AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES

1.

Definicin:

El Concepto de ciclo enfatiza al auditor que la actividad de negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones. Los ciclos se definen para agrupar el flujo de hechos econmicos, similares y que se enlazan entre si.

2.

Transacciones:

Una transaccin es un hecho econmico al que se le ha reconocido que produce un efecto potencial sobre los estados financieros, se ha presentado en una forma en que puede procesarse y ha sido aceptado para procesamiento por uno o mas de los sistemas de registro de la entidad. Un solo hecho econmico puede originar varias transacciones. Por ejemplo, el embarque de mercancas, es un hecho econmico, puede dar origen a transacciones separadas de facturacin, cuentas por cobrar, inventarios y costo de ventas.

No todos los hechos econmicos deben reflejarse en los estados financieros de una entidad, se convierten en transacciones y se procesan, por ejemplo los cambios en los niveles de precios, pueden informarse en los estados financieros, pero usualmente no se consideran transacciones.

3.

Ciclos de Transacciones:

La Auditoria por Ciclos de Transacciones no es ms que la divisin de los Estados Financieros en segmentos o componentes ms pequeos los cuales permiten que el trabajo de auditora sea ms manejable y ayuda a la asignacin de tareas a los diferentes miembros del equipo de que llevar acabo el trabajo de auditora. La mayora de los auditores tratan dos o ms segmentos de forma independiente uno del otro, y en la realizacin del trabajo de auditora cada segmento es examinado y evaluado de forma separada pero no por completo independiente uno del otro, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como dos segmentos diferentes y al realizar la revisin de los activos fijos quiz se detecte un efecto por pagar no registrado.

En conclusin podemos concluir que los resultados se combinan una vez que se termina la auditoria de cada segmento incluyendo las interrelaciones con otros segmentos.

4.

Ciclos como Mtodos de Segmentacin:

Una forma comn de dividir una auditoria por ciclos es la de conservar los tipos de operaciones y saldos de cuentas relacionados estrechamente en el mismo segmento. A esto se le llama el mtodo de ciclos; por ejemplo, las ventas, los ingresos por ventas, las entradas de caja y el reconocimiento de las cuentas incobrables son los cuatro tipos de operaciones que provocan aumentos o disminuciones en las cuentas por cobrar. Por lo tanto todas ellas forman parte del ciclo de ventas y cobranza.

5.

Determinacin de los Objetivos de Auditoria:

Los auditores realizan las auditorias de acuerdo con el mtodo de ciclo realizando pruebas de auditoras de las operaciones que constituyen los saldos finales y tambin realizando pruebas de auditora de los saldos de las cuentas. Los auditores han determinado, en general, que la forma ms eficiente de realizar auditoras es estar seguros de cada tipo de operaciones y del saldo final en la cuenta relacionada.

6.

Estudio y Evaluacin de la Estructura del Control Interno:

El Control Interno comprende el plan de organizacin, mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y correccin de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesin a polticas administrativas.

El esquema a observar para Estudio de cada Ciclo es el siguiente:

Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa)

Que las transacciones estn debidamente registradas (obtencin de informacin financiera razonable y oportuna)

Custodia de los activos (proteccin a los activos)

7.

Enlaces de los Ciclos

Flujo de los Ciclos de Transacciones:

El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos

Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina que se utiliza en el Ciclo de Conversin El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorera para uso interno o inversiones externas Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y sta se resume en Estados Financieros.

8.

Principales Tipos de Ciclos de Transacciones:

8.1.

Ciclo de Tesorera

El ciclo de tesorera de una entidad incluye aquellas funciones que tratan de sus fondos de capital, es decir, el manejo de efectivo y la emisin de obligaciones de deuda y de acciones de capital. Las funciones del ciclo de tesorera comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. Incluyen la distribucin del efectivo disponible a las operaciones corrientes y otros usos y se terminan con la devolucin de efectivo a los inversionistas y a los acreedores.

La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de tesorera pueden efectuarse en la oficina del tesorero en una sociedad annima; sin embargo, la oficina del secretario de la sociedad y la oficina del contralor pueden tambin tener participacin. No es poco frecuente que algunas de las funciones, se ejecutan por miembros de la alta gerencia quienes participan tambin en la

funcin del planeamiento financiero y control. Debido a las funciones que el ciclo de tesorera realiza dentro de una entidad, las cuales incluyen el manejo de fondos, emisin de obligaciones y capital, es indispensable realizar una evaluacin que incluya los siguientes trminos.

8.1.1. Objetivos del Trabajo: se debe determinar lo siguiente:

Los saldos de los registros representan todo el efectivo y equivalentes en poder de la entidad y que se estn registrando adecuadamente. Los saldos de efectivo estn adecuadamente descritos y clasificados y se han realizado adecuadamente las operaciones y control del efectivo no sujeto a retiro inmediato. Las escrituras de los prstamos se da a conocer las clusulas que conforman el contrato, para saber los derechos y obligaciones de la empresa. La integracin del capital que todo est autorizado, suscrito y pagado.

Las utilidades estn determinadas razonablemente y su distribucin sea autorizada por la autoridad mxima de la empresa. Las reservas sean determinadas de acuerdo con el porcentaje legal.

Los gastos y productos correspondan al perodo examinado tomando en consideracin su origen.

8.1.2. Funciones Tpicas

a. Funcin de Ejecucin

A. Inversiones Compra de valores Recibir ingresos peridicos (por dividendos o intereses) Venta de los valores

B. Financiamiento

 Emisin de obligaciones y acciones representativas del capital social, pago de intereses sobre obligaciones y dividendos en efectivo. Redimir obligaciones y readquisicin de acciones.

C. Movimientos Bancarios Emisin de depsitos por ventas correspondientes al giro habitual de negocio. Emisin de cheques por pago de cuentas por pagar comerciales.

b. Funcin de Registro

A. Inversiones Contabilizar las transacciones y hacer los pases al mayor. Actualizar el mayor auxiliar de inversiones.

B. Financiamiento Contabilizar las transacciones en diarios y pase al mayor. Actualizacin de los mayores auxiliares.

C. Movimientos Bancarios Contabilizar las transacciones en diarios y pase al mayo correspondientes al movimiento del libro auxiliar de bancos. c. Funcin de Custodia

A. Inversiones Proteccin de valores Mantener correccin de los saldos de inversin.

B. Financiamiento Asegurarse de la correccin de los saldos de los pasivos y capital social.

C. Movimientos Bancarios Proteccin de toda la documentacin de soporte relativo al movimiento bancario de la entidad (depsitos, cheques, estados de cuenta bancarios, notas de crdito, notas de dbito).

El ciclo de tesorera incluye los siguientes rubros:

Caja general Fondos fijos y cajas chicas Depsitos bancarios Fondos en trnsito Inversiones Anticipos y cuentas por cobrar a accionistas Prstamos Dividendos y cuentas por pagar a accionistas Capital y reservas

Las funciones de ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido en las funciones del ciclo de tesorera porque se recibe o se desembolsa efectivo para cerrar este ciclo; pero la entrada de efectivo es el cierre del ciclo de ingresos y el desembolso es el cierre del ciclo de egresos.

8.1.3. Asientos Comunes:

Las funciones de este ciclo inician asientos contables que reflejan hechos econmicos tales como:

Emitir y retirar acciones Incurrir en deudas y pagarlas Adquirir y vender acciones de Tesorera

Comprar y vender inversiones Acumulaciones, cobros y pagos de dividendos

Amortizacin de descuentos, gastos y primas diferidos relacionados con deudas e inversiones Cambios en el valor en libros de inversiones y deuda.

8.1.4. Formas y documentos vitales:

Certificados de acciones Documentos legales en cartera Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones Cheques de dividendos e intereses Contratos relacionados con valores adquiridos o cedidos Otros similares

8.1.5. Base de datos:

Se denomina asi al conjunto de informacin almacenada resultante de las transacciones procesadas, pueden ser estticas y dinmicas. Las estticas, son las que tienen carcter permanente y que solo se modifican mediante instrucciones especificas, en forma normalmente espordica, y las dinmicas, son las de naturaleza cambiante o variable y casi siempre se actualizan con el registro de cada transaccin, o sea que los datos son modificados continuamente.

Las bases de datos para el ciclo de Tesorera pueden ser las siguientes:

Estticos: Registros de accionistas

Cedulas de intereses y dividendos Cuestionarios de cumplimiento de estipulaciones de prestamos.

Dinmicos:

Saldos de cuentas bancarias Cartera de inversiones Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores.

8.2.

Ciclo de Egresos Compras

Una parte significativa del esfuerzo contable en un ciclo de egresos - compras (llamado tambin adquisicin y pago) se dedica usualmente a clasificar la adquisicin de los recursos entre diversas cuentas de activo y de gastos. Debido a las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de los recursos y el desembolso del efectivo, las cuentas a pagar y diversos pasivos acumulados, tambin se afectan directamente por este ciclo. 8.2.1 Funciones Tpicas

a. Funciones de Ejecucin Solicitud de compra. Solicitud de cotizacin. Seleccin del mejor cotizante. Preparacin de solicitud de compra. Autorizacin para la adquisicin de bienes y servicios. Funcin especfica de compras. Recepcin de mercancas y suministros. Control de calidad de las mercancas y servicios adquiridos.

Verificacin y aprobacin de los pagos.

b. Funciones de Registro Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados. Distribucin de las compras a las cuentas apropiadas.

Actualizacin de los registros de inventarios y costos (cuando se lleven tales registros) para controlar las compras o las devoluciones a proveedores. Desembolsos y registro de los pagos. Control de los fondos fijos de caja.

Actualizacin del diario de compra de bienes y servicios; pagos; notas de dbito y crdito emitidas por proveedores. Actualizacin de los sub-mayores de caja; inventarios; propiedades; proveedores; compras.

c. Funciones de Custodia Proteccin del inventario. Mantener registros correctos de inventarios.

El ciclo de egresos compras incluye: Pedidos en trnsito Gastos pagados por anticipado Otros activos Proveedores Impuestos por pagar Cuentas por pagar Gastos de administracin, excepto sueldos, prestaciones y depreciaciones.

Otros gastos

8.3.

Ciclo de Nminas

Las transacciones relacionadas con las nminas involucran los eventos y transacciones que corresponden a las remuneraciones a ejecutivos y empleados.

Este tipo de transacciones incluyen: personal asalariado, obreros que se les paga por hora o sobre una base de incentivo (a destajo), comisiones al personal de ventas, premios a ejecutivos, planes de pensiones y de participacin de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a los empleados, por ejemplo: seguro mdico.

8.3.1. Funciones Tpicas

a. Funciones de Ejecucin Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal. Relaciones laborales e industriales. Capacitacin y evaluacin del personal. Preparacin de informes de asistencia. Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas. Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios. Nominas de ejecutivos, gerencia y confidenciales.

b. Funciones de Registro Contabilizacin en diarios de las transacciones relacionadas con la nmina y pase a las cuentas mayor. Actualizar los registros de empleados. Determinar el costo de mano de obra.

c. Funciones de Custodia Proteccin de fondos de nmina. Proteger los registros de nminas. Mantener la correccin de las cuentas bancarias sobre nminas.

El ciclo de nminas incluye los rubros siguientes: Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados Cuentas por pagar a funcionarios y empleados Provisiones laborales

Sueldos y prestaciones incluidos en el costo de produccin, gastos de venta y gastos de administracin Liquidacin de personal

8.4.

Ciclo de Conversin

Muchos de los recursos adquiridos por una entidad entran en agrupaciones en las que se retienen, convierten, procesan, montan o ensamblan, o se utilizan en otra forma. Las funciones del ciclo de conversin manejan agrupaciones de recursos tales como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio.

En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad ms importante del ciclo de conversin es la produccin de un artculo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propsito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de conversin de una entidad de esa clase incluira el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con el inventario hasta que los productos terminados se depositen en el lugar final de almacenamiento dentro de la entidad.

Las actividades en los ciclos de conversin de otras industrias no son tan extensas como en las industrias de manufactura. Sin embargo, en cierto grado, las empresas de servicios pblicos, las instituciones de asistencia de salud, las compaas inmobiliarias y detallistas manejan inventarios u otras agrupaciones de recursos. En las entidades que venden servicios, a diferencia de bienes tangibles, pueden no existir funciones de ciclo de conversin que sean perceptibles.

8.4.1. Funciones Tpicas

a. Funciones de Ejecucin Expedicin de rdenes de produccin. Requisicin de materias primas. Procesamiento de materias primas. Transferencia de productos terminados al almacn. Depreciacin y amortizacin de activos.

b. Funciones de Registro Transferencia de inventarios (de materia prima a proceso y de proceso a productos en proceso). Aplicacin del costo de mano de obra. Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin. Depreciacin y amortizacin de inmuebles, maquinaria y equipo. Determinacin de variaciones en precios y calidad. Contabilizacin de desechos, desperdicios y produccin defectuosa.

c. Funciones de Custodia Proteger los productos en proceso y terminados. Guardar adecuadamente los registros de manufactura.

El ciclo de conversin se integra por: Inventarios Inventarios en consignacin Terrenos y activos fijos Prdidas de capital Costo de produccin

8.5.

Ciclo de Ingresos

El ciclo de ingresos incluye las funciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos y servicios. Contiene tomar pedidos de los clientes, embarcar productos terminados, conceder los servicios que presta la compaa, mantener y cobrar las cuentas y recibir efectivo de los clientes.

Es el ciclo en que el control fsico y el derecho de propiedad sobre los recursos convertidos se traspasan a cambio de efectivo. La determinacin del costo de las ventas, es una funcin contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.

8.5.1. Funciones Tpicas

a. Funciones de Ejecucin

1. Ventas Toma de pedidos. Evaluacin y aprobacin del crdito. Despacho del pedido y/o prestacin del servicio.

Facturacin. Contabilizacin de comisiones Contabilizacin de garantas Cuentas a cobrar Ingresos del efectivo Cobro Ajuste de facturas Costeo de las ventas

b. Funciones de Registro

1. Ventas Contabilizar la factura. Contabilizar comisiones. Contabilizar garantas otorgadas en la venta del bien o servicio.

Emisin de notas de crdito, ajustes a clientes por: mercadera de vuelta, ajustes a precios, errores en facturacin o cualquier otra reduccin en el saldo de clientes. Determinacin del costo de ventas.

Actualizacin de los diarios de: venta de bienes y servicios, cobros y depsitos o notas de crdito y dbito emitidas a clientes. Actualizacin de los sub mayores de: caja, clientes, inventarios, propiedades o comisiones a pagar. Gestin de cobro a clientes y seguimiento a cuentas morosas. Registro de cuentas incobrables.

c. Funciones de Custodia

1. Ventas Proteger el mayor auxiliar de clientes. Mantener actualizados los saldos.

El ciclo de ingresos se integra por los siguientes rubros: Cuentas y documentos por cobrar Anticipo de clientes Cheques rechazados Ventas y devoluciones sobre ventas Costo de ventas Gastos de ventas, excepto sueldos, prestaciones y depreciaciones Otros productos y gastos

8.6.

Ciclo de Informacin Financiera

El ciclo de informacin financiera de una entidad, no procesa transacciones. Ms bien, obtiene informacin de contabilidad y operaciones de otros ciclos. Entonces analiza, avala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin de modo que pueda ser informada a la gerencia y a otros. Adems, la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados Financieros ocurre dentro de este ciclo.

8.6.1. Funciones Tpicas

El ciclo de informacin financiera cubre las siguientes actividades bsicas:

Originar y preparar las plizas de diario tanto recurrentes como espordicas. Registrar operaciones en el diario (si los otros ciclos no lo han efectuado).

Mayorizar operaciones. Agrupar informacin de revelacin suplementaria. Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y Estados Financieros. Conversin monetaria. Obtener informacin de los diferentes ciclos. Custodia de formularios y libros de contabilidad.

El punto de partida de este ciclo ser a su vez, la etapa contable donde terminan otros ciclos de transacciones, ya que las fuentes de anotacin para el mayor general son los diarios de:

Compra y devoluciones de compra. Venta y devolucin de venta. Cobros. Pagos. General.

9.

Otros ciclos aplicables en determinados casos:

En aquellos casos en los cuales, por naturaleza del tipo de negocio o por la forma organizativa de la empresa, se har necesario desglosar del ciclo de informacin alguna funcin debido a su importancia relativa, esta deber mostrarse y analizarse como un ciclo especifico.

Algunos ejemplos a considerar serian el ciclo de impuestos, para aquellas empresas que tenga una serie de implicaciones fiscales o estn sujetas a tratamientos fiscales especiales, y que a la vez, se relacionen ntimamente con los dems ciclos. Tambin puede mencionarse el ciclo de consolidacin, para aquellas empresas que dormn parte de un complejo organizativo en el cual se producen diversas relaciones intercompaias, que requieren de un proceso de consolidacin complicado. En ambos casos, el tratamiento a travs de ciclos especficos se hace necesario.

10.

Interrelaciones entre ciclos

Las relaciones de los ciclos entre si, y con la funcin de planeamiento financiero y control, se ha descrito como enlaces en las secciones discutidas. La autoridad fluye de arriba hacia abajo y la responsabilidad en sentido inverso. La funcin del planeamiento financiero y control tiene autoridad que fluye hacia los ciclos y asimismo, responsabilidad que fluye hacia los directores y propietarios.

El efectivo fluye de los propietarios a los proveedores y empleados a cambio de los recursos que se requieren para proveer mercancas y servicios a los clientes, y retorna de los clientes a cambio de las mercancas y servicios provistos.

Las mercancas y servicios se adquieren de los proveedores y empleados y fluyen a travs de la entidad y se venden a los clientes.

La informacin debe circular a travs de una entidad para hacerla funcionar con eficiencia. La informacin tambin circula horizontalmente para los fines de las operaciones diarias.

Aunque el efectico que se usa para pagar a proveedores y empleados se origina en el ciclo de tesorera y circula a travs del ciclo de adquisicin la informacin relativa a los desembolsos de efectivo puede circular en forma de asientos.