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PARA ENTENDER A GESTO DO PROGRAMA DE MEDICAMENTOS DE DISPENSAO EM CARTER EXCEPCIONAL

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Equipe de elaborao
Coordenao do Progestores Secretaria Executiva do Conass

Coordenao do projeto Lore Lamb Ren Jos Moreira dos Santos

Colaboradores Aldery Silveira Jnior Deise Regina Sprada Pontarolli Maria Helena Lemos Gontijo Paulo Dornelles Picon

Reviso Andr Falco

Projeto Grfico Fernanda Goulart

Arte final Fernanda Goulart Fernanda Rubinger

Brasil. Conselho Nacional de Secretrios de Sade. Para entender a gesto do Programa de Medicamentos de dispensao em carter excepcional / Conselho Nacional de Secretrios de Sade. Braslia : CONASS, 2004. 100 p. (CONASS Documenta ; 3) ISBN 85-89545-04-0 SUS (BR). 2. Medicamentos. I. Ttulo. II. Srie.

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7. Armazenagem e Distribuio*
A armazenagem e distribuio se constituem na ltima das trs macro fases da atividade de abastecimento j citadas. Neste tpico sero dissertados apenas os procedimentos relativos aos medicamentos. A armazenagem, no caso de medicamentos, se compe de um conjunto de procedimentos tcnicos e administrativos que envolvem as atividades de: Recebimento; Estocagem e guarda; Distribuio.

*Texto elaborado por Aldery Silveira Jnior

7.1. Recebimento
O recebimento dos medicamentos uma das etapas mais importantes do armazenamento. Consiste, primordialmente, no ato de conferncia em que se verifica se os medicamentos que foram entregues esto em conformidade com as especificaes, quantidades e qualidade previamente estabelecidas no edital. No recebimento, realizam-se dois tipos de atividades de verificao: as de aspectos administrativos e as de especificaes tcnicas.

7.1.1. Aspectos Administrativos Esto intimamente relacionados ao pedido de compra, buscando atender aos requisitos estabelecidos em edital ou ao contrato, quanto s quantidades a serem entregues, aos prazos de entrega e aos preos registrados. Essa verificao deve ser efetuada da seguinte forma:
Anlise dos documentos fiscais os medicamentos s devero ser recebidos

acompanhados de documentao fiscal (por exemplo: nota fiscal, nota de empenho, nota de movimentao de medicamento, guia de remessa, etc). A no conformidade do documento em relao aos produtos entregues deve ser registrada em formulrio prprio e encaminhado ao setor responsvel para a soluo da pendncia junto ao fornecedor.

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Verificao da quantidade recebida deve estar em conformidade com a quantidade

solicitada.
Os prazos de entrega devem ser verificados e comparados com os prazos

preestabelecidos. Os preos devem ser tambm verificados e comparados com os estabelecidos nas propostas e/ou atas de registro de preos.

7.1.2. Especificaes Tcnicas So aquelas relacionadas aos aspectos qualitativos e legais (cumprimento da legislao vigente de medicamentos, etc.). Verifica-se o cumprimento dos requisitos exigidos, em relao a:
Especificaes dos produtos os medicamentos devem ser entregues em conformidade

com a solicitao no que tange a: forma farmacutica, concentrao, apresentao das embalagens e suas condies de conservao e inviolabilidade. Registro sanitrio do produto os medicamentos recebidos devem apresentar nas embalagens o nmero do registro do Ministrio da Sade. Os medicamentos s podem ser comercializados se forem registrados no Ministrio da Sade.
Certificado de anlise ou laudo de controle de qualidade documento emitido pelo

controle de qualidade do fabricante do produto, no qual so certificadas as especificaes tcnicas de qualidade do medicamento11.
Responsvel tcnico deve ser observado se nas embalagens dos

11 No edital de licitao, deve ser exigido que os medicamentos por ocasio da entrega venham acompanhados dos laudos de controle de qualidade, com os resultados, as faixas de normalidade e a farmacopia de referncia.

medicamentos constam o nome do farmacutico, o nmero do Conselho Regional de Farmcia e a unidade Federativa na qual est inscrito. Embalagem os medicamentos devem estar em suas embalagens originais, devidamente identificadas e sem apresentarem sinais de violao, aderncia ao produto, umidade e inadequao em relao ao contedo. Devem estar de acordo com o estabelecido na legislao vigente (Portaria SVS n 802/98, de 08/10/98). Rotulagem deve estar de acordo com o que estabelece a legislao vigente (Artigo 3 da Portaria SVS n 802/98, de 08/10/98). Validade data limite de vida til do medicamento, expressa na embalagem. Recomenda-se que no edital de licitao conste que os medicamentos, no ato da entrega, possuam prazo de validade por tempo suficiente para seu pleno consumo, considerando as condies de entrega, distribuio e de transporte existentes.

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7.2. Estocagem e Guarda

Estocar consiste em ordenar adequadamente os produtos em reas apropriadas, de acordo com suas caractersticas e condies de conservao exigidas (termolbeis, medicamentos sob controle especial da Portaria n 344 da ANVISA, inflamveis, material mdico hospitalar, etc.). Para a estocagem de medicamentos, deve-se dispor de rea fsica suficiente e apropriada aos diferentes tipos de produtos a serem armazenados. No caso especfico de medicamentos, recomenda-se que haja uma Central de Estocagem, que pode receber a denominao de uma Central de Abastecimento Farmacutico (CAF), nos moldes apresentados a seguir.

7.2.1. Central de Estocagem de Medicamentos rea destinada estocagem e conservao dos produtos, visando assegurar a manuteno da sua qualidade, enquanto estocados, conforme as caractersticas de cada medicamento. A denominao de Central de Abastecimento Farmacutico utilizada especificamente para medicamentos, com a finalidade de diferenci-la de almoxarifado, depsito, armazm e outros espaos fsicos destinados estocagem de outros tipos de materiais.

7.2.2. Caractersticas de uma Central de Abastecimento Farmacutico A Central de Abastecimento Farmacutico, para assegurar condies ideais de conservao e contribuir para a manuteno da estabilidade dos medicamentos, dever atender a alguns requisitos bsicos:
Localizao local de fcil acesso para o recebimento e distribuio dos produtos, com

espao suficiente para a circulao e movimentao de veculos. Identificao externa identificao visvel por meio de nome e logotipo. Sinalizao interna letras ou placas indicativas nas estantes e locais de extintores de incndio, entre outros.
Condies ambientais condies adequadas de temperatura, ventilao, luminosidade

e umidade.
Higienizao manuteno constante. Deve estar sempre limpa, isenta de poeira e

outras sujidades. A limpeza, alm de demonstrar aspecto de organizao, uma norma de segurana, que deve ser rigorosamente seguida.

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Equipamentos e acessrios suficientes dispositivos necessrios movimentao e

estocagem dos produtos. Segurana segurana apropriada proteo das pessoas e dos produtos em estoque. Dimenso no existe padro estabelecido para determinar a dimenso adequada de uma Central de Abastecimento Farmacutico. O tamanho varia em funo das atividades desenvolvidas, quantidade e tipos de produtos a serem estocados; periodicidade das aquisies; intervalo de tempo da entrega de medicamentos pelos fornecedores; sistema de distribuio (se centralizado ou descentralizado); quantidade de equipamentos, acessrios e recursos humanos; reas necessrias funcionalidade do servio (rea administrativa, recepo/expedio) e reas especficas de estocagem.

7.2.3. Instalaes Devem ser projetadas em conformidade com o volume operacional do servio.
Fsicas

- Piso: plano, para facilitar a limpeza, e suficientemente resistente para suportar o peso dos produtos e a movimentao dos equipamentos. - Paredes: cor clara, pintura lavvel, isentas de infiltraes e umidade. - Portas: preferencialmente esmaltadas ou de alumnio. - Teto: deve-se evitar telhas de amianto porque absorvem muito calor.
Eltricas

Sabe-se que a maioria dos incndios provocada por curtos-circuitos. A manuteno permanente das instalaes eltricas deve ser prioridade dos responsveis pelo setor. Os seguintes cuidados devem ser observados: - Desligar todos os equipamentos, exceto os da rede de frio, diariamente, antes da sada do trabalho. - Evitar sobrecarga de energia, com o uso de extenses eltricas. - Usar um equipamento por tomada, no fazendo o uso de adaptadores. - Solicitar contrato de manuteno eltrica ou realizar vistorias peridicas nas instalaes.
Sanitrias

Devem ser apropriadas e sem comunicao direta com as reas de estocagem.

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7.2.4. Equipamentos e Acessrios De acordo com o espao fsico disponvel, volume e movimentao de estoque, entre outros, recomenda-se:
Aparelhos de ar condicionado utilizados para o controle adequado da temperatura no

local de armazenagem daqueles medicamentos que necessitam de condies especiais de conservao. A quantidade de aparelhos necessrios e a definio de sua potncia devero ser calculadas conforme dimenso do local onde esto instalados. O fabricante (e/ou vendedor) fornece tais informaes. Armrios de ao com chave para o armazenamento dos medicamentos sujeitos a controle especial (Portaria SVS/MS n 344/98), no caso de centrais de armazenamento de pequeno e mdio porte. Carrinhos para transporte de medicamentos existem em diversas formas e tamanhos, de acordo com as necessidades especficas. Cestas de polietileno ou similar utilizadas para a estocagem de produtos leves. So prticas, ajustveis, de diversos tamanhos e cores e ocupam pouco espao. Caixa plstica (minicontenedores) recipientes empilhveis ou no, de pequena capacidade, com tamanho varivel, destinados ao acondicionamento de caixas pequenas ou produtos frgeis.
Empilhadeiras veculos destinados ao transporte de medicamentos, podendo ser

manuais ou eltricas. As eltricas so usadas em armazenamento vertical, de grandes quantidades, em centrais de armazenamento de grande porte. Equipamentos de informtica em quantidade suficiente, conforme as possibilidades, para atender s necessidades da Central. Exaustores elicos acessrios utilizados em reas quentes por que ajudam na renovao do ar circulante, melhorando a ventilao. Higrmetros usados para a medio da umidade. Mquinas de calcular imprescindveis nas tarefas administrativas, de controle, de recepo, de expedio e outras. Mveis de escritrio em quantidade e modelos adequados ao servio. Termmetros para a medio da temperatura ambiente nas reas de estocagem. So indicados os termmetros que registram temperaturas mximas e mnimas.

7.2.5. Segurana Em uma Central de Abastecimento Farmacutico, no devem existir fatores que possam propiciar riscos de perda, deterioraes, desvios e incndios. A falta de equipamentos de preveno contra incndios e a no existncia de manuteno das instalaes eltricas so fatores que contribuem para aumentar os riscos

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no setor. Por isso, medidas de segurana devem ser adotadas para garantir a devida proteo das pessoas e dos produtos em estoque.

7.2.6. Medidas de preveno contra incndio necessrio dispor de equipamentos de preveno contra incndio em todas as reas, com fcil acesso, indicao no local dos equipamentos, instrues escritas sobre utilizao destes e treinamento de pessoal. Os extintores de incndio devem ser adequados ao tipo de material armazenado e fixados nas paredes, sinalizados pela demarcao de reas abaixo deles, com um crculo ou seta larga, na cor vermelha e com bordas amarelas, na dimenso de 1m x 1m. Os extintores devero possuir uma ficha de controle de inspeo, etiqueta de identificao (protegida para no ser danificada), com a data de recarga. Elaborar cartazes que estimulem o cumprimento das normas. Por exemplo: proibido fumar, beber e guardar alimentos nas dependncias da Central de Abastecimento Farmacutico. Os cartazes devem estar afixados em locais visveis.

7.2.7. Organizao interna A organizao interna da Central de Abastecimento Farmacutico dever constar de reas que contemplem as necessidades do servio, considerando o volume e tipos de produtos a serem estocados, a saber:
rea administrativa destinada s atividades operacionais, deve estar localizada,

preferencialmente, na entrada, para melhor acompanhamento das aes e o fluxo de pessoas e produtos; rea de recepo destinada ao recebimento e conferncia de produtos. Obrigatoriamente, deve ficar situada junto porta principal e conter normas e procedimentos escritos e afixados na parede; rea de expedio local destinado organizao, preparao, conferncia e liberao dos produtos; reas de estocagem dependendo dos tipos de produtos a serem armazenados e das condies de conservaes exigidas, deve-se dispor de reas especficas para a estocagem de produtos de controle especial, tais como: rea para termolbeis, psicofrmacos, imunobiolgicos, inflamveis (os de grande volume devem ser armazenados em ambiente separado), materiais mdico-hospitalar, produtos qumicos e outros existentes. As reas de estocagem devem ser bem sinalizadas, de forma que permitam fcil visualizao das mesmas. A circulao, nesta rea, deve ser restrita aos funcionrios do setor.

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7.2.8. Organizao da rea fsica a disposio racional do espao fsico dos diversos elementos e recursos utilizados no servio (materiais, equipamentos, acessrios e mobilirios), de maneira adequada, possibilitando melhor fluxo e utilizao eficiente do espao para a melhoria das condies de trabalho e garantia da qualidade dos produtos estocados.

7.2.9. Forma de estocagem de medicamentos A estocagem dos produtos depende da dimenso do volume e de produtos a serem estocados, do espao disponvel e das condies de conservao exigidas. Existem vrios equipamentos destinados armazenagem de medicamentos, sendo os mais utilizados:
Estrados/pallets/porta-pallets so plataformas horizontais de tamanhos variados, de

fcil manuseio. Utilizadas na movimentao e estocagem de produtos de grandes volumes. Os porta-pallets so estruturas reforadas, destinadas a suportar cargas a serem estocadas nos vrios nveis, com bom aproveitamento do espao vertical.
Prateleiras constituem-se o meio de estocagem mais simples e econmico para

produtos leves e estoques reduzidos, devendo ser preferencialmente de ao. Empilhamento o empilhamento deve obedecer s recomendaes do fabricante, quanto ao limite de peso. Em regra, as pilhas no devem ultrapassar uma altura de 1,5 metro, para evitar desabamentos e alteraes nas embalagens, por compresses. As pilhas devem ser feitas em sistema de amarrao, mantendo-se distanciamento entre elas e entre as paredes, para uma boa circulao de ar.

7.2.10. Recomendaes Controle de entrada/sada a Central de Abastecimento Farmacutico deve dispor de uma rea para a recepo e para a expedio dos produtos. Empilhamento o cuidado no empilhamento dos produtos fundamental para evitar acidentes de trabalho e desabamentos de produtos (que podem ocasionar perdas). A informao sobre o limite mximo de empilhamento permitido deve ser sempre observada e pode ser obtida no lado externo das embalagens. Essa informao fornecida pelo prprio fabricante, quando se faz necessrio. Utilizao de inseticidas pela possibilidade de contaminao dos medicamentos, o uso deve ser evitado. Manter a higiene rigorosa do local a limpeza do local deve ser diria para no permitir o acmulo de poeira, de papis, de caixas vazias de papelo, que venha criar condies

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para propagao de insetos e roedores. O lixo deve ser depositado em recipientes com tampa e deve ser eliminado todo dia. Acesso de pessoas s deve ser permitido o acesso de pessoas que trabalham no setor.

7.3. Distribuio
Atividade que consiste no suprimento de medicamentos s Unidades de Sade, em quantidade, qualidade e tempo oportuno, para posterior dispensao populao usuria. Uma distribuio de medicamentos deve se revestir dos seguintes requisitos: rapidez e segurana na entrega e eficincia no sistema de informao e controle.
Rapidez o processo de distribuio deve ser realizado em tempo hbil, mediante um

cronograma estabelecido, impedindo atrasos e/ou desabastecimento do sistema. Segurana a garantia de que os produtos chegaro aos destinatrios nas quantidades corretas e com a qualidade desejada. Sistema de informao e controle a distribuio dever ser monitorada sempre. Devese dispor de um sistema de informaes que propicie, a qualquer momento, dados atualizados sobre a posio fsico-financeira dos estoques, das quantidades recebidas e distribudas, dos dados de consumo e da demanda de cada produto, dos estoques mximo e mnimo, do ponto de reposio e qualquer outra informao que se fizer necessria para um gerenciamento adequado. Transporte na escolha do transporte, deve-se considerar as condies adequadas de segurana, a distncia das rotas das viagens, o tempo de entrega e os custos financeiros. - Devido s caractersticas da carga a ser transportada, a seleo do veculo pr-requisito para a distribuio satisfatria. Veculo com isolamento trmico exigido para transportar medicamentos, principalmente em distncias longas, em especial no caso de vacinas, soros e insulinas, em funo das grandes variaes de temperatura, umidade e presso atmosfrica que ocorrem de uma regio pra outra. - Os motoristas e os responsveis pela distribuio devem ser qualificados e capacitados quanto natureza do material que transportam, seu manuseio correto, seu alto custo, e devem ser informados sobre as condies e fatores externos que podem alterar a qualidade de sua carga. - Observar as operaes de carga e descarga, o manuseio, o empilhamento correto das caixas/containeres, conforme setas indicativas, de modo a evitar danificao dos produtos.

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- Para medicamentos termolbeis, o veculo transportador deve ter caractersticas especiais (conforto trmico). Esses medicamentos devem ser imediatamente colocados nos locais adequados de armazenagem assim que chegarem ao destino. - Avaliar o processo, por meio de relatrio de desempenho, dos responsveis pela distribuio, de modo a garantir a qualidade do sistema de distribuio.

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