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DESCRIPTORES Y ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA: CONCEPTO Y FUNCIN

ESQUEMA 1. INTRODUCCIN: EL TRATAMIENTO DOCUMENTAL 2. Concepto El proceso documental El anlisis documental y el anlisis de contenido Clasificacin Indizacin Los lenguajes documentales

DESCRIPTORES Concepto Tipos Presentacin Revisin

3.

ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA Concepto Estructura Las LEM del M Cultura Principios

4.

DIFERENCIAS Y SEMEJANZAS Estructura combinatoria (semejanza) Coordinacin (diferencia) Finalidad (semejanza) Fuentes secudarias diferentes (diferencia) Los Descriptores vs. Encabezamientos Sistematizacin jerrquica (diferencia) Debilidades del Thesaurus (como puente a la conclusin)

5. CONCLUSIN Detractores y futuro prximo

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1.

INTRODUCCIN: EL TRATAMIENTO DOCUMENTAL CONCEPTO

Los descriptores y los encabezamientos de materia son las unidades lxicas mnimas que componen dos instrumentos documentales respectivamente: el thesaurus y la lista de encabezamientos de materia. Vamos a encuadrar el tema en el mundo de los lenguajes documentales, para pasar a describir los descriptores y los encabezamientos por separado y en detalle. EL PROCESO DOCUMENTAL

Todos los documentos que forman parte de un fondo documental determinado deben recibir un tratamiento documental. El proceso documental por el que pasa todo documento empieza primeramente en la fase de anlisis, antes de poner el documento a disposicin de los usuarios, y despus en la fase de bsqueda y recuperacin de la informacin, de cara a su difusin. EL ANLISIS DOCUMENTAL Y EL ANLISIS DE CONTENIDO

La primera fase, la de anlisis documental, pretende describir el contenido formal e intelectual de cada documento y es uno de los trabajos bsicos del profesional de la informacin. Concretamente, la extraccin de las ideas fundamentales que transmite el documento se llama anlisis de contenido, y es la esencia del tratamiento documental. Las tcnicas documentales que se desarrollan para la descripcin del contenido de un documento son la clasificacin, la indizacin y el resumen. Nos centraremos en la clasificacin y en la indizacin, por ser las operaciones donde se lleva a cabo la aplicacin de encabezamientos de materia o de descriptores, segn el caso. CLASIFICACIN

La Clasificacin es la tarea documental que consiste en agrupar los materiales por su contenido con objeto de facilitar su situacin y bsqueda. Clasificar un documento supone por tanto adjudicar a un documento, en funcin de su contenido intelectual, uno o varios encabezamientos de materia, extrados de una lista previamente definida. La herramienta bsica del clasificador es la Lista de Encabezamientos de Materia, que no es ms que un conjunto de palabras que pretende recoger los conceptos susceptibles de representar en el contenido de los documentos. Las listas de encabezamientos de materia son las clasificaciones alfabticas ms utilizadas en bibliotecas. Existen muchas listas de encabezamientos diferentes, pero cada centro utiliza la suya en funcin de sus necesidades o normativa. La lista de encabezamientos de materia ms grande del mundo es la LC Subject Headings. INDIZACIN

La Indizacin, por otro lado, es la tcnica documental que consiste en caracterizar el contenido de un documento reteniendo las ideas representativas para traducirlas a unos trminos de indizacin adecuados, procedentes de un lenguaje documental previamente elaborado. El instrumento bsico de trabajo para el indizador es el Thesaurus, que es un vocabulario estructurado que recoge los trminos vlidos a emplear y las relaciones existentes entre ellos. El mbito de trabajo del thesaurus es tradicionalmente el centro de documentacin . A diferencia de la Clasificacin, que intenta reflejar el contenido del documento a grandes rasgos con uno o dos conceptos (mximo 3), la Indizacin pretende representar todos los conceptos significativos , aunque esto se har en mayor o menor profundidad en funcin de la poltica de cada centro. LOS LENGUAJES DOCUMENTALES

El lenguaje plasmado tanto en el thesaurus como en la lista de encabezamientos de materia se llama lenguaje documental. Es un lenguaje controlado, basado en el lenguaje natural, pero que huye de su riqueza y de todos los fenmenos lingsticos que se dan con l, como la sinonimia, la polisemia, la redundancia y la ambigedad. Las caractersticas que debe reunir todo lenguaje documental son la Exhaustividad y la Especificidad.

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El lenguaje documental es utilizado tanto por el documentalista durante el tratamiento documental como por el usuario para la bsqueda y recuperacin de informacin. Por tanto, el lenguaje documental tambin hace de puente entre el documento y el usuario.

2.

DESCRIPTORES CONCEPTO

Los trminos aceptados de un thesaurus se llaman descriptores. Son las unidades lxicas ms importantes de esta herramienta. El descriptor muestra la palabra o palabras escogidas de entre un conjunto de trminos equivalentes para representar sin ambigedades una nocin determinada. Los trminos no preferentes, es decir, los no elegidos como descriptor, se llaman no descriptores. TIPOS

Desde el punto de vista sintctico, un descriptor es simple cuando est formado por una sola palabra, y compuesto cuando est formado por ms de una palabra. Los descriptores compuestos se dan cuando es necesaria la representacin de un concepto mediante un sintagma de varias palabras para no perder su significado. (p.e. llave inglesa) En cuanto a la cobertura temtica, los descriptores son en su mayora temticos, aunque tambin pueden encontrarse descriptores onomsticos, geogrficos y cronolgicos. PRESENTACIN

Los trminos que conforman un thesaurus pueden venir presentados de distintas formas. De hecho, normalmente coexisten dentro del mismo varias presentaciones. Citamos las ms comunes: ndice alfabtico de descriptores y no descriptores: Dentro de este ndice, las relaciones que pueden darse entre los trminos son las siguientes: o Relaciones de equivalencia: controlan la sinonimia del lenguaje natural. Todos los trminos equivalentes (no descriptores) apuntan al descriptor correspondiente mediante la notacin USE. El descriptor muestra a su vez cules son sus sinnimos o cuasisinnimos mediante la expresin UP (usado por). Relaciones de jerarqua: expresan la relacin de superioridad o inferioridad entre los conceptos mediante las expresiones TG (trmino genrico) y TE (trmino especfico). Relaciones de asociacin: la relacin entre los trminos es recproca, los descriptores aparecen asociados porque las materias que representan estn ligadas conceptualmente. La relacin se expresa mediante la expresin TR (trmino relacionado).

ndice sistemtico : contiene los descriptores estructurados en funcin de las jerarquas establecidas en el tesauro. Ofrece las familias de trminos, lo que facilita la obtencin de una visin de conjunto de la informacin que contiene el tesauro. ndice permutado: Adems de las formas de presentacin analizadas anteriormente, el tesauro suele traer un ndice permutado o ndice KWIC. Este recoge los descriptores y no descriptores ordenados alfabticamente, aunque su particularidad reside en que recoge tambin todos los elementos de los trminos compuestos, para facilitar la bsqueda por la segunda parte de cualquier sintagma.

Aunque cada tesauro tiene sus caractersticas fsicas y estructurales, se tiende a que los descriptores se diferencien del resto del texto mediante la tipografa negrita o mayscula. Adems, los descriptores suelen ser sustantivos, los nombres contables van en plural y los incontables en singular . REVISIN

Dado que el lenguaje documental es producto basado en el lenguaje natural, y que ste evoluciona a lo largo del tiempo, el thesaurus y los descriptores que contiene deben ser revisados peridicamente para comprobar que los trminos en uso y sus relaciones siguen vigentes.

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3.

ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA CONCEPTO

Las listas de encabezamientos de materia se componen de encabezamientos y subencabezamientos. El encabezamiento intenta condensar el tema sobre el que trata el documento. El subencabezamiento puede acompaar al encabezamiento para precisar o delimitar el sentido de la materia. Se coloca detrs del encabezamiento, separado por un guin. Los subencabezamientos pueden ser de materia, topogrficos, cronolgicos y de forma. ESTRUCTURA

A su vez, los encabezamientos pueden ser simples o compuestos. El encabezamiento simple expresa la materia con una sola palabra y el encabezamiento compuesto expresa el tema del documento mediante dos o ms palabras. La forma ideal de encabezamiento es el formado por una sola palabra. Los encabezamientos simples son, como ocurre normalmente con los lenguajes documentales, sustantivos, los nombres contables van en plural y los incontables en singular. Los encabezamientos compuestos pueden ser de: - nombre + adjetivo - nombre + nombre - una frase (poco uso) - encabezamiento + subencabezamiento . Esta ltima forma es en la prctica la ms usada, porque permite confeccionar una entrada temtica ms especfica. La lista de encabezamientos de materia trae tambin un sistema de referencias . Existe el Vase (V.) y el Usado por (U.p.) para mostrar la reciprocidad entre trminos aceptados y no aceptados, el Vase adems (V.a.) para completar la informacin con otros asuntos relacionados y el Relacionado con (R.e.) que indica al bibliotecario la posibilidad de usar encabezamientos ms especficos dentro de una materia. Existen otras explicaciones de utilidad que pueden aparecer junto a un encabezamiento en particular. Son: sase como, sase tambin, Pueden usarse adems LAS LEM DEL M CULTURA

La lista de encabezamientos de materia en la que hemos basado la explicacin, por ser de uso habitual en bibliotecas espaolas, es la Lista de encabezamientos de materia para las bibliotecas pblicas , del Ministerio de Cultura, cuya ltima edicin fue publicada en 1987. No son por supuesto las nicas listas existentes, ya que muchas bibliotecas usan otras ms completas y actualizadas. PRINCIPIOS

Para asignar correctamente las materias a un documento, deberemos seguir los siguientes principios: Principio de economa: evitar dar ms de 3 entradas a un documento. Las obras sin tema definido y las de creacin literaria no llevan materia. Principio de especificidad: el trmino escogido debe representar esa materia concreta, eligiendo la ms especfica frente a la ms general. Principio lingstico: uso del idioma del centro de informacin para las listas Principio de uniformidad: cada materia debe ser denominada siempre de la misma manera, huyendo de la ambigedad y la polisemia. Principio de uso: los trminos deben establecerse en funcin de los usos terminolgicos ms habituales en el centro de trabajo y de las necesidades de los usuarios.

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4.

DIFERENCIAS Y SEMEJANZAS El lenguaje documental que se emplea tanto en el thesaurus como en las listas de encabezamientos es de estructura combinatoria. Esto quiere decir que los trminos se relacionan unos con otros, permitiendo cantidad de combinaciones entre ellos, lo que otorga al dicho lenguaje gran flexibilidad en la recuperacin de informacin. Sin embargo, la coordinacin de los trminos vara en el thesaurus y en la lista: los lenguajes documentales orientados a la clasificacin, es decir, el lenguaje usado en la lista, es precoordinado, lo que quiere decir que los trminos se combinan con anterioridad al tratamiento documental. Por otro lado, los lenguajes documentales orientados a la indizacin, es decir, el lenguaje usado en el thesaurus, es poostcoodinado, lo que quiere decir que los trminos se combinan en el momento de la bsqueda o de la recuperacin de informacin. Aunque la finalidad comn de los descriptores y de los encabezamientos de materia es proporcionar puntos de acceso temticos al documento, stos figuran en fuentes secundarias diferentes: los encabezamientos de materia, en caso de aparecer, forman parte de los registros bibliogrficos que componen el Catlogo, mientras que los descriptores aparecen generalmente como un campo de la Base de Datos que corresponda. Los descriptores son en general menos complejos que los encabezamientos y son ms abundantes a la hora de describir el contenido de un documento. Tienen ms movilidad entre s, al no existir un orden prefijado de antemano. Los descriptores pertenecen a un lenguaje especializado y/o tcnico , y necesitan de una sintaxis ms rica para su enlace. De hecho, la diferencia radical que marca el thesaurus es su sistematizacin jerrquica, aunque bien es verdad que las listas de encabezamientos muestran vagos intentos de establecer escalas semnticas. Debilidades del Thesaurus : Otro rasgo del thesaurus, es que en la prctica, para indizar convenientemente, hay que conocer muy bien la herramienta de trabajo. Tanto es as que, ni aun conociendo el thesaurus en profundidad, es fcil lograr una uniformidad de criterios entre los documentalistas de un mismo centro de trabajo. Esto se debe a la subjetividad que conlleva toda tarea intelectual, que en ocasiones hace que, un mismo documentalista pudiera utilizar unos trminos u otros semejantes para la descripcin del mismo documento, segn el da.

5.

CONCLUSIN

Mostramos con este hecho algunos puntos dbiles de las herramientas documentales que hemos visto. En la actualidad existen detractores que reivindican una revisin de los planteamientos tericos en los que se fundamenta el diseo de estos sistemas. Se dice que los sistemas de clasificacin responden a la concepcin del mundo de quien los elabora y que los sistemas de indizacin son reservas terminolgicas con escasas posibilidades en el s. XXI, donde los modernos sistemas de recuperacin permiten bsquedas pertinentes en lenguaje natural. Parece que la solucin apunta hacia la combinacin del lenguaje natural con el lenguaje controlado .