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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMN RODRGUEZ NCLEO BOLVAR ESTADO BOLVAR

ANALISIS DEL PROCESO DE CONTROL DE GASTOS OPERATIVOS EN LA FUNDACION DEL NIO BOLVAR

AUTORAS: GONZALEZ, GREY V. MONTANA, NORAIMA. TUTOR: ING. CAROLINA DE CABRERA

Ciudad Bolvar, Marzo del 2006

CAPITULO I EL PROBLEMA

En este captulo se abordan los aspectos referidos con el problema, objetivos, justificacin y limitaciones del estudio.

1.1.

Planteamiento del Problema.

En la actualidad el Intercambio comercial en la economa mundial ha llevado a las empresas a la bsqueda de soluciones que permitan aumentar la rentabilidad de sus operaciones, en este mismo orden, las empresas del Estado, Instituciones y organismos gubernamentales y no gubernamentales han presentado problemticas vinculadas con la necesidad de reducir sus gastos operativos para poder continuar funcionando. Por lo que como medida econmica imperante la Gerencia Administrativa actual en el campo financiero esta orientada al control de los gastos para poder evitar egresos innecesarios que comprometan el capital de la misma. Especficamente en la institucin de carcter estadal, se ejecutan

procedimientos de registros meticulosos de los gastos por concepto de seguridad social, provisin de bienes y servicios pblicos (como educacin y sanidad), y el pago de intereses y amortizacin de la deuda publica. Todo ello abocado a que los ingresos no excedan a los gastos, para evitar de esta manera el dficit presupuestario que se produce cuando el gasto pblico supera a los ingresos.

Por lo que en lo referente a la administracin pblica, el exceso de gastos se han convertido en un serio problema para las instituciones, este hecho comienza a evidenciarse en la Segunda Guerra Mundial ya que desde entonces y hasta nuestros das los gobiernos de los pases industrializados han tenido dficit por exceso de gastos casi todos los aos. En las ltimas dcadas muchos pases latinoamericanos han encontrado serias dificultades para confeccionar o controlar sus gastos incurriendo en un alto precio de sus deudas externas. En el Contexto Venezolano, dficit presupuestario que han poseemos una tradicin histrica de ocasionado cierres de importantes

instituciones y organismos por el exceso de gastos y la imposibilidad del Estado de continuar mantenindolas. As mismo, las instituciones que anteriormente posean subsidios del Estado y que operaban en el contexto educativo, cultural o de salud, han sufrido considerables reducciones de los mismos, aumentando la carencia de servicios y obras sociales. En este sentido, durante la poca moderna, dada la complejidad del mundo competitivo de las instituciones se hace cada vez ms necesario el empleo de mtodos de control de gastos, que permitan establecer metas, planes y controles de actividades en todos los niveles de una organizacin, as como constatar sobre la marcha si se lleva una ptima orientacin de hacia tales metas o si se han experimentado desviaciones, para as tomar las decisiones pertinentes y ejecutar a tiempo los aportes debidos.

En este contexto, la Direccin de Administracin y Finanzas juega un papel muy importante y protagnico, en el sentido que stas no podran sobrevivir si se limitara a comparar resultados presentes con el pasado, de ser as, se plantearan graves errores y se perdera de vista numerosos factores esenciales que gravitan alrededor de los gastos de la empresa. Especficamente la Fundacin del Nio Bolvar, es una organizacin pblica sin fines de lucro, creada en el ao 1966, que ofrece atencin al nio y adolescente para contribuir a su desarrollo integral y garantizar el cumplimiento pleno y efectivo de los derechos que le brinda la Ley Orgnica para la Proteccin del Nio y del Adolescente con un personal comprometido y apoyado para su accin en la LOPNA, la Fundacin atiende en sus programas a una poblacin permanente estimada de 7.000.000 de nios y adolescentes en el rea metropolitana y 921.294 nios y jvenes a travs de su red de servicios a nivel nacional. Actualmente la institucin presenta una severa problemtica vinculada con el hecho de la carencia de control de los gastos operativos, as como los continuos retardos por concepto de trmites burocrticos para encausar la canalizacin de rdenes de compras por concepto de enseres de oficina, transporte, viticos y refrigerios, rdenes de servicios, requisiciones, cancelacin de compromisos erigidos con los empleados, demoras en la emisin de cheques por conceptos de pagos y prestaciones sociales situacin que ocasiona un clima laboral poco productivo, adems de comprometer la gestin gerencial de la administracin entrante la cual esta orientada a la calidad. En este sentido, conviene formularse las siguientes interrogantes:

El personal administrativo de la Fundacin del nio Bolvar posee conocimiento de los tipos de gastos operativos que presenta la institucin?

Cules son los procedimientos administrativos realizados para el control de gastos operativos en la Fundacin del Nio Bolvar?

Con que periocidad se realizan gastos operativos en la Fundacin

del Nio Bolvar?

Se pueden eliminar, omitir o fusionar trmites con la finalidad de canalizar la velocidad de respuesta a los pagos por concepto de gastos operativos?

Cules son las fortalezas y debilidades del Proceso de Control de

Gastos Operativos en la Fundacin del Nio Bolvar?

En este sentido, buscando dar respuesta a las

interrogantes

formuladas se plantea la presente investigacin orientada a Efectuar un Anlisis del Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundacin del Nio Bolvar.

1.2.

Objetivos de la Investigacin.

1.2.1. General

Efectuar un Anlisis del Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundacin del Nio Bolvar.

1.2.2. Objetivos Especficos Identificar los tipos de gastos operativos que presenta la Fundacin del Nio Bolvar.

Establecer los procedimientos administrativos realizados para el

control de gastos operativos en la Fundacin del Nio Bolvar.

Determinar la periocidad de los gastos operativos que presenta la

Fundacin del Nio Bolvar.

Indicar las fortalezas y debilidades del Proceso de Control de Gastos

Operativos en la Fundacin del Nio Bolvar.

1.3.

Justificacin de la Investigacin. El manejo de los gastos es uno de los procesos ms relevantes de la

administracin y refleja de manera directa la capacidad operativa y gerencial de las instituciones del Estado. En consecuencia, el desarrollo de la investigacin encuentra plena justificacin en el desarrollo de un conjunto de recomendaciones, a travs de las cuales se espera optimizar el control Fundacin del Nio Bolvar. de gastos operativos en la

Por otra parte, el estudio posee un valor terico metodolgico por cuanto permitir en primer trmino establecer fundamentos tericos conceptuales para la comprensin de la clasificacin de los gastos operativos en la Fundacin del Nio Bolvar.

CAPITULO II MARCO TERICO En este captulo se abordan los antecedentes de la investigacin, bases tericas, legales y definicin de trminos bsicos.

2.1. Antecedentes de la Investigacin. Como antecedentes de la investigacin, se citarn algunos estudios realizados por distintos autores y que se relacionan con el tema abordado.

En primer trmino antecede el estudio realizado por Esparragoza E. (2000),quien dise un Manual de Control de Gastos Operativos para el Departamento de Distribucin de la Empresa Plumrose Latinoamericana, Sucursal Ciudad Bolvar, llegando a la conclusin que: El control Administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas; adems, el control sirve a los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de planificacin, organizacin, direccin y por ende la distribucin de los gastos. Indicando adems que el control Administrativo permite detectar a tiempo las posibles desviaciones que puedan surgir de la planificacin de los objetivos propuestos. Mediante este proceso se pueden ajustar los gastos de acuerdo a lo presupuestado y adoptar las medidas correctivas necesarias.

2.2. Bases Tericas.

Las bases tericas de la investigacin se relacionan con los aspectos referidos a las finanzas, gastos y costos.

Las Finanzas en las Organizaciones.

Las unidades econmicas de produccin y consumo tienen determinados objetivos. Para alcanzarlos se necesita realizar ciertos gastos y as obtener los medios (humanos y materiales) necesarios para lograr tales fines. Ahora bien, para solventar los gastos es necesario disponer de recursos. Este razonamiento anterior resulta tambin de aplicacin para el estado. Valbuena (2002) sostiene que: La secuencia ingresos-gastos esta relacionada con los cumplimiento de los fines por parte de aquel (defensa, justicia, etc.) y tiene a su vez, consecuencias econmicas (impacto en la economa). Las finanzas pblicas se ocupan del proceso mencionado. (p.87) La palabra finanzas llega de las voz griega, finos, la cual pasa al latn, finis, que significa fin. En un principio se aplico como fin de los negocios pblicos; pero luego surgi el trmino finanzas lo cual implicaba otros elementos esenciales como los recursos o ingresos. Las finanzas pblicas (expresin usada en Francia, Italia, Inglaterra), tiene como sinnimo habitual la expresin hacienda pblica (usada en Espaa).

Desde un punto estrictamente econmico, las finanzas pblicas se ocupan de las corrientes de recursos pblicos, la corriente de gastos pblicos y la incidencia que ambas producen en la economa. De esta manera el gobierno estima los recursos/ingresos pblicos y prev los gastos/egresos pblicos que sern especificados en la ley de presupuesto anual. Las finanzas pblicas (para la corriente clsica) se ocupan de lo relacionado con la cobertura de los gastos pblicos y asimismo de la composicin y distribucin de las cargas pblicas impuestas a la comunidad para financiar los mismos. La hacienda publica opera sobre los principios de equidad (justicia dada por la proporcionalidad) en la distribucin de las cargas, y la neutralidad, o sea no afectar las decisiones econmicas de los particulares. La concepcin moderna de las finanzas pblicas se basa en

conceptos clsicos, ampliados y modificados. Implican, por un lado, una idea semejante en cuanto a que la actividad financiera se refiere a la obtencin de medios financieros para cubrir los gastos pblicos. No obstante, este enfoque se refiere a la utilizacin de los recursos y gastos pblicos para lograr determinados efectos sobre la economa. De lo anterior se desprende que se habla de una concepcin de tipo intervencionista (el Estado debe corregir las fallas del mercado con su intervencin), a diferencia de la clsica que sostiene el principio de la no intervencin o neutralidad, ya que el Estado solo actuara para cumplir funciones indispensables, como la seguridad; y debe evitar producir efectos distorcivos en la economa. De todos modos al haber ingreso y gasto pblico

algn efecto habr, pero lo importante, para los clsicos, seria no buscarlos como objetivo. En fin, las finanzas pblicas tienen como funcin contribuir al desarrollo econmico de un pas, el Estado debe velar que exista una distribucin equitativa de las riquezas, incentivar a los inversionistas y a la produccin, crear un clima de confianza poltica, establecer una estabilidad legal y disminuir la tasa de inflacin, entre otras; ya que estas variables generan empleo e incentivan el crecimiento del aparato productivo. El desarrollo econmico de un pas depende de la buena gerencia y administracin que de las finanzas realicen los representantes del Estado.

El Gasto Pblico.

El Gasto Pblico, se define a criterio de Manrique (2002) como: El gasto que realizan los gobiernos a travs de inversiones pblicas. Un aumento en el gasto pblico producir un aumento en el nivel de renta nacional, y una reduccin tendr el efecto contrario. Durante un periodo de inflacin es necesario reducir el gasto pblico para manejar la curva de la demanda agregada hacia una estabilidad deseada. (p.67) El manejo del gasto pblico representa un papel clave para dar cumplimiento a los objetivos de la poltica econmica. El gasto pblico se ejecuta a travs de los Presupuestos o Programas Econmicos establecidos por los distintos gobiernos, y se clasifica de distintos maneras pero bsicamente se consideran el Gasto Neto que es la totalidad de las erogaciones del sector pblico menos las amortizaciones de deuda externa; y el Gasto Primario, el cual no toma en cuenta las erogaciones realizadas

para pago de intereses y comisiones de deuda publica, este importante indicador econmico mide la fortaleza de las finanzas pblicas para cubrir con la operacin e inversin gubernamental con los ingresos tributarios, los no tributarios y el producto de la venta de bienes y servicios, independientemente del saldo de la deuda y de su costo. El Gasto Programable, por su parte es el agregado que ms se relaciona con la estrategia para conservar la poltica fiscal, requerida para contribuir al logro de los objetivos de la poltica econmica. Por otro lado resume el uso de recursos pblicos que se destinan a cumplir y atender funciones y responsabilidades gubernamentales, as como a producir bienes y prestar servicios. La clasificacin econmica de este tipo de gastos permite conocer los captulos, conceptos y partidas especficas que registran las adquisiciones de bienes y servicios del sector pblico. Con base a esta clasificacin, el gasto programable se divide en gasto corriente y gasto de capital. Estos componentes a su vez se desagregan en servicios personales, pensiones y otros gastos corrientes dentro del primer rubro, y en inversin fsica y financiera dentro del segundo. Los gastos corrientes dada la naturaleza de las funciones

gubernamentales, el gasto corriente es el principal rubro del gasto programable. En l se incluyen todas las erogaciones que los Poderes y rganos Autnomos, la Administracin Pblica, as como las empresas del Estado, requieren para la operacin de sus programas. En el caso de los primeros dos, estos recursos son para llevar a cabo las tareas de legislar, impartir justicia, organizar y vigilar los procesos

electorales, principalmente. Por lo que respecta a las dependencias, los montos presupuestados son para cumplir con las funciones de: administracin gubernamental; poltica y planeacin econmica y social; fomento y regulacin; y desarrollo social. Por su parte, en las empresas del Estado los egresos corrientes reflejan la adquisicin de insumos necesarios para la produccin de bienes y servicios. La venta de stos es lo que permite obtener los ingresos que contribuyen a su viabilidad financiera y a ampliar su infraestructura. El Gasto de Capital comprende aquellas erogaciones que contribuyen a ampliar la infraestructura social y productiva, as como a incrementar el patrimonio del sector pblico. Como gastos; gastos de Defensa Nacional, tambin se pueden mencionar la construccin de Hospitales, Escuelas, Universidades, Obras Civiles como carreteras, puentes, represas, tendidos elctricos, oleoductos, plantas etc.; que contribuyan al aumento de la productividad para promover el crecimiento que requiere la economa.

Hay dos tipos de enfoques con respecto al gasto pblico, el enfoque clsico dirige la atencin a la magnitud o nivel de aquel, ya que deber ser lo ms reducido posible y no asignar preponderancia a la composicin del mismo. En la hacienda clsica el gasto determina el recurso; dado un nivel de gasto necesario para el funcionamiento del estado, se necesita cierta cantidad de recursos. La concepcin moderna se preocupa fundamentalmente por la composicin o estructura del gasto pblico. Es posible considerar dos aspectos en el gasto pblico que son las funciones.

Financiera: Tiene que ver con la consideracin del gasto como salida, como vocacin, como accin para procurar medirlo con los cuales el estado cumpla sus funciones mediante la prestacin de servicios. Es todo aquello que tiene que ver con la prestacin de servicios pblicos a cargo de aquel. Econmica: Tiene que ver con el impacto de las transacciones que realiza el estado en la economa. Este enfoque no reemplaza al clsico, sino que lo complementa. Son dos cosas de una misma realidad; ninguno esta equivocado. Funcin financiera Se sostiene que el fin principal del estado es la prestacin de servicios de inters general que no pueden ser atendidos por los particulares o que se crea conveniente que si los atienda. El estado requiere de medios humanos (que constituyen los empleados del mismo), materiales (elementos y espacios fsicos con los que los empleados pueden trabajar) y una organizacin de los medios humanos y materiales para que acten hacia la consecucin de los fines que se ha propuesto. Para obtener esos medios el estado realiza gastos, que son necesarios para la prestacin de servicios o la realizacin de acciones. Es necesario que los gastos estn autorizados por un instrumento legal, que es

el presupuesto (medio que autoriza a la administracin pblica a realizar gastos). El gasto pblico, a su vez. Implica la utilizacin de un recurso pblico. Se discute si el gasto es el que determina el recurso o viceversa. En la concepcin clsica el gasto determina el recurso; partiendo de la base de la existencia necesaria del estado, ste debe realizar erogaciones para cumplir sus funciones por lo que necesita obtener recursos en forma obligatoria. El gasto justifica el recurso pblico. Sin embargo, a medida que aumenta el gasto pblico empieza a operar la restriccin econmica; no es posible incrementarlo indefinidamente, ya que la obtencin de recursos es limitada. Se recurre a distintos tipos de clasificacin con el propsito de lograr determinados ordenamientos que permitan descubrir ciertas caractersticas a las que se est prestando atencin en el anlisis de los gastos. Las clasificaciones econmicas son aquellas que realizan un ordenamiento de los gastos con el propsito de analizar los efectos econmicos que estos producen. Segn Ferry los gastos pblicos se clasifican en: Gastos Pblicos Indispensables: Hacen a la existencia necesaria del estado y a la prestacin de los servicios pblicos esenciales (defensa) Gastos Pblicos tiles: Los realiza el estado para prestar servicios.

Gastos Pblicos Superficiales: Podran dejar de hacerse sin que ellos originaran un perjuicio a los ciudadanos en la prestacin de los servicios pblicos, ya que el perjuicio est en que los mismos se realicen. Por su parte, Pigou, los subdivide en: Gastos Exhaustivos o Reales Los realiza el estado y recibe una contribucin en bienes y servicios. Forma parte del producto global. Este tipo de gastos tiene un efecto multiplicador. Gastos de Transferencia o Redistribucin No presentan una contrapartida o una contraprestacin; por ejemplo, jubilaciones o subsidios. Estos gastos no forman parte del producto bruto, pero influyen en la determinacin del ingreso disponible. Segn Gerloff y Neumark, los gastos pueden ser: Gastos Productivos: Son aquellos los reales de la clasificacin anterior. Gastos de Reparto: Son aquellos que dejan inalterado el producto global de la economa influyendo en la distribucin de la venta. Son similares a los gastos de transferencias. que realiza el estado con el

propsito de ayudar a producir bienes con valor econmico. Son similares a

Gastos Reales: Son aquellos que implican una prdida para la economa por que constituyen una serie de gravmenes sobre el producto bruto, como consecuencia de lo cual el ingreso nacional posterior a la existencia de un gasto real ser inferior al producto interno. Ejemplo: Intereses de la deuda pblica. Los Gastos en el Contexto Administrativo Actual

A cualquier empresa industrial, comercial o de prestacin de servicios para funcionar normalmente le resulta ineludible adquirir ciertos bienes y servicios como son: mano de obra, energa elctrica, telfono, entre otros. Manrique (2002) sostiene que: La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestacin real del exterior, es decir, cuando percibe alguno de estos bienes o servicios. As, incurre en un gasto cuando disfruta de la mano de obra de sus trabajadores, cuando utiliza el suministro elctrico para mantener operativas sus instalaciones, etc. (p.78) El hecho de que la entidad utilice ciertos servicios le obliga a pagarlos. Ahora bien, el pago de stos se produce en la fecha en la que sale dinero de tesorera para remunerarlos. Por ello, es sumamente importante distinguir los conceptos de gasto y de pago. Se incurre en un gasto al disfrutar de cierto servicio; se efecta el pago del mismo en la fecha convenida, en el instante que reciba el bien o servicio o en fechas posteriores, puesto que el aplazamiento del pago es una prctica bastante extendida en el mundo empresarial.

Por lo tanto, la realizacin de un gasto por parte de la empresa lleva de la mano una disminucin del patrimonio empresarial. Al percibir la contraprestacin real, que generalmente no integra su patrimonio, paga o aplaza su pago, minorando su tesorera o contrayendo una obligacin de pago, que integrar el pasivo. Los Gastos y la Gerencia Eficiente Los gerentes deben mirar la planificacin y el control de gastos como acciones necesarias para mantener niveles razonables de gastos, en apoyo a los objetivos y los programas planificados de la empresa. La planificacin de los gastos no debe enfocarse a la disminucin de los mismos, sino ms bien a un mejor aprovechamiento de los recursos limitados. Bajo esta perspectiva, la planificacin y el control de los gastos pueden resultar bien sea en mayores o en menores desembolsos. La planificacin y el control de gastos deben concentrarse sobre la relacin entre los desembolsos y los beneficios derivados de esos desembolsos. Los beneficios deseados deben verse como metas y por consiguiente, deben planificarse suficientes recursos para apoyar las actividades operacionales que sean esenciales para su logro. Algunas empresas recortan los gastos sin considerar los efectos sobre los beneficios. Otras de no comprometen tales como suficientes el equipo recursos y los en el mantenimiento activos edificios.

Inevitablemente, tales decisiones de corto alcance, si bien reducen en forma temporal los gastos, pronto originan mayores costos debido a las descomposturas, mquinas ineficientes, empleados frustrados, tolerancias

de mquinas defectuosas, elevados costos de reparaciones y cortas vidas de los activos. El control de costos debe ligarse con firmeza con: 1) las futuras metas y las operaciones planificadas y 2) las responsabilidades organizacionales. La esencia del control de gastos es el concepto de un estndar; esto es, el importe mximo de un gasto bajo un grupo dado de condiciones. Diferencia entre costo y gasto Para propsitos de la contabilidad financiera, el costo se define como un desembolso que se registra en su totalidad como un activo y se convierte en gasto cuando rinde sus beneficios en el futuro. Por consiguiente, una cuenta de costo es una cuenta de activo. El gasto se define como un desembolso que se consume corrientemente, o como un costo que ha rendido ya su beneficio. Para fines de la contabilidad administrativa, estos trminos no se definen con tal rigidez, pues a veces se utilizan para significar un activo y en otras ocasiones un gasto" Clasificacin de los costos por reas de responsabilidad Dado que el control se ejerce a travs de responsabilidades, es necesario que los costos se planeen por reas o centros organizacionales de responsabilidad. El catlogo de cuentas que emplea el departamento de contabilidad y el diseo de los presupuestos se planifiquen por reas o centros organizacionales de responsabilidad. El catlogo les especfica de la compaa.

Las asignaciones de costos, esenciales para los propsitos de la contabilidad financiera (costeo del producto, etc.) resultan inapropiadas para fines de control. Por lo general, es arbitraria la base que se usa para la asignacin de un gasto y el importe resultante no es controlable por la unidad organizacional que es objeto de esta aplicacin. Comportamiento del Costo El conocimiento del comportamiento del costo, es decir, la respuesta de un costo a diferentes volmenes de la produccin, resulta esencial en la planificacin y el control de costos. Puede percibirse el comportamiento del costo ya sea desde el ngulo ventajoso de la empresa en su conjunto. El comportamiento del costo plantea un aspecto prctico: al aumentar o disminuir la produccin (nivel de actividad) en un centro de responsabilidad con cada gasto asignado a ese centro. Cuando los gastos se miran en relacin con los cambios en la produccin, surgen tres distintas categoras de gastos: Gastos Fijos: Son aquellos que, mes a mes, se mantienen constantes en su monto total, independientemente de las fluctuaciones en el volumen del trabajo realizado. Como ejemplos de gastos fijos se tienen: los salarios, los impuestos sobre la propiedad, los seguros y la depreciacin (en lnea recta). Gastos Variables: Son aquellos que cambian en su monto total, directamente con las fluctuaciones en la produccin o volumen del trabajo realizado. La produccin debe medirse en trminos de alguna base de

actividad, como el nmero de unidades completadas, segn sea las actividades del centro de responsabilidades. Ejemplos de costos variables en una fbrica son los materiales directos, la mano de obra directa, el consumo de energa elctrica, etc. Gastos Semivariables: Son aquellos que no son fijos ni variables porque poseen las caractersticas de ambos. Al cambiar la produccin, los gastos semivariables cambian en la misma direccin, pero no en proporcin a la fluctuacin de la produccin. La determinacin de la relacin de los gastos con la produccin, o el volumen de actividad, es necesaria para la aplicacin de tcnicas tales como los presupuestos flexibles de gastos, el anlisis de costo-volumen-utilidad, el anlisis del costo marginal, el costeo directo y el anlisis del costo diferencial. Los Gastos controlables y no controlables La diferenciacin entre gastos controlables y no controlables est ntimamente relacionada con la clasificacin de gastos por reas de responsabilidad. Los gastos controlables son aquellos que se encuentran sujetos a la autoridad y responsabilidad de un gerente especfico. De tenerse cuidado al respecto, porque la clasificacin de una partida de gasto como controlable o no controlable debe hacerse dentro de un marco especifico de responsabilidad y de tiempo. El concepto de controlabilidad es til para control de los gastos, si la clasificacin de los costos se relaciona con las reas o centros de responsabilidad. Cada gasto en un centro de responsabilidad debe ser claramente identificado, bien sea como controlable o como no controlable,

dentro de ese centro especifico. En la aplicacin de este concepto tal vez convenga, ocasionalmente, establecer dos cuentas para un determinado tipo de gasto, en un rea de responsabilidad. Algunas empresas presentan en el informe mensual de desempeo, para cada rea o centro de responsabilidad, solo aquellos gastos que son controlables dentro de esa rea. Otras incluyen todos los gastos del centro de responsabilidad, pero identifican claramente los gastos controlables y los no controlables. Cualquiera que sea el mtodo aplicado, es importante que todos los gastos se incluyan en algn informe de desempeo y se identifiquen como responsabilidad de un gerente especifico. Un centro de responsabilidad en particular, debe presentarse como controlable en el informe de desempeo para un centro de responsabilidad de nivel ms alto. Las clasificaciones de gastos no son sinnimos. A corto plazo, los gastos fijos usualmente no estn sujetos al mismo grado de control que los gastos variables. Por su naturaleza, prcticamente todos los gastos variables son controlables en una corto plazo. Por otra parte, la depreciacin sobre una base de produccin, por ejemplo, es un gasto variable que es no controlable en un corto plazo. Por lo contrario, ciertos salarios son controlables en un plazo, aun cuando sean gastos fijos.

Reduccin de costos y control de costos Los programas de reduccin de costos (o de gastos) se dirigen a esfuerzos especficos para reducir los costos por medio de mejorar los mtodos, predisponer el flujo del trabajo y simplificar los productos. El control de costos incluye la reduccin de costos. En un sentido ms concreto, el control de costos puede concebirse como los esfuerzos de la administracin debe acometer el problema de los costos de varias maneras, como programas de reduccin de costos, planificacin de costos y atencin constante a las decisiones generadoras de costos. A menudo, es recomendable atender por separado los conceptos de reduccin de costos y control de costos. La Planificacin de los gastos Al desarrollarse el plan tctico de utilidades, deben evaluarse con cuidado los gastos para cada rea o centro de responsabilidad. En armona con el concepto de la participacin, la planificacin de gastos debe involucrar a todos los niveles de la administracin. La participacin es esencial en el desarrollo de presupuestos realistas de gastos para cada rea de responsabilidad. Al planificarse los gastos para un centro dado de responsabilidad, debe antes planificarse la produccin o la actividad para dicho centro. Con respecto al desarrollo formal del plan tctico de utilidades a corto plazo, hemos de esperar desarrollar un presupuesto de gastos esperados para cada rea o centro de responsabilidad. Para desarrollar los planes de

manufactura que se incorporarn en el plan de utilidades a corto plazo, es habitual la secuencia de presupuestos que se indica a continuacin: Presupuestos del costo del material y de la mano de obra directos. Se desarrollan inmediatamente despus de que se ha completado y aprobado tentativamente el presupuesto de produccin. Presupuesto de gastos de produccin (o gastos indirectos de fabricacin). Se desarrollan inmediatamente despus de que el presupuesto de produccin, segn ha sido aprobado tentativamente, se ha convertido a las producciones esperadas (sin importar cmo se midan) para los distintos departamentos productivos de y de de servicios distribucin: en Se la fbrica. desarrollan

Presupuesto dependientes. Presupuesto

gastos

simultneamente con el plan de ventas, porque son mutuamente

de

gastos

de

administracin:

Se

desarrollan

inmediatamente despus de que el plan de ventas aprobado (o quiz tambin el presupuesto de produccin), se ha convertido a la actividad planificada para cada departamento administrativo involucrado. Para cada centro de responsabilidad deben incluirse presupuestos detallados de gastos en el plan de utilidades a corto plazo, por varias razones, principalmente con el propsito de que: Los distintos ingresos y gastos asociados planificados, puedan englobarse en un estado de resultados tambin planificado. El flujo de salida de efectivo, requerido para costos y gastos pueda planificarse de manera realista. Pueda proporcionarse un objetivo inicial para

cada centro de responsabilidad. Pueda proveerse un estndar, y usarse durante el periodo cubierto por el plan de utilidades para cada gasto en cada rea o centro de responsabilidad, a fin de compararlo con el gasto real en los informes de desempeo. Estas cuatro razones sugieren la importancia de la cuidadosa planificacin de los gastos y el uso de los planes resultantes, para la planificacin, el control y la evaluacin subsecuentes. Planificacin de los gastos de Produccin (o gastos indirectos de fabricacin) Los gastos indirectos de fabricacin son aquella parte del costo total de produccin que no es directamente identificable con (o rasteable hacia) productos o trabajos especficos. Los gastos indirectos de fabricacin se componen de: 1) material indirecto, 2) mano de obra indirecta (incluyendo salarios) y 3) todos los dems gastos miscelneos de la fabrica. Los gastos indirectos de fabricacin comprenden numerosos y diferentes conceptos de gastos, lo cual causa problemas en su prorrateo o distribucin entre los productos. En vista de que existen numerosos y variados tipos de gastos, su control por centro de responsabilidad, con frecuencia se vuelve sumamente difuso. Existen dos diferentes tipos de centros de responsabilidad (o departamentos) en la mayora de las compaas fabricantes: de produccin y de servicio. Los centros de produccin son aquellos departamentos de manufactura que trabajan directamente sobre los productos que se fabrican.

Los departamentos de servicio no trabajan sobre los productos en forma directa, sino ms bien suministran servicios a los departamentos de servicios. Los departamentos de servicio tpicos en una fabrica son: el departamento de mantenimiento o de reparaciones, el departamento de energa elctrica, el departamento de compras, el departamento de administracin general de la fbrica. La responsabilidad por la operacin de cada departamento debe clasificarse de manera separada en el catalogo de cuentas que utiliza el departamento de contabilidad de costos. Los gastos de cada departamento deben planificarse y controlarse en forma separada. Para los propsitos tanto de los presupuestos como de la contabilidad de costos, los gastos indirectos de fabricacin crean los dos siguientes problemas: Control de los gastos de produccin, o gastos indirectos de fabricacin. Asignacin (y/o prorrateo) de los gastos indirectos de fabricacin entre los productos manufacturados (costeo de productos). Estos dos problemas demandan diferentes soluciones. A menudo se les mira como un solo problema, lo cual limita un tanto el carcter utilitario de la solucin. La diferencia entre ambos problemas es crucial en cuanto concierne a la asignacin a los departamentos de produccin tanto de los costos indirectos de los departamentos de servicio como de otros gastos de la fbrica. Control de los Gastos Indirectos de Fabricacin. Para controlar los gastos indirectos de fabricacin, deben considerarse gastos "limpios", esto

es, los gastos directos nicamente, con exclusin de todo gasto asignado (o prorrateado). Es preferible que el uso del servicio que el uso del servicio sea controlado sobre la base de las unidades de servicio, ms que sobre la base de su costo. Costo De Productos. Para planificar el costo de los artculos a producir, es necesario que todos los costos de gastos indirectos de fabricacin sean asignados a la produccin. El control de los costos y el costeo de productos, se resuelven usando un enfoque diferente para cada propsito. Los costos se acumulan y se informan, para efectos de control, antes de ninguna asignacin, despus sigue el costeo de productos, empleando procedimientos de asignacin o distribucin de costos. Para efectos del plan de utilidades de corto plazo, el presupuesto de los gastos generales de produccin incluye un presupuesto de gastos para cada departamento en la fbrica, siguiendo las clasificaciones de gastos que se usan en el departamento de contabilidad de costos. La seguridad con la que puedan elaborarse los planes de gastos dependen de: 1) la confiabilidad de los registros contables y 2) la seriedad de la actitud de la administracin hacia la planificacin de los gastos. Al igual que con la mayora de los subpresupuestos, es conveniente disponer de estimaciones de los gastos de produccin, preparadas por los gerentes de manufactura. El gerente de cada centro de responsabilidad debe ayudar en la preparacin de los presupuestos de gastos.

Planificacin de los Gastos de Administracin Segn Rodrguez (1993): Son gastos de administracin todos los gastos que no sean de produccin ni de distribucin, y los mismos se incurren en los centros de responsabilidad que proveen supervisin y servicio a todas las funciones de la empresa, ms que ejecutar ninguna funcin en particular. (p.98) En virtud de que una gran parte de los gastos de administracin son ms bien de carcter fijo que variable, persiste la idea de que no pueden controlarse. Es comn encontrar gastos de administracin cuyos montos exagerados quedan justificados cuando miden por el volumen de negocios realizados. Los gastos generales y administrativos se encuentran ms bien cercanos a la alta gerencia y por lo tanto, existe una firme tendencia a soslayar su verdadera magnitud y sus efectos sobre las utilidades. Es recomendable basar los gastos de administracin presupuestados en planes y programas especficos. Resulta til la experiencia pasada, ajustada segn los cambios que se contemplan en la poltica de la administracin y en las condiciones econmicas generales. Dado que la mayora de los gastos de administracin son fijos, un anlisis de los registros histricos con frecuencia proporciona una base slida para su presupuesto. El concepto de los presupuestos flexibles de gastos no ha tenido una aceptacin general para el control de los gastos de administracin, pero rara vez existe una razn prctica para no aplicar dicho concepto a esta clase de

gastos. El hecho de que la mayora de los gastos de administracin sean fijos, simplifica la aplicacin de los presupuestos flexibles. Pronstico del Nmero de Empleados. En las funciones ajenas a la produccin el rengln de gastos quiz ms importante en un negocio es el de los sueldos y salarios. Algunas compaas han desarrollado procedimientos formales para la proyeccin y control de tales gastos. Estos mtodos se conocen como algoritmos de pronstico del nmero de empleados. El algoritmo del nmero de empleados es sencillo, fcil de entender y, a la vez, realista. Los gerentes pueden usarlo para medir eficazmente la productividad en reas ajenas a la produccin, incluyendo la ingeniera de investigacin de los mercados de consumidores y de la investigacin tcnica de mercados. El enfoque bsico de los algoritmos de pronosticacin es un promedio ponderado de los indicadores pronosticados, dividido entre sus metas. Normas Iso

La palabra norma significa literalmente regla que se debe seguir o que se deben ejecutar las operaciones. Por consiguiente normalizacin significa el regularizarse o poner en orden una materia, ya sea la forma, la dimensin, la presentacin, el mtodo de fabricacin, el color, etc. La normalizacin tiene por objeto establecer una serie de reglas, directrices, o normas, destinadas a especificar, unificar y simplificar las caractersticas de los elementos que intervienen en multitud de aplicaciones cientficas y tecnolgicas.

Simplificar: seleccionar los elementos que renan las caractersticas ms convenientes, y racionalizarlas al mximo, a fin de obtener formulaciones ms sencillas y procedimientos de fabricacin ms aconsejables y a menor coste. Especificar: definir los materiales, dimensiones, entre otros; A fin de evitar todo error sobre su identidad. Esta identificacin conduce a precisar la terminologa y nomenclatura de los productos, incluyendo la determinacin de los mtodos de comprobacin que regulan la calidad de los mismos. Unificar: fabricados. Algunas ventajas que lleva consigo la aplicacin correcta de la normalizacin son las siguientes: Para el Productor: 1. Disminuye el volumen de materiales y productos almacenados. 2. Reduce el nmero de tipos a fabricar y los utillajes a emplear. 3. Simplifica el trabajo y aumenta el rendimiento. 4. Simplifica el diseo, y provoca una reduccin de los tiempos de fabricacin y de los costes de produccin. adoptar las medidas necesarias para favorecer la

ntercambiabilidad de los productos, reduciendo la gama de productos

Para El Distribuidor: 1. Facilita un vocabulario exacto que agiliza los pedidos, entregas y controles. 2. Elimina o reduce en gran medida los productos rechazados por los clientes. Para El Consumidor: 1. Ofrece garantas precisas de calidad, regularidad, seguridad e

ntercambiabilidad. 2. Permite que la formulacin en los pedidos se haga de una manera mucho ms fcil. Para la Economa en General: 1. 2. 3. Permite la mejora de la produccin en calidad y en cantidad. Aumento de la productividad. Mayores posibilidades de venta de los productos, tanto en los mercados

nacionales como internacionales. 4. Facilita el entendimiento entre la oferta y la demanda.

La ISO es una federacin mundial de organismos nacionales de estandarizacin, con carcter no-gubernamental, creada en 1947 y a la cual estn asociados, actualmente, 130 pases. En el caso de Chile, la calidad de miembro oficial ante la ISO, la ejerce el INN. Los miembros ISO tienen derecho a participar y ejercer su derecho de voto en los distintos Comits Tcnicos de la ISO. Objetivos: Promover el desarrollo de estndares internacionales, para facilitar el intercambio de bienes y servicios. Los estndares internacionales son acuerdos voluntarios en diversos campos (p.e. para el procesamiento de informacin, embalaje, servicios financieros) que se aplican a todos los sectores de la industria, mejorando la transparencia de los mercados. NORMAS INTERNACIONALES DE CALIDAD (ISO) Se clasifican en diferentes series: Serie 9000: Dentro de la versin 1994 se encuentran las siguientes: 9001: Modelo para el aseguramiento de la calidad en el diseo, el desarrollo, la produccin, la instalacin y el servicio posventa. 9002: Modelo para el aseguramiento de la calidad en la produccin, la instalacin y el servicio posventa. 9003: Modelo para el aseguramiento de la calidad en la inspeccin y en los ensayos finales.

9004: Modelo de gestin de la calidad y elementos del sistema de calidad. Aclaratoria: Estas normas son genricas e independientes de un

determinado sector industrial o econmico. Serie 14000: Dentro de ella se encuentra la siguiente: El contenido de dichas normas establece un modelo de

aseguramiento de la calidad en el diseo, el desarrollo, la produccin, la instalacin y el servicio posventa, tanto de productos como de procesos. La versin 1994 de la norma contiene 20 (veinte) requisitos que definen qu elementos debe contener un Sistema de Calidad, pero no tiene como finalidad imponer la uniformidad de los distintos sistemas de calidad existentes. El diseo y la implementacin de un Sistema de Calidad est influenciado por las diversas necesidades de una empresa, sus objetivos particulares, sus productos y servicios suministrados, y sus procesos y prcticas especficas utilizadas. La norma es flexible en cuanto a su estructura, debido a que puede no ser adoptada en la forma establecida, agregando o eliminando ciertos requisitos del Sistema de Calidad. La ventaja principal de dicha norma es que facilita la adaptacin y la seleccin del modelo apropiado de aseguramiento de la calidad entre las distintas versiones mencionadas.

2.3. Bases Legales En esta parte de la investigacin se analizaran algunos aspectos legales relacionados con los gastos a nivel institucional. En primer trmino la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (2005) la cual en su Artculo 12 sostiene que: Los presupuestos pblicos comprenderan todos los ingresos y todos los gastos, as como las operaciones de financiamiento sin compensaciones entre s, para el correspondiente ejercicio econmico financiero (p.8) En este contexto se destaca que los gastos cualquiera sea su naturaleza deben estar incluidos o comprendidos en el presupuesto de la institucin en este caso de la Fundacin del Nio. El mismo instrumento legal en su Artculo 14 establece que: Los presupuestos pblicos de gastos contendrn los gastos corrientes y de capital, y utilizarn las tcnicas ms adecuadas para formular, ejecutar, seguir y evaluar las polticas, los planes de accin y la produccin de bienes y servicios de los entes y rganos del sector pblico, as como la incidencia econmica y financiera de la ejecucin de los gastos y la vinculacin de stos con sus fuentes de financiamiento. Para cada crdito presupuestario se establecer el objetivo especfico a que est dirigido, as como los resultados concretos que se esperan obtener, en trminos cuantitativos, mediante indicadores de desempeo, siempre que ello sea tcnicamente posible. (p.9)

Por lo que en la institucin todos los gastos a realizar deducibles del capital de la institucin debe ser registrados en el presupuesto de gastos, en el mismo se estipular adems el objetivo especfico del mismo, a que va dirigido el gasto, entre otros aspectos. Por su parte, el Artculo 16 de la LOAFSP establece que: Sin perjuicio del equilibrio econmico de la gestin fiscal que se establezca para el perodo del marco plurianual del presupuesto, los presupuestos pblicos deben mostrar equilibrio entre el total de las cantidades autorizadas para gastos y aplicaciones financieras y el total de las cantidades estimadas como ingresos y fuentes financieras. (p.10) Infiriendo de lo anterior, se deduce que en una empresa o institucin debe existir un equilibrio entre los ingresos y los gastos con la finalidad de no generar prdidas. En este mbito el Artculo 33 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (2005) establece que: Los presupuestos de los entes descentralizados funcionalmente comprendern sus ingresos, gastos y financiamientos (p.18) En este contexto en la Fundacin del Nio como institucin descentralizada posee su propio presupuesto donde se registran de manera ordenada y sistmica los gastos, as mismo se debe poseer una partida donde se registren posibles gastos a encausarse por concepto de funcionamiento u operacin.

Finalmente en el Artculo 39 de la ley se indica que: En los presupuestos de gastos: a) Eliminar los crditos presupuestarios que no deben repetirse, por haberse cumplido los fines para los cuales fueron previstos (p.21). Por lo que en lo concerniente a los gastos no se toman en cuentan que los fondos de los mismos provengan de crditos presupuestarios otorgados por el Ejecutivo Nacional. En cuanto al Reglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (2005) en su artculo 6 indica que: A los efectos de la clasificacin econmica de los egresos, constituirn gastos de capital, los realizados con cargo a los crditos previstos en las diferentes categoras presupuestarias, dirigidos tanto a la inversin directa, conformada por la formacin o aumento de la formacin bruta del capital fijo, la inversin financiera, el incremento de existencias. (p.3) En este sentido, segn lo establecido los gastos operativos se constituyen en gastos de capital, cargados segn la categora programtica respectiva.

2.4. Definicin de Trminos Bsicos. Actividad Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad (Diccionario Larousse Ilustrado, 2003, p.18) Categora programtica cuya produccin es intermedia y, por tanto, es condicin de uno o varios productos terminales. Representa la accin presupuestara de mnimo nivel e indivisible a los propsitos de la asignacin formal de recursos, que no origina directamente un bien capital (Asociacin Venezolana de Crdito Pblico, 1987, p. 153).

Control Es la medicin de los resultados actuales y pasados en la relacin con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir y formular nuevos planes (Maddock, 1994, p 102). Cotizaciones Descuento que realiza el seguro social a los asegurados. (Def. Op.) Gastos Aplicacin directa o indirecta de los ingresos a la satisfaccin de las necesidades. (Diccionario Enciclopdico Planeta, 1992, Pag. 80).

Estrategia Curso de accin que genera alternativas que muestran la direccin y empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. (Crosby, 1990, p.9). Institucin Mxima organizacin formalizada de centros de gestin productiva, que tiene una responsabilidad unitaria en todo proceso presupuestario, ante quien jurdicamente aprueba su presupuesto (Asociacin Venezolana de Presupuesto Pblico, 1987, p. 151). Organizacin Es una institucin pblica o privada, nacional o trasnacional, con fines o no de lucro (Martn lvarez, 1999, P.137).

Polticas Una poltica es el conjunto de lineamientos directivos relacionados con un tema en particular. El propsito real de las polticas en una organizacin, es simplificar la burocracia administrativa y ayudar a la organizacin a obtener utilidades. (Martn lvarez, 1999, P.28). Procedimientos Es la gua detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o mas personas realizan un trabajo. Los procedimientos que se usan dentro de

una organizacin, generalmente son informales y los podemos observar fcilmente a travs de las costumbres y hbitos de las personas. (Martn lvarez P.138). Sistema de Gestin Administrativo Aquella parte del sistema de gestin global que incluye la estructura organizativa, las actividades de planificacin, las responsabilidades, las prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implementar, realizar, revisar y mantener la poltica administrativa. (Rodrguez A., 1993, p.18)

CAPITULO III MARCO METODOLGICO En este captulo se estudian los aspectos relacionados con el Tipo de Investigacin, Diseo, Poblacin y Muestra, Sistema de Variables, Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin y Tcnica de Anlisis Estadstico.

3.1.

Tipo de Investigacin.

El tipo de investigacin se enmarca en la modalidad descriptiva, la misma esta orientada fundamentalmente, a dar respuestas a las interrogantes que se plantean en el estudio. Esta modalidad se dirige a determinar y describir la naturaleza de una situacin, tal como existe en el momento de estudiarla. Este tipo de investigacin trabaja sobre realidades concretas y su caracterstica fundamental es la de presentar una interpretacin correcta de los hechos. En apoyo este tpico Sabino (1999), afirma que: comprende la descripcin, registro, anlisis e interpretacin de la naturaleza actual composicin por procesos de los fenmenos. (p. 91). Este tipo de investigacin consiste fundamentalmente en ofrecer una variedad de aspectos caracterizadores del problema en estudio los cuales se presentan en una forma terica y explicativa, con la finalidad de Analizar del Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundacin del Nio Bolvar.

3.2. Diseo de la Investigacin El diseo de la investigacin es de campo y constituye un plan estructurado de accin que en funcin de unos objetivos bsicos esta orientado a la obtencin de datos relevantes a los problemas e indicadores planteados. El diseo de investigacin de campo se explica segn el criterio de Hernndez y Otros (1996), como: La estrategia metodolgica que permite evaluar de manera adecuada las relaciones entre las variables, es decir, el diseo le indica al investigador que observaciones hacer, cmo hacerlas y cmo analizar los datos que representan tales observaciones (p. 53). A partir de esta explicacin el diseo de campo se estudia como parte de un proceso investigacional ligada entre s con el mtodo cientfico que es precisamente la sucesin de pasos requeridos en la investigacin para comprobar o desaprobar la hiptesis vinculada al objeto de estudio.

3.3. Poblacin y Muestra 3.3.1 Poblacin La poblacin se define a travs del universo que es objeto de estudio en este sentido constituye segn Handam (1986): El conjunto de unidades fsicas u objetos a los cuales se les mide una o ms caractersticas constituyen el universo pudiendo obtenerse diferentes poblaciones de caractersticas distintas. (p. 27)

En el caso particular de este estudio la poblacin se considera de (74) empleados que laboran a nivel administrativo en la Fundacin del Nio Bolvar distribuidos de la siguiente manera: Departamento Direccin Ejecutiva Direccin Tcnica Direccin de Desarrollo Institucional Direccin Presupuesto Direccin Administracin y Finanzas Direccin de Control Interno Total Fuente: Fundacin del Nio Bolvar (2006) 3.3.2 Muestra Para la muestra se tomar la poblacin total de 74 empleados por ser finita y de fcil manejo de acuerdo a Bavaresco (1994) por su representatividad, posibilidad de medicin, precisin, costo reducido y rapidez en el anlisis de los datos. (p. 71) Sobre la base de este planteamiento, dado el carcter finito, manejable y accesible de la poblacin no se considerar pertinente seleccionar una muestra, por lo que se aplicar el criterio de emplear instrumento de recoleccin de datos para todos los elementos de la poblacin. 3.4. Variable en Estudio. Planificacin y 10 15 10 54 N de Empleados 3 4 12

La variable en estudio es: Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundacin del Nio Bolvar Es el proceso mediante el cual se canalizan los aspectos referentes a los gastos por concepto de enseres de oficina, viticos, sueldos y salarios, consumo de energa elctrica para el funcionamiento de la Fundacin del Nio Bolvar.

3.5. Operacionalizacin de las Variables. Variable Nominal Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundacin del Nio Bolvar Variables Reales Tipos de gastos operativos que presenta la Fundacin del Nio Bolvar. Variables Operacionales Salarios Consumo de Energa Elctrica Insumos de Oficina Viticos (Alimentacin y Transporte) Reparaciones menores Emisin de rdenes de compra Realizacin de Ordenes de servicios Requisicin de Compras Requisicin de Servicios Elaboracin de solicitudes de pago Relacin de cheques Registros de Facturas Informes Mensuales

Procedimientos administrativos realizados para el control de gastos operativos en la Fundacin del Nio Bolvar.

Variable Nominal

Variables Reales Periocidad de los gastos operativos que presenta la Fundacin del Nio Bolvar.

Variables Operacionales Trimestral Mensual Semanal Diario

Fortalezas y Debilidades Retardos en la debilidades del Proceso canalizacin de de Control de Gastos ordenes de Operativos en la compras y de Fundacin del Nio servicios Bolvar. Extravos de Facturas Exceso de Trmites burocrticos Falta de interrelaciones departamentales Demoras en la emisin de cheques por conceptos de pagos y prestaciones sociales

Variable Nominal

Variables Reales

Variables Operacionales Fortalezas Personal capacitado en los procedimientos administrativos Participacin en actividades de actualizacin concerniente a los tipos de gastos Gerencia Eficiente

3.6. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos En esta investigacin el instrumento ha utilizar para la recoleccin de informacin es tipo encuesta. En tal sentido Corrales (1996) lo define como: mtodo al medio o camino a travs del cual se establece la relacin entre el entrevistador y el consultado para la recoleccin de datos y el logro de los objetivos (p 60) Como puede indicarse el mtodo no es ms que una gua, un modo que se utiliza para recabar informacin y confrontarla con la teora.

As mismo, Snchez (1994) define cuestionario como lista de preguntas estructuradas, mediante la cual se obtiene informacin de un individuo o grupo de ellos (p. 119). De acuerdo con el autor el cuestionario es la formulacin escrita de una serie de preguntas de un determinado aspecto del problema que se investiga, que permite obtener la respuesta o informacin escrita directamente de la fuente. El cuestionario a aplicar a los empleados que laboran a nivel

administrativo en la Fundacin del Nio Bolvar consta de preguntas cerradas cuyos resultados sern analizados para la presentacin de los resultados.

3.7. Validacin del Instrumento

Para determinar si el cuestionario aplicado a la poblacin objeto de estudio, es pertinente y mide los objetivos definidos en el presente estudio, se someter el instrumento al Juicio de Expertos siendo revisado por un especialista en Metodologa.

3.8. Codificacin de los Datos

Segn el autor Tamayo, M. (1987) en relacin a la codificacin destac que:

La codificacin es el procesamiento tcnico mediante el cual los datos son caracterizados a travs de cdigos, los datos elaborados son trasformados en smbolos ordinarios numricos, que pueden ser tabulados y contados, sin

embargo su transformacin es automtica y supone un juicio por parte del codificador.

La codificacin es una actividad que se realiza en funcin de la tabulacin de los datos. En este sentido, la codificacin consiste en asignar nmeros para cada tems y letras correlativas a cada dimensin establecida para cada indicador, los cuales representa. 3.9 Tcnica de Anlisis de Datos Para el anlisis de los instrumentos aplicado al personal autorizado se utilizar el anlisis porcentual. La formula a utilizar es la siguiente: P= Fi x 100 N Donde: P = Porcentaje. Fi = Frecuencia observada. N = Total de observaciones. 100 = Constante. 3.10 Forma de Presentacin de los Datos La informacin recaudada se presentar en cuadros de distribucin de frecuencia absoluta y porcentual, las cuales reflejaran los resultados del Cuestionario aplicado al personal autorizado.

El tipo de anlisis que se utilizar

para confrontar los resultados

obtenidos a cada variable es inferencial, ya que arrojar el contraste entre los datos numricos y la interpretacin de las investigadoras.

BIBLIOGRAFA Balestrini Acua, Miran. (2001). Como se elabora el proyecto de investigacin: (5. ed.). Caracas: BL Consultores Asociados. Chiavenato, Idalberto. (2002). Administracin de Recursos Humanos.(5. ed.). Colombia: Mc Graw Hill Interamericana. Esparragoza. E (2000) Manual de control de gasto operativos. Departamento de distribucin empresa Plumrose Latinoamericana. Sucursal Ciudad Bolvar. Trabajo de grado no publicado Hernndez Sampieri, R., Fernndez Collado, C., Baptista, P. (1998). Metodologa de La investigacin (2. ed.). Mxico: Mc Graw Hill Interamericana Editores. Koont, H (1985). Administracin.8va edicin ediciones. Mc Graw Hill. Universidad Pedaggica Experimental Libertador Mndez, Carlos. (1988). Metodologa. Mxico: Mc Graw-Hill Iberoamericana. Sabino, Carlos. (2001). El Proceso de Investigacin, Caracas: El Cid Editores. Universidad Pedaggica Experimental Libertador. (1998). Manual de Trabajos de Grado de Especializacin y Maestra y Tesis Doctrales. Caracas: Autor.

Universidad Nacional Abierta. (1994). Tcnicas de Documentacin e investigacin: Estudios Generales I. Caracas: Autor. Werther, W. y Davis, K. (2000). Administracin de Personal y Recursos Humanos. (5. ed.). Mxico: Mc-Graw Hill Interamericana.

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMN RODRGUEZ NCLEO BOLVAR ESTADO BOLVAR

ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL SOBRE EL PROCESO DE CONTROL DE GASTOS OPERATIVOS EN LA FUNDACION DEL NIO BOLVAR

AUTORAS: GONZALEZ, GREY V. MONTANA, NORAIMA.

Ciudad Bolvar, Marzo del 2006

PRESENTACIN

Estimado Empleado: La encuesta que se le ha entregado tiene como finalidad conocer su opinin acerca del PROCESO DE CONTROL DE GASTOS OPERATIVOS EN LA FUNDACION DEL NIO BOLVAR

Su respuesta es de gran importancia para nosotras. Anticipndole las gracias por su gentil colaboracin.

Muy Atentamente,

Las Autoras

INSTRUCCIONES

La manera correcta de contestar el presente instrumento es la siguiente:

Leer bien la pregunta antes de contestarla. Marque con una equis (x) la respuesta que considere correcta. No deje preguntas sin contestar. En caso de duda consulte a la persona que le este aplicando la encuesta La encuesta es annima, no es necesario firmarla.

Gracias por su colaboracin

I PARTE. Tipos de gastos operativos que presenta la Fundacin del Nio Bolvar.

1. Segn su consideracin los pagos por concepto de Salarios son gastos operativos?

Siempre

____________

Casi Siempre ___________ Algunas Veces __________ Nunca _________________

2.

Los costos por Consumo de Energa Elctrica se catalogan como gastos operativos?

Siempre

____________

Casi Siempre ___________ Algunas Veces __________ Nunca _________________ 3. Los costos de los Insumos de Oficina pertenecen presupuestariamente a la categora de gastos operativos? Siempre ____________

Casi Siempre ___________ Algunas Veces __________ Nunca _________________

4.

Los gastos de los Viticos (Alimentacin y Transporte) de los empleados se clasifican como operativos en la Fundacin del Nio?

Siempre

____________

Casi Siempre ___________ Algunas Veces __________

Nunca _________________ 5. Las Reparaciones menores efectuadas a la infraestructura, materiales y mobiliarios de la Fundacin del Nio se clasifican como operativos en la Fundacin del Nio? Siempre ____________

Casi Siempre ___________ Algunas Veces __________ Nunca _________________

II PARTE. Procedimientos administrativos realizados para el control de gastos operativos en la Fundacin del Nio Bolvar.

6.

En la Fundacin del Nio se efectan Emisin de rdenes de compra por concepto de gastos operativos?

Siempre

____________

Casi Siempre ___________ Algunas Veces __________ Nunca _________________

7.

En la institucin se realizan operativos?

rdenes de servicios de los gastos

Siempre

____________

Casi Siempre ___________ Algunas Veces __________ Nunca _________________

8.

En la Fundacin del Nio se efectan Requisicin de Compras de los gastos operativos?

Siempre

____________

Casi Siempre ___________ Algunas Veces __________ Nunca _________________ 9. En la institucin se realizan Requisicin de Servicios por concepto de gastos operativos? Siempre ____________

Casi Siempre ___________ Algunas Veces __________ Nunca _________________

10. En la institucin elaboran solicitudes de pago de los gastos operativos de la Fundacin? Siempre ____________

Casi Siempre ___________ Algunas Veces __________ Nunca _________________

11. En la institucin se lleva una Relacin de cheques por concepto de gastos operativos? Siempre ____________

Casi Siempre ___________ Algunas Veces __________ Nunca _________________ 12. En la institucin se efecta el Registros de las Facturas por concepto de gastos operativos? Siempre ____________

Casi Siempre ___________ Algunas Veces __________ Nunca _________________ 13. En la institucin se realizan Informes Mensuales de los gastos operativos?

Siempre

____________

Casi Siempre ___________ Algunas Veces __________ Nunca _________________

III PARTE. Periocidad de los gastos operativos que presenta la Fundacin del Nio Bolvar.

14. Con que periocidad se registran los gastos operativos que presenta la Fundacin del Nio Bolvar?. Trimestral Mensual Semanal Diario ___________ ___________ ___________ ___________

IV PARTE. Fortalezas y debilidades del Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundacin del Nio Bolvar.

15. Cul de las siguientes Debilidades Usted considera que presenta el proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundacin del Nio Bolvar? Retardos en la canalizacin de rdenes de compras y de servicios ________ Extravos de Facturas Exceso de Trmites burocrticos _____________ _____________ _____________

Falta de interrelaciones departamentales sociales _____________

Demoras en la emisin de cheques por conceptos de pagos y prestaciones 16. Cul de las siguientes Fortalezas considera que presenta el proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundacin del Nio Bolvar?

Personal capacitado en los procedimientos administrativos ______________ Participacin en actividades de actualizacin concerniente a los tipos de gastos _____________

Gerencia Eficiente __________