Modelo para La Toma Fisica de Inventarios en La Empresa Ficas Welding Construccions, C.A

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DE MARACAIBO EXTENSION MACHIQUES
MODELO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS EN LA EMPRESA FICA`S WELDING CONSTRUCCIONS, C.A
Integrante Borjas Carmen Tutor de Contenido Carpio Lesbia Asesor Metodolgico Soto Zulay
Machiques, Octubre de 2005
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DE MARACAIBO EXTENSION MACHIQUES
MODELO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS EN LA EMPRESA FICA`S WELDING CONSTRUCCIONS, C.A TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE TCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN ADMINISTRACIN DE EMPRESAS MENCIN CONTADURA
Integrante Borjas Carmen Tutor de Contenido Carpio Lesbia Asesor Metodolgico Soto Zulay
Machiques, Octubre de 2005
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DE MARACAIBO EXTENSION MACHIQUES SUBDIRECCION AREA ACADEMICA DIVISION DE INVESTIGACION, EXTENSION Y POSTGRADO COORDINACION DE TRABAJO DE GRADO ACTA DE APROBACION Quienes suscriben____________________ portador de la Cedula de Identidad N_________________, ____________________ portador de la Cedula de Identidad N_________________ y ____________________ portador de la Cedula de Identidad N_________________, designado jurado examinador por el departamento de investigacin para evaluar el trabajo de grado titulado Modelo para la toma fsica de inventario de materiales y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions. C.A, presentado por la bachiller Borjas P Carmen M portadora de la Cedula de Identidad N 16.549.378, optar al titulo de tcnico superior universitario en administracin de empresas mencin contadura. Dejan constancia que el aspirante hizo exposicin oral del trabajo, que respondi las preguntas que fueron formuladas, luego de lo cual el jurado delibero y decidi aprobarlo con la calificacin de ______ ( ) puntos
_________________ Jurado 1
___________________ Jurado 2
________________ Jurado 3
ndice de contenido Pg. Portada i Anteportada. ii Acta de aprobacin........ iii Dedicatoria.4 Agradecimiento..5 Resumen.7 Introduccin.8 Capitulo I Descripcin Situacional..11 Capitulo II Anlisis de las Fuentes de Informacin.17 Capitulo III Procedimiento..46 Capitulo IV Resultados y discusin50 Conclusiones.82 Recomendaciones84 Capitulo V Propuesta .88 Fuentes Consultadas.104 Anexos.107
Dedicatoria Este proyecto esta dedicado a Dios por sobre todas las cosas. A mi madre Licda. Exida Pachano y a mi hermano Cesar Borjas
Pachano por brindarme su apoyo y motivacin para lograr mis metas, a mi esposo TSU Andrs Carmona por contar cada da con su incondicional apoyo y amistad en todo momento. A mi abuela Carmen Herrera de Pachano, quien esta en el cielo, pero cuyas enseanzas me impulsaron a continuar objetivos y metas. Carmen Borjas para lograr alcanzar mis
Agradecimiento A Dios en quien me he apoyado para lograr cada una de mis metas. A mi madre Lic. Exida Pachano, mi hermano Cesar Borjas Pachano y a mi esposo Andrs Carmona por brindarme su incondicional apoyo en todos los instantes. A mis tas Adriana, Yrcia, Arcenia, Ana e Ivis por estar a mi lado y brindarme aliento y apoyo, a mi to Esp. Jos Pachano por estar a mi lado cada da desde mi niez siendo uno de los pilares fundamentales de mi vida y a su esposa Licda. Zoraida Reyes gracias por manifestarme su apoyo y impulso para lograr todas mis metas. A mi amiga incondicional T.S.U Raquel Briceo, a mi tutora Esp. Lesbia Carpio y mi asesora Abog. Zulay Soto, por ayudarme y brindarme sus conocimientos para lograr realizar este proyecto. Un agradecimiento especial a Abog. ngela Rincn y Licda. Mara haberme brindado su apoyo y amistad. Al IUTM Extensin Machiques por todos los maravillosos recuerdos y haber logrado mis esfuerzos y alcanzar mis objetivos. Carmen Borjas Andreina Espina por
Resumen Borjas Pachano Carmen Maria. Modelo para la toma fsica de inventario de materiales y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A. Instituto Universitario de Tecnologa de Maracaibo Extensin Machiques. Trabajo Especial de Grado. Machiques. 2005 Esta investigacin tuvo como objetivo disear un modelo para la toma fsica de inventario de materiales y herramientas con el propsito de crear la normativa para la realizacin del proceso, el cual se sustento en las bases tericas contenidas en el anlisis de las fuentes de informacin y se apoyaron principalmente en las teoras de Garca Cantu (1997) y Chiavenato I (1999) sobre los aspectos vinculados al inventario fsico. Para recolectar la informacin contenida en los resultados de este estudio se utiliz una poblacin de 6 personas que trabajan directamente en el rea de inventario de la empresa tanto a nivel administrativo como operativo, a los que se aplic un cuestionario de respuestas cerradas estructurado por 30 tems, el cual fue elaborado por la investigadora y validados por expertos en el rea. Los resultados fueron analizados y discutidos en base a las frecuencias absoluta y relativa, en los que se determin que la empresa no cumple a cabalidad con los aspectos que se deben incluir a fin de llevar a cabo la realizacin del proceso de toma fsica. Concluyendo as que la falta de normas o polticas que rijan el proceso, acarrea problemas en cuanto al manejo de los recursos y aspectos incluidos para la realizacin del inventario fsico. Es por ello que se recomienda cumplir con los lineamientos y normativas presentes en la propuesta a fin de lograr la realizacin del proceso de la forma mas acertada.
Introduccin Los sistemas empresariales buscan cada da maximizar los beneficios lucrativos que obtienen de las actividades mercantiles y comerciales en las que participan, por lo que habitualmente se realizan innovaciones y reformas que les permiten mejorar significativamente las actividades industriales que ejercen. Por lo que la administracin representa una herramienta fundamental en el proceso productivo considerndose la base en la que establecen todos los principios para el perfeccionamiento y ampliacin de los aspectos econmicos, tecnolgicos y financieros relacionados con las diferentes reas que comprende la organizacin. Uno de los ejes fundamentales en la administracin es el proceso de inventario, ya que en este punto es donde se manipula la materia prima para la elaboracin de la actividad de produccin. Las empresas constantemente alegan presentar una problemtica con respecto al uso adecuado de este proceso, por distintas razones tanto administrativas como de produccin, pero especialmente en los aspectos que involucran la toma fsica del inventario y los procedimientos necesarios para llevarlo a cabo, en cuanto al manejo del tiempo y los recursos empleados para su realizacin. Con esta investigacin se busca proporcionar un modelo para la toma fsica que se aplicar en la elaboracin de los inventarios de materiales y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A, a objeto de solventar la situacin que se presenta en cuanto a la manipulacin de este proceso y las fases que encierra.
Como manera de abordar el estudio de manera sistemtica la investigacin se ha estructurado en cinco captulos. El capitulo I plantea la situacin a investigar, la problemtica existente, la justificacin, los objetivos que se pretenden lograr, la delimitacin y el alcance de la investigacin. En el capitulo II se sustenta tericamente la variable y objetivos de la investigacin, en el anlisis de la fuentes de informacin a travs del desglose de teoras relacionadas a cada aspecto necesario para realizar la interpretacin del estudio efectuado. En el capitulo III se describen todos los aspectos presentes en el desarrollo de cada paso realizado durante la investigacin. En el capitulo IV se hace el anlisis de la discusin y resultados obtenidos de la aplicacin del instrumento de recoleccin de datos, para elaborar las conclusiones y determinar las recomendaciones pertinentes al caso. En el capitulo V se presenta la propuesta de la investigacin en base a las necesidades que se trazan en la empresa en relacin a la situacin objeto de estudio.
CAPITULO I
CAPITULO I DESCRIPCION SITUACIONAL Las industrias constantemente requieren de la actualizacin de sus operaciones, lo que conlleva al hecho de que las polticas y procedimientos que se instauren respondan a las necesidades presentes en la administracin, en relacin con las estrategias y controles que se pretenden establecer; uno de los aspectos mas importantes es la realizacin de la toma fsica de los inventarios, esperando conocer con la mayor exactitud posible los movimientos presentes dentro de este rubro. Para las organizaciones es conveniente conocer y mejorar de manera continua los diferentes sistemas que ayudan a la optimizacin del empleo de sus recursos, debido a los cambios constantes que se generan en el medio corporativo e industrial en que se desarrollan. En el mundo y Amrica Latina, las corporaciones e industrias se desenvuelven en un ambiente que exige mantener un ritmo en cuanto a sus operaciones para lograr un estatus acorde al mercado en el que interactan, por lo que requieren la facilitacin y agilizacin de los procesos y mtodos administrativos en el manejo de los materiales y herramientas que usan en el proceso productivo que ejercen, enfocndose en las nuevas reas tecnolgicas y las distintas tcticas econmicas, financieras y contables que cada da se establecen para tal fin teniendo presente que la toma fsica de los inventarios en los materiales y herramientas entra dentro de este rengln como eje fundamental. Venezuela, no escapa de tal situacin, pues aun, gran parte de las empresas se encuentran en plena industrializacin lo que hace imprescindible que posean altos requerimientos organizativos.
Las pequeas y medianas empresas (PYMES), constantemente trazan nuevas metas y objetivos que plantean la incursin en nuevos mercados para expandir sus horizontes, extendiendo y elevando su capacidad productiva para satisfacer las exigencias de sus clientes; en general son muchos los aspectos que se encuentran inmersos dentro de este proceso, uno de los puntos clave y mas esenciales para lograr alcanzar estos objetivos, es saber con que cuentan para realizar el proceso productivo, lo que hacen a travs de la toma fsica de inventario de los bienes y materiales que tienen en su haber. Actualmente son muchas las inquietudes que surgen con respecto a este tema, las organizaciones empresariales no poseen sistemas que describan y determinen la forma de realizar la toma fsica de los inventarios en las distintas reas que comprenden las estructura de la empresa, o los que tienen estn obsoletos, no existen polticas que determinen un control para la realizacin de esta fundamental fase del proceso administrativo, se lleva a cabo sin algn reglamento o normativa que precise la forma optima para su manejo, tanto en el almacn como en todas la reas comprendidas para la recepcin , despacho, movilizacin y depsito de los artculos. La situacin antes planteada acarrea consecuencias tales como:
omisiones tanto en las tarjetas de registro de cada artculo como en las entradas y salidas del almacn reflejados en el krdex y en los sistemas computarizados que se utilicen para el banco de datos sobre artculos en existencia, retardo en el pago a los proveedoras por la lentitud del proceso, demoras en el procesamiento y la rotacin de los artculos en existencia, entre otros. Para establecer soluciones especficas, efectivas y eficientes a las posibles situaciones que se presentan es recomendable la implementacin de modelos que proporcionen lineamientos a fin de que
faciliten y maximicen la utilizacin de la toma fsica de los inventarios de la manera ms eficaz, en las reas que las organizaciones requieran. Fica`s Welding Construccions, C.A, est ubicada en la Avenida
Principal Km. 85, Villa del Rosario, Municipio Rosario de Perij, Estado Zulia; es una empresa dedicada al rea de la metalmecnica; basndose en las necesidades y requerimientos que posee la empresa actualmente se plantea la elaboracin de un Modelo para la toma fsica de inventario que le proporcione un ordenamiento en cuanto al manejo y control de materiales y herramientas que tiene en sus reas de almacenaje. En el presente solo se lleva un control a clculo, sin especificaciones que agilicen el proceso, por lo que el tiempo empleado es mayor a la hora de emitir las facturaciones y rdenes de almacenamiento de los mismos. Ejemplos de materiales y herramientas: Materiales (Laminas de acero, ngulos, perfiles, tornillos, entre otros). Herramientas (Torno, fresa, dobladora, rectificadora, relojes de calibracin, maquinas de soldar, porta electrodos entre otros). La administracin toma en cuenta dentro del curso de las actividades relacionadas a la organizacin y produccin de las empresas, los movimientos que presentan en cuanto a los aspectos correspondientes a las reas de inventario, tericamente hablando esta investigacin puede servir de base para la realizacin de estudios que tengan conexin con la variable planteada, donde se verifica que la misma facilita la realizacin de los cambios y ajustes pertinentes a las organizaciones. Desde el punto de vista prctico, esta investigacin le proporcionara a la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A un modelo para la toma fsica de inventario para el manejo y control de los materiales y herramientas, suministrndole una solucin bien fundamentada la cual le permitir a las
reas administrativa y de produccin fomentar el uso de normas y procedimientos que tal proceso amerita. Para esta investigacin se utilizaran mtodos y tcnicas tales como: cuestionario aplicado tanto al personal directivo como operativo relacionado al rea de estudio, con el fin de poder detectar las deficiencias y fallas presentes dentro de la empresa y que imposibilitan la obtencin de metas deseadas y al mismo tiempo afectan el xito de la organizacin. El presente estudio se realiz en la empresa Ficas Welding
Construccions, C.A, ubicada en Avenida Principal Km. 85, Villa del Rosario, Municipio Rosario de Perij, Estado Zulia. Para la ejecucin se utiliz el periodo comprendido entre Septiembre 2004 y Octubre 2005.
OBJETIVO GENERAL Disear un modelo para la toma fsica de inventario de materiales y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A OBJETIVOS ESPECFICOS Analizar el proceso llevado a cabo por la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A para la toma fsica de inventario de los materiales y herramientas Identificar las fases y los elementos a considerar para la toma fsica de los inventarios de materiales y herramientas. Establecer lineamientos para llevar a cabo la toma fsica de los inventarios de materiales y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A
CAPITULO II
CAPITULO II ANLISIS DE LAS FUENTES DE INFORMACIN Antecedentes Para la realizacin de los antecedentes se procedi a revisar diversos trabajos de investigacin referidos a la variable de estudio, los cuales se presentan a continuacin: Prraga Nez, M (2004) Elaboracin de un Manual de normas y procedimientos para el departamento de Inventario de la empresa MI SWACO de Venezuela, C.A. Trabajo Especial de Grado Modalidad Practica Profesional Terminal no publicado. Universidad del Zulia. Maracaibo La pasanta, cuyo informe final se llevo cabo en la empresa MI SWACO de Venezuela, C.A, en el departamento de Inventario, con la finalidad de Elaborar un Manual de Normas y Procedimientos en el Departamento de Inventario, ya que en dicha organizacin se encontraron fallas en los procedimientos efectuados al momento de recibir, despachar, almacenar, y registrar los productos y/o materiales en los diferentes sistemas utilizados por la empresa, tambin se encontraron diferencias de materiales entre el fsico y libros. El presente informe tiene el propsito de mejorar las deficiencias encontradas, y se espera que el mismo contribuya para establecer un control interno eficiente, que permita presentar informacin confiable y oportuna en los Estados Financieros y facilite la toma de decisiones. Bustamante, N (2003). Evaluar el cumplimiento del Control Interno en el manejo de Materiales Elctricos Perija (MAELCA). Trabajo Espacial de Grado Modalidad Practica Profesional Terminal. Universidad del Zulia. Maracaibo.
El presente informe se realiz en Materiales Elctricos Perija (MAELCA), en el departamento de Contabilidad con el propsito de Evaluar el Control Interno en el rea de Inventario. A travs de la investigacin realizada se determino que el personal encargado del inventario no cumplen a cabalidad con los procedimientos existentes en el mismo, lo que impide la fluidez y la eficiencia en la ejecucin de las operaciones. Dentro de las principales actividades realizadas durante el periodo de pasantas fueron: La revisin y evaluacin de las polticas aplicadas en los inventarios para determinar el grado de cumplimiento de las normas y procedimientos. Todos estos elementos contribuyeron de una u otra forma a la consecucin de los objetivos planteados. La metodologa utilizada incluye consultas bibliogrficas entrevistas y observacin directa que permitieron formular
conclusiones y recomendaciones para mejorar las condiciones existentes en el rea de inventarios. Leal Rodrguez, S (2003). Evaluacin del control interno de inventario de productos Qumicos de la empresa M-I DRILLING FLUID DE VENEZUELA C.A. Trabajo Especial de Grado Modalidad Pasantas. Universidad del Zulia. Maracaibo. La pasanta objeto de este Informe Final, se realizo en el departamento de Inventario de la empresa M-I DRILLING FLUID DE VENEZUELA C.A; tuvo como objetivo final la Evaluacin de los Controles Internos de Inventario de Productos Qumicos de sta, para determinar el grado de confiabilidad y/o debilidades que pudiera presentar, as como razonabilidad de su saldo. Se realizaron actividades tales como: elaboracin de cuestionario para evaluar un control interno de inventario, registro de las operaciones realizadas por el departamento y verificacin del cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos por la empresa, entre otras. La
evaluacin se hizo con la finalidad de conocer y determinar que efectivamente dichos controles estn funcionando de la manera que se idearon, de la exactitud de los resultados obtenidos, de las condiciones de las mercancas y del acatamiento de las instrucciones por parte del personal. En conclusin se pudo observar que los controles internos establecidos por la empresa para el inventario de productos qumicos son bastantes confiables, ya que el personal que lo maneja lo hace de forma efectiva, excepto por presentar algunas debilidades con respecto a ste, como por ejemplo, se presentan algunas diferencias entre el inventario fsico y el de sistema es por ello que se recomienda cumplir dichos controles internos par obtener de esta manera un menor margen de error y una mayor eficiencia en el desarrollo de las operaciones. Estas investigaciones guardan una estrecha relacin con la variable de estudio presente en esta investigacin, al encontrarse enfocadas en el rea de inventario, desde distintos puntos de vista lo que pretenden estas, es lograr que los controles internos que posee cada una de las empresas se cumplan a cabalidad, siendo estos creados para el desarrollo de las actividades relacionadas al inventario dependiendo de los mtodos y procesos que en cada una de estas se emplee; haciendo especial hincapi en el cumplimiento de normas y procedimientos que se deben realizar con respecto al inventario fsico a efecto de que este pueda corresponder con el menor margen de error al que se encuentra en el sistema computarizado. Modelo Para Miner (1984) al construir un modelo se pretende identificar elementos esenciales. Los modelos no tratan de ser un replica exacta de un todo ms grande; tampoco intentan incluir cada aspecto. Son
simplificaciones deliberadas, proyectadas para facilitar la comprensin de algo mucho ms complejo. En forma constante estos buscan desarrollarse de forma que puedan utilizarse para proveer orden y comprensin dentro de la compleja materia objeto de estudio de la administracin. Segn el Diccionario de Contabilidad y Finanzas (1999) es una representacin simplificada, pero completa, de informaciones concernientes a un determinado sistema econmico que son expresin de las interrelaciones existentes entre diversas magnitudes econmicas especialmente significativas para el funcionamiento del sistema. De acuerdo con la conceptualizacion manejada, un modelo consiste en crear de un todo mas grande una simplificacin donde se toman los aspectos mas importantes y esenciales para realizar la fundamentacin del aspecto en el que pretende enfocarse, planteado a travs de la elaboracin de los detalles que se desean incluir para suministrar el ordenamiento y los conocimientos referidos al hecho que fomenta la realizacin de este.
Administracin de Inventario La administracin de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos bsicos: 1. Cuantas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento dado. 2. En que momento deberan ordenarse o producirse el inventario. 3. Que artculos del inventario merecen una atencin especial.
4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del inventario.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden ser instantneas, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el largo proceso de produccin. El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en el proceso de produccin. Adems de ser una proteccin contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima. La administracin de inventario es primordial dentro de un proceso de produccin ya que existen diversos procedimientos que nos van a garantizar como empresa, lograr la satisfaccin para llegar a obtener un nivel ptimo de produccin. Dicha poltica consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la produccin de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el exceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su xito va estar enmarcado dentro de la poltica de la administracin de inventario:
1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos. 2. Definir categoras para los inventarios y clasificar cada mercanca en la categora adecuada. 3. Mantener los costos de abastecimiento al ms bajo nivel posible.
4. Mantener un nivel adecuado de inventario. 5. Satisfacer rpidamente la demanda. 6. Recurrir a la informtica. La administracin de inventario requiere de una coordinacin entre los departamentos de ventas, compras, produccin y finanzas; una falta de coordinacin nos podra llevar al fracaso financiero. En conclusin la meta de la administracin de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en le ms bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto se podran minimizar estos costos. Inventario Segn Chiavenato, I. (1993), es una estadstica fsica o conteo de materiales para confrontarlo con las existencias o en el banco de datos sobre materiales. Siguiendo este orden de ideas, un inventario representa el conteo de los materiales que posee la empresa a fin de corresponderlo con las fichas de existencia y en el sistema, para conocer con mayor precisin las cantidades totales con las que cuenta. Toma Fsica de Inventario: Es ir, contar y cuantificar cada uno de los tems que aparecen en el inventario contable. Es un proceso que consiste en verificar fsicamente los bienes con los que cuenta cada entidad a una fecha dada con el fin de
asegurar su existencia real. La toma de inventario permite contrastar los resultados obtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones del caso. La toma fsica de inventarios es un procedimiento que se realiza con el fin de verificar la existencia (cantidades) y exactitud (valores) de los bienes de la empresa. Adems, busca verificar que los valores registrados en contabilidad crucen frente a la informacin registrada en el krdex y aclarar las diferencias presentadas entre los mismos en caso de presentarse, identificar inventarios obsoletos, daados o de baja rotacin, verificar los procedimientos de control interno relacionados con el manejo de los inventarios, entre otros. El proceso de toma fsica bsicamente es contar cada uno de los materiales que se encuentran almacenados, para cuantificar el total existente en la empresa o entidad en la que realice a fin de conocer con exactitud con lo que se cuenta finalmente. Objetivos del Inventario Garca Cant (1999), plantea que el inventario persigue los siguientes objetivos: Dar a conocer a los departamentos de contabilidad y finanzas el valor real de todas las existencias. Facilitar la auditoria externa y fiscal. Proporcionar a los departamentos de ventas, programacin y compras el estado de las existencias
Segn Chiavenato, I (1993), el inventario contempla los siguientes objetivos: Llevar la cuenta del inventario segn cantidad y lugar Verifica el estado, el lugar y la cantidad de cada artculo en existencia Proporciona la cantidad exacta en existencia para contrarrestarlas con la falta de artculos requeridos. Estos autores presentan distintos puntos de vista con respecto a los objetivos del inventario, globalizando este punto se puede decir que el objetivo ms importante del inventario es conocer como se encuentran, en que estado estn, y la ubicacin de las existencias para que los departamentos ligados puedan conocer los aspectos que se requieren saber sobre ello y permitir que los procesos ligados como las auditorias tanto interna como externa se realicen eficazmente. Requisitos y Momento para el Inventario Segn Garca Cantu (1999), existe una serie de requisitos que se deben cumplir para la realizacin del inventario. El inventario debe partir de in programa de trabajo en el que los inventarios sean: Completos en momentos previamente seleccionados. Selectivos, por muestreos al azar. Por periodos de orden de adquisicin.
Tambin se determinara de qu se har el inventario:
Materias primas del almacn central. Refacciones y herramientas. El requisito principal de un inventario es poseer un programa que
especifique todos los aspectos y procedimientos as como la normativa para la realizacin del mismo, y dar a conocer sobre que se har. Para Garca Cantu (1999), el momento ideal para la toma del inventario es aquel en el que la produccin es menor, de manera que la planta pueda cerrarse mientras se toman los datos y los empleados puedan disfrutar de sus vacaciones anuales durante ese tiempo. La oportunidad del inventario debe decidirse en cooperacin con los departamentos de ventas, finanzas y produccin, asimismo, las condiciones que lo imposibiliten: el inventario anual debe ser tomado la misma fecha todos los aos. En el punto de menor produccin de las empresas debera realizarse el inventario, ya que existe la facilidad de cerrar y poder tomar los datos que requieren, lo que debe hacerse en cooperacin con los departamentos relacionados a fin de tomar las decisiones mas acertadas. Fases de la toma fsica Plan de inventario Indicar los das y recursos estimados para realizar el inventario. Ubicar la documentacin original, establecer determinar los costos. Preparar la lista de asistencia y los documentos de ajustes contables. procedimientos y
Determinar las actividades detalladas para cada proceso. Detallar los entes involucrados en las tareas y la organizacin da la actividad.
Organizacin Gerencia responsable: se establece la gerencia de la empresa como ente responsable de la organizacin del inventario fsico. Coordinador del inventario: se designa un individuo para coordinar las actividades relacionadas a la organizacin de la toma. Logstica y soporte: se establece un equipo para coordinar, controlar, evaluar fsica. Coordinador del conteo y reconteo: se nombra un individuo para coordinar los conteos y el reconteo de los artculos en almacn. Procesamiento de datos: en este punto de la organizacin se recopilan, totalizan y procesan los datos necesarios para la toma fsica de inventario. . Cuadrillas de inventario: se designa el trabajo de conteo en cuadrillas para cada espacio en almacn Almacn principal, Mercancas, repuestos, Suministros Generales, Patios: estos son algunos de los espacios que pueden existir en las empresas donde se realiza el inventario fsico. todos los aspectos refentes a la organizacin de la toma
Tanques, materias primas, productos terminados: estos son algunos de los artculos a ser inventariados.
Controles especiales pre- inventario: estos son todos los aspectos que deben ser establecidos para que la toma se realice efectivamente como anlisis de los espacios donde se realizara, verificar que todas las medidas sean cumplidas, entre otras.
Obreros, ayudantes: estos son los trabajadores de la empresa que casi siempre participan en la toma de inventario.
Boletas de inventario Son aquellas boletas en las que se describe la informacin referente a los artculos, al momento del inventario fsico, que incluyen aspectos tales como: Cdigo del material y ubicacin, descripcin (seriales, lotes, condicin), unidad fsica segn catalogo, fecha de inventario en curso, gerencia responsable, coordinador del inventario, coordinador responsable, coordinador del conteo, asistente, numero de cuadrillas, hora, fecha de recepcin y entrega de boletas, conteo resultante, observaciones. Anlisis de diferencias primarias Este es el anlisis preliminar que se realiza de las diferencias arrojadas por el inventario fsico, donde se toman en cuenta y enumeran los siguientes aspectos: 1) Cdigo del rengln objeto de anlisis
2) Descripcin breve 3) Unidad segn catalogo (piezas, litros, metro, Kg., juego, cuete, entre otros.) 4) Cantidad en libros 5) Cantidad de los sucesivos reconteos del inventario 6) Cuadrilla y contador responsable 7) Observaciones relativas al estado, ubicacin, identificacin, entre otros. 8) Fundamentos de la diferencia justificada (mala ubicacin, duplicacin de renglones, mezcla unidades mal asignadas) 9) Acciones tomadas para solventar la diferencia primaria( reubicacin fsica y contable, consolidacin de renglones, conversin en unidades correctas) 10) Evidencias de la aceptacin del almacenista (nombre y firma) Documento de ajuste Este documento refleja los ajustes realizados a fin de mostrar las varianzas encontradas en la toma fsica para justificar las diferencias proyectadas, en el que se describen los siguientes aspectos: 1) Cdigo del rengln objeto de anlisis 2) Descripcin breve
3) Unidad segn catalogo (piezas, litros, metro, Kg., juego, cuete, entre otros.) 4) Cantidad en libros 5) Cantidad, descripcin y unidad definitiva del inventario 6) Cuadrilla y contador responsable 7) Ajuste detallado: Ajuste de cantidad( sobrante y faltante en el fsico) Ajuste de unidad (segn las equivalencias) gruesas; de unidades a pares, entre otros. Ajuste de valor (segn la determinacin del sistema) de docenas a
2) Monto ajustado en moneda 3) Firmas de preparacin, revisin y aprobacin
Informe de inventario En este informe se describen todos los aspectos vinculados a la elaboracin de la toma de inventario, en el que se detallan cada uno de los siguientes elementos: Resultados primarios y definitivos
Comparacin con aos anteriores Nivel de precisin Reforzar los valores del equipo de almacn Mejoras propuestas Boletas preparadas para la contabilidad de materiales
La consecucin de estas fases en conjunto conlleva a un proceso que parte desde la planificacin de todos los aspectos de la toma, la data necesaria en las boletas de inventario, el anlisis de las diferencias arrojadas en el primer conteo, los documentos para reflejar los ajustes por concepto de las diferencias hasta la elaboracin de un informe detallando los aspectos que envuelve la toma fsica de inventario. Pasos para la Preparacin y Toma Fsica de los inventarios Garca Cantu (1999), establece que se presentan las siguientes etapas: En la oficina 1. Seleccin de personal para la toma fsica del inventario. Por la importancia que tiene la precisin, la veracidad y el tiempo en la toma fsica de los inventarios, el personal de las oficinas de contabilidad o de otros departamentos debe ser muy bien seleccionado en cuanto a: aptitudes y tiempo disponible. 2. Adiestramiento del personal asignado a la toma de los inventarios. Deben formularse instructivos sobre el plan de trabajo y la manera de administrar
la toma del inventario y, especialmente, sobre el uso y anotaciones sobre las tarjetas de inventario usadas en los conteos fsicos. 3. Preparacin de las tarjetas para el inventario en la oficina. Las tarjetas para doble conteo pueden conseguirse en las papeleras con diferentes diseos, o bien pueden mandase a imprimir de acuerdo con las necesidades de la empresa. El modelo que normalmente se utiliza tiene todos los datos que son comunes en este sistema de doble conteo. Estas tarjetas deben estar foliadas y tener divisiones perforadas. En las dos primeras divisiones, numeradas 1 y 2, se rellenarn en la oficina de contabilidad los espacios que indican parte nmero, localizacin y descripcin. Las anotaciones en la tercera divisin, no-numerada, sern: cuenta mayor, subcuenta, inventario fsico y tarjeta. 4. Corte y resguardo de las tarjetas, diferenciada con la leyenda para uso exclusivo de contabilidad. Las tarjetas pueden separarse en tres partes, y tenindolas ordenadas por numero de folio, se les desprende la primera (para uso exclusivo de contabilidad). Estos talones deben guardarse en el mismo orden en espera de recibir y anexar los talones del primero y segundo conteo que se recibirn del almacn. 5. Entrega de tarjetas y listas asignadas al supervisor, jefes de grupo o parejas
la toma del inventario. Una vez formados los grupos por
parejas y definidas las reas del almacn que han de inventariarse, de les entregan las listas y las tarjetas de acuerdo con la asignacin para la primera ronda o primer conteo. Aqu se selecciona el personal que participar; se proporciona el adiestramiento al personal asignado a la toma de inventario, se preparan las tarjetas de inventario con los datos necesarios, se realiza el corte y
resguardo de las tarjetas diferenciando las que son para uso exclusivo de contabilidad y la entrega de las tarjetas y las listas al supervisor, jefes de grupo o a las parejas asignadas a la toma. En el almacn 1. Numeracin de pasillos y espacios 2. Clasificacin y numeracin clave de todos los artculos 3. Coleccin de los artculos en espacios asignados y por orden de su clasificacin en reas y numeracin. 4. Preparacin de las listas por la colocacin en los almacenes. Deber elaborarse por el jefe del almacn, una lista de los materiales o productos segn el orden de su colocacin en los almacenes. Esta lista servir de gua para seguir un orden continuo en la colocacin de tarjetas y en los conteos fsicos, se hace con el propsito de evitar que se pierda tiempo en encontrar las cosas y de eliminar el riesgo de saltarse materiales o productos sin inventariarlos. 5. Entrega de la lista por colocacin y de las tarjetas para inventario preparadas por la oficina. 6. Recepcin de la lista por colocacin a la oficina para la elaboracin de las tarjetas. 7. Colocacin de las tarjetas por estantes o espacios destinados a cada material o producto. El personal que toma los inventarios colocara las tarjetas en los estantes, espacios, tarimas, tambores, entre otros., de acuerdo con el nombre y nmero del artculo y conforme a la lista por
colocacin. Deben asegurarse las tarjetas de manera que no se desprendan y caigan al suelo o fuera de su lugar. 8. Cotejo de la lista por colocacin con la colocacin de tarjetas. Debe verificarse que las tarjetas hayan sido colocadas en el orden de la lista y frente al artculo precisado en la tarjeta. Esta verificacin la har el jefe de grupo o el supervisor encargado de la toma del inventario. 9. Distribucin del trabajo por parejas bajo jefes de grupo. Se distribuye el trabajo por parejas de un empleado de la oficina de las oficinas y un empleado del almacn. A cada pareja se le asigna un rea del almacn para el primer conteo; terminado este se vuelve a distribuir el trabajo de manera de que sea un pareja diferente la que haga el segundo conteo en cada rea. 10. Recepcin de la lista de colocacin y entrega a cada pareja la o, las listas que les corresponden segn su rea. La oficina de contabilidad entrega, al supervisor encargado de la toma de inventario, todas las listas por colocacin. l, a su vez, las reparte a las parejas, segn el rea que les corresponda, y les da instrucciones para que sigan el mismo orden de ellas, y sealen cuando hagan el conteo. 11. Primer conteo simultaneo por parejas. Un empleado del almacn cuenta, pesa o mide la mercanca y uno de la oficina, su pareja, hace las anotaciones; las de cantidad, peso o medida debern hacerse, en unidades, en el espacio cantidad de la parte de la tarjeta denominada primer conteo. En la lista por colocacin se pone una cruz en el rengln de cada artculo contado y bajo la columna primer conteo. Son indispensables estas anotaciones en la lista para verificar que no falte ningn artculo de inventariarse.
12. Corte y entrega a la oficina de contabilidad de la parte de la tarjeta llamada primer conteo. Antes de comenzar el segundo conteo deben hacerse cortando los talones de las tarjetas donde se anotaron las cantidades del primer conteo. Estos talones son entregados, por cada pareja, al supervisor o directamente a la oficina de contabilidad. En ningn caso se har el segundo conteo mientras la tarjeta o tarjetas tengan todava la tarjeta correspondiente al primero. 13. Cruce de las parejas asignadas para el segundo conteo. Terminado el primero, las parejas cambian de rea para el segundo de manera que cada una pase a un rea distinta a la que inventari la primera vez. 14. Segundo conteo segn las hojas de reas diferentes, nuevamente asignadas. Se har de la misma manera que el primero, se anotara la cantidad en la parte de la tarjeta denominada segundo conteo y se pondr una cruz en la lista por colocacin en el rengln correspondiente y bajo la columna segundo conteo. 15. Corte y entrega a la oficina de contabilidad de la parte de la tarjeta llamada segundo conteo. Una vez terminado en segundo conteo, el supervisor y los jefes de grupo arrancaran el taln de la tarjeta que corresponde a este y dejan la parte final de la tarjeta en el lugar que ocupa el artculo inventariado. El hacer esto servir para revisar que se ha terminado de inventariar por primera y segunda vez. No deben quitarse estas partes finales de estos lugares, hasta no haberse terminado, en la oficina, de cotejar los talones del primero y segundo conteos con la parte para uso exclusivo de contabilidad.
16. Rectificacin de discrepancias entre el primero y segundo conteos. Si en la oficina se encontr alguna diferencia importante entre ellos, los artculos debern rectificarse nuevamente. En el almacn se creara las condiciones adecundolo para la realizacin de la toma dependiendo de los aspectos relacionados a la elaboracin de esta. El procesamiento de las tarjetas en la oficina de contabilidad. 1. Recepcin de parte de las tarjetas del primero y segundo conteos que provienen del supervisor o de los jefes de grupo. Lo que se recibe del almacn debe cotejarse en la oficina de contabilidad; hay que juntar los tres talones de cada tarjeta y ordenarlos segn el nmero de folio. Esta primera verificacin har ver que no falta un solo taln. Se observan tambin las listas por colocacin para cerciorarse que no falt el doble conteo de ningn artculo. 2. Cotejo de los talones del primero y segundo conteos para notificar discrepancia y pedir la tercera rectificacin del supervisor del inventario y el jefe del almacn. La oficina de contabilidad debe juntar los tres talones con un mismo nmero de folio, conforme los reciba. Deben verificarse las cantidades y si hay alguna discrepancia entre lo anotado en ellas, tiene que notificarlo al supervisor de la toma del inventario para que haga el tercer conteo y se rectifique la verdadera cantidad con existencia fsica en el almacn. 3. Ordenamiento de los grupos de talones. Estos se ordenaran por nmero consecutivo del primero al ltimo.
4. Elaboracin del inventario final. La oficina de contabilidad costear cada una de las tarjetas y anotar el costo unitario en el espacio correspondiente. Formular el inventario por orden numrico de clave o de cuenta, segn sea el sistema de la compaa. Luego se realizar el procesamiento en la oficina de contabilidad para la verificacin de las mismas y de las cantidades y aspectos que contengan para la elaboracin del inventario final.
Importancia del Inventario Segn Chiavenato, I (1993) el inventario fsico es importante por las siguientes razones: Permite verificar las existencias de los registros de existencias en las fichas de existencias y las existencias fsicas (Cantidad real de existencias) Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas y las existencias contables, en valores monetarios Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), parta efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal. Debido a que an en los mejores sistemas existen discrepancias entre lo que existe fsicamente y lo que el computador dice que hay, es necesario efectuar inventarios fsicos a fin de comparar ambas cantidades. Estos normalmente son de dos tipos: anuales y rotativos.
El inventario radica su importancia desde dos aspectos de relevancia, es importante por razones econmicas, as como de tiempo, ya que permite minimizar los costos, conocer las cantidades y aprovechar el tiempo a fin de cumplir con las metas de cada organizacin. Tipos de Inventario Chiavenato, I (1993), Pg. 130 plantea inventario:
que existen dos tipos de
Inventarios anuales: son aquellos efectuados al final del ejercicio fiscal de la empresa que abarcan la totalidad de los artculos de existencias de una sola vez, no permiten compensaciones o ajustes.
Inventarios rotativos: son aquellos efectuados a travs de un programa mensual, que involucran determinados artculos del material por mes. Permiten compensaciones y ajustes en las variaciones. Cada uno de estos inventarios se realiza a tiempos determinados,
pero es evidente la superioridad de los inventarios rotativos sobre los generales al permitir la correccin de errores que deban ser ajustados. Clasificacin del Inventario 1. Segn su funcin
Segn Plossl (1994), existen cinco tipos bsicos de inventarios definidos por su funcin:
De fluctuacin: tambin llamados stocks de reserva o stocks de seguridad. Estos son inventarios que se llevan porque la cantidad y ritmo de las ventas y de produccin no pueden predecirse con exactitud. Los inventarios de fluctuacin existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo de estos centros no puede equilibrarse completamente. Los inventarios de fluctuacin llamados stocks de estabilizacin pueden incluirse en el plan de produccin de manera que los niveles de produccin no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda y la oferta del mercado. De anticipacin: estos son inventarios hechos con anticipacin a las pocas de mayor venta, a programas de promocin comercial, o a un cierre de la planta. Bsicamente los inventarios de anticipacin almacenan horas-trabajo y horas-maquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de produccin. De tamao de lote. Con frecuencia es imposible o impractico fabricar o compras artculos en las mismas cuotas que se vendern. Por lo tanto, los artculos que se consiguen en cantidades mayores a las que se necesitan en el momento, el inventario resultante es el inventario de tamao de lote. El tiempo de arreglo es un factor importante en la determinacin de la cantidad de dicho inventario. De transportacin: estos existen porque el material debe moverse de un lugar a otro. El inventario depositado en un camin y que se va a entregar en un almacn puede estar en camino hasta diez das. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las plantas o los clientes; existe exclusivamente por el tiempo de transporte
De proteccin (o especulativo): las compaas que utilizan grandes cantidades de minerales bsicos o mercadera se caracterizan por fluctuar e sus precios, pueden obtener ahorros significativos comprando grandes cantidades llamadas inventarios de proteccin, cuando los precios estn bajos. Obviamente el ahorro obtenido es la verdadera ganancia del inventario aadido. Los inventarios segn su funcin vienen a estar determinados por funciones especficas que las empresas deben cumplir o deben poseer para mantener mrgenes de seguridad que requieren ser establecidos. 2. Por su condicin Segn Plossl (1994), pueden clasificarse a los inventarios por la condicin durante su procesamiento: Inventarios de materia prima Comprende los elementos bsicos o principales que entran en la elaboracin del producto. En toda actividad industrial concurre una variedad de artculos (materia prima) y materiales, los que sern sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccin se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artculos sometidos a un proceso de fabricacin que al final se convertir en un producto terminado. Inventarios de Productos en Proceso:
El inventario de productos en proceso consiste en todos los artculos o elementos que se utilizan en el actual proceso de produccin. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de produccin y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccin en un momento dado. Una de las caractersticas de los inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le producto terminado como consecuencia del proceso de produccin. Inventarios de Productos Terminados: Comprende estos, los artculos transferidos por el departamento de produccin al almacn de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminacin total y que a la hora de la toma fsica de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todava no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda. Inventarios de Materiales y Suministros En el inventario de materiales y suministros se incluye:
-
Materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera son las: sales para el tratamiento de agua.
Artculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la industria, dentro de estos artculos de consumo los ms importantes son los destinados a las operaciones, y estn formados
por los combustibles y lubricantes, estos en las industrias tiene gran relevancia.
-
Los artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artculos de reparacin por su gran volumen necesitan ser controlados adecuadamente, la existencia de estos varan con relacin a sus necesidades.
Inventario de Seguridad Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupcin
en el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo est ligada al nivel de servicio, la fluctuacin de la demanda y la variacin de las demoras de la entrega. La clasificacin segn su condicin viene a depender de la etapa en la que se encuentre dentro del proceso productivo. Funciones del almacn En lo que corresponde a la administracin de inventarios es fundamental considerar el almacn como un medio para lograr los objetivos establecidos, constituyendo un elemento esencial en la fabricacin, puesto que es necesario cada vez que se presenta un desequilibrio en los ritmos de aprovisionamiento y de produccin o cuando las zonas de consumo se encuentran alejadas de la produccin. Se le debe de dar la importancia que tiene dentro de la organizacin considerando:
-
Su localizacin.
Medidas de sus reas. Divisin de sus espacios. Los medios de almacenamiento. Manejo de productos y materiales. Diseos de estantera. Procedimientos y polticas administrativas. La funcin primordial del inventario es proveer a la empresa de un
lugar donde tener la mercanca para el abastecimiento y aprovisionamiento para cumplir con las actividades establecidas. Principios bsicos de almacn La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacn. Al personal de cada almacn se le deben asignar sus funciones especficas inventarios. Debe existir una sola puerta o bien una de entrada y una de salida y las dos bajo control. Llevar un registro de entradas y salidas al da, afectndolas en el momento que se hace la operacin. Asignar una identificacin a cada producto unificando el nombre y cdigo y darlo a conocer con las reas involucradas. Cada material o producto se tiene que ubicar de acuerdo a su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes y espacios hasta donde sea posible, de recepcin, de almacenamiento, despacho y ayuda en el control de los
marcados con una nomenclatura que facilite la colocacin y ubicacin. Toda la operacin de entrada o de salida del almacn requiere la documentacin autorizada segn un sistema establecido. La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no este asignada a l, y debe de estar restringida al personal autorizado por la gerencia del departamento. Los materiales almacenados deben poder obtenerse fcilmente cuando se necesiten. La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible, es decir se debe disponer de los materiales de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversin minina adicional. La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales el rea ocupada por los pasillos respecto del total del almacenamiento, debe ser tan pequeo como lo permitan las operaciones del almacn. Primeras entradas, primeras salidas. Colocar los artculos de mayor demanda a la mano cerca de la puerta de recepcin y entrega. La ley de pareto o regla 80-20 dice que el 80% de la demanda deber ser satisfecha con el 20% de los artculos. Reducir las distancias que recorren los artculos as como el personal. Reducir movimientos y maniobras ya que cada que se mueve una mercanca hay ms posibilidades que se estropee Reducir el desperdicio de espacio, diseando la estantera con divisiones a la medida de lo que se almacena.
El principio fundamental del almacn es proporcionar cuidado y custodia de los materiales en almacn llevando los controles de las entradas y salidas acontecidos para las diferentes reas de la empresa. Fundamentacin Legal Cdigo de Comercio Artculo 35. - Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada ao, har en el libro de inventarios una descripcin estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y prdidas; sta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos, as como cualesquiera otras obligaciones contradas bajo condicin suspensiva con la anotacin de la respectiva contrapartida. Los inventarios sern firmados por todos los interesados en el
establecimiento del comercio que se hallen presentes en su formacin. Definicin de Trminos Bsicos Inventario: Asiento de los bienes y dems cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisin (Diccionario de Academia Real Espaola) Administracin: gestin, organizacin y control de una sociedad que realizan los rganos directivos de la misma (Diccionario de contabilidad y finanzas, 1999, pg. 136)
Stocks: Conjunto de mercancas en depsito o reserva. Mtodo: Modo estructurado y ordenado de obtener un resultado, descubrir la verdad y sistematizar los conocimientos. Sistema: Conjunto de cosas que relacionadas entre s ordenadamente contribuyen a determinado objeto Fichero de existencias: tambin denominado banco de datos sobre materiales, es un conjunto de documentos e informaciones que sirven para informar, analizar y controlar las existencias de materiales. Planeacin Plan general, cientficamente organizado y frecuentemente de
gran amplitud, para obtener un objetivo determinado. Modelo: Referido a empresas, la que es ejemplar. Almacn de materiales: Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas, a los departamentos de produccin. Almacn de herramientas: Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado, ofrece siempre grandes ventajas, muy especialmente para el control de estas herramientas que se presenta a los distintos departamentos y operarios de produccin o mantenimiento Materiales: Materia que se emplea para hacer algo Herramientas: Instrumento que se utiliza para hacer un trabajo Modelo: Aproximacin terica a lo real, por medio de la cual los postulados y suposiciones
conceptuales puedan ser aplicados a la realidad //. Intento de sistematizacin y descripcin de lo real, en funcin del presupuesto terico //. Son estructuras simplificadas o conocidas
que se emplean para investigar la naturaleza de los fenmenos que los cientficos desean explicar.
CAPITULO III
CAPITULO III PROCEDIMIENTO La presente investigacin se encauzara a disear un modelo para la toma fsica de inventario de materiales y herramientas en la empresa Fica`s
Welding Construccions, C.A, con el fin de presentar lineamientos y normativas requeridos para la realizacin de los inventarios fsicos de los materiales y herramientas que se utilizan en la produccin, para lograr el uso de los procedimientos necesarios a fin de aumentar la productividad en la empresa. Haciendo nfasis en este aspecto, la seleccin de tcnicas para recaudar la informacin necesaria, ser un cuestionario dirigido al personal administrativo y obrero vinculado a las reas donde se enfoca esta investigacin, adaptado a cada uno de los indicadores relacionados a la variable modelo para la toma fsica, la cual recae en la problemtica que se plantea. En este orden de ideas, para llevar a cabo las actividades relacionada a cada objetivo especifico, empezando por el primero de ellos: Analizar el proceso llevado a cabo por la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A para la toma fsica de los materiales y herramientas, se hicieron visitas a la empresa, se realizo una entrevista a la administradora de la empresa Lic. Irma Finol, y se procedi a hacer un anlisis de la situacin, a travs de los recursos empleados como lpiz, papel y borrador. A fin de dar continuidad con el segundo objetivo: Determinar las fases a considerar para la toma fsica de los inventarios de materiales y herramientas, se precedi a realizar una investigacin el la red, asesoria con tutor y asesor metodolgico, visitas a la empresa y una exhaustiva revisin bibliografica a fin de recabar la informacin necesaria para dar continuidad y un soporte terico, a este objetivo, y tomar los aspectos necesarios para su aplicabilidad.
Y por ultimo se cumple con el tercer objetivo: Establecer lineamientos para llevar a cabo la toma fsica de los inventarios de materiales y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A, se procede a la elaboracin del instrumento de recoleccin de informacin, su aplicacin, la discusin del resultado, las conclusiones y recomendaciones para la elaboracin de la propuesta y asimismo su posterior entrega, con la participacin de los entes involucrados. En base a los resultados obtenidos se concluy que la empresa presenta ciertos problemas para la realizacin del proceso de toma fsica ya que se obvia muchos aspectos de relativa importancia que deben incluirse en el proceso. Por lo que se recomienda el cumplimiento cabal de la normativa presente en la propuesta de esta investigacin para lograr la realizacin de la toma fsica de la manera ms acertada con el fin de alcanzar las metas que se plantea la empresa en cuanto a la manipulacin de sus procesos.
CAPITULO IV
CAPITULO IV RESULTADOS Y DISCUSION
A fin de dar cumplimiento con este capitulo, que se refiere al anlisis y discusin de las fuentes de los resultados obtenidos; es necesario tomar en cuenta los planteamientos expresados en el objetivo general de esta investigacin, el cual es: Disear un modelo para la toma fsica de inventario de materiales y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A., que fueron logrados a travs de los objetivos especficos desglosados en el cuerpo de este capitulo. Una vez planteados los objetivos, fue necesario crear y desarrollar una serie de tems, los cuales conllevan a los resultados presentes en la investigacin, dichos tems se realizaron de forma sencilla, especfica y directa, como se confirma en el desarrollo de los mismos. Para facilitar el proceso de anlisis e interpretacin de los datos, se muestran tablas por tem, las cuales contienen los resultados obtenidos de la aplicacin del instrumento de recoleccin de datos, especficamente un cuestionario de respuestas cerradas, aplicado al personal relacionado directamente al rea de inventario de la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A. tanto a nivel gerencial como operativo, para dar base a los objetivos trazados en esta investigacin. Las tablas expuestas muestran la Frecuencia Absoluta (Fa) (N de personas) y la Frecuencia Relativa (F%) permitiendo consolidar la informacin de los datos recopilados, las cuales se detallan a continuacin:
A modo de analizar el proceso llevado a cabo por la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A., para la toma fsica de los inventarios de materiales y herramientas, se determinaron los siguientes tems: tem N 1 Se realiza en la empresa la numeracin del espacio disponible en el rea de patio al momento de la toma? Cuadro N 1
100 50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 1 5 6 F% 16,66 83,33 100 TOTAL
Del total de encuestados el 83,33% neg realizar la numeracin del espacio disponible para el almacenamiento de los materiales y herramientas al momento del inventario fsico en el patio, crendose un a problemtica ya que la numeracin de espacio se dispone. Al respecto Garca Cantu (1997, pg. 129), afirma que dentro de los pasos para la preparacin y toma fsica de inventarios en el rea de almacn la numeracin de pasillos y espacios es un punto clave dentro de este proceso. de los espacios representa uno de los ejes fundamentales en la toma fsica ya que permite determinar con que cantidad
tem N 2 La empresa establece un procedimiento para realizar la numeracin tanto del espacio disponible como en cada espacio designado por estantera? Cuadro N 2
100
50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 0 6 6 F% 0 100 100 TOTAL
En el cuadro N 2, el total de los encuestados respondi negativamente, lo que pone de manifiesto que la empresa no establece un procedimiento que especifique la forma de realizar numeracin tanto del espacio disponible para el almacenamiento como de los espacios designados para colocar los materiales y las herramientas al momento de realizar la toma fsica. La autora, seala, que la falta de un procedimiento que especifique la forma de realizar la numeracin tanto de los pasillos disponibles para el almacenamiento y de los espacios designados para colocar cada articulo crea un problema porque se hace difcil determinar las reas totales que se requerirn para ejecutar el desarrollo de la toma fsica de inventario.
tem N 3 Cuando se efecta el inventario fsico se clasifican los artculos asignndoles numeracin dependiendo de las caractersticas de cada uno en un espacio especfico asignado? Cuadro N 3
100 50 0 SI NO TOTAL SI NO TOTAL
Fa 2 4 6
F% 33,33 66,67 100
En el cuadro N 3 el 66,67% de los encuestados sealan que al momento de elaborar el inventario fsico no se clasifican los artculos basndose en las caractersticas que estos poseen para ubicarlos en los espacios destinados para su colocacin, situacin que acarrea un problema al momento de la localizacin del material y las herramientas para el conteo. En este sentido Garca Cantu (1997. pg. 129) describe entre los pasos para la preparacin y la toma fsica de los inventarios en el almacn que la colocacin de los artculos en espacios asignados y por orden de su clasificacin es reas y numeracin, permite la facilitacin del proceso de ubicacin del material al momento de inventariar.
tems N 4 La empresa posee polticas, normas o tcnicas para determinar la clasificacin y numeracin de los materiales y herramientas en el espacio disponible? Cuadro N 4
100
50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 1 5 6 F% 16,67 83,33 100 TOTAL
El 83,33% de los encuestados neg su respuesta al expresar que en esta empresa no existen polticas, normas o tcnicas que determinen la manera de clasificar y numerar los materiales y las herramientas en espacios disponibles para el almacenamiento durante el proceso de inventario fsico. La autora seala que la falta de polticas, normas o tcnicas que definan el modo de clasificar y numerar los materiales y herramientas en los espacios disponibles para el almacenaje al momento del inventario fsico, origina una problemtica a la hora de proceder a la realizacin de este proceso, ya que la determinacin de cada paso en este proceso no se cumplir a cabalidad ni de la forma mas idnea.
tems N 5. El personal que ejecuta la toma fsica trabaja en la empresa? Cuadro N 5
100
El total de encuestados afirmo su respuesta lo que establece que el inventario fsico es elaborado y ejecutado por el personal de la empresa. La autora seala, que el personal que realiza la toma de inventario en esta empresa, no es personal especializado en esta rea, aunque para la empresa es ventajoso en cuestin de minimizar los costos operativos, la contratacin de personal calificado y especializado, aunque genera gastos proporcionara la ventaja de contar con la realizacin del proceso en la manera correcta, y a la larga maximizar diferencias en el conteo. los beneficios econmicos al generar un menor margen de error en el inventario, por ende menos
tems N 6Al iniciar el inventario fsico la persona que lo realizara recibe una lista elaborada en base a las ordenes de compras y facturas de los materiales, y de las herramientas en existencia? Cuadro N 6
100
En este cuadro la totalidad de los encuestados afirmaron su respuesta, lo que evidencia el hecho de que la lista realizada de los materiales se hace en base a las ordenes de compras y facturas, y las herramientas se hace de igual forma pero tomando en cuenta que la empresa produce algunas de ellas. Garca Cantu (1997, pg. 129) seala pasos para la preparacin y la toma fsica de los inventarios que se debe realizar una lista de los materiales y artculos segn el orden de colocacin en espacios designados en base a sus caractersticas, que servir de gua para segur un orden continuo en la colocacin de tarjetas y en el conteo fsico. Esta lista tiene el propsito de evitar que se pierda tiempo en encontrar cosas y de eliminar el riesgo de saltarse materiales o productos sin inventariarlos.
tems N 7 Se realiza el doble conteo en la empresa? Cuadro N 7
100
La totalidad de los encuestados lo neg exponiendo de esta forma que la empresa realiza un solo conteo de los materiales, lo que causa un mayor margen de error al momento de conocer las existencias totales de los artculos que fueron inventariados. Para Chiavenato I (1999, pg. 132) seala que cada articulo de las existencias que ser inventariado deber contarse dos veces la primera vez por un equipo reconocedor que fijara las tarjetas en cada articulo y el segundo por un equipo revisor que verificara el total arrojado por el primer conteo de artculos, para poder verificar de una manera mas acertada la totalidad de artculos que fueron inventariados.
tem
N 8 Se verifican las diferencias entre cada articulo de las lista
elaborada en base a las ordenes de compras y facturas de los materiales, y de las herramientas en existencia? Cuadro N 8
100
50
SI NO TOTAL
0 SI NO TOTAL
Fa 4 2 6
F% 66,67 33,33 100
El 66,67% de los encuestados respondi afirmativamente, lo que determina que se verifican las diferencias arrojadas en el conteo para ver en que punto difieren de la lista que de elaboro en base a las ordenes de compras y facturas de los materiales y las herramientas. La autora expresa que la realizacin de la rectificacin de estas diferencias proporciona a la empresa un soporte para conocer la cantidad de errores que se presentaron durante en proceso de la toma fsica en cada artculo que se inventari, y as poder tomar las medidas pertinentes en cada caso.
tem N 9Cuando existen diferencias significativas se realiza algn reporte escrito? Cuadro N 9
100
El total de los encuestados afirm su respuesta, por lo cual queda manifestado que se realiza un informe para reportar de manera escrita, donde se evidencian las diferencias arrojadas por el inventario fsico. La autora, seala, que la empresa realiza este reporte modo de notas en las facturas y ordenes de compra segn la cual se haya comprado el material y/o herramientas, tanto para el jefe del taller como para el proveedor a fin de solventar las diferencias.
Para Determinar las fases a considerar para la toma fsica de inventario de materiales y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A., se realizaron los tems que se presentan a continuacin tems N 10 La empresa tiene asignado un da especifico para la toma? Cuadro N 10
100
El total de los encuestados respondi negativamente, ya que la empresa no determina un da especifico para realizar la toma de inventario, lo que causa inconvenientes a la hora de planificar los aspectos inherentes a este proceso. La autora, seala, que al no poseer un da determinado para realizar el inventario fsico, el proceso de planeacin se har de manera imprecisa, ya que mucho detalles quedaran sin culminar, si por el contrario existiera una fecha determinada, la planificacin de los aspectos inmersos en el inventario fsico se hara en base a un cronograma que determinara el momento preciso para realizar cada actividad de este proceso.
tems N 11La empresa hace una planificacin para estimacin de los recursos necesarios? Cuadro N 11
realizar
la
100
La totalidad de los encuestados afirmo su respuesta, indicando que el proceso de estimacin para los recursos necesarios, se establece como aspecto esencial al momento de la toma ya que se tiene la aproximacin de los gastos en que se incurrir para la elaboracin del presupuesto requerido. La autora, expresa que, cuando en una empresa se establece una planificacin para realizar la estimacin de los recursos necesarios que necesitara para la elaboracin del inventario fsico podr elaborar el presupuesto total que requerir, lo que le permite repartir de forma mas equitativa, las cantidades necesarias para que cada aspecto amerite para su ejecucin.
tems N 12 Entre la preparacin de la toma se ubica la documentacin necesaria a fin de determinar los costos totales que se requerirn? Cuadro N 12
100
La totalidad de los encuestados sealo que la empresa al momento de preparar la toma fsica no se ubican los documentos necesarios para determinar los costos totales que se necesitan para la elaboracin de este proceso. La autora expresa, que la empresa ala momento de estimar los costos en los que incurrir lo hace a travs de aproximaciones hechas en base a los costos por concepto de las compras que realiza la empresa, muchos son los aspectos que hay que tomar en cuenta, pero esencialmente haciendo hincapi en el nivel de inventario que puede manejarse en la empresa.
tem N 13Se realiza la preparacin de documentos de ajustes contables? Cuadro N 13
100
El total de los encuestados neg su respuesta, donde se evidencia el hecho de que la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A., no realiza la preparacin de los documentos de ajustes contables necesarios para la elaboracin de la toma fsica de inventario. Al respecto Chiavenato I (1997, pg. 132) afirma que las secciones involucradas en el control de existencias debern tener registradas las existencias contables totales de cada articulo, y entre la documentacin deber esta localizada la tarjeta del control de entradas y salidas donde este reflejado el valor unitario de cada articulo y del total en existencia.
tem N 14Se designa en la empresa un coordinador para el inventario? Cuadro N 14
100
El total de los encuestados respondi negativamente determinndose as que la empresa no establece in coordinador a fin de que supervise, controle y coordine todos los aspectos inherentes a la toma fsica de los inventarios de los materiales y herramientas. La autora expresa, que la falta de un coordinador para realizar la toma fsica del inventario dificulta la elaboracin de la misma, porque no existe un individuo que vigile y controle paso a paso cada uno de los aspectos que se deben seguir para elaborar de manera correcta las distintas fases requeridas en la consecucin de las actividades que incluye la toma fsica.
tem N 15La empresa nombra un equipo para que coordine y controle las actividades relacionadas a la organizacin del inventario fsico? Cuadro N 15
100
En el cuadro N 15 se expresa que la totalidad de los encuestados indic que al empresa no establece un equipo que se encargue de controlar las actividades y todos los aspectos referentes a la organizacin del inventario fsico, lo que produce un numero elevado de inconvenientes para la realizacin de la toma ya que varios aspectos quedan desapercibidos para la falta de dicho equipo. En este caso, la autora expresa, que una de las claves principales para realizar de la manera ms ptima la elaboracin del inventario fsico es la existencia de un equipo la elaboracin del inventario fsico es la existencia de un equipo de logstica y soporte, que es aquel que se encarga de coordinar cada aspecto incluido en la organizacin de las actividades y etapas necesarias para realizar la toma del inventario fsico, y la falta del mismo crea un vaco que produce la exclusin de aspectos de relativa importancia para la ejecucin del proceso.
tem N
16 Se realiza en la empresa el procesamiento de los datos Cuadro N 16
necesarios para la toma?
100
El 100% de los encuestados neg su respuesta, que determina que el procesamiento de los datos necesarios para la toma no se realiza en la empresa, acarreando inconvenientes ya que si no se procesan estos datos muchos aspectos de la toma de inventario quedaran inconclusos. Al respecto la autora expresa, que la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A., para realizar el conteo excluye muchos aspectos que normalmente deben ir incluidos para que el proceso proceda de la marea correcta por lo que solo toman algunos datos de los artculos (como nombre, cdigo y cantidad), pero sin tomar en cuenta la utilizacin de distintos datos que especifiquen otros puntos que se beben procesar para realizar la toma, como las planillas de requerimientos de materiales, las tarjetas de registro de entradas y salidas de material, las planillas sobre el control de prstamo de herramientas, entre otros; acarreando problemas a la hora de realizar el proceso.
tem N 17Se establecen controles Pre-Inventario? Cuadro N 17
100 50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 2 4 6 F% 33,33 66,67 100 TOTAL
En el cuadro N 17 se expresa que el 66,67% de los encuestados neg su respuesta, lo que determina que la empresa no establece ningn tipo de conteo preliminar para el inventario fsico. La autora seala que el establecimiento de medidas previas a la toma fsica suministra a un margen de seguridad ya que a travs de estos controles se proporcionan pasos a seguir para cada aspecto detallado en la elaboracin del proceso de inventario fsico.
tem N 18Tiene la empresa boletas o formatos de inventario? Cuadro N 18
100 50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 6 0 6 F% 100 0 100 TOTAL
El total de los encuestados que la empresa posee un modelo de formato adecuado a sus necesidades para la recoleccin de los datos al momento del conteo fsico de la toma de inventario. Garca Cantu (1999, pg. 128) menciona que las tarjetas para inventario pueden ser prefabricadas en diferentes diseos, o bien mandarse a imprimir de acuerdo con las necesidades de cada empresa.
tem N 19En los formatos o boletas de inventario se especifica el cdigo y ubicacin del articulo? Cuadro N 19
La totalidad de los encuestados afirmo su respuesta, lo que indica que la empresa al momento de llenar los datos contenidos en el formato o boleta se toman en cuenta el cdigo de cada articulo y la ubicacin asignada en el rea de almacenaje. Garca Cantu (1999, pg. 128) expresa que entre la informacin contenida en las tarjetas o boletas de inventario se indica el numero o cdigo, localizacin y/o ubicacin y descripcin de cada articulo que ser inventariado.
tem N
20Cuando se analizan las diferencias se especifican las Cuadro N 20
caractersticas del artculo?
El total de los encuestados respondi que en la empresa no se especifican las caractersticas de cada artculo cuando se realiza el anlisis de las diferencias arrojadas por el conteo fsico. La autora seala, que cuando se hace el anlisis de las diferencias, la especificacin de las caractersticas que poseen los artculos permite la facilitacin de la ubicaron mas rpida de cada articulo ya que dentro de estas caractersticas se determinaran aspectos como color, medida, peso, longitud, entre otros, que facilitan el proceso de situarlos en el reporte presentado.
tem N
21Se determinan las observaciones relacionadas al estado,
ubicacin e identificacin de cada artculo y los fundamentos en que se basa la diferencia? Cuadro N 21
100
La totalidad de los encuestados
afirmo que en la
empresa al
momento del anlisis se determinan entre las observaciones las relacionadas al estado, ubicacin e identificacin de cada artculo y las bases en las que se fundamenta la diferencia encontrada. La autora seala que al momento de determinar estas observaciones de hacen en base a estos puntos, se deben determinar de manera especifica las razones en las que se apoya la diferencia arrojada por el conteo en base alas existencias contables manejadas y las que arroje el inventario fsico.
tem N 22 Se toman acciones para solventar las diferencias arrojadas por el conteo fsico? Cuadro N 22
100
En el cuadro N 22 se observa que la totalidad de los encuestados respondi afirmativamente, donde se especifico que la empresa toma acciones a fin de contrarrestar y lograr solventar las diferencias arrojadas por el conteo fsico de los materiales y herramientas. La autora acota que al asumir iniciativas para solventar y resolver la problemtica ocasionada por las diferencias la empresa, establece un margen de seguridad que le proporcionara bases a la hora de mostrar las cantidades monetarias y las existencias que variaron durante la realizacin de la toma fsica de inventario.
tem N 23En la empresa se realizan documentos de ajustes de las diferencias de los artculos? Cuadro N 23
100
El total de los encuestados respondi negativamente, indicado de esta manera que en el desarrollo de las actividades concernientes a la toma, la empresa no efecta documentos que expongan los ajustes realizados para justificar las diferencias encontradas luego del conteo. La autora expresa, que la falta de soportes escritos que muestren los ajustes realizados que justifique los ajustes que se realizaron para corregir las diferencias, crea una problemtica ya que no existe una base que determine si en realidad se llevo a cabo este procedimiento por lo que al momento de demostrar este paso no se podr tomar en cuenta entre las actividades enumeradas dentro del inventario fsico.
tem N 24Se realiza el ajuste del monto del artculo monto real en moneda? Cuadro N 24
para mostrar el
100
En el cuadro N 24 se observa que la totalidad de los encuestados respondi afirmativamente, es decir, que la empresa ajusta los montos de los artculos a fin de mostrar el monto real luego del ajuste pertinente para conocer la variacin con respecto al monto primario. La autora seala que este procedimiento se realiza en la empresa mediante la utilizacin del sistema operativo Saint administrativo al momento de introducir la factura a las cuenta por pagar de la empresa, para registrar la diferencia ajustada de los materiales que tuvieron alguna variacin en los costos.
tem N 25Se elabora informe final detallando cada aspecto del inventario? Cuadro N 25
100
El total de los encuestados respondi negativamente,
lo que
determina que en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A., no se hace un informe final que describa cada aspecto llevado a cabo en la realizacin del inventario fsico de las materiales y las herramientas que tienen en su haber. La autora manifiesta que la falta de este informe final crea un vaci de informacin en la consecucin de las actividades que se deben realizar en la toma de inventario, adems de que no existe un soporte que verifique que tal proceso fue llevado a cabo de la forma mas adecuada para la consecucin de las metas de esta organizacin empresarial en cuanto a este mbito.
tem N
26En el informe se especifican los resultados primarios y los Cuadro N 26
definitivos arrojados por la toma?
100
El total de los encuestados respondi negativamente quedando claro que al no realizarse ningn informe por ende estos detalles quedan desapercibidos, y no existe un registro escrito de los mismos. La autora expresa, como ya se menciono no existe un informe por tanto no estn incluidos estos aspectos en ningn lado.
tem N 27. Se realiza una comparacin con los aos anteriores? Cuadro N 27
100
En el cuadro N 27 se observa que la totalidad de los encuestados respondi actualmente. La autora denota que la realizacin de un anlisis comparativo permite conocer los altibajos y la variabilidad ao a ao de los totales que arrojan los inventarios fsicos elaborados, lo que permitira poder tomar las medidas pertinentes para solucionar los problemas que se presenten. negativamente, sealando que la empresa no hace comparaciones de los resultados de aos anteriores con los obtenidos
tem N 28Se presentan nuevas y mejores propuestas para la toma del inventario fsico? Cuadro N 28
100
El total de los encuestados afirmo su respuesta, sealando que en esta empresa se presentan nuevas propuestas para lograr alcanzar las metas que se han planteado y corregir los mrgenes de error y fallas que se presentan, mas actualmente muchas de estas no se cumplen.
A fin de establecer lineamientos para llevar a cabo la toma fsica de materiales y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A., se formularon los siguientes tems: tem N 29La empresa tiene normas o procedimientos para llevar a cabo la toma fsica? Cuadro N 29
100
El total de los encuestados respondi negativamente, razn que expone la problemtica concerniente al hecho de que la empresa no posee en su haber normas o procedimientos que especifique la forma para llevar a cabo la toma fsica de los materiales y las herramientas. La autora seala que la falta de normativas en cuanto a este proceso acarrea un sin numero de problemas ya que no existe un control que determine la forma en la que se debe realizar este proceso de la manera mas idnea en esta empresa.
tem N 30 Esta usted de acuerdo con que se disee un modelo para la toma fsica que especifique los en forma ptima? Cuadro N 30 lineamientos necesarios para su realizacin
100
La
totalidad de los encuestados respondi afirmativamente,
ponindose de manifiesto que la empresa requiere la creacin de un modelo para la toma fsica especifique los lineamientos en que se basara la ejecucin de este procedimiento para lograr maximizar y acelerar la realizacin del proceso de inventario y las actividades ligadas a este proceso. La autora seala que la razn para la elaboracin de la propuesta de esta investigacin es proporcionar a la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A., la normativa que requiere para realizar este procedimiento en los materiales y herramientas que se manejan para el proceso productivo que ejercen.
A travs de los resultados que se detalla en este capitulo, se observa la situacin problemtica que se presenta en la empresa, en cuanto a la manipulacin del proceso de inventario fsico de los materiales y herramientas que emplean para la realizacin del proceso productivo. Por lo que se plantea la proposicin de crear un modelo que precise la normativa que se debe aplicar en la empresa para ejecutar el proceso de toma fsica en los inventarios de materiales y herramientas, lo que se har mediante lineamientos que detallen cada fase que se deber cumplir para llevar a efecto el inventario fsico, y la manera en que de empleara el mismo en la empresa.
CONCLUSIONES
Luego de haber realizado el anlisis y descripcin de los resultados obtenidos, se llego a las siguientes conclusiones: Se determino que la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A, opera sin la aplicacin de un sistema que proporciones la reglamentacin para realizar el inventario fsico, que permita el control de la clasificacin, numeracin, codificacin, ubicacin y almacenaje de los materiales y herramientas que utiliza la empresa para ejecutar el proceso productivo. Se identificaron las fases y elementos a considerar, entre los que se ubican el plan de inventario, la organizacin, las boletas de inventario, al anlisis de las diferencias primarias, los documentos de ajustes y el informe de inventario, las cuales sirvieron de soporte para la creacin de la propuesta del modelo. Se estableci la elaboracin de in modelo para la toma fsica de
inventario a fin de proporcionar los lineamientos que sealen el manejo del proceso de inventariar los materiales y las herramientas en existencia, a fin de incrementar la eficiencia y eficacia del procedimiento, para optimizar los recursos que se emplearan durante el mismo y as lograr el xito en la organizacin.
RECOMENDACIONES Una vez concluido el presente trabajo de investigacin se hace necesario dar algunas recomendaciones que servirn para el desarrollo y aplicacin del modelo para la toma fsica de inventario, las cuales son las siguientes: Se recomienda realizar un control exhaustivo para la clasificacin, numeracin, codificacin, ubicacin y almacenaje de los materiales y herramientas de la empresa al momento del inventario fsico. Se exhorta a la aplicacin de las fases y elementos de la toma fsica considerados para el proceso general sobre los inventarios de materiales y herramientas a fin de establecer el procedimiento a emplear guante el mismo. En razn a la necesidad de que la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A ejecute una funcin administrativa con base en procesos confiables, se recomienda la aplicacin de l modelo para la toma fsica de inventario de materiales y herramientas a los fines de generara un mayor control y conocimientos de los bienes y as incrementar la productividad en la empresa. Que se realicen futuras investigaciones dirigidas a la creacin de sistemas de inventario y controles internos, considerando el modelo para la toma fsica propuesto en esta investigacin.
CAPITULO V
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MODELO PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIO DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS EN LA EMPRESA FICAS WELDING CONSTRUCCIONS, C.A
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MODELO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS EN LA EMPRESA FICA`S WELDING CONSTRUCCIONS, C.A PROPUESTA PRESENTACIN DEL CAPITULO
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En este capitulo se presentara el diseo, el cual consiste en el establecimiento de lineamientos para elaborar la toma fsica de los inventarios de los materiales y herramientas en a la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A, que le permita cumplir adecuadamente los procesos inmersos en la realizacin de este proceso
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MODELO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS EN LA EMPRESA FICA`S WELDING CONSTRUCCIONS, C.A INTRODUCCIN
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Partiendo de los resultados de la investigacin surge la necesidad de Disear un Modelo para la toma fsica de inventario de materiales y herramientas, para llevar a efecto la realizacin del proceso, estableciendo lineamientos que se deben considerar para la procedimiento Sin duda el diseo que se propondr servir de gua a la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A, para facilitar la agilizacin de las operaciones relacionadas al inventario fsico y le ayude a aprovechar los beneficios aportados a las distintas fases del proceso de produccin. puesta en prctica del
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MODELO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS EN LA EMPRESA FICA`S WELDING CONSTRUCCIONS, C.A OBJETIVOS DEL DISEO Objetivo General
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Establecer la normativa para la realizacin de la toma fsica de inventario de materiales y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A
Objetivos Especficos Establecer las fases a seguir para la ejecucin de la toma fsica de inventario de materiales y herramientas Suministrar lineamientos para llevar a cabo la toma fsica de los inventarios de materiales y herramientas Determinar estrategias que permitan a la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A mejorara los aspectos relacionados a la toma fsica de inventario de materiales y herramientas
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MODELO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS EN LA EMPRESA FICA`S WELDING CONSTRUCCIONS, C.A JUSTIFICACIN
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En las pequeas y medianas empresas (Pyme) cada da se proyectan nuevas estrategias para el logro de sus objetivos y metas, pero actualmente en gran parte de ellas surgen problemas en cuanto a la manipulacin de las reas de inventario, especficamente el conteo fsico sobre existencias que tienen en su haber para el cumplimiento de la actividad productiva. En atencin a este hecho se puede destacar que la importancia del diseo radica en que la empresa necesita establecer y controlar las acciones para realizar la toma fsica de inventarios en los materiales y herramientas para garantizar el cabal funcionamiento de las operaciones. El desarrollo del modelo para la toma fsica de inventario, por consiguiente, proporcionar a la empresa la forma de proveer el ordenamiento necesario que indique los pasos que guiaran cada aspecto establecido en el proceso, a fin de lograr la consecucin de las metas que se plantean en cuanto a la optimizacin de los procedimientos que realiza la empresa para brindar mayor calidad de servicio a sus clientas, con un nivel de confiabilidad excelente. Realizado por Revisado por Aprobado por
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FACTIBILIDAD DEL DISEO
La aplicacin del diseo propuesto para la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A tiene como objeto principal proporcionar la reglamentacin necesaria para efectuar la toma fsica de inventario en los materiales y herramientas, condicionada a la estructura de la organizacin lo que permite la fcil aplicacin del proyecto, ya que la empresa cuenta con todos los recursos necesarios para su utilizacin.
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MODELO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS EN LA EMPRESA FICA`S WELDING CONSTRUCCIONS, C.A DESCRIPCIN DEL DISEO
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En las pequeas y medianas empresas (Pyme) debido a numerosos factores que ha surgido se ha hecho preciso implementar nuevas estrategias para manipular sus procedimientos, de all nace la necesidad de crear lineamientos que regulen el manejo de todos los aspectos relativos al rea de inventario, especficamente el conteo de los artculos existentes en las organizaciones para la produccin. Estos lineamientos estn orientados a lograr el uso adecuado de los recursos que la empresa emplea en la toma fsica del inventario en los materiales y herramientas, as como la optimizacin del proceso que se lleva a cabo durante la aplicacin del mismo. Por tal motivo la puesta en prctica del diseo le permitir a la empresa mejorar y maximizar las acciones y los procedimientos que se llevan a cabo al momento del inventario fsico, y de todos los aspectos vinculados a este proceso.
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FASES PARA LA EJECUCIN DE LA TOMA FSICA DE INVENTARIO Plan de Inventario En este punto se indican los das y recursos que se estimaran para realizar el inventario, se ubica la documentacin original (Facturas, ordenes de requerimientos y de compras), se establecen los procedimientos a seguir para hacer la determinacin de los costos totales necesarios para elaborar el proceso, se determinan las actividades detalladas y los entes involucrados en las tareas y la organizacin de las actividades. Organizacin En este punto se establece la gerencia como ente responsable del proceso se designa tanto el coordinador del inventario como el equipo para coordinar y controlar los aspectos concernientes a la organizacin del inventario fsico, se procesan los datos necesarios para el proceso, se establecen los controles preliminares para la realizacin del proceso de manera efectiva. Boletas de inventario En esta fase se realiza la preparacin de las boletas con la informacin necesaria de cada articulo para la toma (ver anexo 1).
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MODELO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS EN LA EMPRESA FICA`S WELDING CONSTRUCCIONS, C.A Anlisis de las diferencias primarias
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En esta fase se hace el anlisis preliminar en donde se reflejan las caractersticas del articulo objeto de anlisis (cdigo, descripcin, unidad segn catlogos (piezas, litros metros, Kg.), entre otros), se determinan las observaciones y los fundamentos en que se basa (mala ubicacin, unidades mal asignadas, entre otros), y las acciones tomadas para solventar la diferencia (reubicacin fsica y contable, conversin en unidades correctas, entre otros). (Ver Anexo 2) Documentos de ajuste En este punto se hacen los ajuste causados por las diferencias presentes en los artculos, en donde se reflejan las caractersticas del articulo objeto de anlisis (cdigo, descripcin, unidad segn catlogos (piezas, litros metros, Kg.), entre otros), se determinan las cantidades descripcin y unidad definitiva del inventario, se especifica el ajuste detallado( de la cantidad( faltante y sobrante), de unidad (de docenas a gruesas, de unidades a pares, entre otros), el ajuste del valor (segn la determinacin del sistema), as como el monto ajustado en moneda. (Ver Anexo 3).
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MODELO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS EN LA EMPRESA FICA`S WELDING CONSTRUCCIONS, C.A Informe de inventario
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Esta es la ultima fase del proceso, en el que se incluyen y detallan los siguientes elementos: resultados primarios y definitivos, el anlisis de la comparacin con aos anteriores, el nivel de precisin alcanzado durante el proceso, anexado el resumen de las boletas que reflejan los resultados del inventario fsico, las nuevas propuestas presentadas para en proceso, y todos los aspectos que la empresa considere pertinente. (Ver Anexo 4).
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LINEAMIENTOS PARA LA REALIZACIN DE LA TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS Numerar los espacios disponibles en el rea de patio para el almacenamiento. Establecer procedimientos que determinen la manera en que se debe llevar a cabo la numeracin de los espacios disponibles en el patio y los espacios designados para colocar cada artculo. Al momento de numerar cada artculo se har en base a las caractersticas del artculo. Desarrollar polticas que determinen la manera en que se deben clasificar y numerar los materiales y herramientas en los espacios disponibles para su colocacin durante el inventario fsico. Capacitar a travs de talleres, charlas o cursos, al personal que har la toma fsica, sobre los aspectos que se manejan durante el proceso Realizar el doble conteo en los materiales y herramientas con el fin de verificar de una manera ms exacta las existencias reales.
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Determinar un da especfico para realizar la toma, en el caso de los materiales se recomienda establecer un da por semana para realizar la verificacin de la materia prima, y en cuanto a las herramientas implementar un da al mes para realizar la toma de las herramientas.
Ubicar los documentos que permitan la determinacin de los costos, lo cual se har en base a los presupuestos y cotizaciones que demuestren el total necesario para la adquisicin de los artculos, pero fundamentndose en los niveles de inventario que maneja la empresa para las existencias.
Prepara los documentos que permitan realizar los ajustes en cuanto a los montos, para la verificacin de las existencias, entre los que se destacan la tarjeta de control sobre entradas y salidas de los materiales y herramientas y los totales arrojados segn el banco de datos computarizado.
Establecer un coordinador para el proceso de inventario fsico. Nombrar un equipo para coordinar y controlar todos los aspectos relacionados a la organizacin del inventario fsico. Realizar la recopilacin, totalizacin y el procesamiento de los datos que la empresa considere necesario incluir a fin de contar con la informacin necesaria para elaborar el proceso del inventario fsico.
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Establecer medidas preliminares al inventario fsico que describan los pasos a seguir para cada aspecto detallado en el proceso que se deba cumplir antes de inicio del conteo.
Al momento de analizar las diferencias arrojadas en el inventario se hace necesario determinar las caractersticas presentes en los artculos para tener una mayor precisin en cuanto a la ubicacin y condiciones del mismo.
Efectuar la elaboracin de documentos que expongan los ajustes realizados de la justificacin de las diferencias encontradas luego del conteo, para presentar soportes escritos sobre este procedimiento.
Presentar un informe al finalizar el inventario fsico en el que se describa cada aspecto llevado a cabo para su realizacin, reflejando en su contenido los resultados primarios y definitivos obtenidos en el proceso.
Realizar el anlisis comparativo de los resultados de aos anteriores para conocer los altibajos y variabilidad de los totales que arroja la toma fsica de los inventarios elaborados, para tomar las medidas pertinentes al caso.
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MODELO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MATERIALES Y Pg. HERRAMIENTAS EN LA EMPRESA 14 de 16 FICA`S WELDING CONSTRUCCIONS, C.A ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LOS ASPECTOS RELACIONADOS A AL TOMA FSICA En base a las fases generadas en el proceso de toma fsica se plantean las siguientes estrategias: En el plan de inventario: Verificar que los das, recursos y documentos necesarios para elaborar el inventario se indiquen y adecuen a las necesidades de la empresa. Determinar el establecimiento de los procedimientos indispensables a fin de estimar los costos totales para la elaboracin del proceso. Establecer las actividades y los entes involucrados en el proceso de inventario. Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean ptimos. En cuanto a la organizacin: Establecer a la gerencia como ente principal en la organizacin de los aspectos concernientes al inventario. Determinar los candidatos que se designarn para la coordinacin del inventario, y quienes integraran el equipo de logstica que manipular y controlar las actividades relacionadas a la organizacin del inventario
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Verificar la implementacin de los controles previos destinados para la organizacin del inventario en la empresa. Verificar la existencia y aplicacin de poltica para el manejo del inventario, determinando su eficiencia.
En las boletas de inventario: Determinar con exactitud los elementos que se requieren en cuanto a los artculos de las boletas de inventario. Verificar que los datos y elementos contenidos en la boleta sean los correctos segn cada articulo a inventariar. Para el anlisis de las diferencias primarias: Verificar los datos requeridos segn las caractersticas del articulo inventariados (cdigo descripcin unidad) Determinar las observaciones relativas al coso, y el hecho en que se fundamentan las diferencias preliminares. Establecer las acciones que se tomarn en cuenta para solucionar las diferencias encontradas.
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MODELO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIO DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS EN LA EMPRESA FICA`S WELDING CONSTRUCCIONS, C.A En los documentos de ajuste :
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Establecer los carcteres que se deben tomar en cuentas segn cada artculo. Determinar las cantidades y unidades finales especificando el ajuste detallado de la cantidad, unidad, monto real en moneda de cada artculo.
Para el informe final: Determinar en el cuerpo del informe las diferencias que se observaron en los conteos. Realizar un resumen de las boletas de inventario para anexarlos al informe. Verificar que todos los procesos contenidos en el inventario sean recopilados, calculados y resumidos correctamente, y si los totales de los mismos se reflejen debidamente, antes de ser vaciados en el formato de informe final.
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RIF J-07052221-6
NIT: 00112780702
E-mail: ficas@cantv.net
TARJETA DE INVENTARIO FISICO

ARTICULO: DESCRIPCION: UNIDAD:
CANTIDAD EN EXISTENCIA CONTADOR RESPONSABLE
CODIGO:
ADMINISTRACION
CONTEO 1
CONTEO 2 Nombre:________________ C.I:____________________ Firma:
Nombre:______________ C.I:__________________ Firma: SELLO
FECHA CONFORMADO POR
ANEXO 1
FUENTES CONSULTADAS Bentez Snchez, Vicente, Curso de Administracin y Control de Inventarios, Apartado Plaza las Amrica. Besley, Scott, Brigham, Eugene, Fundamentos de
Administracin Financiera, Doceava Edicin Bock, Robert y Hostein, William, Planeacin y Control de la Produccin. Briton, Jos A. (1999). Contabilidad Bsica e Intermedia (Contabilidad I y II) Ediciones Centro de Contadores, 5ta edicin. Buffa, Elwood S, Direccin Tcnica y Administracin de la Produccin, Mxico, Editorial Limusa Bustamante, N. Evaluar el cumplimiento del Control Interno en el manejo de Materiales Elctricos Perij (MAELCA) . Trabajo Espacial de Grado Modalidad Practica Profesional Terminal. No publicado. Universidad del Zulia. Maracaibo. 2003 Chvez, Nilda Metodologa de la Investigacin Educativa Caracas 1994 Chauvel, A. M, Administracin de la Produccin, Mc. Graw Hill Chiavenato, Idalberto. Iniciacin a la Administracin de Materiales Mc Graw Hill. Mxico1999 Daz Matalobos, ngel Iniciacin a la Gestin de Inventario en Mantenimiento. Limusa 1999 Diccionario De Contabilidad Y Finanzas , Editorial Cultural S.A 1999 Madrid, Espaa
Garca Cantu Francisco. Almacenes. Gmez, Rondn, Francisco, Presupuesto de la Empresa Industrial, Ediciones Fragor
Gonzlez, M, Romero, L y Torrealba, M. Diseo de controles internos como herramienta para optimizar el manejo de inventario en empresas farmacuticas Caso Servifarma SRL. Instituto Universitario de Tecnologa de Maracaibo Extensin Machiques. Trabajo de grado no publicado.2001
Leal Rodrguez, S (2003). Evaluacin del control interno de inventario de productos Qumicos de la empresa M-I Drilling Fluid de Venezuela C.A. Trabajo Especial de Grado Modalidad Pasantas no publicado. Universidad del Zulia. Maracaibo.
Prraga Nez, M. Elaboracin de un Manual de normas y procedimientos para el departamento de Inventario de la empresa MI SWACO de Venezuela, C.A. Trabajo Especial de Grado Modalidad Practica Profesional Terminal Universidad del Zulia. Maracaibo. 2004 no publicado.
Tamayo y Tamayo, Mario. El Proceso de la Investigacin Cientfica. Editorial Limusa. Mxico 2000
ANEXOS
INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS
Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio de Educacin Superior Instituto universitario de Tecnologa de Maracaibo Extensin Machiques
Modelo para la toma fsica de inventario de materiales y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A
Borjas Pachano Carmen Maria C.I: V-16.549.378
Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio de Educacin Superior Instituto Universitario de Tecnologa de Maracaibo Extensin Machiques Sres. Personal de la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A
A continuacin se le presenta una serie de preguntas a fin de que suministre informacin para llevar a cabo un trabajo de grado que tiene como fin Disear un Modelo para la toma fsica de inventario de materiales Y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A, para optar al titulo de Tcnico Superior Universitario, por lo que los datos aportados sern utilizados nicamente en el rea acadmica para la elaboracin de la propuesta.
El cuestionario consta de 30 preguntas que deben ser contestadas en su totalidad. Marque con una X equis la seleccin que crea correcta Tome su tiempo para analizar la respuesta
Gracias por su colaboracin!
Carmen Borjas Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio de Educacin Superior Instituto Universitario de Tecnologa de Maracaibo Extensin Machiques
Ciudadano (a):________________________
La presente es para solicitar su colaboracin en ser experto para realizar la validacin del cuestionario del trabajo de grado titulado Modelo para la toma fsica de inventario de materiales y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A. Que ser aplicado al personal de la empresa para recabar la data necesaria para la elaboracin de la propuesta, gracias por su valiosa colaboracin.
Atentamente
Carmen Borjas DATOS DEL EXPERTO 1. Identificacin del Experto
Nombre y Apellido: ___________________________________ Institucin donde trabaja: ______________________________ Titulo de Pre-Grado: __________________________________ Titulo de Post-Grado: __________________________________ Institucin donde lo obtuvo: _____________________________ Ao: _________
2. TITULO DE LA INVESTIGACION: Modelo para la toma fsica de inventario de materiales y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A 2.1 Objetivo General 3. Disear un modelo para la toma fsica de inventario de materiales y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A
2.2 Objetivos Especficos Analizar el proceso llevado a cabo por la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A materiales y herramientas para la toma fsica de los
Determinar las fases a considerar para la toma fsica de los inventarios de materiales y herramientas
Establecer lineamientos para llevar a cabo la toma fsica de los inventarios de materiales y herramientas en la empresa Fica`s Welding Construccions, C.A
OBSERVACIONES GENERALES _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________
_____________________ FIRMA DEL EXPERTO
INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE DATOS Si 1. Se realiza en la empresa la numeracin del espacio disponible en el rea de patio al momento de la toma? 2.La empresa establece un procedimiento para realizar la numeracin tanto del espacio disponible como en cada espacio designado por estantera? 3. Cuando se efecta el inventario fsico se clasifican los artculos asignndoles numeracin dependiendo de las caractersticas de cada uno en un espacio especifico asignado? 4.La empresa posee polticas, normas o tcnicas para determinar la clasificacin y numeracin de los materiales y herramientas en el espacio disponible? 5.El personal que elabora la toma fsica labora en la empresa? 6.Al iniciar el inventario fsico la persona que lo realizara recibe una lista elaborada en base a las ordenes de compras y facturas de los materiales, y de las herramientas en existencia? 7.Se realiza el doble conteo en la empresa? 8.Se verifican las diferencias entre cada articulo de las lista elaborada en base a las ordenes de compras y facturas de los materiales, y de las herramientas en existencia? 9.Cuando existen diferencias significativas se realiza algn reporte escrito? 10.La empresa tiene asignado un da especifico para la toma? 11.La empresa hace una planificacin para
No
realizar la estimacin de los recursos necesarios? 12.Entre la preparacin de la toma se ubica la documentacin necesaria a fin de determinar los costos totales que se requerirn? 13.Se realiza la preparacin de documentos de ajustes contables? 14.Se designa en la empresa un coordinador para el inventario? 15.La empresa nombra un equipo para que coordine y controle las actividades relacionadas a la organizacin del inventario fsico? 16.Se realiza en la empresa el procesamiento de los datos necesarios para la toma? 17.Se establecen controles Pre-Inventario? 18.Tiene la empresa boletas o formatos de inventario? 19.En los formatos o boletas de inventario se especifica el cdigo y ubicacin del articulo? 20.Cuando se analizan las diferencias se especifican las caractersticas del artculo? 21.Se determinan las observaciones relacionadas al estado, ubicacin e identificacin de cada articulo y los fundamentos en que se basa la diferencia? 22.Se toman acciones para solventar las diferencias? 23.En la empresa se realizan documentos de ajustes de las diferencias de los artculos? 24.Se realiza el ajuste del monto del artculo para mostrar el monto real en moneda? 25.Se elabora informe final detallando cada aspecto del inventario? 26.En el informe se especifican los resultados primarios y los definitivos
arrojados por la toma? 27.Se realiza una comparacin con los aos anteriores? 28.Se presentan nuevas y mejores propuestas? 29.La empresa tiene normas o procedimientos para llevar a cabo la toma fsica? 30.Esta usted de acuerdo con que se disee un modelo para la toma fsica que especifique los lineamientos necesarios para su realizacin en forma optima?
OPERACIONALIZACION DE LA VARIABLE

Modelo para La Toma Fisica de Inventarios en La Empresa Ficas Welding Construccions, C.A

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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DE MARACAIBO EXTENSION MACHIQUES

Machiques, Octubre de 2005

Machiques, Octubre de 2005

Tambin se determinara de qu se har el inventario:

2) Monto ajustado en moneda 3) Firmas de preparacin, revisin y aprobacin

la toma del inventario. Una vez formados los grupos por

que existen dos tipos de

Inventario de Seguridad Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupcin

CAPITULO IV RESULTADOS Y DISCUSION

100 50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 1 5 6 F% 16,66 83,33 100 TOTAL

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 0 6 6 F% 0 100 100 TOTAL

100 50 0 SI NO TOTAL SI NO TOTAL

F% 33,33 66,67 100

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 1 5 6 F% 16,67 83,33 100 TOTAL

tems N 5. El personal que ejecuta la toma fsica trabaja en la empresa? Cuadro N 5

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 6 0 6 F% 100 0 100 TOTAL

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 6 0 6 F% 100 0 100 TOTAL

tems N 7 Se realiza el doble conteo en la empresa? Cuadro N 7

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 0 6 6 F% 0 100 100 TOTAL

N 8 Se verifican las diferencias entre cada articulo de las lista

F% 66,67 33,33 100

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 6 0 6 F% 100 0 100 TOTAL

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 0 6 6 F% 0 100 100 TOTAL

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 6 0 6 F% 100 0 100 TOTAL

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 0 6 6 F% 0 100 100 TOTAL

tem N 13Se realiza la preparacin de documentos de ajustes contables? Cuadro N 13

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 0 6 6 F% 0 100 100 TOTAL

tem N 14Se designa en la empresa un coordinador para el inventario? Cuadro N 14

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 0 6 6 F% 0 100 100 TOTAL

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 0 6 6 F% 0 100 100 TOTAL

16 Se realiza en la empresa el procesamiento de los datos Cuadro N 16

necesarios para la toma?

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 0 6 6 F% 0 100 100 TOTAL

tem N 17Se establecen controles Pre-Inventario? Cuadro N 17

100 50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 2 4 6 F% 33,33 66,67 100 TOTAL

tem N 18Tiene la empresa boletas o formatos de inventario? Cuadro N 18

100 50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 6 0 6 F% 100 0 100 TOTAL

100 50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 6 0 6 F% 100 0 100 TOTAL

20Cuando se analizan las diferencias se especifican las Cuadro N 20

caractersticas del artculo?

100 50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 0 6 6 F% 0 100 100 TOTAL

21Se determinan las observaciones relacionadas al estado,

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 6 0 6 F% 100 0 100 TOTAL

La totalidad de los encuestados

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 6 0 6 F% 100 0 100 TOTAL

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 0 6 6 F% 0 100 100 TOTAL

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 6 0 6 F% 100 0 100 TOTAL

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 0 6 6 F% 0 100 100 TOTAL

El total de los encuestados respondi negativamente,

26En el informe se especifican los resultados primarios y los Cuadro N 26

definitivos arrojados por la toma?

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 0 6 6 F% 0 100 100 TOTAL

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 0 6 6 F% 0 100 100 TOTAL

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 6 0 6 F% 100 0 100 TOTAL

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 0 6 6 F% 0 100 100 TOTAL

50 SI 0 SI NO TOTAL NO Fa 6 0 6 F% 100 0 100 TOTAL

totalidad de los encuestados respondi afirmativamente,

FACTIBILIDAD DEL DISEO

TARJETA DE INVENTARIO FISICO

CONTEO 2 Nombre:________________ C.I:____________________ Firma:

Nombre:______________ C.I:__________________ Firma: SELLO

FECHA CONFORMADO POR

CONTEO 2 Nombre: C.I:____ Firma:

Nombre: C.I:____ Firma: SELLO