que garanticen la cobertura de temas relevantes, el mensaje de la ONG no ser escuchado.

Marketing

El trmino define todas las actividades que fomentan la venta de un producto o de un servicio desde el desarrollo hasta la estrategia especfica para su comercializacin. Esto incluye tambin la fijacin de precios y la distribucin. A travs del marketing se controlan produccin y venta. Una parte del departamento de marketing de una empresa es el

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departamento de comunicacin. Ah encontramos como subcategoras la publicidad y las Relaciones Pblicas. En el caso de las ONG las Relaciones Pblicas forman la parte ms importante del marketing (de vender sus ideas, ideales y metas) y constituyen su arma ms poderosa, porque la idea es informar y convencer al pblico de su causa, en lugar de vender un producto. La gran diferencia del marketing y de las Relaciones Pblicas es que el marketing se concentra en un producto y no en la empresa como tal.

Publicidad

La publicidad es un instrumento del marketing. La meta de la publicidad es crear necesidades, mejorar la venta de un producto o hacerlo conocer. La publicidad se orienta a grupos determinados en la poblacin para incentivarlos a comprar un producto. La publicidad se distingue fundamentalmente de las Relaciones Pblicas porque se usa a corto plazo de una manera cuantitativa, tctica y sugestiva. Se enfoca principalmente en el producto y no en la empresa como tal.

Recaudacin de fondos

Lamentablemente existen muy pocas organizaciones que se autofinancian. La mayora de las organizaciones privadas o semiprivadas depende de donaciones y/o del aporte financiero de sus miembros. Muchas organizaciones sociales de Amrica Latina dependen de fondos extranjeros para poder realizar sus proyectos. Por ello las ONG se dedican en gran parte a la recaudacin de fondos, sea a travs de solicitudes, de invitaciones de potenciales donadores o a travs de campaas (telefnicas, electrnicas, encuestas, cartas, etc.) para conseguir el dinero que les permite funcionar. En organizaciones pequeas la misma persona se preocupa de la recaudacin y de las Relaciones Pblicas. Sin embargo, las actividades de los dos campos son bastante diferentes, ya que el departamento de recaudacin de fondos se orienta directamente hacia segmentos de la poblacin sin involucrar los medios de comunicacin como intermediarios. En algunos casos los dos departamentos planifican y coordinan eventos juntos.

Propaganda

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cpitulo 1 Las Relaciones Pblicas: deniciones y trascendencia

Si bien propaganda y Relaciones Pblicas tienen algo en comn, el hecho que quieren influenciar, lo que Relaciones Pblicas menos es, es propaganda. La propaganda se basa en conceptos polticos que tienen la funcin de disimular hechos e informar mal no informar al pblico con el fin de conservar, aumentar o conseguir el poder. Las Relaciones Pblicas deben intentar lo contrario: se basan en el concepto de transparencia, claridad y honestidad. Lamentablemente algunas ONG confunden propaganda y Relaciones Pblicas.

1.4. QU IMPORTANCIA TIENEN LAS RELACIONES PBLICAS PARA LAS ONG?

Las Relaciones Pblicas son una parte integral de un proyecto.
Sergio de Leon, Agregado de Prensa y Comunicacin de la Unin Europea, Guatemala

Muchas organizaciones no saben qu efectos positivos pueden traer las Relaciones Pblicas y muy pocas las aplican en su trabajo diario. Otras organizaciones tratan las Relaciones Pblicas como un artculo de lujo: si tienen fondos las incorporan y si no hay dinero las botan de su agenda. Algunas organizaciones han escuchado recin que las Relaciones Pblicas estn de moda y para ir con la onda las quieren incluir, pero lo hacen sin planificacin, sin estrategia o sin una visin general. Existen tambin organizaciones que se dedican al campo de Relaciones Pblicas, pero por falta de fondos, es personal subcalificado el que hace el trabajo. Y por ltimo, existen unas cuantas organizaciones que han captado que la comunicacin es...

...vital para sobrevivir, vital para cumplir su objetivo, vital para hacerse conocer, vital para formar alianzas, vital para mantener al pblico informado, vital para conseguir fondos y vital para su crecimiento y fortalecimiento. En sntesis: las organizaciones, que no utilizan las Relaciones Pblicas, derrochan un potencial enorme.
Existen organizaciones que no se preocupan mucho por la comunicacin con el mundo exterior. Publican un informe anual, rinden cuentas una vez al ao y creen que as se hacen Relaciones Pblicas. El resto del tiempo hacen de lo suyo sin llamar la atencin, trabajan a escondidas, sin control y sin tener que hablar con nadie. Pero el mundo en el que vivimos est cambiando constantemente y, como en la evolucin, los que no se adaptan desaparecen. Una organizacin es hoy en da mucho ms que solamente una oficina preocupndose por s misma y llevando a cabo unos proyectitos por aqu y all. Tambin el pblico ha cambiado y ya no consiste en una masa de ignorantes desinteresados, sino que tiene exigencias: el pblico quiere saber, cules son los intereses y motivos de la organizacin, por qu acta como acta, cmo se emplean los fondos y cul es su razn de ser. Y el pblico tiene el derecho de preguntar, ya que muchas organizaciones administran fondos pblicos y se alimentan indirectamente de impuestos. S los fondos que muchas organizaciones reciben del extranjero provienen de los impuestos de los ciudadanos de un pas donador. No importa si se trata de una pequea donacin o de un crdito grande a largo plazo: el manejo de estos fondos exige transparencia!

Se pudo comprobar empricamente que organizaciones transparentes reciben ms donaciones que organizaciones menos transparentes.
Las organizaciones sociales constituyen en muchos pases la columna vertebral de la sociedad civil. Los gobiernos de algunos pases subdesarrollados no son capaces de cumplir con sus deberes, sea por falta de fondos, organizacin o simplemente por corrupcin. Sin las ONG civiles, la crisis de

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muchas regiones de este planeta se vera agudizada. Las ONG velan por los derechos humanos, la igualdad entre hombre y mujer, el ambiente y miles de otros temas y mbitos. Entonces, por qu no publicar lo bueno que las ONG hacen?, por qu no vanagloriarse con obras sociales, con ayuda para los pobres, con proyectos que benefician al pueblo? El vehculo para transmitir esta clase de informacin a los medios de comunicacin y al pblico son las Relaciones Pblicas!

Si ha hecho algo bueno, por qu no lo cuenta?

Las organizaciones, que s mantienen un contacto regular con el pblico, confunden muchas veces la comunicacin con la informacin. Sacan toda clase de publicaciones, hablan mucho pero no se preocupan por las reacciones. Si alguien ha recibido el mensaje, si fue comprendido y si ha causado reacciones ya no les interesa. Otros mantienen un perfil bajo durante aos y cuando se encuentran en situacin de crisis hunden la cabeza como el avestruz o se acuerdan de las Relaciones Pblicas cuando es demasiado tarde.

Las Relaciones Pblicas deberan ser constantemente parte integral del manejo de la organizacin.
A lo largo de los aos solo las organizaciones que sean conocidas y aceptadas, sobrevivirn. Para lograr esto tienen que aclarar sus metas, motivaciones y actuaciones. Tambin deben analizar lo que el pblico piensa de ellos y qu expectativas tiene. La palabra clave es el intercambio. Es la base de confianza mutua, algo que crea aceptacin y que a su vez es el capital invisible de la organizacin.

No vaya derrochar el capital de la reputacin!

Algunas ONG son demasiado celosas con su informacin.

cpitulo 1 Las Relaciones Pblicas: deniciones y trascendencia

Humberto Coronel, Periodista, Santa Marta, Colombia

1.4.1. De qu manera pueden servir las Relaciones Pblicas a las ONG?

Para aprovechar los efectos positivos de las Relaciones Pblicas, es indispensable saber como estas funcionan:

Administrar la comunicacin

El formato de la nota de prensa vara, las invitaciones se mandan con logotipos diferentes, las informaciones para el pblico no son coordinadas internamente, los medios de comunicacin no tienen a quien contactar. Esta lista puede seguir infinitamente. Lo importante es planificar la comunicacin. Se debe asignar un departamento de comunicacin con un presupuesto propio, se debe encontrar un portavoz o una persona que represente la ONG hacia fuera y se debe desarrollar una estrategia de comunicacin.

Atender los necesidades informativas del pblico

Una organizacin no es una entidad aislada, sino parte de la sociedad. La sociedad est constituida por individuos o grupos que interactan con la organizacin. Estas personas o grupos de personas se llaman grupos de referencia. Las Relaciones Pblicas planifican y manejan la comunicacin con los grupos de referencia (vea pgina 42)

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Velar por intereses

Las Relaciones Pblicas no son neutrales. Se llevan a cabo en funcin de los intereses de una organizacin. Hay que ser realista: las Relaciones Pblicas representan los intereses de la organizacin, que invierte fondos para presentarse ante el pblico de una manera positiva.

Crear intercambio

Las Relaciones Pblicas no son una calle sin salida. La comunicacin tiene que llegar a los grupos de referencia y al revs.

Planificar sistemticamente

No basta con repartir cantidades de volantes o informes anuales. La idea de Relaciones Pblicas no es pasar de actividad en actividad, sino revelar problemas de comunicacin entre la organizacin y sus grupos de referencia a largo plazo.

Tomar la iniciativa

Una ONG moderna no permanece con los brazos cruzados y espera hasta que suceda algo. El pblico exige que una organizacin social oriente, sensibilice, advierta a la poblacin constantemente y no que espere a que el dao ya est hecho.

Datos correctos

La base de las Relaciones Pblicas son hechos y datos. Estos deben ser correctos, transparentes y revisables.

Credibilidad

Pero hechos y datos no lo son todo. A ellos se suman factores emocionales como confianza, simpata o credibilidad.

Transparencia

Un dilogo autntico solo se da si la organizacin trabaja con transparencia. Es preferible no usar las Relaciones Pblicas si la meta no es la comunicacin abierta y honesta.

Coordinacin interna

Si una organizacin divulga informacin, el contenido debe ser coordinado, para evitar que el director diga una cosa y el portavoz otra. Esto hara dudar acerca de la credibilidad de la organizacin.

Actuar con anticipacin

La informacin tiene que llegar a tiempo a los canales de comunicacin y a los receptores. La llegada tarda puede ser nociva, especialmente durante una crisis. Donde no existe intercambio de comunicacin, hay espacio para rumores y chismes. Una poltica activa de Relaciones Pblicas ayuda a que no se formen prejuicios, informacin falsa y malentendidos.

Continuidad

Relaciones Pblicas hoy s, maana no: actuar de esta manera resta credibilidad a la organizacin respecto a sus motivos para comunicar. Si usted solamente se comunica cuando puede sacar una ventaja o sucedi algo, pierde la confianza. Mantenga contacto regular con sus grupos de referencia.

Pensar a largo plazo

La confianza se gana y no nace de la noche a la maana. La confianza crece con hechos y se comprueba constantemente. Si las Relaciones Pblicas slo sirven como herramienta oportuna en momentos de crisis, no se crea un intercambio basado en la credibilidad.

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Las ONG representan una fuente de informacin vital para los periodistas. Sobre todo en temas como los derechos humanos, la poltica social y el cuidado del medio ambiente. Su credibilidad, por lo general, es bastante ms alta que la de fuentes gubernamentales o instituciones econmicas.
Jan Ronneburger, Jefe de la agencia de noticias dpa en Amrica del Sur

1.4.2. Lo que producen las Relaciones Pblicas

Entre los expertos e intelectuales se discute la capacidad y el poder de las Relaciones Pblicas. Mientras algunos dicen que las Relaciones Pblicas ayudan a generar atencin y confianza, otros dicen que hasta pueden cambiar el comportamiento. Lo que las Relaciones Pblicas indudablemente logran:

a) Dar a conocer la informacin

Una organizacin divulga informacin y atiende las necesidades comunicativas de sus grupos de referencia. As se crea un intercambio de informacin. Ambos lados estn involucrados y manejan la comunicacin. Ejemplo: Una organizacin planifica reactivar canales antiguos de irrigacin en una regin rural e informa a los medios y al pblico sobre sus intenciones. Al mismo tiempo la ONG organiza un foro abierto para los beneficiarios, vecinos y crticos, para discutir las ventajas y desventajas del proyecto.

b) Crear imgenes

1.4.3. No vale la pena?

Muchos responsables en las organizaciones consideran a las Relaciones Pblicas como un derroche de tiempo y buscan excusas, que se repiten con frecuencia: Excusas frecuentes para no aplicar las Relaciones Pblicas, que son fciles de rechazar:

No tenemos fondos

Casi todas las organizaciones sufren por la falta de dinero. Pero las Relaciones Pblicas no necesitan un presupuesto inflado. Lo importante es separar un pequeo porcentaje de cada proyecto y destinarlo a las Relaciones Pblicas para garantizar su continuidad. Hasta con el ms pequeo presupuesto se puede realizar la comunicacin. Lo que se requiere es franqueza, fantasa, creatividad y la voluntad de encontrar aliados.

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cpitulo 1 Las Relaciones Pblicas: deniciones y trascendencia

Las Relaciones Pblicas no solo manejan la comunicacin, sino transmiten contenidos como por ejemplo la identidad, la motivacin o las metas de la organizacin. Estos conceptos o ideas se llaman imgenes (vea tambin pgina 39) La idea es crear imgenes de personas o de objetos en las mentes de los receptores. Muy importante: Hechos y palabras deben de ser congruentes. Una organizacin que reitera su competencia en la proteccin del medio ambiente, pero bota su basura en la calle, no convence. Ejemplo: La ONG no solo quiere reactivar canales antiguos de irrigacin, sino tambin establecer la imagen de una organizacin de base, confiable y competente dentro de los campesinos y de los medios de comunicacin. Por eso la organizacin sigue informando al pblico despus de terminar el proyecto, con relacin a la situacin en la regin. Se entrevista a beneficiados del proyecto y para el aniversario del proyecto se invita a representantes del gobierno y de los medios para informar sobre la situacin actual.

Pero cuidado si la junta directiva camufla el desinters en temas de comunicacin con el argumento de falta de fondos. Si la junta directiva no est claramente decidida a hacer Relaciones Pblicas, mejor no ponerlas en prctica.

No nos alcanza el tiempo

Otra excusa muy utilizada. El personal ya est agobiado por cantidades de proyectos, informes, reuniones. Pero hoy ms que nunca es bsico para la supervivencia de una organizacin perfilarse. La competencia es fuerte, los grandes presupuestos son historia. Y no olvide: una organizacin social es mucho ms que una entidad que va de proyecto en proyecto. Una organizacin social es una voz de los que normalmente no tienen voz, un contrapeso a los gobiernos y empresas grandes, un experto en su campo y en cierto grado, la buena conciencia de una nacin. Si su organizacin quiere cumplir con estos compromisos, debe comunicar! Si la falta de tiempo es un factor constante, se puede pensar en buscar ayuda en forma de una agencia externa. Los especialistas hacen los trabajos de Relaciones Pblicas generalmente ms rpido y eficientemente que personal no capacitado.

Los resultados no se pueden medir

Es cierto: comprobar la eficiencia de medidas adoptadas en el campo de Relaciones Pblicas es difcil pero no imposible. El error que muchas organizaciones cometen, es la falta de retroalimentacin de sus acciones. No se toman la molestia de averiguar si, por ejemplo, alguien lee su boletn semanal o cmo los artculos fueron recibidos. Activar medidas de Relaciones Pblicas implica necesariamente medidas de seguimiento. A travs de recortes de prensa, encuestas y entrevistas se controla lo que los grupos de referencia piensan y desean.

Analice bien su situacin antes de decidirse en contra de las Relaciones Pblicas!

LAS RELACIONES PBLICAS: HERRAMIENTA INDISPENSABLE PARA MULTIPLICAR EL TRABAJO DE LAS ONG.
De: Klara Campos Johansen, Gerente General de la agencia de Relaciones Pblicas Klaro Comunicacin

Enfoque global Las Relaciones Pblicas son herramientas poco utilizadas en el sector de las ONG. Y es comprensible, para muchas de ellas, compenetradas profundamente en temas humanitarios y sociales, les resulta superfluo redundar en dar a conocer su labor, que a primera vista es crucial. Por otro lado, en muchos de los proyectos presentados a las entidades donantes, no pueden aparecer rubros que no sean de inversin directa. Sin embargo, las cosas van cambiando. Ahora, la comprensin de la relacin entre la sostenibilidad del proyecto, la comunicacin y las Relaciones Pblicas, han acrecentado el inters sobre el tema. La falta de comunicacin limita el campo de accin de las ONG La gran mayora de organizaciones se encuentran dubitativas de si entran dentro de las Relaciones Pblicas o no. Si su ONG est dentro de este grupo, aqu unos pasos bsicos que debe seguir para entrar en el tema de forma exitosa:

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Primero, decida dar el paso de querer aprender de las Relaciones Pblicas y de la comunicacin. Nunca se sentir satisfecho de ninguna labor de Relaciones Pblicas si no est convencido de que quiere dar el paso. Segundo, dena qu busca con las Relaciones Pblicas. Las entidades de desarrollo que se acercan a una agencia de Relaciones Pblicas suelen tener una vaga o nula nocin de lo que buscan. Esto suele terminar en un desencanto por parte del cliente, y un sentimiento por parte de la agencia en no saber qu es lo que quiere el cliente. Tercero, tenga una primera entrevista con la agencia, explquele su problema y vea que ella realmente comprende el tema que usted maneja. Un gran nmero de agencias suelen manejar ms temas comerciales, y no suelen estar identicadas con el tejido social, poltico y econmico que est detrs del tema abordado por su ONG. Busque un pensamiento estratgico, ms que un listado de acciones de lo que se debera hacer. Cuarto y ltimo, tenga paciencia: su ONG y las actividades que realiza son importantes, pero su pblico objetivo no se dar cuenta de ello de la noche a la maana. Las Relaciones Pblicas no son slo medios de comunicacin. Son un proceso en donde usted hace un buen trabajo con su ONG y las Relaciones Pblicas se encargan de tender puentes comunitarios, nacionales e internacionales, para que todos vean el benecio de su labor. Una leccin aprendida: Relaciones Pblicas para un trabajo exitoso Mientras el entendimiento de hacer llegar el mensaje a los beneciarios se asienta entre el colectivo de las ONG, las Relaciones Pblicas se convierten en una herramienta intrnsecamente ligada al cumplimiento de los objetivos de la ONG, a un mediano y largo plazo. Pronto, las Relaciones Pblicas se convertirn en algo imprescindible para aumentar la presencia de las ONG en el campo del desarrollo social. La ecacia de las herramientas depende de su uso y, si se quiere ser exitoso, las Relaciones Pblicas son las herramientas que con mayor propiedad debern utilizar las organizaciones de base.

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1.5. LA HISTORIA DE LAS RELACIONES PBLICAS

De: Ana Almansa Martnez

1.5.1. Inicios de las Relaciones Pblicas

A pesar de que los autores se remontan a la antigedad para sealar los antecedentes remotos de las Relaciones Pblicas, recordando los fastos romanos tras las victorias militares o las pirmides de Egipto, las Relaciones Pblicas surgen como actividad regular a finales del siglo XIX y lo hacen como necesidad de la nueva sociedad industrial que comenzaba a asentarse. El principal precursor de esta poca es Ivy Ledbetter Lee, un periodista, licenciado por la universidad de Princeton. Lee vive en la poca denominada Progresista en la que la defensa de los trabajadores no exista, aparecan turnos de trabajo de dieciocho horas y slo un da de descanso. Es la era en la que se pensaba que el negocio era la negacin del ocio (nec otium) y, por tanto, tiempo de ocio era un tiempo improductivo. Ante esos abusos sociales, comienzan a aparecer algunos periodistas que denuncian esas situaciones, denominados muckrakers. La respuesta de los empresarios era la violencia fsica, la compra de los periodistas o el chantaje, con la intencin nica de silenciar esas crticas. As, comienzan a aparecer voces que demandan una mejora de las condiciones laborales, por lo que los empresarios se ven en la obligacin de establecer mejoras de algn tipo y necesitan la manera de explicarlas a la colectividad. Adems los anteriores agentes de prensa que se limitaban a una accin circunstancial, episdica y parcial son suprimidos para aportar una relacin ms abierta y sincera. En 1914 el gran magnate John Rockefeller Jr., contrata a Lee para contrarrestar la enorme hostilidad en la prensa y del gran pblico hacia la familia. Todo ello a raz de la represin de los huelguistas de una de sus empresas, la Colorado Fuel and Iron Company, con el saldo de 28 muertos. Su campaa paradigmtica, que logr restablecer la imagen de los Rockefeller consta de varias acciones, como por ejemplo, la propagacin de las cifras de tasas e impuestos abonados al Estado por las firmas Rockefeller, resaltar el efecto positivo de la actividad comercial del imperio Rockefeller para el progreso del pas y la creacin de la Fundacin Rockefeller.

1.5.2. Las Relaciones Pblicas como disciplina cientfica

Esos inicios intuitivos comienzan a acometerse bajo parmetros ms cientficos gracias a la presencia de los Estados Unidos en la Primera Guerra Mundial y la necesidad de incidir sobre la opinin pblica. Con la guerra se consigue canalizar los esfuerzos de los mejores especialistas en sociologa, psicologa, publicidad, periodismo en aras a la consecucin del manejo y control de la opinin pblica. As, el presidente Wilson recibe las sugerencias de su amigo personal George Creel, antiguo redactor jefe del Rocky Mountains News, para crear el famoso Comit de Informacin Pblica (Comittee on Public Information). Ese grupo reuni a un equipo de profesionales que iban desde periodistas y agentes de prensa hasta universitarios, editores, artistas organizando la agencia de Relaciones Pblicas ms completa y grande. El comit dej demostrado que con una infraestructura humana adecuada, un presupuesto econmico acorde con los objetivos marcados y tiempo suficiente, efectivamente no slo pueden defender una causa, sino atacar, pasar a la ofensiva para influir en la creacin de opinin. Se produce la paulatina apertura de agencias de Relaciones Pblicas tras la Primera Guerra Mundial. En 1927, el periodista John W. Hill abre su agencia en Cleveland y, ms tarde, en unin con Don Knowlton funda la Hill and Knowlton de New York en 1933. En el periodo de entreguerras (1919-

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1929) aparece la figura de Edward L. Bernays, ilustre socilogo y psiclogo. Es autor del primer libro sobre Relaciones Pblicas del que se tiene noticia en el mundo (Crystallizing Public Opinion). Adems consigue insuflar a la disciplina un papel ms acadmico al entrar como materia en la Escuela de Sociologa de la Universidad de New York. Con Bernays, las Relaciones Pblicas comienzan a ser estudiadas y practicadas desde criterios ms cientficos y no tan intuitivos.

1.5.3. La generalizacin en los mbitos privados y pblicos (1929-1945)

Esa poca de expansin econmica que ocurre con los llamados felices aos 20 se interrumpe abruptamente con la crisis de 1929, en la que la economa estadounidense, y el resto de economas occidentales tienen una de las mayores crisis de su historia. La respuesta a la salida de la crisis es el New Deal del presidente estadounidense Roosevelt y el intento de rescatar del imaginario colectivo el afn de superacin gracias al esfuerzo de todos. Desde instancias gubernamentales se perciba que la salida a la crisis no slo deba enfrentarse desde polticas econmicas, sino tambin con actividades de tipo psicolgico. As, se desarrolla una vasta campaa de comunicacin para explicar a las personas los profundos cambios en poltica econmica, para buscar el apoyo y el esfuerzo de todos recurriendo a los medios de comunicacin. As, las conocidas Fireside Chats (Charlas junto al fuego) pretendan acercar la figura del presidente a la poblacin. En ellas se explicaban aspectos fundamentales a los ciudadanos dirigindose a ellos como my friends. En el primer mandato de Roosevelt hubo ocho charlas, seis de ellas entre 1933 y 1934. Era tal la expectativa, que familias enteras se reunan alrededor de la radio para escuchar unas palabras que se planificaban de manera exhaustiva por expertos en comunicaciones con la pretensin de transmitir acercamiento personal, empata y autoridad moral. Se intentaba mimetizar cualquier conversacin que pudieran tener los oyentes en su propia casa. A su vez, las Relaciones Pblicas se utilizaron para conseguir que la poblacin fuera partidaria de participar en la guerra y que la dedicacin al esfuerzo blico fuera mxima. Para el segundo objetivo, se cre la Oficina de Informacin de Guerra (Office of War Information, OWI), dirigida por Elmer Davis, un antiguo periodista del New York Times. Sus funciones fueron las de coordinar la informacin de numerosas agencias gubernamentales y militares y asegurar el apoyo moral y material de la poblacin a la guerra.

1.5.4. Expansin
Tras la Segunda Guerra Mundial la influencia de Estados Unidos se expande a muchas regiones del planeta y las multinacionales del pas se asientan en otras naciones. Con ese traslado se transfieren rutinas de trabajo, organigrama, organizacin y tambin la manera de gestionar la comunicacin de las organizaciones mediante las Relaciones Pblicas. Y eso a su vez ejerce un poder de influencia sobre el resto de organizaciones autctonas que mimetizan todas estas rutinas de organizacin. Al lado de este proceso ms productivo, en el campo intelectual se produce un trasvase tambin intenso y las visitas de acadmicos e investigadores sociales al pas norteamericano permiten que, al regreso de esas personas, se incorporen a los mtodos docentes las teoras de las Relaciones Pblicas, crendose estudios de comunicacin.

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