Direccin de Proyectos

Caso: Buscando una nueva casa

Cuando el jefe de departamento de la oficina gubernamental decidi buscar un nuevo lugar que ofreciera mejores condiciones al pblico y al personal, asomaron una serie de problemas. Un estudio le mostrara que lo ms aconsejable era tomarse su tiempo y planificar el traslado. Los funcionarios del departamento de Registro Civil del Ministerio de Justicia de una populosa comuna de Santiago esperaban con ansias el traslado a las nuevas dependencias. Las antiguas oficinas haban quedado pequeas y las nuevas instalaciones prometan solucionar una serie de problemas con que los empleados y el pblico deban lidiar a diario. Todo pareca indicar que el hacinamiento, las malas condiciones de luz y de calefaccin, y otras dificultades que afectaban el desempeo, seran cosa del pasado para este grupo de trabajadores, que comentaban ilusionados sobre las flamantes oficinas. Sin embargo, la realidad fue otra cuando se puso en marcha el proyecto debido a serios errores en su planificacin. Todo comenz cuando Jos Rojas, el jefe del departamento, hizo el requerimiento para el traslado a sus superiores. Tal como estipulaba el reglamento, se efectu la peticin de los recursos al Ministerio va documentacin oficial, pero pasaron varias semanas y la solicitud se fue entrampando debido a numerosos asuntos que eran prioritarios. Adems, haba que considerar una serie de requerimientos burocrticos que fueron postergando la respuesta.

Adelantndose
Cuando pasaron varias semanas, Rojas decidi buscar la solucin por sus propios medios. Luego de analizar el tema con el encargado de Finanzas de su reparticin, le encarg a uno de sus subalternos que buscase una casa en arriendo donde trasladarse. Pensaba que todo sera ms fluido si presentaban una nueva peticin al Ministerio, esta vez con el inmueble a utilizar ya definido. Tras una breve bsqueda, el funcionario a quien se le haba asignado para la labor dio con la casa que podra ser usada. Rojas visit el lugar y, segn le indicaba su experiencia, le pareci adecuado. Hablaron con los corredores encargados y tras llegar a un acuerdo en el monto del arriendo, el cual se ajustaba al presupuesto que se manejaba, decidieron dar el siguiente paso. El jefe redact la nueva peticin al Ministerio. Adjunt el que sera el contrato y una descripcin del inmueble.

Mdulo 6 - Caso Ignacio Orrego -1-

Direccin de Proyectos Para apurar la decisin, decidi llamar a Pedro, un viejo colega que se desempeaba en la oficina central del Ministerio y que podra darle un curso ms veloz al tema. Jos, si t me aseguras que esa es la oficina que t y tu gente necesitan, habl con las personas a cargo y le sacamos el visto bueno lo ms pronto posible, le asegur su colega. Rojas, convencido de que era la solucin, le asegur que s y le pidi que hablara con quien fuese necesario. As, sin ningn tipo de estudio realizado por expertos que avalase la decisin de trasladarse a la casa elegida, la mudanza ya entraba en tierra derecha. A los pocos das, Rojas recibi la notificacin del Ministerio que daba luz verde al cambio. Entonces, se formaliz el arriendo y se pusieron manos a la obra en las mejoras a las nuevas oficinas. Pintura y una revisin de las instalaciones elctricas fueron las prioridades. Sin embargo, al momento de instalarse aparecieron los problemas. Primero se pens en llevar los mismos muebles, pero lo estrecho de la puerta impeda que los grandes archiveros y escritorios pudiesen ser entrados a las nuevas oficinas. Rojas debi incluir en el presupuesto la compra de nuevo mobiliario, asunto que no estaba considerado inicialmente. Asimismo, las instalaciones elctricas estaban en psimo estado y era necesario cambiarlas completamente a un costo que, inicialmente, tampoco estaba considerado. Al ser una casa que antes era utilizada con fines habitaciones, no contaba con un sistema de redes para los computadores y su instalacin deba ser desde el comienzo. A lo anterior se sumaba que la nueva oficina estaba ubicada en un entorno poco grato y donde la locomocin ms cercana pasaba a varias cuadras del lugar, lo que significara varias dificultades para los funcionarios. La lista de requerimientos iba aumentando, como tambin lo hacan los recursos que seran necesarios para implementar la oficina.

Buscando la solucin
Rojas comenzaba a cuestionarse la decisin tomada y, cuando Pedro lo llam para saber cmo iba el cambio, le cont lo que pasaba. El caso no era nuevo, eran muchas las oficinas pblicas que no se proyectaban adecuadamente, por lo que dejaban de ser funcionales, confortables y no cubran las necesidades reales de los usuarios. Tras escuchar cmo se haba planificado el traslado, Pedro se dio cuenta de inmediato de que no haba existido tal planificacin. Acto seguido, le aconsej que realizara un estudio de calidad que permitiera evaluar la mejor opcin para el traslado. Lo que necesitas es un plan de calidad que sea realizado por gente experta, te aseguro que as logrars los mejores resultados, le dijo. As, Rojas se contacto con Juan Pereira, un arquitecto que haba realizado un proyecto de similares caractersticas para otra dependencia y que conoca el tema. El jefe estuvo de acuerdo y lo contrat como director de proyecto. La primera labor de Pereira fue analizar si era conveniente arrendar una nueva oficina o si era ms aconsejable la compra de un inmueble. Tras estudiar una serie de factores, el arquitecto le propuso a Rojas la adquisicin de una oficina.

Mdulo 6 - Caso Ignacio Orrego -2-

Direccin de Proyectos Don Jos, aqu tengo los estudios de varias opciones, le seal entregndole una serie de carpetas que contenan especificaciones, planos y estudios de una decena de posibilidades. La propuesta que ms me convence -agreg- es la compra de esta planta libre. Es un edificio nuevo, que se ubica en zona central de la comuna, en un rea comercial donde hay dependencias municipales y no habra ningn problema con los vecinos, con vas de acceso y movilizacin ptimas. Adems, he estudiado la plusvala del sector y en caso que un futuro el departamento deba cambiarse otra vez, la recuperacin de la inversin est asegurado. Rojas se mostr convencido y se entr a la segunda etapa: la adquisicin del mobiliario. Pereira propuso comprar muebles modulares, que reemplazaran a los aosos estantes y escritorios que ocupaban. As, en caso de cambio, los nuevos muebles podran ser acomodados a las necesidades. La comprar inclua, adems, cmodas sillas para la sala de espera. As la constante queja del pblico sera cosa del pasado. Pereira realiz un catastro de lo que realmente se requera, para ello consult directamente a los funcionarios, quienes coincidieron en la necesidad de cajoneras que mantuvieran ordenada la documentacin. Muchos sealaban que perdan valioso tiempo buscando papeles, que generalmente aparecan en sitios que no correspondan, lo que provocaba demoras y malos ratos. La iluminacin y la climatizacin tambin eran tema de inquietud. Los empleados aseguraban que las actuales oficinas eran muy oscuras y heladas. Pereira, entonces, procur la instalacin de un sistema de aire acondicionado y de luminaria de primer nivel. Plano en mano, el arquitecto diseo la distribucin de las ubicaciones. Cada funcionario tena un espacio adecuado, con paneles divisorios que dejaban atrs el hacinamiento caracterstico. Al cabo de un mes, Pereira tena todo en ptimas condiciones. Instal un moderno servidor para evitar las constantes cadas de sistema con que deban lidiar los funcionarios e incluy un amplio acceso para minusvlidos. Al ver los resultados Rojas qued sorprendido. El sueo de una moderna oficina era realidad y con un presupuesto dentro de lo estimado. Era cosa de realizar un estudio adecuado y tomarse el tiempo de buscar las mejores opciones que aseguraran la calidad del proyecto. Las nuevas oficinas fueron inauguradas con la presencia de altos funcionarios del ministerio, quienes destacaron la modernidad de las dependencias y las puso con un ejemplo a seguir. Los trabajadores tambin estaban satisfechos, pues su nueva casa las comodidades cubran con creces sus necesidades y su trato con el pblico mejor. As, Rojas entendi que asegurar la calidad es fundamental, tanto como lo es considerar a los involucrados. Y es que en nuestros proyectos nunca debemos perder de vista qu es lo que nuestro usuario espera y necesita. * Caso ficticio escrito por el profesor Ignacio Orrego para el curso Direccin de proyectos del Programa eClass.

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