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Activo Fijo - AA -
INDICE
1. CREACIN DE ACTIVO FIJO..................................................................................... 3 1.1. 2. Asignacin de un Activo Fijo con subnmero........................................... 11
3. 4. 5. 6. 7.
VISUALIZACIN DE ACTIVO FIJO ........................................................................... 14 BLOQUEO DE ACTIVO FIJO..................................................................................... 16 DESBLOQUEO DE ACTIVO FIJO .............................................................................. 17 BORRADO DE ACTIVO FIJO .................................................................................... 18 ALTA DE ACTIVOS FIJOS .......................................................................................... 20 7.1. 7.2. Altas de activos fijos por procedimiento de Compras............................ 20 Alta de activo fijo............................................................................................. 20
8.
8.1.1 Baja con ingreso con deudor ...................................................................... 24 8.1.2 Baja con ingreso sin deudor......................................................................... 27 8.2. 9. 10. Baja sin ingreso - Rotura o Destruccin -..................................................... 31
ANULACIN DE ASIENTOS DE ACTIVO FIJO ........................................................ 35 ACTIVOS FIJOS EN CURSO .................................................................................. 39 Traspaso dentro de la sociedad .............................................................. 39
10.1. 11.
ACTIVOS FIJOS EN CURSO .................................................................................. 41 Capitalizar AfeC (Distribuir)........................................................................ 41 Capitalizar AfeC (Liquidar) ........................................................................ 44
13.1. 14.
REPORTES................................................................................................................ 58
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Debe completar: o Clase de Activos Fijos: ingrese la clase definida en SAP. Estas clases son:
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En caso de desconocer estos datos se puede utilizar el match code (herramienta que despliega una lista con las distintas opciones). Para ello debe posicionarse sobre el casillero a completar haciendo clic sobre F4 obteniendo los mismos resultados. o Cantidad AF iguales. o presionar
Si se incorpora varios activos con las mismas caractersticas existe la posibilidad de hacerlo utilizando el campo cantidad de activos iguales. SAP crear tantos activos fijos iguales como se indique en este campo. Al finalizar la carga antes de grabar aparecer un cartel donde le da la posibilidad de modificar algn campo para diferenciarlos o bien despus de grabados se puede consultar uno por uno y realizar la modificacin deseada. Luego presione (F7).
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A continuacin debe ingresar los siguientes datos: Solapa General o Denominacin: A. Denominacin: Nombre y caractersticas del bien (marca, modelo), es un campo obligatorio con un mximo de 50 caracteres. B. Denominacin 2: ampla informacin de caractersticas del bien (campo opcional). Nmero de serie. Se utiliza por ejemplo para ingresar el nmero de un equipo de computacin (dato opcional). Nmero de inventario (dato opcional).
o o
Nota: Verificar que la opcin Gestin Histrica est seleccionada, esta opcin se utiliza para ver la historia que tiene el Activo Fijo.
Solapa Dependiente tiempo o Centro de coste: se completa en funcin del departamento o direccin al cual pertenece el bien. Esta imputacin refleja el centro al cual se imputan las amortizaciones. Matrcula del vehculo, en caso de estar dando de alta un vehculo ste ser un campo obligatorio.
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o o
Centro: se refiere al lugar relacionado con materiales, dato opcional. Local: ubicacin del bien.
Solapa asignaciones
No ingresamos nada.
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Solapa Origen Ingresamos: o Acreedor: cdigo del proveedor (dato opcional). En caso de dejarlo en blanco, en el momento de la carga de la factura de compra se graba automticamente el dato.
Solapa Valoracin En esta solapa se indica el mtodo de amortizacin (Z001: lnea por mes de alta) y la vida til del bien. En el caso de las mejoras se debe ingresar manualmente dependiendo de la vida til que posee. El criterio establecido por OCASA de las clases de activos fijos y su vida til es el siguiente:
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Clase Texto Breve Denominacin 1000 Terrenos Terrenos, derechos similares sobre terrenos 1100 Edificios Edificios Proyectos en Proceso 1200 (activo en curso) Proyectos en proceso 1300 Mejoras en Inmueble Ajeno Mejoras en Inmuebles Ajenos 2000 Maquinaria Maquinaria 3000 Instalaciones Instalaciones 3100 Muebles y tiles Muebles y tiles 3200 Bienes poco valor M y U Bienes econmicos de poco valor M y U Equipos de 4100 Computacin Equipos de Computacin 4200 Software Software 4300 Licencias Software Licencia Software 4900 Bienes poco valor comp. Bienes econmicos de poco valor comp. 5000 Vehculos Vehculos 6000 Marcas y Patentes Marcas y Patentes 7000 Cargos Diferidos Cargos Diferidos
Amortiza NO SI NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI
Estas clases de Activos Fijos amortizarn contablemente de acuerdo al siguiente criterio: o LINEAL POR MES DE ALTA
Clase 1000 1200 1300 3200 4900 7000 No Amortiza No amortiza hasta que no se finalice la construccin y reasigne a otro activo Duracin del contrato de alquiler (el usuario lo completa en el momento de crear el activo) Mes de compra Mes de compra Duracin convenida con DCG Vida til
Las clases que varan la vida til tendrn por defecto 2 aos.
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grabar la informacin,
presione (Grabar (Ctrl+S)). Una vez guardado nos indica el nmero de activo fijo creado:
En caso de que hayamos creado varios activos fijos a la vez con las mismas caractersticas, al momento de guardar aparece el siguiente aviso:
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Si presionamos
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1.1.
MEN SAP
Finanzas / Gestin financiera / Activos fijos / Activo fijo / Crear / Subnmero / Activo fijo
Esta transaccin se utiliza para que un activo fijo est relacionado un activo fijo ya creado. Por ejemplo un Mouse puede ser un subnmero de una PC. En OCASA se defini como proceso cargar como activo principal el edificio alquilado y como subnmeros las mejoras correspondientes a ese edificio.
Al ingresar nos muestra el ltimo activo fijo dado de alta, si se desea asignar el subnmero a otro activo se debe seleccionar con el match code El resto de la carga es igual a la de un activo fijo, ver captulo 1. Al grabar, subnmero: (F4).
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Se debe buscar el Activo Fijo que se quiere modificar con el match code (a travs de un clic corresponda. en el botn o (F4)), haga un clic sobre el bien que
Presionamos Enter y veremos las solapas que ingresamos al momento de crear el activo, no podr modificar todos los campos que se cargaron en el momento de la creacin. Nota: No se debe modificar el nmero de inventario, debe tenerse en cuenta que al modificar algunos campos se altera la informacin que se carg en su momento.
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Lo que muestra son las modificaciones efectuadas y por quines fueron realizadas.
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Ingrese el activo fijo que se quiere visualizar o eljalo con el match code (F4). Una vez que se ingres el cdigo de sociedad y el bien de uso, presionando Enter se accede a una pantalla que mostrar los datos maestros, reas de valoracin y valores de activos fijos. Presionando la siguiente ventana: (Valores activos fijos (Ctrl+F1)) se nos despliega
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En la solapa Valores contab. visualizamos los valores contabilizados y en la seccin Amortizaciones se distinguen dos diferentes tipos de partidas: o o Color verde, amortizaciones ya contabilizadas. Color amarillo, amortizaciones que se contabilizarn una vez que se ejecute el proceso de amortizacin a fin de mes.
En los cuadros de la izquierda se puede visualizar las distintas reas, presionando cada una de ellas los valores de las solapas van cambiando.
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Presionamos
(Ctrl+Shift+F2).
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En la seccin Bloqueo de altas seleccione Bloqueado para altas, a continuacin presione (Grabar (Ctrl+S)).
Repita procedimiento anterior, idem Bloqueo de Activo Fijo, con la salvedad que deber seleccionar en la seccin Bloqueo de altas la opcin Ninguna.
Finalice grabando,
(Grabar (Ctrl+S)).
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En la seccin Borrado indicamos Borrar fsicamente activo fijo y presionamos (Grabar (Ctrl+S)) para borrarlo efectivamente.
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de
activos
fijos
por
procedimiento
de
Las altas de activo fijo se realizarn a travs del proceso de compras: 1. Creacin de activo fijo a comprar (transaccin AS01, captulo 1). 2. Generacin de un pedido (transaccin ME21N, ver Manual MM). 3. Registro de recepcin del activo fijo (transaccin MIGO, ver Manual MM). 4. Contabilizacin, alta del activo fijo (transaccin MIRO, ver Manual MM).
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Adems debe completar: o o o Clave de contabilizacin 70 (Activos fijos debe). Cuenta, nmero de activo fijo. Clase de movimientos de activo fijo (ClMov) 100 (Alta por compra).
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Simular:
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o o o o o o o
Clase de documento, DR (Factura deudor). Cdigo de su sociedad. Fecha de contabilizacin. Perodo. Moneda. Referencia, nmero de factura. Txt. Cab. Doc., texto cabecera de documento, contiene aclaraciones o notas que tienen validez para todo el documento, es decir, no slo para posiciones de documento determinadas. Nmero de tienda (campo a completarse para el caso de Argentina).
En la seccin Primera posicin del documento ingrese: o o o Clave de contabilizacin ingresamos 01 (Factura). Nmero de cuenta a quin se le vendi el activo fijo. Clase de movimientos de activo fijo (ClMov) 210 (Baja con ingresos).
Presione Enter. A continuacin ingrese el importe al cual vendi el activo fijo e impuestos. Como Clave de contabilizacin ingrese 50 (Haber) e indique la cuenta del mayor de Venta de Activo fijo (cuenta 714005).
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Ingrese importe, Centro de coste y tildamos Baja de activo fijo. Al hacer Enter solicita qu activo fijo va a dar de baja, complete:
o o o o
Activo fijo: nmero del activo fijo a dar de baja. Clase de movimiento, 210 (Baja con ingreso). Fecha de referencia. Se indica si es una baja total (seleccionando esta opcin) o si no lo es (se deja en blanco la opcin) y se indica el porcentaje a dar de baja.
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Presione
Finalmente contabilice,
(Contabilizar (Ctrl+S)).
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En la solapa Datos Variables completar: o o o o o Fecha de documento (fecha en la que se realiza la venta). Fecha contable (fecha de contabilizacin). Fecha de referencia (fecha referida a la amortizacin). Texto (no es obligatorio). Ingresos manuales (el importe).
En la solapa Datos adicionales ingrese: o o o o Clase de documento, AA (Contab. activos fijos). Clase de movimiento, 210 (Baja con ingresos). Perodo, no hace falta completar ya que automticamente. Referencia, son los datos del documento.
SAP
lo
ingresa
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Solapa Datos baja parcial Esta solapa se utiliza cuando la baja del activo no es total.
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Ingresados todos los datos, simule el asiento, presione aparecer la siguiente pantalla:
(F9) donde
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8.2. Baja sin ingreso - Rotura o Destruccin Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Activos Contabilizacin / Baja / Baja por desguace fijos / Cdigo de Transaccin ABAVN
En la solapa Datos Variables complete: o o o o Fecha de documento (fecha en la que se realiza la venta). Fecha contable (fecha de contabilizacin). Fecha de referencia (fecha referida a la amortizacin). Texto (no es obligatorio).
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En la solapa Datos adicionales ingrese: o o o o Clase de documento, AA (Contab. activos fijos). Clase de movimiento, 200 (Baja sin ingresos). Perodo, no hace falta completar ya que automticamente. Referencia, son los datos del documento.
SAP
lo
ingresa
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Solapa Datos baja parcial No ingrese nada. Solapa Nota En ella se ingresan datos sobre la baja. Simule el asiento, presione (F9), aparecer la siguiente pantalla:
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Ingrese: o o o o Cdigo de su sociedad. Seleccione el activo fijo a anular. Subnmero del activo fijo en caso de poseer. Ejercicio contable.
Presione Enter.
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En esta pantalla se visualizan los movimientos del activo fijo. Si se posiciona sobre una de las lneas y hace clic sobre ella y a continuacin presiona el botn visualizar el movimiento seleccionado:
(Back (F3)).
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o o o o
Ejercicio. Fecha de contabilizacin, la trae por defecto ya que es la misma fecha del asiento que queremos anular. Perodo contable. Motivo de anulacin, podr elegir las siguientes opciones:
IMPORTANTE La fecha de anulacin no deber afectar perodos contables cerrados, debern afectar el perodo actual. Presione (Continuar (Intro)), aparecer una nueva pantalla donde muestra el asiento de anulacin.
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Contabilice, SAP:
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Esta transaccin ser utilizada cuando se deba transferir un Activo Fijo de una sociedad a otra o bien transferir de una clase a otra.
Debe completar: o o o Campo Fecha de documento: Fecha de la factura. Campo Fecha de referencia: Fecha valor para la contabilidad de activos fijos. Campo Texto: No es obligatorio.
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Trasladar a: o Ingresar el nmero del Activo Fijo al cual se trasladar. o Crear el activo fijo en el mismo momento del traspaso. (Grabar (Ctrl+S)).
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Si es necesario se debe crear un activo fijo por cada partida registrada en el activo fijo en curso. Las normas se registran en el proceso de distribucin.
11.1.
MEN SAP
Ingrese: o o o Cdigo de su sociedad. Nmero de Activo Fijo en curso. Subnmero de Activo Fijo. (Ejecutar (F8)).
Presione
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Marque la partida correspondiente haciendo clic sobre ella, luego presione (Registrar normas de reparto (Shift+F6)) para definir la norma de liquidacin. Deber completar los siguientes datos de la siguiente planilla: o o o Tipo de imputacin, las opciones son Activo Fijo o Centro de costo. Receptor de liquidacin, se selecciona el Activo Fijo que se va a liquidar (activo fijo definitivo sobre este comenzara la capitalizacion). Porcentaje de liquidacin, este campo indica el porcentaje segn el que se distribuyen los costos agrupados en el objeto emisor en los receptores de liquidacin indicados. Cifra de equivalencia para la liquidacin de rdenes, los costes agrupados en el objeto emisor se desglosan de forma proporcional, es decir, en relacin a las cifras de equivalencia desglosadas en los receptores de liquidacin. Si no se coloca el porcentaje se completa la cifra equivalente de la norma de liquidacin. Nmero de una norma de reparto, determina la secuencia de las normas de reparto en una norma de liquidacin (1,2,3). De perodo, se completa con el perodo que se va a liquidar, quiere decir desde el perodo que ha de valer una norma de distribucin. De ejercicio, se completa con el ejercicio que se va a liquidar. A perodo. A ejercicio. Con ayuda de los campos de entrada "vlido desde/vlido hasta" puede delimitar temporalmente el perodo de validez de una norma de distribucin.
o o o o o
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Una vez que se completaron los datos se debe hacer la verificacin, para ello presione (Verificar (Ctrl+F2)).
Si el porcentaje de liquidacin es del 100% el mensaje es: Verificacin finalizada sin errores.
(Back (F3)).
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Se puede observar el status en verde que indica que est listo para hacer la liquidacin. Grabar y presionar (Ejecutar liquidacin (Shift+F8)).
11.2.
MEN SAP
o o o o
Fecha de documento: se debe completar con la fecha en que se distribuye. Fecha de referencia: se debe completar con la fecha en que se distribuye. Fecha de contabilizacin: se debe completar con la fecha de contabilizacin. Perodo: mes de alta.
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Esta operacin se ejecuta en test y con lista detallada. Simule la liquidacin, presione (Simular (F9)), nos permitir visualizar el asiento contable, en el que se registra el alta al bien de uso y la baja de la obra en curso.
Si todo est correcto, vuelva a ejecutar sin marcar Ejecucin en test y de esta manera contabiliza efectivamente.
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Debe completar: o o o o o Cdigo de su sociedad. Fecha de referencia. Ejecucin de test. El nombre de juego de datos, tiene uno sugerido pero se le puede cambiar. Tipo de salida: Ampliada (muestra toda la informacin), Estndar (muestra menos informacin que la ampliada) o slo Errores. (Ejecutar (F8)).
Presione
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Una vez que se quiera contabilizar se desmarca Ejecucin de test y se presiona nuevamente (Ejecutar (F8)), generando de esta manera un batch input.
Ejecucin de batch input: Transaccin SM35, para correr el batch input generado. O bien desde la barra de men: Sistemas Servicios Batch Input Carpetas.
Una vez finalizado el proceso consultar los valores de los activos fijos para ver reflejado el proceso de ajuste por inflacin.
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IMPORTANTE Una vez ejecutado el batch input deber realizar la amortizacin. La revaluacin se visualizar en la cuentas de balance luego de efectuada la amortizacin.
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13. AMORTIZACIONES
Con esta transaccin se contabilizan las amortizaciones de los bienes de uso dados de alta en las empresas del grupo. Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Activos fijos / Operaciones peridicas / Ejecucin amortizacin / Ejecutar Cdigo de Transaccin AFAB
En esta pantalla deber ingresar: Seccin Parmetro: o o o Cdigo de su sociedad. Ejercicio que desea correr la amortizacin. Perodo contable: Perodo que se desea correr la amortizacin.
Motivo ejecucin contabilizacin: o o Planificada: Controla que se haya amortizado el mes anterior y correctamente. Reejecucin: Se corre la amortizacin nuevamente ante una modificacin. Slo se puede ejecutar para el mes anterior o el ltimo mes del ejercicio anterior.
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o o
No planificada: No controla si los meses anteriores se ejecutaron las amortizaciones. Reanudacin: Se utiliza cuando la ejecucin de amortizacin fue suspendida por alguna causa.
Nota: Nosotros utilizaremos le ejecucin Planificada. Seccin Otras opciones: Si selecciona Listar Activos Fijos, el sistema listar todos los inmovilizados en los que se hayan efectuado contabilizaciones, con su amortizacin contabilizada correspondiente. Seccin Parmetro para ejecucin test: Seleccione Ejecucin de test para que podamos visualizar primero y luego recin efectuar la amortizacin. Luego de completar y tildar los distintos campos se ejecuta el proceso, haciendo clic en (Ejecutar (F8)).
Una vez que se obtiene esta pantalla y la ejecucin en test es la correcta se puede ejecutar las amortizaciones y contabilizarlas, para ello vuelva a la pantalla principal con (Back (F3)) y desmarcar Ejecucin en test. Ejecutar en
La ejecucin es batch por eso se debe ir al men, Programa proceso fondo (F9).
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Presione
(Continuar (Intro)).
y a continuacin presione
(Grabar
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Para verificar el estado del proceso vaya a la barra de men: Sistema Ordenes de SPOOL propias.
de
la
contabilizacin
de
la
Ingrese los siguientes datos: Seccin Seleccin cuenta de mayor: o Cuenta de mayor: se puede seleccionar una cuenta o grupo de cuentas que desee visualizar. Visualice las cuentas de gastos correspondientes a depreciacin (cuentas 625XXX) y las patrimoniales de activos fijos (160XXX). Cdigo de su sociedad.
Seccin Seleccin de partidas: o o Status, Partidas abiertas, Abiertas en fecha clave: Seleccione el ltimo da del mes del periodo corrido o que se desee visualizar. Clase, Partidas normales.
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Si luego de realizar la ejecucin y contabilizacin de las amortizaciones, se produce un cambio en Activos Fijos, ya sea tanto por una baja o alta de un nuevo bien, para que la cuenta refleje el saldo correcto se deber reejecutar la operacin a travs de la transaccin AFAB (ver captulo 12). El proceso es similar al demostrado, con la salvedad que en la pantalla inicial se debe marcar como Motivo ejecucin contabilizacin: Reejecucin. Igual que en el caso de la ejecucin planificada primero deber realizarlo en test y luego en forma definitiva.
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Este programa realiza el cambio de ejercicio tcnico en la contabilidad de contabilizados. Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Activos fijos / Operaciones peridicas / Revalorizaciones del balance / Cambio de ejercicio Cdigo de Transaccin AJRW
Ingrese cdigo de sociedad, nuevo ejercicio y seleccione Ejecucin de test. Presione (Ejecutar (F8)).
(Back (F3)).
Para correrlo definitivo deber desmarcar la opcin Ejecucin de test y dirigirse a la barra de men: Programa Ejecutar en proceso fondo (F9). Si intenta ejecutarlo directamente con mensaje. (Ejecutar (F8)) le va a dar este
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14.2.
Cierre de ejercicio
Se puede cerrar un ejercicio desde la vista contable para una o ms sociedades. Dentro de la contabilidad de inmovilizados, no se pueden efectuar contabilizaciones ni modificaciones de valores en el ejercicio cerrado (por ejemplo, recalcular las amortizaciones). Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Activos fijos / Operaciones peridicas / Cierre de ejercicio / Ejecutar Cdigo de Transaccin AJAB
Ingrese: o o o Cdigo de su sociedad. Ejercicio a cerrar, ejercicio anterior al actual. Ejecucin en test. (Ejecutar (F8)).
Presione
Una vez finalizada la prueba se ejecuta definitivamente, para ello desmarque la opcin Ejecucin en test. Dirjase a la barra de men: Programa Ejecutar en proceso fondo (F9). (Ejecutar (F8)) le va a dar
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15. REPORTES
Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Activos fijos / Sistema de informacin / Informes contabilidad activos fijos / Patrimonio de activos fijos / Listas patrimonio AF / Patrimonio de activos fijos Cdigo de Transaccin AJAB
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NOTAS
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