UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

NOMBRE: PILAR GALAT CARGO: JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS FECHA: 22/10/2012

NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G. CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD FECHA: 22/10/2012

NOMBRE: RICARDO NUEZ CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: 22/10/2012

ELABORO

REVISO

APROBO

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

1.

1.
1.1

GENERALIDADES
INTRODUCCION El departamento de compras tiene como funcin principal atender las necesidades de la comunidad universitaria, por medio de un proceso competitivo, justo e imparcial. OBJETIVO DEL MANUAL Establecer y definir los procesos y procedimientos que realiza el departamento de compras para la adquisicin de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes unidades acadmicas y administrativas de la Universidad, de manera, gil, oportuna y eficaz. Esto con el fin de proporcionar un apoyo administrativo a la Institucin en el cumplimiento de su misin social. ALCANCE DEL MANUAL: Los procesos y procedimientos que se encuentran a continuacin para la adquisicin de bienes y servicios aplican para la ciudad de Bogot.

1.2

1.3

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2.
2.1

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

CUANTAS DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS: La Universidad Gran Colombia para agilizar sus procesos ha determinado unos montos establecidos directamente por la consiliatura en el acuerdo N 006 de Agosto 02 de 2011 y sus directos responsables: VALOR Y/O CUANTIA
Hasta 10 SMLV Superior 30 SMLV Hasta 100 SMLV Superior a 1000 SMLV
Rector Consiliatura

AUTORIZADOR

2.1.1

PROVEEDORES DE CAJA MENOR: Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se diligenciaran directamente por la Secretara del proceso de Compras y suministros. Los criterios para realizar esta compra son los siguientes: Para estas compras, no se exige que el proveedor est inscrito en el registro de proveedores. Debe ser consultada y autorizada por el Jefe de Compras y suministros.

2.1.2

FLUJOGRAMA: PROCESO SOLICITANTE

INICIO

COMPRAS

SOLICITUD EN FORMATO DE CAJA MENOR AUTORIZADO POR EL RESPONSABLE DEL PROCESO

RECEPCION DE RECIBO DE CAJA MENOR

NO

AUTORIZACION

SI RECEPCION DE DINERO Y ENTREGA DE FACTURA DE SOPORTE

ENTREGA DE DINERO

ARCHIVO DE RECIBO DE CAJA MENOR Y SUS SOPORTES

FIN

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2.2 INSCRIPCION Y SELECCIN DE PROVEEDORES: 2.2.1 CONTENIDO: El registro de proveedores tiene como objeto mantener debidamente clasificados y seleccionados a las personas naturales o jurdicas, que habiendo cumplido los requisitos y criterios mnimos establecidos por la Universidad La Gran Colombia podrn ser tenidos en cuenta para proveer bienes, suministros, servicios y obra civil, siendo clasificados de acuerdo a la actividad que prestan cada uno. Nota: No ser necesario realizar el procedimiento de inscripcin y seleccin para aquellos proveedores que se les haga compras ocasionales. Entindase por ocasional aquellas compras en las que se genera hasta dos (2) rdenes de compra. A estos proveedores se les exige nicamente Rut y/o cmara de comercio y certificacin bancaria. 2.2.2 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No RESPONSABLE
1 Jefe de Compras

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Proveedor

3 4 5

Secretaria compras Jefe de compras Secretaria Compras

CONVOCATORIA: Realiza convocatoria por correo electrnico y la pagina web de la universidad, para registro y actualizacin de datos para proveedores. PUBLICACION Los proveedores interesados en vender bienes y servicios a la Institucin proceden a descargar el formato de registro y/o actualizacin de proveedores en la pgina web de la universidad; con la documentacin requerida. SELECCIN Y REGISTRO Revisa documentacin solicitada en el formulario de registro y actualizacin de proveedores. Selecciona y certifica al proveedor, con el formato correspondiente APROBACION Aprueba la seleccin y certificacin de los proveedores CERTIFICACION Enva certificacin a los proveedores seleccionados

2.3 GESTION DE COMPRAS: 2.3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES. No RESPONSABLE

1 Usuarios

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Auxiliar de Almacn

3 4 5 6 7

Secretaria de Compras Proveedor Asistente de Compras Secretaria de Compras Jefe de Compras y Suministros Asistente de Compras Secretaria de Compras Asistente de Compras

8 9 10

11

Almacenista y Auxiliar

SOLICITUD DE PEDIDO Realizan la solicitud de pedido, por el sistema de informacin establecido, la cual debe estar autorizada por el responsable del rea. RECEPCION DE SOLICITUD Revisa que las solicitudes contengan todas las especificaciones completas y claras. Verifica el inventario para saber si hay en stock el producto y efectuar la entrega con el documento correspondiente. En caso de que no haya el elemento se inicia el proceso de adquisicin. SOLICITUD DE COTIZACION Digita los elementos en el formato de solicitud de cotizaciones y procede a enviar por correo electrnico a los proveedores segn la lnea a la que corresponda. COTIZACION DEL PROVEEDOR Realizan la respectiva cotizacin y la hacen llegar por correo electrnico o fax. RECEPCION DE COTIZACIONES Selecciona tem por tem y CUADRO DE ADJUDICACIN: Realiza el cuadro de adjudicacin. APROBACION DE SELECCIN DE PROVEEDORES Revisa y aprueba la adjudicacin y lo lleva para el respectivo visto bueno del autorizador del gasto. De acuerdo al literal 2.1. GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA Realiza la orden de compra, con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicacin debidamente aprobado y firmado, por los autorizadores del gasto. ENVIO DE ORDEN DE COMPRA Enva va fax o e-mail la orden de compra al proveedor seleccionado. ENTREGA RDENES DE COMPRA: Entrega las rdenes de compra con sus respectivos vistos buenos al almacenista (AZ orden de compra (provisional) y AZ entradas mensuales). RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO Recibe la mercanca, confrontando fsicamente con la orden de compra y la factura. Si est conforme procede a ingresar al sistema de informacin, relacionando orden de compra y nmero de factura. Luego enva el documento de entrada y la factura ingresada a la oficina de compras para el respectivo tramite de pago. Igualmente se informa va correo institucional a la dependencia que realiz la solicitud de pedido, que los productos solicitados se encuentran en el Almacn. En caso de que el producto no cumpla con las especificaciones requeridas se har el proceso establecido para producto conforme.

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12 13 Almacenista Usuario

ENTREGA DE PRODUCTO O SERVICIO Se realiza la respectiva salida de almacn a cada centro de costos y le entrega el producto o servicio solicitado al usuario. RECEPCION DE PRODUCTO O SERVICIO Recibe los productos solicitados.

2.3.2

FLUJOGRAMA

USUARIO
INICIO

COMPRAS Y SUMINISTROS

PROVEEDOR

SOLICITUD DE PEDIDO

RECEPCION DE SOLICITUD

NO

VERIFICACIN DE INVENTARIO

SI

SOLICITUD DE COTIZACION

COTIZACION DEL PROVEEDOR

NO APROBACION DEL GASTO SI GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA ENVIO DE ORDEN DE COMPRA ENTREGA DE MATERIAL RECEPCION DE COTIZACIONES

INGRESO AL SISTEMA

SI

RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO

NO

RECEPCION DE PRODUCTO O SERVICIO

ENTREGA DE PRODUCTO O SERVICIO

ARCHIVO Y SEGUIMIENTO DE SATISFACCION

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 2.4 COMPRAS BIBLIOTECA 2.4.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No
1

RESPONSABLE
Usuario

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Personal de Biblioteca

Proveedor

COTIZACIN Realiza la cotizacin a Biblioteca

Personal de Biblioteca Comit

5 6 7

Asistente de Compras Secretaria de Compras Personal de Biblioteca Comit Almacenista Usuario Personal de Biblioteca Comit
ENVIO DE RELACION POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS SELECCIN Y ADQUISICION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO. Enva cuadro de ejecucin presupuestal afectando los centros de costos correspondientes a el Departamento de contabilidad para la respectiva distribucin de rubros

8 9 10

2.4.2

FLUJOGRAMA
USUARIO
INICIO

BIBLIOTECA

COMIT DE BIBLIOTECA

COMPRAS Y SUMINISTROS

PROVEEDOR

SOLICITUD DE PEDIDO

RECEPCION Y REVISIN

ELABORACIN DE COTIZACIN

COTIZACIN

RECEPCION DE COTIZACION

APROBACIN

ELABORACION ORDEN DE COMPRA

ENVIO DE ORDEN DE COMPRA RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO RECEPCION DEL PRODUCTO O SERVICIO

ELABORACIN E MATERIAL

FACTURA APROBADA

RECEPCIN DE FACTURA

ENVIO DE RELACION

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 2.5 ADQUISICIONES OBRA CIVIL 2.5.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No RESPONSABLE
1 2 Personal de Planta fsica Proveedor

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Personal de Planta fsica

SOLICITUD DE COTIZACION: Cita o solicita cotizacin a los proveedores de obra civil ELABORACIN DE COTIZACIN: Realiza la cotizacin APROBACIN DE COTIZACION: Selecciona al proveedor de acuerdo a las especificaciones tcnicas requeridas. Revisa y aprueba la adjudicacin, se enva para visto bueno del autorizador del gasto segn numeral 2.1 SOLICITUD Realiza la solicitud por el sistema de informacin, anexa orden de trabajo, cotizacin con la aprobacin del ordenador del gasto. Enva Formato de solicitud de cotizacin; anexando las cotizaciones de los proveedores que no quedaron seleccionados. ELABORACION ORDEN DE COMPRA: Realiza la orden de compra de acuerdo a la solicitud y con los soportes correspondientes. AZ orden de compra (provisional). PAGOS a) b)

Asistente de Compras

Para anticipos: anexar orden de trabajo cotizacin con visto bueno y orden de compra Para pago total: anexar acta de entrega, factura o cuenta de cobro, orden de compra y entrada de almacn.

Almacenista

SALIDA DE ALMACEN: Realiza la salida de almacn con el respectivo documento

2.5.2

FLUJOGRAMA

PLANTA FSICA

INICIO

SOLICITUD DE COTIZACIN

APROBACIN DE COTIZACIN

SI

ELABORACIN DE PEDIDO

COMPRAS Y SUMINISTROS

NO ELABORACIN ORDEN DE COMPRA

RECEPCIN DE PRODUCTO O SERVICIO, SALIDA DE ALMACEN DE ACUERDO A CENTRO DE COSTO.

FIN

PROVEEDOR

ELABORACIN DE COTIZACIN

ELABORACIN Y ENTREGA DE PRODUCTO O SERVICIO COMPRADO

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 2.6 ADQUISICIONES PUBLICIDAD 2.6.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: NO. RESPONSABLE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Usuario Personal Publicaciones Proceso De Compras Proveedor Proceso De Compras Proceso De Compras Personal Publicaciones/ Almacn Almacenista Asistente De Compras Usuario

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

SOLICITUD A PUBLICACIONES: Realiza la solicitud a travs del formato que maneja publicaciones. RECEPCIN DE SOLICITUDES: Recibe solicitud de dependencias y enva correo electrnico a compras SOLICITUD DE COTIZACIN: Recibe solicitud y cotiza con los proveedores seleccionados a travs del correo electrnico COTIZACIN DEL PROVEEDOR: Realizan la respectiva cotizacin y la hacen llegar por correo RECEPCIN DE COTIZACIONES: Recibe las cotizaciones y realiza la asignacin de proveedor. GENERACIN ORDEN DE SERVICIO: Genera la orden de servicio y enva orden de servicio por fax o correo electrnico RECEPCIN DE MERCANCA: Recibe la mercanca en compaa de un colaborador del almacn, confrontando fsicamente con la copia de la orden de servicio, factura y/o remisin del proveedor. RECEPCIN DE FACTURA: Entrega factura a la asistente. INGRESO FACTURAL AL SISTEMA: Procede a ingresar al sistema de informacin relacionando la orden de servicio y numero de factura, para as enviar a pago RECEPCIN DE PRODUCTOS: Recibe los productos comprados que son directamente entregados por el Dpto. de publicaciones

2.6.2

FLUJOGRAMA
USUARIO PUBLICACIONES COMPRAS Y SUMINISTROS PROVEEDOR

INICIO

SOLICITUD A PUBLICACIONES

RECEPCION DE SOLICITUDES

SOLICITUD DE COTIZACION

COTIZACION DEL PROVEEDOR

RECEPCION DE COTIZACIONES

APROBACIN

NO

SI

GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA

CUMPLIMIENTO ORDEN DE COMPRA RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO CON SU FACTURA

RECEPCION DEL PRODUCTO O SERVICIO

FACTURA

RECEPCION FACTURA

FIN

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 2.7

EVALUACION DE PROVEEDORES La evaluacin de proveedores se realiza con el fin de poder calificar y seleccionar a los proveedores en funcin de determinar la capacidad que tienen para suministrarnos sus bienes o servicios de manera eficiente y eficaz, en miras de fortalecer y apoyar a la comunidad universitaria en los procesos misionales. De acuerdo a lo anterior, el proceso de Compras y Suministros ha establecido la siguiente clasificacin de las diferentes lneas que utiliza para satisfacer las necesidades de cada una de las unidades administrativas y acadmicas de la Universidad:

LINEA DE PROVEEDORES EQUIPOS DE COMPUTO ELECTRICOS Y FERRETERIA (mantenimiento) EQUIPOS DE COMUNICACION EQUIPOS DE LABORATORIO ELEMENTOS DEPORTIVOS Y CULTURALES MUEBLES Y ENSERES ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA ELEMENTOS DE PAPELERIA DOTACIONES ELEMENTOS MEDICOS MATERIAL BIBLIOGRAFICO OBRA CIVIL

CLASIFICADOR 300-704 701-703-708-800 102-301-302 101 601-104-106 200 1001 1002 600 710-400-1102 50051-1000 9000

Los proveedores que componen las lneas establecidas en la tabla anterior, se clasifican mediante sistema ABC, en donde se realiza el total de compras realizadas por cada una de las lneas y se toman aquellos proveedores que cubran el 80% del total de las compras. Estos proveedores son a los cuales que se realiza la evaluacin y revaluacin trimestral.

2.7.1

DESARROLLO DE ACTIVIDADES.
No 1 RESPONSABLE Asistente de compras DESCRIPCION DE ACTIVIDADES PREPARACION DE EVALUACION: Trimestralmente, a travs de la base de datos genera un reporte de las compras que se realizaron durante el periodo a evaluar. Al valor total se le aplica el 80%, a fin de seleccionar a los proveedores que por el valor de sus compras se encuentran dentro este rango. EVALUACION Y REEVALUACION: La evaluacin se da con el diligenciamiento de los datos del proveedor; se evala el desempeo teniendo en cuenta criterios, especificados en el formato de evaluacin. A travs de una puntuacin se determina el nivel de satisfaccin y cumplimiento de los proveedores. La Revaluacin se presenta cuando; para el siguiente periodo a evaluar, el proveedor clasifica segn el rango establecido. RESULTADO DE EVALUACION Y COMUNICACIN: Enva al proveedor por correo electrnico, el formato de evaluacin diligenciado, previamente revisado y aprobado por el jefe de compras. Si el resultado est por encima de lo establecido, es decir de (70 a 100) puntos se felicita con observacin de mejora continua; Si por el contrario se encuentra por debajo del lmite (0 a 69) puntos, ser notificado por correo electrnico y deber mejorar en el aspecto por el cual su calificacin fue inferior a lo indicado; se da un plazo de 90 das calendario para que realice las correcciones necesarias; Si definitivamente el proveedor no corrigi las anomalas, ser retirado de la base de proveedores por un ao. Tiempo en el cual estar inhabilitado para venderle bienes o servicios a la Universidad La Gran Colombia.

Secretaria y Auxiliar de Almacn

Secretaria 3

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 2.7.2 FLUJOGRAMA

PROVEEDOR COMPRAS Y SUMINISTROS

INICIO

PREPARACION DE EVALUACION EVALUACION Y REEVALUACION FELICITACION SI

FIN

RESULTADO DE EVALUACION Y REEVALUACION

COMUNICACIN AL PROVEEDOR

AMONESTACION

NO

2.8

ENCUESTA SATISFACCION La encuesta de satisfaccin se realiza para ver la percepcin que tiene la gestin de compras y saber si fueron alcanzadas las expectativas en relacin al producto o servicio entregado a las areas seleccionadas para su aplicacin LISTADO DE AREAS DE LA UGC BIENESTAR UNIVERSITARIO ADMISIONES PLANTA FISICA CENTRO DE MEDIOS AUDIOVISUALES INFORMATICA Y SISTEMAS BIBLIOTECA DEPENDENCIAS EN ENTREGAS DE PAPELERIA Las Dependencias que componen la lista, se clasificaron teniendo en cuenta que son las reas por las cuales las dems de la universidad solicitad cualquier producto o servicio, exceptuando la papelera, y son a ellas a quien finalmente el Departamento de Compras entrega.

2.8.1

DESARROLLO DE ACTIVIDADES. No
1

RESPONSABLE
Secretara de Compras

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
PREPARACION DE LA ENCUESTA Semestralmente, enva el formato a las reas correspondientes. Este proceso es revisado y aprobado por el je fe del pto.. de compras RECEPCION Revisa que los documentos estn debidamente diligenciados y con la firma del responsable del rea y actualiza el indicador de encuesta. Se aplica nuevamente la encuesta en los siguientes casos 1. Que en el bimestre siguiente el rea encuestada no responda, y 2. Que el puntaje obtenido no sea satisfactorio para el departamento de compras RESULTADO Analiza el resultado y procede a tomar las correctivas del caso.

Secretara de Compras Jefe Departamento

2.9

DEFINICIONES: - ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el comprador para pedir mercancas al vendedor indicando cantidad, detalle, precio y lugar de entrega. - ORDENADOR DE GASTO: persona facultada para aprobar una compra de un bien o servicio.

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PROVEEDOR: personas naturales o jurdicas que habiendo cumplido los requisitos mnimos establecidos por la Universidad La Gran Colombia pueden ser tenidos en cuenta para proveer bienes y suministros, servicios, obra civil y consultora. SOLICITUD: Formato diligenciado por las distintas dependencias acadmicas y administrativas para solicitar un bien o servicio; especificando requerimientos tcnicos, marca, modelo, cantidad, etc.

3 DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Acuerdo N 006 de Agosto 02 de 2011 Acuerdo 004 del 04 de julio de 2010

4 REGISTROS:
Registro de evaluacin de proveedores Registro de solicitud de pedidos Registro de solicitud de cotizacin Registro de devolucin Registro y/o actualizacin de proveedores Eventos Producto no conforme. Devolucin de elementos

5 CONTROL DE CAMBIOS: No REV FECHA

01/07/2010 1 22/11/2010

DESCRIPCION
Emisin inicial 1. Se incluy metodologa para medir la satisfaccin de los usuarios del departamento de compras y suministros. 2. Se incluy metodologa para las compras de biblioteca y publicaciones debido a su necesidad de conocimiento de la compra. Se incluy al manual de procesos los procedimientos de adquisiciones Planta Fsica, igualmente se disgreg en dos procedimientos las adquisiciones del material bibliogrfico y la adquisicin de publicidad. Se actualiza el manual en los literales 2.2.2 por cambio en la inscripcin de proveedores y literal 2.7 por inclusin de nuevas lneas de proveedores. Actualizamos publicaciones Cambios los criterios de la evaluacin de proveedores Literal 2.1.1 Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se diligenciaran directamente por la Secretara del proceso de Compras y suministros Literal 2.2.1 Nota: No ser necesario realizar el procedimiento de inscripcin y seleccin para aquellos proveedores que se les haga compras ocasionales. Entindase por ocasional aquellas compras en las que se genera hasta dos (2) rdenes de compra. A estos proveedores se les exige nicamente Rut y/o cmara de comercio y certificacin bancaria. Mejora al procedimiento de adquisicin de publicidad. Literal 2.6.

2 3 4

01/09/2011 24/01/2012 01/03/2012

22/10/2012